Kommunstyrelsens budgetutskott 2013-09-24 1 Plats och tid Kommunkontoret, Malung, kl. 08.30-11.00. Beslutande Kurt Podgorski (S) ordförande Hans Unander (S) Pär Kindlund (C) Tom Martinsson (M) Christer Ahlén (M) Övriga deltagande Erik Hansson, sekreterare Kerstin Söderlund, planeringschef Tobias Birgersson, ekonomistrateg Utses att justera Tom Martinsson Justeringens plats och tid Kommunkontoret, Malung, 2013-09-24 Underskrifter Sekreterare...Paragrafer 58-62 Erik Hansson Ordförande... Kurt Podgorski Justerande... Tom Martinsson ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Kommunstyrelsens budgetutskott 2013-09-24 Datum för Datum för anslags uppsättande 2013-09-25 anslags nedtagande 2013-10-17 Förvaringsplats för protokollet Kommunkontoret, Malung Underskrift... Erik Hansson
Kommunstyrelsens budgetutskott 2013-09-24 2 Innehållsförteckning 58 Medlemskap i Finnskogarna ekonomisk förening... 3 59 Kvalitetsutvecklingsprojekt 2010-2013, slutrapport... 4 60 Yttrande över revisionsrapport Granskning av årsredovisning 2012... 4 61 Delårsrapport 2013... 4 62 Förändring av kommunens kontokredit i Swedbank... 4
Kommunstyrelsens budgetutskott 2013-09-24 3 Dnr 2013.335 58 Medlemskap i Finnskogarna ekonomisk förening Budgetutskottets förslag till kommunstyrelsen 1. Malung-Sälens kommun blir stödmedlem i Finnskogarna ekonomisk förening. 2. Medlemsavgiften finansieras från kommunstyrelsens budget för föreningsbidrag. Från Turismutveckling i Finnskogarna ekonomisk förening har inkommit en förfrågan om medlemskap i Finnskogarna ekonomisk förening. Den ekonomiska föreningen har bildats som en fortsättning på EU-projektet Finnskogarna.com. Syftet med föreningen är att utveckla samarbetet och att ta tillvara de resurser som skapats i projektet. En strävan är att vidareutveckla och förstärka varumärket Finnskogarna inom regionens besöksnäring. Malung-Sälens kommun erbjuds i skrivelsen att bli stödmedlem i Finnskogarna ekonomisk förening till en avgift av 5000 kronor per år. Planeringschefen Kerstin Söderlund föreslår i ett tjänsteutlåtande daterat 17 september 2013 att Malung-Sälens kommun blir stödmedlem i Finnskogarna ekonomisk förening samt att medlemsavgiften finansieras från kommunstyrelsens budget för föreningsbidrag. Ordföranden finner att budgetutskottet föreslår bifall till tjänsteutlåtandets förslag. av planeringschefen Kerstin Söderlund, daterat 17 september 2013. Skrivelse från Turismutveckling i Finnskogarna, daterad 22 augusti 2013.
Kommunstyrelsens budgetutskott 2013-09-24 4 Dnr 2010.92 59 Kvalitetsutvecklingsprojekt 2010-2013, slutrapport Budgetutskottets förslag till kommunstyrelsen 1. Slutrapporten för kvalitetsutvecklingsprojektet godkänns. 2. Kommunchefen ges i uppdrag att vidta lämpliga åtgärder i enlighet med slutrapportens förslag. Vid kommunstyrelsens sammanträde den 9 mars 2010, 39, togs beslut om att starta ett treårigt kvalitetsutvecklingsprojekt (Q+) i Malung-Sälens kommun. Projektet har varit förvaltningsövergripande och fungerat som en stödfunktion för kvalitetsutvecklingen i kommunen. Q+ har under projekttiden ansvarat för ett antal aktiviteter för att åstadkomma en utvecklad styrning, kvalitetssäkring och uppföljning i Malung-Sälens kommun. En ambitiös projektplan togs fram vid projektstarten och har varit utgångspunkt för projektgruppens arbete. Många grundläggande områden har bearbetats och ett antal förändringsaktiviteter har genomförts. Projektet har haft tre fokusområden; kvalitetsledning, kvalitetssäkring och kvalitetsuppföljning. Aktiviteter har sjösatts inom samtliga områden och vid en summering kan konstateras att tyngdpunkten legat på ett antal strukturella frågor, som tagit mer tid i anspråk än vad projektgruppen räknat med från början. Projektgruppen har tidsmässigt inte mäktat med att genomföra hela den planering som stakades ut i projektplanen. Q+ har bidragit till en ökad tydlighet i styrnings- och ledningsfrågor i kommunen. Fokus på resultat har ökat och kommunikationen med medborgarna har utvecklats. Ärendehanteringsprocessen har genomgått stora förändringar. Den beslutade projektplanen innehöll sammanlagt 30 aktiviteter, fördelade på tre år. Som framgår av summeringen ovan har hälften, 15 stycken, helt genomförts, sju delvis och åtta stycken har ej genomförts. Att flera aktiviteter prioriterats bort har berott på att tid och resurser inte räckt till samt att några aktiviteter, som varit förutsättningar för andra, tagit längre tid än beräknat. Totalt har projektet haft kostnader på knappt 1,8 mkr under tre år. I projektplanen sattes sex mål upp för projektet. Av dessa är två uppfyllda, två delvis uppfyllda, ett mål är inte uppfyllt samt ett ytterligare mål är inte mätt under perioden. I projektets slutrapport finns, förutom redovisning av det genomförda arbetet under projekttiden, några slutsatser som belyser framgångar och förbättringsområden. Rapporten avslutas med ett antal förslag till fortsatt hantering av kommunens kvalitetsutvecklingsarbete.
