Workshop om digital mognad
Digibarometern För att få en bra start på digitaliseringsarbetet behöver organisationen hitta sin startposition, det vill säga beskriva hur långt man har kommit i sin digitala transformationsprocess. Genom att göra det blir det enklare att beskriva gapet mellan nuläge och målbild och det blir enklare att ta fram en plan som pekar ut riktningen för fortsatt arbete. För att stötta Sveriges kommuner med digitalisering av samhällsbyggnadsprocessen har Lantmäteriet tagit fram ett workshopmaterial kallat Digibarometern. Digitbarometern är ett självinstruerande workshopmaterial som ska ta 8 timmar att genomföra fördelade på två halvdagar. Detta för att få en gemensam bild av hur digitala ni är som kommun och fördjupa diskussionen kring digitalisering och hur ni går vidare i detta arbete. För att kunna sätta rimliga mål för digitaliseringsarbetet måste organisationen digitala mognad vara känd. Ni behöver inga förkunskaper för att gå igenom Digibarometerna men kravet på deltagarna är att bidra med engagemang till övningarna. Dessa övningar syftar till att skapa ett forum för er att träffas och diskutera dessa frågor på ett strukturerat sätt utanför era normala arbetsrutiner. De som medverkar i denna workshop ska ha deltagit i eller i alla fall tagit del av materialet i Lantmäteriets kompetenssatsning Workshop för framtiden. Workshop för framtiden har en egen sida på Lantmäteriets webbplats med 12 olika block. Digibarometern är block nummer nio och heter Att hitta sin startposition. Materialet framtaget av Sweco och Lantmäteriet. 2
Förberedelser Hej bästa workshoporganisatör! Här är materialet till workshopen i Digital mognad. För att ni ska kunna starta workshopen och hinna med allt inom utsatt tid följer här några instruktioner för det förarbetet som krävs. Gruppen behöver ha tillgång till ett eget rum att arbeta i och i det rummet ska det material finnas som är uppräknat nedan, så glöm inte att se till att det finns rum tillgängliga. När workshopgruppen hittat sitt rum och är samlad så börjar övningarna. Välkomna! Gruppindelning Är ni många som ska genomföra workshopen hos er bör ni dela in er i grupper om 4 8 personer. Vi rekommenderar att ni mixar grupperna utifrån olika enheter/avdelningar så gott ni kan för ett jämförbart resultat mellan grupperna. Alternativt kan ni dela in er efter de områden ni jobbar och i (ex. bygglov, plan osv) och sen jämföra resultaten utifrån det perspektivet. Är ni flera samtida workshopgrupper finns det i materialet beskrivet en samling vid dagens slut för gemensamma reflektioner. Ta gärna pauserna tillsammans. Material som behövs innan övningen börjar 1 penna per deltagare 1 tuschpenna per grupp papper Post-it i minst 4 färger klisterpluttar utskrivet material från zip (A1:or underlag + instruktioner) Skriv ut de filer som finns i zip-filen som du kommer åt från lantmäteriets hemsida. Instruktioner för hur många av varje fil ni ska skriva ut finns i filen. Tänk på att spara övningarna och fota dem, glöm inte att påminna grupperna om detta! Övningar och material från dag ett ska användas dag två. Exempelvis ska samma Post-it lapp användas i flera övningar. Program Dag 1 Incheckning & rollfördelning Potentialen Paus Skattningen Summering & diskussion Dag 2 Incheckning Våra styrkor Paus Prioritera framåt Summering & diskussion 3
DAG 1 4
