Fastställd internkontrollplan 2017 19 SN 2017.006 4
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämndens arbetsutskott 2017-05-02 56 Fastställd internkontrollplan 2017 (SN 2017.006) Beslut Arbetsutskottet beslutar föreslå att: Socialnämnden fastställer valda kontrollmoment för internkontrollplan 2017 samt revidering av bruttolista med en ytterligare revidering, att skrivelsen "vid organisationsförändringar" och exemplet stryks ur texten. Ärendebeskrivning I den bifogade internkontrollplanen finns de moment som fastställdes vid tidigare sammanträde dokumenterade. Med denna som utgångs punkt kommer förvaltningen att genomföra egenkontrollerna och presentera utfallet av dessa kontroller vid två tillfällen, där halv- respektive helår redovisas. Vid socialnämndens möte framkom även synpunkter på att kontrollmomentet som berör riskbedömning vid verksamhetsförändring bör förtydligas. Arbetsmiljöverket beskriver vad som ska innefattas i de riskbedömningar enligt nedan: 8, andra stycket, AFS 2001:1, Systematiskt arbetsmiljöarbete. De ändringar som föreskrifterna avser är exempelvis personalförändringar, nya arbetstider och arbetsmetoder, andra organisationsförändringar, om- och nybyggnation samt ny maskinell utrustning. Det handlar om ändringar som inte utgör del av den dagliga, löpande verksamheten. I kontrollmomentet på bruttolistan har denna punkt reviderats så begreppet Riskbedömning används istället för Risk och konsekvensanalys, dessutom har en kort beskrivning av vilka typer av förändringar som avses. Denna beskrivning överensstämmer med Arbetsmiljöverkets beskrivning. Yrkanden Björn Furugren Beselin yrkar att arbetsutskottet beslutar föreslå att: Socialnämnden fastställer valda kontrollmoment för internkontrollplan 2017 samt revidering av bruttolista med en ytterligare revidering, att skrivelsen "vid organisationsförändringar" och exemplet stryks ur texten. Beslutsgång Ordförande, Björn Furugren Beselin (C), ställer proposition på sitt eget yrkande och finner att arbetsutskottet beslutar i enlighet därmed. Beslutsunderlag 1. Tjänsteskrivelse, 2017-04-20, Fastställd internkontrollplan 2017 2. Förslag internkontrollplan 2017 Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 15
VALLENTUNA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Socialnämndens arbetsutskott 2017-05-02 3. Tjänsteskrivelse, 2017-01-23, Internkontrollplan 2017 4. Beslutad internkontrollplan 2017 Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande 26
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE SOCIALFÖRVALTNING 2017-04-20 DNR SN 2017.006 URBAN JONSSON SID 1/2 KVALITETSUTVECKLARE URBAN.JONSSON@VALLENTUNA.SE BESLUTSINSTANS Tjänsteskrivelse Fastställd internkontrollplan 2017 Förslag till beslut Socialnämnden fastställer valda kontrollmoment för internkontrollplan 2017 samt revidering av bruttolista. Ärendet i korthet I den bifogade internkontrollplanen finns de moment som fastställdes vid tidigare sammanträde dokumenterade. Med denna som utgångs punkt kommer förvaltningen att genomföra egenkontrollerna och presentera utfallet av dessa kontroller vid två tillfällen, där halv- respektive helår redovisas. Vid socialnämndens möte framkom även synpunkter på att kontrollmomentet som berör riskbedömning vid verksamhetsförändring bör förtydligas. Arbetsmiljöverket beskriver vad som ska innefattas i de riskbedömningar enligt nedan: 8, andra stycket, AFS 2001:1, Systematiskt arbetsmiljöarbete. De ändringar som föreskrifterna avser är exempelvis personalförändringar, nya arbetstider och arbetsmetoder, andra organisationsförändringar, om- och nybyggnation samt ny maskinell utrustning. Det handlar om ändringar som inte utgör del av den dagliga, löpande verksamheten. I kontrollmomentet på bruttolistan har denna punkt reviderats så begreppet Riskbedömning används istället för Risk och konsekvensanalys, dessutom har en kort beskrivning av vilka typer av förändringar som avses. Denna beskrivning överensstämmer med Arbetsmiljöverkets beskrivning. Handlingar 1. Tjänsteskrivelse, 2017-04-20, Fastställd internkontrollplan 2017 2. Internkontrollplan 2017 Mojgan Alimadad Socialchef Vildana Zorlak Avdelningschef SOCIALFÖRVALTNINGEN TUNATORG 11 186 86 VALLENTUNA TFN 08-587 850 00 FAX 08-587 850 88 SF@VALLENTUNA.SE WWW.VALLENTUNA.SE 7
