Uppföljning av Skoga vård- och omsorgsboende år 2017

SID 1 (11) Uppföljning av Skoga vård- och omsorgsboende år 2017 Bakgrund Verksamheten på Skoga vård- och omsorgsboende drivs av Humaniora vård och omsorg i kommunens egen regi. Skoga har 100 lägenheter uppdelade på fem våningar med två enheter per våning. Verksamheten har inriktningarna omvårdnadsboende, boende för personer med demenssjukdom samt korttidsboende. Omvårdnadsboendet har fyra enheter med tolv boende vardera, totalt 48 boende. Boendet för personer med demenssjukdom har fem enheter med åtta boende vardera, totalt 40 boende. Korttidsboendet har tolv platser. Staben för kvalitetsutveckling genomför årliga uppföljningar av verksamheten. År 2017 gjordes en uppföljning som omfattade granskning och genomgång av 11 kriterier; ledning och organisation, personal, samverkan, kvalitetsutveckling, ledningssystem, social dokumentation, självbestämmande, integritet, bemötande, aktiviteter och fritidsintressen samt säkerhet. Verksamheten har fått svara på en enkät som innehöll frågor kring de ovanbeskrivna kriterierna. För att uppföljningen ska återge en så heltäckande bild som möjligt av verksmaheten har enkätsvaren kompletterats med följande: Uppföljning av utvecklingsplan för 2017 Observation av måltidssituationen Granskning av verksamhetens arbete med fokusområdena Samtal med boende och personal Granskning av verksamhetens arbete med att säkerställa insatserna nattetid Uppföljning av 2017 års resultat av brukarundersökning i jämförelse med individuppföljningar Uppföljningsbesöket var föranmält och genomfördes den 7 december. Rutiner för introduktion av nyanställda, extern samverkan, mottagande av ny boende, hot och våld samt utbildningsplan för 2017 har begärts in och granskats. Verksamhetschefen har tagit del av rapporten och fått möjlighet att rätta till eventuella faktafel. SOLNA STAD info@solna.se Organisationsnummer 171 86 Solna Telefon 08-734 20 00 212000-0183 Besöksadress Stadshusgången 2 Fax 08-83 64 63 www.solna.se annika.wiechel@solna.se

SID 2 (11) Uppföljningsresultat Redovisningen nedan baserar sig på enkätsvar, redovisade åtgärder enligt utvecklingsplan, verksamhetens inrapportering av fokusområden, dialog med verksamhetschef samt enhetschefer, personal och boende, måltidsobservation. Ledning och organisation Verksamheten har en tydlig ledningsstruktur med tydlig ansvarsfördelning. I ledningsgruppen ingår förutom verksamhetschef tre enhetschefer och en kvalitetsutvecklare. Det finns tillgång till arbetsledning dygnet runt. Vid chefernas frånvaro ansvarar tjänstgörande sjuksköterska och trygghetsjouren för arbetsledning. Personalen känner till rutinen. Det finns flera och tydliga mötesformer mellan ledning och personal. Enhetschefer deltar bl.a. vid morgonrapport, teammöte och håller i APT för sina respektive enheter och verksamhetschef och enhetschefer deltar i kvalitetsråd. Personal och utbildning Vid nyanställning oavsett anställningsform strävar Skoga efter att rekrytera undersköterskor. Vid rekrytering får den sökande genomgå ett arbetsprov där bl.a. deras kunskap om fallprevention samt basala hygienrutiner testas. Det finns en tydlig checklista för introduktion av nyanställda. Introduktionen pågår i två dagar. Sommarvikarierna får ytterligare en heldags introduktion där utbildning i Demens ABC +, palliativ vård och Säker läkemedelshantering ingår. Personalen får handledning en gång i månaden utifrån behov. Det är ledningsgruppen som beslutar om i vilka frågor personalen behöver ha handledning och väljer ut vilka som kan/ska delta i handledningen. Exempel på områden är bättre sammanhållning och samarbete i grupp eller stötta medarbetaren att utvecklas i sin arbetsroll. Förutom handledning finns stående tid för reflektion för omvårdnadspersonal. Detta sker våningsvis en gång i månaden. All personal uppmanas att avsätta 10-15 minuter i slutet av sitt arbetspass för reflektion av hur dagen har varit. Detta uppskattas av personalen. Andel tillsvidareanställda på verksamheten är 72 %. Personalomsättningen är relativt låg. Under september 2016-september 2017 har fem personer valt att avsluta sin anställning på Skoga. 80 % av medarbetarna har en kompetensutvecklingsplan. Verksamheten har följt sin utbildningsplan. Några personal har under 2017 deltagit i bl.a. utbildning i IBIC (Individens

