STADSREVISIONEN www.stockholm.se/revision Nr 17 Februari 2013 DNR 365-20/2013 Granskningspromemoria 2012 S:t Erik Markutveckling AB (Koncern)
Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Fördjupade granskningar som sker under året kan också publiceras som revisionsrapporter. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret www.stockholm.se/revision Besöksadress: Hantverkargatan 3 D, 1 tr Postadress: 105 35 Stockholm Telefon: 08-508 29 000 Fax: 08-508 29 399
STADSREVISIONEN Innehåll Sid 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande... 1 2 Redogörelse för granskningsresultatet... 1 2.1 Fördjupad granskning... 1 2.1.1 Avtalsbevakning... 1 2.1.2 Upphandlingsgranskning... 2 2.2 Grundläggande granskning... 3 2.2.1 Bolagets arbete med internkontroll... 3 2.2.2 Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat... 3 2.2.3 Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag... 5
STADSREVISIONEN 1 (6) 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte den 22 maj 2012. Vid planeringsmöte den 13 juni 2012 avseende S:t Erik Markutveckling AB informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag som givits revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sin planeringspromemoria. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet av internkontroll granskningen och granskningen av delårsbokslutet rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 26 september 2012. Under granskningsåret har revisionskontoret sammanträffat med representanter för bolaget i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Slutrevisionsmöte äger rum den 6 februari 2013. Bolaget har faktakontrollerat granskningspromemorian. 2 Redogörelse för granskningsresultatet 2.1 Fördjupad granskning 2.1.1 Avtalsbevakning Revisionskontoret har genomfört en granskning av hur bolaget arbetar med uppföljning och kontroll av ingångna avtal. Enligt stadens upphandlingspolicy är det viktigt att staden uppfattas som en god avtalspart och beställare. Vidare anger policyn att staden ska följa upp och vidta åtgärder för att upprätthålla en hög lojalitet med de tecknade avtalen. Syftet med granskningen har varit att bedöma om bolagets uppföljning och kontroll av ingångna avtal är tillräcklig. Iakttagelser Bolaget har antagit stadens upphandlingspolicy. Bolaget följer fortlöpande upp leverantörernas seriositet genom förfrågan hos skatteverket.
STADSREVISIONEN 2 (6) Revisionskontoret har granskat bolagets följsamhet mot tecknade avtal under perioden januari till augusti 2012. Granskningen har visat på att bolaget har en god efterlevnad till tecknade avtal. Revisionskontorets bedömer att bolagets uppföljning och kontroll av de granskade avtalen är tillräcklig. 2.1.2 Upphandlingsgranskning Revisionskontoret har granskat en upphandling som bolaget har genomfört. Upphandlingen gäller en förvaltningsentreprenör för administrativa och tekniska tjänster för att förvalta bolagets fastigheter. Upphandlingen har genomförts med hjälp av konsult. Utgångspunkten i granskningen har varit om bolaget följt lagen om offentlig upphandling (LOU) samt stadens regler och riktlinjer. Vid anbudstidens utgång hade fem anbud inkommit. Prövningen av anbuden har skett i två steg där det första steget avsåg prövning av anbudsgivaren och det andra steget prövning av anbudet. Efter anbudsprövning och utvärdering återstod tre anbudsgivare. Det anbud som hade lämnat lägst pris antogs. Iakttagelser Anbuden är utvärderade i enlighet med förfrågningsunderlaget. Diarieföringen av upphandlingens handlingar innehåller de delar som ska finnas enligt LOU, såsom förfrågningsunderlag, anbud, anbudsöppningsprotokoll, tilldelningsbeslut med utvärdering av anbuden. Sammanfattningsvis bedömer revisionskontoret att upphandlingen i huvudsak har genomförts enligt LOU och stadens regler och riktlinjer.
