STYRDOKUMENT Sida 1(13) Bilaga 1 Kriskommunikationsplan Område Styrning och ledning Fastställd KF 2015-12-07 150 Program Program för kris och beredskap Plan Riktlinje Krisledningsplan Tjänsteföreskrift Giltighetstid Reviderad/Uppdaterad Diarienummer KS 2015/485
2 BILAGA 1... 1 KRISKOMMUNIKATIONSPLAN... 1 1 INLEDNING... 4 1.1 TILLÄMPNING... 4 1.2 SYFTE OCH MÅL... 4 2 START AV ORGANISATION FÖR KRISKOMMUNIKATION... 5 2.1 KALLA IN PERSONAL... 5 2.2 TALESPERSON... 5 2.3 KONTAKT MED TJÄNSTEMAN I BEREDSKAP (TIB)... 5 2.4 INFORMERA KOMMUNVÄXELN OCH 113 13... 5 2.5 INSTÄLLELSE... 6 2.6 MASSMEDIA... 6 3 ORGANISATION FÖR KRISKOMMUNIKATION... 6 3.1 ANSVARIG FÖR KRISKOMMUNIKATION... 7 3.2 INFORMATÖR/REDAKTÖR... 7 3.4 LOKALER OCH UTRUSTNING FÖR KRISKOMMUNIKATION... 8 4. UPPLYSNINGSCENTRAL (UC)... 8 4.1 ANSVARIG FÖR UPPLYSNINGSCENTRAL... 8 4.2 UPPLYSNINGSCENTRALENS UPPGIFTER... 8 4.3 BEMANNING AV UPPLYSNINGSCENTRALEN... 9 4.4 UPPLYSNINGSCENTRALENS LOKAL OCH UTRUSTNING... 9 5 RUTINER OCH ARBETSSÄTT... 9 5.1 UTHÅLLIGHET OCH FÖRSTÄRKNING... 9 5.3 DOKUMENTATION... 9 5.4 INFORMATIONSKVALITET... 9 5.5 BESLUT OM INFORMATION SOM SKA KOMMUNICERAS... 10 5.6 INFORMATIONSSPRIDNING... 10 5.6.1 Viktiga informationskanaler... 10 5.6.2 Intern information... 11 5.6.3 Kommunens hemsida... 11 5.6.4 Sociala medier... 11 5.6.4 VMA Viktigt meddelande till allmänheten... 11 5.6.5 Informationscenter för allmänhet... 12 5.7 UTVÄRDERING... 12 6 SAMVERKAN OCH GEOGRAFISKT OMRÅDESANSVAR... 12 6.1 REGIONAL SAMVERKAN... 12 7 DOKUMENTANSVAR... 13 8 DOKUMENTFÖRTECKNING... 13
3 Viktiga begrepp Samhällstörning: Termen samhällsstörning används för de företeelser och händelser som hotar och ger skadeverkningar på det som ska skyddas i samhället. Termen samhällsstörningar kompletterar lagens benämningar och ersätter inte andra uttryck. (Benämningar som olycka, kris, krig, krigsfara höjd beredskap och extraordinär händelse relaterar till den rättsliga regleringen av hur samhället förebygger och hanterar hot mot det som ska skyddas i samhället.) Extraordinär händelse: Med extraordinär händelse avses en sådan händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning, eller överhängande risk för allvarlig störning, i viktiga samhällsfunktioner och som kräver brådskande insatser av kommunen. (Definition i lagen om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap). Ansvarsprincipen: Den som har ansvar för en verksamhet under normala förhållanden, har motsvarande ansvar för verksamheten under svåra samhällsstörningar och vid extraordinära händelser. Offentliga aktörerna är skyldiga att samverka med andra. Likhetsprincipen: Under en kris ska verksamheten fungera som vid normala förhållanden så långt det är möjligt. Verksamheten ska också, om det är möjligt, skötas på samma plats som under normala förhållanden. Närhetsprincipen: En kris ska hanteras där den inträffar och av dem som är närmast berörda och ansvariga. Det är alltså i första hand den drabbade kommunen eller verksamheten som ansvarar för insatsen. Först om de lokala resurserna inte räcker till blir det aktuellt med regionala eller statliga insatser. Krisledningsgrupp: Krisledningsgruppen består av tjänstemän (förvaltningschefer/verksamhetschefer) och leds av ordförande och kan vid behov utökas med VD för kommunala bolag. Huvuduppgiften är att samverka för att träffa överenskommelser om inriktning och samordning av åtgärder, internt inom kommunen och vid behov med samverkande aktörer samt att hålla varandra informerade om aktuellt läge. Krisledningsstab: Krisledningsstaben utgör ett ledningsstöd till krisledningsgruppen. Staben ska vid behov bereda underlag för beslut och överenskommelser i krisledningsgruppen och ta fram förslag till innehåll i dessa. Uppgifter kan till exempel handla om analys, sammanställa en samlad lägesbild, informationshantering mm. Krisledningsnämnd: Vid extraordinär händelse kan