SID 3 (11) Behov I Centrum) och lågaffektivt bemötande. Utbildning i palliativ vård, demenssjukdomar har också erbjudits. Vid medarbetarsamtal diskuteras medarbetarens kompetensbehov. Personalen känner att ledningen är lyhörda för personalens önskemål och behov och erbjuder dem den utbildning som de behöver/önskar. Samverkan Överrapportering mellan yrkeskategorierna fungerar väl. I schemat finns tid avsatt för överrapportering. Skoga har sedan oktober 2017 övergått till ett nytt dokumentationssystem, Life Care utförare. Dokumentationssystemet är inte färdigutvecklat vilket försvårarar informationsutbytet mellan legitimerad- och omsorgspersonal. I väntan på en teknisk lösning sker den skriftliga överrapporteringen genom anteckningar i en avsedd pärm. Berörd personal ska signera när de har tagit del av informationen. Personalen tycker att den muntliga och skriftliga överrapporteringen fungerar väl. Verksamheten har en tydlig mötesstruktur. Personalen upplever att de har goda förutsättningar för att vara delaktiga i utveckling av verksamheten. På varje avdelning finns det en personal som är kvalitetsansvarig och en vice. Kvalitetsansvariga deltar i kvalitetsrådet. Där diskuteras nya rutiner, avvikelser, goda exempel lyfts och klagomål tas upp. Kvalitetsansvariga ansvarar för att kanalisera och föra informationen vidare till sina kollegor på respektive avdelning. På APT återberättar kvalitetsansvariga om hur arbetet med att informera om de nya rutinerna och/eller åtgärdsplaner har fortlöpt. Anteckning från mötena delges samtliga medarbetare via mail. Ett annat exempel på välstrukturerat möte är teammöten som sker enligt Triage modellen. Samtliga professioner deltar vid mötet och går igenom samtliga boende på en avdelning. Triage är en process för att sortera och prioritera insatser med utgångspunkt från de boendes aktuella hälsotillstånd. Bedömningen resulterar i färgerna röd, gul eller grön som anger vilka som ska prioriteras och vilka åtgärder som behöver vidtas. Åtgärderna följs upp kontinuerligt på morgonmöten och teammöten. Verksamheten har god samverkan med arbetsförmedlingen, lärosäten, volontärer och kompetensförvaltningen i Solna stad. Verksamheten tar emot extratjänster, undersköterskeelever, hälso- och sjukvårdsstuderande samt erbjuder sommarjobb till ungdomarna i Solna. Verksamheten saknar skriftlig rutin för extern samverkan. : Rutin för extern samverkan behöver upprättas. Av rutinen ska det framgå hur och när samverkan sker och vad syftet är. Ledningssystem

