VÅRD- OCH LANDSKAPSREFORMENS FÖRÄNDRINGSSKEDE 2017 2020 EGENTLIGA FINLANDS KOMMUNIKATIONS- OCH DELAKTIGHETSPLAN
VÅRD- OCH LANDSKAPSREFORMENS FÖRÄNDRINGSSKEDE 2017 2020 EGENTLIGA FINLANDS KOMMUNIKATIONS- OCH DELAKTIGHETSPLAN Förändringsen inom Egentliga Finlands vård- och landskapsreform är öppen och interaktiv med hänsyn till olika intressentgrupper. Huvudbudskapet i Kimpassa Allihopa betonar samarbete, gemensamt utförande, humant berättande och tvåspråkighet. Vård- och landskapsreformens sker tillsammans med ett gemensamt visuellt utseende. För genomförandet av en svarar senhet vars stödgrupp är landskapets sarbetsgrupp. Förändringsen är regelbunden och interaktiv. Det är viktigt att engagera medborgarna och personalen i förändringen, precis som förståelsen för varför vård- och landskapsreformen görs. KOMMUNIKATIONENS PRINCIPER Vi kommunicerar öppet och regelbundet på finska och svenska om vård- och landskapsreformen till medborgarna i Egentliga Finland, med ett gemensamt visuellt utseende. Reformen görs i samarbete med personalen; intern främjar välbefinnandet i arbetet. Vi berättar klart och tydligt om reformens skeden och inverkan på landskapsnivå med hänsyn till de olika intressentgrupperna. Vi uppmuntrar till interaktion och delaktighet. Vi stöder förändringsledarskap med kommunikativa medel förändringen måste ha ett ansikte. Vi kommunicerar reformen med en konstruktiv och positiv ton ur Egentliga Finlands synvinkel. REFORMENS VISION OCH MÅL Vård- och landskapsreformens riksomfattande mål är att erbjuda människorna mer jämställda tjänster och utveckla servicekedjorna, minska skillnaderna i välbefinnande och hälsa samt dämpa ökningen av kostnaderna. Basservicen stärks och digitala tjänster utnyttjas effektivare. Finansieringen av social- och hälsovården förenklas och människornas valfrihet ökas i tjänsterna. Reformens målsättning är att fylla en stor del av den offentliga ekonomins hållbarhetsgap. Reformen minskar avsevärt antalet organisationer som ansvarar för organiseringen av olika social- och hälsovårdstjänster då uppdragen överförs från närmare 190 olika ansvarsmyndigheter till 18 landskap. I framtiden kan tjänsterna styras bättre regionalt som en balanserad helhet. Egentliga Finland följer samma målsättningar för reformen som landets regering definierat. Landskapets egen strategi, vision och värderingar definieras i landskapsstrategiarbetet som inleds år och som genomförs i ett omfattande samarbete. Visionerna och värderingarna som definierats i strategin handleder även landskapets. KOMMUNIKATIONENS MÅL En öppen och interaktiv gällande förändringarna är väsentlig. Den interna ens betydelse är central i förändringsskedet vård- och landskapsreformen förändrar anställningsförhål-
lande och arbetsgivare för över 23 000 människor i Egentliga Finland. Till förändringsen hör att engagera kommuninvånarna och landskapets personal i förändringen och förståelsen för dess motiv. Målet är en fungerande interaktion och de olika intressentgruppernas deltagande i beredningen. Förändringen görs för människornas skull. Medborgarna, personalen och intressentgrupperna ska uppleva att de har möjlighet att påverka. Målet är även att engagera ledningen till en öppen, att möta människorna ansikte mot ansikte samt att berätta om beredningen och halvfärdiga ärenden. Principen om öppenhet styr arbetet och efter mötena publiceras arbetsgruppernas anteckningar på hemsidan samt nyhetsrapporteringar om mötena. En fungerande till olika intressentgrupper och personalen som överförs till landskapet är väsentlig för att vård- och landskapsreformen ska lyckas och i beredningen samt i det nya landskapet måste man rikta tillräckliga resurser till en. Kommunikationen ska identifieras som en del av organisationens strategiska ledning och sansvarige måste (enligt ministeriets anvisningar) ha tillgång till forum som ansvarar för tillfälliga institutioners beslut. FÖRÄNDRINGSKOMMUNIKATIONENS FASER Vård- och landskapsreformen sker stegvis och en stöder verkställandet av förändringen under olika skeden. De viktigaste skedena i reformen