Kommunstyrelsens budgetutskott 2013-09-24 5 59 fortsättning Planeringschefen Kerstin Söderlund föreslår i ett tjänsteutlåtande daterat 17 september 2013 att slutrapporten för kvalitetsutvecklingsprojektet godkänns samt att kommunchefen ges i uppdrag att vidta lämpliga åtgärder i enlighet med slutrapportens förslag. Ordföranden finner att budgetutskottet föreslår bifall till tjänsteutlåtandets förslag. av planeringschefen Kerstin Söderlund, daterat 17 september 2013. Kvalitetsutvecklingsprojekt 2010-2013, slutrapport daterad 29 augusti 2013.
Kommunstyrelsens budgetutskott 2013-09-24 6 Dnr 2013.262 60 Yttrande över revisionsrapport Granskning av årsredovisning 2012 Budgetutskottets förslag till kommunstyrelsen Yttrande över revisionsrapport Granskning av årsredovisning 2012 antas enligt upprättat förslag. Kommunrevisionen har genom PwC låtit granska kommunens årsredovisning 2012. Ett yttrande från kommunstyrelsen har begärts av revisorerna senast den 31 oktober 2013. Granskningen har omfattat sedvanliga områden till grund för kommunfullmäktiges årliga ansvarsprövning. I granskningsrapporten konstateras att årsredovisningen i huvudsak redogör för utfallet av verksamheten, verksamhetens finansiering och den ekonomiska ställningen. Granskningsrapporten pekar på att kommunen inte lever upp till kommunallagens krav på en ekonomi i balans i och med ett negativt resultat på -18,7 mkr. Måluppfyllelsen för de finansiella målen bedöms vara svag samt mycket svag gällande verksamhetsmålen. Rapporten betonar också vikten av att kostnadsutvecklingen anpassas till befintliga resurser, då kommunens ekonomiska ställning är svag. I bilaga redovisas förslag till yttrande från kommunstyrelsen. Yttrandet tar upp de punkter, där granskningsrapporten pekar på behov av förbättringar. Förbättringsområden är enligt rapporten bland annat ökad mätbarhet av och följsamhet till de prioriterade målen, arbetet med kostnadsanpassning, investeringsredovisning samt utvecklad koncernredovisning. Kommunstyrelsen instämmer i flertalet av slutsatserna i granskningsrapporten men påpekar också att arbete pågår inom flera av de områden som granskningsrapporten tar upp. Planeringschefen Kerstin Söderlund föreslår i ett tjänsteutlåtande daterat 17 september 2013 att yttrande över revisionsrapport Granskning av årsredovisning 2012 antas enligt upprättat förslag. Ordföranden finner att budgetutskottet föreslår bifall till tjänsteutlåtandets förslag. av planeringschefen Kerstin Söderlund, daterat 17 september 2013. Förslag till yttrande, daterat 17 september 2013. Revisionsrapport Granskning av årsredovisning 2012, av PwC, juni 2013
Kommunstyrelsens budgetutskott 2013-09-24 7 Dnr 2013.388 61 Delårsbokslut 2013 Budgetutskottets förslag till kommunstyrelsen 1. Delårsbokslut 2013 godkänns. 2. Förvaltningar och verksamheter som redovisar prognostiserade överskridanden uppmanas att vidta insatser och åtgärder i syfte att bedriva verksamheterna i överensstämmelse med de av kommunfullmäktige fastställda ekonomiska ramarna. 3. Samtliga förvaltningar och verksamheter uppmanas eftersträva största möjliga ekonomiska återhållsamhet i allmänhet samt restriktivitet vad gäller inköp och vikarieanställningar i synnerhet. Kommunfullmäktige avgör ärendet slutligt. Budgetutskottets beslut Med hänvisning till tidigare fattat beslut av kommunstyrelsen den 4 juni 2013, 87, uppdras kommunstyrelsen, barn- och utbildningsnämnden, socialnämnden och serviceoch teknikförvaltningen att inkomma med åtgärdsplaner till kontoret för verksamhetsstöd senast den 17 oktober, för behandling vid kommunstyrelsens planeringsdialog med nämnderna den 24 oktober respektive budgetutskottets sammanträde den 29 oktober. Delårsbokslutet visar kommunens resultat för perioden januari till juli 2013. Enligt beslut i kommunstyrelsen den 5 februari 2013, 11, har brytpunkten för delårsbokslutet ändrats från augusti månad till juli från och med 2013. Det innebär att det inte är möjligt att göra jämförelser mellan åren fullt ut. Kommunens utfall per 31 juli 2013 är ett underskott motsvarande 6,3 mkr. Prognosen för