nämnden aktiveras, om ordinarie beslutsvägar inte räcker till och det finns särskilda behov, exempelvis när det finns behov av snabba politiska beslut, när det handlar om att kunna ge ekonomiskt stöd till enskilda eller om kommunen behöver begära hjälp från annan kommun. Kommunstyrelsens arbetsutskott fungerar som kommunens krisledningsnämnd. Sektorsansvar: Sektorsansvar innebär att varje myndighet och organisation ansvarar för sitt eget verksamhetsområde. Geografiskt områdesansavar: Kommunen har ett geografiskt områdesansvar, vilket innebär att den ska verka för att olika aktörer samverkar vid en extraordinär händelse och att de krishanteringsåtgärder och information som vidtas av olika aktörer samordnas inom kommunens geografiska område. Länsstyrelsen har motsvarande ansvar på regional nivå och regeringen på nationell nivå. Inriktning är orientering av tillgängliga resurser mot formulerade mål. Samordning är anpassning av aktiviteter och delmål så att tillgängliga resurser kommer till största möjliga nytta. Ledning är den funktion som, genom att en aktör bestämmer, åstadkommer inriktning och samordning av tillgängliga resurser (kan bygga på mandat eller överenskommelse) Samverkan är den funktion som, genom att aktörer kommer överens, åstadkommer inriktning och samordning av tillgängliga resurser.
4 1 Inledning Vid en allvarlig samhällsstörning kan vi förvänta oss ett informationsbehov både externt hos allmänhet, media och olika samverkansparter men också internt inom kommunens egen verksamhet. Kriskommunikation är en viktig del av hanteringen av samhällsstörningar och spelar en avgörande roll eftersom den kan påverka händelseutvecklingen såväl positivt som negativt. Vid en samhällsstörning har kommunen ett geografiskt områdesansvar. Det innebär att kommunen har ansvar att verka för att informationen till allmänheten samordnas inom kommunens geografiska område. Samordnad kriskommunikation, i rätt tid, både inom och mellan aktörerna, stärker trovärdigheten, förebygger otydligheter och motverkar ryktesspridning. Det ger också allmänheten möjlighet att hantera krisen på ett bra sätt. 1.1 Tillämpning Denna plan kan tillämpas vid samhällsstörningar när det uppstår ett stort informationsbehov, när informationen behöver samordnas och de normala rutinerna och resurserna inte räcker till och behöver förstärkas. Normalt sker informationshantering i berörd verksamhet i enlighet med ansvars-, likhets- och närhetsprinciperna, men när flera verksamheter berörs och det finns behov av samverkan och samordnad kriskommunikation bör den centrala organisationen för kriskommunikation aktiveras för att undvika dubbla budskap. Berörd verksamhet svarar för information inom sina verksamhetsområden, men ska då samverka med den centrala organisationen för kriskommunikation, (i denna plan även benämnd kommunikationsorganisation). Användandet av planen bör anpassas till det behov som föreligger eller förväntas uppstå. 1.2 Syfte och mål Syftet med kriskommunikationsplanen är att den ska vara ett stöd vid det initiala kommunikationsarbetet och underlätta för att arbetet snabbt ska komma igång på ett ordnat och effektivt sätt tydliggöra organisationen och klargöra arbetsgången för kriskommunikation
5 Mål Det övergripande målet är att tillgodose det externa och interna informationsbehov som en samhällsstörning eller annan allvarlig händelse orsakar. Målet är att leverera korrekt, relevant och så fullständig information som möjligt till de som behöver den, när de behöver den. Kriskommunikation ska påbörjas redan vid den initiala bedömningen, när man försöker förstå vad som händer eller har hänt. 2 Start av organisation för kriskommunikation Kriskommunikationsansvarig samt stabschef har mandat att besluta om att aktivera och starta upp hela eller delar av organisationen för kriskommunikation, vid frånvaro har deras ersättare samma mandat. Organisationen för kriskommunikation och/eller upplysningscentralen kan aktiveras utan att övriga krisledningsorganisationen trätt i kraft. 