Dnr 2016/0166 VON Uppföljning av avlösarservice sammanfattning av enkätuppföljningar, april 2016 Med avlösarservice avses vanligen avlösning i det egna hemmet, det vill säga att en person tillfälligt övertar vårdnaden från anhöriga eller andra närstående. Föräldrar till barn med funktionshinder behöver ofta hjälp med avlösning för att kunna koppla av eller för att genomföra aktiviteter som barnet inte deltar i. Likaså kan avlösning vara en förutsättning för att föräldrar ska kunna ägna sig åt det funktionshindrade barnets syskon eller för att kunna resa bort. Avlösning syftar även till att underlätta föräldrars deltagande i utbildning och medverkan i behandling, utan att barnet följer med. Denna rapport är en sammanfattning av den uppföljning av verksamheterna inom vård- och omsorgsnämndens valfrihetssystem för avlösarservice som genomfördes vid månadsskiftet mars/april år 2016. Uppföljningen genomfördes som en webbenkätsundersökning. Enkätuppföljningen ska ses som en förstudie och ett underlag inför kommande uppföljningsmöten med utförarna. Det gäller både de svar som redovisas i denna rapport och de frågeområden som inte redovisas i rapporten. Svarsfrekvens Samtliga utförare, även de som för närvarande inte hade någon kund från Sollentuna kommun, ombads att besvara enkäten. Adela Omsorg, KMK Omsorg och Aktiv vård och utbildningscenter har inte svarat. Övriga sex utförare har svarat, vilket ger en svarsfrekvens på 67 procent. 1
Utförare i valfrihetssystemet Det finns nio godkända utförare som kunderna kan välja mellan. Utförare Antal kunder från Sollentuna 31/3 2016 Andra kommuner som utföraren har avtal med 1:a aktiva valet 0 Danderyd, Täby, Vallentuna, Solna, Sundbyberg, Stockholm, Järfälla Akedo omsorg 4 Stockholm, Täby, Upplands Väsby Funkisgruppen 2 Järfälla, Upplands-Bro, Stockholm ROSSAB 2 Stockholm, Järfälla, Sundbyberg, Tyresö, Huddinge AB SOLOM 34 - Sollentuna omsorg 13 Sundbyberg Adela omsorg KMK omsorg Aktiv vård och utbildningscenter Har inte besvarat uppföljningsenkäten. Har inte besvarat uppföljningsenkäten. Har inte besvarat uppföljningsenkäten. Utförarna har möjlighet att sätta ett kapacitetstak för hur många timmar per månad de har möjlighet att utföra åt kunder från Sollentuna kommun. Ingen utförare har kapacitetstak. Om en utförare under en sammanhängande period på tolv månader inte har haft någon kund från Sollentuna så upphör avtalet att gälla. 1:a aktiva valet har inte varit utan kund i tolv månader. Personal och kompetens Samtliga utförare/verksamheter anser att de har den bemanning som krävs för att garantera kundernas service och säkerhet. 2
En utförare har enbart timanställd personal och en utförare har enbart intermittent anställd 1 personal som arbetar som avlösare. Den utförare som uppgivit störst andel tillsvidareanställd personal har 71 procent. Insatsen avlösarservice är dock till sin karaktär sådan att personalkontinuiteten sannolikt är hög även om en stor andel av personalen är timanställd eller intermittent anställd. En betydelsefull aspekt av verksamhetens kvalitet är att personalen har de kunskaper, förmågor och erfarenhet som krävs för att kunna ge ett gott stöd och en god service eller omsorg. I avtalet med utförarna regleras att personalen ska ha adekvat utbildning och/eller erfarenhet av arbete som kan jämställas med vårdbiträdesutbildning, omvårdnadsprogrammet eller motsvarande. I undantagsfall räcker det med att personalen har personlig lämplighet. Samtliga verksamhetschefer anser att deras personal har adekvat utbildning och/eller erfarenhet. Socialstyrelsen rekommenderar att personal som ger direkt stöd i vardagen i den enskildes hem eller i annan verksamhet ska ha utbildning motsvarande gymnasieskolans vård- och omsorgsprogram med programfördjupning för yrkesutgång funktionshinderområde eller psykiatri alternativt gymnasieskolans barn- och fritidsprogram inriktning socialt arbete med yrkesutgång stöd och service inom funktionshindersområdet. Personalen kan även nå den