SID 4 (11) Kvalitets- och utvecklingsarbete På Skoga införs nya tankar och idéer i projektform. Om resultatet faller väl ut implementeras förbättringsförslagen i större skala. Personal ges möjlighet att vara delaktiga i verksamhetsutvecklingen. Förbättringsförslag tas fram tillsammans med personal och följs upp på kvalitetsrådet. Rutiner All personal har ett eget mailkonto dit information och minnesanteckningar skickas för påläsning. Enhetschef och Skogas kvalitetsutvecklare ansvarar för framtagande och uppdatering av rutiner. Kvalitetsansvariga är med i framtagande av rutiner. Personal informeras om nya rutiner på kvalitetsråd och APT och följsamheten följs upp på teammöten. Verksamhetens rutiner finns digitalt på den gemensamma mappen och än så länge även utskrivna i en pärm tillgänglig för personalen. Det finns planer på att under 2018 avveckla pärmen och samla allt på G-mappen. Riskanalys och egenkontroller Under 2017 har verksamheten gjort riskanalyser med anledning av byte av larmsystemet. Under 2017 har det saknats enhetschef på två av fem avdelningar. Under rekryteringstiden (ca 1,5 år) har det funnits en vikarierande chef på deltid. Resterande arbetsuppgifter har delats upp mellan andra i ledningsgruppen. Verksamheten har delvis identifierat och undanröjt möjliga risker som kunde uppstå pga. den långdragna rekryteringsprocessen. Enligt utvecklingsplan för 2017 har egenkontrollerna skett enligt plan bl.a. för att säkra innehållet i socialdokumentation, användning av checklista vid inflyttning samt överlämning av kvalitetsdeklaration vid inflyttning. Verksamheten ska utveckla arbetet med att fortlöpande och systematiskt bedöma om det finns risk för att händelser skulle kunna inträffa som kan medföra brister i verksamhetens kvalitet. Vidare ska verksamheten bedöma vilka negativa konsekvenser som skulle kunna bli följden av händelsen och vidta åtgärder för att förebygga eller minimera negativa konsekvenser. Utredning av avvikelser Det finns en tydlig rutin för avvikelserapportering. Personalen som kvalitetsutvecklaren samtalade med, ser avvikelserapporteringen som en del av verksamhetsutveckling. Avvikelser sammanställs och tas upp på kvalitetsrådet där orsak och verkan samt eventuella åtgärdsplaner tas fram. Fram till uppföljningstillfället har verksamheten inte anmält någon lex Sarah till beställaren. :

SID 5 (11) Verksamheten ska säkerställa att all personalen är väl förtrogna med bestämmelser om rapporteringsskyldighet enligt lex Sarah. Synpunkter och klagomål Det finns en skriftlig rutin för synpunkts- och klagomålshantering. Rutinen behöver kompletteras för hur muntligt framförda klagomål hanteras. Blankett avsedd för klagomål och synpunkter finns på enheterna. Återkommande klagomål tas upp med personal, analyseras och en åtgärdsplan tas fram. De boende har möjlighet att framföra sina synpunkter muntligt och skriftligt och vid Boråd. Flera av de boende som kvalitetsutvecklaren samtalade med nämnde att de har framfört sina synpunkter men inte har fått någon återkoppling. Enligt brukarundersökning vet 50 % vart de ska vända sig med synpunkter och klagomål. : Verksamheten behöver säkerställa att de boende får återkoppling på hur deras synpunkter och klagomål hanteras. Verksamheten behöver upprätta rutin för hur muntligt framförda klagomål ska hanteras. Social dokumentation Rutiner Skoga har under hösten 2017 övergått från Procapita till Life Care utförare. I samband med byte av dokumentationssystem har dokumentation enligt IBIC (individens behov i centrum) införts. Verksamheten har utsett några medarbetare som superanvändare vilka har deltagit i utbildning i socialdokumentation och har som uppgift att stötta sina kollegor på respektive avdelning. Staben för kvalitetsutveckling har hållit i utbildningarna och har regelbundna möten med superanvändarna för att hjälpa dem att implementera IBIC i verksamheten. Superanvändarna upplever att de har fått goda förutsättningar och stöd av verksamhetschefen för arbetet med att implementera IBIC och har påbörjat skrivit nya genomförandeplaner enligt IBIC. Målet är att genomförandeplanerna ska tydligt beskriva hur den enskildes behov ska tillgodoses så att en vikarie ska kunna utföra arbetet enligt planen. Skoga beräknar att i slutet av 2018 har all personal genomgått grundutbildning i socialdokumentation samt har påbörjat dokumentera enligt IBIC. Genomförandeplaner och löpande anteckningar Implementering av IBIC pågår för fullt på Skoga. Under tiden får personalen det stöd de behöver av ledningen. Uppföljning av socialdokumentation sker först hösten 2018 då de flesta har genomgått utbildning och har påbörjat dokumentera enligt IBIC.

