Myndighetsektionen Resultat- och kvalitetsberättelse 2017 Resultat- och kvalitetsberättelse 2017 Myndighetsektionen
Innehållsförteckning Inledning... 3 Varför en resultat- och kvalitetsberättelse?... 3 Vår enhet... 3 Kvalitetsarbete... 4 Hållbart samhälle... 5 Uppföljningsbara mål... 5 Medborgare... 6 Synpunktshantering... 6 Brukarundersökning... 6 Egen undersökning... 7 Uppföljningsbara mål... 7 Verksamhet... 9 Systematiskt förbättringsarbete... 9 Dokumentation... 9 Kvalitetsrevision... 10 Händelsehantering... 11 Uppföljningsbara mål... 11 Arbetsgivare... 13 Medarbetarundersökning... 13 Personalstatistik... 13 Systematiskt arbetsmiljöarbete... 14 Uppföljningsbara mål... 14 Ekonomi... 16 Enhetens ekonomi, tusentals kronor (tkr)... 16 Uppföljningsbara mål... 16 Mer information... 17 2
Inledning Varför en resultat- och kvalitetsberättelse? En resultat- och kvalitetsberättelse sammanställs för att du som bor i Jönköpings kommun ska kunna få inblick i verksamheten och kunna ta del av vilka resultat som uppnås. Genom en resultatoch kvalitetsberättelse redovisas också de mål som enheten arbetat med under året. Vår enhet Verksamhetsbeskrivning Presentation av enheten Myndighetsektionen vänder sig till vuxna från 20 år med ett missbruk- eller beroende av alkohol, narkotika, läkemedel, dopning och andra beroendeframkallande medel. Från och med 180101 omfattas också målgruppen med spelmissbruk och som avser spel om pengar. Vi utreder, bedömer och följer upp insatser som ges med stöd av socialtjänstlagen (SoL) och i de fall det krävs med stöd av lagen om vård av missbrukare i vissa fall (LVM). Sammanlagt arbetar 19 medarbetare på Myndighetssektionen. Myndighetsektionen finns belägen i Sofiahuset på Kapellgatan 21 i Jönköping. Sektionen består 18,75 tjänster varav 11,75 socialsekreterare, fyra mottagningssekreterare, en sektionsadministratör, en förste socialsekreterare samt en sektionschef. Särskilda händelser i år Under första halvåret 2017 har Myndighetssektionen haft en svår bemanningssituation. Alla medarbetare, utom två, har börjat på sin tjänst under 2017. Först i mitten av augusti hade vi full bemanning. Utifrån det har det gjorts en prioriteringsplan för handläggning av ärenden. Det innebar att ett flertal nya ärenden fick vänta upp till en och halv månad på socialsekreterare. Ett ärende som gällde yttrande om kontraktsvård blev anmält till JO på grund av att ärendet inte hanterades i tid. JO har inte svarat på anmälan ännu. Under året har det uppmärksammats att det saknas många rutiner för myndighetsutövningen och introduktionen för arbetet som socialsekreterare på Myndighetssektionen. Processkartläggningen, som finns för missbruksvårdens myndighetssektion, är inte uppdaterad och stämmer inte alltid överrens med de lagar och riktlinjer som omgärdar myndighetsutövningen 3
inom missbruksområdet. Kvalitetsarbete En verksamhet med kvalitet följer de krav och mål som gäller enligt lagar och andra föreskrifter för verksamheten samt beslut som har meddelats med stöd av sådana föreskrifter. Socialtjänsten i Jönköpings kommun redovisar kvalitet ur fem olika perspektiv. Hållbart samhälle Medborgare- Vad tycker de medborgare som behöver vår hjälp? Verksamhet - Hur säkerställer vi en god kvalitet i vårt utförande? Arbetsgivare - Hur skapar vi ett arbetsklimat som leder till god kvalitet i vårt utförande? Ekonomi - Hur hanterar vi våra resurser? 4
Hållbart samhälle Uppföljningsbara mål Mål: Minska den totala energianvändningen av el i verksamheten Målet har nåtts eller förväntas nås Beskrivning av mål Mätningar visar att den totala energianvändningen på socialförvaltningen 2015 var 2 892 kwh/årsarbetare. Minskningen kan ske genom att i större utsträckning reducera onödig användning av el samt i större utsträckning välja energisnåla produkter då sådana alternativ finns att tillgå Mål: Minska den totala energianvändningen för persontransporter med bil Målet har nåtts eller förväntas nås Beskrivning av mål En långsiktig målsättning är att kommunens energianvändning ska minska med minst 20 % mellan 2009-2020. Mätningar visar att den totala energianvändningen på socialförvaltningen 2015 var 1 086 kwh/årsarbetare. Minskningen kan ske genom att i större utsträckning använda alternativa färdmedel så som gång, cykel, kollektivtrafik eller andra tekniker som minskar behovet av transporter. 5