2.1 Kalla in personal När beslut fattats att aktivera organisationen för kriskommunikation har kriskommunikationschefen mandat att kalla in medarbetare till de delar som anses nödvändiga. Beslut om vilka delar som ska aktiveras och bemannas bör göras i samråd med stabschef. Om resurser behövs från andra förvaltningar/verksamheter sker det i samråd med förvaltningscheferna/verksamhetscheferna. 2.2 Talesperson Talesperson vid extraordinär händelse: Kommunalrådet eller den person denne utser. Talesperson vid samhällsstörning: Den eller de som krisledningsgruppen utser. Vid regional samverkan kan det bli aktuellt att utse en gemensam talesperson, utöver kommunens egen talesperson. Gemensam talesperson utses i samband med TiB-möte eller samverkansmöte som länsstyrelsen sammankallar till. 2.3 Kontakt med tjänsteman i beredskap (TiB) Räddningschef i beredskap (RCB) fungerar även som kommunens TiB. Om det hänt något som föranlett att organisationen för kriskommunikation aktiverats ska TiB meddelas om detta. Kontakt med TiB/RCB: Ring anvisat nummer i larmlistan och begär RCB för räddningstjänsten Höga kusten-ådalen/ Medelpads räddningstjänstförbund. Om de normala kontaktvägarna är utslagna kan RCB nås via Rakel. 2.4 Informera kommunväxeln och 113 13 Kontakta kommunväxeln och informationsnumret 113 13 i så tidigt skede som möjligt och informera om vad som hänt och hur de kommer att förses med kontinuerlig information.
6 Växelpersonal behöver informeras om hur de ska hantera inkommande samtal angående krisen i det inledande skedet tills upplysningscentralen öppnat. Om upplysningscentral inte öppnas har ansvarig för den funktionen istället ansvar för att informera medarbetare i kundtjänst och växel. 2.5 Inställelse Information på sociala medier bör vara tillgänglig inom 30 minuter. Information på särskild sida för krisinformation på www.kramfors.se bör vara tillgänglig inom 1 timme. Kommunens informationsfunktion ska vara i drift inom 3 timmar. Upplysningscentralen ska vid behov kunna träda i funktion inom 3 timmar. 2.6 Massmedia Informera länets tidningar, radio och TV att kriskommunikationschefen är kontaktperson för media. De som arbetar med massmediakontakter i kris ska vid behov ha särskilda telefonnummer för dessa kontakter. Förberedda sim-kort med mobilnummer finns i krisberedskapslådan. Numren kan lämnas ut via pressmeddelanden och via telefonväxlarna. 3 Organisation för kriskommunikation I kommunens centrala krisledningsstab ingår organisationen för kriskommunikation som leds och samordnas av kriskommunikationschefen. I organisationen ingår bland annat webbredaktör, informatörer/redaktörer och medarbetare med ansvar för sociala media. Medarbetare inkallas efter behov och beroende på händelse kan samma person upprätthålla flera funktioner. Organisationen för kriskommunikation ska stödja krisledningsgruppen genom att samordna, sammanställa, producera och distribuera kommunens information internt såväl som externt till allmänhet, massmedia, medarbetare och samverkande aktörer under samhällstörningar. Den ska vid behov samverka med berörda aktörers informationskanaler och verka för att informationen till allmänheten samordnas. Kommunen kan även aktivera en upplysningscentral som besvarar frågor från allmänheten eller hänvisar samtal vidare. Krisledningsgrupp, samordnas och leds av en ordförande. Inriktning och samordning av det övergripande krisledningsarbetet. Beslutar om vilken krisinformation som ska kommuniceras. Krisledningsstaben, samordnas och leds av stabschef. Ledningsstöd till krisledningsgruppen som kriskommunikation, analys, lägesbild, service och behovsanpassade uppgifter. o Organisationen för kriskommunikation, ingår i krisledningsstaben. Leds av kriskommunikationschefen.