rekommenderade kunskapsnivån genom äldre gymnasieprogram, genom validering av reell kompetens. Samtliga utförare/verksamheter anser att deras personal har adekvat utbildning och/eller erfarenhet av arbete som kan anses lämpligt för verksamhetens inriktning. Forum CARPE Genom Sollentuna kommuns medlemskap i Carpe erbjuds utförarna kostnadsfria kompetensutvecklingsinsatser, t.ex. i form av föreläsningar, seminarier, kurser och studiecirklar. Carpe är en kommungemensam funktion för verksamhets- och yrkesutveckling inom stöd och service till personer med funktionsnedsättning. Mer information finns på www.forumcarpe.se. En utförare uppger att deras anställda under år 2015 deltagit i någon av de utbildningar som anordnades av Carpe. Tre utförare har svarat att deras anställda inte deltagit i CARPE-utbildning och två utförare känner inte till Forum CARPE. 1 Ett anställningsbeslut som avser intermittent arbete kan utfärdas då arbetstagaren tjänstgör endast vid enstaka tillfällen. Detta betyder att anställningsperioden inte betraktas som sammanhängande. Ett nytt anställningsförhållande påbörjas varje gång arbete utförs. 3
Kvalitetsledningssystem Utföraren ska ha ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete som uppfyller kraven i socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9). Ett ledningssystem är ett verktyg för att uppnå kvalitet. Det ska vara ett stöd för både ledning och medarbetare att systematiskt och fortlöpande utveckla, följa upp och säkra kvaliteten i verksamheten. 1:a aktiva valet Akedo omsorg Funkisgruppen ROSSAB AB SOLOM Sollentuna omsorg Rutiner för de viktigaste aktiviteterna i verksamheten Rutiner för synpunkts- och klagomålshantering Rutiner för rapportering, utredning och anmälan enl lex Sarah Rutiner för dokumentation i den sociala journalen enl LSS Rutiner för upprättande av genomförandeplan Mall för genomförandeplan Avvikelser sammanställs och analyseras löpande Andel tillsvidareanställda 71 % 50 % 0 % 50 % 0 % 43 % Samtliga verksamhetschefer uppger att det finns dokumenterade, lokala rutiner för de viktigaste aktiviteterna i verksamheten och att kvalitetsledningssystemet är känt av personalen och används i det dagliga arbetet. De utförare som har en stor andel personal som inte är tillsvidareanställd har sannolikt en större utmaning i att se till att personalen känner till och arbetar efter rutinerna. 4
Avvikelsehantering En avvikelse är en negativ händelse som medför eller hade kunnat medföra att kunden kommit till skada. Brister i bemötande, upplevda missförhållanden, brister i läkemedelshanteringen etc. är exempel på avvikelser. Avvikelser i verksamheten ska utredas och åtgärdas. Avvikelsehanteringen är en del i det systematiska kvalitetsarbetet och syftar till att upptäcka och förebygga kvalitetsbrister. Verksamheternas beskrivningar av avvikelsehanteringssystemet visar på olika arbetssätt. Samtliga verksamheter uppger att de löpande sammanställer och analyserar avvikelser i syfte att hitta mönster och trender som indikerar brister i verksamhetens kvalitet. Verksamheternas beskrivningar av hur detta går till visar på olika arbetssätt. I uppföljningen har inte efterfrågats hur många avvikelser som inträffat under år 2015. Om antalet rapporterade avvikelser är lågt finns det anledning att fundera över om avvikelsehanteringssystemet fungerar som det ska. Ur ett kvalitetsledningsperspektiv är det mer allvarligt att avvikelser inte rapporteras än att det inträffar avvikelser. När en avvikelse inträffar är det viktigt att så långt som möjligt klarlägga händelseförloppet och vilka faktorer som har påverkat det och att vidta åtgärder som kan hindra att liknande händelser inträffar igen. Synpunkter och klagomål Utföraren är skyldig att ta emot och utreda synpunkter och klagomål på verksamhetens kvalitet (SOSFS 2011:9). Synpunkts- och klagomålshantering är ett kvalitetsverktyg vars syfte är att snabbt rätta till fel och brister samt utveckla och förbättra kvalitet och service. Samtliga verksamheter