Granskning av internhyressättning Halmstads kommun

Granskning av internhyressättning Halmstads kommun November 2011 Bo Thörn Carl-Magnus Stensson

Innehållsförteckning SAMMANFATTNING 3 INLEDNING 5 Bakgrund 5 Syfte, avgränsning och metod 5 GRANSKNINGSRESULTAT 6 Organisation 6 Regler och riktlinjer 6 Avtal och ansvarsförhållanden 7 Modell för lokalkostnadsberäkning 10 Krav på effektiviseringar 12 2 of 14

Sammanfattning Revisorerna i Halmstads kommun har gett PwC i uppdrag att genomföra en granskning av internhyressättning. Revisionsfrågan för granskningen är: har kommunen har en ändamålsenlig och effektiv internhyressättning? Underlaget för granskningen omfattar avtal, riktlinjer, modell för hyressättning samt intervjuer inom Fastighetskontoret, Samhällsbyggnadskontoret, Stadskontoret, Barn- och ungdomsförvaltningen, Utbildnings- och arbetsmarknadsförvaltningen, Hemvårdsförvaltningen, Teknik- och fritidsförvaltningen samt Socialförvaltningen. Vår sammanfattande bedömning är att kommunen har en i huvudsak ändamålsenlig internhyressättning. Styrningen, genom incitament för att nå en effektiv användning av lokaler, är inte effektivt. Vi lämnar också följande kommentarer kring kontrollfrågorna i granskningen. Regler och riktlinjer Kommunen har tagit fram riktlinjer och anvisningar för hanteringen av internhyressättning. Vi ser positivt på att en förändring kommer att ske avseende planering av lokalanvändning och incitament för lokaleffektivisering. Avtal och ansvarsförhållanden Hyresavtal tillsammans med anvisningar, gränsdragningslistan för drift och underhåll och kommunens ekonomistyrningsprinciper anger skyldigheter och ansvar. Hyresgästerna upplever en viss oklarhet i ansvarförhållanden samt brist på information och återkoppling när det gäller underhållsarbeten. Vi har noterat att samverkan mellan Fastighetskontoret och hyresgästerna fungerar väl om förvaltningarna har angivet ansvar för lokalfrågor inom sin förvaltning och har en organiserad och regelbunden samverkan med Fastighetskontoret. Vi bedömer att samverkan mellan Teknik- och Fritidsförvaltningen och Fastighetskontoret bör förbättras. Det finns en risk i att förvaltningar självständigt svarar för kontakter och överenskommelser med externa fastighetsägare. Förfarandet är inte förenligt med kommunens principer. Det kan begränsa insyn och kontroll över fastigheterna och deras kostnader. Det finns också en sårbarhet när frågor behandlas av få personer. Modell för lokalkostnadsberäkning Fastighetsnämndens administration av kontrakt och tilläggskontrakt ger hyresgästerna tillräcklig insyn i och information om kontrakt per objekt. Enligt vår bedömning behöver hyresgästerna få tidigare information om kommande års hyreskostnader. Barn- och ungdomsnämnden och Utbildnings- och Arbetsmarknadsnämnden behöver underlag för att beräkna ersättningen till enskilda förskolor och fristående skolor. Lokalkostnaderna bör avse de faktiska kostnaderna för verksamheten. Om lokaler inte används inom Barn- och utbildningsnämnden eller Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden men hyreskontraktet och ram finns kvar, kommer ersättningen till friskolor att bli högre än vad som motsvaras av kommunens egen kostnad för sitt skolväsende. 3 of 14

