Minnesanteckningar Referensgruppen för Licensverksamheten Torsdag den 6 mars, 2008

ANTAL SIDOR 1(12) Minnesanteckningar Referensgruppen för Licensverksamheten Torsdag den 6 mars, 2008 Deltagare: Eva Arndt Kling, Karlstads universitet Christer Björklund, Karolinska Institutet (eftermiddagen) Lars Björnshauge, Lunds universitet Louise Brunes, Södertörns högskola Catarina Ericson-Roos, Stockholms universitet Jette Guldborg Petersen, Malmö högskola Ulf Göranson, Uppsala universitet Marianne Hällgren, Linköpings universitet Tommy Johansson, Växjö universitet Kjell Jonsson, Umeå universitet Gunnar Lager, Kungl. Tekniska högskolan Terje Höiseth, Luleå tekniska universitet Gunilla Lilie Bauer, Riksdagsbiblioteket Agneta Olsson, Göteborgs universitet (eftermiddagen) Annsofie Oscarsson, Mälardalens högskola Morgan Palmkvist, Mittuniversitetet Snorre Rufelt, Sveriges Lantbruksuniversitet Annika Sverrung, Chalmers Tekniska högskola. Anmälda förhinder: Bengt Källgren, Regionbibliotek Västra Götaland Övriga närvarande från Kungl. biblioteket Frida Jacobson Gunilla Herdenberg (ordförande p. 1-7) Kari Stange (sammankallande, ordförande p. 8) Philippa Andreasson (minnesanteckningar) Åsa Hiort af Ornäs

ANTAL SIDOR 2(12) 1 Mötet öppnas Gunilla Herdenberg öppnade mötet och hälsade alla välkomna.. Deltagarna presenterade sig kort. 2 Godkännande av dagordningen Dagordningen godkändes. Inga övriga ärenden anmäldes. 3 Minnesanteckningar från föregående sammanträde Det noterades att utredningen från 2007 berörde både ansvarsbibliotek och licensverksamhet. Gunilla Herdenberg förklarade att detta samlade grepp bestämdes i KB:s nationella referensgrupp. Minnesanteckningarna lades sedan till handlingarna. 4 Rapport från verksamheten 2007 Kari Stange redogjorde för licensgruppens aktiviteter och händelser under året. Av deltagande institutioner i avtalen var 37 universitet och högskolor och 27 var övriga statligt finansierade men ickehögskoleanslutna forskningsinstitutioner. I gruppen forskningsinstitutioner har det tillkommit flera nya intressenter som har anslutit sig till avtalen. Det finns fortfarande ett antal Samverkansbibliotek som inte deltar i licensavtalen. Under 2007 omförhandlades 15 avtal. Ett avtal avslutades pga. för få medlemmar: ProQuest PIO/PAO. Omförhandlingen av avtalet för Nationalencyklopedin blev långdragen då leverantören sedan förra avtalsperioden hade ändrat prismodell. Samtliga 50 medlemmar förnyade dock avtalet inför 2008. Förra året köptes Blackwell Publishing av John Wiley & Sons. Detta gav en intressant situation då Karolinska Institutets bibliotek administrerar ett flerårigt Wiley-avtal (2007-2011) medan Blackwell-avtalet, som administreras av KB, skulle omförhandlas inför 2008. Uppköpet medförde att det tog tid att hitta rätt förhandlingspart. Slutligen tecknades ett nytt avtal för Blackwell-tidskrifterna för perioden 2008-2010. Avtalet för Oxford Scholarship Online ändrades under löpande avtalsperiod genom att utbudet av titlar utökades. Frida Jacobson

