1 (5) HANDLÄGGARE TEL DIREKT DATUM Diarienummer Tomas Öberg 08-731 30 55 2016-10-05 OSN/2016:168 Joséphine Orling 08-731 31 75 Verksamhetsuppföljning av avtal utifrån Socialtjänstlagen (SoL) och Hälso- och sjukvårdslagen (HSL) Lillängen vård- och omsorgsboende Den redovisade uppföljningen är en del av Lidingö stads samlade uppföljning och ger inte en fullständig bild av verksamhetens kvalitet. Andra uppföljningsmetoder är bland annat brukarundersökningar, individuell brukaruppföljning samt den information om patientsäkerhetsarbetet som framgår i tillgängliga vårdgivares patientsäkerhetsberättelse. Förvaltningens synpunkter och bedömning- (SoL) Lillängen vård- och omsorgsboende är beläget i Nacka strax utanför Stockholm. Boendet är fördelat på tre våningsplan med 27 platser för omvårdnadsinriktning och 18 platser med demensinriktning. Totalt rymmer boendet 45 lägenheter, med i dagsläget en person som kommer från Lidingö stad. Boendet har trevliga balkonger och en uteplats. År 2013 blev Lillängen demens certifierat via Vardagas demensakademi. Vid uppföljningen var ordinarie verksamhetschef sjukskriven. (Förvaltningen informerades senare om att hon inte kommer att återgå i tjänst). Vid mötet närvarade istället tillförordnad verksamhetschef, fortsättningsvis benämnd verksamhetsansvarig. Inom verksamheten finns en person anställd som aktivitetsansvarig, som har tjänstgöring även på helgerna. Utbudet av aktiviteter planeras bland annat i ett så kallat aktivitetsråd. Exempel på aktiviteter som verksamhetsansvarig berättar om är bingo, sång, utflykter etc. Verksamheten arrangerar månadsvis boenderåd. I dessa mötesforum deltar de boende och eventuella anhöriga och diskussioner om utbud av kost och måltidssituationer. Verksamhetsansvarig berättar att hon skickar månadsbrev till anhöriga samt bjuder in till anhörigträffar. Förvaltningen ser positivit på när verksamhetsansvarig berättar att anhöriga bjuds in till studiecirklar om demenssjukdomen via leverantörens sammarbete med demensakademin. Verksamheten har även utbildade reflektionshandledare som tillsammans med övriga medarbetare reflekterar över etiska ställningstaganden kopplade till demenssjukdomen. Verksamheten har ett eget matkoncept och alla maträtter komponeras tillsammans med dietist. Måltiderna tillagas i stor utsträckning på enheten. Verksamhetsansvarig berättar POSTADRESS Lidingö stad Omsorgs- och socialförvaltningen 181 82 Lidingö BESÖKSADRESS Stockholmsvägen 50 TELEFON 08-731 46 00 vx E-POST omsorg.social@lidingo.se INTERNET www.lidingo.se
2 (5) att om de boende inte önskar den maträtt som serveras finns alltid en annan rätt att tillgå och även den tillreds ofta från grunden. Verksamheten har ett ledningssystem för kvalitet med hantering av avvikelser/klagomål. Till ledningssystemet finns i vissa fall rutiner beskrivna om hur arbetet ska utföras av berörda personer. Verksamhetsansvarig beskriver att hon vid arbetsplatsträffar informerar om förändringar i verksamheten eller rutiner, samt använder sig av e-post för att kommunicera information till medarbetarna. Verksamheten bedöms ha en låg frånvaro bland personalen och för att säkerställa kontinuiteten av medarbetarna för de boende arbetar leverantören med kontaktmannaskap. Verksamheten har bemanning dygnet runt. Verksamheten har ett digitalt system för löpande social journalföring. Vid granskningen kontrollerades en social journal. Den visade bland annat att det fanns en aktuell genomförandeplan men att den sociala journalföringen saknade värdeord och upprättad i kronologisk ordning. Åtgärder och förbättringar Brister som uppmärksammats i uppföljningen Utifrån uppföljningen bedöms att verksamhetsansvarig inte är insatt i ledningssystemet och de rutiner och arbetssätt som Vardaga centralt reglerat. Verksamhetsansvarig kan inte redogöra för på vilket sätt inkomna klagomål och avvikelser ska hanteras, eller på vilket sätt de kan användas som förbättringsområde i verksamheten. Vardaga har i sitt ledningssystem rutiner om hur leverantören ska arbeta med frågeställningar inom muta, gåva och testamente. Vid uppföljningen framkom det att verksamhetsansvarig av oklar anledning inte använder eller går igenom dessa rutiner tillsammans med medarbetare. Vardaga har också centrala rutiner om de boendes rätt till egen tid med sin kontaktperson. Vid uppföljningen kan inte verksamhetsansvarig informera om eller beskriva ifall rutinerna efterlevs inom verksamheten. Det står därför oklart ifall de boende informeras om möjligheten. Verksamhetsansvarig berättar att verksamheten saknar både individuella och generella kompetensutvecklingsplaner för medarbetarna. För att leverera en trygg och säker vård- och omsorg ska Lillängen vård- och omsorgsboende arbeta med nämnda brister. Verksamheten måste se över Vardagas ledningssystem för kvalitet och utifrån det lokalt anpassa de områden som bedöms nödvändiga, samt göra dem kända hos medarbetarna. Lillängen vård- och
