Analysverksamhet vid Malmö högskola

2016-09-19 Mahr 28-2015/693 Analysverksamhet vid Malmö högskola Rapport från

MALMÖ HÖGSKOLA 2016-09-19 Dnr Mahr 28-2015/693 1(8) INNEHÅLLSFÖRTECKNING SAMMANFATTNING... 2 1. Bakgrund... 4 2. Riskbedömning... 4 3. Syfte och avgränsning... 4 4. Metod... 4 5. Granskningens resultat... 4 5.1. Omfattning av analysverksamhet... 4 5.2. Organisering av analysverksamhet... 6 5.3. Resurser för analysverksamhet... 7 6. s sammanfattande bedömning och rekommendationer... 8

MALMÖ HÖGSKOLA 2016-09-19 Dnr Mahr 28-2015/693 2(8) Styrelse och rektor Revisionsrapport: Analysverksamhet vid Malmö högskola SAMMANFATTNING (IR) har i enlighet med fastställd revisionsplan granskat och lämnar med denna rapport förslag till för bättringar av högskolans analysverksamhet. Granskningen syftar till att bedöma omfattning, organisation och resurser av nuvarande analysverksamhet inom högskolan och avgränsas till att behandla analysverksamhet vid högskolans nivåer för ledning och styrning av verksamheten. Därmed behandlas inte specifik analysverksamhet inom utbildning, forskning och samverkan. De övergripande frågeställningarna att besvara har varit om förutsättningarna för en god analysverksamhet inom Malmö högskola är tillgodosedda och om analysverksamheten används på ett systematiskt sätt för att generera goda beslutsunderlag. Högskolan är en komplex och decentraliserad organisation inom en sektor som är under ständig förändring. Kraven på organisationen ur ett omvärldsperspektiv är betydande bl. a till följd av hårdnande konkurrens mellan lärosäten och önskemål om förändringar på nationell nivå. För att kunna möta externa krav och interna behov av anpassningar av verksamheten krävs goda beslutsunderlag, vilka får sin kvalitet från en god analysverksamhet. Exempel på externa krav på analyser är årsredovisning, budgetunderlag och svar på externa remisser, utredningar och ställda frågor mm. Interna krav utgörs av omvärldsorientering som ger input till strategiskapande planer och att se möjligheter och åtgärder i verksamheten, men även synliggör risker, hinder och stötestenar. Till de interna kraven hör även ex vis de årliga behoven av analys inför verksamhetsplanering, verksamhetsdialoger, prognoser och uppföljningar, där flertalet funktioner inom det samlade verksamhetsstödet medverkar och ger sina bidrag. Även underlagen till alla de verksamhetsbeslut som dagligen fattas på högskolan för studerande och medarbetare, inom utbildning, forskning och samverkan ska vara adekvat analyserade och transparent redovisade innan beslut inom de olika områdena tas. IR konstaterar att analysverksamheten är viktig och omfattande inom högskolan och att verksamheten kan beräknas öka något i omfång och komplexitet. Utvecklingsarbete pågår för att strukturera upp mätvärden för verksamhetsanalys, ex vis för högskolans mål i Strategi 2020. Analysverksamhet bedrivs i den omfattning som kan anses rimlig inom Gemensamt verksamhetsstöd Den administrativa verksamheten inom högskolan har i stora stycken centraliserats genom en succesiv organisationsförändring som startade 2014. Den centrala analysverksamheten finns organisatoriskt under Gemensamt verksamhetsstöd (GV) som utgör det samlade verksamhetsstödet inom högskolan. Inom GV finns idag 11 avdelningar med analyskompetens i skiftande grad inom samtliga avdelningar. Specialistkompetensen inom analysverksamhet på den centrala nivån finns inom avdelningen för Utbildnings- och forskningsstöd. De administrativa funktioner som tidigare fanns på fakulteterna och leddes av dekan och kanslichef/administrativ chef har genom organisationsförändringen centraliserats och ansvaret för högskolans totala administration har förts till förvaltningschefen. På fakultetsnivå finns också beredningsorgan för utbildning och forskning som genom sin rådgivningsfunktion till rektor genomför utredningar för diskussion och beslut. Granskningen pekar på att nuvarande analysverksamhet har potential till förbättringar genom att utveckla organisationen och möjliggöra ett mer systematiskt och transparent arbetssätt. En

