INFORMATION FRÅN VITEC VITEC Nyhetsdokument Vitec Teknisk Förvaltning Version 1.59 feb 2017 VITEC Affärsområde Fastighet www.vitec.se infofastighet@vitec.se Växel 090-15 49 00 GÖTEBORG: REDEG 1 B, 426 77 V. FRÖLUNDA KALMAR: SVENSKNABBEVÄGEN 25, BOX 751, 391 27 KALMAR, VÄXEL: 0480-43 45 00 LINKÖPING: SNICKAREGATAN 20, BOX 472, 581 05 LINKÖPING MALMÖ: RUNDELSGATAN 16, 211 36 MALMÖ STOCKHOLM: LINDHAGENSGATAN 116, BOX 30206, 104 25 STHLM, VÄXEL: 08-705 38 00 UMEÅ: TVISTEVÄGEN 47, BOX 7965, 907 19 UMEÅ VÄSTERÅS: KOPPARBERGSVÄGEN 17, BOX 209, 721 06 VÄSTERÅS ÖSTERSUND: PRÄSTGATAN 51, 831 34 ÖSTERSUND, VÄXEL: 08-705 38 00
Innehåll Inledning... 3 Ny funktionalitet... 3 Appen... 3 Nytt grafisk utseende i appen... 3 Sökning i appen... 5 Bättre hantering av länk till TF-app... 5 Handläggare sätts på nytt ärende... 5 WSDL-information i mobileserver döljs nu... 5 Bättre hantering av streckkoder... 5 HLU... 5 Spärr för HLU-beställning på hyresgäst... 5 Tidigareläggningskostnad som belopp vid HLU... 5 Loggning... 5 Loggning av resurs även vid nyupplägg av åtgärd... 5 Logg på att SMS och e-post skickats på ärende... 6 Loggning av ändring av fakturabelopp vid besiktning... 6 Skapa nya intressenter/felanmälare i kundservice i Vitec Portal... 6 Intressentadministratör... 7 Felanmälare (intressent)... 7 Mina kontrakt... 7 Administrera intressenter... 8 Anteckningsfältet skickas med i påminnelse på avtal... 10 Möjlighet att klicka ur handläggare i filtret... 10 Övrigt-Listan visar fler alternativ... 10 Möjlighet att administrera nycklar från TF... 10 Besiktningar på uthyrningsbara objekt utan kontraktskoppling... 10 Timpris på tidtyp... 11
Inledning I version 1.59 lanserar vi ett nytt grafisk utseende på appen vilket har fått ett ljusare och mer lättillgängligt utseende. Appen har även fått en förbättrad och utökad sökfunktion vilket har varit efterfrågat länge. Vi har även gjort ett antal förbättringar kring loggning i systemet så att spårbarheten ska förbättras samt även infört möjligheten att lägga in prisuppgifter på tidstyper så att man kan styra priset per tidstyp istället för bara på resurs som tidigare Ny funktionalitet APPEN NYTT GRAFISK UTSEENDE I APPEN Teknisk förvaltning app har fått ett nytt utseende med nya färger och ikoner för att likna andra webbprodukter som utvecklas av Vitec. Nedan visas ett par exempel på hur det ser ut nu. Ikonförklaring: Tidrapportering Sortera och gruppera Dölj/Visa allt i paneler Sök 3
Uppdatera Avbryt Ok/bekräfta Objektstatus Historik Ring hyresgäst Ta ett ärende Ny besiktningsbokning Nytt ärende Ta bort Redigera Detaljer Ny felanmälan Skanna streckkod Ändra ronderingsordning Avläst mätare Radera streckkod Avbryt Spara och återgå Spara och nästa För detaljer om detta se lathund för de olika modulerna i appen. Dessa återfinns på följande länk: http://help.fastighet.vitec.net/tekniskforvaltningapp/lathund 4
SÖKNING I APPEN Sökresultat kan sorteras och grupperas. Hur många sökresultat som ingår i varje gruppering presenteras med en siffra på grupp-raden. Maximalt antal sökresultat som presenteras i appen är 500 st. Sökningen kan utföras på person (förnamn, efternamn eller personnummer) eller objekt (objektnummer, objektnamn, adress, postnummer, postort eller objekttypsnamn). Sökning kan göras på kombinationer av dessa egenskaper, tex förnamn och objektadress. Till hjälp kan även dessa tecken användas för att avgränsa sökningen: "" - Används för att söka på en specifik sökterm, tex "Anna Andersson" + - Används för att hitta gemensamma sökträffar för flera olika söktermer, tex "2 rum och kök" + "Anna" söker efter alla objekt av typen 2 rum och kök med en hyresgäst som heter Anna. BÄTTRE HANTERING AV LÄNK TILL TF-APP Om en användare är inloggad i TFAppWebb i webbläsaren och därefter öppnar en länk till TFAppWebben med en annan