Krav på effektiviseringar Enligt vår bedömning finns en konsekvent fördelning av ansvar och krav på effektivisering för mediaförbrukning. Ansvar och kraven på effektivisering ligger på Fastighetsnämnden. Kommunens nuvarande modell för den ekonomiska styrningen av fastighetsfrågor har inte någon större påverkan på effektivisering av lokalanvändningen. Vår bedömning är att ansvar för och krav på en effektiv användning av lokaler bör ses i sin helhet och omfatta såväl Samhällsbyggnadskontoret, förvaltningarna som hyresgäster samt Fastighetskontoret. Kommunen har genom verksamhetsöversyn och i planeringsdirektiven för 2012-2014 vidtagit övergripande initiativ för en effektivare lokalanvändning. Incitamentsstrukturen är ännu inte utvecklad och anpassad till de intentioner som kommunen ställt upp för en effektiv lokalanvändning. De enskilda nämnderna/förvaltningarna bör få del av de besparingar som görs på användningen av lokalerna oavsett den alternativa användningen. Om en nämnd/förvaltning lämnar lokaler som inte behövs för verksamheten bör den ekonomiska vinningen inte vara beroende av om lokalerna får annan hyresgäst. Kraven på Samhjällsbyggnadskontoret att stödja hyresgästerna med att ställa om användningen av lokaler och finna alternativ användning kan öka om hyresgästerna kan lämna outnyttjade lokaler inom kontraktstiden. Kraven på effektivisering av lokalanvändningen omfattar idag inte lokaler som kommunen hyr av externa fastighetsägare. I detta sammanhang bör också beaktas hur effektivisering av lokalanvändningen ska stimuleras när man hyr in lokaler från externa fastighetsägare. 4 of 14

Inledning Bakgrund Fastighetskontoret inom Halmstads kommun ansvarar för att tillhandahålla och förvalta fastigheter åt kommunens olika verksamheter. Formerna för hur detta ska ske är fastställt i kommunens ekonomistyrningsprinciper. Totalt uppgår lokalernas yta till ca 600 000 kvm och intäkterna uppgår till drygt 500 mnkr. Kommunen har tagit fram särskilda anvisningar och riktlinjer som ska spegla formerna för uthyrning av lokaler. Enligt riktlinjerna ska kommunens internhyror spegla lokalernas självkostnad för kontraktsperioden och ska omprövas vart 5:e år. Revisorerna i Halmstads kommun har gett PwC i uppdrag att genomföra en granskning av internhyressättning. Syfte, avgränsning och metod Revisionsfråga. Syftet med granskningen är att bedöma ifall kommunen har en ändamålsenlig och effektiv internhyressättning? Utifrån ett väsentlighets- och riskperspektiv har ett antal kontrollfrågor valts ut: Finns det riktlinjer avseende hyressättning och andra villkor vid uthyrning av lokaler och tilllämpas dessa? Finns det upprättade avtal mellan parterna? Är det klara och tydliga ansvarsförhållanden? Förekommer modell för lokalkostnadsberäkning? Vilka krav finns på effektiviseringar? Granskningen avgränsas till Fastighetsnämnden och Samhällsbyggnadsnämnden samt hyresgästerna Barn- och ungdomsnämnden, Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden, Hemvårdsnämnden, Teknik- och fritidsnämnden samt Socialnämnden. Granskningen omfattar inte eventuella vidareuthyrningar och externa uthyrningar. Rapporten har sakgranskats av berörda personer. 5 of 14

Granskningsresultat Organisation Enligt kommunens reglemente ska Fastighetsnämnden ansvara för att kommunens mål i tillämpliga delar förverkligas inom ramen för givna ekonomiska ramar. Inom ansvarsområdet ligger följande uppgifter: - ansvara för lokalförsörjning (KF 2010-06-22, 67) - ansvara för kommunalt byggande med undantag av gator och vägar, park- och VA-anläggningar - förvalta kommunens och Industristadens fastighetsbestånd (KF 2010-06-22, 67) - handlägga bostadsanpassningsbidrag Under 2011 har Fastighetskontorets organisation förändrats. Mark- och exploateringsverksamheten ingår inte längre i Fastighetsnämndens verksamhetsområde, vilket övergått till Samhällsbyggnadskontoret. Enligt Fastighetsnämndens verksamhetsplan lägger man nu större fokus på drift- och förvaltning av kommunens byggnader samt på byggtekniska frågor och upphandlingar. Byggnaderna utgör en betydande del av kommunens förmögenhet. Fastighetsnämnden ansvarar för att driva och underhålla dessa på ett optimalt sätt så att värdet bevaras för framtida generationer. Enligt verksamhetsöversynen bildades ett samhällsbyggnadsutskott och ett