ANTAL SIDOR 3(12) beskrev hur konsortiet i detta sammanhang experimenterar med flexibilitet i e-boksmodeller. Resultatet av den enkät som genomfördes under det gångna året (Enkät 2007) ledde till konkreta förhandlingar för ett antal resurser som många av samverkansbiblioteken var intresserade av: Norstedts Akademiska Ord, e-tidskrifter från Taylor & Francis, Thomsons Biological Abstracts, BIOSIS Previews och Zoological Records, samt SAGE Eref och SAGE Backfiles. De två sistnämnda ledde fram till ett erbjudande till konsortiet, men för få intressenter anmälde sitt intresse för att ett centralt avtal kunde skapas. Förhandlingarna kring de övriga ovan nämnda resurserna ledde inte fram till erbjudanden. Frida förklarade att Norstedts vill erbjuda sin nylanserade produkt Norstedts Akademiska Ord direkt till studenterna och därför inte var intresserade av ett konsortieavtal. Kari beskrev att Taylor & Francis fortfarande inte kan erbjuda en tillräckligt attraktiv konsortielösning för e-tidskrifterna. Förhandlingen med Thomson Scientific om att utvidga Web of Knowledge-avtalet med Biological Abstracts, BIOSIS Previews och Zoological Records försvårades av att dessa resurser har en etablerad marknadstäckning i kombination med en oöverskådlig prisbild. Kari redovisade den finansiella uppföljningen av verksamhetsåret. KB administrerade 25 avtal som uppgick till ett värde av drygt 146,5 miljoner SEK. Avtalen som administreras av ansvarsbiblioteken (AB) uppgick till ett värde av totalt 34,8 miljoner SEK. Uppdelningen av kostnader i olika valutor för både AB-avtal och centrala avtal diskuterades. Det konstaterades att AB-avtalen har största delen av sina kostnader i USD och att de centrala avtalen har största delen i EURO. Anledningen till att de centrala avtalen har stora kostnader i EURO relateras till Elsevier:s Science Direct-avtalet. Licensgruppen arrangerade under 2007 det 9:e europeiska International Coalition of Library Consortia (ICOLC)-mötet i Stockholm. ICOLC är ett nätverk för konsortieaktiviteter. Mötet samlade 130 delegater från 26 länder. Värdskapet för arrangemanget lyfte fram KB och BIBSAMkonsortiets roll i licenssamarbetet i Sverige och internationellt.

ANTAL SIDOR 4(12) Traditionsenligt organiserades Konsortiedagen under hösten med över 80 deltagare. På mötet framkom att ett endagsmöte innebär mycket envägsinformation och licensgruppens ambition är att återuppta 2-dagars möten för att få mera dialog med deltagande representanter. Kari avslutade rapporten med att informera om deltagande i Library Advisory Boards. Leverantörer bjuder in representanter från olika kundgrupper till diskussion kring strategier, nya produkter, prismodeller etc. Förra verksamhetsåret deltog licensgruppens representanter i sådana diskussioner med Springer, Wiley-Blackwell och Oxford University Press. 5 Uppföljning efter utredningen Ansvar och licenser Gunilla Herdenberg informerade om pågående uppföljning efter utredningen Ansvar och licenser. Synpunkter som samlades in i samband med remissrundan ska tas med i det vidare arbetet. Efter diskussion i den Nationella referensgruppen har ett antal uppdrag till avdelningen for Nationell samverkan formulerats. Licensgruppen och handläggaren för ansvarsbibliotekssystemet arbetar nu vidare med dessa uppdrag. a) Modell för fortsatt distribuerad licensverksamhet Kari informerade om att den Nationella referensgruppen har gett avdelningen för Nationell samverkan i uppdrag att hitta en modell för fortsatt distribuerad licensverksamhet. Utgångspunkten för uppdraget är att ansvarsbibliotekssystemet inte ska finnas kvar 2009, men att delar av denna verksamhet ska kunna bedrivas vidare i andra former. En modell för fortsatt distribuerad licensverksamhet utanför ansvarsbiblioteksverksamhetens ram ska presenteras för den Nationella referensgruppen i september 2008, med implementering 2009. Kari berättade att licensgruppen har diskuterat idéer kring den framtida distribuerade licensverksamheten vid en workshop med licenshandläggare från AB-biblioteken. Det konstaterades att större åtaganden och långsiktig planering skapar ett mer robust system. ABhandläggarna anser att ämnesanknytning och koppling till institutionens eget kompetensområde är viktigt. Handläggarna på ansvarsbiblioteken