Medborgare Synpunktshantering Beskrivning Genom att löpande fånga upp synpunkter (beröm, klagomål och förbättringsförslag) är målet att löpande kunna åtgärda orsakerna till synpunkterna och därigenom förbättra verksamheten. I tabellen nedan visas antalet synpunkter som registrerats för enheten i det digitala systemet för synpunktshantering. Vi har arbetat med de synpunkter och händelser som har rapporterats men det är för få har som rapporteras i in control. Ett arbete inför 2018 är att lägga in fler inkomna synpunkter och händelser i in control som ett underlag till ett systematiskt förbättringsarbete på Myndighetssektionen. Resultatindikator Enhet Jönköpings kommun Förbättringsförslag 1 Klagomål 1 Beröm Brukarundersökning Beskrivning För att kunna utveckla kvaliteten är det viktigt att återkommande fånga åsikterna hos de medborgare som kommer i kontakt med verksamheten. Under 2017 har två brukarundersökningar gjorts under slutet av 2017. En bemötandeenkät har lämnats ut och en brukarrevision har genomförts. Bemötandeenkäten har en låg svarsfrekvens (26%). Den främsta orsaken till den låga svarsfrekvensen är att brukarrevisionen genomfördes under samma tidsperiod som bemötandeenkäten lämnades ut. Utifrån den låga svarsfrekvensen så är inte resultatet i bemötandeenkäten tillförlitligt. Brukarrevisionen som genomfördes har inte återrapporteras till Myndighetssektionen ännu. Den är planerad till mitten på mars 2018. 6
Egen undersökning Uppföljningsbara mål Mål: Missbruksvården ska nå de individer och grupper som behöver stöd och behandling. Målet har nåtts eller förväntas nås Beskrivning av mål Socialnämnden har beslutat om en genomlysning av missbruksvården. I genomlysningen ingår frågor rörande vilka målgrupper som missbruksvården når med sina insatser. Särskilt ska beaktas om insatserna når kvinnor och unga. Andra viktiga perspektiv är anhörig- och barnperspektivet. Genomlysningen har genomförts under 2017. Myndighetssektionen har varit delaktig i diskussioner och grupparbeten för att skapa underlag till revisionen. Mål: Effektiv och rättsäker handläggning och rätt insats av god kvalitet Osäker bedömning / Målet har delvis nåtts Beskrivning av mål - Kvalitetssäkra utredningar och dokumentation genom att tillämpa och revidera processkartläggningen. - Genomföra ASI, grund och uppföljning enligt fastställda rutiner. Vid genomgång av myndighetsprocessen missbruk framkom att det finns ett flertal fel som behöver åtgärdas. Arbete har därför påbörjats under slutet av 2017 för att revidera och delvis skapa en ny myndighetsprocess. Under 2017 har särskilt fokus lagts på den del som avser att skapa ett utredningsunderlag. ASI-intervjuer har inte gjorts i den utsträckning som våra rutiner föreskriver. Anledningen till det är att vi har haft nyrekryterad personal som inte haft utbildningen och att det inte har funnits några utbildningstillfällen under hösten 2017. Under 2018 beräknas alla medarbetare ha ASI-utbildning och därmed beräknas vi göra ASI-intervjuer i alla ärenden där klienter kan och vill genomgå en 7
sådan. 8
