1 (1) Föredragningslista Sammanträde med Nämnden för den 29 januari 2015 Plats: Konferensrum Viking, Lilla Bommen 2, bottenplan http://www.coorkonferens.se/lappstiftet-konferens/ Hålltider: Kl 09.30 Kl 10-12 Kl 12 Kl 13-15 Kaffe Nämndmöte Lunch Information om verksamheten Inledande formalia Mötets öppnande Val av justerare Beslutsärenden 1. Bokslut 2014 Diarienummer HOS 05-2015 2. Justering budget 2015 Diarienummer HOS 02-2015 3. Delegeringsordning 2015 Diarienummer HOS 04-2015 4. Delegeringsärenden Diarienummer HOS 13-2015 5. Anmälningsärenden Diarienummer HOS 13-2015 6. Förslag sammanträdestider för nämndmöten 2015 Diarienummer HOS 11-2015 7. Övriga frågor Information A. Presentation av Hälsan & Arbetslivet och Institutet för stressmedicin Roland Karlsson Ordförande Postadress: Carl Skottsbergs gata 22 B 413 19 Göteborg Besöksadress: Carl Skottsbergs gata 22 B 413 19 Göteborg Telefon: 031-342 07 11 Webbplats: www.vgregion.se/sv/halsanoch-stressmedicin E-post: hos.diarium@vgregion.se
Ärende 1 Bokslut 2014
Sida 1(1) Tjänsteutlåtande Datum 2015-01-22 Diarienummer HOS 05-2015 Västra Götalandsregionen Handläggare Elisabeth Thorberntsson Telefon 031-778 65 53 E-post elisabeth.thorberntsson@vgregion.se Till Nämnden för Årsredovisning 2014 för Förslag till beslut Nämnden för beslutar följande: 1. s årsredovisning för 2014 godkänns. 2. s årsredovisning för 2014 översänds till regionstyrelsen. Ärendet s verksamhet ska till regionstyrelsen lämna in årsredovisning för år 2014. Det ekonomiska resultatet för 2014 är +8,3 mnkr, målnivå är 0 mnkr. Vid jämförelse av utfall med budget, är verksamhetens intäkter 2,8 mnkr högre än budget, verksamhetens kostnader är 5,4 mnkr lägre än budget. Göteborg 2015-01-22 Gunnar Ahlborg jr Förvaltningschef Skickas till Regionstyrelsen Diariet Postadress: Carl Skottsbergs gata 22 B 413 19 Göteborg Besöksadress: Carl Skottsbergs gata 22 B 413 19 Göteborg Telefon: 031-342 07 11 Webbplats: www.vgregion.se/sv/halsanoch-stressmedicin E-post: hos.diarium@vgregion.se
Sida 1(19) Diarienummer HOS 05-2015 Årsredovisning 2014 1. Sammanfattning s uppdrag är att bedriva företagshälsovård för Västra Götalandsregionens förvaltningar och bolag samt att bedriva forskning och kunskapsspridning för att motverka ogynnsam stress och stressrelaterade ohälsa. För detta arbete svarar förvaltningens två verksamheter Hälsan & Arbetslivet, som är Västra Götalandsregionens interna företagshälsovård, och Institutet för stressmedicin som är en FoU-verksamhet. Ambitionen är att förvaltningen skall vara ett kunskapscentrum och naturlig samarbetspartner till Västra Götalandsregionens förvaltningar och bolag samt övriga intressenter. Under 2014 har arbetet fortsatt med att öka samverkan för att bidra till hälsofrämjande arbetsplatser, goda levnadsvanor och därmed ökad hälsa, särskilt bland Västra Götalandsregionens anställda. Uppdraget från Regionfullmäktige att utarbeta förslag till kriterier för diplomering av sjukvårdsverksamheter som har ett utvecklat och hälsofrämjande arbetssätt resulterade i rekommendationen att avvakta pågående utvecklingsarbete inom området. arbetar med rättighetsfrågor som en naturlig del i sin verksamhet, och beaktar jämställdhets- och mångfaldsaspekter såväl i uppdrag och forskning som internt. För att minska miljöpåverkan har fler möten genomförts med hjälp av distanslösningar. s mål är att ha en ekonomi i balans och redovisar för 2014 ett resultat på 8,3 mnkr. Arbetet med att implementera de nya riktlinjerna för företagshälsovård har krävt mer arbetsinsatser inklusive administration än förväntat, men handlingsplanerna inför 2015 har förbättrats på flera förvaltningar i både omfattning och detaljnivå jämfört med de som utarbetades för 2014. Efterfrågan på företagshälsovårdstjänster har ökat. Antalet nybesök på ISM:s patientmottagning minskade pga reducerad läkarresurs, men antalet besök totalt ökade något jämfört med planerat. Remisstillströmningen har betydligt överskridit mottagningens kapacitet även detta år. Arbetet med att förbättra tillgängligheten pågår och bla har gemensamt telefonnummer för Hälsan & Arbetslivet införts vilket utvärderas under 2015. Väntetiden till FHV-mottagning skall vara högst 2 veckor men målet har inte uppfyllts när det gäller läkare delvis beroende på att vi inte lyckats besätta alla tjänster samt en ökad efterfrågan på rehabiliteringsinsatser. Nöjd-Kund-Index i höstens enkät till chefer och HR-personer blev 72, målet således uppnått. Forskningsarbetet, inkl. samverkan på regional, nationell och internationell nivå har bedrivits
Sida 2(19) Diarienummer HOS 05-2015 enligt plan på samma höga nivå som tidigare. Arbete med att utveckla metoder inom det hälsofrämjande och förebyggande området, särskilt inom ramen för projektet FHV NySam, har bedrivits enligt plan. Processtöd till utvecklingsprojekt med hälsofrämjande inriktning är ett exempel. Utbildningsinsatser och annan kunskapsspridning till olika målgrupper har genomförts som planerat. 2. Verksamheten s strategiska mål är att erbjuda och bedriva företagshälsovård enligt Västra Götalandsregionens nya riktlinjer, samt genom informations-, forsknings- och utbildningsverksamhet utgöra en resurs för ett väl utvecklat hälsofrämjande arbetssätt i Västra Götalandsregionens verksamheter och bolag. skall vara ett kunskapscentrum och en naturlig samarbetspartner i arbetet med att skapa hälsofrämjande arbetsplatser med effektiv rehabilitering och goda levnadsvanor. Hälsan & Arbetslivet medverkan i förvaltningarnas arbete med att ta fram handlingsplaner för 2014 pågick under första halvåret. Under hösten inleddes arbetet med handlingsplaner för 2015, i de flesta fall fortfarande i ett ettårsperspektiv. Implementering av den nya modellen för företagshälsovården har visat sig kräva större arbetsinsatser än förutsett och har inneburit ökad administration. Det nya modellen har krävt stora förändringar i stödsystemet och dessa har varit mer komplicerade än vad som förväntats. Efterfrågan av företagshälsovårdstjänster har varit hög under året. En svårighet har varit att rekrytera specialistutbildad personal på grund av att många med specialistutbildning gått i pension och utbildningarna inte täcker behovet av nya specialister. Specialistutbildningen av företagshälsovårdsläkare har legat nere under året. Institutet för stressmedicins forskning och kunskapsspridning har fortsatt på samma nivå som föregående år. Antalet nybesök på ISM:s patientmottagning minskade pga reducerad läkarresurs, men antalet besök totalt ökade något jämfört med planerat. Remisstillströmningen har betydligt överskridit mottagningens kapacitet även detta år. har haft en förvaltningsdag med fokus på värdegrund, jämställdhet och normkritiskt tänkande. Nämnden för och förvaltningsledningen har haft en utbildning i rättighetsfrågor. 2.1 Regionfullmäktiges mål Västra Götalandsregionens egna verksamheter ska vara föregångare i miljöarbetet arbetar för att verksamheten ska ha så liten negativ miljöpåverkan
Sida 3(19) Diarienummer HOS 05-2015 som möjligt. Uppdrag för Västra Götalandsregionens verksamheter planeras så att resor minimeras. Använda teknisk utrustning för möten på distans Vid köp av livsmedel ska ekologiska varor väljas när så är möjligt Utfasning av miljö- och hälsofarliga ämnen är klar. Regionstyrelsen och Kommittén för rättighetsfrågor ansvarar för att regionens verksamheter ska vara tillgängliga för alla invånare har inventerat 100 % av verksamheten i Tillgänglighetsdatabasen. Nämnden ska ansvara för att erbjuda och bedriva företagshälsovård samt genom sin informations-, forsknings- och utbildningsverksamhet utgöra en resurs för ett väl utvecklat hälsofrämjande arbetssätt i regionens verksamheter och bolag s strategiska mål är att erbjuda och bedriva företagshälsovård samt genom informations-, forsknings- och utbildningsverksamhet utgöra en resurs för ett väl utvecklat hälsofrämjande arbetssätt i Västra Götalandsregionens verksamheter och bolag. För att nå målet, Nöjd-Kund-Index(NKI) 72 för 2014, arbetar med att utveckla dialogen med verksamheterna för att bättre möta deras behov av FHV insatser i enlighet med de nya riktlinjerna för FHV. Andra åtgärder är vidareutveckling av webb och andra digitala informationskanaler samt ökning av tillgänglighet till telefonbokning och rådgivning. För att NKI fortsättningsvis ska spegla hela förvaltningens verksamhet prövades under hösten att lägga till frågor om ISM's kunskapsspridning, för dessa frågor blev NKI 70. Regionstyrelsen ska stärka regionen som en attraktiv arbetsgivare ska vara en förebild när det gäller hälsofrämjande arbetsplatser. Utifrån medarbetarenkät har handlingsplaner upprättats för att vidareutveckla ett hälsofrämjande förhållningssätt inom förvaltningen. Det finns ingen ofrivillig deltidsanställning, vid nyanställning erbjuds heltidsanställning. Alla chefer har genomgått utbildning i genuskompetent ledarskap. Alla anställda har kompetensutvecklingsplan. Tillfälliga anställningar förekommer huvudsakligen i externfinansierade forskningsprojekt samt för att täcka uppkomna vakanser. Vid annonsering av tjänster är det vanligtvis många sökande men ibland få FHV specialister.