ANTAL SIDOR 5(12) saknar tillgång till administrationsverktyg och dokument som exempelvis IP-masterfil, FTE siffror, etc. I den efterföljande diskussionen nämndes att tillgång till enhetlig och tydlig information var viktigt, som exempelvis standardiserade avtal med lika villkor oavsett upphandlare. Kravet på kostnadseffektivitet måste också beaktas; fördelarna med distribuerad licensverksamhet måste vägas upp mot kostnaderna för ett sådant system. Representanter för bibliotek som i dag upphandlar som ansvarsbibliotek lyfte fram att de bidrar med en betydlig andel egen finansiering. b) Finansiering av licenssamordning Efter utredningen och remissvaren fanns behov av att förtydliga vad som gäller för finansiering av licenssamordningen. En fråga gäller huruvida KB redan genom anslaget från regeringen får betalt för licenssamordning. Kari berättade att Riksbibliotekarien har förtydligat att så inte är fallet. KB får ett generellt anslag för sitt samordningsuppdrag. KB har så aktivt valt att satsa resurser på licenssamordning som ett sätt att effektivisera informationsförsörjningen till högre utbildning och forskning. Den andra finansiella frågan är om KB som myndighet har rätt att ta in avgifter för licenssamordning, för att till exempel finansiera en höjning av ambitionsnivån för licensverksamheten. Ekonomichefen på KB Peter Olin har efter samtal med Ekonomistyrningsverket bekräftat att KB, om KB så vill, kan ta ut sådana avgifter. Gunilla Herdenberg underströk dock att det i nuläget inte finns några planer på att ta ut avgifter för licenssamordning. Hon summerade punkten med att konstatera att så länge konsortiemedlemmarna är nöjda, så fortsätter KB att arbeta enligt den nuvarande finansieringsmodellen. c) Målgrupper för licensverksamheten Utredningen och remissvaren efterlyste en utvärdering av en möjlig utvidgning av målgruppen för licensverksamheten utöver samverkansbibliotekens ram, exempelvis landsting, avknoppningsföretag m.m. Kari informerade om ett initiativ från

ANTAL SIDOR 6(12) Karolinska institutet, universitetsbiblioteket (KIB) där de i form av ett pilotprojekt ville testa utvidgning av tillgång till licensierat material för små myndigheter och avknoppningsbolag på KI:s campus. KIB har inspirerats av ett liknande projekt via Joint Information Systems Committee (JISC) i UK. Efter diskussion i den Nationella referensgruppen är det nu aktuellt att ge KIB i uppdrag att undersöka möjligheter för sådan utvidgad access. Uppdraget ska inkludera kartläggning av situationen vad gäller de s.k. avknoppningsbolagen med anknytning till universiteten/högskolorna. I diskussionen påpekades att universiteten uppmuntras alltmer till samarbete med myndigheter och företag och att samlokalisering på campusområdet blir allt vanligare. Gruppen var positiv till att uppdraget genomförs. d) Inflytandestruktur Gunilla Herdenberg beskrev det aktuella läget för inflytandestrukturen kring KB:s verksamheter. Riksbibliotekarien kommer att få ett Insynsråd. Detta råd ersätter den styrelse som tidigare fanns och kommer att verka parallellt med den Nationella referensgruppen och Forskarrådet. Riksbibliotekarie Nationell Referensgrupp Insynsråd Forskarrådet Under den Nationella referensgruppen skapas expertgrupper utifrån de behov som finns för strategisk utveckling inom olika områden (fn 5-6 stycken). Arbetsgrupper knutna till expertgrupperna skapas efter behov. En expertgrupp består av personer som representerar KB:s samarbetspartners. Gruppen ska vara rådgivande inför större diskussioner och förslag till beslut i Nationella referensgruppen. Gunilla berättade vidare att Referensgruppen för licensverksamheten ska omvandlas till en expertgrupp. Representanter till den nya gruppen kommer att nomineras av SUHF och fastslås vid den Nationella