VALLENTUNA KOMMUN TJÄNSTESKRIVELSE SOCIALFÖRVALTNING 2017-04-20 DNR SN 2017.006 SID 2/2 Ska expedieras till Akten 8
SID 1/7 Förslag uppföljningsmoment internkontrollplan - 2017 (Socialnämnden) Denna tabell innehåller de moment som föreslås följas upp i internkontrollplanen 2017. Process/rutin Kontrollmoment Metod Frekvens Senaste kontroll Sannolikhet/risk Konsekvens Riskvärde Sekretess Upphandling Arbetsmiljö Information på nätet Ärendehantering Delegationsordning Förvaring av sekretessbelagt material sker på ett säkert sätt (otillgänglig för obehöriga, brand och stöld) Inköp görs inom befintliga ramavtal. Tillbud och arbetsskador rapporteras i samband med händelsen Informationen är aktuell/uppdaterad Uppföljning av individuella beslut görs enligt rutin från handläggare vid myndighetsavdelningen. Beslut fattas i enlighet med fastställd delegationsordning. Stickprov 1 ggr/år 3. Möjlig 3. Kännbar 9 Stickprov 1 ggr/år 2014 3. Möjlig 3. Kännbar 9 Stickprov 1 ggr/år 2016 3. Kännbar 6 Stickprov 1 ggr/år 2014 3. Möjlig 3. Kännbar 9 Stickprov 1 ggr/år 2015 3. Möjlig 3. Kännbar 9 Stickprov 1 ggr/år 4. Allvarlig 8 9
SID 2/7 Bruttolista Förteckning nedan innehåller samtliga kontrollmoment som varit med vid urvalet av kontrollmoment som föreslagits för hantering under 2017. Kommungeme nsamma områden Administration Process/rutin Kontrollmoment Senast e kontroll Arkivering och gallring Arkivering och gallring sker enligt fastställd dokumenthanteringsplan Sannolikhet/risk Konsekvens Riskvärde Ställningstagande 2. Lindrig 4 Acceptera risk Aktuell dokumenthanteringsplan finns 1. O 2. Lindrig 2 Acceptera risk Utarbetade rutiner för arkivering och gallring finns 1. O 3. Kännbar 3 Acceptera risk Ekonomi, inköp Sekretess Fakturahanteri ng Medarbetare har informerats om sekretess och skrivit under förbindelse. Förvaring av sekretessbelagt material sker på ett säkert sätt (otillgänglig för obehöriga, brand och stöld) 1. O 3. Kännbar 3 Acceptera risk 3. Möjlig 3. Kännbar 9 Hantera risk En uppdaterad attestförteckning finns 2014 1. O 3. Kännbar 3 Acceptera risk Utarbetade rutiner för sakgranskning och attestering finns Behörigheterna i ekonomisystemet överensstämmer med aktuell attestförteckning Utarbetade rutiner för arkivering av fakturor finns 1. O 3. Kännbar 3 Acceptera risk 2014 1. O 3. Kännbar 3 Acceptera risk 1. O 2. Lindrig 2 Acceptera risk 10
SID 3/7 Kommungeme nsamma områden Process/rutin Kontrollmoment Senast e kontroll Upphandling Rutiner för sakgranskning och attestering följs Återsökning av momsersättning sker för vårdfakturor När direktupphandling görs, tas minst tre anbud in. Sannolikhet/risk Konsekvens Riskvärde Ställningstagande 3. Möjlig 2. Lindrig 6 Acceptera risk Inköp görs inom befintliga ramavtal. 2014 3. Möjlig 3. Kännbar 9 Hantera risk Avtal Uppföljning av utförare enligt LOV Kundfakturaun derlag Rutiner för avtalshantering är uppdaterade och tillämpas. En förteckning över samtliga avtal finns Alla avtal är tidsbegränsade Upphandling sker enligt kommunens rutiner Företag som underlåter att betala arbetsgivaravgifter eller har skulder hos kronofogdemyndigheten upptäcks tidigt genom löpande kontroll. Debiteringen är korrekt Debiteringen sker snabbt efter att tjänsten levererats 2014 1. O 3. Kännbar 3 Acceptera risk 2. Lindrig 4 Acceptera risk 1. O 3. Kännbar 3 Acceptera risk Ersättningar Utbetalda ersättningar är korrekta 1. O 3. Kännbar 3 Acceptera risk 11
