Granskningspromemoria 2015 Micasa Fastigheter i Stockholm AB Granskningspromemoria från Stadsrevisionen Nr 5, 2015 Dnr 3.1.2-7/2016 2016-02-03
Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Fördjupade granskningar som sker under året kan också publiceras som projektrapporter. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. Granskningspromemoria 2015 Micasa Fastigheter i Stockholm AB Dnr 3.1.2-7/2016 Hemsida: www.stockholm.se/revision
Innehåll Redogörelse för granskningens planering och genomförande 1 Redogörelse för granskningsresultatet 1 Fördjupad granskning 1 Bostäder för personer med fysisk och psykisk funktionsnedsättning (revisionsrapport nr 6, 2015) 2 Intern kontroll i investeringsprojekt 2 Avtalsbevakning 3 Elförbrukning 4 Grundläggande granskning 5 Bolagets arbete med internkontroll 5 Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat 5 Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag 7
1 (9) Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte den 9 juni 2015. Vid planeringsmötet informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag den givit revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sin planeringspromemoria. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbokslutet per 2015-08-31 rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 29 september 2015, där bolagets ledning deltog. Under granskningsåret har revisionskontoret sammanträffat med bolagets ledning i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 3 februari 2016. Årets granskning har enligt fastställd granskningsplanering omfattat bl.a. följande: Intern kontroll i investeringsprojekt Avtalsbevakning Elförbrukning Ägardirektivet aktivt bidra till att uppfylla stadens bostadslöfte för personer över 85 år Ägardirektivet delta i stadens utredning om att tydliggöra funktionen för olika former av bostäder för äldre i syfte att höja trygghet och skapa gemenskap Granskningspromemoria 2015 har faktakontrollerats av bolaget. Ansvarig för granskningen av bolagets verksamhet från revisionskontoret har varit Anna-Karin Karlström. Redogörelse för granskningsresultatet Fördjupad granskning
2 (9) Bostäder för personer med fysisk och psykisk funktionsnedsättning (revisionsrapport nr 6, 2015) De senaste åren har i Stockholms stads budgetar fastställts att utbyggnadstakten av bostäder för personer med fysiska och psykiska funktionsnedsättningar ska öka. Byggande av boenden med särskild service är ett stadsgemensamt ansvar och stadsdelsnämnderna ska säkerställa att målet klaras. Granskningen har inriktats på om staden har en samverkan för planering och byggande av bostäder med särskild service som säkerställer att uppskattade behov tillgodoses. I granskningen har Micasa Fastigheter i Stockholm AB, kommunstyrelsen, socialnämnden, exploateringsnämnden, stadsbyggnadsnämnden, fastighetsnämnden och stadsdelsnämnderna Bromma, Hässelby- Vällingby, Norrmalm och Skarpnäck ingått. Micasa Fastigheter i Stockholm AB ansvarar för att tillhandahålla bystäder med rimliga hyror till personer med funktionsnedsättning. Byggandet sker på beställning av stadsdelsnämnderna. Den sammanfattande bedömningen är att stadens samverkan för planering och byggande av bostäder med särskild service inte är tillräcklig, vilket medför att staden inte säkerställer att uppskattade behov tillgodoses. Den samverkan som finns är inte tillräckligt formaliserad och den centrala styrningen saknas. Intern kontroll i investeringsprojekt Revisionskontoret har granskat den interna kontrollen i ett byggprojekt. Granskning har gjorts genom intervjuer och genom dokumentgranskning av rutiner och upprättade dokument i projektet. Syftet med granskningen har varit att bedöma om bolaget har tillräcklig intern kontroll i det granskade projektet. Att se till att avtalens entreprenadföreskrifter följs är en väsentlig uppgift som till stor del ligger på byggledningskonsulter och som dokumenteras av denne i byggmötesprotokoll. Att avtalen efterlevs och att konsulter utför sitt uppdrag bör i första hand säkerställas genom löpande kontroller av entreprenaden. Att denna kontroll är tillräcklig bör säkras genom stickprovskontroller och åtgärder inom ramen för arbetet med intern kontroll. Genomförda kontroller bör dokumenteras.