ANTAL SIDOR 7(12) referensgruppens möte i maj. Kari betonade att en struktur måste skapas för att säkerställa representation för övriga icke-akademiska forskningsinstitutioner som till antalet utgör en betydande del av de deltagande institutionerna. Tanken är att ta in frågor relaterade till Samsök i samma expertgrupp och detta måste också speglas i gruppens sammansättning. Åsa Hiort af Ornäs, programansvarig för Samsök, underströk vikten av förankring av besluten kring Samsök-frågorna. Flera av referensgruppens medlemmar tyckte det var överraskande med sammanblandningen av licensverksamheten och Samsök i frågan om inflytandestruktur. Det påpekades att olika kompetenser behövs i diskussioner kring dessa olika verksamheter. Dock fanns det förståelse för att Samsök och licensverksamheten hänger samman i frågor om arbetsprocesser och att det kan finnas samordningsvinster i att föra samma angränsande verksamheter i samma expertgrupp. Referensgruppen efterlyste en expertgrupp med fokus på utvecklingsfrågor för alla LIBRIS-systemen samlat och menade att Samsök-frågor bättre passade in i ett sådant sammanhang. Det diskuterades hur stor expertgruppen för licensverksamheten skulle vara och vilka som skulle ingå i denna. Licensverksamhetens speciella karaktär gör representativitetsfrågan svårare jämfört med andra av KB:s samordningsverksamheter. Flera av gruppens medlemmar påminde om betydelsen av att de stora bidragsgivarna i licenskonsortiet får en plats i expertgruppen. Andra lyfte fram att även andra intressenter måste vara representerade. Samtidigt är det klart att alla som har ekonomiska intressen i avtalen inte kan sitta med i expertgruppen. Gunilla Herdenberg lyfte fram likheterna i finansiering av licenser och LIBRIS samkatalog. Kostnaden för katalogisering är dock inte lika transparent för huvudmännen. I en expertgrupp är uppgiften att bidra till verksamhetens bästa, inte att representera den egna institutionens intressen. En konkret uppgift för den framtida expertgruppen blir att utse arbetsgrupper som ska arbeta med specifika frågor. Kari lyfte fram ett exempel på en idag befintlig operativ arbetsgrupp; referensgruppen för Digitala Kartbiblioteket. Gruppen består av sakkunniga som stödjer KB i arbetet i anknytning till kartbiblioteksavtalet.

ANTAL SIDOR 8(12) Kari föreslog följande procedur för att utse arbetsgrupper med anknytning till expertgruppen för licensverksamheten: KB (licenshandläggarna) skickar en lista med förslag på lämpliga personer till expertgruppen. Expertgruppen kan godkänna eller föreslå ytterligare namn, med motivering. Den nuvarande referensgruppen har rollen som expertgrupp tills en ny sådan är formerad. Med detta upplägg kan arbetet med att få igång arbetsgrupper fortskrida under den tid som den nya expertgruppsstrukturen byggs upp. Diskussionen avslutades med att Gunilla och referensgruppen godkände föreslaget arbetssätt. e) Prismodeller, utvärdering Utredningen och remissvaren efterlyste en utvärdering av prismodellerna. Kari berättade att förslaget efter diskussion i den Nationella referensgruppen är att punkten återupptas vid ett senare tillfälle, då flera av de dyraste avtalen först ska omförhandlas inför 2011. Referensgruppen gav sitt stöd till att en arbetsgrupp med ansvar för utvärdering av prismodellerna utses senare. f) Internationella utblickar och jämförelser Utredningen och remissvaren efterlyste en internationell jämförelse av licensverksamheten. Uppdraget till licensgruppen från den Nationella referensgruppen är att presentera en kortfattad igenomgång av situationen i våra grannländer (Norden, Holland, UK) och identifiera best practice. Ärendet hanteras innan sommaren 2008. 6 Samsök Åsa Hiort af Ornäs beskrev några milstolpar sedan Samsök-projektet gick in i förvaltningsstadiet. Hon skissade på idéer till Samsöks fortsatta utveckling. Det finns från Samsöks sida behov av stöd till prioriteringar i form av en expertgrupp samt behov av arbetsgrupper för att kunna driva specifika frågor i nära kontakt med biblioteken. Projektet startade 2004. Systemet är inköpt från Fujitsu och är således inte ett LIBRIS-system. 41 samverkansbibliotek deltar i Samsökskonsortiet. Initialt delade deltagande medlemmar på en central instans men nu har 21 av medlemmarna en egen instans. Tre personer arbetar med support, drift och kommunikation med bibliotek etc. Tanken är att