MALMÖ HÖGSKOLA 2016-09-19 Dnr Mahr 28-2015/693 3(8) effektiv samordning mellan olika funktioners analysresurser har i granskningen visat sig svår att åstadkomma. Inom högskolan har man sedan ett par år tillbaka på central nivå tillfört personella resurser i syfte att fördjupa analysverksamheten och tillföra organisationen resurser för systematiserad omvärldsbevakning. Fördjupad kompetens inom analysområdet behöver dock tillföras inom vissa funktioner för att erhålla en generellt jämnare kompetensnivå inom högskolan. Analysverksamheten är beroende av stora mängder data som erhålls från olika håll. Primärt är det naturligtvis viktigt att högskolans egna data och datorsystem är aktuella och kvalitetssäkrade för att underlagen till analyserna inte ska ge felaktig information till beslutsfattare. Den tekniska utvecklingen går snabbt och äldre system behöver förnyas eller bytas ut. IR har inte granskat datakvaliteten i befintliga system men vill lyfta frågan som en viktig komponent i förutsättningarna för ett framgångsrikt analysarbete. ger med anledning av granskningen följande rekommendationer: Åstadkom effektivare analysverksamhet genom att utveckla organisationen och möjliggöra ett mer systematiskt och transparent arbetssätt. Erbjud kompetensutveckling till berörda inom analysområdet. Utveckla och kvalitetssäkra organisationens analyssystem. Prioritera det pågående utvecklingsarbetet att följa upp och analysera progressionen i förändringsarbetet mot högskolans mål i Strategi 2020.

MALMÖ HÖGSKOLA 2016-09-19 Dnr Mahr 28-2015/693 4(8) 1. Bakgrund (IR) har i enlighet med fastställd revisionsplan granskat och lämnar förslag till förbättringar avseende högskolans analysverksamhet. Högskolan är en komplex och decentraliserad organisation inom en sektor som är under ständig förändring. Kraven på organisationen ur ett omvärldsperspektiv är betydande bl. a till följd av hårdnande konkurrens mellan lärosäten och önskemål om förändringar på nationell nivå. För att kunna möta externa krav och interna behov av anpassningar av verksamheten krävs goda beslutsunderlag, vilka får sin kvalitet från en god analysverksamhet och högskolan eftersträvar transparens och tydlighet i beslutsfattandet. Analyser breddar högskolans beslutsunderlag och ger förutsättningar för en förbättrad och utvecklad styrning. 2. Riskbedömning En bristfällig analysverksamhet liksom en fragmenterad eller överlappande analysverksamhet riskerar att ge bristfälliga beslutsunderlag och/eller ett ineffektivt resursutnyttjande. 3. Syfte och avgränsning Granskningen syftar till att bedöma omfattning, organisation och resurser av nuvarande analysverksamhet inom högskolan samt ge förslag till förbättringar. Granskningen avgränsas till att behandla analysverksamhet vid högskolans nivåer för ledning och styrning av verksamheten och behandlar därmed inte specifik analysverksamhet inom utbildning, forskning och samverkan. De övergripande frågeställningarna att besvara är om förutsättningarna för en god analysverksamhet inom Malmö högskola är tillgodosedda och om analysverksamheten används på ett systematiskt sätt för att generera goda beslutsunderlag. 4. Metod Granskningen genomförs genom dokumentstudier och intervjuer företrädesvis på högskoleövergripande nivå samt relevant personalinformation från personalsystem. 5. Granskningens resultat 5.1 Omfattning av analysverksamhet Övergripande analysverksamhet i form av omvärldsbevakning och omvärldsanalys utgör en allt viktigare del i den konkurrensutsatta universitets- och högskolesektorn som högskolan är en del av. Under de senaste åren har organisationens behov av kvalificerad och systematisk analysverksamhet ökat. Varje universitet och högskola har relativt stora möjligheter att påverka inriktningen av sin verksamhet även om branschen i många stycken eftersträvar mer autonomi. Högskolans profil innebär en vilja att genom utbildning och forskning ta sig an de stora samhällsutmaningarna och förbereda studenter och forskare för samhällsinsatser som kan göra skillnad. Universitets- och högskoleområdet som sådant har också möjligheter till specifika analysinsatser genom samverkansorganisationen SUHF (Sveriges universitets- och högskoleförbund) som ofta tar sig an att analysera komplexa högskolegemensamma frågor.