7 o Upplysningscentral, ingår i krisledningsstaben. Leds av ansvarig för upplysningscentralen. Medarbetare som tar emot samtal från allmänheten. Förvaltningar/verksamheter, leds i enlighet med ordinarie organisation. Samverkar med krisledningsgrupp, krisledningsstab och kriskommunikationsorganisation. 3.1 Ansvarig för kriskommunikation Kriskommunikationschefen är direkt underställd stabschefen och är huvudansvarig för organisationen, leder kommunikationsarbetet och ansvarar för strategiska kommunikations- och informationsfrågor. Kriskommunikationschefens uppgifter i korthet: Delta vid krisledningsgruppens möten samt i krisledningsstabens stabsgenomgångar och föreslå informationsåtgärder som behöver beslutas i krisledningsgruppen. Kalla in medarbetare och bemanna kriskommunikationsorganisationen i samråd med stabschef. Hålla medarbetarna uppdaterade om läget och vilken information som ska kommuniceras ut samt vilka informationskanaler som ska användas. Upprätthålla kommunikationen mellan organisationen för kriskommunikation, krisledningsgruppen och övriga staben. Säkerställa att intern och extern information samordnas och kontinuerligt kommuniceras till berörda samt verka för att samordna informationen med externa aktörer. Hålla kontakt med massmedia, ansvara för pressträffar och presskonferenser och att presscenter vid behov upprättas. Säkerställa att den information som publiceras i media (sociala media, press, TV och radio) bevakas och avgöra hur felaktigheter ska hanteras. 3.2 Informatör/redaktör Informatörerna/redaktörerna stödjer kriskommunikationschefen med att samordna och sammanställa den information som ska kommuniceras ut såväl internt som externt via intranät respektive extern webbplats och andra informationskanaler. Informatörer/redaktörer utses efter behov beroende på kris för att sköta följande uppgifter: Insamling, sammanställning och vidareförmedling av information Bedriva omvärldsbevakning Dokumentera och analysera informationsarbetet Övriga behovsanpassade arbetsområden
8 Bemanning sker utifrån behov. I första hand sker bemanning med kommunikationsenhetens ordinarie medarbetare och i förväg utsedda medarbetare men detta kan förstärkas med stöd från verksamheternas informationsansvariga eller andra lämpliga medarbetare. 3.4 Lokaler och utrustning för kriskommunikation Kriskommunikationsorganisationen har sina lokaler i kommunhusets förvaltningsbibliotek. Kommunhuset är försett med reservkraft och i lokalen finns tillgång till internet, videkonferensutrustning och telefoni. För teknikstöd, kontakta IT-supporten. 4. Upplysningscentral (UC) En upplysningscentral upprättas för att avlasta kommunens ordinarie växel. Upplysningscentralen har till uppgift att, genom ett personligt bemötande, svara på frågor i telefon från drabbade, anhöriga och allmänhet eller hänvisa frågor till rätt instans (till exempel sjukvården, socialtjänsten, polisen, försäkringsbolag, jourhavande medmänniska). Den ska också ta emot och vidarebefordra frågor och upplysningar från allmänheten till kommunens krisledning. 