licens angiven i URL:en så ges användaren möjlighet att skapa bokmärke för nya licensen samt att användaren tvingas logga in i applikationen. HANDLÄGGARE SÄTTS PÅ NYTT ÄRENDE När en användare kopplad till en resurs som är handläggare skapar ett nytt ärende i Teknisk förvaltning app väljs denna resurs automatiskt i gränssnittet som handläggare på det nya ärendet WSDL-INFORMATION I MOBILESERVER DÖLJS NU Ingen WSDL-information presenteras för servicar publicerade i Mobileserver BÄTTRE HANTERING AV STRECKKODER Vi har ytterligare förbättrat hanteringen av streckkoder i Webbappen vilket gör att det nu ska bli lättare att tolka de bilder man tar. HLU SPÄRR FÖR HLU-BESTÄLLNING PÅ HYRESGÄST Specifika hyresgäster kan spärras från HLU via en inställning på personen. Rabatter kan då inte skapas för dessa personer. TIDIGARELÄGGNINGSKOSTNAD SOM BELOPP VID HLU Om en åtgärd som ska faktureras är en HLU-åtgärd så är det föreslagna beloppet att fakturera åtgärdens tidigareläggningskostnad, inte åtgärdens pris. LOGGNING LOGGNING AV RESURS ÄVEN VID NYUPPLÄGG AV ÅTGÄRD Vilken resurs som tilldelats en nyskapad åtgärd skrivs nu i åtgärdens logg. Även resurser som automatiskt tilldelats åtgärden skrivs åtgärdens logg 5
LOGG PÅ ATT SMS OCH E-POST SKICKATS PÅ ÄRENDE När en användare skickat ett mail på ett ärende loggas detta. Loggning sker även av när en notifiering skickats av systemet. LOGGNING AV ÄNDRING AV FAKTURABELOPP VID BESIKTNING Om beloppet som faktureras skiljer sig från beloppet som det beräknade beloppet är på besiktningen så loggas detta så att man kan se vem som gjort detta samt vad beloppet var innan ändring och efter ändring. SKAPA NYA INTRESSENTER/FELANMÄLARE I KUNDSERVICE I VITEC PORTAL I Vitec Hyra kan man ge hyresgäster behörighet att skapa nya intressenter och koppla dessa till sina kontrakt i Kundservice i Vitec Portal. Detta är bra om man till exempel har en hyresgäst som har många kontrakt och där man vill kunna ge dem möjlighet att lägga till felanmälare på respektive kontrakt. Ett exempel på när detta är användbart är när man hyr ut lokaler till utbildningsförvaltningar som själva kan lägga in vaktmästare som bara kan felanmäla på sin skola. För att ge en hyresgäst behörighet att administrera intressenter sätter man egenskapen Tillåts administrera intressenter på Mina Sidor enligt nedan. Denna person får sedan tillgång till menyvalet intressenter i Kundservice där den personen kan lägga upp nya intressenter och koppla dessa till sina kontrakt. Dessa intressenter kan sedan logga in och skapa felanmälan på de kontrakt de har blivit kopplade till. Hur man jobbar i Vitec Portal Kundservice beskrivs nedan. 6
INTRESSENTADMINISTRATÖR En ny roll intressentadministratör har tillkommit i Kundservice. En intressentadministratör är en hyresgäst som har behörighet att skapa andra intressenter som har rollen felanmälare. Felanmälare kan sedan kopplas till hyresgästens kontrakt av intressentadministratören. En hyregäst som inte är intressentadministratör kan inte administrera intressenter. Intressentadministratör är en utökning av rollen hyresgäst som skapar förutsättningar att delegera felanmälanprocessen. FELANMÄLARE (INTRESSENT) En felanmälare är en person som av en intressesentadministratör är utsedd att göra felanmälningar. Felanmälaren kan logga in och se sina felanmälningar samt skapa nya felanmälningar på de objekt man har tillgång till. Felanmälaren kan också se felanmälningar gjorda på gemensamhetsobjekt om man konfigurerat systemet så. En intressent har normalt inte ett personnummer utan tilldelas ett löpnummer i Vitec Hyra/TF. En intressent är en person i Vitec Hyra/TF, dvs. den återfinns i personregistret. Personen blir en intressent för ett enskilt kontrakt när den kopplas till det. Intressenten får då även en typ, t.ex. Felanmälare. Varje intressenttyp har i Vitec Hyra en inställning om intressenttypen skall användas på webben och därmed finnas tillgänglig i Kundservice. MINA KONTRAKT Under Mina Sidor återfinns nu sidan Mina kontrakt, vilken presenterar alla kontrakt för en hyresgäst/felanmälare. Listan innehåller objektnummer, objekttyp och adress, vilka samtliga går att filtrera på med filtreringsfältet. Listan kan visas i listvy och blockvy. Varje rad i listan innehåller länkar till: Felanmälan på objektet Kontraktsdetaljer Intressenter för kontraktet 7
