(dnr LED 1.1-2016/77) 1 (av 6) Malmö högskola, Styrelse, Jenny Wendle, Stabschef från sammanträde med Malmö högskolas styrelse den 12 februari 2016 Närvarande: Ledamöter Gun-Britt Fransson, forsknings- och utvecklingsdirektör, ordförande Eva Ahlgren, utbildningsdirektör Lars Dencik, professor Hamdija Jusufagic, VD Patricia Key, VD Anders Rubin, kommunalråd Kerstin Tham, rektor, professor Mats Greiff, professor Magnus Nilsson, professor Gunnel Svensäter, professor Jenny Börjeson, Studentkåren Malmö Marisol Pérez O Connor, Studentkåren Malmö Erik Karlsson, Doktorandkåren Personalföreträdare med närvaro- och yttranderätt Naser Eftekharian, OFR/S Micke Svedemar, SACO/S Övriga Susanne Wallmark, förvaltningschef Margareta Fallsvik, internrevisionschef Hans Lindquist, vice-rektor Staffan Ivarsson, tillträdande internrevisionschef Jenny Wendle, sekreterare Ann-Marie Öberg punkt 8-9 Elisabet Hammaburg punkt 8-9 Carl-Henrik Bonde punkt 9 Frånvarande: Sindra Petersson Årsköld, Senior Advisor, vice ordf Emil Eriksson, kommunikatör Cecilia Christersson, prorektor Karin Everlund, SEKO Charlotte Ahlgren Moritz, vice-rektor Postadress Malmö högskola Rektor Besöksadress Telefon Fax E-post jenny.wendle@mah.se Webb www.mah.se
(dnr LED 1.1-2016/77) 2 (av 6) 1 Öppnande av mötet Ordförande hälsar välkommen och förklarar mötet för öppnat. 2 Val av justeringsperson Styrelsen beslutar att utse Gunnel Svensäter att jämte ordförande och rektor justera dagens protokoll. 3 Fastställande av dagordning 4 Godkännande av protokoll från styrelsens sammanträde den 16 december 2015 Styrelsen beslutar att fastställa föreslagen dagordning. Styrelsen beslutar att godkänna protokollet och att lägga det till handlingarna. Informationspunkter: 5 Rapporter: a) Rektor informerar Presentation biläggs protokollet (bilaga 5 a). b) Öppna styrelseärenden Inga kommentarer till listan (bilaga 5 b). c) Lista över rektorsbeslut samt Inga kommentarer till listan (bilaga 5 c). remisser d) Studentkåren informerar Malmö studentkår håller val den 15 mars till fullmäktige. Just nu pågår förberedelser inför detta. En viktig fråga just nu är hur utbildningar med väldigt lite lärarledd tid ska kunna få mer resurser och hur högskolepedagogiken kan utvecklas. Kåren har deltagit vid årets konferens för nätverket INCLUDE och bl a presenterat arbetet inom Malmö University for Refugees. e) Doktorandkåren informerar Årsmöte har genomförts och en ny styrelse är vald. Ida Runge, doktorand på Fakulteten för hälsa och samhälle, är Doktorandkårens nya ordförande. Erik kommer dock att fortsätta företräda Doktorandkåren i Högskolestyrelsen.
(dnr LED 1.1-2016/77) 3 (av 6) Beslutspunkter: 6 Verksamhetsrapport från internrevisionen (Dnr LED 1.4-2016/8) Föredragande: Internrevisionschef samt förvaltningschef Förvaltningschefen menar att den interna hanteringen av åtgärder som styrelsen beslutat om med anledning av internrevision tidigare har brustit. Nu finns en tydlig rutin för att besvara rekommendationer och därmed tydliggörs också ansvaret för åtgärder. Mats påpekar ett skrivfel i rapporten på sid 1 ang tidsåtgången för internrevisionen. Styrelsen beslutar att godkänna verksamhetsrapporten från internrevisionen med korrigering av påpekad felskrivning på sid 1. 7 Dokumentation avseende intern styrning och kontroll i samband med årsredovisningen 2014 (Dnr Mahr 16-2015/727) Föredragande: Förvaltningschef Styrelsen ställer frågor kring det stora underskottet kopplat till centrumbildningen Medea och vill ha ett klargörande kring om detta kan upprepas eller är att betrakta som en unik händelse. Högskolan konstaterar att ett tydligt regelverk har funnits hela tiden men inte efterlevts och kontrollerna har inte varit tillfredsställande. Detta är nu uppmärksammat och åtgärder är vidtagna vilket ska säkerställa att situationen inte kan uppstå igen. Styrelsen beslutar att godkänna dokumentationen avseende intern styrning och kontroll. Punkten förklaras omedelbart justerad. 8 Årsredovisning 2015 (Dnr Mahr 28-2015/484) Föredragande: Rektor samt förvaltningschef Förvaltningschefen påpekar att regeringens uppdrag till Malmö högskola om att minst 50% av de nyrekryterade professorerna ska vara kvinnor inte uppfylls. Det beror på att år 2012 var andelen endast 12% - övriga år under perioden har andelen överstigit 50%. Styrelsen konstaterar att jämställdhet bland personal och studenter är en viktig fråga att diskutera vidare vid senare tillfälle. Styrelsen beslutar - att fastställa Malmö högskolas årsredovisning för 2015 i enlighet med bilaga samt - att lämna till rektor att göra eventuella justeringar av fel av ringa karaktär. Punkten förklaras omedelbart justerad.