SID 6 (11) Kvalitetssäkra insatserna nattetid Verksamheten ska med hjälp av det digitala verktyget Mobipen utföra egenkontroll för att säkerställa att insatserna nattetid utförs enligt den enskildes behov och önskemål. Verksamheten har lämnat in egenkontrollrapporter till staben för kvalitetsutveckling vid tre tillfällen och analyserat resultatet. Skoga har fokuserat på en våning i taget för att kunna hitta ett arbetssätt för att kunna erbjuda den enskilde en individanpassad omvårdnad nattetid. Resultatet av egenkontroller visar på att nattinsatser behöver individanpassas i högre utsträckning. Verksamheten behöver fortsätta utveckla ett arbetssätt för att erbjuda den enskilde personcentrerad omvårdnad. Självbestämmande och integritet, anhörigstöd Varje boende har en utsedd kontaktman. Vice kontaktman erbjuds inte. Den boende får information om att det finns möjlighet att byta kontaktman. Verksamheten säkerställer kontinuiteten genom att vid planerade frånvaro tillsätta de vikarier som känner de boende väl. Sommartid tillämpas två semesterperioder för att tillgång till ordinarie personal ska vara jämnfördelad över hela sommaren. Tillgänglighet, delaktighet och kommunikation Verksamheten har en skriftlig, lokal rutin för mottagande av ny boende. Verksamheten anordnar boendemöten fyra gånger per år för att informera om vad som är på gång och ta del av de boendes synpunkter och önskemål främst kring mat och aktiviteter. Flera av de boende som kvalitetsutvecklaren samtalade med nämnde att de har framfört sina synpunkter men inte har fått någon återkoppling. Verksamhetschefen anser att detta är ett utvecklingsområde och kommer att se till att i framtiden sker återkoppling på ett tydligare sätt. De boende önskar en förbättring avseende information om vilka som arbetar vid ordinarie personals frånvaro. Personalen upplever att de inte heller alltid får information om vem de ska arbeta med särskilt vid ej planerad frånvaro. Den senaste brukarundersökning visar att 37 % av de boende upplever att de får information om tillfälliga förändringar. Undersökningen visar också att de boende i större utsträckning upplever att personalen har tillräckligt med tid för att utföra arbete. Även möjligheten att kunna påverka vid vilka tider man kan få hjälp, har ökat. Information om tillfälliga förändringar behöver förbättras. Verksamheten behöver förbättra återkoppling till den enskilde i de fall synpunkt, önskemål eller klagomål har framförts.

SID 7 (11) Anhörigstöd Anhörigmöten anordnas två gånger per år. Verksamheten skickar inte ut informationsbrev med viss regelbundenhet. Information om månadens aktiviteter finns på hemsidan. Information på hemsidan kan med fördel utvecklas så att den omfattar all viktig information som rör verksamheten. Verksamheten har en väletablerad kontakt med stadens anhörigstödsteam vilka kan vid behov erbjuda anhöriga stöd och vägledning, enskilt eller i grupp. Bemötande, värdegrund All personal på Skoga har möjlighet till reflektion i slutet av arbetspasset. Handledning erbjuds till utvald personalen och reflektionstid erbjuds all personal. Värdegrundsledarna håller i reflektionsmöten varje månad. Verksamheten arbetar enligt Salutogen värdegrund, KASAM (känslan av delaktighet i ett sammanhang som är förståeligt och meningsfullt). Skoga har valt att under 2017 fokusera på att förbättra bemötandet vid inflyttning. Verksamheten följer upp bemötandet och analyserar vad eventuellt missnöje kan bero på för att undvika att liknande inträffar igen. Enligt brukarundersökningen upplever 92 % av de boende att personalens bemötande är mycket eller ganska bra. Mat och måltider Sedan september 2017 har Skogas kök och restaurang varit stängd. Maten levereras till Skoga i värmevagnar två gånger per dag under veckans alla dagar. De boende som kvalitetsutvecklaren samtalade med upplever en försämring i matens kvalitet även om maten fortfarande är god. Boendes synpunkter och önskemål om mat och måltiden fångas upp vid vårdplanering samt fortlöpande under kontaktmannatid. Några boende framför att deras önskemål om mat hörsammas delvis av ledningen. Vissa smärre ändringar i utbudet har skett utan att rådfråga de boende vilket inte uppskattas. De boende uppskattar särskilt när personal lagar mat/efterrätt från sina egna hemländer och bjuder de boende på det. Vid uppföljningstillfället observerades måltidssituationen på en demensavdelning. Det fanns tre småbord i matsalen och de boende satt två och två vid bordet. Omsorgsmåltid tillämpades. Maten presenterades för de boende men visades inte. Ett bord i taget serverades. Personal hjälpte alla boende med att få på sig en haklapp. Oklart varför då detta föreföll onödigt då några av boende inte verkade behöva ha en.