4.1 Ansvarig för upplysningscentral På krisledningsgruppens uppmaning får ansvarig för upplysningscentralen ansvaret att aktivera upplysningscentralen och utarbeta ett arbetsschema för medarbetarna som ska bemanna upplysningscentralen. Ansvarig för upplysningscentralen ska: Kalla in och bemanna medarbetare till upplysningscentralen, i samråd med stabschef. Samordna och leda arbetet i upplysningscentralen. Delta vid krisledningsgruppens möten och stabsgenomgångar för att underlätta informationshanteringen. Se till att medarbetare i upplysningscentralen och växeln får uppgifter de kan lämna ut till allmänheten. Vidarebefordra information mellan upplysningscentralen och stabschef, kriskommunikationschef samt krisledningsgrupp. 4.2 Upplysningscentralens uppgifter All inkommen information och alla frågor som tas emot ska registreras enligt särskilda anvisningar. Viktig inkommen information samt frågor som inte kan besvaras och som inte kan hänvisas vidare ska skyndsamt förmedlas enligt instruktioner som ges av ansvarig för upplysningscentralen. Det är viktigt att upplysningscentralen inte hänvisar samtal vidare till personer som aktivt arbetar med att hantera krisen. Om media ringer så ska de hänvisas vidare till kriskommunikationschefen eller någon den utser.
9 4.3 Bemanning av upplysningscentralen Upplysningscentralen bemannas utifrån behov. Speciell kompetens kan behöva tillföras upplysningscentralen för att snabbare ge korrekta svar och minska antalet frågor som måste lyftas till krisledningsgruppen. 4.4 Upplysningscentralens lokal och utrustning Upplysningscentralen har sin lokal i kommunhusets entréplan i ett förberett rum. I rummet kan två medarbetare svara på samtal till kommunens förberedda nummer till upplysningscentralen, 020-51 20 00. Ansvarig för upplysningscentralen har sin lokal i angränsande rum. Vid behov kan man utöka med ytterligare två medarbetare i angränsande rum. Det finns en förberedd beredskapslåda med material som kan användas vid kris. Lådan finns i valnämndens förråd i kommunhusets källare och nyckel finns hos kundtjänsten och beredskapssamordnaren. Förteckning med lådans innehåll finns i separat dokument. För teknikstöd, kontakta IT-supporten. 5 Rutiner och arbetssätt 5.1 Uthållighet och förstärkning Organisationen ska vara bemannad så den vid behov kan ges möjlighet till två skift. Stabschef ansvarar för planering och schemaläggning och ska vid skiftbyte sammankalla för informationsgenomgång. Organisationen ska kunna möta bortfall av el, teleförbindelser och Internet. Vid behov kan hjälp med informationspersonal begäras från andra kommuner som inte är belastade av krisen. 5.3 Dokumentation Den information som tas emot och som lämnas ska dokumenteras. Avsändare, mottagare och tidpunkt för informationen ska alltid noteras. Var och en som upprättar eller tar emot information ansvarar för dokumentation av sin information. Händelseförlopp och vidtagna åtgärder (fattade beslut med mera) ska dokumenteras. Klockslag och vem som gjort anteckningen ska framgå. Dokumentationen ska ske i lämpligt format och kan i tillämpliga delar överföras till WIS, webbaserat informationssystem och delas med övriga samverkande aktörer. 5.4 Informationskvalitet Viktiga saker att tänka på vid informationsspridning: Viktigt att budskapen är korrekta, entydiga och trovärdiga.
