Protokoll Extra KSm 08/09

Protokoll Extra KSm 08/09 Tisdagen den 22 Juli 2008 18.05 21:30, Sammanträdesrummet, Nymble Närvarande, ordinarie Viktor Tullgren Ordförande Madelein Keskitalo Ledamot Per Stånge Ledamot Jan Wrzosek Ledamot Frej Naimi-Akbar Ledamot Joakim Lundblad Ledamot Närvarande, övriga Christine Ambell Patriq Ramdert Sara Eriksson Elin Rova Oguzhan Osman Erim Vice VD Ordförande, Programgruppen Chefredaktör, Osqledaren Revisor Ordförande, International Student Service 1 Formalia 1.1 Mötets öppnande Mötesordförande Viktor Tullgren förklarar mötet öppnat kl. 18.05. 1.2 Mötets behöriga utlysande Kallelse se bilaga 1.2.1 Kårstyrelsen finne möte behörigt utlyst. Tekniska Högskolans Studentkår, Drottning Kristinas Väg 15-19, 100 44 Stockholm, www.ths.kth.se

1.3 Val av sekreterare Till sekreterare väljs mötesordförande Viktor Tullgren. 1.4 Val av justerare Till Justerare valdes Per Stånge 1.5 Anmälda förhinder Inga anmälda förhinder har inkommit. 1.6 Adjungeringar Inga adjungeringar inkom. 1.7 Fastställande av föredragningslista Föredragningslista Se bilaga 1.7.1. Ny punkt 3.1 föreslås, val av nästkommande mötesordförande Kårstyrelsen beslutar att fastställa föredragningslistan med ovanstående ändring. 1.8 Anmälningsärenden Inga anmälningsärenden inkomna. 2 Beslutspunkt 2.1 Programgruppens budget, verksamhet och (0809-KS-81001) bemanning Joakim Lundblad yrkar att Programgruppen skall primärt fokusera sin verksamhet mot att etablera THS klubmästeri som en god ideell verksamhet. Ordförande och vice VD får i uppdrag att under mottagnings veckorna värna verksamheten med avseende på redan schemalagda aktiviteter, i samarbete med programgruppen. Frej Naimi-Akbar yrkar Tekniska Högskolans Studentkår, Drottning Kristinas Väg 15-19, 100 44 Stockholm, www.ths.kth.se

att Styrelsen uppdrar vice VD, att i sammarbete med programgruppen, komma med ett förslag till styrelsen för en ny detaljbudget för programgruppen. Tills detta skett får programgruppen, med sunt förnuft, bortse från tidigare tagen detaljbudget. Kårstyrelsen beslutar att Bifalla Frej Naimi-Akbar och Joakim Lundblads yrkanden. 3 Övriga ärenden 3.1 Val av nästkommande mötesordförande Till mötesordförande för nästa möte väljs Per Stånge. 3.2 Mötet avslutas Viktor Tullgren förklarar mötet avslutat kl 21.28 Viktor Tullgren Ordförande/ Mötessekreterare Per Stånge Justerare Tekniska Högskolans Studentkår, Drottning Kristinas Väg 15-19, 100 44 Stockholm, www.ths.kth.se

Till: THS styrelse För kännedom: THS medlemmar THS arvoderade THS sakrevisorer THS Valberedning THS personal Inspektor KALLELSE Extra kårstyrelsemöte 08/09 Tisdagen den 22 Juli 2008 kl. 18.00, Sammanträdesrummet, Nymble På begäran av ordförande Viktor Tullgren samt styrelseledamot Madelen Keskitalo utlyses ett extra kårstyrelsemöte, i enlighet med 3.6.2 i stadgan, för att behandla frågan om programgruppens budget, verksamhet samt bemanning. Handlingar för mötet bifogas kallelsen. Välkommen! Tekniska Högskolans Studentkår, Drottning Kristinas Väg 15-19, 100 44 Stockholm, www.ths.kth.se

Föredragningslista Extra KSm 08/09 Tisdagen den 22 Juli 2008 kl. 18.00, Sammanträdesrummet, Nymble * = bilaga finns 1 Formalia Föredragande 1.1 Mötets öppnande 1.2 Mötets behöriga utlysande * 1.3 Val av sekreterare 1.4 Val av justerare 1.5 Anmälda förhinder 1.6 Adjungeringar 1.7 Fastställande av föredragningslista * 1.8 Anmälningsärenden 2 Beslutspunkt 2.1 Programgruppens budget, verksamhet och bemanning * Patriq Ramdert 3 Övriga ärenden 3.1 Mötets avslutande Tekniska Högskolans Studentkår, Drottning Kristinas Väg 15-19, 100 44 Stockholm, www.ths.kth.se