samhällsbyggnadskontor. Samhällsbyggnadskontoret representerar Halmstads kommun som fastighetsägare och är rådgivande till kommunstyrelsen och verksamhetsberedningen i frågor som avser kommunala mark- och lokalbehov. Statskontoret har ansvar för kommunens övergripande ekonomiska planering, bland annat budget och uppföljning. Regler och riktlinjer Fastighetskontoret inom Halmstads kommun ansvarar för att tillhandahålla och förvalta fastigheter åt kommunens olika verksamheter. Formerna för hur detta ska ske är fastställt i kommunens ekonomistyrningsprinciper. I dessa framgår bland annat att: kommunens egna lokaler i första hand ska utnyttjas hyreskontrakt ska finnas mellan kommunens centrala fastighetsförvaltning och respektive förvaltning hyreskontrakt ska omprövas vart femte år verksamheten äger rätt att återlämna lokaler i förtid om de är väl avgränsade och kan upplåtas till annan verksamhet eller avvecklas kommunens centrala fastighetsförvaltning svarar för kontrakt med externa hyresvärdar Kommunen har tagit fram anvisningar för internhyra. Anvisningarna avgränsar sig till kommunens alla verksamhetslokaler (ej bostäder) och där hyresgästen är en kommunal förvaltning. Kommunens 6 of 14

internhyror ska spegla lokalernas självkostnad för kontraktsperioden och ska omprövas vart 5:e år (löpande). Kommunen har som utgångspunkt att hyrorna ska vara av typen totalhyra, dock kan avsteg göras från denna princip om det är lämpligt och båda parter är överens. Motivet till att skapa 5-åriga kontrakt med totalhyra är att hyresgästen ska kunna ha en framförhållning i sitt planeringsarbete och därigenom göra hyressystemet mindre sårbart. Vidare är det Fastighetskontoret som har specialistkompetens vad gäller energiförbrukning och energibesparande åtgärder. Under granskningen har det framkommit att kommunen ser över sina ekonomistyrningsprinciper och anvisningar för internhyran. Enligt uppgift kommer modellen för internhyran att ändras och innebära någon form av incitament till lokaleffektivisering för förvaltningarna. Nuvarande system uppfattas inte ha tydliga incitament till lokaleffektiviseringar. Bedömning Kommunen har tagit fram riktlinjer och anvisningar för hanteringen av internhyressättning. Vi ser positivt på att en förändring kommer att ske avseende incitament för lokaleffektivisering. Avtal och ansvarsförhållanden Hyreskontrakt upprättas för varje fastighetsobjekt mellan Fastighetskontoret och hyresgästen. I de fall det görs anpassningar av och ändringar i lokalerna regleras de ökade kostnaderna (både kapitalkostnader och ev. tillkommande driftskostnader) i tilläggskontrakt. Tilläggskontrakt upprättas för respektive objekt. När kontraktstiden på 5 år löper ut skrivs tilläggskontrakten in i ett ordinarie hyreskontrakt. Har Fastighetskontoret och den hyrande förvaltningen skilda tolkningar av kontraktet ska ärendet hänskjutas till stadskontoret för avgörande. Stadskontoret ansvarar för anvisningarna och ska ansvara för att aktuell version finns tillgänglig i ekonomihandboken. Lokalerna uthyrs, om inget annat anges, i befintligt skick som skall motsvara en för verksamheten ändamålsenlig nivå, dock utan särskild för verksamheten avsedd inredning. Då verksamheten inte ska behöva tilldela resurser till att driva fastigheterna ska så mycket som möjligt av driften ingå i hyran. Det inkluderar all mediaförsörjning, skötsel av mark och grönytor, normal sophämtning samt ordinarie fastighetsskötsel. Servicenivån för dessa tjänster bestäms utav fastlagda rutiner på Fastighetskontoret. Skötsel av lös inredning ingår inte i hyran och inte heller städning (städning för flera hyresgästers gemensamma utrymme ingår dock). Hyresgästen är skyldig att via periodiska städinsatser underhålla det inre ytskiktet så att dess livslängd behålls. I övrigt hänvisas till Fastighetskontorets generella gränsdragningslista för drift och underhåll där det framgår ansvarsfördelningen för olika åtgärder. Ovanstående gäller om inget annat har avtalats mellan parterna i hyreskontraktet. Den hyrande förvaltningen har inte rätt till nedsättning av hyran för den tiden då Fastighetskontoret låter utföra sedvanligt underhåll. Vid större ombyggnationer eller reparationer som kräver en ersättningslokal ska Fastighetskontoret tillhandahålla och bekosta sådana inom ramen för projektet. 7 of 14