Sida 4(19) Diarienummer HOS 05-2015 2.2 Regionfullmäktiges uppdrag ska utarbeta förslag till kriterier för diplomering av sjukvårdsverksamheter som har ett utvecklat och framgångsrikt hälsofrämjande arbetssätt. En utredning genomfördes som visar att det såväl inom Västra Götalandsregionen (VGR) som på andra håll i landet och nationell nivå pågår flera initiativ med inriktning att definiera och skapa indikatorer på hälsofrämjande arbete och arbetssätt inom hälso- och sjukvårdsområdet. Mot bakgrund av detta föreslog Nämnden för Regionstyrelsen besluta att avvakta pågående utvecklingsarbete innan förslag till kriterier för diplomering av sjukvårdsverksamheter som har ett utvecklat och framgångsrikt hälsofrämjande arbetssätt utarbetas. Alla verksamheter ska ha kostnadskontroll och redovisa ekonomisk balans Verksamheten är till största delen intäktsfinansierad. Genom att anpassa bemanning utifrån verksamhetens behov och de ekonomiska förutsättningar som verksamheten har ska Hälsan och Stressmedicin ha en ekonomi i balans. Verksamheten arbetar ständigt med analyser och prognoser vid månadsrapporter, delårsrapporter och bokslut i syfte att säkerställa kostnadskontroll. Alla verksamheter ska arbeta för att öka sin produktivitet och effektivitet Aktivt utvecklingssamarbete mellan förvaltningens verksamheter och enheter för ökad kvalitet och effektivisering enligt principen ständiga förbättringar. De nya riktlinjerna för FHV har initialt inneburit ökad administration varför arbete inletts för att effektivisera rutiner och arbetet med handlingsplaner. Särskild satsning har inletts under året för att utveckla, förbättra och implementera metoder inom det hälsofrämjande och förebyggande området. Arbetet bedrivs i samverkan med berörda förvaltningar och bolag och fortsätter kommande år. 2.3 Verksamhetens övergripande uppdrag och verksamhetens mål s strategiska mål är att erbjuda och bedriva företagshälsovård samt genom informations-, forsknings- och utbildningsverksamhet utgöra en resurs för ett väl utvecklat hälsofrämjande arbetssätt i Västra Götalandsregionens verksamheter och bolag. skall vara ett kunskapscentrum och en naturlig samarbetspartner i arbetet med att skapa hälsofrämjande arbetsplatser med effektiv rehabilitering och goda levnadsvanor.
Sida 5(19) Diarienummer HOS 05-2015 FRAMGÅNGSFAKTOR STYRTAL MÅLTAL 2014 AKTIVITETER UPPFÖLJNING Effektiv kunskapsspridning Hög tillgänglighet Utveckla samverkan och dialog med förvaltningar och bolag enligt de nya riktlinjerna Antal utbildningsinsatser (ISM) Minst 70 utbildningar för målgrupperna Väntetider till företagshälsovårdens Max 2 veckor mottagning Antal upprättade handlingsplaner med verksamheterna Antal förvaltningar som medverkar i FHV NySam 100% Minst 5 förvaltningar Utbildningsinsatser på olika nivåer för studenter, chefer och andra nyckelpersoner Säkerställa bemanning Målet uppnått (105 st) Målet ej uppfyllt för läkare. Rekrytering pågår. Arbetet med riktlinjer och att Bibehålla och skapa utveckla handlingsplaner har regelbundna möten pågått planenligt. och kontakter med Omfattning och verksamheterna detaljnivå varierar mellan de olika förvaltningarna. Bedriva projektet enligt plan Målet uppnått (6 förvaltningar) 2.3.1 Verksamhetens miljöarbete arbetar för att verksamheten ska ha så liten negativ miljöpåverkan som möjligt. Uppdrag för Västra Götalandsregionens verksamheter planeras så att resor minimeras för alla. Kostnader för resor med bil har ökat marginellt jämfört med 2013. Antal resor är beroende av uppdragens lokalisation och omfattning och varierar därför mellan åren. För att minimera resor genomförs möten som distansmöten som videokonferenser när så är möjligt. Antalet möten där en eller flera av deltagarna deltagit på distans har ökat under året. Möjligheten att använda Lync prövades under hösten och kommer leda till att resandet framöver kan minskas ytterligare. Analyslänkar (Länkar saknas) 2.3.2 Prestationer Verksamheterna redovisar prestationer nedan. Institutet för Stressmedicin redovisar patientbesök som regleras enligt vårdöverenskommelse. Flertalet patienter medverkar i kliniska forskningsprojekt. Övriga prestationer är kopplade till institutets FoU- och kunskapsspridningsuppdrag och har ungefär samma omfattning 2014 som 2013. Budget 2013 och 2014 baserades på en lägre nivå i vårdöverenskommelsen än 2012. Utfall 2014 är något högre än budget och plan. (2013 var utfall betydlig högre än budget pga stort behov framför allt gällande återbesök). Antal nybesök minskade främst pga en av
Sida 6(19) Diarienummer HOS 05-2015 ordinarie läkare varit tjänstledig för forskning under första halvåret. Patientbesök ISM utfall helår 2014 budget år 2014 utfall helår 2013 utfall helår 2012 Nybesök läkare 56 120 107 179 Återbesök läkare 965 700 1309 1245 Besök psykolog, individuellt 218 150 158 255 Besök psykolog, grupp 70 70 104 52 Besök sjukgymnast individuellt 14 40 56 53 Besök sjukgymnast/hälsopedagog grupp 60 77 96 Totalt antal besök 1323 1140 1811 1880 Antal individer som haft kontakt med Hälsan & Arbetslivet har ökat med 8 %. Det totala antalet kontakter ökade med 13 %. Antal Utfall 2014 helår Utfall 2013 helår Utfall 2012 helår Individer/individkontakter Totalt Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Antal individer, fördelning kvinnor och män Antal individkontakter, fördelning kvinnor och män 8338 84 % 16 % 7748 83 % 17 % 7784 85% 15% 44446 86 % 14 % 39351 85 % 15 % 36351 85% 15% För 2014 har andelen hälsofrämjande insatser på individ och arbetsplatsnivå ökat jämfört med 2013. Andelen förebyggande insatser har ökat på arbetsplatsnivå men var lägre än planerat på organisationsnivå. Efterfrågan på återskapade insatser var hög varför andelen ökade något på individ och arbetsplatsnivå. Detta speglar trenden mot ökade sjukskrivningstal i verksamheterna. Nyckeltal Hälsofrämjande Förebyggande Återskapande Mål Utfall Utfall Mål Utfall Utfall Utfall Utfall Mål 2014 2014 2014 2013 2014 2014 2013 2014 2013 Individnivå 4% 8% 7% 10% 9% 12% 53% 57% 55% Arbetsplatsnivå 3% 5% 1% 7% 13% 8% 1% 4% 1% Organisationsnivå 5% 3% 2% 15% 1% 10% 2% 0% 4%
