ÅRSRAPPORT Kulturnämnden

ÅRSRAPPORT 2014 N Kulturnämnden

Vad gör Landstingsrevisorerna? Landstingsrevisorerna granskar den verksamhet som bedrivs av landstingets nämnder och bolagsstyrelser. Revisionsuppdraget är det största inom kommunal verksamhet. Landstingsrevisorerna omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. Att vara revisor är ett förtroendeuppdrag vars syfte är att med oberoende, saklighet och integritet främja, granska och bedöma verksamheten. Den övergripande uppgiften för revisorerna är att granska hur nämnder och styrelser tar sitt ansvar. De förtroendevalda revisorerna är fullmäktiges och ytterst medborgarnas instrument för den demokratiska kontrollen. De har därmed en viktig funktion i den lokala självstyrelsen. Ledamöter i nämnder och styrelser ansvarar inför fullmäktige för hur de själva, anställda och uppdragstagare genomför verksamheten. I ansvaret ingår att genomföra en ändamålsenlig verksamhet utifrån fullmäktiges mål, beslut och riktlinjer samt de föreskrifter som gäller för verksamheten, på ett ekonomiskt tillfredsställande sätt och med en tillräcklig intern kontroll samt att upprätta rättvisande räkenskaper. I årsrapporter för nämnder och styrelser sammanfattar revisionskontoret den granskning som genomförts under det gångna året. Verksamhetsrevisionen redovisas löpande i projektrapporter. Publikationerna finns på Landstingsrevisorernas hemsida www.sll.se/rev. De kan också beställas från revisionskontoret. Det går även att prenumerera på Landstingsrevisorernas nyhetsbrev Nytt från landstingsrevisionen genom att anmäla intresse via e-postmeddelande till landstingsrevisorerna@rev.sll.se.

2015-03-19 RK 201405-0025 Kulturnämnden ÅRSRAPPORT 2014 Kulturnämnden Revisorerna i revisorsgrupp III beslutade 2015-03-19 att överlämna rapporten till kulturnämnden för yttrande senast 2015-09-15. Paragrafen justerades omedelbart. Gunilla Jerlinger Ordförande Agneta Fohlström Sekreterare Landstingsrevisorerna Box 22230 104 22 Stockholm Besök oss: Hantverkargatan 25 B. T-bana Rådhuset Telefon: 08-737 25 00 Fax: 08-737 53 50 E-post: landstingsrevisorerna@rev.sll.se Säte: Stockholm Org.nr: 23 21 00-0016 www.sll.se/rev

RK 201405-0025 Revisionskontoret 2015-03-19 Sammanfattande bedömning Kulturnämnden I den årliga revisionen prövas om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig. Bedömning för år 2014: Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Tillfredsställande Inte helt tillfredsställande Otillfredsställande Intern styrning och kontroll Tillräcklig Inte helt tillräcklig Otillräcklig Räkenskaper Rättvisande Inte rättvisande Ekonomiskt- och verksamhetsmässigt resultat Det ekonomiska resultatet uppgår till -0,8 mnkr, vilket är 0,8 mnkr lägre än fastställt resultatkrav. Den negativa avvikelsen i förhållande till resultatkravet beror huvudsakligen på att kostnaderna för interkommunal ersättning blivit högre än budget. Revisionen bedömer att kulturnämnden uppfyller fullmäktiges intentioner för kulturverksamheten. De indikatorer som finns för att mäta fullmäktiges mål bör tydligare följas upp och måluppfyllelsen återrapporteras till fullmäktige. Det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet bedöms, utifrån genomförd granskning, sammantaget som tillfredsställande. Intern styrning och kontroll Nämnden bedöms i huvudsak ha väl fungerande rutiner för intern styrning och kontroll. Ett förbättringsarbete har pågått under året vad gäller rutiner kring riskbedömning och den interna kontrollplanen. Fullmäktiges beslut 2002 avseende en decentralisering av ansvaret för inventering av landstingets konst följs inte av ansvariga förvaltningar och bolag. Kulturnämnden har inte återrapporterat detta specifikt till landstingsfullmäktige, vilket revisionen rekommenderade i årsrapport 2013. Den inventering som har skett under året påvisar enligt uppgift att landstingets verksamheter inte har kontroll över de konstverk som de förfogar över. Kulturnämnden bör verka för en tydligare ansvarsfördelning för tillsyn av konst inom landstinget, särskilt inför kommande satsningar som planeras för inköp av konstnärliga gestaltningar inom utbygganden av tunnelbanan. Den interna styrningen och kontrollen bedöms, utifrån genomförd granskning, vara tillräcklig. Räkenskaper Årsbokslutet är i allt väsentligt upprättat enligt god redovisningssed, enligt landstingets anvisningar och bedöms ge en rättvisande bild av årets resultat och ställning. Räkenskaperna bedöms vara rättvisande. 1