MALMÖ HÖGSKOLA 2016-09-19 Dnr Mahr 28-2015/693 5(8) Vad är det då som ska eller bör analyseras? Externa krav på analyser är t ex årsredovisning, budgetunderlag och svar på externa remisser, utredningar och ställda frågor mm. Interna krav utgörs av omvärldsorientering som ger input till strategiskapande planer och att se möjligheter och åtgärder i verksamheten, men även synliggör risker, hinder och stötestenar. Till de interna kraven hör även ex vis de årliga behoven av analys inför verksamhetsplanering, verksamhetsdialoger och prognoser, där flertalet funktioner inom den centrala förvaltningen medverkar och ger sina bidrag. Även underlagen till alla de verksamhetsbeslut som dagligen fattas på högskolan för studerande och medarbetare, inom utbildning, forskning och samverkan ska vara adekvat analyserade och transparent redovisade innan beslut inom de olika områdena tas. Enligt högskoleförordningen 1 beslutar högskolans styrelse om en arbetsordning. I arbetsordningen beslutas de viktigare föreskrifter som behövs om högskolans övergripande organisation, delegeringen av beslutanderätt inom högskolan, handläggningen av ärenden och formerna i övrigt för verksamheten. Vidare reglerar myndighetsförordningen 2 att myndigheten fortlöpande ska utveckla verksamheten och följa sådana förhållanden utanför myndigheten som har betydelse för verksamheten. Iakttagelser och konklusioner Generellt sett förekommer alltså analysverksamhet i stor omfattning i den dagliga verksamheten. Analyser görs för förståelse av skeenden och förlopp som ger en förhöjd kunskapsnivå för vidareutveckling. Analyser görs inför specifika mer eller mindre överhängande beslutssituationer och analyser görs löpande i verksamheten inför beslut. Kraven på att ta fram och leverera underlag och analyser upplevs både bli fler och mer komplexa. Kraven ökar både för användning i den egna verksamheten och för leverans till övriga delar av högskolan och till externa aktörer som finansiärer och myndigheter. För att underlätta återkommande analysarbete har högskolan arbetat fram nyckeltal för basuppföljning i ett nyckeltalsprojekt som definierar basnyckeltal som är lika för alla inom ett givet område. Nästa mycket viktiga steg är att gå vidare mot markörer för att analysera förändringsprocessen och uppnådda resultat mot högskolans mål enligt Strategi 2020. Analysverksamheten behöver fortsättningsvis också i större utsträckning utröna kärnverksamhetens behov av analyser i samverkan med rektors tre rådgivande beredningar för utbildning, forskning och samverkan. Varje medarbetare har i någon mening ansvar för att i sitt arbete diskutera och analysera arbetsuppgifter, arbetsmetoder och effektivitet tillsammans med andra. Chefer i organisationen har ett utvecklingsansvar för sina verksamheter, vilket bör grundas på adekvata analyser. IR finner att analysverksamhet bedrivs inom ledningsorganisationen och Gemensamt verksamhetsstöd i den omfattning som kan anses rimlig inom högskolan. Granskningen påvisar att det finns en skepsis mot att använda vissa analyssystem, ex vis SILA (Strategisk Information för Ledning och Analys), då de inte upplevs som kvalitetssäkra. IR bedömer att detta riskerar att försvåra en systematisk hantering av uppgifter om verksamheten och påverkar tillförlitligheten och jämförbarheten av data och resultat. Detta är ett område som kan förbättras. s sammanfattande bedömning och rekommendationer, se avsnitt 6. 1 Högskoleförordningen (1993:100) 2 kap. 2 2 Myndighetsförordningen (2007:515) 6