Diskussionsunderlag för Programgruppens verksamhet 2008 2009. Detta dokument är menat att underlätta för styrelsen då programgruppens verksamhet skall diskuteras. Bakgrund Bakgrunden till denna diskussion ligger i att arbetsbelastningen på förtroendeposten Eventchef blivit på tok för stor. Samtidigt är diskussionen viktig då omorganiseringen av Programgruppen inte ännu är helt glasklar, speciellt med tanke på dagens situation. Programgruppens tidigare struktur De senaste åren har programgruppen styrts utav Programgruppsordföranden samt Klubbmästaren. Dessa har helt sonika fördelat de aktuella ansvarsområdena mellan varandra beroende på intresse och kompetens. Programgruppens framtida struktur Att beskriva Programgruppens framtida struktur är omöjligt. Det kommer att skifta från år till år helt beroende på styrelsens önskemål samt vilka personer som i framtiden väljs till förtroendeuppdragen. Det viktigaste är att styrelsen ger riktlinjer för hur programgruppens verksamhet skall bedrivas samt under vilka arbetsformer detta bör ske. Vilka ansvarsområden ser man som tänkbara att strykas eller vilka är aktuella att delegeras bort? Kanske är det inte önskvärt att delegera bort något och då behövs annan lösning. Framtidsplaner från sittande programgruppsordförande Tanken med verksamhetsåret 2008 2009 är att få ett fungerande ideellt Nymble samt verka, å det grövsta, för att öka THS känslan. Med detta menas att barpersonal, ljud och ljustekniker samt andra volontärer jobbar utan arvode för att de helt enkelt tycker det är roligt och givande. Denna arbetsform hittas på samtliga THS sektioner där pubverksamhet bedrivs och tros kunna genomföras även på THS (tidigare har detta varit omöjligt då HÖRS ägt serveringstillståndet och då krävt att all barpersonal anställts via dem och därigenom fått full lön). Att starta upp THS Klubbmästeri för att få kontinuitet och behålla kompetens från år till år är ett måste. THS Klubbmästeri blir ansvariga för all barverksamhet samt ansvarar för renhållning, underhåll samt reparation av Nymbles barer. THS Klubbmästeri styrs av Klubbmästaren som ansvarar för Klubbmästeriets verksamhet. THS Klubbmästeri regleras genom ett styrdokument, PM eller reglemente, som under året utarbetas av Programgruppens ledning. Radionämnden, Filmnämnden och Platoon får hårdare kontroll av inköp och intäkter samt ekonomisk struktur. Att ge nollresultat är inte bara relevant utan nödvändigt. Programgruppens ledning ansvarar för all verksamhet i Nymble. Ledningen är ansvarig för all hantering av alkohol samt all hantering och administration av pengar. Ledningen har ekonomiskt ansvar över RadioNämnden, FilmNämnden, Platoon samt THSK (THS

Klubbmästeri). Ledningen har övergripande ansvar över Nymbles lokaler på samtliga våningsplan och sköter även uthyrning av dessa (många av FörvaltningsArvoderade tjänstens enklare uppgifter övergår till Programgruppens lednings ansvar). Programgruppens ledning skall aktivt under verksamhetsåret 2008 2009 arbeta för en minskad arvoderad bemanning i programgruppen om det ekonomiska resultatet kräver detta. Slutsats från sittande programgruppsordförande Arbetsbelastningen som ligger på programgruppsordförande är idag orimlig då tjänsten i praktiken är två hopslagna tjänster. Att dra ned på verksamheten vore tråkigt då denna bidrar extremt mycket till gemene students inställning emot kåren och dess verksamhet. Troligtvis kommer dagens arbetsformer för programgruppsordförande inte bidra till ett ökat intresse av tjänsten. Alldeles för få är insatta i programgruppens verksamhet. Att starta upp THS Klubbmästeri känns mycket genomförbart. Däremot att hitta en klubbmästare som tar över de arbetsuppgifter den gamla tjänsten haft känns orimligt. Programgruppsledningen borde bestå av två heltidsarvoderade personer som har i uppgift att sköta och driva Nymbles fest och kulturevenemang med hjälp av THS råd och nämnder. Kåren behöver få så många studenter som möjligt intresserade av vad kåren står för inför det eventuella avskaffandet av kårobligatoriet. En mycket stor del av detta arbete sköts automatiskt om programgruppen får förtroende och möjlighet att göra ett fantastiskt arbete. 2008 07 08 Stockholm // Patriq Ramdert Programgruppsordförande 08/09