SID 8 (11) En boende behövde uppmuntras för att kunna äta. Behovet kunde inte tillgodoses vid observationstillfället. Personalen frågade vad de boende ville ha eller om de önskade mer mat på ett sånt sätt som inte var inte anpassat efter målgruppen, t.ex ställde personalen flera frågor i samma mening. Personalen var inte optimal placerad i förhållande till den som skulle få hjälp med maten. Hjälp med matning anpassades inte utifrån den enskildes takt utan gick något för fort. Enligt brukarundersökningen 2017 är 85 % av de boende nöjda med matens smak och 77 % upplever att måltiderna är en trevlig stund. Verksamheten behöver säkerställa att måltidssituationen på demensavdelningar är anpassad efter individens behov. Aktiviteter och utevistelser Kontaktman ska i samband med upprättande av genomförandeplan fråga om den boendes önskemål och intresse beträffande aktiviteter och utevistelser. Aktiviteter på våningen planeras en gång i veckan tillsammans med boende och personal. Gemensamma aktiviteter planeras av profilansvarig och rehabgruppen enligt önskemål från boende. Kulturombud från respektive våning planerar och ansvarar för aktiviteter en gång per månad. Kulturombuden ser till att våningen har ett utbud av musik och filmer samt att de ansvarar för att våningen ser inbjudande ut. Musikterapeuten har på avdelningarna med demensinriktning kartlagt boendes musikintresse och har utbildat personalen i vårdarsång. De boende tycker att det finns ett rikt utbud av aktiviteter på Skoga. En påstod att det ordnas många olika aktiviteter men ändå har antal deltagare sjunkit. En boende berättade att hon inte går till aulan för att det ekar i salen. En annan boende som behöver hjälp med att komma till aktiviteter, berättade att hon inte går till aktiviteterna för att hon inte vill belasta personalen med att be om hjälp. Begreppet egentid var inte känd hos de boende som kvalitetsutvecklaren tillfrågade. Dock visade det sig efter en stund att de får egentid med sin kontaktman, t.ex. görs det utflykter eller besök på shoppingcenter. Begreppet behöver förtydligas och de boende ska informeras om möjlighet att ha egentid med sin kontaktman. Skoga anordnar olika typer av aktiviteter i syfte att minska den upplevda ensamheten, t.ex. turas avdelningarna om att bjuda grannavdelningen på fika. Herrklubbar har provats på Skoga med mycket gott resultat. Verksamheten har lyckats minska den upplevda ensamheten. Enligt brukarundersökning 2017 har de boendes nöjdhet med aktiviteterna ökat från 63 % till 78 %. Däremot har resultatet gällande möjlighet till utevistelse minskat från 84 % till 75 %. Andel äldre som inte besväras av ensamhet har ökat från 36 % till 46 %.

SID 9 (11) Säkerhet Tystnadsplikt och sekretess Verksamheten har rutin för tystnadsplikt och sekretess. All personal skriver under denna när de har läst information om tystnadsplikt och sekretess. Personalen känner till vad inre och yttre sekretess innebär. Nyckelhantering Lägenhetsnycklarna förvaras i skåp med kodlås. Rutin för daglig kontroll av att alla nycklar är på plats finns. Privata medel Det finns ett egenkontrollsystem av privata medel och varje uttag och insättning hanteras enligt rutin. Idag saknas det en skriftlig överenskommelse med boende och eller anhöriga om vad privata medel ska användas till. Enligt verksamhetschef kommer detta att ses över i samband med uppdatering av genomförandeplanerna. Trygghetslarm Samtliga lägenheter är försedda med trygghetslarm. Larmsystemet har uppgraderats. Begräsnings-/skyddsåtgärder ordineras av HSL-personal efter samtycke från den enskilde. Några boende uttrycker en viss osäkerhet då de numera inte kan höra larmsignalen när de har larmat och dessutom har larmtavlan i korridoren, som tidigare lyste och ljöd vid larm, tagits bort. En boende klagar på att det krävs en viss styrka för att trycka på knappen och det händer att hon inte klarar av att det. En annan boende berättade att hon vid två tillfällen hade larmat men inte fått hjälp. Hon hade inte fått någon förklaring till varför hjälpen hade uteblivit. Larmstatistik kontrolleras varje månad. Verksamheten behöver säkerställa att egenkontroll av larmets funktionalitet utförs i tillräcklig omfattning. Hot och våld Rutinen för hot och våld finns men behöver kompletteras så att den omfattar åtgärder vid hot och våld mellan boende, från personal mot boende samt våld i nära relation. Av rutinen ska det framgå hur den ska uppmärksammas, rapporteras och följas upp.

