Hälsa och funktionsstöd

2014-04-14 1(40 ) Hälsa och funktionsstöd Driftnämnden Öppen specialiserad vård Uppföljningsrapport 2 2014

2(40) INNEHÅLLSFÖRTECKNING 1. Sammanfattning och analys 2. Ekonomi, åtgärdsplan, prognos 3. Personal 4. Produktion och tillgänglighet 5. Kvalitet 6. Uppföljning av policys BILAGOR 7. Mål och inriktning 2014 8. HSU-uppdrag 2014 9. Styrkort 10. Intern kontroll 11. Miljöbokslut 12. Faktaruta 13. Verksamhetsstatistik 14. Verksamhetsstatistik, kommentarer 15. Investeringar

3(40) 1. Sammanfattning och analys Ekonomi Åtgärder Prognos Personal Produktion Resultatet efter juli månad visar på ett överskridande mot budgeten med 1 416 tkr. Intäkterna för såld vård överskrider budgeterat. Personalkostnaderna överskrids i samtliga verksamheter förutom för hjälpmedelscentrum och ungdomsmottagningen. Hjälpmedelskostnaderna överskrider budget för habiliteringen och kommunikation. Kostnaden för subventionerade preventivmedel är drygt 300 tkr högre än för motsvarande period förra året. Regleringen av kostnad för OH mot Hallands sjukhus (HS) är överenskommen men inte slutgiltigt beslutad. Hälsa och funktionsstöd har, i och med bildandet av förvaltning, anställt egna resurser och står nu för dubbla kostnader. Planerade åtgärder med framförallt vakanshållning av tjänster kommer att få effekt under hösten. Prognosen för 2014 är beräknad till ett underskott på 1 600 tkr efter åtgärder för ekonomi i balans. Antalet tjänster har ökat i förhållande till 2013 bland annat beroende på att egen förvaltning har bildats. Detta innebär att förvaltningen har anställt vissa strategiska resurser istället för att köpa dem från Hallands sjukhus. Produktionen ligger i nivå med eller över målen. Tillgänglighet Verksamheterna ligger väl i fas med tillgänglighetsmålet 80 procent inom 60 dagar. Återgärder för ekonomi i balans kommer att påverka tillgängligheten inom bland annat Dako. Det saknas uttagningsläkare till patienter som fått remiss för rehabiliterings- och klimatresa.

4(40) 2. Ekonomi, åtgärder och prognos Hälsa och funktionsstöd exklusive hjälpmedelscentrum Kontoklass (tkr) Utfall jan jul 2013 Utfall jan jul 2014 Per budg Diff VERKSAMHETENS INTÄKTER -142 254-150 838-149 928 910 PERSONALKOSTNADER 72 139 77 235 76 891-344 MATERIAL OCH VERKSAMHET 37 936 39 775 38 537-1 238 VERKSAMHETSKOSTNADER 30 766 33 989 33 163-826 AVSKRIVNING OCH RÄNTA 1 231 1 253 1 337 84 SUMMA -182 1 414 0-1 414 Intäkterna för såld vård överskrider budgeterat. Personalkostnaderna överskrids i samtliga verksamheter förutom ungdomsmottagningen. Överskridandet beror till viss del på personalens möjlighet att begära heltid. Hjälpmedelskostnaderna överskrider budgeterat för habiliteringen och kommunikation. Habiliteringen betalar för samtliga barnhjälpmedel dvs. även det som förskrivs av andra förvaltningars förskrivare. Detta försvårar ekonomisk kontroll och genomförande av åtgärder. Kostnaden för subventionerade preventivmedel är drygt 300 tkr högre än för motsvarande period förra året. Reglering av kostnad för OH mot HS är ännu ej slutreglerad. Planerade åtgärder kommer att effektueras under hösten. Detta kan få till följd att tillgängligheten försämras och produktionsmålen inte uppnås. Hörselvården har förskrivit 575 fler hörapparater än förra året. Hjälpmedelscentrum Hjälpmedelscentrum, DN ÖSV Ufall jan-juli 2013 Utfall jan-juli 2014 per budget 2014 Diff INTÄKTER 26 992 27 436 28 581-1 145 PERSONALKOSTNADER -17 036-18 135-19 763 1 628 MTRL OCH VHTSKOSTNADER -9 990-9 895-9 416-479 REGIONBIDRAG OCH RÄNTOR 35 592 598-6 RESULTAT 0-1 0-1 Det ekonomiska resultatet är något bättre än förväntat. Avvikelsen för personalkostnaderna beror på att nyrekryteringar inte slutförts och partiella tjänstledigheter. Nedan redovisas hela hjälpmedelsförsörjningen som Hjälpmedelsnämnden har ansvar för och där driftnämnden har ansvar för det köpta utförandet.

5(40) HNH Ufall jan-juli 2013 Utfall jan-juli 2014 per budget 2014 Diff INTÄKTER 57 675 60 208 59 069 1 138 PERSONALKOSTNAD -435-238 -238 0 HJÄLPMEDELSKOSTNADER -28 960-30 917-30 223-693 KÖPT UTFÖRANDE -26 549-1 -28 404 28 402 ÖVR VERKSAMHETSKOSTNADER -7-691 -1 777 1 086 RESULTAT 1 723 28 360-1 572 29 933 Hjälpmedelskostnaderna har ökat i jämförelse med 2013. Prognos på helår för Hjälpmedelsnämnden är +-0. 3. Personal inklusive hjälpmedelscentrum Antal anställda Heltid Heltid Deltid Deltid 201406 K M K M Tot Tillsvidare Administration-Ledning 26 5 1 32 Ekonomi- och transportpersonal 3 7 10 HoS sjuksköterskor mfl 45 32 77 HoS undersköterskor mfl 2 10 12 Medicinsk sekreterare 11 5 16 Rehab/Paramed 112 9 24 145 Teknisk personal 2 31 1 1 35 Övrig personal 13 3 6 22 Tillsvidare Sum: 214 55 79 1 349 Heltid Heltid Deltid Deltid 201406 K M K M Tot Visstid Administration-Ledning 2 1 3 Ekonomi- och transportpersonal 1 1 HoS sjuksköterskor mfl 2 1 3 HoS undersköterskor mfl 1 1 Medicinsk sekreterare 1 1 Rehab/Paramed 9 1 5 1 16 Teknisk personal 1 1 2 Övrig personal 1 1 Visstid Sum: 16 3 8 1 28 Antal månadsanställda uppgår till totalt 377 stycken i juni 2014 vilket är en ökning med 17 medarbetare jämfört med samma period föregående år. Samma ökning gäller antalet snittanställda.

