Uppföljning Drift och Inköp

Relevanta dokument
Information om drift och inköp i grundskolan. Bilagor Inköpsprojektet delrapport grundskolan

Dnr: 2015/1026-GSN-044. Stefan Fredriksson - PGASF01 E-post: stefan.fredriksson@vasteras.se. Grundskolenämnden

Information - Projekt drift och inköp

Förslag till beslut Förskolenämnden antar lokalstrategi för förskolelokaler, daterad

Utredning om begränsning av användningen av parfymerade produkter inom den kommunala grundskolan - återrapport

Verksamhetsbudget 2015

Information- Återrapport CGI-avtalet

Verksamhetens årsplan Bilagor Verksamhetens årsplan 2016

Beslut om förändrade ersättningsmodeller 2015

Kort om Skogsstyrelsen

Policy för inköp och upphandling inom Värmdö kommun

Utredning om begränsning av användningen av parfymerade produkter inom den kommunala förskolan - återrapport

Tjänsteutlåtande - Gemensam IT-arbetsplats inom skolan. Förslag till beslut Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden godkänner återrapporten.

Förslag till beslut Grundskolenämnden antar Riktlinje för skolplacering.

Åtgärdsplan för att stärka grundskolans ledningsfunktion. Utvecklingsområde Åtgärd Tidsplan Processläge

Riktlinjer för inköp och upphandling inom Värmdö kommun

Tillämpningsanvisningar till Riktlinjer för upphandling och inköp

Effektiva inköp i svenska. E-inköpsdagen

HKF 9420 HUDDINGE KOMMUNS FÖRFATTNINGSSAMLING

Upphandla på Stockholms universitet enligt LOU (Lagen om offentlig upphandling)

Riktlinje för direktupphandling

Elektroniska inköp steget före e-fakturan. Stora e-upphandlingsdagen 15 maj 2008

Bilaga 3, KF 94/2017 Sidan 1 av 13. Centraliserat inköp. H u r, n ä r o c h v a r f ö r?

1C:Från inköp till betalning - hela processen

Sammanträdesdatum Arbetsutskott (2) 174 Dnr KS/2018:82

Bilaga Rapport om arbetet kring Svenska med baby,

Beslut- Etablering av Rådhusets förskola

Lägesrapport fristående skolor Bilagor Lägesrapport fristående grundskolor

Kallelse och föredragningslista

Sociala nämndernas förvaltning Dnr: 2014/123-NF-702 Cecilia Tollbom Lindh - ay340 E-post: cecilia.tollbom.lindh@vasteras.

Upphandlingsenheten Kommunalförbundet Region Siljan.

6 Yttrande över Remiss Gemensam upphandling av telefoni för Region Stockholm HSN

Handlingsplan för ekonomi i balans

Varför kultur i Falkenbergs förskolor och skolor?

Bilagor Karta över Wegas föreslagna framtida placering Kalkyl nya lokaler Wegas Carlforsska Inhyrning av lokaler för Wegas i kvarteret Rosenhill

Återrapport av uppdrag Krafttag mot sexuella trakasserier på skolor i Västerås

Bidrag till enskild verksamhet; förskola, skolbarnomsorg, förskoleklass och grundskola

Inköpsrapportering för Strängnäs kommun 2014

Här hittar du svar på några av de vanligaste frågorna om projektet Skolplattform Stockholm.

Beslut- Verksamhetsbudget 2014 för barn- och ungdomsnämnden

Upphandling av gemensamt upphandlings- och avtalshanteringssystem

Onsdagen den 3 oktober 2018, Kommunhuset Håbo Kommun Justerade paragrafer 99

1. Principer för resursfördelningsmodell

Riktlinjer för direktupphandling KS-2014/812

DIGITAL UTVECKLINGSPLAN

Datum Beslut avseende förhyrning av förskola på Södra Källtorp

Beslut gällande Västerås stads fritidshem

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL. Bildningsutskottet

Handlingsplan för digitalisering inom förskola och skola

Ekonomi- och målstyrning inom barn- och. genomförd granskning

Barn- och utbildningsförvaltningen Dnr: 2013/248-UAN-009 Bitte Henriksson - aa723 E-post: bitte.henriksson@vasteras.se

Inköpsrapportering 2015 socialnämnden, delårsrapport januari-juni samt planering för resten av året

Barn- och ungdomsnämndens arbetsutskott Arbetsutskottet lämnar ärendet vidare till nämnden utan eget ställningstagande.