uppger att det finns dokumenterade, lokala rutiner för synpunkts- och klagomålshantering i verksamheten. Verksamheternas beskrivningar av hur de säkerställer att kunderna och deras företrädare/närstående känner till vem de ska vända sig till för att lämna synpunkter och klagomål visar att information lämnas både skriftligen och muntligen i olika sammanhang. En utförare har information i genomförandeplanen, många har information på hemsidan och några har information i s.k. kundpärmar. Antalet emottagna synpunkter och klagomål är genomgående lågt. Två utförare har inte fått något klagomål under år 2015. Om antalet inkomna synpunkter och klagomål är lågt finns det anledning att fundera över om systemet fungerar som det ska. Genom att gruppera inkomna synpunkter och klagomål utifrån vad de handlar om kan en verksamhet lättare identifiera sina utvecklingsområden. I denna enkätuppföljning har inte efterfrågats vad de inkomna synpunkterna och klagomålen har avsett. Utförarna har dock fått möjlighet att ange vilka områden de använder i sin verksamhet för att gruppera synpunkter- och klagomål. Syftet var att få ökad kunskap för att vid nästa uppföljning eventuellt kunna förfina frågeställningen. Svaren visar att alla utförare utom en använder sig av olika kategorier. Benämningarna varierar men är i grunden förhållandevis lika. Grupperna kommunikation och bemötande används av alla. 5
Lex Sarah enligt 24 b-f LSS samt 14 kap 3-7 SoL Ett missförhållande eller en påtaglig risk för missförhållande är en avvikelse av allvarlig karaktär och ska utredas enligt lex Sarah. Om utredningen kommer fram till att avvikelsen faktiskt utgör ett allvarligt missförhållande, eller en påtaglig risk för missförhållande ska en lex Sarah-anmälan göras till IVO. Samtliga verksamheter uppger att det finns dokumenterade och kända rutiner för rapportering, utredning och anmälan enligt lex Sarah. Uppföljningen visar att det under år 2015 inte gjordes några utredningar eller anmälningar enligt lex Sarah. Social dokumentation och genomförandeplaner Den sociala dokumentationen kring kunden ska följa gällande lag och myndighetsföreskrifter. Samtliga utförare uppger att det finns en dokumenterad och känd rutin för vad som ska dokumenteras i den sociala journalen. Varje kund i verksamheten ska ha en s.k. genomförandeplan som beskriver hur insatsen rent praktiskt ska genomföras. Enligt avtal ska genomförandeplanen upprättas senast en månad efter att insatsen har verkställts och ska sedan följas upp och revideras minst två gånger per år. Samtliga utförare uppger att det finns en dokumenterad och känd rutin för upprättande av genomförandeplan. I allas rutiner framgår när genomförandeplanen ska upprättas, vilka personer som kan/ska delta vid upprättandet och hur ofta genomförandeplanen ska revideras. Alla utförare har en mall för genomförandeplanen. Enligt avtal ska genomförandeplanen delges kundens handläggare. Genomförandeplanen är ett verktyg för handläggarens uppföljning av insatsen. Tre av sex utförare har svarat att det inte framgår av deras rutin att genomförandelanen ska skickas till handläggaren. Uppgifter från handläggarna visar att de mycket sällan får in några genomförandeplaner. Krav på utföraren Krav på utföraren Ekonomisk och finansiell ställning Utföraren ska ha en stabil ekonomisk bas. Vård- och omsorgkontoret har kontrollerat samtliga godkända utförares ekonomiska och finansiella ställning via kreditupplysningsföretaget Creditsafe. Kontrollen visar att samtliga utförare utom en uppfyller kravet på lägsta accepterade rating. En utförare har för närvarande ingen aktuell rating och kontoret har i och med det inlett en fördjupad undersökning av utförarens ekonomiska och finansiella ställning. 6
Skatter och sociala avgifter Utföraren ska betala skatter och sociala avgifter. Vård- och omsorgkontoret har kontrollerat samtliga godkända utförare genom att inhämta uppgifter från Skatteverket (SKV4820). Kontrollen visar att samtliga utförare uppfyller kravet. 7