Sida 7(19) Diarienummer HOS 05-2015 Totalt nivåer enligt ovan, fördelat på kvinnor och män inom typ av insats Hälsofrämjande Förebyggande Återskapande Kvinnor Män Kvinnor Män Kvinnor Män Utfall totala insatser 2013 87% 13% 96% 4% 87% 13% Utfall totala insatser 2014 94% 6% 94% 6% 86% 14% 2.3.3 Verksamhetens mål i verksamhets-/processperspektivet har en effektiv verksamhet med hög kvalitet och fortlöpande utvecklingsarbete. FRAMGÅNGSFAKTOR STYRTAL MÅLTAL AKTIVITETER UPPFÖLJNING Bedriva utvecklingsarbete och kompetensöverföring genom ökad samverkan mellan Hälsan & Arbetslivet och ISM Förbättra och utveckla metoder inom det hälsofrämjande och förebyggande området Antal möten ISM/H&A för 20 st utvecklingsarbete och kompetensöverföring. Antal metoder som utvecklats och börjat tillämpas i egen eller annan verksamhet Minst 5 metoder - Aktivt utvecklingssamarbete yrkeskategorivis och tvärprofessionellt mellan verksamheterna för Målet uppnått ökad kvalitet och (25 st) effektivisering -Gemensamma förvaltningsdagar med aktiv samverkan för HOS mål Implementering ska planeras och genomföras antingen i egen eller i Målet uppnått *) samarbete med annan VGR-verksamhet *)Hälsoanalyser Alingsås lasarett/fhv NySam, Processtöd Folktandvården, 15 metoden, NU-projektet anpassade metoder i samverkan, Stresskola 3. Personal ska vara en förebild när det gäller hälsofrämjande arbetsplatser. Kompetensutveckling i enlighet med individuellt upprättade utvecklingsplaner har i huvudsak genomförts som planerats. Handlingsplaner utifrån medarbetarenkäten 2013 har upprättats på varje enhet. Många med specialistutbildning inom FHV har gått i pension de senaste två åren. De har i flera fall tillhört svårrekryterade grupper, vilket har medfört att personalkostnader blivit lägre än budgeterat. I nuläget råder därför en viss underbemanning, varför ansträngningar att
Sida 8(19) Diarienummer HOS 05-2015 rekrytera till vakanta tjänster fortsätter under 2015. Specialistutbildningen av företagshälsovårdsläkare har i princip legat nere. FRAMGÅNGSFAKTOR STYRTAL MÅLTAL AKTIVITETER UPPFÖLJNING Tillvarata och utveckla den interna kompetensen utifrån verksamhetens behov Andel medarbetare som i enkät och/eller utvecklingssamtal anser att deras kompetens tillvaratas 100% Genomföra kompetensutveckling Kompetensutveckling enligt gällande pågår enligt plan men planer uppföljning kommer Tillvarata intern att göras efter kompetens vid medarbetarenkät genomförande av 2015 uppdrag och projekt Vidareutveckla ett hälsofrämjande förhållningssätt inom förvaltningen Upprättade handlingsplaner Utifrån En medarbetarenkät och handlingsplan övriga aktiviteter per enhet upprätta handlingsplaner Utfört per enhet 3.2 Personalstruktur Totalt har antal anställda minskat med 8 personer, från 118 st i december 2013 till 110 st i december 2014. Det beror på personalomsättning, i första hand på grund av pensionsavgångar. Tillsättning av vakanta tjänster kommer att ske under våren 2015. Personalstrukturen är stabil och likartad sedan tidigare år. Anställda per personalgrupp uppdelat på tillsvidare-, visstids- och timanställda dec-14 dec-13 Etikett/Kategori Tillsv Visstid Tim Tillsv Visstid Tim A Sjuksköterskor 15 1 1 17 1 4 C Läkare 12 1 3 12 2 4 F Läkarsekreterare 10 0 1 10 0 1 G Rehabilitering och förebyggande 35 6 3 33 7 3 J Teknik 3 0 0 3 0 0 L Administration 17 0 2 18 0 3 Summa 92 8 10 93 10 15 3.4 Sjukfrånvaro Den totala sjukfrånvaron för året har ökat med 0,7 % och långtidssjukfrånvaron har ökat med 8,4 % jämfört med 2013. Den totala sjukfrånvaron har ökat både bland kvinnorna ( med 1,0%) och männen (med 0,5%), långtidssjukfrånvaron har minskat bland männen till 0% och ökat för kvinnorna (med -11,9%) jämfört med 2013. Enstaka långtidssjukskrivningar får ett
Sida 9(19) Diarienummer HOS 05-2015 stort genomslag i statistiken då underlaget grundar sig på enbart 110 individer. Sjukfrånvaro, procent av ordinarie arbetstid 2014 2013 Kvinnor 3,5% 2,5% Män 0,7% 1,2% Totalt 2,9% 2,2% Andel långtidssjukfrånvaro 2014 2013 Kvinnor 51,0% 39,1% Män 0,0% 42,7% Totalt 48,0% 39,6% 3.6 Jämställdhet och mångfald Förvaltningens likabehandlinsplan 2013-2015 har tillämpats. Chefens roll och medarbetarens roll har tydliggjorts och diskuterats, liksom vår värdegrund. Inom kompetensutvecklingsområdet erbjuds kvinnor och män samma utvecklingsmöjligheter. I löneöversynen sker en genomgång både före och efter revision av löner för att fastställa att likabehandlingsplanen följs. Lönefördelningen har varit i balans mellan kvinnor och män, och vi har inte behövt upprätta handlingsplaner för ökad jämställdhet. Arbetet ska vara förenligt med föräldraskap. Äldre medarbetare har fått möjlighet att reducera arbetstid efter behov. Under året har 4 medarbetare tagit ut föräldraledighet, två män och två kvinnor. Vid varje rekryteringstillfälle beaktas jämställdhets- och mångfaldsaspekterna. Vi eftersträvar en jämn könsfördelning inom respektive yrkesgrupp. Ibland har de ansökningar som inkommit dominerats av ett kön exempelvis vid rekrytering av medicinska sekreterare. Samtliga i ledningsgruppen har genomgått utbildning i genuskompetent ledarskap, och fortsatt utbildning påbörjas i februari 2015. Förvaltningen uppfyller nyckeltalen i JÄMIX. 3.7 Personalvolym
Sida 10(19) Diarienummer HOS 05-2015 Antal anställda, årsarbetare och nettoårsarbetare Anställda Årsarbetare Nettoårsarbetare 2013 (december) 118 97,97 90,06 2014 (december) 110 97,70 88,34 Skillnad -8-0,27-1,72 Totalt har antal anställda har minskat med 8 personer. Från 118 st i december 2013 till 110 st i december 2014. Personalbudgeten innehåller utrymme för fler anställda, men vi har i vissa fall valt att avvakta med rekrytering för att kunna följa vad den nya FHV-överenskommelsen får för effekt. Antal årsarbetare har minskat med 0,27 st, från 97,97 st i december 2013 till 97,70 st i december 2014. Antal nettoårsarbetare har minskat med 1,72 st, från 90,06 st i december 2013 till 88,34 st i december 2014. Ett flertal pensionerade medarbetare har som timanställda hjälpt till att tillmötesgå de ökade behoven av insatser från företagshälsovården. Inför 2015 kommer vi att tillsätta vakanta tjänster, som vi tidigare har avvaktat med. Vi har som rutin att alltid erbjuda heltidstjänster vid nyrekrytering. I dagsläget finns ingen ofrivillig deltidstjänstgöring. 3.8 Bemanningsföretag För att kunna klara bemanning har bemannats både med inhyrda konsulter och vikarier så mycket som möjligt. Rekryteringar pågår men framför allt läkare har varit svårt att rekrytera. Konsultläkare används, men i mycket liten omfattning. Under flera års tid har företagsläkare varit en mycket svårrekryterad grupp, då utbildning till företagsläkare inte har varit möjlig. Nu har utbildningen startat upp på nytt, och vi hoppas därför på ökade möjligheter framöver att rekrytera och anställa företagsläkare. Kostnader för bemanningsföretag, tkr Utfall 2014 Utfall 2013 Utfall 2012 Läkare 1424 2063 2491 Sjuksköterskor 132 100 62 Övriga 653 123 259 Totalt 2209 2286 2812 3.9 Personalkostnadsanalys Volymminskningen beror till största delen på vakanta tjänster i samband med pensionsavgångar. Framför allt har vi brist på företagsläkare. I nuläget behöver vi rekrytera läkare, företagssköterska, FHV-sekreterare och ergonom. Mertid och övertid används i mycket ringa omfattning.