Barn- och utbildningsförvaltningen Dnr: 2016/203-UAN-291 Roland Axelsson - KNRA01 E-post:

Tord Karlsson - p1tk02 E-post: Beslut- utredningsuppdrag Ge elever utökad undervisningstid i grundskolan

Resursfördelningsmodell. Beslutad av Barn och utbildningsnämnden 13 december 2017, 103. Dnr BUN

Dnr: 2013/44-BaUN-043. Christel Modin - p6cm01 E-post: christel.modin@vasteras.se. Barn- och ungdomsnämnden

e-handel i praktiken Mikael Wickström, Chef inköpsenheten, Avdelningen för Verksamhetsstöd mikael.wickstrom@skatteverket.

Mora kommuns Inköpshandbok Mora kommuns Inköpscentral

Erfarenheter från införandet. av E-handel. Lunds universitet. HfR Tylösand maj Agneta Sjöfors

IT i skolan 2015 FRÅN TEKNIK TILL RESULTAT

e-strategi i utbildningen

Skolstrukturutredning

Österåkers kommuns styrdokument

Bidrag till enskild verksamhet; förskola, skolbarnomsorg, förskoleklass och grundskola

Delegationsordning Grundskolenämnden Bilagor Tjänsteskrivelse- Delegationsordning som styrdokument Delegationsordning för grundskolenämnden

IKT strategi för grundskolan i Malmö stad

Bo-Inge Nilsson (Hela Edas Lista) ordförande Birgitta Olsson (Hela Edas Lista) Hanna Andersson (M) Sylvia Jonasson (C) Lena Olsson (S)

Socialt projekt som innefattar jourhemsverksamhet, stödboende, socialtboende och arbetsmarknadsåtgärder i egen regi

Policy för konkurrensutsättning. Policy för konkurrensutsättning av kommunal verksamhet. i Falköpings kommun

IKT-Strategi BoU

Mariestads kommun. Övergripande granskning Barn- och utbildningsnämnden Rapport. KPMG AB Antal sidor: 3

Rapport Administrativt stöd ÄO-HS SLG ÄO-HS

HKF 9420 HUDDINGE KOMMUNS FÖRFATTNINGSSAMLING

PM - KOSTNADER PEDAGOGISK VERKSAMHET

Tjänsteutlåtande Verksamhetsberättelse inköp 2017

Kallelse- och föredragningslista

Tilldelningsbeslut ekonomisystem

Dnr: 2013/2493-BaUN Roland Axelsson - KNRA01 E-post: roland.axelsson@vasteras.se. Barn- och ungdomsnämnden

E-strategi för grundskolenämnden

Sammanträdesprotokoll 67-90

Bilaga Riktlinjer för utövande av tillsynsansvar av fristående fritidshem, daterad

Andel (%) små barn 0-3 år av inskrivna barn

Dnr SiS inköps- och upphandlingspolicy

Riktlinje för skolplacering

Dnr: 2013/544-BaUN-009. Bitte Henriksson - aa723 E-post: Barn och ungdomsnämnden

Digital strategi. Järfälla För- och grundskolor

Presentation IT i Staden

Regelbunden tillsyn statistik 2018

Barn- och utbildningsförvaltningen Dnr: 2015/205-UAN-614 Haidi Bäversten - BUNHB01 E-post:

Avtal om samverkan kring hjälpmedelsfrågor

DOKUMENTHANTERINGSPLAN FÖR NACKA KOMMUN. Ansvarig/ Förvaring

Koncerninköp Enhet Tjänste

Upphandlings- och inköpsreglemente för Malung-Sälens kommun

Yttrande över policy för medarbetare, chefer och ledare (KSKF/2018:409)

Kari Staatsen (Hela Edas Lista) ordförande Birgitta Olsson (Hela Edas Lista) Hanna Andersson (M) Sylvia Jonasson (C) Lena Olsson (S)

