SÖFREs Befattningsbeskrivningar 1 (15)
Innehåll Föreningens revisor... 3 Styrelsen... 4 Ordförande... 5 Vice ordförande... 6 Skattmästare... 7 Sekreterare... 8 E-day projektledare... 9 Sociala utskottet... 10 Ordförande... 10 Vice ordförande evenemang... 10 Vice ordförande sport... 11 Utbildningsutskottet... 12 Ordförande... 12 Vice ordförande... 12 Näringslivsutskottet... 14 Ordförande... 14 Vice ordförande... 14 Marknadsföringsutskottet... 15 Ordförande... 15 Vice Ordförande... 15 2 (15)
Föreningens revisor Som revisor för är man ansvarig för att granska föreningens ekonomi samt verksamhet. Revisorn ingår även i föreningens stadgetolkningskommitté, tillsammans med föreningens ordförande samt representant för Södertörns Högskolas studentkår, SöderS, där tolkning av stadgan ska göras vid tvist om denne. Att vara föreningens revisor innefattar bland annat dessa Granska föreningens verksamhet så att den ligger i linje med framtagna styrdokument för denne. Granska föreningens ekonomi så att den sköts på ett tillfredställande sätt. Fastställa föreningens resultat- och balansräkning. Ingå i föreningens stadgetolkningskommitté. Sammanställa en revisionsberättelse till föreningsstämma. Ge rekommendationer till föreningsstämman i frågan om stadgeändring. Vara till stöd för föreningen i frågor om denne. 3 (15)
Styrelsen Styrelsen är föreningens verkställande organ som väljs av och ansvarar inför föreningsstämman. Styrelsen handhar ledning av föreningens verksamhet och bär ansvaret för att föreningens ekonomi sköts på ett tillfredställande sätt. Styrelsen ansvarar bland annat för dessa Upprätta budget för kommande verksamhetsår. Upprätta verksamhetsplan för kommande verksamhetsår. Se till att alla aktiviteter som görs och beslut som tas följer budget och gällande verksamhetsplan. Ha det övergripande ansvaret att utveckla organisationen. Arbeta i linje med föreningens stadgar. Dagligen vara goda ambassadörer för föreningen mot medlemmar, icke medlemmar och övriga intressenter. Engagera aktiva medlemmar för att kunna utveckla verksamheten. Engagera medlemmar att söka poster i nästkommande styrelse. Ansvara för att ta kontakt samt öka samarbeten med andra föreningar. Löpande dokumentera föreningens arbete för att göra en god överlämning till nästkommande styrelse. Utvärdera tidigare överlämningar samt utefter det skapa dokument för att underlätta för kommande överlämningar. Ansvara för att presidiemöten hålls kontinuerligt under verksamhetsåret. Ansvara för att e-day planeras och genomförs. Ansvara för att minst en inspark planeras och genomförs. Ansvarar för föreningens lokal, förråd och materiella tillgångar. Upprätta en krisplan och se till att denna används. 4 (15)
Ordförande Som ordförande för är man organisationens firmatecknare och har det övergripande ansvaret för all verksamhet inom föreningen. Ordförande är även, tillsammans med skattmästaren, ansvarig för föreningens ekonomi och ska se till att den sköts på ett tillfredställande sätt. Att vara ordförande innefattar bland annat dessa Ha det övergripande ansvaret för föreningen. Koordinera föreningens verksamhet. Arbeta med långsiktiga mål för utveckling av föreningen. Ansvara för att styrelsemöten hålls kontinuerligt samt vara styrelsemötets ordförande. Tillsammans med styrelsen fastställa en verksamhetsplan och en budget. Tillsammans med vice ordförande och skattmästare teckna firma. Tillsammans med skattmästare ha kontakt med föreningens revisor. Representera föreningen vid Instutionen för Samhällsvetenskaps möten. Godkänna och signera samarbetsavtal. Ansvara för att planera och genomföra årsstämma. Ansvara för att föreningens monterplatser beställs och bemannas under exempelvis, arbetsmarknadsdagar, terminstartsmässor, marknadsföringsplatser m.m. Vara föreningens S.E.R.O.-ansvarig och därmed hålla god kontakt med dess styrelse. Hålla god kontakt med Södertörns Högskolas studentkår SöderS. 5 (15)