Sida 11(19) Diarienummer HOS 05-2015 4. Övrigt bedriver flera FoU-projekt som finansieras med särskilda projektanslag, dels från Västra Götalandsregionen via Arbetsmiljödelegationen, dels från externa forskningsfinansiärer som AFA, REHSAM, FORTE m.fl. Dessutom medverkar vi i projekt och forskningsprogram med externfinansiering, som leds från andra forskargrupper vid universitet och högskolor. FoU-arbetet utgör en viktig del av Institutet för stressmedicins uppdrag och Hälsan & Arbetslivet medverkar vid utveckling och implementering av nya metoder inom sitt område. Under 2014 har följande större projekt för vilka Hälsan och Stressmedicin erhållit särskild finansiering bedrivits: Hållbart arbetsliv med minskad stressupplevelse effekter av fysisk träning på fysiologiska och psykologiska stressreaktioner och kognitiv funktion (ASTI) - FORTE Riskbruksmodellen - 15-metoden Arbetsmiljödelegationen Ergonomi och hälsa i tandvården - AFA Nya samverkansformer för strategisk företagshälsovård Nyckeln till framgång för förebyggande och hälsofrämjande arbete (FHV NySam) AFA Bedömning och träning av kritiska funktioner av betydelse för tidig och hållbar arbetsåtergång för patienter med utmattningssyndrom - REHSAM Processutvärdering av hälsoprojekt i NU-sjukvården - Arbetsmiljödelegationen En metabol helhetssyn på stressrelaterad utmattning - Juniorforskare (FORTE) Forskningsverksamheten pågått planenligt och under året har 12 vetenskapliga artiklar publicerats och ytterligare 3 har accepterats för publicering och 7 manus har skickats in till vetenskapliga tidskrifter. Resultat har också spridits vid nationella/internationella konferenser och 5 nya ISM-rapporter har presenterats. Tre doktorander knutna till Institutet för stressmedicin disputerade under 2014. 5. Ekonomi bedriver verksamheterna Hälsan & Arbetslivet och Institutet för stressmedicin vilka har olika finansieringsförutsättningar. s mål är att ha en ekonomi i balans. För att nå målet krävs intäktsoch kostnadskontroll i verksamheten. Budgeterat resultat för 2014 är 0 mnkr. Utfall 2014 är + 8,3 mnkr. Institutet för Stressmedicin (ISM) finansieras med ett regionbidrag på 15,5 mnkr samt rörliga intäkter från undervisning, patientbesök och externa forskningsbidrag. Externa forskningsbidrag uppgick till 3,9 mnkr (1,9 mnkr för 2013) Hälsan & Arbetslivet är intäktsfinansierad och har from 2014 en ny finansieringsmodell genom att de nya riktlinjerna trätt ikraft. Alla förvaltningar och bolag tecknar ett grundabonnemang och gör två års planer för företagshälsovårdsinsatser. Västra Götalandsregionens Kemikaliehanteringssystem bedrivs av Hälsan & Arbetslivet och
Sida 12(19) Diarienummer HOS 05-2015 finansieras med ett regionbidrag på 2,1 mnkr. FRAMGÅNGSFAKTOR STYRTAL MÅLTAL AKTIVITETER UPPFÖLJNING Tillgång till externa forskningsmedel Andel externa medel Bibehålla andelen externa medel i jämförelse med fg år Ansöka om forskningsmedel Målet nått Ökade intäkter avseende hälsofrämjande och förebyggande insatser Antal beställda uppdrag 15 % av levererade tjänster Dialog och samverkan för fler hälsofrämjande och förebyggande uppdrag för målgrupperna Ej mätbart *) Effektivisering av verksamheten Redovisat resultat Ekonomi i balans Intäkts- och kostnadskontroll. Anpassa bemanning utifrån verksamhetens behov och ekonomiska förutsättningar + 8,3 mnkr *) Andel Hälsofrämjande och Förebyggande insatser är i nivå med föregående år. Intäkterna är något lägre än 2013. Efterfrågan på Återskapande insatser ökade kraftigt under 2014. 5.1 Ekonomiskt resultat Förvaltningens två verksamheter Hälsan & Arbetslivet och Institutet för stressmedicin har bedrivit företagshälsovård, forskning och kunskapsspridning under året. Ekonomiskt resultat för 2014 uppgår till 8,3 mnkr och är högre jämfört med 2013 som uppgick till 4,0 mnkr. Budgeterat resultat för 2014 är 0 mnkr. Avvikelsen förklaras främst av att för 2014 budgeterades för full bemanning eftersom flera vakanser uppstått 2013 och ytterligare vakanser har uppstått under 2014. Personalkostnader blev avsevärt lägre båda åren då flera tjänster inte har kunnat tillsättas trots aktiv rekrytering. Intäkter är 2,8 mnkr högre än fg år och 2,8 mnkr högre än budget. Ökningen avser dels intäkter från externa projektfinansiärer till forskningen, som har ökat jämfört med föregående år, och dels intäkter för företagshälsovård som är 2 mnkr högre än fg år, pga ökad efterfrågan. Verksamhetens kostnader är 1,6 mnkr lägre jämfört med föregående år och 5,4 mnkr lägre jämfört med budget. Personalkostnader är 0,7 mnkr lägre jämfört med fg år och 4,8 mnkr lägre än budget. Svårigheten med att rekrytera specialistkompetenser gör att flera tjänster inte kunnat besättas under året. Kostnaderna för bemanningsföretag är 2,2 mnkr som är i paritet med föregående år. Institutet för Stressmedicin finansieras genom regionbidrag samt externa forskningsmedel. Verksamheten har bedrivits enligt plan. Externa projektmedel har ökat med 2,0 mnkr jämfört med 2013. Erhållna ej upparbetade externa projektmedel har periodiserats med 2,1 mnkr. Hälsan & Arbetslivet är intäktsfinansierad och har from 2014 en ny finansieringsmodell genom att de nya riktlinjerna trätt ikraft. Den nya modellen har krävt mycket insatser med att
Sida 13(19) Diarienummer HOS 05-2015 ställa om upplägg av arbetssätt och inställningar i verksamhetsstödsystem. Arbetet under året har inneburit mycket administrativa insatser i samverkan med förvaltningar och bolag i deras arbete med planeringar av företagshälsovårdsinsatser på kort och lång sikt. Produktion är något högre än föregående år trots lägre bemanningsgrad. Resultaträkning (mkr) Årsvärden Avvikelse Förändring Utfall Budget Utfall budget/ utfall/utfall 1412 1412 1312 utfall % Försäljning material, varor och tjänster 73,6 70,1 69,2 3,4 6,3% Övriga intäkter 6,8 7,5 8,7-0,6-21,9% Verksamhetens intäkter 80,4 77,6 77,9 2,8 3,1% Personalkostnader -65,5-70,3-66,2 4,8-1,1% Inhyrd personal, bemanningsföretag -2,2 0,0-2,3-2,2-3,4% Lokalkostnader -8,3-8,3-8,4 0,1-1,2% Material, varor och tjänster -12,4-13,0-13,1 0,5-5,2% Övriga kostnader -1,4-3,4-1,4 2,0 2,4% Avskrivningar 0,0-0,3-0,1 0,2-55,1% Verksamhetens kostnader -89,9-95,3-91,5 5,4-1,7% Regionbidrag 17,7 17,7 17,4 0,0 1,5% Finansiella intäkter/kostnader m.m. 0,1 0,0 0,1 0,1 Koncernbidrag 0,0 0,0 0,0 Resultat 8,3 0,0 4,0 8,3 Externa kostnader, mnkr Utfall 2014 Utfall 2013 Konsulter, IT-tjänster 0,7 0,8 Kurs och konferenser 0,6 0,9 Trycksaker, PR och info 0,3 0,1 1,6 1,8 Kostnadsutvecklingen är något lägre föregående år.
Sida 14(19) Diarienummer HOS 05-2015 5.2 Åtgärder vid ekonomisk obalans 5.3 Eget kapital Eget kapital är en finansiell resurs för verksamheten och används för att klara likviditetsförändringar under verksamhetsåret, samt för att undvika kreditkostnader som uppläggningsavgifter och räntekostnader på likvidkontot. Eget kapital Ingående Eget kapital 2014-01-01 5782 Lämnade bokslutsdispositioner, regioninternt. - 4000 Årets resultat för 2014 8277 Fritt eget kapital 10 060 Eget kapital 2014-12-31 10 060 5.4 Investeringar Inga investeringar har gjorts under året. Budgeterade investeringar är 0,6 mnkr..
Sida 15(19) Diarienummer HOS 05-2015 6. Bokslutsdokument och noter Not Utfall Utfall Resultaträkning 1412 1312 Verksamhetens intäkter 1 80 390 77 946 Verksamhetens kostnader 2,3-89 821-91 348 Avskrivningar och nedskrivningar 4-48 -107 Verksamhetens nettokostnader -9 479-13 509 Finansnetto 5 98 106 Erhållna/lämnade bidrag spec. beslut 0 0 Erhållna/lämnade regionbidrag 17 658 17 397 Årets resultat 8 277 3 994 Not Utfall Utfall Balansräkning 1412 1312 Anläggningstillgångar Materiella anläggningstillgångar - maskiner och inventarier 6 96 144 Summa anläggningstillgångar 96 144 Omsättningstillgångar Kortfristiga fordringar 7 4 712 3 904 Likvida medel 14 927 11 023 Summa omsättningstillgångar 19 639 14 927 Summa tillgångar 19 735 15 071 Eget kapital Eget kapital 5 783 2 888 Bokslutsdispositioner -4 000-1 100 Årets resultat 8 277 3 994 Summa eget kapital 10 060 5 782 Skulder Kortfristiga skulder 8 9 675 9 289 Summa skulder 9 675 9 289 Summa eget kapital, avsättningar och skulder 19 735 15 071
Sida 16(19) Diarienummer HOS 05-2015 Not Utfall Utfall Kassaflödesanalys 1412 1312 Löpande verksamhet Årets resultat 8 277 3 994 Avskrivningar 48 107 Kassaflöde från löpande verksamhet före förändring av rörelsekapital 8 325 4 101 Förändring av rörelsekapital Ökning-/minskning+ av kortfristiga fordringar -808 131 Ökning+/minskning av kortfristiga skulder 386-1 859 Kassaflöde från löpande verksamhet 7 903 2 373 Förändring av eget kapital 1 0 Investeringsverksamhet Investeringar 0 0 Kassaflöde från investeringsverksamheten 0 0 Finansieringsverksamhet Ökning-/minskning+ av långfristiga fordringar 0 0 Ökning+/minskning- av långfristiga skulder 0 0 Erhållna/lämnade bokslutsdispositioner -4 000-1 100 Kassaflöde från finansieringsverksamheten -4 000-1 100 ÅRETS KASSAFLÖDE 3 904 1 273 Ingående likvida medel och kortfristiga placeringar 11 023 9 751 Utgående likvida medel och kortfristiga placeringar 14 927 11 023 Kontroll av årets kassaflöde 3 904 1 272 Differens 0-1