som inverkar på förändringsen är: beredningsskedet och grundandet av 2017 sommaren beräknat godkännande av lagarna gällande reformen 5/ den temporära förvaltningen träder i kraft 6/ och bereder verksamheten i det nya landskapet landskapsvalet 10/ landskapsfullmäktige och landskapen organiseras den 1.1.2019 landskapsverksamhetens inleds år 2019 effektiviserad medborgar år 2019 de nya landskapen börjar den 1.1.2020 MÅLGRUPPERNA Förändringsens viktigaste mål- och intressentgrupper i Egentliga Finland är: Medborgarna (invånarna och klienterna) Personalen som överförs till landskapet Egentliga Finlands kommuner och övriga personalorganisationer Arbetsgrupper som bereder reformen Politiska beslutsfattare Serviceproducenter Personalföreningar Frivilligorganisationer och samfund Forsknings- och läroanstalter Media och opinionsbildare Riksomfattande intressentgrupper (bl.a. riksdagen, ministerier, beredande arbetsgrupper, övriga landskap) KOMMUNIKATIONSKANALER
Hemsidan kimpassa-allihopa.fi/ är ens huvudkanal. Innehållet produceras ur perspektivet för medborgarna i Egentliga Finland. Förändringsorganisationens och medlemmarna i landskapets sarbetsgrupp producerar information till sidorna. På hemsidan finns basinformation om vård- och landskapsreformen i Egentliga Finland; vem den berör, hur reformen är organiserad och vad som sker när. På sidan publiceras nyheter, presentationer av människor och så lyfts innehåll, bloggar och videor i social media fram. På hemsidan publiceras allt offentligt material såsom arbetsgruppernas anteckningar i lättillgängligt format. Riksomfattande information hittar du via alueuudistus.fi-länken. Social media: Kimpassa-Allihopa-en har hemsidor på Facebook och Twitter och deras besökarantal stiger konstant. I social media publiceras främst nyheter, människor och evenemang som berör Egentliga Finland, men även viktiga riksomfattande nyheter som berör landskapet. Genom att utnyttja videobloggar "skapar man ett ansikte" åt reformen. Via videor sprids ledningens budskap mer omfattande, de olika organisationernas representanter får synlighet, personalens röst hörs och berättar vardagliga historier. Videorna produceras med ett gemensamt visuellt utseende. Videorna publiceras på en egen YouTube-kanal och delas på de sociala mediekanalerna. Videorna används även i den interna en. Nyhetsbevakning: kommunikatörerna för organisationer som överlåter personal och huvudprojekten producerar nyheter på hemsidan, i social media och för media. Även arbetsgrupperna som bereder reformen publicerar nyheter om sitt beredningsarbete. Nyheterna översätts i mån av möjlighet till svenska. Evenemang: seminarier och verkstäder främjar samarbetet med intressentgrupperna och interaktionen samt erbjuder ett forum för behandling av gemensamma ärenden. Förankringen i publikevenemang såsom mässor, kommuner och köpcenter skapar möjlighet att diskutera med kommuninvånarna och beslutsfattarna. Profilering: Kimpassa-Allihopa-budskapet profileras via flerkanalig, media, visuellt utseende och evenemang. Man strävar efter att engagera människorna till en gemensam reform genom öppenhet, humanitet, motivation och inspiration. GRAFISKT UTSEENDE Egentliga Finlands vård- och landskapsreform har ett visuellt enhetlig utseende och en turkosfärgad Kimpassa Allihopa logo. Kimpassa Allihopa-utseendet används i all på hemsidor, brevbottnar och marknadsföringsprodukter, i enlighet med grafiska anvisningar. KOMMUNIKATIONENS ANSVAR OCH PRINCIPER Vård- och landskapsreformens ledning ansvarar för en inom Egentliga Finlands vård- och landskapsreform och senhet ansvarar för beredningen. Förändringsen bereds i omfattande samarbete i Egentliga Finlands vård- och landskapsreforms sarbetsgrupp vars uppgift är att fungera som stödgrupp för en. Kommunikationsarbetsgruppen sammanträder månatligen och säkerställer att de olika intressentgruppernas kommunikativa behov tas i beaktande i landskapets. Gruppen representerar det nya land-