ÖVNING: Incheckning & rollfördelning Tidsåtgång: 25 min Incheckning Det är dags för workshop om digital mognad. Ni är nu en grupp om 4-8 personer, ni sitter i ett eget rum och har det utskrivna materialet, pennor Post-it med mera framför er på bordet. Här nedan följer ett par inledande övningar ni ska göra tillsammans de första 25 minuterna av workshopen. Det handlar om att checka in och dela ut roller. När ni gjort övningarna är ni beredda att undersöka och självskatta er verksamhets digitala mognad. Syftet med att checka in är att samla tankar och hjälpa deltagarna att fokusera på dagens uppgift. STEG 1 - INDIVIDUELLT ARBETE (2-3 MIN) Ta 2-3 minuter då alla i rummet sitter tysta och samlar sina tankar. STEG 2 - GEMENSAM PRESENTATION (12 MIN) Låt varje person i rummet säga ett par meningar om vad som påverkar dem just idag men som ligger utanför workshopen och ett par meningar om sina förväntningar på workshopen. STEG 3 - ROLLER I WORKSHOPEN Syftet med att dela ut roller är att ni som deltagare ska genomföra workshopen som den är planerad och hålla er till manus. Det finns ingen medföljande workshopledare så det är extra viktigt att ni leder arbetet själva. Dela ut nedanstående 3 roller till personer i workshopgruppen. Ni behöver inte ha samma roller under hela workshopen utan kan byta vid ett lämpligt tillfälle, exempelvis vid pausen eller inför dag 2. Rollbeskrivning ÖVNINGSLEDAREN Övningsledaren läser instruktionerna och förklarar övningarna. Övningsledaren ser till att övningarna drivs framåt och att alla moment görs. DEMOKRATORN Demokratorn övervakar att alla får uttrycka sin åsikt under övningarna. Demokratorn hjälper till att fördela ordet om diskussionen går varm men har annars en övervakande roll. KLOCKAN Klockan håller koll på att ni håller tiden. Alla övningar är tidssatta och tiden måste hållas för att ni ska hinna gå igenom materialet. 5
ÖVNING: Potentialen Tidsåtgång: 60 min Denna övning är en klassisk så kallad SWOT-analys. SWOT står för Strengths, Weaknesses, Opportunities och Threats. Syftet med denna övning är alltså att genomlysa digitaliseringens Styrkor, Svagheter, Möjligheter och Hot på samhällsbyggnadsprocessen. STEG 1: INDIVIDUELLT ARBETE (10 MIN) Ta 10 min att individuellt fundera över digitaliseringens potentiella påverkan på samhällsbyggnadsprocessen (utifrån ditt perspektiv och din kommuns perspektiv). Vad har organisationen för styrkor och svagheter idag och vad är digitaliseringens möjligheter och hot. Försök skriva ner minst 3-4 styrkor, svagheter, möjligheter och hot på Post-its. OBS endast 1 sak per lapp. Komihåg att använda olika färger på lapparna för de olika kategorierna, S-W-O-T. STEG 2: GEMENSAM PRESENTATION (20 MIN) Presentera dina Post-its lappar för resten av gruppen och sätt dom sen på A1. Diskutera med gruppen under presentationerna, dyker det upp nya saker under diskussionerna så skriv ner dessa med, och sätt upp på A1. MATERIAL FÖR ÖVNING Pennor till alla i gruppen Post-its i 4 olika färger Utskrivna A1 S O W T STEG 3: DOKUMENTATION Fota av A1 för dokumentation. Viktigt att det går att läsa lapparna på fotot (om det behövs ta en bild per kategori S,W,O,T) STEG 4: GEMENSAM KLUSTRING (20 MIN) Sortera gemensamt ut Post-it lapparna i de kategorier där de passar bäst på A1, om vissa lappar passar in på flera kategorier så kan dessa sättas under rubriken Övrigt. STEG 5: DISKUSSION (10 MIN) Diskutera resultatet. Finns det vissa kategorier som innehåller mycket styrkor, svagheter, möjligheter eller hot? Vad kan det bero på? 6
PAUS (25 MIN) 7
ÖVNING: Skattningen Tidsåtgång: 100 min Syftet med denna övning är att få en överblick över hur långt ni har kommit med att digitalisera samhällsbyggnadsprocessen. STEG 1 - GEMENSAM SKATTNING (70 MIN) Gå gemensamt igenom och skatta er organisations förmåga i de olika påståendena på A1. Fyll i A1 med tuschpennan allt eftersom ni diskuterar. MATERIAL FÖR ÖVNING Grövre tuschpenna Utskriven A1 Post-its i fyra färger (samma som förra övn) Dyker det upp nya Styrkor, Svagheter, Möjligheter och Hot under dissektionen komplettera då den tidigare övningens A1 med dessa. STEG 2 - SUMMERING (5 MIN) Dra ett streck mellan era prickar i A1 för att få en graf över skattningen. STEG 3 - DISKUSSION (25 MIN) - Vilka kategorier är ni starka respektive mindre starka i? - Vad kan detta bero på? - Hur förhåller sig detta resultatet till er diskussion från den föregående övningen? Tänk på att Syftet med denna övning är inte att ni ska få ett absolut värde på er digitala mognad utan övningen ska fungera som ett diskussionsunderlag för att jobba vidare med digitaliseringsarbetet inom er kommun. Om en fråga känns otydlig så kan ni själva definiera vad den betyder för just er. 8