Enligt uppgifter sker dialoger mellan Fastighetskontorets personal och förvaltningarnas personal avseende ansvar och skyldigheter. Förvaltningen genomförde 2009 en kundenkät. Sammanfattningsvis uppvisade svaren på följande förbättringsområden: Kunderna upplever att ansvarsfördelningen mellan Fastighetskontoret och hyresgästerna är oklar. Detta gäller både i den direkta hyresgäst-hyresvärdsrelationen och i de fall Fastighetskontoret utgör mellanhyresvärd. Kunderna upplever att man delvis har svårt att direkt utöva inflytande över lokalernas skötsel och utformning liksom att få gehör för sina åsikter. Kunderna upplever att man delvis saknar information om underhållsplaner och övriga planerade åtgärder Kunderna efterfrågar en större tillgänglighet hos våra förvaltare och bättre återkoppling kring felanmälan och anmälda fel. Nämnden har i sin verksamhetsplan ett verksamhetsmål om att NKI (Nöjd Kund Index) ska öka. Vid nästa mättillfälle ska totalindexet ökat med minst 4 % på totalindex (NKI, år 2009, 50). Fastighetskontoret har genomfört ett åtgärdsprogram för att förbättra resultatet. En jämförbar kundundersökning kommer att genomföras under hösten 2011 och en undersökning planeras till 2013. Från Intervjuerna Hyran i kontrakten räknas fram av Fastighetskontoret. Hyresgästerna blir fullt kompenserad för hyreskostnaderna i sin ramtilldelning. Modellen innebär att en nämnd i princip inte kan spara in på hyreskostnader för att skapa ett utrymme för övriga driftkostnader. All extern inhyrning och avtal med externa fastighetsägare går, enligt kommunens ekonomistyr principer, via Fastighetskontoret. Hemvårdförvaltningen och Socialförvaltningen hyr indirekt nästan alla verksamhetslokaler av externa fastighetsägare. Hyresavtalen administreras formellt av Fastighetskontoret. Tjänstemän på Hemvårdsförvaltningen och Socialförvaltningen sköter det mesta av kontakterna med de externa fastighetsägarna. Motivet är att de kan prioritera handläggningen av fastighetsfrågor för den egna verksamheten. Förändringar görs i överenskommelse mellan förvaltning och extern fastighetsägare. Under intervjuerna framkommer att vikten av att samtliga berörda tar sitt ansvar för lokalbehov och lokalanvändningen i kommunen. När förvaltningarna behöver hitta snabba lösningar på lokalbehov kan ansvarsfördelningen vara ett hinder. Till exempel kan Barn- och ungdomsnämnden komma att behöva hyra in lokaler till förskoleverksamheten för att kunna leva upp till lagkraven. I de fall nämnden, via fastighetskontoret, hyr in paviljonger finns ingen garanti för att kostnaderna täcks i ramtilldelning. Nämnden får dock alltid kompensation i ramen för ny-, till- och ombyggnader av lokaler. Kontraktstiden på 5 år anges av flera förvaltningar och för vissa fastigheter vara för lång period. Kraven på att ställa om lokalanvändningen har ökat, bland annat genom tillkomsten av friskolor. De intervjuade ser gärna att de kan lämna ifrån sig lokaler till Samhällsbyggnadskontoret även inom kontraktsperioden. Barn- och ungdomsförvaltningen har, när granskningen görs, försökt men inte lyckats 8 of 14