MALMÖ HÖGSKOLA 2016-09-19 Dnr Mahr 28-2015/693 6(8) 5.2 Organisering av analysverksamhet Den administrativa verksamheten inom högskolan har i stora stycken centraliserats genom en succesiv organisationsförändring som startade 2014. Den centrala analysverksamheten finns organisatoriskt under Gemensamt verksamhetsstöd (GV) som utgör det samlade verksamhetsstödet inom högskolan. Inom GV finns idag 11 avdelningar med analyskompetens i skiftande grad inom samtliga avdelningar. Specialistkompetensen inom analysverksamhet på den centrala nivån finns inom avdelningen för Utbildnings- och forskningsstöd 3. Vid analys av större problemkomplex inrättas oftast ett eller flera projekt. Metodstöd finns då att hämta inom Malmö högskolas projektkontor som tillhandahåller verktyg för projektprocessen. Att arbeta i nätverk, såväl inom som utanför högskolan, är en vanlig arbetsform och förekommer oftast funktionsvis, ex vis inom planerings-, ekonomi- och HR-funktionerna. Inom universitets- och högskolesektorn finns bl. a nationella nätverk för omvärldsanalytiker och planerare, ekonomer och HR-personal. De administrativa funktioner som tidigare fanns på fakulteterna och leddes av dekan och kanslichef/administrativ chef har genom organisationsförändringen centraliserats och ansvaret för högskolans totala administration har förts till förvaltningschefen. På fakultetsnivå finns också beredningsorgan för utbildning och forskning som genom sin rådgivningsfunktion till rektor genomför utredningar för diskussion och beslut. Iakttagelser och konklusioner För att åstadkomma de mål som organisationen vill uppnå enligt Strategi 2020 behöver akademin i form av lärare och forskare hjälp av en ledningsorganisation som bl. a stöds av en kvalificerad analysverksamhet. Utifrån den gjorda administrativa centraliseringen till Gemensamt verksamhetsstöd finns förbättrade möjligheter till samordning av högskolegemensamma analysinsatser eftersom analyskompetens nu företrädesvis finns samlad. Granskningen visar på att en effektiv samordning mellan olika funktioners analysresurser har visat sig svår att åstadkomma. De elva avdelningar som finns inom GV leds av funktionsansvariga chefer med operativt ansvar för respektive verksamhet där den egna verksamheten ofta sätts i främsta rummet. Svårigheter uppstår t ex när analyspersonal har olika chefer som inom sina respektive områden prioriterar olika vad gäller utrednings- och analysuppgifter. IR ser en möjlighet för organisationen att stärka de centrala analyskompetenserna på funktionsnivå genom ett närmare samarbete avdelningarna emellan, ex vis genom ett utvecklat, strukturerat nätverkande mellan avdelningarna eller genom en organisationsförändring som tar hänsyn till samordningsbehovet. Analyser inför t ex årsredovisning och budgetunderlag skulle underlättas liksom att skapa kvalitetssäkra analyser som underlag till viktiga beslut. Det finns många mer eller mindre formella nätverk inom och mellan funktionsgränserna vid högskolan, ävenså externa nätverk. Arbete genom nätverk är oftast en omtyckt arbetsform. Externa krav på uppföljningar och utvärderingar ställer ibland höga krav på olika delar av högskolan. En nätverksstruktur där olika personers kompetens inom aktuella områden tas tillvara och utvecklas kan vara ett framgångsrikt koncept. Det övergripande analysarbetet, när många funktioner är involverade, bedrivs inte alltid på ett systematiskt sätt. Funktioner inom den centrala administrationen gör analyser på olika sätt och arbeten riskerar att överlappa varandra. Det råder också osäkerhet vad gäller kvaliteten i de data som finns i vissa analyssystem. Ett transparent och systematiskt arbetssätt bör eftersträvas och 3 Förvaltningschefen har 2016-09-16 lämnat förslag på organisatoriska förändringar av GV som inte analyserats i denna revisionsrapport.