Verksamhet Systematiskt förbättringsarbete Grunden för utveckling av en arbetsplats är att arbeta systematiskt med förbättringsarbete. Ett viktigt inslag är att uppmärksamma och försöka arbeta med att förbättra det som gått fel. Förbättringsarbetet ska genomsyra arbetsplatsen och genom årlig egenkontroll görs en granskning av hur långt enheten kommit. Mätarens utslag indikerar enhetens egen bedömning av det systematiska förbättringsarbetet där rött=nej, gult=delvis och grönt=ja. Utifrån Myndighetssektionens bemanningssituation har inte fokus legat på systematiskt förbättringsarbete. Dock har fel och missförhållanden uppmärksammats. Ett förbättringsarbete för att korrigera myndighetsprocessen inleddes i slutet av 2017. Det finns inte några rutiner eller förankrat arbetssätt sedan tidigare att arbeta med systematiskt förbättringsarbete. Bland annat har det tidigare funnits ett motstånd att uppmärksamma brister via in control. Från och med hösten 2017 har fokus legat på att börja använda in control för att uppmärksamma brister och att arbeta med lösningar på dem. Dokumentation Varje år görs en egenkontroll av dokumentationen genom stickprov. De områden som granskas är bland annat att dokumentationen ska vara lätt att följa, innehålla relevant information och att det inte ska finnas kränkande formuleringar. Mätarens utslag indikerar enhetens egen bedömning av dokumentationen där rött=nej, gult=delvis och grönt=ja. 9
Kvalitetsrevision Socialtjänsten genomför kvalitetsrevisioner av enheterna, som har sin utgångspunkt i nationellt reglerade krav om egenkontroll. Syftet med kvalitetsrevisionen är att se hur kvalitetsarbetet organiseras. Resultatet av kvalitetsrevisionen ger en bild av hur systematisk enheten är i det arbetet. Däremot ska inte omdömet i kvalitetsrevisionen tolkas som en fullständig bild av vilken kvalitet som finns inom enheten. Revisorns kommentar 2017 Verksamheten har ännu inte påbörjat ett systematiskt förbättringsarbete. En plan för att göra detta behöver arbetas fram. Verksamheten har sedan år 2016 haft många vakanta tjänster och svårt att rekrytera vilket har inneburit att man inte haft förutsättningar för att arbeta med systematiskt för- 10
bättringsarbete. Verksamheten behöver få en större volym av händelser och synpunkter, för att komma längre i det systematiska förbättringsarbetet. Verksamheten behöver reflektera mer runt sina resultat, vilket kan leda till utveckling. Verksamheten har formulerat smarta mål i verksamhetsplanen och den röda tråden mellan resultat- och kvalitetsberättelse och verksamhetsplanen framgår tydligt. Revisionen genomfördes 2017-05-23 Nästa revision sker 2019 Thomas Axén och Mikaela Johansson Händelsehantering För att kunna utveckla verksamhetens kvalitet är det viktigt att hela tiden hitta områden som behöver utvecklas och förbättras. En del av detta är att kartlägga de händelser som uppstår i vardagen. Genom att klargöra möjliga orsaker och arbeta med åtgärder och uppföljning kan verksamhetens kvalitet förbättras. I tabellen nedan visas de områden där flest händelser rapporterats under året. Se också kommentaren under rubriken synpunktshantering 3.1 Resultatindikator Utfall Omvårdnad Socialtjänst 7 Kommunikation/information 15 Dokumentation 11 IT-stöd/datautrustning 9 Säkerhet 7 Uppföljningsbara mål Mål: Missbruksvårdens verksamhet ska vara anpassad för att nå de grupper och individer som behöver stöd och behandling och ge stöd och behandling av god kvalitet. Målet har nåtts eller förväntas nås 11
Beskrivning av mål Socialnämnden har beslutat om en genomlysning av missbruksvården. Genomlysningen ska bland annat fokusera på missbruksvårdens samverkan med andra, arbete utifrån nationella riktlinjer och utbildningsbehov. Genomlysningen i missbruksvården har genomförts under 2017. Mål: Ett gemensamt förhållningssätt för systematiskt förbättringsarbete genom metoden ständiga förbättringar. Målet har ej nåtts eller bedöms inte kunna nås Se revisorns svar 4.3.1 12