3 (9) Iakttagelser Bolaget har en dokumenterad projektprocess, projektrutiner och tillämpar riskverktyg i projekten. Vid revisionskontorets granskning framkommer dock att riskverktygen inte används i samtliga fall. Bolaget tillämpar kontroller i enlighet med branschpraxis så som exempelvis byggmötesprotokoll, byggledare, besiktningar samt ekonomimöte. Vid revisionskontorets granskning framkommer att byggmötesprotokoll inte undertecknas och i vissa fall inte tillsänds samtliga berörda. Dock godkänns protokollen vid nästkommande byggmöte. Vidare framkommer att bolaget har använt projektledare och byggledare från samma konsultbolag. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Bolaget bedöms ha rutiner som i huvudsak säkerställer en god intern kontroll i investeringsprojekt. Om projektledare och byggledare är från samma konsultbolag kan det medföra ökade risker för den interna kontrollen. Bolaget rekommenderas att använda riskverktyg i samtliga större byggprojekt. Bolaget bör överväga att underteckna byggmötesprotokoll och tillsända samtliga berörda. Avtalsbevakning Bolagens upphandlingar och direktupphandlingar ska ske enligt stadens upphandlingspolicy och riktlinjer för direktupphandling. Enligt stadens upphandlingspolicy är det viktigt att staden uppfattas som en bra och attraktiv kund för leverantörer. Varje upphandlande myndighet ska bedriva ett aktivt arbete för att uppnå en effektiv inköpsverksamhet samt ta vara på de ekonomiska fördelar som ett sådant arbete innebär. I aktiv avtalsförvaltning ingår att följa upp hur staden respektive leverantören fullgör sina respektive delar av avtalet samt hur affärsrelationen kan utvecklas. I avtalsförvaltning ingår också att följa upp och vidta åtgärder för att upprätthålla lojalitet mot det tecknade avtalet. Iakttagelser Bolaget har dokumenterade policy och rutiner för upphandling och inköp. Bolagets inköps- och upphandlingspolicy upprättades 2012. I rutinerna anges att bolaget följer stadens regler och det anges en länk till stadens regler. I revisionskontorets granskning framkommer att länkarna inte fungerar. Upphandlingsavdelningen ansvarar för upphandlingar, information till organisationen när nytt ramavtal är tecknat samt uppföljning av efterlevnad av avtalad rangordning i ramavtal och inköpsstatistik. Avdelningen ansvarar även för kontroll av nya leverantörer och
4 (9) kontroll av dokumentation av direktupphandling. Vid revisionskontorets granskning noteras dock att rutinerna för direktupphandling inte efterlevs. Vidare framkommer att bolaget i huvudsak endast utför seriositetskontroll vid upphandling och vid beslut om ny leverantör. Uppföljning av lojalitet mot avtal utförs av projektledarna. Vid granskningen framkommer att det finns rutiner för uppföljning av avtal. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Bolaget bedöms ha rutiner som säkerställer en i huvudsak tillräcklig uppföljning av ingångna avtal. Däremot bör bolaget säkerställa att deras personal har tillgång till och informeras löpande om stadens regler för upphandling och direktupphandling. Bolaget rekommenderas utföra seriositetskontroller på leverantörer under löpande avtalstid. Bolaget rekommenderas säkerställa att rutiner för direktupphandling efterlevs. Elförbrukning Att minska elförbrukningen är en del i stadens arbete för att minska energianvändningen. I budget 2015 under verksamhetsmålet Stockholm är klimatneutralt återfinns indikatorn Elanvändning per kvadratmeter. Årsmålet för staden och bolaget är 32 kwh per kvadratmeter. Iakttagelser Bolaget uppfyller årsmålet för elförbrukning. Bolaget har även ett ytterligare antal indikatorer för att mäta verksamhetsmålet, vilka även uppfylls i huvudsak. Indikatorerna omfattar bland annat energianvändning, ventilationssystem i vård- och omsorgsboende samt energieffektiviseringar vid ombyggnationer. I verksamhetsberättelsen framgår att målet om andel ventilationssystem med godkänd obligatorisk ventilationskontroll (ovk) i vård- och omsorgsboende inte uppnås. Dock har resultatutfallet 2015, 65 %, ökat jämnfört med 2014, 52 %. Bolaget är ISO certifierat inom energi, s.k. IS0 50001. Det utförs årligen en intern- och extern revision av ISO. Omcertifiering sker vart tredje år. Senaste omcertifiering utfördes under 2015. Bolaget följer månadsvis upp energiförbrukning per fastighet månadsvis och energibokslut upprättas årligen. I 2014 års energibokslut redovisas att Stockholms stads miljöprogramsmål har uppnåtts. Bolaget arbetar systematisk och aktivt för att minska energiförbrukningen. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Bolaget har goda och tillräckliga rutiner som säkerställer att arbete sker för att minska elförbrukningen.