Revisionskontoret 2015-03-19 INNEHÅLL 1 ÅRETS GRANSKNING... 1 2 EKONOMISKT OCH VERKSAMHETSMÄSSIGT RESULTAT... 1 2.1 Ekonomiskt resultat... 1 2.2 Verksamhetsmässigt resultat... 2 2.3 Revisionens bedömning... 2 3 INTERN STYRNING OCH KONTROLL... 3 3.1 Ekonomi- och verksamhetsstyrning... 3 3.2 Riskbedömning och intern kontrollplan... 3 3.3 Inventering av landstingets konstbestånd... 3 3.4 Inköp av konst... 4 3.5 Jäv och jävsliknande förhållanden... 5 3.6 Granskningar från delrapporterings-pm... 5 3.7 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer... 5 3.8 Revisionens bedömning... 5 4 RÄKENSKAPER... 6 4.1 Årsbokslutet inklusive årsrapport (förvaltningsberättelse)... 6 4.2 Interimsposter i redovisningen... 6 4.3 Eget kapital... 6 4.4 Bokslutsprocessen... 6 4.5 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer... 6 4.6 Revisionens bedömning... 7 Bilaga 1 Bilaga 2 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer Bedömningsmål och bedömningskriterier

Revisionskontoret 2015-03-19 1 Årets granskning I den årliga revisionen prövas om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om den interna styrningen och kontrollen är tillräcklig. Den årliga revisionen omfattar granskning och bedömning inom följande områden: Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Intern styrning och kontroll Räkenskaper Revisionen har utförts enligt kommunallagen, landstingets regler och anvisningar samt god revisionssed för kommunal verksamhet. Revisionen har utgått från revisionsplanen som fastställts av revisorsgrupperna och revisorskollegiet. I granskningen har revisorerna biträtts av landstingets revisionskontor. Granskningen har genomförts av granskningsansvarig Camilla Graf Morin vid revisionskontoret och huvudansvarig revisor Johan Perols vid EY. 2 Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat I detta avsnitt görs en bedömning av om kulturnämnden uppnått fullmäktiges mål och genomfört givna uppdrag samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Bedömningen omfattar även om verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga 2. Kulturnämnden leder enligt reglementet landstingets verksamhet inom kulturområdet. 2.1 Ekonomiskt resultat Budget 2014 Bokslut 2014 Bokslut 2013 Resultaträkning (mnkr) Verksamhetens intäkter 427 429,4 419,7 Verksamhetens kostnader inkl. avskrivningar och finansnetto -427-430,2-420,9 Årets resultat 0-0,8-1,2 Balansomslutning (mnkr) ET 39,8 37,1 Årsarbetare (antal) 51 48 48 Årets resultat uppgår till -0,8 mnkr, vilket är 0,8 mnkr lägre än fastställt resultatkrav. Den negativa avvikelsen i förhållande till resultatkravet beror huvudsakligen på att kostnaderna för interkommunal ersättning blivit högre än budget. I likhet med tidigare år kommer den interkommunala ersättningen att regleras i samband med fullmäktiges beslut om årsbokslut. 1 Resultatet är 0,4 mnkr lägre än 2013 års utfall. Intäkterna är 2,4 mnkr högre än budgeterat. Ökningen förklaras huvudsakligen av att statsbidrag erhållits som inte var budgeterade. Verksamhetens kostnader är ca 3,2 mnkr högre än vad 1 Enligt beslut i landstingsstyrelsen 2006, LS 0504-0764 1