Arbetsgivare Om medarbetarna mår bra är det till fördel för den vård, omsorg, stöd och behandling som ska utföras åt kommunens medborgare. I Jönköpings kommun finns det också särskilda mål med det personalpolitiska arbetet, som innebär att kommunen har särskilt högt satta ambitioner vad gäller att vara en bra och attraktiv arbetsgivare. Medarbetarundersökning Medarbetarundersökningens frågor mäter Hållbart Medarbetarengagemang, HME, genom de tre frågeområdena ledarskap, motivation och styrning. Resultatet avser medelvärdet för frågeområdet, skala 1-5 där 5 är bäst. Resultatindikator Enhet Nämnd Ledarskap 4,6 4,2 Motivation 4,4 4,2 Styrning 3,6 4,1 Personalstatistik Enligt VIP 2017-2019 ska sjukfrånvaron minska. Särskild vikt ska ägnas kvinnor eftersom sjukfrånvaron är avsevärt högre bland dem än bland män. Vidare ska enligt VIP timanställningar minska och hållas på en balanserad nivå utifrån behovet. Uppföljning görs därför av timlön som andel (%) av den totala arbetstiden. Jämförelse görs med värdet för nämnden. Antalet timmar utförda av timanställda redovisas även omräknat till antal årsarbetare. Uppföljning görs också av fyllnadstid och övertid. En medarbetare har varit helttids sjukskriven under hela 2017 och en medarbetare har varit sjukskriven deltid under halva 2017. Det göra att Myndighetssektionens procentuella andel på sjukfrånvaro ligger förhållandevis hög jämfört med den övergripande inom socialförvaltningen. Resultatindikator Enhet Nämnd Sjukfrånvaro i % av ordinarie arbetstid 9,6 7 Fyllnadstid som andel (%) av den totala arbetstiden Antal timmar fyllnadstid omräknat till årsarbetare 0,1 1 0,01 20 Övertid som andel (%) av den totala arbetsti- 0,3 1,2 13
Resultatindikator Enhet Nämnd den Antal timmar övertid omräknat till årsarbetare 0,05 22 Timlön som andel (%) av den totala arbetstiden 1,8 11,7 Antal timmar timlön omräknat till årsarbetare 0,26 225 Systematiskt arbetsmiljöarbete Arbetsgivaren ska enligt Arbetsmiljöverkets föreskrift om systematiskt arbetsmiljöarbete, AFS 2001:1, årligen göra en uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet. Detta för att kartlägga om rutinerna för arbetsmiljöarbetet följs. Resultatindikator Enhet Nämnd Har besvarat formulär om uppföljning av systematiskt arbetsmiljöarbete för aktuellt år. Ja Uppföljningsbara mål Mål: Trygga en god fysisk- och psykisk arbetsmiljö. Målet har nåtts eller förväntas nås Under perioden 170101-170831 har myndighetssektionen haft en plan för prioritering av ärenden. I prioriteringen har stor hänsyn tagits till socialsekreterarnas arbetsmiljö. Alla socialsekreterare har erbjudits grupphandledning. Regelbunden avstämning av arbetsmiljön har skett med sektionschef både enskilt och i grupp. Sektionschefen fördelar ut nya ärenden och har efter behov omfördelat ärenden mellan tjänsterna. En sjukgymnast från kommunhälsan har anlitats för att gå igenom socialsekreterarnas fysiska arbetsmiljö och har gett förslag på åtgärder i deras kontor. Bristerna som framkom har åtgärdats med undantag för frågor runt placering av belysning som kräver större åtgärder. En arbetsmiljörond har gjorts under året och socialsekreterarna har svarat på en medarbetarenkät. 14
15
Ekonomi Enhetens ekonomi, tusentals kronor (tkr) Verksamhet Budget Utfall Avvikelse Total myndighetssektionen 45 871 46 160-289 Uppföljningsbara mål Mål: God ekonomisk hushållning med tydlig kvalitetstanke Osäker bedömning / Målet har delvis nåtts Beskrivning av mål Budget i balans Budgeten är nästan i balans men går med ett underskott på 289 tkr. Anledningen är fler fattade beslut om externa placeringar än vad som har budgeterats under 2017. 16
Mer information I den här resultat- och kvalitetsberättelsen finns en bild av enhetens resultat och arbetet för att förbättra kvaliteten. Vill du veta mer kan du tala med våra medarbetare, men också själv söka information på: Jönköpings kommun - www.jonkoping.se (sökord KKIK) Öppna jämförelser - Resultat i jämförelse med andra kommuner - www.socialstyrelsen.se/oppnajamforelser Inspektionen för vård och omsorg - www.ivo.se Socialstyrelsen - www.socialstyrelsen.se 17