SID 4/7 Kommungeme nsamma områden HR Process/rutin Kontrollmoment Senast e kontroll Återsökning av statsbidrag från Migrationsverk et Avstämning av balanskonto Personalkostna der Arbetsmiljö Statsbidragsansökningar görs i alla delar avseende ensamkommande flyktingbarn Statsbidragsansökningar görs i de delar som ingår i socialnämndens ansvarsområde avseende nyanlända. Bokföring överensstämmer med redovisad avstämning De personer som finns på lönelistan är rätt vid utbetalning. Chefer med befogenhet att sätta lön följer kommunens övergripande riktlinje för löneprocessen En årlig sammanställning sjukfrånvaro görs av alla enheter Risk- och konsekvensanalys görs, tillsammans med skyddsombud, innan förändringar i verksamheten Anmälningar om allvarligatillbud och arbetsskador anmäls till arbetsmiljöverket En årlig sammanställning av det systematiska arbetsmiljöarbetet görs av alla enheter Alla medarbetare har en individuell utvecklingsplan som har sin grund i Sannolikhet/risk Konsekvens Riskvärde Ställningstagande 2016 1. O 3. Kännbar 3 Acceptera risk 3. Möjlig 3. Kännbar 9 Acceptera risk 2016 3. Möjlig 1. Försumbar 3 Acceptera risk 2016 3. Möjlig 3. Kännbar 9 Hantera risk 2016 2016 3. Möjlig 1. Försumbar 3 Acceptera risk 2. Lindrig 4 Acceptera risk 12
SID 5/7 Kommungeme nsamma områden IT Process/rutin Kontrollmoment Senast e kontroll Personalrekryt ering Bisysslor Systemsäkerhe tsplan Information på nätet Information i datasystem utvecklingssamtalet Tillbud och arbetsskador rapporteras i samband med händelsen En årlig sammanställning av personalomsättning upprättas. Rekryteringar görs utifrån en dokumenterad behovsanalys och kravprofil Alla anställda har fått skriftlig anställningsinformation/anställningsa vtal innan påbörjad anställning Alla medarbetares bisysslor är kända för chefen Systemsäkerhetsplaner för samtliga socialförvaltningens datasystem är uppdaterade och tillämpas. Sannolikhet/risk Konsekvens Riskvärde Ställningstagande 2016 3. Möjlig 1. Försumbar 2015 3 Acceptera risk 2. Lindrig 4 Acceptera risk 2. Lindrig 4 Acceptera risk Informationen är aktuell/uppdaterad 2014 3. Möjlig 3. Kännbar 9 Hantera risk Informationen som finns i datasystemen är tillförlitlig och fullständig, särskilt fokus läggs på formulering av uppdrag i individinsatser från myndighetsavd. och uppföljning av inträffade avvikelser. Kund Dokumentation Genomförandeplaner finns för samtliga kunder. 2016 4. Sannolik 3. Kännbar 12 Acceptera risk 2014 13
SID 6/7 Kommungeme nsamma områden Process/rutin Kontrollmoment Senast e kontroll Ärendehanterin g Social journal skrivs för samtliga kunder. Journalanteckningar innehåller relevant och tillräcklig information Uppföljning av individuella beslut görs enligt rutin från handläggare vid myndighetsavdelningen. Överklagade beslut hanteras skyndsamt Sannolikhet/risk Konsekvens Riskvärde Ställningstagande 3. Möjlig 2. Lindrig 6 Acceptera risk 2015 3. Möjlig 3. Kännbar 9 Hantera risk Skriftliga uppdrag finns 3. Möjlig 3. Kännbar 9 Acceptera risk Privata medel Uppdaterade rutiner för hantering av privata medel i gruppbostäder finns Uppdaterade rutiner för hantering av privata medel i ordinärt boende finns Överenskommelse mellan kund eller dennes legala företrädare och utförare gällande privata medel finns Miljö Säkerhet Trygghetslarm Personalens mobiltelefoner har installerad programvara för att ta emot larm 2015 4. Allvarlig 8 Acceptera risk Aktuella rutiner finns och är kända av berörda medarbetare Personlarm Genomförs återkommande uppföljningar/utvärderingar av behov 2015 14
SID 7/7 Kommungeme nsamma områden Verksamhet Från föregående år Process/rutin Kontrollmoment Senast e kontroll Delegationsord ning Ledningssyste m för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9) Från föregående år vad gäller personlarm i verksamheterna. Beslut fattas i enlighet med fastställd delegationsordning. Kvalitetsledningssystemet är utarbetat enligt SOSFS 2011:9 Tillämpning av riktlinjen för synpunkter och klagomål. Nämndens och kommunens riktlinjer är kända och tillämpas i verksamheten. Åtgärder från föregående år Sannolikhet/risk Konsekvens Riskvärde Ställningstagande 2015 4. Allvarlig 8 Hantera risk 2. Lindrig 4 Acceptera risk 2016 4. Sannolik 2. Lindrig 8 Acceptera risk Acceptera risk 15