Tidsplan för PRogramGruppen 2008/2009 Målsättning Programutskottet 2008/2009 har som målsättning att skapa en väl fungerande evenemangsverksamhet där studenten står i fokus och att verksamheten sköts på ett sådant sätt att den överlever ett eventuellt avskaffande av kårobligatoriet. Större Projekt Tillståndet i Nymble Starta upp THS Klubbmästeri Se över barer och serveringsytor för eventuella ombyggnader och/eller ombyggnader Vardagsarbete Administrativa uppgifter (svara på e post, telefonsamtal, skriva brev och liknande) Planering inför evenemang samt uthyrningar Verka för en trevligare arbetsmiljö för kårens arvoderade och engagerade Arbeta med alkoholrelaterade frågor som rör både THS samt THS sektioner Värna för en trevligare studiemiljö på Nymble Hålla god kontakt med övriga THS arvoderade Sköta beställning samt lagerhållning av dryck och andra försäljningsprodukter Hålla god kontakt med KTH Möten och träffar PRUmöte PubMästarRådet KlubbMästarRådet RadioNämnden Platoon FilmNämnden Möte med samtliga nämnder och råd i PRU. Till för samarbete mellan THS sektioners Klubbmästare. Hålls av PRU. Hålls av SSCO, avser hela stockholmsområdet. Möten på tisdagar. Närvaro är mycket positivt. Hålla möte med dessa någon gång ibland. Ekonomisk uppföljning. Hålla möte med dessa någon gång ibland. Ekonomisk uppföljning. Uthyrningsarbete Hålla en professionell och ärlig kontakt med intresserade parter Aktivt leta efter fler intresserade hyresgäster Höja sektionernas vilja att hyra lokaler på Nymble Alltid hålla studenten i förstahand då bokningskrockar sker

Råd och nämnder Styra upp och, vid behov, omorganisera Hålla möten kontinuerligt med de råd och nämnder som står under PRU Hjälpa nämnder och råd med nyrekrytering samt PR Tänkt struktur för PRogramUtskottet PRUo och vpruo (heltidsarvoderade) Styr all verksamhet i Nymble, uthyrningar, pubar och fester. Har ekonomiskt ansvar över detta. Står som serveringsansvariga på evenemang. Ansvarar för inköp och större underhållsarbeten. THS Klubbmästare (ej arvoderad utöver externa evenemang) Ansvarar för THS Klubbmästeri. Ser till att det finns personal på evenemang, pubbar och uthyrningar. THS Klubbmästeri (ej arvoderade utöver externa evenemang) Barpersonal. Sköter barverksamheten snyggt och professionellt med glimten i ögat. Kårens nya festmästeri. RadioNämnden (arvoderade under arbetstid (omorganisering behövs)) Sköter ljud och ljus relaterad verksamhet. Allt från uthyrningar till kontinuerligt underhållsarbete. Är en naturlig del av PRU. FilmNämnden (ej arvoderade) Visar film i Nymble. Studentservice. Platoon (ej arvoderade) THS DJ förening. Hjälper till både när PRU eller sektioner behöver DJ. Studentservice. Ekonomisk plan Att ge positivt resultat efter verksamhetsåret är en förutsättning Att alla råd och nämnder också ger positivt resultat är nödvändigt Att all ekonomisk administration samt pengahantering sköts av PRUo alternativt vpruo Köpa in nytt kassasystem Arbete under evenemang (ofördelat på PRUo samt vpruo) Omöjligt att räkna upp alla uppgifter som ligger på PRUo samt vpruo under ett evenemang men här följer några av de större ansvarsposter som landar på dessa två: Serveringsansvarig Brandansvarig Ansvarig för pengahantering Ansvar för att fylla på försäljningsprodukter Ansvarig för säkerheten i lokalen (med hjälp av vakterna) Ansvarig för planerad aktivitet

Ansvarig för städning Personalansvarig Nödsituationsansvarig Olycksansvarig Detta dokument är enbart preliminära riktlinjer för PRogramUtskottets verksamhet under 2008/2009. Det kan därför tillkomma eller bortfalla punkter när det finns behov för detta.

Summering Tidsplan PRogramGruppen 2008 / 2009 Tidsplanering genomsnittlig vecka 2008 2009 Tidsplan för PRogramGruppen 2008 2009.doc Punkt h / vecka Större Projekt 3 Vardagsarbete 15 Möten och träffar 5 Uthyrningsarbete 10 Råd och nämnder 5 Arbete under evenemang 25 Summa 63 Uppstart av Klubbmästeri 5 Sophantering 1 Kontakt med Amika 5 Ekonomisk adm. 5 Intern representation 1 Uppstyrande av PRG 5 Lokalfrågor 5 Övriga uppgifter 15 Summa 42 Totalt antal h 105 Mottagningen 2008 (hypotetiskt) Tidsplan för PRogramGruppen 2008 2009.doc Punkt h / vecka Större Projekt 5 Vardagsarbete 15 Möten och träffar 15 Uthyrningsarbete 25 Råd och nämnder 8 Arbete under evenemang 30 Summa 98 Uppstart av Klubbmästeri 10 Sophantering 2 Kontakt med Amika 5 Ekonomisk adm. 8 Intern representation 0 Uppstyrande av PRG 5 Lokalfrågor 10

Övriga uppgifter 15 Summa 55 Totalt antal h 153