6(40) Ökningen är ett naturligt led i etableringen av en egen förvaltning som pågick under hela 2013 och till viss del även under inledningen av 2014. Förvaltningsledning/kansli har utökats med fyra tjänster som varit såväl planerade som nödvändiga. Inom verksamheterna har vid ett tillfälle utökning skett då ett nytt chefsförordnande har inrättats för att skapa drägligare förhållanden för berörda chefer. Det absoluta flertalet av ökningarna av medarbetarna ryms inom befintlig budget och i vissa fall på grund av utökat uppdrag. Tidsanvändning 60000 50000 40000 30000 20000 10000 0 Totalt sett för perioden februari-juni uppgår den procentuella andelen för närvarotid i förhållande till total tid till 78,1 procent för 2014. Motsvarande period 2013 visade på 79,8 procent. Att januari har exkluderats beror på att antalet frånvarotimmar för januari 2013 är felaktigt registrerade i systemet. Det är alltså ej tillförlitligt på grund av fel vid överflyttning i personalsystemen med anledning av ny organisation 2013-01-01. Att närvarotiden har sjunkit 2014 beror främst på ett högre uttag av föräldraledighet samt viss ökning av sjukfrånvaro (se avsnitt nedan). Sjukfrånvaro 7 6 5 4 3 2 1 0 Närvarotid jan feb mars april maj juni juli aug sept okt nov dec Sjukfrånvaro jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec Diagrammet ovan visar sjukfrånvaron per månad. Sjukfrånvaron ligger något högre generellt månadsvis under 2014 jämfört med föregående år men följer samma trend. Dock upplevs en positiv trend då sjukfrånvaron sjunkit de senaste 2013 2014 2013 2014

7(40) månaderna och att några medarbetare, som haft en lång sjukskrivning, åter är i arbete. Precis som tidigare utgörs drygt hälften av nuvarande sjukfrånvaron av långtidssjukskrivna, det vill säga sjukskrivna mer än 90 dagar. Med enstaka undantag är sjukdomsorsakerna för medarbetarna i denna grupp ej arbetsrelaterade. Arbetsgivaren har i dessa fall inte möjlighet att arbeta förebyggande men är behjälplig i den utsträckning som är möjlig för att rehabilitera tillbaka medarbetarna. Personalkostnader Kostnad 201301-201307 Kostnad 201401-201407 Budget 201401-201407 89 175,4 95 369,8 96 653,7 Personalkostnaderna för perioden innebär ett överskott jämfört med budget på cirka 1,2 miljoner kr, inkluderat hjälpmedelscentrum. Personalkostnaderna exklusive hjälpmedelscentrum visar dock på ett underskott i förhållande till budget på cirka 344 tkr. Underskottet har dock reducerats jämfört med tidigare under året. Några av åtgärderna börjar nu ge ekonomisk effekt, till exempel vakanshållningar samt avslut av vikariat. De bidragande orsakerna till underskottet är flera. Bland annat har erbjudandet om heltid, som några av HFS tidigare deltidsanställda medarbetare har begärt och erhållit, medfört en ökad kostnad som det saknas finansieringen för. Översyn för att hantera detta pågår. Viktigt att notera är också att för en del verksamheter finns andra ekonomiska poster som innebär överskott och som kan kompensera underskottet avseende personalkostnaderna. I vissa fall kan också ökad bemanning och ökad personalkostnad kompenseras av att verksamheter kan sälja tjänster till andra aktörer vilket kompenserar ett underskott i personalkostnaderna. Inhyrd personal/köpta tjänster Yrke 201301-201307 201401-201407 Diff i kronor Läkare 4 078 598 4 349 888-271 290 Sjuksköterska/vårdpersonal 72 165 90 588-18 423 Paramedicin 1 835 950 1 514 399 321 551 Samhall 398 168 469 763-71 595 Den främsta anledningen till att ovan nämnda yrkeskategorier hyrs/köps in är att förvaltningen inte har den volymen att det är lönsamt att anställa egen personal. Det bygger främst på kontinuerligt köp via överenskommelse med HS avseende dessa tjänster. Bemanning och rekrytering Bemanningen är lagd utifrån att klara de mål som är uppsatta för verksamheterna. Inom basenheten kommunikation finns vissa vakanser som ett led i arbetet att återskapa en ekonomi i balans. I övrigt har enheterna inte vakanser.

8(40) Verksamheterna arbetar kontinuerligt med att anpassa bemanningen i förhållande till målen och inflödet av patienter. En åtgärd för att optimera bemanningen innebär att medarbetare arbetar länsövergripande vilket innebär att medarbetarna får tjänstgöra på flera orter. Detta sker såväl kontinuerligt som att ersätta vid kortare perioder. Region Halland som arbetsgivare I en värld där konkurrensen hårdnar om kompetent personal krävs att vi ständigt arbetar med vår attraktionskraft som arbetsgivare. Att skapa en god arbetsmiljö är en viktig parameter i det sammanhanget. Arbetsmiljöronder har genomförts, på ett för detta år utvecklat vis, under det första kvartalet vid samtliga verksamheter. Arbetsmiljöronden har förtydligats och kompletterats med checklista anpassad för HFS verksamheter. Vid utvärdering av vad som framkom i arbetsmiljöronderna, kan konstateras att i många fall handlar det om problem relaterade till lokalerna. Den typen av problem är oftast svårare och mer långsiktiga aktiviteter krävs. Här pågår planering och diskussioner med berörda aktörer. I en del fall handlar det också om upplevd stress av olika skäl samt hög arbetsbelastning. För detta pågår arbete med strategier för att hantera det i vardagen. Det handlar bland annat om att göra en strikt prioritering samt att se över flödesprocesserna i arbetet. Under året sker även arbete med framtagande av grunduppdrag. För några av verksamheterna gäller också att förtydliga gränssnittet i uppdragen gentemot andra vårdaktörer och samarbetspartners. Detta bidrar till att skapa bra arbetsförhållanden för medarbetarna vilka i vissa fall, under årets arbetsmiljöronder, har signalerat att de anser uppdragen som otydliga. Dialoger förs också i verksamheterna kring de uppsatta målen. I senaste medarbetarenkäten (2012) fick förvaltningens verksamheter generellt sett bra resultat på att målen var kända. Dock är det viktigt att fortsätta arbetet med tydliga mål samt tydliga uppdrag i verksamheterna. Detta som en del i en god arbetsmiljö. I samband med arbetsmiljöronderna genomförde också verksamheterna en riskinventering gällande våld och hot. Sammanfattningsvis kan sägas att det finns en god beredskap för att hantera den typen av händelser inom förvaltningen. Vid de enheter som har behov av det finns överfallslarm installerat. Under våren har diskussioner och genomgång förts i förvaltningens chefsforum inför implementeringsarbetet av värdegrunden VI KAN. Implementeringsarbetet för värdegrunden sker under året på APT vid respektive arbetsplats. Arbetet sker genom olika aktiviteter som respektive arbetsplats själv bestämmer utifrån konceptet VI KAN. Ett fokus i värdegrunden är att kundnöjdheten ska vara hög. Det pågår ett ständigt arbete med att ha rätt kompetens utifrån verksamhetens mål och uppdrag. För att säkerställa rätt kompetens i verksamheterna arbetas det med kompetenskartläggning genom verktyget Olivia samt att medarbetarna registrerar