MALMÖ HÖGSKOLA 2016-09-19 Dnr Mahr 28-2015/693 7(8) utvecklas inom analysverksamheten för att få maximal återkommande nytta av gjorda analysinsatser. Projektkontoret med dess beskrivning av projektmodell, projektprocess, mallar och andra verktyg ger systematik i projektarbeten och bidrar till att göra projektarbeten effektiva. Arbetssättet har sin relevans och kan tjäna som inspiration även utanför den renodlade projektvärlden. Granskningen visar att kunskapen om analysmetodik och praktiskt analysarbetssätt behöver förbättras inom vissa funktioner för att få ett smidigt samarbete. De administrativa cheferna på fakulteterna har genom den nya centraliserade förvaltningsorganisationen givits utrymme till analys- och utredningsverksamhet för främst fakultetsspecifik utbildning, forskning och samverkan, men förhoppningsvis även i mån av tid och möjlighet som resurs för hela högskolan i samspel med andra inom och utanför högskolan. Det bör också framhållas att det naturligtvis i en kunskapsorganisation som högskolan alltid finns mer analyskompetens att tillgå inom organisationen om man lyfter upp och ser varandras expertkompetenser och koordinerar dessa. IR gör bedömningen att högskolan är medveten om betydelsen av en väl fungerande analysverksamhet och att förutsättningarna för en förbättrad analysverksamhet får bedömas som goda. s sammanfattande bedömning och rekommendationer, se avsnitt 6. 5.3 Resurser för analysverksamhet Inom högskolan har man sedan ett par år tillbaka på central nivå tillfört resurser i syfte att fördjupa analysverksamheten och tillföra organisationen resurser för systematiserad omvärldsbevakning. En översiktlig genomgång av befattningar/titlar vid högskolan visar att ett 10-tal befattningsbenämningar har ett huvudsakligt inslag av analysverksamhet i sina befattningar. Exempel på dessa är analytiker, controller, utredare, strateg, projektledare, koordinator, samordnare m fl. Analysverksamheten är beroende av stora mängder data som erhålls från olika håll. Primärt är det naturligtvis viktigt att högskolans egna data och datorsystem är aktuella och kvalitetssäkrade för att underlagen till analyserna inte ska ge felaktig information till beslutsfattare. Den tekniska utvecklingen går snabbt och äldre system behöver förnyas eller bytas ut. IR har inte granskat datakvaliteten i befintliga system men vill lyfta frågan som en viktig komponent i förutsättningarna för ett framgångsrikt analysarbete. Iakttagelser och konklusioner Tillsatta resurserna för analysverksamhet får i dagsläget bedömas som tillräckliga. IR menar att det djupare analysarbetet kräver verksamhetskunskap och riskerar därmed att vara nyckelpersonberoende. En ev. rimligt ökad arbetsbelastning inom analysverksamheten löses därmed inte per automatik genom att rekrytera fler till analysarbete utan företrädesvis genom en bättre arbetsorganisation med större inslag av samordning. Analyskompetensen inom den centrala nivåns olika avdelningar har befunnits ojämn, vilket innebär att vissa funktionsområden har behov av kompetensutveckling. Det har uttryckts osäkerhet vad gäller kvaliteten i de data som finns i vissa analyssystem. s sammanfattande bedömning och rekommendationer, se avsnitt 6.

MALMÖ HÖGSKOLA 2016-09-19 Dnr Mahr 28-2015/693 8(8) 6. s sammanfattande bedömning och rekommendationer IR konstaterar efter genomförd granskning att Omfattning analysverksamheten är viktig och omfattande och beräknas öka något i omfång och komplexitet, analysverksamhet bedrivs i den omfattning som kan anses rimlig inom Gemensamt verksamhetsstöd, utvecklingsarbete pågår mot att på ett adekvat sätt kunna följa upp utvecklingen i förändringsarbetet mot högskolans mål i Strategi 2020. Detta arbete bör ges hög prioritet, verktygen för analysverksamheten behöver kvalitetssäkras och utvecklas. Organisation högskolan är medveten om betydelsen av en väl fungerande analysverksamhet, förutsättningarna för en förbättrad analysverksamhet inom Malmö högskola får bedömas som goda, en effektiv samordning mellan olika funktioners analysresurser har visat sig svår att åstadkomma, nuvarande analysverksamhet har potential till förbättringar genom att utveckla organisationen och möjliggöra ett mer systematiskt och transparent arbetssätt. Resurser tillsatta resurser för analysverksamhet får i dagsläget bedömas som tillräckliga, kompetensutveckling bör erbjudas till berörda inom analysområdet, organisationens analyssystem bör utvecklas och kvalitetssäkras. IR ger med anledning av granskningen följande rekommendationer: Åstadkom effektivare analysverksamhet genom att utveckla organisationen och möjliggöra ett mer systematiskt och transparent arbetssätt. Erbjud kompetensutveckling till berörda inom analysområdet. Utveckla och kvalitetssäkra organisationens analyssystem. Prioritera det pågående utvecklingsarbetet att följa upp och analysera progressionen i förändringsarbetet mot högskolans mål i Strategi 2020. Staffan Ivarsson Internrevisionchef Margareta Fallsvik