(dnr LED 1.1-2016/77) 4 (av 6) 9 Budgetunderlag 2017 2019 (Dnr LED 1.3-2016/85) Föredragande: Rektor samt förvaltningschef En viktig förändring i årets budgetunderlag jämfört med tidigare år är att Malmö högskola tydligt betonar vikten av forskningsanknytning av all utbildning. Det innebär att Malmö högskola inte kan åta sig ett större utbildningsuppdrag om inte basanslaget till forskningen samtidigt ökar. Obalansen mellan utbildning och forskning är redan stor. Styrelsen beslutar att fastställa budgetunderlaget i enlighet med förslaget. Punkten förklaras omedelbart justerad. 10 Internrevisionsplan för Malmö högskola 2016 (Dnr Mahr 28-2015/694) Föredragande: Styrelsens ordförande samt internrevisionschef Förslaget från internrevisionens presenterades vid styrelsens sammanträde i december. Internrevisionen föreslår att styrelsen ska välja fyra av sex områden. Ordförande föreslår att styrelsen väljer tre områden och lämnar mer tid till löpande granskningar, inte minst med hänsyn till att verksamheten har en ny rektor och ny internrevisionschef som måste få utrymme att bedöma var behovet av granskning är störst. Styrelsen beslutar att välja tre av de granskningsområden som föreslagits av internrevisionen: - Styrprocessen - Kursvärdering - Fastighetsförvaltning samt att mer resurser därmed avsätts till ospecificerad granskning. 11 Internrevisionsrapport om hanteringen av kursplaner (Dnr Mahr 50-2015/658) Föredragande: Internrevisionschef samt förvaltningschef Rapporten och Malmö högskolas förslag på åtgärder presenteras. Styrelsen beslutar att uppdra till rektor att vidta åtgärder i enlighet med förslaget. 12 Malmö högskolas alkohol-, narkotika- och dopningspolicy (Dnr Mahr 19-2015/607) Föredragande: Förvaltningschef Dokumentet återremitterades förra styrelsemötet och revideringar har genomförts i enlighet med styrelsens synpunkter. Styrelsen beslutar att godkänna föreslagen policy.
(dnr LED 1.1-2016/77) 5 (av 6) 13 Mandatperiod för lärarrepresentanter i högskolestyrelsen (Dnr LED 1.3-2016/51) Föredragande: Förvaltningschef Med anledning av förslagen i den nationella ledningsutredningen, om förändringar i storlek på och sammansättning av styrelser för högskolor och universitet, har regeringen beslutat att de externa ledamöterna väljs för en mandatperiod om ett år. Därför föreslås att även lärarrepresentanterna ska väljas för ett år när nuvarande mandatperiod går ut 2015-04-30. Styrelsen beslutar att kommande mandatperiod för lärarrepresentanterna i Malmö högskolas styrelse ska sammanfalla med mandatperioden för ordförande och övriga ledamöter som utses av regeringen och därmed fastställas till perioden 1 maj 2016 till 30 april 2017. 14 Förlängning av de högskoleövergripande strategiska satsningarna 2014-2016 (Dnr LED 1.3-2016/17) Föredragande: Rektor För att ge möjlighet till en utvärdering av de nuvarande strategiska satsningarna och för att Kerstin Tham som nytillträdd rektor ska hinna ge sin syn på vilken riktning verksamheten bör ta, föreslås att gällande strategiska satsningar förlängs. Även de strategiska utvecklingsplanerna i verksamhetens olika delar förslås på samma sätt förlängas ett år. Styrelsen beslutar - att förlänga Strategiska satsningar för forskning, utbildning och samverkan 2014 2016 med ett år för att gälla perioden 2014 2017 samt - att uppdra till fakultetsstyrelserna och till rektor att förlänga de strategiska utvecklingsplanerna med ett år för att gälla perioden 2014-2017. Informationspunkt: 15 Presentation av slutrapport från projektet Utveckling av ledningen av utbildning, forskning och samverkan (Dnr Mahr 19-2014/428) Föredragande: Projektledare lektor Patrik Hall Patrik Hall ger en kort presentation som följs av en diskussion. Diskussionen om ledning och kollegialitet kommer att fortsätta vid kommande styrelsemöten. 16 Övriga frågor Avgående internrevisionschef Margareta Fallsvik avtackas av styrelsens ordförande.
(dnr LED 1.1-2016/77) 6 (av 6) 17 Nästa möte Kommande styrelsemöte är internat lunch till lunch den 12-13 maj. Vid protokollet Jenny Wendle Sekreterare Justeras Gun-Britt Fransson Styrelsens ordförande Kerstin Tham Rektor Gunnel Svensäter Justeringsperson