skapets mångsidiga funktioner. Kommunikationsarbetsgruppens styrka är dess förmåga att visionera framtiden som byggs på nya möjligheter. Egentliga Finland representeras även starkt i den riksomfattande sgruppen samt landskapens snätverk. Utmaningen med en är att sida vid sida få en fungerande förändrings och att planera och genomföra det kommande landskapets sstruktur och -kanaler samt landskapets varumärke. VÄXELVERKAN OCH DELAKTIGHET Växelverkan och delaktighet utgör en viktig del av förändringsprocessen och förändringsen. Interaktionen omfattar även en öppen gällande beredningen och att människorna upplever att de kan påverka. Delaktighet är ett begrepp som kan förstås på många olika sätt. "Delaktighet är anknytning, relationer, tillhörighet, samhörighet. Delaktighet är kompabilitet och inklusivitet. Det innebär deltagande och tillhörande inflytande och demokrati. Det innebär även organisering och ledning av det ovannämnda. (Källa: Mitä osallisuus on? THL) I förändringsskedet erbjuds medborgarna möjlighet att interagera och påverka via hemsidorna, social media, evenemang och verkstäder. Man möter människorna på evenemang såsom mässor, seminarier och via möten med intressentgrupper skapas växelverkan. Arbetsgruppernas medlemmar interagerar via egna grupper med personer som representerar olika organisationer och föreningar samt med samarbetspartner. Förändringsorganisationen ordnar regelbundna träffar med till exempel föreningar, medborgargrupper och medierepresentanter. I början av inleds förberedelserna med att samla ihop landskapets influensgrupper (lagstadgade ungdomsrådet, rådet för personer med funktionsnedsättning och äldrerådet). Det nya landskapets delaktighetsstruktur bereds av underarbetsgruppen för Delaktighet och tillgänglighet. Gruppens förslag behandlas i arbetsgruppen för Främjande av hälsa och välbefinnande och landskapets temporära organ beslutar om förslaget. KUNDORIENTERADE TJÄNSTER Staten, kommunerna, tredje sektorn och invånarna söker tillsammans efter nya sätt att utveckla social- och hälsovårdstjänsterna. Förändringsskedets delaktighet måste sträva efter att erfarenhetsinformationen som samlats in av invånarna och klienterna används för att utveckla tjänsterna. Invånarna och klienterna kan delta i planeringen, utvecklingen och utvärderingen av tjänsterna samt påverka beslutsfattandet. De slutliga tjänsterna och verksamhetsmodellerna föds via experiment och klienternas erfarenhet. I seminariet för Främjande av välbefinnande och hälsa i november 2017 arrangerades en verkstad där 53 personer som representerade olika organisationer samt privatpersoner deltog. Temat var förändringsskedets delaktighet. Synpunkter som kom upp under verkstaden:
Att genuint lyssna till och lyssna på invånarna först därefter fattas beslut. Tidpunkten måste vara rätt, inte först i beslutsfattarskedet Att utnyttja personalen i spridningen av information och interaktionen. Att lyssna på arbetarna och personalen samt deras idéer. Lov att utveckla det egna arbetet. Förankring i bostadsområden Byggnadernas funktionalitet inom social- och hälsovårdstjänsterna; beaktande av tillgänglighet Verkstäder för olika teman Erfarenhetsexperter vid sidan av professionella Tydlig i klartext Olika kanaler Hörbarhet Stor text Tredje sektorn med i beredningen och ett tätt samarbete med de olika intressentgrupperna. PERSONALKOMMUNIKATION Personalen har två mål: att informera personalen som överflyttas till landskapet och å andra sidan att informera och stöda organisationerna som överlåter personal. Landskapets framtida personal är i nyckelposition gällande vård- och landskapsreformens framgång och engagemanget i förändringen. Från och med januari producerar ett personalmeddelande till personalen vid de förnyade organisationerna. Den mest centrala skanalen är hemsidan Kimpassa Allihopa som stöder personalarbetsgruppens och personalorganisationernas egen. Kommunikationen är ett flerkanaligt samarbete som strävar efter en öppen och aktuell gällande personalärenden. För att det ska bli konkret för personalen att förändringsarbetet hela tiden har gjorts och görs med tanke på arbetstagarna lyfter man även fram det konkreta arbetet med spetsprojekten i