Sammanträdesdatum. Plats och tid: Ferlinrummet kl , mötet ajourneras kl

Kallelse och föredragningslista

Tjänsteutlåtande Utredare Björn Axén Dnr: UBN/2013:93 Utbildningsnämnden

Rättvisande lokalkostnader barn- och utbildningsförvaltningen omfördelning kostnader och kommunbidrag mellan förvaltningar

Transkript:

Slutversion Dnr 2015/178-GSN-646 Uppföljning Drift och Inköp Ett år efter avslutat projekt Barn- och utbildningsförvaltningen 721 87 Västerås 021-39 00 00 www.vasteras.se Anna-Lena From Anna-Lena.From@vasteras.se

Inledning Under perioden mars 2013 till december 2014 genomfördes ett projekt inom Barnoch utbildningsförvaltningen. Projektet handlade om Drift och Inköp och dess fokus låg på att identifiera och genomföra åtgärder för att minska kostnader, öka kvaliteten samt ge tidsbesparingar inom dessa områden. Projektet genomfördes på kommunala Gymnasieenheter, Förskoleenheter samt Grundskoleenheter. Vid rapportering av projektet Drift och Inköp till Grundskolenämnd den 17 februari 2015 beslutades att en uppföljning skall ske våren 2016. Sammanfattning Projektet ledde till en ökad medvetenhet inom hela förvaltningen om vikten av att följa avtal för att därigenom spara tid och pengar. För att kunna göra bättre avtal fastställdes en organisationsstruktur med syftet att tydliggöra och prioritera upphandlingar samtidigt som verksamhetens behov fångades upp. Projektet gav vidare ett fokus på de driftkostnader som enskilda enhetschefer upplevde som arbetsbetungande samtidigt som en modell för jämförelse mellan enheter infördes. Arbetet med dessa frågor har fortsatt efter projektets slut vilket lett till flera arbetsbesparande och kvalitetshöjande åtgärder. 2

Organisation I samband med projektet etablerades en inköpsorganisation inom Barn- och utbildningsförvaltningen. Verksamhetschefen för Beställarverksamheten är beslutsfattande för nya upphandlingar och inköpsfrågor. Till sin hjälp har denne en avtalscontroller som är kontaktperson gentemot Inköpscenter/Servicepartner. Avtalscontrollern arbetar framåtsyftande och har bland annat startat upp råd inom Förskola och Grundskola med representanter från verksamheterna för att fånga upp behov och öka möjligheterna för samordning och lärande. Planeringsgruppen tar fram underlag för strategier och riktlinjer för att säkra långsiktig lokalplanering och är verksamheternas stöd i det dagliga arbetet med inom- och utomhusmiljö. I projektet framkom önskemål om att avlasta enhetschefer från administration av t ex gårdsunderhåll för att frigöra tid till pedagogisk verksamhet. Planeringsgruppen ingår numera i Ekonomi- och planeringsenheten för att ytterligare öka möjligheterna till ett strukturerat arbetssätt. Ekonomgruppen ansvarar för regelbunden uppföljning av inköp och jämförelser mellan enheter. Inom Barn- och utbildningsförvaltningen finns cirka 1 400 beställare, medarbetare som beställer varor från våra leverantörer. 3