9(40) sin kompetens i Personec HR. Gällande Olivia är några enheter klara, främst inom habiliteringen och basenheten kommunikation. Under hösten avser kvinnohälsovården och ungdomsmottagningarna att starta detta arbete på bred front. Vid hjälpmedelscentrum pågår ett förberedande arbete inför start av kompetenskartläggning. Kompetenskartläggningen är en mycket viktig del i arbetet med att säkra rätt kompetens i förhållande till verksamhet och uppdrag. Inte minst utifrån ett långsiktigt perspektiv där förvaltningens pensionsavgångar är många de kommande åren. Gällande pensionsavgångarna de kommande åren syns detta tydligast beträffande psykologer, där fem av tretton psykologer är 61 år eller äldre. Svårigheter finns att rekrytera erfarna psykologer. I första hand har verksamheten som ett led i att säkra kompetens tillsvidareanställt de båda PTP-psykologer som inom snar framtid får legitimation som psykologer och som har gjort sin PTP-tjänstgöring inom vår verksamhet. En annan yrkesgrupp som innebär stora pensionsavgångar är barnmorskorna inom öppenvården, där var tionde barnmorska kommer att gå i pension de kommande fem åren (vid uttag av pension vid 65 år). Dialoger förs angående hur vi behöver hantera detta. En åtgärd har hittills varit att inrätta rotationstjänster i samarbete med kvinnokliniken inom HS. Fler åtgärder planeras för att möta pensionsavgångarna. Noteras även att synpedagogerna, som är få till antalet, också är en yrkesgrupp med hög medelålder, där hälften kommer att gå i pension under de kommande fem åren. Upplevelsen är också att det har blivit svårare att rekrytera rätt kompetens, inte minst gäller det nya medarbetare med erfarenhet i sin profession som krävs inom en specialistverksamhet. Även konkurrensen från kommunerna som attraherar förvaltningens personal är en tämligen ny utmaning att hantera. Inom Hälsa och funktionsstöd finns ett flertal yrkesgrupper som är nationella bristyrken. I nuläget finns en tillfredsställande bemanning men förvaltningen står inför stora pensionsavgångar de kommande åren och utmaningen ligger i att säkra bra kompetenser inom verksamheterna även fortsättningsvis. En viktig faktor i att vara en attraktiv arbetsgivare är att kunna erbjuda kompetensutveckling för såväl medarbetare som chefer. Utifrån behoven deltar cheferna i Region Hallands chefsutvecklingsprogram och andra interna utbildningsinsatser riktade mot ledarskapet. HFS har även deltagare i Morgondagens ledare. HFS medarbetare får såväl interna som externa utbildningsinsatser som prövas utifrån såväl individuella som verksamhetens behov.

10(40) 4. Produktion/tillgänglighet Hälsa och funktionsstöd exklusive hjälpmedelscentrum Prestationerna på barn- och vuxenhabiliteringen följer plan. Vuxenhabiliteringen har genomfört 764 fler insatser 2014 jämfört med 2013. Antalet vårdåtgärder har ökat på både barn- och vuxenhabiliteringen men framförallt på vuxenhabiliteringen. Den ökade tillgången till läkare i Kungsbacka, som tidigare var problematiskt, har ökat tillgänglighet till nybesök och återbesök till läkare. Nybesök har genomförts till 80 procent inom 60 dagar och till 93 procent inom 90 dagar på barnhabiliteringen. Inom vuxenhabiliteringen har tillgängligheten genomförts till 70 procent inom 60 dagar och till 96 procent inom 90 dagar. Tillgängligheten skiftar och är i hög grad beroende på om rätt kompetens finns tillgänglig. Fortsatt fokus på tillgänglighet i ledningsgrupp och på arbetsplatser krävs för att nå målen 80 procent respektive 100 procent. Kvinnohälsovårdens produktion av sjukvårdande behandlingar har ökat med totalt 535 besök dvs. en ökning med 1,3 procent i jämförelse med 2013. Antalet läkarbesök har ökat med 211 besök jämfört med 2013 dvs. en ökning med 8,9 procent. Läkarbemanningen har förbättrats sedan 2013. Kvinnohälsovården ser nu över sina tidsmoduler för olika typer av besök för en likriktning i Halland och inför ett regionalt samarbete vid telefonrådgivning och tidsbokning. Tillgängligheten till ABCD-samtal är 61,3 procent inom 7 dagar och 100 procent inom 30 dagar. Ungdomsmottagningarnas sjukvårdande behandlingar har minskat med 300 besök dvs. en minskning med 2,5 procent i jämförelse med 2013. Antalet läkarbesök har minskat med 139 besök i jämförelse med 2013. Läkarbemanningen, framförallt i Halmstad, har minskat på grund av en föräldraledig läkare samt att läkaren i Laholm har slutat. Produktionen för verksamheterna inom kommunikation ligger i fas med eller över planeringen. Det borttagna remisstvånget innebär ökad tillgänglighet som gör att patienter söker hjälp i ett tidigare skede av sin hörselnedsättning och allt fler medelålders och yngre individer finns i patientgruppen. Tillgängligheten är god och uppnår målen för omhändertagande inom 60 dagar. För juli är aktuell tillgänglighet 91 procent (Dako), 93 procent (hörselvården) och 86 procent (syncentralen) för omhändertagande inom 60 dagar. Tillgängligheten för hörapparatutprovningar inom 60 dagar är 82 procent. Andel väntande till hörapparatutprovning inom 60 dagar är 93 procent. Tolktillgängligheten är fortsatt hög, 98 procent. Tolkuppdragstiden ökar varje år och det är skrivtolkuppdragen som står för ökningen. Detta möts genom att utbilda fler tolkar med den kompetensen. Intäkter från bildtelefoniförmedling används för att möta det större personalbehovet.

11(40) Sjukvårdande behandling Utfall ack juli Utfall ack juli Förändring fg år Årsbudget % av 2013 2014 Antal % 2014 årsbgt Barnhab 11 113 11 210 97 0,9 % 20 200 55,5 % Vuxenhab 4 513 5 266 753 16,7 % 7 450 70,7 % Hörselv 11 460 13 055 1595 13,9 % 22 700 57,5 % Syncentr 2 051 2 293 242 11,8 % 3 500 65,5 % Dako 801 813 12 1,5 % 1 200 67,8 % KHV 42 404 42 939 535 1,3 % 67 300 63,8 % UM 11 952 11 652-300 -2,5 % 22 000 53,0 % Läkarbesök Utfall ack juli Utfall ack juli Förändring fg år Årsbudget % av 2013 2014 Antal % 2014 årsbgt Barnhab. 607 616 9 1,5 % 1150 53,6 % Vuxenhab 40 51 11 27,5 % 50 102,0 % Hörselv. 72 84 12 16,7 % 200 42,0 % Syncentr 15 5-10 -66,7 % 20 25,0 % KHV 2364 2575 211 8,9 % 4200 61,3 % UM 542 403-139 -25,6 % 900 44,8 % Planerad tillgänglighet till hörapparatutprovning inom 60 dagar 98,5 97,3 97,5 95,9 96,5 94,9 94,5 94,7 93,7 92,1 90,3 86,0