3 (5) omsorgsboende ska senast 2017-03-31 inkomma med en åtgärdsplan som visar hur leverantören kommer till rätta med bristerna. Förbättringsbehov som uppmärksammats i uppföljningen Vid granskningen av genomförandeplanerna saknades personen bakom planen. Planerna uppfattas därför mera som ett arbetsblad för personalen. Genomförda åtgärder/förbättringar kommer att följas upp vid nästa avtalsuppföljning. Övriga synpunkter Inga. Förvaltningens synpunkter och bedömning- (HSL) Vårdgivarens ledningssystem innehåller de styrdokument som krävs för att säkerställa den hälso- och sjukvård som bedrivs inom ansvarsområdet. Samtliga styrdokument finns på vårdgivarens intranät men även i pärmar. All personal har åtkomst både till intranät samt pärmar. Vårdgivarens patientsäkerhetsberättelse finns tillgänglig på vårdgivarens hemsida. www.vardaga.se Vid en genomläsning av patientsäkerhetsberättelsen och hur det förhåller sig i verksamheten ställer sig uppföljaren tveksam till korrektheten till uppgifterna i patientsäkerhetsberättelsen. Den sedan ett par år tillbaka utsedda verksamhetschefen/tillika föreståndare medverkade inte vid uppföljningsbesöket. Därmed ansvarade den sedan ett par veckor utsedda tf verksamhetschef för att besvara utskickade frågeställningar kring hälso- och sjukvården. Till sin hjälp vid uppföljningsbesöket hade hon under viss tid en gruppchef samt den på enheten halvtid stationerade sjukgymnasten/fysioterapeuten. Den nu beskrivna bedömningen omfattar därmed både ett nuläge samt hur det kan ha förhållit sig över tid. Tf verksamhetschef informerar om att hon sedan februari 2016 uppdragits att fullgöra det som berör hälso- och sjukvårdsarbetet på enheten. I uppdraget ingick även att vara enhetschef för den legitimerade personalen. Vid besöket presenterades vårdgivarens styrdokument för hälso- och sjukvården samt befintliga lokala rutiner. Rutiner som främst sjuksköterskorna använder sig av i det dagliga arbetet. Omfattning av lokala rutiner som bör finnas utifrån vårdgivarens styrdokument för hälso- och sjukvården saknas inom många områden. Muntligt beskrivs rutiner för arbetsätt och arbetsmetoder men de är inte dokumenterade. Kännedom om befintliga styrdokumenten i vårdgivarens ledningssystem är hos
tillfrågade begränsade. Vid efterfrågan görs sökningar på relevanta styrdokument, vilka då går att finna i vårdgivarens ledningssystem. Utifrån avtalskraven ställs även frågor kring omfattning och vilka egenkontroller som utförs i verksamheten. Resultaten förevisas men där uppföljarna ställer sig frågande till huruvida resultatet av egenkontrollen är i överensstämmelse om hur det förhåller sig. Oklart är om förutsättningarna har getts och information inhämtats från vårdgivaren/verksamhetschef för att tf verksamhetschef ska kunna fullgöra sitt uppdrag på ett tillfredställande och patientsäkert sätt. En journal kunde efter samtycke genomläsas av uppföljaren. Brister fanns i den journalen i både omfattning och tid. Den var inte uppdaterad inom det intervall som vårdgivarens styrdokument föreskriver. Positivt är att tf verksamhetsansvarig upplevs ha ett engagemang för att de boende ska få en god vård- och omsorg. Leg. sjuksköterska finns stationerad alla dagar kl. 08.00-17.00. Tid därutöver ansvarar sjuksköterskepatrull för sjuksköterskeinsatser vid behov. Leg. arbetsterapeut finns i verksamheten tre dagar per vecka. Leg. sjukgymnast/fysioterapeut finns i verksamheten två dagar per vecka. Leg. dietist finns enligt uppgift att tillgå för råd och stöd via företaget. 4 (5) Åtgärder och förbättringar Brister som uppmärksammats i uppföljningen Upprätta lokala rutiner utifrån vårdgivarens ledningssystem inom HSL. Implementera ledningssystemet och lokala rutiner. Följa upp att rutiner efterlevs i det dagliga arbetet. Förutsättningar och stöd behöver vårdgivaren tillse att verksamhetsansvarig får så denne kan fullgöra sitt uppdrag på ett patientsäkert sätt utifrån lagstiftningens och beställarens krav. Förbättringsbehov som uppmärksammats i uppföljningen Styrdokument och lokal rutin för informationsöverföring bör upprättas. Lidingö stads rutin och kostnadsansvar för medicinsk fotvård behöver följas för att säkerställa att berättigade lidingöbor får det. Om möjligt tydliggöra i vårdplaner vem som ansvarar för att fullgöra viss vårdåtgärd. Se över hur och om dietistinsatser kan tillgodoses via vårdgivarens försorg. Tillse att ansvarig läkarorganisations överenskommelse finns tillgänglig och är känd i verksamheten. Genomförda åtgärder/förbättringar kommer att följas upp vid nästa avtalsuppföljning.
Övriga synpunkter Eftersom aktuella uppgifter för riskbedömningar saknas går det inte att se huruvida vårdplaner behöver upprättas inom tillfrågade riskområden. 5 (5) Verksamhet Vårdgivare Vardaga Metod Platsbesök i verksamheten och intervju med verksamhetsansvarig och personal. Genomgång av ledningssystem, rutiner och dokumentation inom SoL och HSL. Medverkande Tomas Öberg, Lidingö stad Joséphine Orling, Lidingö stad Oliva Radojkovc Marianne Wikberg Simon Befattning Verksamhetsuppföljare (SoL) Medicinskt ansvarig sjuksköterska T.f. Verksamhetschef Gruppchef Sjukgymnast