Vice ordförande Som vice ordförande för svarar man, i första hand, till ordförande och ska fungera som ett komplement till denne i det dagliga arbetet. I det fall då ordförande för föreningen avgår under verksamhetsåret förväntas det att vice ordförande övertar ordförandes plats. Utöver detta ansvarar vice ordförande, tillsammans med resterande styrelse, för den löpande verksamheten och därmed organisationens utveckling. Att vara vice ordförande innefattar bland annat dessa Tillsammans med ordförande och skattmästare vara firmatecknare. Ansvar för rekrytering och uppföljning samt för att uppsamlingsmöten (för att informera om föreningens verksamhet och rekrytera aktiva) utförs. Arbeta tillsammans med ordförande fram förslag på utveckling av organisationen. Ansvara för att löpande under året genomföra briefings med utskottens ansvarige och vara till stöd för dessa. Tillsammans med ordförande, aktivt arbeta för att hålla en god kontakt med föreningens samarbetspartners och Södertörns Högskolas studentkår, SöderS. Arbeta för att ständigt vara uppdaterad i frågor gällande föreningen. Arbeta aktivt för en god sammanhållning inom styrelsen samt hålla uppföljningssamtal med varje utskott vid minst 2 tillfällen per år. 6 (15)
Skattmästare Som skattmästare har man tillsammans med ordförande det övergripande ansvaret över all ekonomi och ska se till att den sköts på ett tillfredställande sätt. Skattmästaren är även, tillsammans med ordförande och vice ordförande, föreningens firmatecknare. Att vara skattmästare innefattar bland annat dessa Ha en övergripande blick över all ekonomi inom föreningen. Hålla en god kontakt med föreningens revisor. Ska tillsammans med ordförande och vice ordförande teckna föreningens firma. Ansvara för in- och utbetalningar och för att bokföra löpande transaktioner. Ska kunna ta ekonomiska beslut, baserat på föreningens budget och riktlinjer. Leda budgetarbetet och göra uppföljningar kontinuerligt över verksamhetsåret. Ansvara för föreningens bokslut. Ansvara för föreningens kontokort. Ansvara för föreningen kontanthantering och kortläsare. Ha övergripande ansvar för budget i föreningens större projekt som t.ex. arbetsmarknadsdagen e-day. 7 (15)
Sekreterare Sekreterarens huvuduppgift är att ha det övergripande ansvaret för föreningens dokument inom föreningen och förväntas att hålla dessa organiserade, lättillgängliga och arkiverade. Att vara sekreterare innefattar bland annat dessa Upprätta dagordningar samt protokollföra föreningens styrelsemöte. Arbeta med och utveckla styrelsens mötesteknik samt vara intresserad av och tillämpa relevant formalia in i styrelsens arbete. Arbeta med att utveckla samt upprätta dokument till stöd för föreningens verksamhet. Arbeta för att vara uppdaterad om samt utveckla föreningens stadgar. Ansvara för föreningens dokument och arbeta för att dessa ska finnas tillgängliga för intressenter på föreningens intranät. Ansvara för hantering av kontrakt som skrivs av föreningen. Ansvara för att vara uppdaterad inom dokument för bidragsansökningar och vid behov vara till hjälp vid formulering av bidragsansökningar. Ansvara för styrelsens anmälningar samt resebokningar till konferenser. Ansvara för föreningens lokalbokning. Ansvara för föreningens medlemsregister. Ansvara för föreningens interna dokument (googledocs, one.com mailadresser) 8 (15)
E-day projektledare Som projektledare för SÖFREs största projekt har man det huvudsakliga och övergripande ansvaret den planering som krävs för att utföra projektet. Projektledaren ska arbeta med att tillsätta samt leda en projektgrupp och tillsammans med denna grupp arbeta för att utveckla e- day. Att vara projektledare för e-day innefattar bland annat dessa Tillsätta en projektgrupp. Aktivt arbeta för att utveckla och förbättra projektet. Tillsammans med projektgruppen skapa tydliga mål för projektet och se till att samtliga i gruppen är medvetna om och strävar efter att uppnå dem. Informera om projektet och dess utveckling på föreningens styrelsemöten. Utföra budgetering för projektet. Ansvarar för alla avtal samt fakturor inom projektet. Ansvara för att projektets verksamhet rapporteras till styrelsemöten Aktivt arbeta med planering av projektet och följa upp alla områden inom projektgruppen. Samarbeta med Näringslivsutskottet gällande företagskontakter. Att hålla i projektgruppsmöten kontinuerligt under verksamhetsåret. Ansvara för att arbetsmarknadsdagen e-day också genomförs. 9 (15)