att föra över kontraktet för Örjanskolan till samhällsbyggnadskontoret eftersom den är avsedd att användas av extern aktör. Teknik- och Fritidsförvaltningen hyr fastigheter av Fastighetskontoret och hyr i sin tur ut till föreningar. Medan föreningar kan säga upp lokaler på relativt kort sikt är Teknik- och Fritidsnämnden bunden av längre avtalsperioden. Till exempel lämnade en förening, med nio månaders uppsägning, Frennarpsgården år 2010 medan Teknik- och Fritidsnämnden är bunden i avtalet till år 2013. Nämnden behåller dock ramtilldelning för objektet. Hemvårdsförvaltningen, Socialförvaltningen, Barn- och ungdomsförvaltningen och Utbildnings- och arbetslivsförvaltningen har centrala funktioner för att samordna lokalfrågor i förvaltningen. De har också en regelbunden samverkan med Fastighetskontoret och har hittat ett fungerande arbetssätt trots att organisationerna har olika områdesindelningar. Teknik- och Fritidsnämnden har för avsikt att samlas ansvaret inom förvaltningen till en person. De intervjuande från Teknik- och Fritidsförvaltningen och Fastighetskontoret uppger att de idag inte har någon väl fungerande samverkan. Informationen från Fastighetskontoret till förvaltningarna brister ibland när det gäller underhåll och andra åtgärder i fastigheterna. De intervjuade vill ha mer utförligare och tidigare information om planerat arbete för att i sin tur kunna informera och tillfälligt anpassa verksamheterna. Gränsdragningslistan för drift och underhåll och fördelning av kostnader kommer upp till diskussion då och då. Fastighetskontoret har de senaste åren stramat upp tillämpningen av gränsdragningslistan. I de fall hyresvärd och hyresgäst inte är överens så diskuterar de sig fram till en lösning. I några fall har hyresgästen tagit kostnaderna inom sin budget trots att de anser det vara fel. Bedömning Vi bedömer att avtalen tillsammans med anvisningar, gränsdragningslista och kommunens ekonomistyrningsprinciper ger en tydlighet med skyldigheter och ansvar. Hyresgästerna upplever trots detta en viss oklarhet i ansvarförhållanden samt brist på information och återkoppling. Någon uppföljning av hyresgästernas ansvar för underhåll av det inre ytskiktet görs inte. Samverkan mellan Fastighetskontoret och förvaltningarna som hyresgäster varierar. För de flesta förvaltningar som ingår i granskningen fungerar samverkan väl. Vi har noterat att det har betydelse om förvaltningar har personer centralt i förvaltningen med ansvar för lokalfrågor och om samverkan med Fastighetskontoret är organiserad och regelbunden. Vår uppfattning är att kommunikationen mellan hyresgästen Teknik- och Fritidsförvaltningen och Fastighetskontoret bör förbättras. Båda har ett ansvar att ta initiativ till förbättringar. Fastighetskontoret har 5-årskontrakt med hyresgästerna. Därmed finns en viss stabilitet och framförhållning för båda parter i de framtida hyreskostnaderna. Stabiliteten är en fördel för många verksamheter och typ av fastigheter. I granskningen har vi sett att konstruktionen med 5-årskontrakt kan hindra förvaltningarna från att genomföra åtgärder som anpassar lokalerna efter verksamhetens behov. Med den nuvarande konstruktionen ligger inte ansvaret för effektivisering av lokalanvändningen i första hand i relationen för hyreskontraktet, mellan Fastighetskontoret och hyresgästen utan mellan hyresgästen och samhällsbyggnadskontoret. Incitament för att effektivisera lokalanvändningen, som underlättar för hyresgästerna att ställa om lokalutnyttjandet och ökar kraven att hitta nya hyresgäster eller alternativa användningar, stärks om hyresgästerna kan lämna outnyttjade lokaler till Samhälls- 9 of 14