10 Information ska lämnas skyndsamt, men inte på bekostnad av tillförlitlighet. Information ska lämnas regelbundet. Även uppdatering att ny information för närvarande inte finns ska lämnas. Att upprepa informationen ökar genomslagskraften för budskapen. Alla budskap som lämnas från kommunen ska förses med tydlig information om att Kramfors kommun är avsändare. 5.5 Beslut om information som ska kommuniceras Informationen som går ut till allmänhet, media och samverkande parter måste ytterst vara godkänd av krisledningsgruppen, speciellt när det gäller viktiga ställningstaganden. I övrigt har kriskommunikationschefen stor handlingsfrihet när det gäller att avgöra vad som ska kommuniceras ut. Det görs normalt i samråd med anavarig chef eller utsedd informationsansvarig inom berörd verksamhet. I brådskande fall då beslut i krisledningsgrupp inte kan inväntas avgör verksamhetsansvarig för berörd verksamhet om vilken information som ska kommuniceras ut och vilka informationskanaler som är lämpliga. Detta bör göras i samråd med kriskommunikationschef. 5.6 Informationsspridning 5.6.1 Viktiga informationskanaler Val av informationskanal ska göras utifrån den målgrupp man vill nå med informationen. Strävan bör vara att så långt det är möjligt följa de normala rutinerna; de informationskanaler som normalt används ska, så långt det är möjligt, användas även vid kris men kan behöva kompletteras med extra informationsinsatser. Information kan exempelvis lämnas via följande kanaler: 113 13 Kommunens webbplats: www.kramfors.se Intern information på intranät Sociala media E-post Upplysningscentral Media- och presskontakter VMA Viktigt meddelande till allmänheten som sänds via Sveriges Radio Webbaserat informationssystem (WIS) www.swis.se En längre förteckning över informationskanaler finns i separat dokument Viktiga informationskanaler. Informationsbehovet hos särskilda målgrupper som funktionshindrade eller personer som inte talar eller förstår svenska bra ska särskilt beaktas. I doku-
11 mentet Viktiga informationskanaler finns exempel på kanaler för att nå ut med information på andra språk samt till hörselskadade, döva och blinda. 5.6.2 Intern information Förutom information riktad till kommunens medarbetare ska all information som går ut till allmänheten också spridas internt inom kommunen. För intern information till hela personalen används i första hand intranätet dit nyheter flödar från externwebben. Om flödet från webben inte fungerar används epost. Informationen på intranätet kan anpassas till medarbetarens behov av särskild information, men ska alltid behandlas som officiell information. Inga hemliga uppgifter får publiceras på intranätet. 5.6.3 Kommunens hemsida Kommunen använder i största möjliga utsträckning sin ordinarie webbplats även vid en kris. Nyhetsflödet ska prioriteras för krisen och vid allvarliga tillbud kan en särskild yta på förstasidan användas för kommunikation. Viktiga telefonnummer ska läggas ut samt kontaktuppgifter för både allmänhet och media. Information ska läggas ut löpande även om inte något nytt inträffat. Om kommunens ordinarie webbplats inte kan användas finns en reservwebb att ta i bruk. 5.6.4 Sociala medier Samma information som läggs ut på hemsidan bör också läggas ut i de sociala medier där kommunen finns representerad. Flöden måste också bevakas så att frågor kan besvaras och rykten eller felaktiga påståenden bemötas. 5.6.4 VMA Viktigt meddelande till allmänheten Krisledningsgruppen bestämmer vilken information som ska kommuniceras ut via VMA. I brådskande fall då beslut i krisledningsgrupp inte kan inväntas avgör verksamhetsansvarig för berörd verksamhet om VMA behöver sändas, enligt normala rutiner. Kriskommunikationschefen kan vara behjälplig och ska alltid hållas informerad i samband med VMA. Det finns två typer av VMA-meddelanden Varningsmeddelande sänds omedelbart på begäran av bland annat behörig räddningsledare. Det ska sändas ut i situationer då omedelbar risk finns för skada på liv, egendom eller i miljön. Ett varningsmeddelande ska upprepas inom fem minuter. Varningsmeddelandet sänds alltid i samtliga medverkande radio- och TV-kanaler. Informationsmeddelande sänds utan krav på omedelbarhet. Det kan sändas på begäran av bland annat en kommun. Ett informationsmeddelande ska upprepas inom tio minuter. För sändning av varningsmeddelande kan kommunen vända sig till TiB som har rätt att begära sändning. Kontaktuppgifter finns i larmlista. Sändning av informationsmeddelande kan begäras direkt av kommunen vid en samhällsstörning.