Drift Flera förändringar som påverkar verksamheternas drift och den tid som behöver läggas ner på dessa kostnader har genomförts. Ett genomgående tema har varit ambitionen att förenkla enhetschefernas administrativa åtaganden samt öka likvärdigheten bland enheterna. Ny lokalersättningsmodell Fr o m den 1 januari 2016 har Barn- och utbildningsförvaltningens Grund- och Förskolor en ny ersättningsmodell för lokalkostnader. Den tidigare modellen gav enheterna ersättning med 50% för de fasta kostnaderna och resterande 50% i rörlig ersättning utifrån antal barn/elever. Drivkraften för enhetschefer var således att anpassa sina lokaler utifrån volymförändringar. Den nya modellen ger enheterna ersättning utifrån den faktiska lokalkostnaden. Bakom beslutet finns flera viljeriktningar: Förenkla de administrativa sysslorna för enhetschefer så att de kan fokusera på verksamhetsarbetet Ökad enhetlighet och kompetens i lokalfrågor Öka långsiktigheten i besluten utifrån hela förvaltningens behov, inte enskild enhet Mer lättförståelig redovisning För att få till en kostnadseffektiv styrning krävs långtidsplanering med tillhörande delegering, strukturerad uppföljning samt gemensam målbild med Fastighetskontoret. Gränsdragningslista Under år 2015 har ett stort arbete genomförts för att tydliggöra ansvarsförhållanden mellan Barn- och utbildningsförvaltningen och Fastighetskontoret gällande förvaltningen av våra fastigheter. Fr o m den 1 januari år 2016 börjar den nya s k Gränsdragningslistan gälla. Det är medarbetare på Planeringsgruppen som arbetat med frågan, i linje med de önskemål som enhetschefer förde fram under projekttiden. Det är nu tydligare vem som ansvarar och betalar för vad. Fastighetskontoret har numera ett helhetsansvar för inne- och utemiljön, vilket bland annat innebär att de har tagit över avtalshanteringen gällande gårdsunderhåll samt snö- och halkbekämpning. Den tydligare ansvarsfördelningen frigör tid för enhetschefer och leder till mindre administration för Barn- och utbildningsförvaltningen. Full effekt fås år 2017. 4

Städkostnader I februari 2015 började ett nytt städavtal gälla för hela staden. Avtalet ska totalt sett ge högre kvalitet och mervärde till något lägre kostnad. Syftet med upphandlingen var även att få till en mer likvärdig standard genom hela staden. För Barn- och utbildningsförvaltningens del ser städkostnaderna ut att ligga i paritet med tidigare år, med den skillnaden att det nu ingår fler tjänster. Fönsterputsning, årlig golvvård, vissa hygienartiklar med mera ingår numera i ordinarie städkostnad. Inköp av hygienartiklar har minskat med cirka 300 fakturor mellan år 2014 och 2015. Nyckeltal I projektet introducerades ett nytt sätt att analysera el-, värme- och städkostnader. Tidigare hade analysen enbart skett per kvm och varje enhet för sig. Nu infördes även parametern per elev och driftkostnaderna jämfördes med varandra på en högre nivå. Enskild enhetschef har inte möjlighet att själv kunna kontrollera rimligheten i sina driftkostnader. Under 2015 har ytterligare nyckeltal arbetats fram på Ekonomioch planeringsenheten och en särskild redovisning kommer göras på nämnderna efter första halvåret 2016. Trender I nedanstående diagram visas de trender som går att utläsa av Grundskolans kostnader år 2015. Det är en grov uppdelning på Personalkostnader, Lokalkostnader (inklusive el o värme) samt Övriga kostnader. Diagrammet visar tydligt den viljeriktning som nämnden förespråkat, en satsning på personal och ökad kostnadseffektivitet på resterande kostnader. 5

Inköp Genom att handla inom avtal följer vi inte bara de lagar och interna riktlinjer som vi måste, vi handlar även till ett bättre pris. Generellt brukar avtalspriset ligga ca 30% lägre än ordinarie pris. Det system som vi ska använda för våra inköp kallas VIP (Västerås InköpsPortal). Genom att använda VIP förkortas den tid som går åt till inköp och antalet fel minskar. Kostnaden för fakturahantering blir lägre och vi får ett bättre underlag till kommande upphandlingar. Under år 2015 har Barn- och utbildningsförvaltningen handlat för 401 Mkr. Inköpsprocess Grovt förenklad ser inköpsprocessen inom Barn- och utbildningsförvaltningen ut som följande: 1. Behov fångas upp genom de Råd som avtalscontrollern har initierat med representanter från verksamheten enhetschefers kontakt med avtalscontroller analys av inköpsstatistik 2. Beslut av Upphandlingschef är behovet tillräckligt viktigt så att det ska in i förvaltningens Upphandlingsplan? samråd med övriga verksamhetschefer prioritering av tid 3. Förvaltningsansvarig på Inköpscenter kopplas in kan våra befintliga avtal användas? finns avtal på andra förvaltningar som kan användas? går det att använda Direktupphandling? behövs en Upphandling med annonsering? o Förfrågningsunderlag i samarbete med representanter från verksamheten o Offerter begärs in och utvärderas 4. Avtal skrivs 5. Teknisk lösning i VIP För att avtal ska kunna följas är det mycket viktigt med lättillgänglig aktuell information. Inköpscenter ansvarar för stadens information och Barn- och utbildningsförvaltningens avtalscontroller ansvarar för förvaltningsspecifik information. 6