5 (9) Grundläggande granskning Bolagets arbete med internkontroll I samband med verksamhetsplanen upprättas riskanalys och internkontrollplan. Avrapportering av uppföljningen av internkontrollplanen 2015 sker till styrelsen i februari 2016. De områden som omfattas i 2015 års internkontrollplan är stadens mål, upphandling, felanmälan, offentliga handlingar/diariet samt klagomålshantering. I uppföljningen av 2015 års internkontrollplan redovisas inga väsentliga avvikelser däremot finns områden som bolaget kommer att vidta åtgärder för att förbättra. Bolagets internkontrollgranskning 2014 avrapporterades i februari 2015. Internkontrollgranskningen koncentrerades till fyra områden; upphandling, klagomålshantering, brand och säkerhet samt skydd av inventarier och arkiv. I granskningen av klagomålshanteringsarbetet framkom att registrering av inkomna klagomål och svarstider inte helt överensstämmer med beslutad policy. Ett arbete pågår dock för att förbättra hanteringen. En uppföljande kontroll inkluderas därför i internkontrollen 2015. I övrigt framkom inga väsentliga avvikelser i internkontrollgranskningen 2014. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontoret kan konstatera att bolaget har ett fungerande internkontrollarbete och att granskningar genomförs enligt internkontrollplanen. Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående framgår bl.a. kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2015 och bolagets prognoser över resultat och investeringar. Vidare har bolaget måluppfyllelse avseende fullmäktiges mål granskats. Årets fastställda avkastningskrav, enligt kommunfullmäktiges budget, uppgår till 24 mnkr. Resultat efter finansnetto (mnkr) Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget T1 T2 53 53 53 85
6 (9) Prognossäkerhet Resultat för 2015 är 32 mnkr högre än bolagets budget och prognos per tertial 1 och 2. I VD-kommentaren för bokslutet 2015 framgår inte anledningen till avvikelsen. Ovanstående sammanställning visar att bolagets arbete med prognossäkerhet bör utvecklas. Bokslut Årets resultat efter finansnetto blev 85 mnkr, vilket är 32 mnkr högre än budget. Bolaget har både negativa och positiva budgetavvikelser inom det flertalet intäkts och kostnadsslag, bland annat lägre räntekostnader och personalkostnader än beräknat. En av de största avvikelserna hänförs till de nya redovisningsreglerna K3, utrangering av befintliga anläggningar i fastigheter redovisas numera som kostnad vid nya investeringar. Kostnadsutfallet blev 16 mnkr lägre än beräknat. Investeringar (mnkr) Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget T1 T2 378 500 503 476 Avvikelsen i investeringarna hänförs till fastigheten Hamnvakten 7. I den initiala budgeten beräknades investering för sanering och återställande av vattenskada. I samband med undersökning av vattenskada konstaterades att en total ombyggnation behövdes genomföras. Bolagets uppfyllelse av kommunfullmäktiges mål Inom ramen för ILS, Stockholms stads system för ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi, har kommunfullmäktige fastställt fyra inriktningsmål och 25 verksamhetsmål. Kopplat till verksamhetsmålen har även ett antal indikatorer fastställts. Genom indikatorerna mäts i vilken utsträckning stadens nämnder och bolag uppfyller kommunfullmäktiges mål. De indikatorer som bolagen omfattas av framgår av kommunfullmäktiges budget samt av den budget koncernstyrelsen har antagit för bolagssektorn. Respektive bolag ska ange årsmål för sina indikatorer och aktiviteter kopplade till fullmäktiges inriktningsmål/ägardirektiv. Rapportering av statusen för fullmäktiges inriktningsmål/ägardirektiv ska ske i planerings- och uppföljningsverktyget ILS-webb Revisionskontoret har granskat om bolaget styrelse har formulerat årsmål för respektive indikator, att målen följs upp på ett systematiskt samt om måluppfyllelsen redovisas för styrelsen.