ANTAL SIDOR 9(12) den centrala administrationen ska fungera effektivt och nyttja LIBRISpersonal. Exempel på frågeställningar som ska behandlas av expert- respektive arbetsgrupper är: ERM (Electronic Resource Management)-system Personalisering av egen instans Gränssnittet i SFX Vidare utveckling av SFX-menyn I diskussionen som följde ansåg flera av referensgruppens medlemmar att Expertgruppen för LIBRIS samkatalog vore en naturlig hemvist för dessa frågor. Andra ansåg att en biblioteksperson som är expert på Samsök oftast också har kunskaper om LIBRIS-systemen. Det påpekades att frågor kring utveckling av tjänster (som Samsök) är oberoende av frågor kring köp av innehållet (licensverksamheten). Åsa varnade för att de individuella institutionernas inköp och implementering av ERM-system kan innebära att den centrala administrationen av e-resurser blir mindre effektiv. Det framkom synpunkter om att detta inte var en fråga som KB bär ansvar för att lösa. Tydlig gränsdragning behövs om hur långt KB:s åtaganden och samordningsansvar sträcker sig. Det föreslogs att ett avtal rörande servicenivåer för Samsök skulle skapas. Åsa betonade vikten av att skapa ett forum för diskussioner avseende detta. Gunilla Herdenberg påminde om att ERM-frågan inte är ny. De institutioner som nu är inne i en inköpsprocess för ERM-system skulle kunna dra nytta av en specifikation som inkluderar problematiken kring harmonisering med Samsök. Det beslutades att Åsa/Samsökgruppen ska skapa en sådan specifikation. Punkten avslutades med att Åsa informerade om den kommande Inspirationsdagen för Samsöksbiblioteken den 2 april. 7 Centralt upphandlade e-resurser i LIBRIS Frida Jacobson beskrev hur arbetet med att få de centralt upphandlade e- resurserna in i LIBRIS samkatalog framskrider. Under våren påbörjas ett försök hos Karolinska Institutet, Universitetsbiblioteket (KIB).

ANTAL SIDOR 10(12) Resultatet ska rapporteras till Expertgruppen för LIBRIS Samkatalog och sedan till den Nationella referensgruppen. Problematiken med kontinuerliga förändringar i elektroniska kollektioner nämndes. Frida beskrev hur SFX tar emot uppdateringar från Knowledge Base - databasen och att alla ändringar kommer att uppdateras i LIBRIS. Detta är huvudfokus och den stora utmaningen för testen på KIB. I den följande diskussionen framkom synpunkter på att kvalitén på katalogposterna som kan skapas från SFX var dålig. Åsa berättade om möjligheter till automatisk enrichment av metadataposter och informerade om att uppdateringarna från Knowledge Base sker på månadsbasis. Med globala användare som fokuserar på frågor avseende datakvalitet och lämplighet i den nyligen formerade arbetsgruppen KBART inom UK Serials Group (UKSG) förväntas förbättringar inom detta område. Ilona Johansson från Samsöksgruppen är Kungl. bibliotekets representant i KBART. 8 Det vidare arbetet och prioriteringar 2008- a) Avtalsförnyelser inför 2009 Kari presenterade listan över 10 avtal som ska förnyas inför 2009. Omförhandlingen med American Chemical Society kommer att innebära en övergång och anpassning till ACS:s nya prismodell. b) Nya avtal? Intressekartläggningen Enkät-2007 Philippa redogjorde för resultatet av förra årets kartläggning av intresset för nya resurser, Enkät 2007. Med utgångspunkt i enkätsvaren ställdes konkreta frågor till referensgruppen kring tolkning och prioriteringar: Ska vi prioritera ämnesområdet humaniora? Referensgruppen menade att det finns en önskan om fler e-böcker och tidskriftspaket inom humaniora, men att de ekonomiska begränsningarna lyser igenom i enkätsvaren i form av svalt intresse för humanioraresurser. Har vi redan täckt in de stora, mest efterfrågade resurserna? Gruppen påminde igen om de ekonomiska realiteterna. Sannolikt närmar vi oss en smärtgräns vad gäller möjligheten för biblioteken att gå med i nya avtal.