Sida 17(19) Diarienummer HOS 05-2015 Bokslutsnoter 1. Verksamhetens intäkter 1412 1312 Patientavgifter med mera 147 187 Såld vård internt 974 1 075 Försäljning material, varor och tjänster, internt 72 148 67 634 Försäljning material, varor och tjänster, externt 1 407 1 563 Hyresintäkter 349 362 Specialdestinerade statsbidrag 340 1 817 Övriga bidrag, internt 482 852 Övriga bidrag, externt 3 943 1 908 Övriga intäkter, internt 501 155 Övriga intäkter, externt 99 2 393 Totalt 80 390 77 946 2. Verksamhetens kostnader 1412 1312 Personalkostnader 65 471 66 171 Bemanningsföretag 2 210 2 287 Läkemedel 558 677 Lokalkostnader, internt 3 145 3 066 Lokalkostnader, externt 5 118 5 301 Verksamhetsanknutna tjänster, internt 1 519 1 353 Verksamhetsanknutna tjänster, externt 2 144 2 484 Material och varor, internt 660 685 Material och varor,externt 1 800 1 909 Övriga tjänster, internt 4 291 3 970 Övriga tjänster, externt 1 468 2 041 Övriga kostnader, internt 513 534 Övriga kostnader, externt 924 870 Totalt 89 821 91 348 3. Personalkostnader, detaljer 1412 1312 Löner 44 395 44 647 Övriga personalkostnader 2 759 3 036 Sociala avgifter 18 317 18 488 Pensionskostnader 0 0 Totalt 65 471 66 171
Sida 18(19) Diarienummer HOS 05-2015 4. Avskrivningar 1412 1312 Avskrivningar Maskiner och inventarier 48 107 Totalt 48 107 Totalt avskrivningar 48 107 5. Finansnetto 1412 1312 Finansiella intäkter Ränteintäkter, internt 102 109 Ränteintäkter, externt 0 3 Totalt 102 112 Finansiella kostnader Räntekostnader, externt 1 3 Övriga finansiella kostnader, internt 3 3 Totalt 4 6 Totalt finansnetto 98 106 6. Maskiner och inventarier 1412 1312 Ackumulerade anskaffningsvärden Vid årets början 4 736 4 736 Korrigering anskaffningsvärde 1 0 Utgående ackumulerade anläggningstillgångar 4 737 4 736 Ackumulerade avskrivningar Vid årets början 4 593 4 486 Årets avskrivning och nedskrivning 48 106 Utgående ackumulerade avskrivningar 4 641 4 592 Utgående restvärde 96 144 7. Kortfristiga fordringar 1412 1312 Kundfordringar, internt 304 364 Kundfordringar, externt 376 361 Förutbetalda kostnader och upplupna intäkter, externt 1 264 2 541 Övriga fordringar, externt 2 768 638 Totalt 4 712 3 904
Sida 19(19) Diarienummer HOS 05-2015 8. Kortfristiga skulder 1412 1312 Leverantörsskulder, internt 61 47 Leverantörsskulder, externt 3 335 1 632 Semesterskuld 2 446 2 409 Löner, jour, beredskap, övertid 41 6 Arbetsgivaravgifter, källskatt, F-skatt 1 085 1 019 Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter, internt 100 0 Upplupna kostnader och förutbetalda intäkter, externt 2 078 401 Övriga kortfristiga skulder, internt 34 28 Övriga kortfristiga skulder, externt 495 3 747 Totalt 9 675 9 289 Redovisningen är upprättad enligt de anvisningar som lämnats från Västra Götalandsregionen. Anvisningarna bygger på kommunallagen, lagen om kommunal redovisning samt rekommendationer utfärdade av Rådet för kommunal redovisning. Göteborg 2015-01-29 Nämnden för Roland Karlsson Ordförande Förvaltningschef Gunnar Ahlborg Jr
Ärende 2 Justering budget 2015
Sida 1(1) Tjänsteutlåtande Datum 2015-01-22 Diarienummer HOS 05-2015 Västra Götalandsregionen Handläggare Elisabeth Thorberntsson Telefon 031-778 65 53 E-post elisabeth.thorberntsson@vgregion.se Till Nämnden för Budget 2015 för Förslag till beslut Nämnden för beslutar följande: 1. s budget för 2015 godkänns. 2. s budget för 2015 översänds till regionstyrelsen. Ärendet Regionfullmäktige beslutade 25 november 2014 om Budget 2015 och Regionstyrelsens planeringsdirektiv 9 december 2014 föranleder en smärre justering i den detaljbudget som Nämnden för inlämnade till Regionstyrelsen 30 oktober 2014. Göteborg 2015-01-22 Gunnar Ahlborg jr Förvaltningschef Skickas till Regionstyrelsen Förvaltningschefen Diariet Postadress: Carl Skottsbergs gata 22 B 413 19 Göteborg Besöksadress: Carl Skottsbergs gata 22 B 413 19 Göteborg Telefon: 031-342 07 11 Webbplats: www.vgregion.se/sv/halsanoch-stressmedicin E-post: hos.diarium@vgregion.se
Sida 1(10) Diarienummer HOS 0002-2015 Detaljbudget 2015 1. Sammanfattning s uppdrag är att bedriva företagshälsovård för Västra Götalandsregionens förvaltningar och bolag samt att bedriva forskning och kunskapsspridning för att motverka ogynnsam stress och stressrelaterade ohälsa. För detta arbete svarar förvaltningens två verksamheter Hälsan & Arbetslivet, som är Västra Götalandsregionens interna företagshälsovård, och Institutet för stressmedicin som är en FoU-verksamhet. Under 2015 kommer dessa att ytterligare öka sin samverkan för att bidra till hälsofrämjande arbetsplatser, goda levnadsvanor och därmed ökad hälsa, särskilt bland Västra Götalandsregionens anställda. Ambitionen är att förvaltningen skall vara ett kunskapscentrum och naturlig samarbetspartner till Västra Götalandsregionens förvaltningar och bolag samt övriga intressenter. Målet är att Nöjd-Kund-Index skall öka ytterligare 2015. Verksamheten skall bedrivas effektivt med hög kvalitet vilket säkras genom samverkan och fortlöpande utvecklingsarbete med inriktning mot ständiga förbättringar. Prestationsnivån avseende företagshälsovårdstjänster är beroende på förvaltningarnas och bolagens beställningar. Samverkan i enlighet med de nya riktlinjerna för företagshälsovård skall vidareutvecklas, särskilt när det gäller förebyggande och hälsofrämjande insatser. Därmed förväntas också beställningarna av sådana tjänster öka 2015. Genom att säkerställa adekvat bemanning skall väntetiden till H&A:s mottagningar uppgå till högst två veckor. Antalet besök på ISM:s patientmottagning är beroende av omfattningen på vårdöverenskommelsen för 2015. Kunskapsspridningen från ISM till olika målgrupper via utbildning, seminarier, webb etc skall fortsätta i minst samma omfattning som 2014. Antalet prenumeranter på det elektroniska nyhetsbrevet skall öka till minst 1000. Forskningsverksamheten fortsätter i samma omfattning och på ungefär samma externfinansieringsnivå För att minska miljöpåverkan skall antalet körda mil i tjänsten minska jämfört med 2014 och fler möten genomföras på distans via IT-lösningar. arbetar med rättighetsfrågor som en naturlig del i sin verksamhet, och beaktar jämställdhets- och mångfaldsaspekter såväl i uppdrag och forskning som internt. Ökad måltydlighet och förbättrat ledarskap skall uppnås genom utveckling av den interna kommunikationen i enlighet med förvaltningens kommunikationsplan samt genom
Sida 2(10) Diarienummer HOS 0002-2015 klargörande av roller, ansvar och befogenheter hos chefer och stab. Målet är förbättrat utfall i personalenkäten. För att ha en ekonomi i balans krävs intäkts- och kostnadskontroll. Genom att anpassa bemanning utifrån verksamhetens behov och de ekonomiska förutsättningar som verksamheterna har budgeterar ett nollresultat. Resultatet är beroende av i vilken utsträckning förvaltningar och bolag beställer tjänster från H&A. 2 Regionfullmäktiges mål Nämnden ska ansvara för att erbjuda och bedriva företagshälsovård samt genom sin informations-, forsknings- och utbildningsverksamhet utgöra en resurs för ett väl utvecklat hälsofrämjande arbetssätt i regionens verksamheter och bolag s strategiska mål är att erbjuda och bedriva företagshälsovård samt genom informations-, forsknings- och utbildningsverksamhet utgöra en resurs för ett väl utvecklat hälsofrämjande arbetssätt i Västra Götalandsregionens verksamheter och bolag. För att nå målet, Nöjd-Kund-Index (NKI) 74 för 2015, fortsätter och vidareutvecklar dialogen med verksamheterna för att bättre möta deras behov av FHV insatser i enlighet med de nya riktlinjerna för FHV. Det sker genom kundanpassade mötesformer, vidareutveckling av webb och andra digitala informationskanaler samt förbättring av tillgänglighet till telefonbokning och rådgivning. Utifrån forskning och praktik utveckla ytterligare tjänster inom det hälsofrämjande området inklusive utbildning för chefer och andra målgrupper. Regionstyrelsen ska trygga den långsiktiga kompetensförsörjningen strävar efter att uppfattas som en attraktiv arbetsgivare bla genom att vara en förebild när det gäller hälsofrämjande arbetsplatser. Verksamheten arbetar aktivt med kompetensutvecklingsplaner. Inga ofrivilliga deltidsanställningar. Utvecklat systematiskt arbetsmiljöarbete. Behovsanpassat chefsstöd. Alla chefer ska ha genomgått utbildning i genuskompetent ledarskap.