Upphandlingar Upphandlingar som genomförts under år 2015 är bl a Bageriprodukter, Namnskyltar för personal, Idrottsmaterial och Läromedel. Upphandlingar som genomförts eller planeras att genomföras under år 2016 är Däck inkl däckservice, Storkök och utensilier, Hemlika miljöer, Skolmaterial, Skydds- och personalkläder (inomhusbruk) med flera. Statistik för användning av VIP Många av förvaltningens fakturor går på så kallade abonnemang. Det är fakturor som ser likadana ut varje månad och som hanteras av systemet på ett säkert och kontrollerat sätt. Det gäller till exempel fakturor från Mälarenergi, TDC och CGI. Övriga fakturor speglar de vardagliga inköp och beteenden som förvaltningens beställare ute i verksamheten har. Halvårsvis redovisar Ekonomi- och planeringsenheten statistik för förvaltningens verksamhetschefer. Analys av enskilda enheters inköp sker regelbundet med kortare intervall och diskuteras av ekonom och ansvarig enhetschef. Statistiken gäller de leverantörer vi har avtal med och hur bra förvaltningen är på att använda VIP till dem, dvs 100 % är både möjligt och önskvärt. Genomsnittet för Barn- och utbildningsförvaltningen år 2015 ligger på 65% och för år 2014 på 54%. Övriga förvaltningar inom Västerås Stad ligger både bättre och klart sämre till. De som ligger bättre till är små förvaltningar med få fakturor. 7

VIP-statistik Grundskolan Grundskolan hade en stark utveckling under år 2014 då de startade på 20% användning av VIP i januari och slutade på 63% i december. Nedanstående diagram visar statistik för år 2015. Skola F-5 har överlag bättre statistik än Skola 6-9. En stor anledning till det är att de högre skolåldrarna köper mer från Mälardalens Frukt och Grönt, en leverantör som hela förvaltningen har låg andel beställningar till. Orsakerna är flera; såväl tekniska lösningar och beteenden arbetas med. I många fall rings beställningar in och då följs avtalet men fel arbetssätt används. Flest beställningar läggs hos Läromedia, dvs till inköp av läromedel. Hela 97% av alla beställningar går via VIP. Förvaltningen har ett bra avtal med en bra teknisk lösning som gör att beställarna kommer direkt in i Läromedias egen databas. Inköpen är jämnt utspridda över året med en topp i augusti. Enheterna har anpassat sig till de perioder då leverantören har rabatter. Andra stora leverantörer för Grundskolan är Staples (kontorsmaterial), Atea (IT), Hygienteknik (hygienartiklar) och Lekolar (pedagogiska lekartiklar). Användningen av VIP till beställningar är hög till alla dessa leverantörer. 8

Bengt Karlsson - bd477 E-post: bengt.karlsson@vasteras.se Kopia till TJÄNSTESKRIVELSE 1 (1) 2016-04-01 Dnr: 2015/178-GSN-646 Grundskolenämnden Information om drift och inköp i grundskolan Förslag till beslut Grundskolenämnden godkänner återrapporten om drift och inköp i grundskolan. Ärendebeskrivning Under perioden mars 2013 till december 2014 genomfördes ett projekt inom barn- och utbildningsförvaltningen. Projektet handlade om Drift och Inköp och dess fokus låg på att identifiera och genomföra åtgärder för att minska kostnader, öka kvaliteten samt ge tidsbesparingar inom dessa områden. Projektet genomfördes på kommunala Gymnasieenheter, Förskoleenheter samt Grundskoleenheter. Vid rapportering av projektet Drift och Inköp till Grundskolenämnden den 17 februari 2015 35 beslutade nämnden att en återrapport skulle ske våren 2016. Bilagor Uppföljning av projektet Drift och Inköp.docx Skickad av: Cecilia Wästborn - bo486