Summering & diskussion (30 MIN) Dagen avslutas med grupperna presenterar sina slutsatser från övningarna för varandra, detta för att alla ska få höra hur diskussionerna gått i de andra grupperna (om ni varit flera grupper). Sammanfatta dagen och vad ni tar med er i ert dagliga arbete. Glöm inte att ta reda på allt material ni producerat under dagen så att ni kan använda det i del två av workshopen. GEODATA ÖVERSIKTSPLAN DETALJPLAN FASTIGHETSBILDNING BYGGLOV MARKARBETE BYGGNATION SLUTKONTROLL & FÖRVALTNING 9
DAG 2 10
ÖVNING: Incheckning Tidsåtgång: 15 min Incheckning Det är dags för workshop igen. Ni är nu i samma grupp som förra gången om 4-8 personer, ni sitter i ett eget rum och har det utskriva materialet, pennor Post-it med mera framför er på bordet. Samt allt material från dag 1. Ni startar övningen med samma inledande övning som förra gången, dag 1. Syftet med att checka in är att samla tankar och hjälpa deltagarna fokusera på dagens uppgift. STEG 1 - INDIVIDUELLT ARBETE (2-3 MIN) Ta 2-3 minuter då alla i rummet sitter tysta och samlar sina tankar. STEG 2 - GEMENSAM PRESENTATION (12 MIN) Låt varje person i rummet säga ett par meningar om vad som påverkar dem just idag men som ligger utanför workshopen och ett par meningar om sina förväntningar på workshopen. STEG 3 - ROLLER I WORKSHOPEN Syfte med att dela ut roller är att ni som deltagare ska göra workshopen som den är planerad och hålla er till manus. Det finns ingen medföljande workshopledare så det är extra viktigt att ni leder arbetet själva. Dag 1 delade ni ut 3 roller. Ni kan behålla samma roller även denna dag eller byta dem med varandra. Ni behöver inte ha samma roller under hela workshopen utan kan byta vid ett lämpligt tillfälle, exempelvis vid pausen. 11
ÖVNING: Våra styrkor Tidsåtgång: 60 min Syftet med den här övningen är att fundera över de organisatoriska styrkor ni har i er verksamhet som kan hjälpa er att digitalisera samhällsbyggnadsprocessen. För den här övningen behöver ni fler Post-it lappar i styrkefärgen (S), en penna och klisterpluttar motsvarande 3 per person. MATERIAL FÖR ÖVNING Material från Dag 1 Klisterpluttar STEG 1 - GEMENSAM PRESENTATION (20 MIN) Sätt upp styrkorna från SWOT-analysen på väggen. Läs styrkorna högt och förtydliga vad som avses om det inte klart framgår från varje lapp. Gruppera de styrkor som är lika varandra. Dela upp dem och lägg till nya om ni kommer på fler. STEG 2 - INDIVIDUELLT ARBETE (10 MIN) Nu ska ni rösta på den styrka ni tycker är viktigast. Alla går fram till väggen och väljer ut de 3 styrkor var och en tycker är viktigast och bäst. Sätt upp klisterpluttar på de styrkorna. STEG 3 - GEMENSAM DISKUSSION (20 MIN) För de 5 styrkor som fick flest röster: Diskutera följande frågor för respektive styrka. 1. Vem är styrkan till nytta för? 2. Vad är nyttan med denna styrka i verksamheten? 3. Hur har vi nått denna styrka? Vad var nyckeln? 4. Vad kan vi effektivisera i och med att vi har den här styrkan? STEG 4 - GEMENSAM SLUTANALYS (10 MIN) Vilka av styrkorna är viktigast för er? Vad är ni mest stolta över och varför? 12
PAUS (25 MIN) 13