SID 10 (11) Uppföljning av 2017 års resultat av brukarundersökning i jämförelse med individuppföljningar Sammanställning av genomförda individuppföljningar Biståndshandläggarna genomför en individuell uppföljning inom tre månader, två år efter inflyttning eller när behov uppstår. I samband med besöket intervjuas den enskilde utifrån biståndsbeslutet i syfte att säkerställa att den enskilde får den beviljade hjälpen på ett tillfredställande och kvalitativt sätt. Fram till den 19 december har 22 individuppföljningar genomförts på Skoga. Uppföljningsresultatet kan användas som ett komplemet till brukarundersökningen då vissa nyckelfrågor såsom bemötande, trygghet och nöjdhet är frågor som ställs årligen via Socialstyrelsens enkätundersökning vad tycker äldre om äldreomsorgen. I tabellen nedan presenteras en jämförelse i några utvalda områden. Område Genomsnitt positiva svar för Solna enligt ÖJ 2017 Andel positiva svar på Skoga enligt ÖJ 2017 Bemötande 91 92 86 Trygghet 85 91 86 Förtroende för 82 88 81 personal Besväras sällan 41 42 67 av ensamhet Möjlighet till utevistelse 61 71 50 Andel positiva svar på Skoga enligt individuppföljning 2017 Aktiviteter 69 78 77 Tillräckligt med 75 80 67 tid Måltidssituation 68 80 - Möjlighet att 64 59 - påverka vilka tider man får hjälp Sammantaget nöjdhet 83 90 90

SID 11 (11) Sammanfattande bedömning Skoga är en väl fungerande verksamhet där 92 % av boende är mycket eller ganska nöjda med boendet. Verksamheten har arbetat med 2017 års utvecklingsplan och nått mål i många områden såsom mat och måltidssituation samt aktiviteter. Rapportering mellan personalen och de olika yrkeskategorierna fungerar väl. Skoga har påbörjat ett utvecklingsprojekt för att förbättra socialdokumentation enligt IBIC. Verksamheten arbetar aktivt för att involvera medarbetarna i utvecklingsfrågor. Kvarstående utvecklingsområden utifrån uppföljning Verksamheten ska: Säkerställa att de boende får återkoppling på hur deras synpunkter och klagomål hanteras. Säkerställa att måltidssituationen på demensavdelningar är anpassad utifrån målgruppens individuella behov Förbättra information om tillfälliga förändringar till boende och anhöriga Utveckla arbetet med att analysera risker och upprätta åtgärdsplaner i syfte att föregå oönskade situationer som kan uppkomma i verksamheten. Säkerställa att egenkontroll av larmets funktionalitet utförs i tillräcklig omfattning. Säkerställa att all personalen är väl förtrogna med bestämmelser om rapporteringsskyldighet enligt lex Sarah. Upprätta rutin för hur muntligt framförda klagomål ska hanteras. Komplettera rutin för Hot och våld så att den omfattar åtgärder vid hot och våld mellan boende, från personal mot boende samt våld i nära relation Upprätta rutin för extern samverkan Verksamheten ska revidera sin utvecklingsplan utifrån denna uppföljning och utifrån årets resultat i Öppna jämförelser. Utvecklingsplanen ska vara omvårdnadsförvaltningen tillhanda senast den 26 februari 2018. Mona Zakeri Kvalitetsutvecklare