7 (9) Vidare har revisionskontoret bedömt om större avvikelser mot budget har analyserats och förklarats på ett tillfredsställande sätt. Iakttagelser Till kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens mål redovisar bolaget sammanlagt 38 indikatorer, varav 21 har fastställts av kommunfullmäktige och 15 av Stadshus AB. Målen och indikatorerna har i samband med verksamhetsplanen/budgeten fastställts av bolagsstyrelsen. Styrelsen har också fastställt två egna indikatorer. Avrapporteringen av måluppfyllelsen har skett i samband med tertialredovisningarna och årsredovisningen till bolagets styrelse och koncernstyrelsen. I bolagets årsredovisning framgår att 27 indikatorer uppfylls helt, 10 delvis och 1 uppfylls inte. De indikatorer som uppfylls delvis är: produktionsindex, serviceindex, trygghetsindex, andel ventilationssystem med godkänd obligatorisk ventilationskontroll (ovk) i vård- och omsorgsboende, rent och snyggt, andel administrations- och indirekta kostnader, aktivt medskapandeindex, andel medarbetare som inte upplever sig diskriminerade på sin arbetsplats, motivationsindex, styrningsindex. Den indikator som inte uppfylls är: avvikelse investeringsbudget. I verksamhetsberättelsen redovisar bolaget förklaringar till avvikelser och vilka åtgärder som kommer att vidtas. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Revisionskontoret bedömer att bolaget i huvudsak har uppnått årsmålen för kommunfullmäktiges indikatorer och att bolaget i huvudsak bidrar till att kommunfullmäktiges inriktningsmål uppnås. Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag I kommunfullmäktiges budget 2015 anges följande ägardirektiv: Ägardirektiv för 2015-2017 ansvara för att tillhandahålla välskötta, trygga och tillgängliga bostäder med rimliga hyreskostnader till stadens äldre och personer med funktionsnedsättning aktivt bidra till att uppfylla stadens bostadslöfte för personer över 85 år
8 (9) aktivt verka för att pressa hyreskostnaderna och vara återhållsamt med standardhöjningar i samband med upprustning aktivt arbeta för en hög kvalitet i löpande drift och underhåll liksom i servicen gentemot hyresgästerna delta i stadens utredning om att tydliggöra funktionen för olika former av bostäder för äldre i syfte att höja trygghet och skapa gemenskap delta i den regionala och den samlade planeringen för olika boenden inom bolagets målgrupp i samråd med berörda nämnder och bolagsstyrelser fortsätta att anpassa befintligt bestånd till behoven hos målgruppen äldre och personer med funktionsnedsättningar tillhandahålla evakueringslägenheter i samband med renovering i bolagets fastigheter medverka till att sänka stadens totala kostnader för lokaler och finna kostnadseffektiva lokallösningar arbeta aktivt med energieffektivisering och förnyelsebar energi aktivt bidra till att nå stadens mål om 70 procent matavfallsinsamling till år 2020 fortsätta arbetet att minska administrativa och indirekta produktionskostnader prioritera brandpreventivt arbete i samverkan med kommunstyrelsen och Stadshus AB se över resultatkravet för 2016 och 2017 följa upp av kommunfullmäktige beslutade indikatorer. Bolaget har beslutat om aktiviteter för att kunna genomföra ägardirektiven. Vissa ägardirektiv har även mätbara indikatorer. I verksamhetsberättelse för 2015 redovisas hur bolaget arbetar med att genomföra ägardirektiven. Samtliga ägardirektiv upplevs av bolaget i huvudsak kunna genomföras. I verksamhetsberättelsen redovisas att produktions-, service- och trygghetsindex inte uppnår årsmålen och har ett något lägre resultat än 2014. Bolaget redovisar att åtgärdsplan har upprättats. Revisionskontoret har följt upp hur bolaget har arbetat med två av de direktiv som fullmäktige har lämnat till bolaget.
9 (9) Aktivt bidra till att uppfylla stadens bostadslöfte för personer över 85 år Bolaget har, enligt uppgift, inte fått information hur staden definierar bostadslöftet för personer över 85 år. VD informerar att bolaget idagläget har överkapacitet av bostäder för målgruppen vilket medför stora möjligheter för en bostadssökande äldre person att få en bostad. Via bostadsförmedlingen kan medborgarna söka bostad. Bolaget informerar löpande till medborgarna, bland annat via seniormässor och tidningar. Delta i stadens utredning om att tydliggöra funktionen för olika former av bostäder för äldre i syfte att höja trygghet och skapa gemenskap Äldreboutredningen har en styrgrupp vilken i början av 2016 kommer besluta om projektdirektiv och projektplan för utredningen. Styrgruppen består av representanter från stadsförvaltningar från olika geografiska områden, bolaget samt äldreförvaltningen. Bolaget deltar aktivt i styrgruppen. Revisionskontorets sammanfattande bedömning Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att bolaget arbetar aktivt med de av kommunfullmäktige och koncernstyrelsen beslutade direktiven. För att öka förutsättningarna för styrning och uppföljning av ägardirektiven bör bolaget överväga att besluta om fler mätbara indikatorer.