Sida 3(10) Diarienummer HOS 0002-2015 3 Regionfullmäktiges uppdrag Alla verksamheter ska ha kostnadskontroll och redovisa ekonomisk balans Genom att anpassa bemanning utifrån verksamhetens behov och de ekonomiska förutsättningar som verksamheten har ska ha en ekonomi i balans. Verksamheten arbetar ständigt med kostnadskontroll utifrån månadsuppföljningar och delårsrapporter och bokslut. Alla verksamheter ska arbeta för att utveckla kvaliteten i den egna verksamheten samt öka sin produktivitet och effektivitet. Regionstyrelsen ska följa upp arbetet och tillse att resultatet kan jämföras inom och mellan verksamheterna Aktivt utvecklingssamarbete mellan förvaltningens verksamheter och enheter för ökad kvalitet och effektivisering enligt principen ständiga förbättringar. Utifrån den återkoppling avseende verksamhetens effektivitet och kvalitet som de nya riktlinjerna möjliggör via kundråd, FHV-råd och handlingsplandialogen med förvaltningar och bolag, ska tjänster och kunskapsspridning utvecklas. Fortsatt satsning för att utveckla, förbättra och implementera metoder inom det hälsofrämjande och förebyggande området. Beställarna ska i dialog med utförarstyrelserna säkerställa att effektiviseringskravet inte hanteras som ett generellt sparbeting som fördelas ut jämnt över hela organisationen Effektiviseringskravet hanteras i de delar av verksamheten där det möjligt utan att det inverkar negativt på verksamhetens uppdrag. Alla nämnder och styrelser ska jämtegrera budgetar och årsredovisningar. Regionstyrelsen ska i regionens gemensamma årsredovisning redovisa resultatet av det samlade arbetet hos verksamheter och förvaltningar Utifrån verksamhetens behov säkerställa att medarbetare oavsett kön, etnicitet och sexuell läggning etc. har lika möjligheter till t.ex. vidareutbildning och att delta i kurser och konferenser, behovsanpassning av arbetsplatser och arbetsredskap mm.
Sida 4(10) Diarienummer HOS 0002-2015 4. Verksamheten beskriver verksamheten under rubriken Fördjupad rapport till egen nämnd och styrelse. Se punkt 7. Verksamheten Rättighet Förvaltningens likabehandlingsplan uppdateras årligen. På APT diskuteras hur våra umgängesformer ser ut, och vilka normer som styr på arbetsplatsen. Alla medarbetare ska känna till diskrimineringsgrunderna. Utvecklingssamtalet ska ta upp likabehandlingsfrågor som eventuella trakasserier och diskriminering. Fördelningen av uppdrag ska ta hänsyn till var och ens förmåga, och kompetensutveckling ska erbjudas där verksamheten så kräver. Vid varje rekrytering ska en jämn köns- och åldersfördelning eftersträvas på arbetsplatsen där så är möjligt. Alla löneskillnader måste vara välmotiverade, och får inte utgå från diskriminering av grupper/individer på arbetsplatsen. Hänsyn tas till medarbetares behov av föräldraledighet och anpassad arbetstid/flextid. 5. Personal ska vara en förebild när det gäller hälsofrämjande arbetsplatser. FRAMGÅNGSFAKTOR STYRTAL MÅLTAL AKTIVITETER Tydliga och välkända mål Bra ledarskap Förbättringsområdet i medarbetarenkäten Förbättringsområde i medarbetarenkäten Tydlig förbättring jmf. med 2013 (ej längre röd) Tydlig förbättring jmf. med 2013 (ej längre röd) - Förbättrad kommunikation/dialog vid APT/enhets- och utvecklingsdagar. Info på HOS oss. - Tillvarata interna kompetensen vid uppdrag och projekt - Tydliggöra roller och ansvar. Utveckla behovsanpassat chefsstöd 6. Ekonomi s mål är att ha en ekonomi i balans. För att nå målet krävs intäktsoch kostnadskontroll i verksamheten. Budgeterat resultat för 2015 är 0 mnkr. Hälsan och Stressmedicin bedriver verksamheterna Hälsan & Arbetslivet och Institutet för stressmedicin vilka har helt olika finansieringsförutsättningar. Hälsan & Arbetslivet är intäktsfinansierad och arbetar aktivt med intäkts- och kostnadskontroll och har from 2014 en ny
Sida 5(10) Diarienummer HOS 0002-2015 finansieringsmodell genom att nya riktlinjer för företagshälsovård trätt i kraft. Alla förvaltningar och bolag tecknar ett grundabonnemang och ska göra tvåårs-planer för företagshälsovårdsinsatser, detta är fortfarande i ett utvecklingsskede. Västra Götalandsregionens Kemikaliehanteringssystem bedrivs av Hälsan & Arbetslivet och finansieras med ett regionbidrag på 2,2 mnkr. Institutet för Stressmedicin (ISM) finansieras med ett regionbidrag på 15,8 mnkr samt rörliga intäkter från undervisning, patientbesök och externa forskningsbidrag. Utmaning under 2015 är att de nya riktlinjerna får genomslag och tillämpas fullt ut. Aktiviteter under året är att skapa förutsättningar för fördjupad dialog och samverkan med förvaltningar och bolag. Nya former för detta ska prövas. 6.1 Ekonomiskt resultat ska ha en ekonomi i balans och arbetar ständigt med intäkts- och kostnadskontroll. Genom att anpassa bemanning utifrån verksamhetens behov och de ekonomiska förutsättningar som verksamheten har, budgeterar ett nollresultat. Resultatbudget ( mnkr) Budget Budget Prognos 2015 2014 2014 Försäljning av material, varor och tjänster 73,0 69,2 67,6 Övriga intäkter 6,0 8,4 7,5 Verksamhetens intäkter 79,0 77,6 75,1 Personalkostnader -72,4-70,3-67,0 Bemanningsföretag 0,0 0,0 0,0 Lokalkostnader -8,3-8,0-8,3 Material, varor och tjänster -12,9-12,5-13,0 Övriga kostnader -3,2-4,1-2,4 Avskrivningar -0,1-0,3-0,3 Verksamhetens kostnader -96,9-95,3-91,0 Regionbidrag 17,9 17,7 17,7 Finansiella intäkter/kostnader 0,0 0,0 0,0 Resultat 0,0 0,0 1,8
Sida 6(10) Diarienummer HOS 0002-2015 6.2 Eget kapital Eget kapital (tkr) Ingående Eget kapital 2014-01-01 5 782 Lämnade bokslutsdispositioner, regioninternt. -4 000 Årets beräknade resultat för 2014 1 800 Fritt eget kapital, prognos 3 582 Prognos Eget kapital 2014-12-31 3 582 6.3 Investeringar Investeringar under 2015 beräknas uppgå till ca 0,6 mnkr och avser framförallt ersättningsinvesteringar av gammal utrustning. Nettoinvestering ryms inom ramen för utrustning 1,7 mnkr. Fördjupad rapport till egen nämnd/styrelse 7. Verksamheten Verksamhetens uppdrag s uppdrag är att bedriva företagshälsovård för Västra Götalandsregionens förvaltningar och bolag samt att bedriva forskning och kunskapsspridning för att motverka ogynnsam stress och stressrelaterade ohälsa. Målet är att bidra till ökad hälsa, särskilt bland regionens anställda. Detta uppnås genom att arbeta för visionen "Hälsofrämjande arbetsplatser och goda levnadsvanor". Hälsan & Arbetslivets uppdrag är att vara en oberoende resurs för regionens chefer att tillsammans med sina medarbetare öka hälsan i arbetslivet. I kundperspektivet är det strategiska målet att ha ett samspel som bygger på tydliga uppdrag och gemensam målformulering. Institutet för stressmedicins uppdrag är att verka för att ogynnsam stress och stressrelaterad ohälsa minskar genom att bedriva forskning samt föra ut erfarenheter och kunskaper inom det stressmedicinska området gällande behandling/rehabilitering, prevention och hälsopromotion. Verksamhetens mål s strategiska mål är att erbjuda och bedriva företagshälsovård samt genom informations-, forsknings- och utbildningsverksamhet utgöra en resurs för ett väl utvecklat hälsofrämjande arbetssätt i Västra Götalandsregionens verksamheter och bolag. skall vara ett kunskapscentrum och en naturlig samarbetspartner i