byggnadskontoret. Med dagens lösning utgör tidsfaktorn och konstruktionen med 5-årskontrakt en risk i att kommunen inte når en effektiv lokalanvändning. Det finns en risk i att förvaltningar självständigt svarar för kontakter och överenskommelser med externa fastighetsägare. Förfarandet är inte förenligt med kommunens principer. Det kan begränsa insyn och kontroll över fastigheterna och deras kostnader. Det finns också en sårbarhet när frågor behandlas av få personer. Modell för lokalkostnadsberäkning Internhyran ska spegla självkostnaden för det enskilda objektet och ska så långt det är rimligt inrymma objektets totala kostnader enligt nedanstående: Fastighetsdrift: Avser skötsel, tillsyn, serviceavtal, enklare reparationer mm. Beräknas individuellt för varje fastighet. Administration: Kostnaden fördelas lika som en schablon utefter objektets yta och baseras på den beräknade kostnaden för administrativa resurser samt vakanta lokaler. Planerat underhåll: Kostnaden fördelas lika som en schablon utefter objektets yta och baseras på behovet utifrån en flerårig underhållsplan. Mediaförbrukning: Avser el, värme och vatten. Beräknas individuellt för varje fastighet och baseras på den kalkylerade förbrukningen. Avvikelser mot kalkylen regleras gentemot Fastighetskontorets energibalans. Minskad förbrukning som beror på energisparande åtgärder ska dock inte påverka hyrorna så länge investeringen inte är avskriven och objektet inte belastas av kapitalkostnaderna för investeringen. Kapitalkostnader: Består av ränta samt avskrivningar och baseras på information från anläggningsregistret. För beräkning av kapitalkostnader används nominell annuitetsmetod för de allra flesta investeringarna i kommunen. Räntesatsen baseras i grunden på en bedömning av marknadsräntor för statsobligationer med en löptid på fem år. Om ett enskilt objekt har flera olika interna hyresgäster ska hyran fördelas utefter den lokalyta de hyr så länge inte något talar emot att så är lämpligt. Fastighetskontoret ska hålla kalkylen och dess underlag tillgängliga för alla som berörs av hyrorna. Den aktuella hyran får under kontraktsperioden endast höjas med den av Kommunfullmäktige årligen fastställda uppräkningsfaktorn för hyror. Uppräkningen sker på 100 % av hyran inkl. tilläggskontrakt. De kontrakt som skrivs om till nästkommande år ingår inte i uppräkningen då hyran redan är framräknad till det årets prisnivå. Hyran ändras också när en investering blir helt avskriven. Då Fastighetskontoret belastas med lägre kapitalkostnader sänks hyran i motsvarande nivå så att självkostnadsprincipen upprätthålls. Nedan redovisa den årliga uppräkningen: 10 of 14

2009 2,2% 2010 0,0% 2011 0,8% 2012-1,7% Sker en hyresförändring ska detta kommuniceras till stadskontoret som därmed justerar anslagen till nämnderna. Från intervjuerna Samtliga kontrakt och tilläggskontrakt finns samlade i en avtalsbas. Kontrakten är sorterade per objekt. Enligt de intervjuade hyresgästerna är det lätt att följa åtgärder och tilläggskontrakt för respektive objekt men svårt att göra kopplingar mellan kostnader för åtgärder som medför tilläggskontrakt och kompensation i budget. Detta kan bero på eftersläpning i uppräkning av ram. En åtgärd som är utförd ett visst år kan falla ut som en hyreskostnad efter ett eller två år, beroende på när åtgärden är slutförd. Hyresgästerna får inte information i tid om hyreskostnaden för nästkommande budgetår. Det vanligaste är att hyresgästerna gör egna beräkningar genom att utgå från den aktuella hyreskostnaden med en uppskattad uppräkning. De överenskommelser för att bygga om och förändra i lokaler som Hemvårdsförvaltningen och Socialförvaltningen gör med externa fastighetsägare leder till ökade hyreskostnader. Enligt intervjuerna är det lättare att få åtgärder genomförda hos extern fastighetsägare än inom kommunen eftersom Fastighetskontoret har ett begränsat ekonomiskt utrymme för underhåll och investeringar. Bedömning Barn- och utbildningsnämnderna behöver tidigare och bättre underlag om kommande års hyreskostnader. Informationen till nämnderna