Egentliga Finland, såsom Lupa Auttaa (LaPe - barn- och familjetjänster) samt KomPassi (servicehandledning för äldre), i personalen. Arbetsgivarna i organisationerna som överlåter personal informeras om aktuella ärenden gällande personalen. Målsättningen är även att stöda personalorganisationerna i en, dock genom att beakta att den egna ledningens direkta till den egna personalen är en viktig del av den interna en i dessa organisationer. Dessutom har varje organisation olika utgångspunkter och arbetsgivaren måste anpassa den interna en enligt den egna personalens behov. Kimpassa-Allihopa kommunikatörer och personalchef stöder personalinstanser bl.a. genom att förtydliga meddelanden, samla ihop basmaterial och erbjuda kanaler där man kan hitta information och där man får sin röst hörd. Förändringsorganisationen erbjuder även hjälp för att t.ex. göra videor för intern och extern. UPPFÖLJNING AV KOMMUNIKATIONEN
Kommunikationens omfattning och innehåll följs upp via organisationerna inom vård- och landskapsreformens egna medieuppföljningssystem samt via social media. Medieuppföljningen sker även i samband med presskonferenser. En djupare sanalys kan eventuellt utföras i ett senare skede i samarbete med olika organisationer. Det skulle även en inom det nya landskapet ha nytta av. IDENTIFIERADE RISKER Utmaningen med en är landets politiska utmaningar och förändrade situationer samt hur man ska svara på människornas oro och praktiska frågor redan i det skedet då det ännu inte finns några svar. Kommunikationen har redan pågått länge innan de nya lagarna färdigställts. Människornas och medias förståelse för reformens nödvändighet och motiv är utmanande för en konstruktiv och positiv. Landskapspersonalens engagemang i reformen är en kommunikativ utmaning, hur ska man berätta om reformen på ett sätt som tilltalar medborgarna och hur når man specialgrupperna, t.ex. de som inte nås via elektronisk. Man måste även hitta metoder som uppmuntrar människorna att rösta i det första landskapsvalet i oktober. Om man inte riktar tillräckligt med resurser till en lyckas inte förändringsen. Utan tillräckliga resurser hinner man heller inte färdigställa den nya landskapsorganisationens sstruktur, såsom hemsidorna, innan den 1.1.2020. Riskens finns även att ens roll som en del av den nya organisationsledningen inte får tillräcklig förståelse i det nya landskapets koncernstruktur och verksamhetsplanering. ÅTGÄRDER En kontinuerlig är bl.a. arbetet med landskapets och landets sarbetsgrupper, utvecklingen av en i olika kanaler och för olika intressentgruppers behov, nyhetsproduktion, uppdatering av social media, intern till personalen som överförs till landskapet, utveckling av hemsidor, rapportering om arbetsgruppernas verksamhet, videoproduktion, interaktion och delaktighet, stöda förändringsdirektörerna i en, stöda en gällande spetsprojekten och utnyttjandet av dessa i hela en, uppföljning av en samt upprätthållande av medierelationerna. Då förändringen framskrider växer planeringen och genomförandet av det allt starkare landskapets sstruktur upp vid sidan av förändringsen. Konkreta åtgärder för förändringsen finns i den här listan som uppdateras i takt med att reformen framskrider: Tidtabell slutet 2017 förändringar på hemsidan Åtgärd Innehåll Målgrupper Beredare Beredningsläget arbetsgruppernas nya sammansättning, presentation medborgarna
slutet 2017/ början slutet 2017 januari januari januari början början början januari valfrihetslagen centrala innehållet i utlåtanden coaching av arbetsgruppernas regelbundna mediemöten personalchef, i landskapets visuella utseende shandledning för arbetsgrupperna och nyhetsrapportering månatliga mediemöten i behandling i bl.a. styrgruppen regelbundna möten med personalorganisationerna val, valfrihet, personaloch medborgar organisering av det nya landskapets planering av visuellt utseende och logon som grund för fortsatt arbete (bl.a. kommunerna, organisationerna, medborgarna arbetsgrupperna som bereder Kimpassa-Allihopa medierepresentanter beslutsfattare, kommunikatörer, arbetsgrupper, personal