12 5.6.5 Informationscenter för allmänhet Lokalisering kan ändras utifrån krisens art, omfattning och geografiska läge. Det kan finnas tillfällen då informationscenter behöver utlokaliseras för att möta allmänhetens behov, exempelvis vid större och långvariga el- eller teleavbrott, vid stor olycka, stor skogsbrand etcetera. I vissa fall kan ett begränsat mobilt informationscenter behöva anordnas vid platsen för den aktuella händelsen 5.7 Utvärdering När verksamheten återgått till det normala ansvarar kriskommunikationschefen och ansvarig för upplysningscentralen för att det görs en utvärdering av utfört kriskommunikationsarbete utifrån planen. Hur har kriskommunikationsarbetet fungerat över lag? Svagheter och styrkor i organisationen och planen? Uppstart av arbetet? Nådde vi ut med information till de som behövde den när de behövde den? Var informationen som vi kommunicerade ut riktig? 6 Samverkan och geografiskt områdesansvar Medarbetares kompetens ska användas vid en kris. Expertkompetens ska vid behov anlitas från de olika fackförvaltningarna, kommunala bolag och räddningstjänstförbundet. Vid en extraordinär händelse har kommunen ett geografiskt områdesansvar för de insatser som vidtas inom kommungränserna, detta ansvar gäller även information. Det innebär att kommunen har ett ansvar att verka för att informationen till allmänheten samordnas under sådana förhållanden. Kommunens roll är att vara en sammanhållande funktion på lokal nivå och ta initiativ till samverkan med berörda aktörer inom kommunens geografiska område. Det kan exempelvis handla om att kommunen tar initiativ och kontaktar berörda aktörer för att komma överens om ett gemensamt budskap, gemensamma informationsinsatser eller att samordna och bjuda in till gemensam presskonferens etc. Kommunen ingår i ett regionalt krisinformationsnätverk tillsammans med kommunikationsansvariga från andra kommuner, myndigheter, organisationer och företag i länet. Detta nätverk kan kontaktas för stöd. Länsstyrelsen är sammankallande för nätverket. 6.1 Regional samverkan Kommunen ska vid regional samverkan, så långt det är möjligt, följa den regionala strategin för informationssamordning i Västernorrland. Precis som kommunen har det geografiska områdesansvaret inom kommunens geografiska gränser har länsstyrelsen det inom länets gränser. Om det finns behov av informationsutbyte eller samordning kallar länsstyrelsen till ett samverkansmöte. Vid dessa möten ska kommunens krisledning delta, samt kommunikationsansvarig för att underlätta informationssamordning. Det är kommunens ansvar att kommunikationsansvarig kallas till dessa möten.
13 7 Dokumentansvar Kommunstyrelsen är ytterst ansvarig för denna plan och att den revideras vid behov, minst en gång per mandatperiod i samband med att den övergripande krisledningsplanen revideras. Tillhörande dokument ska ses över årligen och uppdateras löpande. 8 Dokumentförteckning 1. Larmlista organisation för kriskommunikation 2. Checklista för start av organisation för kriskommunikation 3. Uppgiftsbeskrivningar för de olika funktionerna i organisationen för kriskommunikation 4. Viktiga informationskanaler 5. Checklista pressmeddelande 6. Checklista presskonferens 7. Checklista Att tänka på vid mediakontakter 8. Telefonlista till externa aktörer o krisinformationsnätverket Västernorrlands län o kontaktlista för mediakontakter o övriga (kontaktuppgifter till 113 13 med flera)