ÖVNING: Prioritera framåt Tidsåtgång: 90 min Den här övningen handlar om att ta fram och prioritera åtgärder i er digitala transformationsprocess med syfte att förbättra och effektivisera samhällsbyggnadsprocessen i er kommun. Övningen utförs i två delar: För det första ska ni komma på olika typer av åtgärder som ni tycker behövs för att dra nytta av digitaliseringens möjligheter. För det andra ska ni sortera dessa åtgärder i ett fyrfältsverktyg. Övningen bygger på att ni fokuserar på vad som behöver göras, inte hur det i praktiken ska genomföras eller vem som ska ta ansvar för det. MATERIAL FÖR ÖVNING Material från tidigare övningar Post-it lappar Utskriven A1 Tidigare gick ni igenom samhällsbyggnadsprocessens olika områden, från Geodata och markanvändning till förvaltning och organisation. Utifrån skattningen har ni identifierat de områden där er digitala mognad är som lägst och där ert behov av förändringsarbete är som störst. Fundera nu på vad som behöver göras för att förbättra arbetsprocessen internt i verksamheten och ut gentemot era medborgare och externa aktörer. Fyrfältaren som övningen baseras på har två axlar. På den vertikala axeln står kostnad/ansträngning och här handlar det om både ekonomiska, organisatoriska och personella kostnader/ansträngningar för att genomföra åtgärden. På den horisontella axeln står effekt/påverkan och här handlar det om vilken positiv nytta som åtgärder har på samhällsbyggnadsprocessen om den genomförs. En åtgärd som har stor effekt och nytta för samhällsbyggandet och som endast kräver en liten kostnad hamnar i fältet Genomför!. En åtgärd som inte leder till någon stor positiv effekt och nytta på samhällsbyggandet och som dessutom är kostsam, hamnar i fältet Avfärda!. 14
STEG 1 - FÖRBERED ÖVNINGEN (15 MIN) Börja med att ta fram bilden på samhällsbyggnadsprocessens olika delar och resultatet av er skattning som illustrerar er digitala mognadsnivå. Ha också er tidigare SWOT-analys tillgänglig så att alla kan se. Ta er tid för att gå igenom fyrfältaren och axlarnas betydelse STEG 2 - INDIVIDUELLT ARBETE (15 MIN) Ta några Post-it lappar och skriv ner de åtgärder du kommer på där ny digital teknik eller förändrad process kan förbättra samhällsbyggnadsprocessens olika delar. Vad behöver göras för att öka er digitala mognad och skapa värden såsom ökad kvalitet, effektivitet, dialog, samverkan och transparens? STEG 3 - GEMENSAM PRIORITERING (40 MIN) Nu ska ni presentera och diskutera era olika åtgärdsförslag gemensamt och placera ut dem i fyrfältaren. Berätta för gruppen vad din åtgärdslapp innebär och diskutera var i fyrfältaren den ska placeras. Placera ut samtliga Post-it lappar. STEG 4 - GEMENSAM DISKUSSION (20 MIN) Titta på slutresultatet och resonera tillsammans kring vad ni ser. Vad bör genomföras respektive inte genomföras för att bli mer digitala och få en effektivare process i er kommun? S O AVFÄRDA MÖJLIGT W T ÖVERVÄG GENOMFÖR Tänk på att I en diskussion om åtgärder kan man tänka stort och smått. Det är lätt att åtgärdsförslag blir till rena aktiviteter på en väldigt detaljerad nivå. Försök klustra era åtgärder efter teman, då blir fyrfältaren mer överskådlig! Låt inte frågor om ansvar eller hur åtgärder ska genomföras hindra diskussionen! Låt er inte begränsas av huruvida åtgärdsförslagen är realistiska eller inte. Tänk enbart utifrån de behov ni tidigare identifierat i både SWOTanalys och skattning! Er egen roll och erfarenhet i arbetsprocessen är naturligtvis viktigt, men glöm inte att inkludera medborgarnas perspektiv och alla era externa aktörers behov! 15
Summering & diskussion Tidsåtgång: 30 min Dagen avslutas med att grupperna presenterar sina slutsatser från övningarna för varandra. Ni gör det för att ta del av varandras åsikter och bedömningar och för att öka det gemensamma lärandet. Summera hela workshopen och diskutera i gruppen hur ni kan arbeta vidare med dessa frågor och det ni kommit fram till under de två halvdagarna. GEODATA ÖVERSIKTSPLAN DETALJPLAN FASTIGHETSBILDNING BYGGLOV MARKARBETE BYGGNATION SLUTKONTROLL & FÖRVALTNING 16