behöver ses över och förbättras. Nämndernas villkor är idag andra och de behöver i tid få reda på hyran för kommande år. Ersättningen till friskolor ska beräknas utifrån nämndens budget och för att räkna ut ersättningen och informera friskolorna behöver de uppgifter om den faktiska hyreskostnaden. Om lokaler inte används inom Barn- och utbildningsnämnden eller Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden men hyreskontraktet och ram finns kvar, kommer ersättningen till friskolor att bli högre än vad som motsvaras av kommunens egen kostnad för sitt skolväsende. 11 of 14

Krav på effektiviseringar Fastighetsnämnden har i sin verksamhetsplan beslutat om följande mål kopplat till effektiviseringar: Energianvändningen ska minska i kommunala bostäder och lokaler avseende uppvärmning, tappvarmvatten, fastighetsel samt hushållsel/verksamhetsel ska minska med 5 % under 2012 genom genomförande av EPC-projektet (Energy Performance Contracting). 1 Definiera åtgärder för att nå ytterligare 5 % energibesparing utöver EPC. Vid nybyggnation skall vi projektera för att energianvändningen skall ligga 30 % under Boverkets byggregler, med kompensation för ventilation. Kostnader för skadegörelse på en skola ska minska med 20 %. Energioptimering utan tekniska åtgärder. I anvisningarna för internhyran framgår att kostnader för mediaförbrukningen beräknas med förutsättningen att det i lokalen bedrivs verksamhet av ordinär omfattning. Beslutar hyresgästen att öka eller minska verksamheten och det får konsekvensen att förbrukningen avviker med minst 20 % på årsbasis skall sådana kostnader/besparingar regleras innan årets slut om en av parterna begär det. Enligt verksamhetsöversynen ska fastighetsstrategen inom Samhällsbyggnadskontoret vara strategisk rådgivare till verksamhetsberedningen bland annat i extern inhyrning och lokaleffektivisering. Fastighetsstrategen ska vara kravställare gentemot förvaltningarna vad avser lokalutnyttjande. I planeringsdirektiven för 2012-2014, under rubriken Övriga prioriteringar, framgår att Kommunstyrelsen avser att ta ett samlat grepp över lokalanvändningen i kommunen. Enligt direktiven ska nämnderna upprätta en verksamhets- och funktionsprogram som ska tjäna som underlag till en lokalrevision med ambitionen att minska lokalbehovet. Olika incitamenten för lokaleffektivisering ska övervägas. I förlängningen ska Kommunstyrelsen årligen upprätta en lokalförsörjningsplan. Från intervjuerna Barn- och ungdomsnämnden har gett i uppdrag till förvaltningen att se över den framtida organisationen och användningen av lokaler för grundskolan. Beslutet är bland annat föranlett av att det kan uppstå överskott av egna lokaler om fler elever väljer friskolor, men också att få rätt beräkning av kostnader för lokaler i ersättningen till friskolor och för att lokalerna ska stödja den pedagogiska kvaliteten i verksamheten. Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden kommer att minska sin totala lokalyta med omkring 10 000 kvm genom att lämna lokalerna för Nissaskolan, Byggskolan och Vuxenutbildningen. Verksamheterna kommer att flytta in i Kattegattskolan. Besparingen motsvarar 9 miljoner kronor per år. Elevunderlaget minskar i gymnasieskolan från 3 300 elever år 2009 till 2 930 år 2013. Fristående skolor och elevpeng är de främsta incitamenten för förvaltningen att arbeta för en effektiv användning av lokaler. 1 I ett EPC-projekt undersöker och förbättrar man alla de system som kostar energi t ex värme, ventilation, vatten, el och byggnadsskal samt dess stödsystem och synergieffekter. 12 of 14