hela året pekar på ett underskott för den kommunala förvaltningen på ca 0,2 mkr inklusive markenheten, vilket är cirka 7,2 mkr lägre än budgeterat. Avvikelserna är bland annat skatteintäkter och generella statsbidrag som beräknas öka med ca 3,7 mkr jämfört med budget. Prognosen innehåller en jämförelsestörande post i form av återbetalning från AFA, cirka 7 mkr, som påverkar resultatet positivt för kommunen. Förvaltningarna prognostiserar en ökad nettokostnad med cirka 15,9 mkr jämfört med budget. Koncernens delårsbokslut och prognos för helåret redovisas vid kommunstyrelsens sammanträde den 8 oktober 2013. I delårsbokslutet finns förvaltningarnas kommentarer avseende verksamhet och ekonomi. Status för måluppfyllnad utifrån kommunfullmäktiges inriktningsmål ingår i kommentarerna. Redovisningen är från och med 2013 mer enhetliga, eftersom samtliga nämnder nu utarbetat nämndsplaner. På övergripande nivå finns indikatorer fastställda för de prioriterade inriktningsmålen. De flesta indikatorer mäts endast en gång per år och därför blir redovisningen inte fullständig. Kommunfullmäktiges prioriterade åtgärder har kommenterats på övergripande nivå. Inom sex av åtta områden pågår arbete med att genomföra åtgärderna.
Kommunstyrelsens budgetutskott 2013-09-24 8 61 fortsättning Planeringschefen Kerstin Söderlund och ekonomistrategen Tobias Birgersson föreslår i ett tjänsteutlåtande daterat 17 september 2013 att delårsbokslut 2013 godkänns. Ordföranden finner att budgetutskottet föreslår bifall till tjänsteutlåtandets förslag, samt att Förvaltningar och verksamheter som redovisar prognostiserade överskridanden uppmanas att vidta insatser och åtgärder i syfte att bedriva verksamheterna i överensstämmelse med de av kommunfullmäktige fastställda ekonomiska ramarna. Ordföranden finner vidare att budgetutskottet föreslår vidare att samtliga förvaltningar och verksamheter uppmanas eftersträva största möjliga ekonomiska återhållsamhet i allmänhet samt restriktivitet vad gäller inköp och vikarieanställningar i synnerhet. Ordföranden finner att budgetutskottet beslutar att, med hänvisning till tidigare fattat beslut av kommunstyrelsen den 4 juni 2013, 87, uppdra till kommunstyrelsen, barnoch utbildningsnämnden, socialnämnden och service- och teknikförvaltningen att inkomma med åtgärdsplaner till kontoret för verksamhetsstöd senast den 17 oktober, för behandling vid kommunstyrelsens planeringsdialog med nämnderna den 24 oktober respektive budgetutskottets sammanträde den 29 oktober., daterat 17 september 2013 Delårsbokslut 2013 Skickas till För kännedom: För åtgärd: Kommunstyrelsen Barn- och utbildningsnämnden Socialnämnden Service- och teknikförvaltningen KFV
Kommunstyrelsens budgetutskott 2013-09-24 9 Dnr 2013.389 62 Förändring av kommunens kontokredit i Swedbank Budgetutskottets beslut En höjning av kommunens kontokredit i Swedbank med 12 000 000 kr godkänns. Malung-Sälens kommun hade tidigare en checkkredit på 11 000 000 kr hos Nordea. Denna checkkredit löstes in i samband med en nyupplåning som gjordes hösten 2012. Malung-Sälens kommun använder Swedbank för löneutbetalningar. Under våren 2013 har en diskussion förts med Swedbank om möjligheten att utöka den befintliga krediten på 8 000 000 kr till 20 000 000 kr. Kommunen har månatliga löneutbetalningar på ca 20 000 000 kr och vid vissa tillfällen (i första hand vid juni och december månads löneutbetalningar) överensstämmer inte datum för inkommande skattemedel och överföring av summan för löneutbetalningar. Tidigare har beslut om tillfälliga höjningar av kommunens kredit varit nödvändiga, eftersom kommunens likviditet är ansträngd. För att undvika detta är en utökning av befintlig kredit hos Swedbank att rekommendera. Planeringschefen Kerstin Söderlund föreslår i ett tjänsteutlåtande daterat 19 september 2013 att en höjning av kommunens kontokredit i Swedbank med 12 000 000 kr godkänns. Ordföranden finner att budgetutskottet beslutar att bifalla tjänsteutlåtandets förslag. av planeringschefen Kerstin Söderlund, daterat 19 september 2013. Skickas till För kännedom: För åtgärd: KFV