Revisionskontoret 2015-03-19 som budgeterats. De ökade kostnaderna hänförs framför allt till ökning av de interkommunala ersättningarna (1,4 mnkr). Årets investeringar uppgår till 1,8 mnkr, att jämföra med fullmäktiges budget på 0,4 mnkr. Budgetavvikelsen beror på en icke budgeterad ombyggnad av lokaler som Stockholms läns museum disponerar. Kostnaderna som blir en följd av investeringen (anpassningsåtgärder i annans fastighet) inryms helt inom det anslag som museet har. Ökade avskrivningskostnader belastar således inte kulturnämnden utan endast museet. Kulturnämnden prognostiserade i delårsrapporten för 2014 årets resultat till -1,0 mnkr, men utfallet blev -0,8 mnkr. Sammanfattningsvis kan revisionen konstatera att fullmäktiges mål om ekonomi i balans har uppnåtts. Kulturnämndens ekonomiska resultat bedöms vara tillfredsställande. 2.2 Verksamhetsmässigt resultat Landstingsfullmäktige fastställde i budget för 2014 sex övergripande mål för verksamheten i Stockholms läns landsting. Ett av dessa gäller specifikt för landstingets verksamhet inom kulturområdet; ett fritt, tillgängligt kulturliv med hög kvalitet. Det övergripande målet är nedbrutet i tre delmål med fyra indikatorer. Därutöver har landstingsfullmäktige beslutat om åtta direktiv som knyter an till huvudmålet och de tre delmålen. År 2014 är det första verksamhetsåret med ett övergripande mål specifikt för kulturverksamheten. I kulturnämndens årsrapport återges under respektive delmål övergripande aktiviteter som utförts under verksamhetsåret. Det finns inga specifika uppdrag från landstingsfullmäktige till kulturnämnden i 2014 års budget. Sammanfattningsvis kan revisionen konstatera att nämnden arbetar enligt fullmäktiges intentioner för kulturverksamheten. Kulturnämndens verksamhetsmässiga resultat bedöms vara tillfredsställande. Det är dock viktigt att nämnden tydligare redovisar måluppfyllelsen till landstingsfullmäktige, se vidare avsnitt 3.1. 2.3 Revisionens bedömning Kulturnämndens ekonomiska resultat innebär en mindre avvikelse från fullmäktiges resultatkrav. I likhet med tidigare år kommer denna att regleras i samband med fullmäktiges beslut om årsbokslut. Revisionen bedömer att kulturnämnden arbetar enligt fullmäktiges intentioner för kulturverksamheten. De indikatorer som finns för delmålen bör dock tydligare följas upp och måluppfyllelsen återrapporteras till fullmäktige. Revisionen instämmer i kulturnämndens bedömning av det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet och konstaterar att det beskrivits på ett i huvudsak tillfredsställande sätt i förvaltningsberättelsen. Det ekonomiska och verksamhetsmässiga resultatet bedöms, utifrån genomförd granskning, som tillfredsställande. 2