ANTAL SIDOR 11(12) Behöver urvalskriterierna för prioritering av nya resurser ändras? (Många intresserade; endast avtal som följer KB:s principer; betydande konsortiefördelar jämfört med individuella avtal). Gruppen ansåg att kriterierna fortfarande håller och att ämnesområde som urvalskriterium inte behövs. Kostnadseffektivitet lyftes fram som det viktigaste kriteriet. Ska vi prioritera centrala avtal för backfiles? Diskussionen ledde till slutsatsen att backfiles är av intresse, men för de flesta bibliotek ligger sådana engångsköp utanför den vanliga budgetplaneringen. Gruppen ansåg att KB inte ska prioritera centrala avtal för arkiv/backfiles, men om möjligt skulle en schablonrabatt hos ett antal förlag kunna förhandlas fram. Sedan är det upp till varje bibliotek att köpa och skriva ett direktavtal med leverantören när de ekonomiska förutsättningarna finns. Under diskussionen påpekades vikten av att se kopplingen mellan det löpande avtalet och avtalet för backfiles. Annars kan en svårhanterlig situation uppstå där olika villkor gäller för olika årgångar av samma titel. I enkäten ställdes några frågor kring villkor och förvärvsmodeller för e- böcker. Enkätsvaren gav ingen entydig bild av bibliotekens preferenser. Även diskussionen på mötet illustrerade att det inte finns en entydig bild av hur e-böcker bäst ska förvärvas och hur ett bra e-boksavtal ska se ut. Till exempel fanns det skilda meningar om behovet av fjärrlånerättigheter för e-böcker; vissa ansåg det som inte särskilt viktig medan andra vill ha kvar fjärrlåneklausulen. Det konstaterades att många bibliotek skriver egna avtal med e-boksleverantörer och att användningsvillkoren blir olika. Om biblioteken accepterar standardvillkor i egna avtal (dvs. utan möjlighet till fjärrlån) kan det bli svårare att förhandla om bättre villkor senare. Det vore bra om licensgruppen kunde bidra med lämpliga klausuler som biblioteken kan försöka få in i egna e-boksavtal. En arbetsgrupp skulle kunna titta närmare på ovan nämnda frågor och komplettera med benchmarking; hur arbetar andra konsortier med e-böcker? Punkten avslutades med konstaterandet att det kan gå några år innan nästa enkät. Den nya expertgruppen får ta ställning till frågan. c) KB:s roll som avtalspart; juridiska aspekter

ANTAL SIDOR 12(12) Kari informerade om att KB:s verksjurist Jerker Rydén i samband med avtalsförnyelserna gör en översyn av de avtal som finns mellan KB och de olika leverantörerna. Juristen arbetar tillsammans med licenshandläggarna även med den formella relationen mellan KB och de deltagande institutionerna. Idag finns en förbindelse som på en övergripande nivå beskriver ansvar mellan parterna. Planen är att denna ska ersättas med en formell fullmakt samt en MOU (memorandum of understanding) som närmare beskriver arbetsordningen, reglerar betalningar, mm. Frågan väcktes hur detta påverkar avtalen som förhandlas av ansvarsbiblioteken. Kari menade att en liknande formell struktur behövs för alla som tecknar avtal å övriga institutioners vägnar. Fullmakten som nu tas fram för KB:s del skulle kunna anpassas för att användas mellan AB-biblioteken och dess avtalsmedlemmar. Nödvändigheten av en fullmakt ifrågasattes. Kari berättade att vissa av leverantörerna redan tidigare har efterfrågat dokumentation om konsortiets formella struktur. Behovet av en fullmakt aktualiseras också av att vissa av Samverkansbiblioteken är stiftelser. d) Övrigt Ingen övrig punkt behandlades. 9 Övriga ärenden Kari tog upp en diskussion avseende produkten Urkund, en tjänst med inriktning mot plagiat av texter. Frågeställningen rörde sig runt en eventuell koppling mellan en sådan tjänst och klausuler i licensavtalen. Vissa av mötets deltagare ansåg att detta inte primärt är en biblioteksfråga. Andra menade att frågor kring plagiering kan ställa nya krav på biblioteken i framtiden. Vissa av de större biblioteken är redan inblandade i högskolans arbete kring plagiering. 10 Mötet avslutas Gunilla Herdenberg förklarade mötet avslutat och tackade deltagarna för deras närvaro och engagemang.