Sociala utskottet Sociala utskottet ska arbeta för att öka mervärdet för föreningens medlemmar i form av att anordna diplomering, fester, sittningar, sportaktiviteter samt andra sociala evenemang. Utskottet arbetar i projektform med en eller fler projektledare samt en projektgrupp per projekt. Utskottet leds av utskottets ordförande samt en vice ordförande med inriktning på evenemang och en vice ordförande med inriktning på sport. Ordförande Som ordförande för sociala utskottet har man det övergripande ansvaret för att organisera och utveckla utskottet. Ordförande ansvarar även för att utskottet följer de riktlinjer som styrelsen satt upp i verksamhetsplanen för verksamhetsåret. Att vara ordförande för Sociala utskottet innefattar bland annat dessa Ha det övergripande administrativa ansvaret över utskottet och dess aktiviteter. Föra utskottets talan vid styrelsemöten Ha ansvaret tillsammans med skattmästaren att utskottets budget hålls. Arbeta kontinuerligt under verksamhetsåret med att planera aktiviteter tillsammans med vice ordföranden och aktiva inom utskottet. Ansvara för att löpande under verksamhetsåret planera in utskottsmöten. Arbeta för att hjälpa de andra utskotten när de kommer till dennes expertområde, dvs. det sociala. Ansvara för att utskottets verksamhet rapporteras till styrelsemöten Tillsammans med Utbildningsutskottet arbeta för att en diplomering planeras och genomförs. Vice ordförande evenemang Som vice ordförande med ansvar för evenemang har man det övergripande ansvaret att planera och genomföra sociala evenemang för studenterna på Södertörns högskola. Att vara vice ordförande med ansvar för evenemang innefattar bland annat dessa Ansvara för att, tillsammans med aktiva inom sociala utskottet, planera sociala evenemang så som tillexempel sittningar, fester, mingel mm. Ansvara för att utvärderingar görs för de aktiviteter som denne ansvarar för. Arbeta för att göra det enkelt för aktiva att starta och driva projekt inom dennes expertområde, dvs. evenemang. 10 (15)
Föra protokoll under utskottsmötena samt att ansvara för att boka in enskilda eventmöten. Hålla en kontinuerlig dialog och rapportera till Ordförande i sociala utskottet om kommande aktiviteter. Såväl budget som utförande av aktiviteter. Coacha projektledare under projektarbetets gång. Inneha dokumentansvar samt ansvara för att protokoll förs under utskottets regelbundna möten. Protokollen ska finnas tillgängliga för övriga i styrelsen. Vice ordförande sport Som vice ordförande med ansvar för sport har man det övergripande ansvaret att planera och genomföra sportaktiviteter för studenterna på Södertörns högskola. Att vara vice ordförande med ansvar för sport innefattar bland annat dessa Ansvara för att, tillsammans med aktiva inom sociala utskottet planera sportaktiviteter. Ansvara för att utvärderingar görs för de aktiviteter denne ansvarar för. Arbeta för att göra det enkelt för aktiva att starta och driva projekt inom dennes expertområde, dvs. sportaktiviteter. Föra protokoll under utskottsmötena samt att ansvara för att boka in enskilda sportmöten. Hålla en kontinuerlig dialog och rapportera till Ordförande i sociala utskottet om kommande aktiviteter. Såväl budget som utförande av aktiviteter. Coacha projektledare under projektarbetets gång. Inneha dokumentansvar samt ansvara för att protokoll förs under utskottets regelbundna möten. Protokollen ska finnas tillgängliga för övriga i styrelsen. 11 (15)
Utbildningsutskottet Utbildningsutskottet ska arbeta för att öka mervärdet för föreningens medlemmar i form av workshops och annan studiehjälp. Utskottet har även huvudansvaret för att bevaka och vara uppdaterad inom ekonomiutbildningar på Södertörns högskola. Utöver detta ska utskottet ansvara för SM i ekonomi. Ordförande Som ordförande för utbildningsutskottet har man det övergripande ansvaret för att organisera och utveckla utskottet. Ordförande ansvarar även för att utskottet följer de riktlinjer som styrelsen satt upp i verksamhetsplanen för verksamhetsåret. Att vara ordförande för utbildningsutskottet innefattar bland annat dessa Ansvara för delegationen av arbetet inför SM i ekonomi. Ansvara för att planera och utlysa utskottsmöten. Ha huvudansvaret för att workshops genomförs under verksamhetsåret inom relevanta ekonomikurser. Ha huvudansvaret för att intern och extern utbildning genomförs i föreningen. Arbeta med långsiktiga mål för ekonomiutbildningen på Södertörns högskola. Aktivt arbeta för en god kontakt med Instutionen för samhällsvetenskap. Ansvara för att utskottets verksamhet rapporteras till styrelsemöten. Vara en god ambassadör för ekonomiutbildningen på Södertörns högskola mot ekonomistudenter och andra intressenter i Sverige. Tillsammans med Sociala utskottet arbeta för att en diplomering planeras samt genomförs. Vice ordförande Som vice ordförande för utbildningsutskottet ska man, tillsammans med ordförande för utskottet, arbeta för utbildningsbevakning av Södertörns ekonomikurser. Som vice ordförande har man även ansvar för utskottets aktiva. Att vara vice ordförande för utbildningsutskottet innefattar bland annat dessa 12 (15)