12(40) Hjälpmedelscentrum 100,0% 90,0% 80,0% 70,0% 60,0% 50,0% 40,0% 30,0% 20,0% 10,0% Lagervaror med leverans inom 5 arbetsdagar Beställningsordra r med leverans inom 15 arbetsdagar Avhjälpande underhåll avslutat inom 10 arbetsdagar Högprioriterade varor med leveranstid inom 2 arbetsdagar jan-juli 2013 96,6% 93,9% 90,2% 100,0% jan-juli 2014 96,9% 92,9% 94,2% 100,0% jan-juli 2013 jan-juli 2014 Samtliga områden ligger på samma nivå jämfört med 2013, förutom avhjälpande av underhåll, som ökat. Förbättringen med att lägga teknisk service och hjälpmedelscentrums egna chaufförer under samma chef visar på vinster. Det är inte möjligt att med dagens resurser öka måluppfyllnaden mycket mer. Antal mottagare med hjälpmedel 35 000 34 000 33 000 32 000 31 000 30 000 29 000 jan-12 jan-13 jan-14 Antal mottagare med hjälpmedel jul-12 jul-13 jul-14 Antal mottagare med hjälpmedel 31 106 32 481 34 199

13(40) Antal huvudhjälpmedel hos mottagare 250000 200000 150000 100000 50000 0 Antal mottagare med hjälpmedel jul-12 jul-13 jul-14 Antal mottagare med hjälpmedel 187819 206978 231674 Såväl antalet mottagare av hjälpmedel som antalet huvudhjälpmedel ökar kontinuerligt. Den totala kostnaden för kunderna ökar trots att hjälpmedlen inte blivit dyrare. 5. Kvalitet Habiliteringen går in i ett nytt kvalitetsregister under 2014 för att öka kvaliteten och kunna följa upp insatser för små barn med autism och för stöd till föräldrar. Detta görs på bred front i hela Sverige. Arbetet är baserat på evidensmaterial som är framtaget inom habilitering nationellt. Kvinnohälsovården följer via Graviditetsregistret gravidas levnadsvanor och frågar om eventuell våldutsatthet. Detta dokumenteras och följs. Kvinnohälsovården följer även upplevd kvalitet vad gäller bemötande, delaktighet, tillgänglighet och trygghet. 85 procent av de kvinnor som kallas till cellprovscreening kommer på provtagning. Den ökade hörsamheten beror bland annat på att kvinnohälsovården infört en gemensam telefonrådgivning för cellprovspatienter samt att patologen ändrat sina kallelserutiner. Ungdomsmottagningarnas gemensamma vårdrutiner implementeras nu regionalt. Arbetet med effektivisering i verksamheten fortsätter och mätningar pågår av processindikatorer. Kommunikations enkätresultat visar på gott bemötande och upplevd kvalitet. Resultaten visar att hjälpmedelskostnaderna är lägre i Halland och produktionen är för hörselvården högre än i jämförbara landsting. Två ärenden till Patientnämnden rörande tillgänglighet för tidsbokning, båda är hanterade och återkoppling har skett till både patient och patientnämnd.

jan-juli 2013 jan-juli 2014 14(40) HMC UM KHV Hab Kom Rehab Summa Antal avvikelser 94 24 145 43 37 0 343 Antal avslutade 74 23 143 42 37 0 319 Antal riskbedömda 73 23 135 41 37 0 309 Antal avvikelser 89 28 76 29 53 2 277 Antal avslutade 80 16 46 24 39 2 207 Antal riskbedömda 80 24 58 30 46 2 240 6. Uppföljning av regionens beslutade policys Verksamheterna bedrivs enligt Region Hallands policys. Genom APT sker samverkan. Genom medarbetarsamtal, lönesamtal och lönesättande samtal samt medarbetarenkäter drivs den formella medarbetarpolicyn. I princip samtliga medarbetare har deltagit i utbildningen Miljö för alla och miljöombud finns på samtliga enheter. Alla inköp görs efter Region Hallands avtal och arbetsmiljöpolicyn följs. Arbetsmiljö finns som stående punkt på APT-agendan. Skyddsronder genomförs årligen. Samverkansgrupp finns inom samtliga basenheter. Genomgång av likabehandlingsplan görs på APT årligen. De inköp som görs sker enligt gällande regler och eventuella investeringar planeras i en långsiktig investeringsplan. Margareta Ödman Driftnämndens ordförande Gun Harplinger Förvaltningschef

2014-04-14 15(4 0) BILAGA 7 Mål och inriktning 2014 Driftnämnden Öppen specialiserad vård Hälsa och funktionsstöd I detta dokument redovisas driftnämndens mål och inriktningar för att genomföra det uppdrag för 2014 som nämnden har mottagit från hälso- och sjukvårdsstyrelsen. Verksamhetsplan för Hälsa och funktionsstöds verksamhet 2014 ska sedan fastställas av förvaltningschef med utgångspunkt från detta inriktningsdokument. Förslag på åtgärder för ekonomisk balans framgår av bilaga 1. Driftnämnden kommer att fastställa en riktlinje för nämndens uppföljning när riktlinjerna för regionens uppföljning 2014 är fastställd. Förvaltningschefen ska till driftnämnden återredovisa måluppfyllelse och vid avvikelser från mål och inriktning redovisa analys av orsaker och åtgärder. Texten i de färgade rutorna är hälso- och sjukvårdsstyrelsens (HSS) uppdrag till driftnämnden HÄLSA Mål: Hälsan i befolkningen ska vara jämlik och bland de tre bästa i Sverige Täckningsgraden för cellprovsscreening i Halland ska öka. HSS uppdrag genomförs genom Driftnämndens mål att täckningsgraden ökas till 90 procent. Driftnämndens uppdrag till förvaltningschefen att säkerställa fortsatt god generell täckningsgrad samt att genomföra utvecklingsarbete mot riktade grupper med lägre täckningsgrad. Kommentar Inom området med cellprovsscreening har ett samarbete inletts med Salut-projektet i Halmstad. Från och med våren 2014 innehåller varje kallelse information på nio språk för bättre förståelse för utlandsfödda kvinnor. Under vecka 20 deltog Halland tillsammans med Västra Götaland och Skåne i cellprovsveckan. Detta kommunicerades medialt i TV, radio och tidningar, även inom sociala media

16(40) som Facebook, Instagram och Twitter. Affischer och flyers fanns på mottagningarna. Patientföreningen Ung cancer var involverad. I framtiden planeras ett utökat samarbete med patientorganisationer. En ambulerande buss hade två stopp i Halland, i Ullared samt på Andersberg i Halmstad. I höst startar ett förbättringsarbete med att ringa upp de patienter som uteblivit sex år från att ta sitt cellprov. Detta i enlighet med det vårdprogram för cervixcancer som Västra Götaland fastställt men som ännu inte godtagits i Halland. Arbetet för att få till stånd ett nytt kallelsesystem pågår med syfte att få bättre utdata på kvalitetsvariablar. Utveckla arbetet med personer med begynnande eller utvecklad övervikt och fetma. HSS uppdrag genomförs genom Driftnämndens uppdrag till förvaltningschefen att säkerställa att kompetens inom motiverande samtal finns. Driftnämndens uppdrag till förvaltningschefen att utveckla riktlinjer för hantering av identifierad övervikt och fetma i samverkan med andra vårdgivare. Särskild uppmärksamhet riktas mot ungdomar. Kommentar Kvinnohälsovårdens och ungdomsmottagningarnas barnmorskor är utbildade i MI-metoden. Vid nyanställning ingår detta i introduktionsplanen. Kvinnohälsovården och ungdomsmottagningarna har tagit fram ett arbetsmaterial vad gäller grunduppdrag och gränssnitt. Här ingår även omhändertagandet och identifieringen av övervikt och fetma. VÅRD Mål: Invånarna ska erbjudas god och jämlik hälso- och sjukvård Säkra förekomst och efterlevnad av rutiner och riktlinjer för identifiering, dokumentation och omhändertagande avseende våld i nära relationer. HSS uppdrag genomförs genom Driftnämndens uppdrag till förvaltningschefen att säkerställa att rutiner och riktlinjer för identifiering, dokumentation och omhändertagande avseende Kommentar Kunskap om våld i nära relationer har spridits på APT inom kommunikation. Kuratorerna på respektive enhet har ett huvudansvar för kunskap kring omhändertagande.