föreningarna som representerar personalorganisationerna medborgare, personal, beslutsfattare, kommuner planering av koncernen grundandet av arbetsgruppen för hemsidan personalmeddelanden förändringsledningen, kommunikatörerna förändringsledningen, kommunikatörerna godkännande av s- och delaktighetsplanen personalorganisationernas möten planering av evenemang, kampanjer och material, sgruppen, delaktighetsgruppen, sarbetsgruppen och ICT planering och konkurrensutsättning av det nya landskapets hemsidor månatliga personalmeddelanden personalorganisationernas personal, ledning och föreningar kommunikatörer, (grafisk designer/ad)
hemsidor) aprilmaj runda i de ekonomiska regionerna munikationsarbetsgruppen val delaktighet och interaktion delaktighet och interaktion arbetsverkstäder och evenemang arbetsverkstad om landskapets nya influensgrupper förtro- personal, endemän media förändringsdirektörerna på besök i landskapets fem regioner uppmuntran att rösta, utnyttjande av riksomfattande kampanjer, mediesamarbete medborgarna, media, beslutsfattarna personal regionens influensgrupper och intresserade personer kom-, sarbetsgruppen, riksomfattande, kommunerna, justitieministeriet delaktighet i samarbete med regionens kommuner delaktighet i samarbete med regionens kommuner maj juni sommaren och tidig höst beaktande av tillgänglighet delaktighet och gemensam utveckling av tjänsterna de nya lagarna godkänns regionala tillgänglighetsombudsmannen delaktighet i samarbete med regionens kommuner, sarbetsgruppen, kommunerna den temporära förvaltningen inleder verksamheten val beaktande av tillgängligheten i landskapet hurudant klientråd behövs medborgar: hur förändras servicen information om beslut uppmuntran att rösta, utnyttjande av riksomfattande kampanjer, mediesamarbete öppet evenemang öppet evenemang medborgarna, beslutsfattarna, organisationerna, media medborgare, organisationer, kommuner, media medborgarna, media, beslutsfattare, sarbetsgruppen, riksomfattande, kommuner, JM
hösten hösten hösten januari 2019, gruppen för hemsidan och marknadsföring, sarbetsgruppen Kommunförbundet, landskapsförbundet,, kommunerna marknadsföring av landskapet evenemang för landskapsvalet landskapsfullmäktige och - styrelsen inleder verksamheten 2019 förbättrad medborgar, personal 2019 utnyttjandet av den riksomfattande suomi.fiportalen 2019 organisering av landskapets, ens struktur och kanaler, marknadsföring av landskapet konkurrensutsättning av hemsidorna konkurrensutsättning av webbredaktören för det nya landskapet grundandet av arbetsgrupp hur (vård)-tjänsterna förändras, valfriheten, det nya landskapets uppgifter, delaktighet, nya arbetsförhållanden integrering av servicen i suomi.fi-portalen uppbyggnad av landskapets webbsidor och övriga kanaler, organisering av en, marknadsföring och profilering av landskapet företag som producerar hemsidor Kommunförbundets valevenemang, 1-2 per landskap information om beslut, kommunikatörerna, marknadsföringsparterna, kommunerna medborgarna, media, personalen, beslutsfattarna medborgarna, personalen, beslutsfattarna, kommunerna, media medborgarna, beslutsfattarna, personalen, media vård- och övriga serviceproducenter, sarbetsgruppen, kommunerna medborgarna, organisationerna, personalen, kommunerna, media, marknadsföringsparter serviceproducenter, kommunerna,, sarbetsgruppen, i samarbete med kommunerna
SOCIAL- OCH HÄLSOVÅRDSREFORMENS KOMMUNIKATIONSARBETSGRUPP I EGENTLIGA FINLAND Jessica Ålgars-Åkerholm, Egentliga Finlands förbund, ordf Esa Halsinaho, Egentliga Finlands sjukvårdsdistrikt, vice ordf Arto Salo, Åbo stads välfärdssektor Maria Nykyri, Egentliga Finlands räddningsverk Terhi Suominen, Egentliga Finlands NTM-central Tatu Virta, TE-byrån Antti Vaalikivi, Egentliga Finlands förbund Anne-Maarit Itänen, Pargas stad Katariina Wirén (år Heli Lempa), S:t Karins stad Teija Järvelä, Salo stad Minna Heikkilä, Reso stad Susanna Lehtiranta, perusturvakuntayhtymä Akseli Antti Kauppinen, Egentliga Finlands specialomsorgsdistrikts samkommun Paula Grönlund, Regionförvaltningsverket i Sydvästra Finland