Enligt de intervjuade har Socialförvaltningen och Hemvårdsförvaltningen inga starka krav på effektivisering av lokalanvändningen på samma sätt eftersom de hyr lokalerna externt. Verksamheten inom Socialförvaltningen expanderar och de har behov av ytterligare lokaler. Effektiviseringen sker genom att flytta runt verksamheterna i befintliga lokaler så att de passar behoven bättre. Hemvårdsförvaltningen har behov av ytterligare boenden och behov av att bygga om de lokaler som inte håller tillräckligt standard med till exempel egen dusch och toalett. Dessa finns främst i de fastigheter som finns hos externa fastighetsägare. Teknik- och Fritidsförvaltningen har lämnat vissa externt hyrda lokaler och flyttat samman verksamheter, till exempel parkeringsvakter från Nissastaden, Andersbergsdepån och Krämaren. Effektiv användning av lokaler i övrigt handlar främst om nyttjandet av idrottshallar. Fastighetsstrategen kommer, tillsammans med förvaltningarna, att göra en nulägesanalys av lokalanvändningen och behovet av lokaler som underlag för en lokalförsörjningsplan. Avsikten är att upprätta årliga lokalförsörjningsplaner. I ett senare skede kommer ett system för incitament att avstå från lokaler att utvecklas tillsammans med att kommunen inrättar en lokalbank. Bedömning För hyresgästerna gäller en totalkostnad med avsikt att nämnderna inte ska behöva tilldela resurser för att driva fastigheten. Bland annat ingår all mediaförbrukning i hyran. De uttalade kraven på effektivisering ligger i detta avseende på Fastighetsnämnden även om samtliga hyresgäster har ett ansvar för den faktiska förbrukningen. Vi anser att Fastighetsnämnden har en målsättning att effektivisera mediaförbrukningen i kommunens fastigheter samt minska skadegörelser. Nämnden vidtar också åtgärder för att målen ska kunna uppnås, till exempel genom EPC. Enligt delårsbokslut 2011 och enligt intervjuerna görs bedömningen att målen kommer att nås. Enligt vår uppfattning kan delaktigheten från verksamheterna förbättras, bland annat genom återkoppling om faktiskt mediaförbrukning. Vi anser inte att kommunens nuvarande modell för den ekonomiska styrningen av fastighetsfrågor har någon större direkt påverkan på effektivisering av lokalanvändningen. Till den ekonomiska styrningen räknar vi 5-årskontrakt och ramtilldelning för faktiska kostnader. De större grepp som tagits för att effektivisera lokalanvändningen finns inom utbildningssidan och har andra grunder, bland annat elevpeng och ersättningssystemet till friskolor. Motiven för engagemanget har inte med de avgränsade ekonomiska incitamenten för verksamheten att göra utan är ett påtaget övergripande ansvar för helheten i kommunen. För att mer genomgående kunna stimulera till en mer effektivt lokalanvändning i kommunen i sin helhet bör det finnas ett tydligt ansvar och incitament för såväl Samhällsbyggnadskontoret, förvaltningarna/hyresgästerna som för Fastighetskontoret. Genom verksamhetsöversynen och planeringsdirektiven har initiativ tagits för att stärka det övergripande ansvaret för och arbetet med kommunens samlade lokaler och lokalanvändning. Målsättningen i kommunens planeringsdirektiv, bland annat med en övergripande årlig lokalförsörjningsplan, kan på sikt skapa bättre förutsättningar för ett effektivare lokalutnyttjande. 13 of 14

Incitamentsstrukturen är ännu inte utvecklad och anpassad till de intentioner som kommunen ställt upp för en effektiv lokalanvändning. De enskilda nämnderna/förvaltningarna bör få del av de besparingar som görs på användningen av lokalerna oavsett den alternativa användningen. Om en nämnd/förvaltning lämnar lokaler som inte behövs för verksamheten bör den ekonomiska vinningen inte vara beroende av om lokalerna får annan hyresgäst. Kraven på Samhjällsbyggnadskontoret att stödja hyresgästerna med att ställa om användningen av lokaler och finna alternativ användning kan öka om hyresgästerna kan lämna outnyttjade lokaler inom kontraktstiden. 2011-08-10 Namnförtydligande Namnförtydligande 14 of 14