17(40) våld i nära relationer upprättas, efterlevs och följs upp. Utreda och kostnadsberäkna möjligheten till att inrätta döv-team. HSS uppdrag genomförs genom Driftnämndens uppdrag till förvaltningschefen att genomföra utredningen. Utreda behov av tillgänglighet inom hörselvården till exempel i inlandskommunerna. HSS uppdrag genomförs genom Driftnämndens uppdrag till förvaltningschefen att genomföra utredningen. Inom habiliteringen ansvara för att i samverkan med Driftnämnden Psykiatri fortsätta arbetet med tydliggörande av gränssnitt. HSS uppdrag genomförs genom Driftnämndens uppdrag till förvaltningschefen att genomföra utvecklingsarbete i samverkan med psykiatrin med syftet att tydliggöra gränssnitt och underlätta vårdprocessen. Ha fortsatt ansvar för uppdraget kring tillgänglighet i avvaktan på eventuellt nytt beslut utifrån kommande förstudie. HSS uppdrag genomförs genom Driftnämndens uppdrag till förvaltningschefen att säkerställa fortsatt hantering Genomgång har skett i samband med arbetsmiljörond på samtliga enheter inom habiliteringen. Kvinnohälsovården och ungdomsmottagningarna har arbetat fram en rutin för våld i nära relationer som är framtagen utefter Region Hallands övergripande rutin. Rutinen är implementerad via respektive mottagnings APT. Inom kvinnohälsovården görs uppföljning via Graviditetsregistret. Ungdomsmottagningarna arbetar på en uppföljningsrutin via VAS. Kommentar Omvärldsanalysen kommer att vara klar i slutet av augusti och därefter ska förslaget formuleras. Förslaget beräknas vara klart i slutet av september. Kommentar Kommer att slutföras i höst. Kommentar Planering för fortsatt arbete finns för hela hösten 2014. Kommentar Uppdraget genomförs enligt plan.

18(40) av aktuellt uppdrag. Mål: Invånarna ska ha stort inflytande och vara mer delaktiga i vården Medverka i och driva införandet av nya e-hälsotjänster samt vidta de verksamhetsåtgärder som krävs för att utveckla detta i syfte att stärka patienternas delaktighet. HSS uppdrag genomförs genom Driftnämndens mål att införa integrerad tidbokning via Mina vårdkontakter (MVK) för ungdomsmottagningen. Driftnämndens uppdrag till förvaltningschefen att säkerställa utveckling av e- Hälsotjänster inom förvaltningen. HSS uppdrag genomförs genom Driftnämndens uppdrag till förvaltningschefen att fortsatt utveckla delaktighet i verksamheterna mot att möta människor utifrån perspektiven delaktighet, inflytande och mångfald. Prioriterade grupper är ungdomar och personer med funktionsnedsättningar. Kommentar Samtliga verksamheter inom kommunikation når målet 60 procent. Samtliga verksamheter, exklusive Tolktjänst, är beredda att öppna tidbokning i Mina vårdkontakter för hallänningar så snart tekniken och kopplingen till VAS finns. Habiliteringen når till 65 procent upp till måluppfyllnad för Mina vårdkontakter efter juli månad. e-hälsotjänster Mina vårdkontakter för barn upp till 13 år får nya rutiner och möjligheter från juni 2014. Nya utskick med information till alla patienter från augusti. Kvinnohälsovården uppnår regionens mål avseende Mina vårdkontakter till 105 procent och ungdomsmottagningen till 97 procent. Utöver rehab-/habiliteringsplaner följer kommunikation via brukarråd och enkätundersökningar brukarnas behov av insatser. Förslagslådor och möjlighet att lämna synpunkter via hemsidor finns också. Kommunikation och habiliteringen deltar på nationell nivå i utveckling inom området. Inom habiliteringen pågår kontinuerligt arbete med utveckling av delaktighet för barn och ungdomar i sin habiliteringsplanering. Inom habiliteringen fortsättning på projekt för att få barn och ungdomar delaktiga i idrottsrörelsen planeras.

19(40) Förbered verksamheten för och bidra till ett friare val av hjälpmedel. HSS uppdrag genomförs genom Driftnämndens uppdrag till förvaltningschefen att bidra med kompetens i projektet samt säkerställa att verksamheterna anpassas till ett friare val av hjälpmedel. Mål: Vården ska vara säker och ges med hög kvalitet Delta i framtagandet av relevanta handläggningsöverenskommelser och annat gränsdragningsarbete. HSS uppdrag genomförs genom Driftnämndens mål att identifiera och påbörja minst en handläggningsöverenskommelse inom angeläget område. Driftnämndens uppdrag till förvaltningschefen att utveckla samverkansformer och vårdprocesser med andra aktörer både internt i Region Halland och externt. Kommentar Berörda chefer har deltagit i projektet som har tagit fram förslag till en modell för ett införande. Arbetsgrupp med medarbetare har bidragit till modellen. Brukarorganisationen har hållits informerad om projektet. Kommentar Arbetsgrupp med extern ledning har påbörjat arbete med att ta fram handläggningsöverenskommelse mellan psykiatrin och habiliteringen och arbetet planeras bli klart under hösten. Kvinnohälsovården och ungdomsmottagningarna har arbetat fram ett grundmaterial vad gäller gränssnitt och samverkan. Detta arbetsmaterial tydliggör även samverkansområden och utvecklingsbehov. Hörselvården Öron-, näs och halskliniken (ÖNH) Syncentralen Ögonkliniken Region Halland samtliga halländska kommuner, gällande hjälpmedelsansvaret Delta i relevanta kvalitetsregister och uppnå hög täckningsgrad i dessa samt vidta förbättringsarbete utifrån resultat. HSS uppdrag genomförs genom Driftnämndens mål att varje kvalitetsregister genererar underlag för minst en förbättring i verksamheten årligen. Kommentar Kommunikation: Har träffar med nationell företrädare för registret vuxna med grav hörselnedsättning. Deltar i Hörselbron, kvalitetsregister för