Sida 7(10) Diarienummer HOS 0002-2015 arbetet med att skapa hälsofrämjande arbetsplatser med effektiv rehabilitering och goda levnadsvanor. FRAMGÅNGSFAKTOR STYRTAL MÅLTAL AKTIVITETER Effektiv kunskapsspridning Nöjda användare av HOS tjänster Hög tillgänglighet - Antal utbildningsinsatser för studenter/nyckelpersoner - Antal prenumeranter på nyhetsbrev - NKI Chefsenkät - 70 - Utbildningsinsatser på olika utbildningsinsatser nivåer - 1000 prenumeranter - Totalt NKI 74 - Minst samma - Besöksenkät nivå som 2013 (3,87) Väntetider till mottagningen - H & A 2 veckor - ISM 3 mån - Sprida information om nyhetsbrevet - Förtydliga kontaktmannaskap inom H & A - Gott bemötande, likabehandling, delaktig patient Säkerställa bemanning Enligt regionfullmäktiges mål och indikatorer ska kundnöjdhet mätas årligen utifrån resultat från kundenkät. FRAMGÅNGSFAKTOR 2013 2014 2015 2016 Måltal Nöjd-Kund-Index(NKI) 71 72 74 75 Prestationer Verksamheten redovisar prestationer enligt nedan. Hälsan & Arbetslivet redovisar den procentuella fördelningen av hälsofrämjande, förebyggande och återskapande insatserna. För 2015 beräknas nivån av förebyggande och hälsofrämjande insatser öka jämfört med 2013, eftersom alla regionens verksamheter ska präglas av ett hälsofrämjande förhållningssätt. Nyckeltal i procent Hälsofrämjande Förebyggande Återskapande Mål 2015 Utfall sept 2014 Utfall 2013 Mål 2015 Utfall sept 2014 Utfall 2013 Mål 2015 Utfall sept 2014 Individnivå 9 8 7 10 9 12 54 57 55 Arbetsplatsnivå 12 12 1 7 5 8 1 5 1 Organisationsnivå 3 3 2 4 1 10 0 0 4 Utfall 2013
Sida 8(10) Diarienummer HOS 0002-2015 Institutet för Stressmedicin redovisar patientbesök som regleras enligt vårdöverenskommelse. Flertalet patienter medverkar i kliniska forskningsprojekt. Övriga prestationer är kopplade till institutets FoU- och kunskapsspridningsuppdrag och beräknas få samma omfattning 2015 som 2014 (enl. prognos). Budget 2014 baserades på en lägre nivå i vårdöverenskommelsen än 2013. För 2015 beräknar vi att nivån kommer att ligga i paritet med 2014 förutsatt att vårdöverenskommelse kan erhållas. Patientbesök ISM budget 2015 prognos 2014 utfall aug 2014 Nybesök läkare 70 70 37 110 utfall 2013 Återbesök läkare 700 700 588 1297 Besök psykolog, individuellt 150 150 116 158 Besök psykolog, grupp 70 50 18 104 Besök sjukgymnast individuellt 40 20 9 56 Besök sjukgymnast/hälsopedagog grupp 77 Totalt antal besök 1030 990 768 1802 Forskning bedriver flera FoU-projekt som finansieras med särskilda projektanslag, dels från Västra Götalandsregionen via Arbetsmiljödelegationen, dels från externa forskningsfinansiärer som AFA, FORTE m.fl. Dessutom medverkar vi i projekt och forskningsprogram med externfinansiering, som leds från andra forskargrupper vid universitet och högskolor. FoU-arbetet utgör en viktig del av Institutet för stressmedicins uppdrag och Hälsan & Arbetslivet medverkar vid utveckling och implementering av nya metoder inom sitt område. Under 2015 kommer följande större projekt för vilka Hälsan och Stressmedicin erhållit särskild finansiering att bedrivas: Hållbart arbetsliv med minskad stressupplevelse effekter av fysisk träning på fysiologiska och psykologiska stressreaktioner och kognitiv funktion (ASTI) - FORTE Riskbruksmodellen - 15-metoden Arbetsmiljödelegationen Nya samverkansformer för strategisk företagshälsovård Nyckeln till framgång för förebyggande och hälsofrämjande arbete (FHV-NySam) AFA En metabol helhetssyn på stressrelaterad utmattning - Juniorforskare (FORTE) För 2015 beräknas finansiering med ca 3,5 mnkr för dessa projekt. Till detta kommer ersättning för medverkan i externfinansierade projekt som leds av andra forskargrupper. Vetenskaplig publicering och spridning av resultat till berörda målgrupper är viktiga styrtal. Målet är att flertalet av de manus som skickats in till vetenskapliga tidskrifter under 2014
Sida 9(10) Diarienummer HOS 0002-2015 skall publiceras under 2015, 5-7 nya manus skickas in till vetenskapliga tidskrifter och att nya resultat skall presenteras vid 3-4 nationella/internationella konferenser. Kommunikation Arbetet med att omsätta kommunikationsplanens olika mål och aktiviteter till verklighet fortsätter under 2015. Exempel på utvecklingsarbeten som pågår är: Fördjupa dialogen med verksamheterna utifrån nya riktlinjer för företagshälsovården. Sprida erfarenheter och goda exempel från FHV NySam och andra närliggande FoUprojekt, i seminarier kring hälsofrämjande arbetsplatser. Utveckla den digitala kommunikationen via Nyhetsbrev och webb, så väl externt som internt. Miljö arbetar för att verksamheten ska ha så liten negativ miljöpåverkan som möjligt. Uppdrag för Västra Götalandsregionens verksamheter planeras så att resor minimeras för alla.
Sida 10(10) Diarienummer HOS 0002-2015 Göteborg 2015-01-29 Nämnden för Roland Karlsson Gunnar Ahlborg jr Ordförande Förvaltningschef
Ärende 3 Delegeringsordning 2015
Sida 1(1) Tjänsteutlåtande Datum 2015-01-22 Diarienummer HOS 04-2015 Västra Götalandsregionen Handläggare Gunnar Ahlborg jr Telefon 031-778 65 53 E-post gunnar.ahlborg@vgregion.se Till Nämnden för Delegeringsordning för Nämnden för Hälsan och Stressmedicin 2015 Förslag till beslut Nämnden för beslutar följande: 1. Nämnden för godkänner delegeringsordningen för 2015. Sammanfattning av ärendet Delegeringsordningen för är reviderad och anpassad efter Västra götalandsregionens standardmall daterad 2015-01-12. Göteborg 2015-01-22 Gunnar Ahlborg jr Förvaltningschef Skickas till Diariet Postadress: Carl Skottsbergs gata 22 B 413 19 Göteborg Besöksadress: Carl Skottsbergs gata 22 B 413 19 Göteborg Telefon: 031-342 07 11 Webbplats: www.vgregion.se/sv/halsanoch-stressmedicin E-post: hos.diarium@vgregion.se
Dnr HOS 4-2015 Delegeringsordning 2015 Nämnden för Fastställd 2015-01-29 Version 1, 2015
Innehållsförteckning 1. Inledning... 3 2. Delegering och ansvar... 3 3. Beslut... 3 4. Undantag för samtliga delegeringar... 4 5. Anmälan om delegeringsbeslut... 4 6. Ärende- och beslutsförteckningar... 4 Bilaga. Delegeringsordning Nämnden för Hälsan och Stressmedicin... 5 Version 1, 2015
1. Inledning Ordet delegera innebär formellt överlåta befogenheter vanligen från högre ort till lägre. En delegeringsordning enligt kommunallagen är att betrakta som en arbetsfördelning mellan de förtroendevalda och utsedda delegater i syfte att få en effektiv och väl fungerande verksamhet där ansvar och befogenheter är tydliggjorda. Delegat företräder nämnden genom det ansvar och de beslutsbefogenheter som fastställts i delegeringsordningen. 2. Delegering och ansvar Enligt kommunallagens 6 kapitel 7 ska nämnden inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig, samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. I enlighet med kommunallagen har nämnden för förvaltningen ansvar för den verksamhet som fastställs av regionfullmäktige i reglemente. För driften av får, enligt kommunallagens 6 kapitel 33, nämnden uppdra åt en anställd att besluta på nämndens vägnar i ett visst ärende eller en viss grupp av ärenden. Om en nämnd uppdrar åt förvaltningschef att fatta beslut, får nämnden, enligt kommunallagens 6 kapitel 37, överlåta åt förvaltningschefen att i sin tur uppdra åt en annan anställd att besluta istället, så kallad vidaredelegering. Denna möjlighet har tillkommit för att förstärka ansvarig chefs övergripande ansvar för verksamhetsområdet genom att leda och fördela genomförandet av de förtroendevaldas beslut om övergripande inriktning och verksamhet. Mottagaren av en vidaredelegering får inte uppdra åt någon annan att besluta i hans/hennes ställe. 3. Beslut Beslut som fattas i enlighet med delegeringsordningen för nämnden för Hälsan och Stressmedicin är kommunallagsbeslut. Kommunallagsbeslut kan enligt kommunallagens 10 kapitel överklagas och laglighetsprövas. Denna möjlighet är att betrakta som en form av medborgartalan. Ändamålet är att se till att den kommunala självstyrelsen utövas på ett lagenligt sätt. Kommunallagsbeslut kan överklagas endast av kommunmedlemmar, vilket omfattar de som är medlemmar av en kommun inom landstinget. Enligt kommunallagen upphäver laglighetsprövningen beslut om detta inte tillkommit i laga ordning, beslutet hänför sig till något som inte är en angelägenhet för förvaltningen, den som fattat beslutet överskridit sina befogenheter eller beslutet strider mot lag eller annan författning. Med beaktande av ovanstående ska kommunallagsbeslut vara skriftliga. Vidare ska de anmälas till nämndens respektive förvaltningschef i enlighet med kommunallagen 6 kapitel 33 och 37. Version 1, 2015