ADMINISTRERA INTRESSENTER INTRESSENTLISTA Intressentlistan visar de intressenter som är giltiga, dvs. de intressenter vars fr.o.m.- och t.o.m.- datum är korrekta. INFOGA NY Intressentlistan innehåller en länk till sidan för att infoga en ny intressent. Sidan för ny intressent är av wizard-typ där intressentens personuppgifter matas in för att i nästa steg knytas med en roll till något/några av de kontrakt som är knutna till intressentadministratören. Efter att intressentens uppgifter angivits och intressenten kopplats till kontrakt, sparas intressenten. Samtidigt skickas ett välkomstmail innehållandes id för inloggning och instruktioner för att välja ett lösenord. 8
KONTRAKTLISTA En intressentsida med tre olika vyer; uppdatera intressent, kontrakt och koppla kontrakt har lagts till för felanmälare. Under fliken kontrakt listas de objekt/kontrakt som är länkade till intressenten och vilken roll intressenten har på objektet. KOPPLA KONTRAKT På intressentdetaljsidan finns funktionen Koppla kontrakt, där roll (felanmälare, kontaktperson) visas. Efter roll valts, visas en lista på intressentadministratörens tillgängliga kontrakt att koppla till intressenten. Om intressenten redan har en kopplad roll till något/några kontrakt, visas ej dessa kontrakt om samma roll väljs att koppla nya kontrakt med. Efter att roll och kontrakt valts, kan kopplingarna sparas och kontraktlistan för intressenten visas med de nya kopplingarna. 9
RADERA KOPPLING När användaren administrerar intressents kontaktuppgifter via Mina Sidor visas även de kontrakt som intressenten är kopplad till. Före varje enskild kontraktskoppling finns en kryssruta genom vilken intressenten kan raderas från kontraktet och därmed avsluta intressentens relation till kontraktet. Om intressenten är felanmälare innebär det att intressenten ej längre kommer kunna skapa felanmälningar på objektet kopplat till kontraktet. När användaren väljer att genomföra en radering visas en kontrollfråga huruvida användaren är säker på att genomföra raderingen. RADERA INTRESSENT En intressent kan aldrig raderas från systemet utan enbart dess kopplingar till kontrakt. ANTECKNINGSFÄLTET SKICKAS MED I PÅMINNELSE PÅ AVTAL Texten i beskrivningen på ett avtal presenteras i det påminnelsemejl som skickas av den schemalagda tjänsten MÖJLIGHET ATT KLICKA UR HANDLÄGGARE I FILTRET Om man har kopplat resurs till resurs så fylls handläggarträdet i med automatik. Det är nu möjligt att välja att klicka ur om man bara vill ha en handläggare och inte dess kopplade resurser. ÖVRIGT-LISTAN VISAR FLER ALTERNATIV I ärendedialogen har drop-down listan för valet Övrigt gjorts längre för att fler alternativ ska vara synliga utan att användaren behöver scrolla i listan. MÖJLIGHET ATT ADMINISTRERA NYCKLAR FRÅN TF I dialogen för objektsegenskaper kan nu nycklar administreras under fliken Nycklar. BESIKTNINGAR PÅ UTHYRNINGSBARA OBJEKT UTAN KONTRAKTSKOPPLING Besiktningar tillåts att inte vara kopplade till något kontrakt. I gränssnittet kan användare välja att koppla besiktningen till "- Inget valt -" 10
TIMPRIS PÅ TIDTYP På tidstyper går det nu i Grunddata att ange ett pris. Detta pris används som pris då tiden/ärendet ska faktureras. Saknas det ett pris på tidstypen tas priset/timme från den resurs som utfört tiden. 11