Manual Uppdaterad 2018-10-25 Import och export av persondata i VAKA 3.6x Axema Access Control AB Box 90215 120 23 Stockholm, Sweden 08-722 34 40 info@axema.se www.axema.se
Import och export av persondata i VAKA 3.6 Introduktion 3 Förberedelse i stora VAKA-system 3 Val och hantering av brickor och kort 3 Säkerställning av brickor och korts funktionalitet i VAKA 3 Import av brickor eller kort i nummerföljd 3 Export av persondata från VAKA och Excel-mall 4 Mall för VAKA version 3.6x 4 Skapa en mall i VAKA (Export av persondata) 4 Redigera i Excel 4 Förklaring av rubriker 5 Vid användning av äldre Excel-versioner 6 Importera persondata till VAKA 6 Tips 7 2 (7) Manual Import och export i VAKA 3.6x
Introduktion Med hjälp av Microsoft Excel kan en fil för att importera persondata till VAKA enkelt skapas. Import av data till VAKA rekommenderas om en Excel-lista med personer som skall ingå som användare i passersystemet redan finns. Axema uppmanar att endast importera data för ett par personer för att förstå processen innan data för hela systemet importeras. Förberedelse i stora VAKA-system I VAKA-system med många användare, exempelvis bostadsfastigheter, bör persondata förberedas innan eller under tiden systemet driftsätts. Excel-mallen och instruktioner för redigering kan ges till den blivande administratören för ifyllnad. Val och hantering av brickor och kort På den svenska marknaden för passagekontroll dominerar RFID-lästeknik EM 4200/4102 följt av Mifare. Axemas EM-/ Mifarekort och brickor är utvalda för att fungera i VAKA, om andra kort eller brickor ska användas är det viktigt att säkerställa att de fungerar i VAKA. Säkerställning av brickor och korts funktionalitet i VAKA För att säkerställa att en bricka eller ett kort fungerar i VAKA rekommenderas en bordsläsare som ansluts till datorn. Bordsläsaren ska vara inställd så att den tolkar brickor och kort på samma sätt som VAKA, därefter läses kortet/ brickan av med bordsläsaren och en VAKA-terminal och siffrorna jämförs. Import av brickor eller kort i nummerföljd Från Axema levereras EM-kort och brickor med ID-kodning i nummerföljd vilket underlättar import om många brickor ska användas. Microsoft Excel kan användas för att skapa en automatisk nummerserie utifrån ID-nummret på de två första brickorna i serien. Se Hjälp i Excel. 3 (7) Manual Import och export i VAKA 3.6x
Export av persondata från VAKA och Excel-mall Mall för VAKA version 3.6x Excel-mall för persondata kan hämtas från http://info.axema.se/download/mall_ persondata_36x.csv Spara filen på skrivbordet. Skapa en mall i VAKA (Export av persondata) 1. För att skapa en Excel-mall ska först en fullständig person, en person med alla attribut som kommer att användas i systemet, göras i VAKA. 2. Välj menyn Personer i VAKA-programvaran och klicka på Export. 3. Välj ett filnamn och spara filen på skrivbordet. Filen ska sparas i filformatet Text CSV (.csv). Redigera i Excel 1. Navigera till- och högerklicka på Excel-mallen. Välj Öppna med... - Microsoft Excel. 2. Markera ett fält och tryck Ctrl + A. 3. Högerklicka på något fält och välj Formatera celler. 4. Under fliken Tal, välj Text. 5. Fyll i persondata. 6. Klicka på Arkiv - Spara som för att spara filen. Välj filformat CSV (kommaavgränsad) (.csv). 7. Välj Ja vid frågan, Vill du behålla detta format för arbetsboken?. 8. Avsluta Excel och välj Nej vid frågan om du vill spara ändringar. Om en person ska ingå i flera behörighetsgrupper, identitetstyper etc. ska de avgränsas med ett Pipe-tecken " ", (Alt Gr + ). 4 (7) Manual Import och export i VAKA 3.6x