20(40) Driftnämndens uppdrag till förvaltningschefen att säkerställa att verksamheterna deltar i relevanta kvalitetsregister. hörapparatutprovningar, barnhörselskaderegistret, utveckling av nationellt register kring synrehabilitering samt Nysam, tolktjänst, hörselvård och syncentral där det för närvarande är fokus på kvalitetsparametrar. Habiliteringen: Fortsatt utvecklingsarbete inom området Cerebral pares (CP) för vuxna. Utöka gruppen vuxna som följs med kvalitetsregistret CPUP. Nytt kvalitetsregister HabQ införs under 2014. Samtycke från föräldrar och insamling av uppgifter pågår. Kvinnohälsovården deltar i det nationella kvalitetsregistret Graviditetsregistret samt i det nationella kvalitetsregistret för cervixcancerprevention/process ( Cytburken ). Båda registren ger säkerställd statistik 1 gång/år. Våren 2014 startade ett förbättringsarbete med att säkerställa inmatning i Graviditetsregistret. För att tillfullo kunna arbeta med kvalitetsvariablar i Cytburken behövs ett verksamhetsanpassat kallelsesystem. Ärendet ligger för närvarande i E- rådet. Samtliga berörda förvaltningar ska delta i utbildningen och införandet av RGS-webb (Råd-Givning-Stöd) för beslutstöd. HSS uppdrag genomförs genom Driftnämndens uppdrag till förvaltningschefen att utreda möjligheten att införa RGS-webb inom kvinnohälsovården. Inom Hälsa och funktionsstöd ta fram och eventuellt revidera grunduppdragen inför beslut av HSS. Gränssnitten ska särskilt beaktas. Områdena som berörs är: Kommentar Kartläggning har påbörjats. Kommentar

21(40) Habiliteringen Ungdomsmottagningen Kvinnohälsovården Dako Hörselvården Syncentralen Tolktjänst HSS uppdrag genomförs genom Driftnämndens uppdrag till förvaltningschefen att ta fram grunduppdrag för aktuella områden. Chefer och medarbetare på förvaltningen ska beredas möjlighet att vara delaktiga i arbetet. Gränssnittet ska särskilt beaktas. REGION HALLAND SOM ARBETSGIVARE Mål: Region Halland ska 2015 komma på topp fem över landets mest attraktiva arbetsgivare inom regioner och landsting Att verksamheten medverkar i regiongemensamt arbete för att stärka Region Hallands konkurrens- och attraktionskraft som arbetsgivare. HSS uppdrag genomförs genom Driftnämndens uppdrag till förvaltningschefen att aktivt medverka i Region Hallands arbete att stärka konkurrens- och attraktionskraften som arbetsgivare. Mål: Medarbetarna ska uppleva Region Halland som en bra arbetsgivare Att verksamheten fortlöpande utifrån regionens värdegrund utvecklar medarbetaroch ledarskapet. Chefer ska ha rimliga villkor att utöva sitt ledarskap. Män och kvinnor ska ges lika möjlighet till chefsutbildningar. HSS uppdrag genomförs genom Gemensam struktur för arbetet har tagits fram i Hälsa och funktionsstöds ledningsgrupp. Inventering av hur det ser ut i landet är gjort. Förslag kring grunduppdragen kommer att skrivas under hösten. Grunduppdrag kommer att tas fram i samarbete mellan chefer och medarbetare under september. Kommentar Kommentar Översyn är påbörjad i ledningsgruppen. Utmaningen

22(40) Driftnämndens mål att samtliga chefer ska ha förutsättningar att utöva sitt ledarskap. Driftnämndens uppdrag till förvaltningschefen att säkerställa hög grad av delaktighet för chefer och medarbetare i verksamhetens utveckling. att vara chef över en spridd länsövergripande verksamhet är komplicerad. Samtliga mottagningar har regelbundna APT vilket möjliggör delaktighet för alla medarbetare och verksamheterna har en gemensam samverkansgrupp. Likabehandlingsplan tas upp vid skyddsronder. Att aktivt delta i genomförandet och uppföljningen av regionens personalpolicy i sin förvaltning. HSS uppdrag genomförs genom Driftnämndens mål att samtliga chefer och medarbetare ska vara insatta i personalpolicyn. Driftnämndens uppdrag till förvaltningschefen att genomföra implementeringen av Region Hallands personalpolicy. Mål: Region Halland ska ha rätt kompetens ur ett långsiktigt helhetsperspektiv Att lönebildningen används som ett instrument för kompetensförsörjning och stimulans av medarbetares engagemang och bidrar till verksamhetens utveckling. HSS uppdrag genomförs genom Driftnämndens uppdrag till förvaltningschefen att säkerställa att löneöversynsprocessen inom förvaltningen håller hög kvalitet. EKONOMI Utveckla ansvarstagande för kostnadskontroll och produktionsstyrning på lägsta lämpliga nivå i verksamheten. HSS uppdrag genomförs genom Driftnämndens uppdrag till förvaltningschefen att säkerställa att samtliga chefer har ekonomiskt ansvar och befogenheter inom sitt område. Kommentar Arbetet är inte påbörjat på grund av att personalpolicyn ej är fastställd regionövergripande. Kommentar Med undantag av två arbetsplatser har samtliga haft besök av personalstrateg på APT och informerats om löneprocessen. Alla medarbetare har erbjudits lönesamtal. Kommentar Månatlig ekonomiuppföljning på alla nivåer med dialog om kostnadseffektivitet. Attestordning finns och uppdateras kontinuerligt. Arbetet med produktions- och kapacitetsplanering har kommit olika långt på de olika enheterna. En

23(40) utbildningsinsats har genomföras under våren. MILJÖ Mål: Miljö och klimatprofilen ska vara tydlig, långsiktig och föredömlig Koldioxidutsläppen från Region Hallands tjänstresor ska minska med minst fem procent jämfört med år 2013. Driftnämndens uppdrag till förvaltningschefen att verka för en ökning av antal möten på distans. Videokonferenser genomförs vid alla möten där det är relevant. Resor görs i största möjliga mån med tåg alternativt samåkning. Telefonmöten och videomöten har genomförts då det är möjligt.ytterligare videoutrustning kommer att införskaffas där det finns behov. Rutin finns hur telefonmöten planeras och genomförs och en rutin för resekort är framtagen.

24(40) Hälso- och sjukvårdsstyrelsens uppdrag till driftnämnder och lokala nämnder 2014 Rapportering av samtliga deluppdrag ska ske till hälso- och sjukvårdsstyrelsen i uppföljningsrapport 1 och 2 samt slutrapportering i årsredovisning 2014. Förklaring Status Röd Uppdraget följer inte planeringen eller är inte påbörjat Gul Uppdraget följer delvis planering/pågår Grön Uppdraget följer plan eller är avslutat HSS uppdrag till samtliga driftnämnder Uppdrag Följer inte plan Följer plan delvis Följer plan Kommentar HÄLSA Mål: Hälsan i befolkningen ska vara jämlik och bland de tre bästa i Sverige Arbeta i enlighet med hälsofrämjande hälsooch sjukvård. X Pågår i alla verksamheterna. VÅRD Mål: Invånarna ska erbjudas god och jämlik hälso- och sjukvård