Stödja ordförande i ansvaret för att workshops genomförs under verksamhetsåret inom relevanta ekonomikurser. Arbeta med att ta tillvara på synpunkter om ekonomiutbildningen och använda dem i diskursen kring utbildningen i stort. Inneha dokumentansvar samt ansvara för att protokoll förs under utskottets regelbundna möten. Protokollen ska finnas tillgängliga för övriga i styrelsen. Vara en god ambassadör för ekonomiutbildningen på Södertörns högskola mot ekonomistudenter och andra intressenter i Sverige. 13 (15)
Näringslivsutskottet Näringslivsutskottets främsta uppgift är att föra näringslivet närmare studenterna. Arbetet bygger på att knyta nya kontakter samt utveckla och uppfylla de samarbetsavtal som redan finns. Ordförande Som ordförande för näringslivsutskottet bär man det övergripandeansvaret för föreningens samarbetsavtal samt att utveckla utskottet. På ordförande faller även ansvaret över att delegera arbetet kring de företag som föreningen har kontakt med. Att vara ordförande för näringslivsutskottet innefattar bland annat dessa Kontinuerligt arbeta för att utveckla och förnya föreningens samarbetsavtal. Delegera arbetet kring de företagskontakter föreningen innehar. Vara uppdaterad i de samarbetsavtal som sedan tidigare existerar med företag och se till att dessa avtal uppfylls. Arbeta för att ständigt knyta nya kontakter med näringslivet. Hålla en nära relation till e-days projektgrupp samt insparkens projektgrupp. Ansvara för att utskottets verksamhet rapporteras till styrelsemöten. Vice ordförande Som vice ordförande för näringslivsutskottet har man tillsammans med ordförande för utskottet ansvaret för de samarbetsavtal som knyts mellan föreningen och näringslivet. Att vara vice ordförande för näringslivsutskottet innefattar bland annat dessa Ansvara för de samarbeten som ordförande för utskottet delegerat. Arbeta aktivt för att engagera aktiva medlemmar i utskottet. Inneha dokumentansvar samt ansvara för att protokoll förs under utskottets regelbundna möten. Protokollen ska finnas tillgängliga för övriga i styrelsen. Arbeta för att utveckla näringslivsaktiviteter. 14 (15)
Marknadsföringsutskottet Marknadsföringsutskottets främsta uppgift är att marknadsföra föreningen internt samt externt mot studenter, näringsliv och andra intressenter. Arbetet bygger på att kartlägga och exploatera de informationskanaler som når ut till föreningens målgrupper. Ordförande Som ordförande för marknadsföringsutskottet bär man det övergripande ansvaret för föreningens marknadsföring och kommunikation gentemot medlemmar och ekonomistudenter. Man står också, tillsammans med Ordförande, som ansvarig utgivare för innehållet i de kanaler som föreningen förvaltar över. Att vara ordförande för marknadsföringsutskottet innefattar bland annat dessa Utlysa samt leda utskottsmöten kontinuerligt över verksamhetsåret. Ansvara för föreningens externa informationskanaler. Ha det övergripande ansvaret för föreningens hemsida och att den sköts på ett tillfredställande sätt. Arbeta för att utveckla utskottet och föreningen i strategiska marknadsföringsfrågor. Ansvara för att utskottets verksamhet rapporteras till styrelsemöten. Vice Ordförande Som vice ordförande för marknadsföringsutskottet är man tillsammans med ordförande för utskottet ansvarig för att föreningen marknadsförs tillräckligt och på ett korrekt sätt. Som vice ordförande har man även ansvar för att marknadsföra föreningen på externa kanaler som inte föreningen äger. Att vara vice ordförande för marknadsföringsutskottet innefattar bland annat dessa Ansvarar för föreningens interna informationskanaler. Ha det övergripande ansvaret för utskottets aktiva. Hålla kontinuerlig kontakt med de övriga utskottens vice ordförande, coacha projektledare under projektens gång samt inneha dokumentansvar. Inneha dokumentansvar samt ansvara för att protokoll förs under utskottets regelbundna möten. Protokollen ska finnas tillgängliga för övriga i styrelsen. 15 (15)