Förklaring av rubriker *, anger att kolumnen måste vara ifylld. *Namn Personens namn, max 32 tecken, måste vara unikt för varje person. *Identitetstyp 0 motsvarar EM 1 motsvarar Kod 2 motsvarar RF 3 motsvarar Mifare *Identitetsid ID-nummer på bricka, utan inledande nollor, måste vara unikt för varje person. PIN Personlig kod, om fältet lämnas blankt kommer användaren uppmanas att välja PIN vid första passagen. Om PIN inte ska användas kan en identisk fyrsiffrig kod läggas in på samtliga personer. Starttid Giltighetstid, från vilket datum brickan ska gälla. Fältet kan lämnas blankt om ingen starttid önskas. Sluttid Giltighetstid, t.o.m. vilket datum brickan ska gälla. Fältet kan lämnas blankt om ingen sluttid önskas. Behörighetsgrupp Behörighetsgrupp(er) som personen tillhör, max 32 tecken. *Identidetsstatus 0 innebär att personen är aktiverad i systemet. 1 innebär att personen är avaktiverad i systemet. Email E-mailadress till personen. Används vid bokningsbekräftelse. Telefonnr Tefelfonnummer till abonnenten som ska ringas upp vid användning av porttelefoni. Snabbnr Kortnummer som kan användas tillsammans med B på A66 för uppringning vid användning av porttelefoni. T.ex. B001. OrgGrupp Vilken organisationsgrupp personen tillhör. Om porttelefoni används och används för att ringa till organisationsgrupp visas den texten i A66. Telefonnr Tefelfonnummer till abonnenten som ska ringas upp vid OrgGrupp användning av porttelefoni och uppringning av Snabbnr OrgGrupp Fritext1 Fritext2 Frinummer Utökad fritext Linje Dörrstyrning Relästyrning organisationsgrupp Kortnummer som kan användas tillsammans med B på A66 för uppringning av organisationsgrupp vid användning av porttelefoni. T.ex. B001. Metod för uppringning, 0 motsvarar lokal, exempelvis Gigaset. 1 motsvarar analog. 2 motsvarar extern, IP-telefoni. Tillval, se VAKA installationsmanual. Tillval, se VAKA installationsmanual. 5 (7) Manual Import och export i VAKA 3.6x
Vid användning av äldre Excel-versioner Det här avsnittet ersätter Redigera i Excel vid användning av Excel-versioner där filtypen inte är automatiskt angiven. 1. Öppna Excel. 2. Välj Arkiv - Nytt - Tom arbetsbok. 3. Välj fliken Data och klicka på Från text. 4. Ändra filformat till Alla filer; *.*. 5. Navigera till skrivbordet och välj Excel-mallen. 6. Klicka på Öppna. 7. Klicka i Avgränsa fält. 8. Välj Windows (ANSI) under Filursprung. 9. Klicka på Nästa. 10. Klicka i Semikolon och sedan Nästa. 11. Markera första kolumnen och klicka i Text. Upprepa för samtliga kolumner. 12. Klicka på Nästa och sedan Slutför. 13. Klicka på OK. 14. Fyll i persondata. 15. Spara filen som.csv-fil. Om det blir problem med å, ä och ö när filen sparas kan filformatet bytas till.skv. Importera persondata till VAKA 1. Välj menyn Personer i VAKA-programvaran och klicka på Import för att öppna guiden för import. 2. Klicka på Välj fil längst till höger och välj filen som ska importeras. 6 (7) Manual Import och export i VAKA 3.6x
3. Vid eventuella fel markeras personen med rött och ändringar kan göras direkt. 4. Klicka på Nästa, välj Ja och sedan Slutför. Behörighetsgrupper som skapades vid import måste redigeras i VAKA med avseende på behörighet till dörrar etc. Tips Om en fil med personlig kod eller extra identiteter ska importeras måste detta först aktiveras i VAKA under Inställningar - Kort & Kod - Tillåt användning av personlig kod (kodlängden måste stämma i Excel-filen) och Tillåt tilldelning av extra identiteter. 7 (7) Manual Import och export i VAKA 3.6x