25(40) Ge vård på rätt vårdnivå i enlighet med LEONprincipen (Lämpligaste Effektiva Omhändertagande Nivå) och som en del i detta uppdrag säkra att patienten (åter)-remitteras till närsjukvården då specialistvårdens resurser inte längre behövs. Säkra förekomst och efterlevnad av rutiner och riktlinjer för identifiering, dokumentation och omhändertagande avseende våld i nära relationer. Medverka i arbetet med kommande förändringar av hemsjukvården. X X Patienter remiteras och överförs till kommun eller primärvård. Utbildningsinsats för chefer i förvaltningen har genomförts. Har inte varit aktuellt under perioden. Mål: Invånarna ska ha stort inflytande och vara mer delaktiga i vården Medverka i och driva införandet av nya e- Hälsotjänster samt vidta de verksamhetsåtgärder som krävs för att utveckla detta i syfte att stärka patienternas delaktighet. X I stort sett samtliga verksamheter inom Hälsa och funktionsstöd når Region Hallands mål. Fokusera särskilt på ett arbets- och förhållningssätt som aktivt främjar invånarens inflytande och delaktighet. X Arbete pågår i alla verksamheterna. Regionhandikapprådet är engagerad i regional samverkan (taktisk grupp funktionsnedsättning) och Friare val av hjälpmedel. Mål: Vården ska vara säker och ges med hög kvalitet Delta i framtagandet av relevanta handläggningsöverenskommelser och annat gränsdragningsarbete. X Arbete habilitering-psykiatri pågår. Delta i aktuella mätningar och nå resultat som är X Alla verksamheter inom handikappverksamheten deltar i Nysam.

26(40) nationellt ledande samt visa ständiga förbättringar över tid. Delta i relevanta kvalitetsregister och uppnå hög täckningsgrad i dessa samt vidta förbättringsarbete utifrån resultat. Delta i systematiskt kvalitets- och förbättringsarbete i syfte att minska vårdrelaterade skador samt kvalitetsbristkostnader. Samtliga berörda förvaltningar ska delta i utbildningen och införandet av RGS-webb (Råd- Givning-Stöd) för beslutstöd (1177). KOMMUNIKATIONER X X X Alla verksamheter deltar i adekvata kvalitetsregister. Arbete med avvikelser. Patientsäkerhetsmätning. Pågår. Mål: Invånarnas och företagens tillgång till e-tjänster ska öka Samtliga vård- och tandvårdsmottagningar ska erbjuda invånartjänsterna Mina vårdkontakter och ett basutbud av tjänster. Varje mottagning ska öka antalet ärenden som kommer in från invånare via Mina vårdkontakter med minst 20 procent under 2014. X Pågår. Region Halland som arbetsgivare Se bilaga personaluppföljning EKONOMI Inom nämndens verksamhet skapa delaktighet och förståelse för verksamhetens ekonomiska helhet och som en del i detta uppdrag utveckla X Arbete pågår

27(40) ansvarstagande för kostnadskontroll och produktionsstyrning på lägsta lämpliga nivå i verksamheten. HSS uppdrag till Driftnämnden Öppen specialisera vård Uppdrag Följer inte plan Följer plan delvis Följer plan Kommentar HÄLSA Mål: Hälsan i befolkningen ska vara jämlik och bland de tre bästa i Sverige Täckningsgraden för cellprovsscreening i X Halland ska öka. Utveckla arbetet med personer med begynnande eller utvecklad övervikt och fetma. VÅRD Mål: Invånarna ska erbjudas god och jämlik hälso- och sjukvård Utreda och kostnadsberäkna möjligheten till X att inrätta döv-team. Utreda behov av tillgänglighet inom hörselvården till exempel i inlandskommunerna. Inom habiliteringen ansvara för att i samverkan med Driftnämnden Psykiatri fortsätta arbetet med tydliggörande av gränssnitt. Ha fortsatt ansvar för uppdraget kring tillgänglighet i avvaktan på eventuellt nytt beslut utifrån kommande förstudie. X X Kvinnohälsovården och ungdomsmottagningarna har tagit fram ett arbetsmaterial vad gäller grunduppdrag och gränssnitt. Här ingår även omhändertagandet och identifieringen av övervikt och fetma. Förslag beräknas vara klart i slutet av september. Kommer att slutföras i höst. X Planering för fortsatt arbete finns för hela hösten 2014. X Enligt plan.

28(40) Mål: Invånarna ska ha stort inflytande och vara mer delaktiga i vården Förbered verksamheten för och bidra till ett X friare val av hjälpmedel. Mål: Vården ska vara säker och ges med hög kvalitet Inom Hälsa och funktionsstöd ta fram och eventuellt revidera grunduppdragen inför beslut i HSS. Gränssnitten ska särskilt beaktas. Områdena som berörs är: habilitering ungdomsmottagning kvinnohälsovård Dako hörselvård syncentral tolktjänst X Arbete pågår och ska slutföras under hösten. Ekonomisk ersättning till Driftnämnden Öppen specialiserad vård Uppföljning per uppdragsgrupp. Se bilaga ekonomisk uppföljning samt mall.

29(40) BILAGA 9 Styrkort 2014 TILLGÄNGLIGHET Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Mål Väntande till ha.utprovn. inom 60 dgr 94,5% 94,7% 97,3% 98,5% 97,5% 96,5% 93,7% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% >80% Utförda ha.utprovn. inom 60 dgr 55,3% 74,9% 95,2% 93,6% 97,9% 94,4% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% >80% PRODUKTION, i relation till 2013 sjukv.behandling -Hkv 108,3% 107,8% 111,5% 109,6% 107,2% 108,2% 108,7% >100 -KHV 97,4% 98,3% 102,2% 101,5% 100,8% 101,7% 101,3% >100 -UM 88,2% 96,5% 99,7% 98,5% 98,1% 99,5% 97,5% >100 läkarbesök -Hkv 82,8% 97,3% 106,0% 98,1% 97,9% 104,1% 103,0% >100 -KHV 107,9% 110,0% 111,8% 110,4% 110,1% 111,6% 108,9% >100 -UM 78,0% 87,2% 82,8% 75,1% 73,5% 69,8% 74,4% >100 EKONOMI Avvikelse mot periodiserad budget -Hkv -162,5-413,0-1 808,2-2 852,9-2 568,6-3 185,2-2 384,4 >0 -KHV -272,3 277,2-84,0-303,0 174,0-167,4 608,4 >0 -UM -70,0-9,5 38,8 65,6 302,2 186,4 362,1 >0 -HMC 14,8-5,5-0,9-0,9-0,2 29,7-1,6 >0 Summa förvaltning -490,0-150,8-1 854,3-3 091,3-2 092,6-3 136,5-1 415,5 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 >0 Prognos -Hkv 0,0 0,0-1 500,0-1 500,0-1 600,0-1 600,0-1 600,0 >0 -KHV 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 >0 -UM 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 >0 Summa förvaltning 0,0 0,0-1 500,0-1 500,0-1 600,0-1 600,0-1 600,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 >0 PERSONAL Arbetad tid i relation till 2013 100,0% 105,0% 107,6% 97,6% 97,2% 108,1% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% Sjukfrånvaro 2014 4,6% 5,1% 6,0% 4,7% 4,0% 3,6% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0% 0,0%