4. Undantag för samtliga delegeringar Ärenden som inte får delegeras av nämnden: ärenden som avser verksamhetens mål, inriktning, omfattning eller kvalitet framställningar eller yttranden till fullmäktige yttranden med anledning av att beslut av nämnden i dess helhet eller av fullmäktige har överklagats ärenden som rör myndighetsutövning mot enskilda, om de är av principiell beskaffenhet eller annars av större vikt ärenden som väckts genom medborgarförslag och som överlåtits till nämnden vissa ärenden som anges i särskilda föreskrifter. 5. Anmälan om delegeringsbeslut Nämnden har det yttersta ansvaret för verksamheten. Därför ska beslut som fattas med stöd av delegering anmälas till nämnden. Det är nämnden som bestämmer hur anmälan ska ske. Anmälan görs vid det sammanträde som äger rum närmast efter beslutsdagen De beslut som fattats fr.o.m. 14:e dagen före sammanträdet anmäls dock på nästföljande sammanträde. Ordförandebeslut i brådskande ärenden ska alltid anmälas vid det sammanträde som äger rum närmast efter beslutsdagen. Delegeringsbeslut ska anmälas antingen genom protokoll/separat beslutshandling (anmäln.rutin P) eller sammanställas i en förteckning (anmäln.rutin F) till nästkommande nämndsammanträde. Beslutsfattaren ansvarar för att anmälan sker. För granskning av delegeringsbeslut som rutinmässigt förtecknas i administrativa system, till exempel försäljning av tjänst och anställning av personal, kontaktas nämndsekreteraren. 6. Ärende- och beslutsförteckningar Delegeringsordningen beskrivs i bilagda ärende- och beslutsförteckningar för nämndens ordförande och förvaltningen. Förteckningarna omfattar delegeringsbeslut, område, delegat, vidaredelegering, villkor/avgränsning, anmärkning, styrande dokument. Version 1, 2015
DELEGERINGSORDNING Hälsan o Stressmedicin 2015-01-29 F= förteckning, P= protokoll Nr Delegeringsbeslut Område Delegat Vidaredel. Anmäln. rutin Villkor/avgränsning Anm. Styrande dokument 1 Attestera arvoden och övriga ersättningar till nämndens ledamöter 2 Attestera arvoden och övriga ersättningar till nämndens ordförande 3 Uppdrag till nämndens ledamöter om deltagande i kurser och konferenser, studiebesök 4 Ärenden som är så brådskande att de inte kan inte kan vänta till nästa sammanträde Ekonomi Ordförande nej Vice ordf. är ersättare Ekonomi Vice ordförande nej Nämnd Ordförande nej Vice ordf. är ersättare. För regionråd har regionstyrelsens ordf delegation. Nämnd Ordförande nej Vice ordf. är ersättare KomL 6 Kap 36 5 Anställning av personal HR/personal Förvaltningschef ja F 6 Avstängning från tjänst, avsked och uppsägning utan egen begäran HR/personal Förvaltningschef nej P För avstängning gäller bestämmelserna i 10, mom. 2-7 AB. Tillfällig avstängning enligt 10 mom. 1 AB är inte betrakta som ett delegationsbeslut utan som ren verkställighet inom ramen för varje chefs rätt att leda och fördela arbetet. 7 Disciplinär åtgärd HR/personal Förvaltningschef ja P 11 AB 8 Mottagande om delgivning Kansli Förvaltningschef nej P 11 Avskrivning/nedskrivning av fordringar ekonomi Förvaltningschef ja F < 1basbelopp Version 1, 2015
Nr Delegeringsbeslut Område Delegat Vidaredel. Anmäln. rutin Villkor/avgränsning Anm. Styrande dokument 14 Sälja eller ge bort lös egendom Ekonomi Förvaltningschef ja F < 1basbelopp SICAB har uppdraget att för VGR:s räkning samordna det internationella biståndet av utrustning och material, RS 317/2009. 15 Ta emot gåva Ekonomi Förvaltningschef ja F Samråd med juridiska vid tveksamhet och/eller >3 basbelopp 18 Träffa och säga upp avtal om varor och tjänster (exklusive leasingavtal och IT-avtal) när detta inte är en uppgift för servicenämnden ekonomi förvaltningschef ja P Inom regler för inköpoch upphandling RSK 98-2001 Riktlinjer vid gåva. Beakta Socialstyrelsens riktlinjer för gåvor till personal inom hälso- och sjukvård. Besluten avser avtal med extern part 19 Utse attestanter och utanordnare ekonomi förvaltningschef ja F Attest och utanordningsreglemente 20 Ombyggnad, upprustning och underhåll fastighet förvaltningschef ja p men beloppsstyrt 21 Träffa och säga upp hyresavtal för lokaler för ansvarsområdet 23 Avvisande av överklagande som kommit in för sent 24 Beslut med anledning av nämndens personuppgiftsansvar fastighet förvaltningschef nej p I samråd med Västfastigheter. Om avtalstiden är längre än två år eller hyreskostnaden sammanlagt överstiger 1 000 000 kr ska avtalet godkännas av nämnden. kansli förvaltningschef nej P kansli förvaltningschef ja P 25 Beslut med anledning av nämndens arkivansvar kansli förvaltningschef nej P Utse arkivredogörare Arkivlag och arkivreglemente för VGR. 26 Utseende av personuppgiftsombud kansli förvaltningschef ja P Version 1, 2015
Nr Delegeringsbeslut Område Delegat Vidaredel. Anmäln. rutin Villkor/avgränsning Anm. Styrande dokument 27 Beslut att inte lämna ut handling kansli förvaltningschef nej P Beslut avser exempelvis avslag, förbehåll eller omprövning av beslut OSL 6 Kap 28 Tillfällig stängning av verksamhet Verksamhet Förvaltningschef ja P 29 Fastställa organisationen för arbetsmiljöarbetet HR/personal Förvaltningschef Nej P 30 Utse säkerhetsansvarig/säkerhetsfunktion Verksamhet Förvaltningschef Nej P Riktlinjer för informationssäkerhet fastställd av regionstyrelsen 2009-06- 23 Version 1, 2015
Ärende 4 Delegeringsärenden
1 (1) HOS 13-2014 Anmälan av delegeringsbeslut vid nämndens sammanträde den 29 januari 2015 Ärendet Följande beslut som har fattats med stöd av delegering anmäls. Nämnd - Personal - Ekonomi Konsultavtal mellan HOS/ISM och Roy Liff, Liff Management Support AB 2015. Diarienummer HOS 01-2014 Överenskommelse mellan HOS och Regionservice, Löneservice 2015. Diarienummer HOS 01-2014 Förslag till beslut: Nämnden godkänner redovisningen av delegeringsbesluten. Postadress: Carl Skottsbergs gata 22 B 413 19 Göteborg Besöksadress: Carl Skottsbergs gata 22 B 413 19 Göteborg Telefon: 031-342 07 11 Webbplats: www.vgregion.se/sv/halsanoch-stressmedicin E-post: hos.diarium@vgregion.se
Ärende 5 Anmälningsärenden
1 (1) HOS 13-2015 Anmälningsärenden till nämndmötet för Hälsan och Stressmedicin den 29 januari 2015 1. Tillägg till gällande riktlinjer för tillämpning av inköpspolicyn i Västra Götalandsregionen Diarienummer RS 593-2010 2. Uppgiftsområden för regionstyrelsens utskott Diarienummer RS 291-2012 3. Förslag till detaljerad investeringsplan för 2015 Diarienummer RS 11-2014 4. Planeringsdirektiv för 2015 - tillägg Diarienummer RS 16-2014 5. Inriktning för medverkan vid Almedalsveckan 2015 Diarienummer RS 3529-2014 Förslag till beslut: Nämnden godkänner redovisningen av anmälningsärenden. Postadress: Carl Skottsbergs gata 22 B 413 19 Göteborg Besöksadress: Carl Skottsbergs gata 22 B 413 19 Göteborg Telefon: 031-342 07 11 Webbplats: www.vgregion.se/sv/halsanoch-stressmedicin E-post: hos.diarium@vgregion.se
Ärende 6 Sammanträdestider nämndmöten 2015
Sida 1(1) Tjänsteutlåtande Datum 2015-01-22 Diarienummer HOS 11-2015 Västra Götalandsregionen Handläggare Gunnar Ahlborg jr Telefon 031-778 65 53 E-post gunnar.ahlborg@vgregion.se Till Nämnden för Sammanträdestider Nämnden för Hälsan och Stressmedicin 2015 Förslag till beslut Nämnden för beslutar följande: 1. Nämnden för har sammanträden följande datum: Torsdag 23 april 2015 kl 10-15 Torsdag 24 september 2015 kl 10-15 Tisdag 27 oktober 2015 kl 10-15 Onsdag 9 december 2015 kl 10-15 Sammanfattning av ärendet Nämnden för ska varje år besluta om sammanträdesdagar för kommande år. Eftersom en ny nämnd tillträtt beslutas detta vid det första nämndsammanträdet 29 januari 2015. Göteborg 2015-01-22 Gunnar Ahlborg jr Förvaltningschef Skickas till Diariet Postadress: Carl Skottsbergs gata 22 B 413 19 Göteborg Besöksadress: Carl Skottsbergs gata 22 B 413 19 Göteborg Telefon: 031-342 07 11 Webbplats: www.vgregion.se/sv/halsanoch-stressmedicin E-post: hos.diarium@vgregion.se