STADSREVISIONEN 3 (6) 2.2 Grundläggande granskning 2.2.1 Bolagets arbete med internkontroll Bolagets internkontroll granskas med fokus på den risk- och väsentlighetsanalys som ska ligga till grund för internkontrollplanen. Styrelsen har i maj 2012 fastställt en internkontrollplan. Även dotterbolagen omfattas av planen. De granskningsområden som fastställdes i interkontrollplanen var bl. a. processerna uthyrning och utveckling av fastigheterna, fastighetsförvaltning, hyresgästanpassningar samt nöjda kunder/hyresgäster. Bolaget har genomfört granskningarna enligt internkontrollplanen och resultatet kommer att avrapporteras till styrelsen vid marssammanträdet. Vid granskningarna har endast smärre avvikelser noterats. Revisionskontoret bedömer att bolaget har ett fungerande internkontrollsarbete och att granskningar har genomförts enligt internkontrollplanen. Kontoret vill dock rekommendera bolaget att fastställa internkontrollplanen för året tidigare än i maj. 2.2.2 Bolagets ekonomiska och verksamhetsmässiga resultat Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående tabell framgår bl. a kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2012 och bolagets prognoser över resultat. Resultat efter finansnetto 2012, mnkr KF:s budget Bolagets Prognos T1 PrognosT2 Bokslut budget 1,0 1,4 10,0 20,0 24,8 Tertialrapport 1 och 2 I tertialrapport 1 prognostiserar bolaget ett resultat på 10,0 mnkr, vilket är 9,0 mnkr bättre än resultatkravet. I tertialrapport 2 prognostiserar bolaget ett resultat på 20,0 mnkr, vilket är 19,0 mnkr bättre än resultatkravet. Resultatförbättringen
STADSREVISIONEN 4 (6) beror i huvudsak på senareläggning av planerade underhållsåtgärder, lägre driftskostnader samt ökade intäkter. Bokslut Resultatet efter finansnetto uppgår till 24,8 mnkr. Resultat uppvisar en resultatförbättring jämfört med ägarkravet på 23,8 mnkr. De huvudsakliga förklaringarna till resultatet är ökade intäkter 5,9 mnkr, lägre kostnader för planerat underhåll 7,3 mnkr, lägre kostnader för el, värme och snöröjning 5,7 mnkr, förbättrat finansiellt netto 4,5 mnkr samt lägre kostnader för avskrivningar 0,4 mnkr. Jämfört med bolagets prognos i tertialrapport 2 har utfallet blivit något högre, 4,8 mnkr. Bolagets budget för investeringar uppgår till 880 mnkr. Årsprognosen enligt tertial 2 prognosen var 891 mnkr medan det slutliga utfallet blev 895 mnkr. Investeringar 2012, mnkr KF:s budget Bolagets Prognos T1 PrognosT2 Bokslut budget 11 922 922 891 895 Bolagets investeringar uppgår till 895 mnkr. Den största delen av investeringsutgifterna avser förvärvet av fastigheten Palmfelt Center i slakthusområdet. Avvikelsen jämfört med budget beror i huvudsak på senarelagda hyresgästsanpassningar. Bolagets uppfyllelse av kommunfullmäktiges mål Inom ramen för ILS, Stockholms stads system för ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi, har kommunfullmäktige fastställt tre inriktningsmål och 13 verksamhetsmål. Kopplat till verksamhetsmålen har även ett antal indikatorer fastställts. Genom indikatorerna mäts i vilken utsträckning stadens nämnder och bolag uppfyller kommunfullmäktiges mål. De indikatorer som bolagen omfattas av framgår av kommunfullmäktiges budget samt av den budget koncernstyrelsen har antagit för bolagssektorn. Respektive bolag ska ange årsmål för sina indikatorer. Rapportering av målen och måluppfyllelsen ska ske i planerings- och uppföljningsverktyget ILS-webb. Revisionskontoret har granskat om bolaget styrelse har formulerat årsmål för respektive indikator, att målen följs upp på ett systematiskt samt om måluppfyllelsen redovisas för styrelsen. Vidare har revisionskontoret bedömt
STADSREVISIONEN 5 (6) om större avvikelser mot budget har analyserats och förklarats på ett tillfredsställande sätt. Iakttagelser Bolaget omfattas av 31 indikatorer. Av dessa indikatorer har fullmäktige fastställt 8, Stockholms Stadshus AB 15 och bolagets egna indikatorer 8. För dessa indikatorer har bolaget fastställt årsmål. Årsmålen redovisas i ILSwebb samt i bolagets budget som är antagen av styrelsen. Revisionskontoret kan notera att bolaget även har antagit egna bolagsspecifika indikatorer med årsmål. I bolagets årsredovisning framgår att 29 indikatorer uppfylls helt och 2 delvis. De indikatorer som uppfylls delvis är serviceindex och rent och snyggt. Sammantaget uppfyller bolaget i huvudsak de uppställda målen. Revisionskontoret bedömer att bolagets prognossäkerhet är tillfredsställande. Budgetavvikelserna har förklarats på ett tillfredsställande sätt. Bolaget har fastställt årsmål för indikatorerna. Bolaget uppfyller i huvudsak de av fullmäktige beslutade målen. 2.2.3 Uppföljning av ägardirektiv och uppdrag Enligt kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens budget för 2012 har bolaget för perioden 2012-2014 fått följande ägardirektiv. i samverkan med exploateringsnämnden fortsätta planeringen för utveckling av fastigheterna i Ulvsunda med tydlig inriktning på nya bostäder samt välfungerande handel och service avyttra fastigheten Södre Torn 1 i Slussenområdet till exploateringsnämnden tillsammans med övriga aktörer i området medverka i utrednings- och programarbetet för Söderstaden program för kvinnofrid kommunikationsprogram för Stockholms stad kvalitetsprogram för Stockholms stad miljöprogram 2012-2015 evenemangsstrategi för Stockholms stad anpassning av stadens projektstyrningsmetod till bolagens verksamhet
STADSREVISIONEN 6 (6) fortsätta arbetet med att minska administrativa och indirekta produktionskostnader följa upp av kommunfullmäktige beslutade indikatorer Enligt revisionskontorets bedömning arbetar bolaget aktivt med de uppdrag och direktiv som har beslutats av fullmäktige och koncernstyrelsen. Staffan Moberg Stadsrevisor Örjan Palmqvist Certifierad kommunal revisor