2014-04-14 30(4 0) BILAGA 10 INTERN KONTROLL Återrapportering angående intern kontrollplan 2014 Driftnämnden Öppen specialiserad vård Enligt fastställt reglemente för intern kontroll ska respektive nämnd/styrelse varje år anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Driftnämnden Öppen specialiserad vård har fastställt en intern kontrollplan för Hallands sjukhus Halmstad och Hallands sjukhus Varberg samt Hälsa och funktionsstöd gällande verksamhetsåret 2014. Detta dokument är en uppföljning av fastställd intern kontrollplan i anslutning till uppföljningsrapport 2. Den interna kontrollplanen för 2014 omfattar sex områden, varav området arbetsmiljö endast återrapporteras i samband med årsrapport. Övriga områden återrapporteras i samband med uppföljning 1 och 2. 1. Patientomhändertagande Kontrollmoment - Att fastställda vårdriktlinjer efterlevs. Hälsa och funktionsstöd Att rutiner som finns i verksamheterna fungerar och följs upp i samband med genomgångar av vårdprocesserna. Samtliga inkomna avvikelser hanteras av avdelningschef och/eller medicinskt ledningsansvarig läkare. Om ny rutin behöver tas fram så förankras detta på APT. Om det är en högriskåtgärd, görs en händelseanalys. 2. Patientsäkerhet och kvalitet Kontrollmoment - Att struktur finns för att säkerställa att systematiskt patientsäkerhetsarbete bedrivs. Redovisning av struktur och arbetsmodell. Hälsa och funktionsstöd Patientsäkerhet för Hälsa och funktionsstöds verksamheter avser sekretess och informationsöverföring. Avvikelser hanteras i avvikelsesystemet. 3. Personal Kontrollmoment - Att kompetensförsörjningsbehovet på kort och lång sikt identifieras systematiskt på förvaltningsnivå.

31(40) För att fånga kompetensbehovet har arbetet delats in i olika aktiviteter med tydlighet i uppdrag och ansvar inom verksamheten, vilket beskrivs i tabellen nedan. Vad Hur Ansvarig Tydliggöra kompetensbehov på kort och lång sikt vid vakanser då behov av ersättningsrekrytering uppstår. Genom att upprätta kravprofil som tydliggör kompetensbehovet. Chef med stöd av HR-strateg vid behov. Tydliggöra och säkra individens kompetens i relation till uppdraget. Kartläggning/identifiering av verksamhetens kompetensbehov för att nå mål och uppdrag. Modellen är ett stöd för att definiera kompetenskrav för olika funktioner eller för en hel arbetsgrupp. Modellen synliggör befintlig kompetens och framtida kompetensbehov på arbetsplats-, grupp- eller individnivå. Kartläggning av medarbetarnas befintliga kompetenser. Inventering av framtida pensionsavgångar kopplat till olika yrkeskategorier. Via individuella utvecklingsplaner som diskuteras en gång per år i samband med medarbetarsamtalet. Med stöd av kompetensinventeringsmodellen Olivia. Genom registrering i Personec HR skapas förutsättningar för förvaltningen och regionen att arbeta med strategisk kompetensutveckling och kompetensförsörjning ur ett långsiktigt perspektiv. I samband med årsbokslut görs inventering av åldersstruktur kopplat till förvaltningens yrkeskategorier för att identifiera långsiktigt kompetensbehov kopplat till framtida pensionsavgångar. Respektive chef. Respektive chef. Medarbetarna ansvarar för att registrera sin kompetens i systemet och cheferna för uppföljning av registrering. Chef med stöd av HR-strateg.

32(40) 4. Ekonomi Kontrollmoment - Säkerställa att avskrivningar av investeringar sker enligt plan. Den största delen av anläggningsregistret är överfört från det tidigare ekonomisystemet MEA till Agresso. Genom att nya kontrollmetoder tillämpas kan man säkerställa att avskrivningarna kommer att ske enligt plan. 5. Ekonomi Kontrollmoment - Att delegationsordning finns för fakturahantering och att den efterlevs. En attestlista finns och ska efterföljas. Attestfunktionen och rättigheterna till att attestera behöver säkras i ekonomisystemet Agresso och systemets svagheter har tagits upp i ekonomichefsforumet. Hälsa och funktionsstöd Gun Harplinger Förvaltningschef

33(40) Bilaga till återrapportering intern kontrollplan 2014 Intern kontrollplan 2014 för Driftnämnden Öppen specialiserad vård Hälsa och funktionsstöd Område Kontrollmoment Kontroll-ansvar Kontrollmetod Rapportering Patientomhändertagande efterlevs. rapporterade avvikelser. årsrapport. Att fastställda vårdriktlinjer Genomgång av FC i bilaga till UR1, UR2 och OC/VC Att struktur finns för att säkerställa Patientsäkerhet Redovisning av struktur FC i bilaga till UR1, UR2 och att systematiskt patientsäkerhetsarbete SPoK/VC och kvalitet och arbetsmodell. årsrapport. bedrivs. Personal Arbetsmiljö Ekonomi Ekonomi Att kompetensförsörjningsbehovet på kort och lång sikt identifieras systematiskt på förvaltningsnivå. Att fastställd arbetsmiljöpolicy och arbetsmiljöriktlinjer följs och att system finns för att bedriva det systematiska arbetsmiljöarbetet. Säkerställa att avskrivningar av investeringar sker enligt plan. Att delegationsordning finns för fakturahantering och att den efterlevs. Personalchef/ HR strateg FC/Förvaltningsövergripande samverkansgrupp Ekonomichef/ Controller Ekonomichef/ Controller Redovisning av eventuella brister i förvaltningens systematik att identifiera kompetensförsörjningsbehovet på kort och lång sikt. Att fastställd arbetsmiljöpolicy och arbetsmiljöriktlinjer efterlevs i samband med skyddsrond på förvaltningsnivå. Kontroll av anläggningsreskontra. Stickprov för kontroll av efterlevnad. FC i bilaga till UR1, UR2 och årsrapport. FC i bilaga till årsrapport. FC i bilaga till UR1, UR2 och årsrapport. FC i bilaga till UR1, UR2 och årsrapport.

34(40) BILAGA 11 MILJÖ Hälsa och funktionsstöds miljö- och klimatprofil ska gälla hela verksamheten och vara tydlig, långsiktig och föredömlig med minskad miljöpåverkan Målfokus 2014 är minskad miljöpåverkan från tjänsteresor. Koldioxidutsläpp från lokala och nationella tjänsteresor ska minska. Status: Miljöpåverkan genom utsläpp av koldioxid från tjänsteresor redovisas för resor med bilpoolsbil. Det finns inte jämförbar statistik för de första sju månaderna 2014 utan en beräkning är gjord utifrån årsuppgifterna 2013. Antalet körda mil och därmed minskade koldioxidutsläpp från resor med bilpoolsbilar beräknas ha minskat med 40 procent. Det är en stor minskning, om det inte har skett motsvarande ökning med egen bil eller verksamhetsbilarna. Är det en reell minskning har troligen videokonferenser och digitala möten skett i större utsträckning samt att fler medarbetare har samåkt och åkt kollektivt. Årsuppföljning 2013 Delårsuppföljn 2 km ton CO2 km ton CO2 Bilpool 80765 17,154 Bilpool 27638 5,87 Verksamhetsbilar 757550 114,542 Verksamhetsbilar 0 0 % Egen bil 105830 22,478 Egen bil 51122 10,858 Beräknad förändring minskning med 41 % minskning med 17 %