Revisionskontoret 2015-03-19 3 Intern styrning och kontroll I detta avsnitt görs en bedömning av hur kulturnämnden tar ansvar för den interna styrningen och kontrollen. Bedömningen omfattar även om verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och säkert sätt så att fullmäktiges mål uppfylls samt att lagar, föreskrifter m.m. följs. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga 2. 3.1 Ekonomi- och verksamhetsstyrning Nämndens ekonomistyrning utgår ifrån landstingets övergripande policyer och riktlinjer. Rutiner finns för regelbunden finansiell rapportering till nämnden. En verksamhetsplan för 2015 håller på att utarbetas. Någon sådan har tidigare inte upprättats. Revisionen anser att den återkoppling till fullmäktiges övergripande mål som numera görs i förvaltningsberättelsen ger en något tydligare bild än tidigare av verksamheten som bedrivs. Fullmäktiges mål, indikatorer och direktiv är dock svåra att följa upp, eftersom de i flertalet fall utgörs av visioner och viljeriktningar. Mål, delmål och direktiv har inte heller konkretiserats och strukturen mellan dem är inte tydliggjord. Ett exempel är målet att barn och unga ska prioriteras som även återkommer i samma lydelse som delmål och som direktiv. De indikatorer som finns för delmålen bör tydligare följas upp och måluppfyllelsen återrapporteras till fullmäktige. Ett exempel på en indikator som inte återrapporteras är att två procent av byggkostnaden vad avser vårdlokaler ska gå till konstnärlig gestaltning. I förvaltningsberättelsen 2014 (avsnitt 2.4.4.2 Konst och kultur i vården) redovisas uppfyllelse av denna indikator endast genom att nämna nya stora byggnationer som inrymmer konstnärliga gestaltningar inom SLL. Uppgift om hur många procent av byggkostnaden som har gått till konstnärlig gestaltning framkommer inte. Fullmäktiges mål för verksamheten är övergripande och beskrivande till sin karaktär. Av den anledningen är det svårt att analysera måluppfyllelse, kvalitet, effekter m.m. En översyn av målen för verksamheten ska göras i samband med en bidragsöversyn, vilket förhoppningsvis kan skapa bättre förutsättningar för sådana analyser. 3.2 Riskbedömning och intern kontrollplan Kulturnämnden har fastställt en för året aktuell intern kontrollplan upprättad utifrån en dokumenterad risk- och väsentlighetsanalys. Den interna kontrollplanen följs upp och uppdateras varje år. Ett förbättringsarbete har pågått under 2014 vad gäller rutiner kring riskbedömning och den interna kontrollplanen. Numera deltar personal från respektive verksamhetsgren i riskarbetet, vilket bl.a. lett till att nya verksamhetsrisker har iakttagits. Den interna kontrollplanen för 2015 beslutades på möte i kulturnämnden 2015-02-10 2 vilket är betydligt tidigare under verksamhetsåret än tidigare år. Likaså har riskanalysen för kulturnämndens interna kontrollplan 2015 utökats med en beskrivning av varje risk. 3.3 Inventering av landstingets konstbestånd Landstingets konstbestånd omfattar drygt 61 000 konstverk som är placerade ute i landstingets olika verksamheter. Konstinnehavets registrerade sammanlagda värde uppgår till 177,7 mnkr. Inventeringstakten i landstingets konstbestånd sjunker. Endast ca 10 procent av beståndet har inventerats under 2014, att jämföras med 13 procent under 2013. Enligt beslut i landstingsfullmäktige ska all konst inventeras varje år. Fullmäktiges beslut 2002 avseende en decentralisering av ansvaret för inventering av landstingets konst följs därmed inte av ansvariga förvalt- 2 Dnr 2015/60 3

Revisionskontoret 2015-03-19 ningar och bolag i landstinget. Kulturförvaltningen har därför diskuterat alternativa lösningar med landstingsstyrelsens förvaltning, men än så länge finns inga konkreta förslag på förändringar. Den inventering som har skett under året visar enligt uppgift att landstingets verksamheter inte har kontroll över de konstverk som de förfogar över. Dels framkommer att konst förflyttas som inte registreras korrekt, dels upptäcks skadad konst som inte tagits om hand på rätt sätt. I nämndens riskanalys har också konstinventering värderats som en hög risk, med risk för förlust av ekonomiska och konstnärliga värden. Enligt uppgift i den interna kontrollplanen kommer förvaltningar och bolag att uppvaktas under 2015 och förses med underlag och erbjudas handledning i inventering. Eftersom kulturnämnden har det övergripande ansvaret för tillsyn över landstingets konst bör nämnden återrapportera rådande situation till landstingsfullmäktige, vilket revisionen rekommenderade i årsrapport 2013. Detta särskilt eftersom landstingets konstsamling ökar, både i antal och i ekonomiskt värde 3, inte minst med tanke på de stora investeringar som landstinget står inför när det gäller byggande av vårdlokaler, tunnelbaneutbyggnaden och inköp av ny konst till NKS. 3.4 Inköp av konst Ansvaret för kulturnämnden är enligt reglementet att leda landstingets verksamhet inom kulturområdet. I uppgiften ligger bl.a. att ha tillsyn över landstingets konstbestånd samt att sköta de inköp av konst som behövs till landstingets förvaltningar och bolag. Kostnaden för inköpen belastar inte kulturnämndens budget, annat än personalkostnaden samt kostnader som hänger samman med själva inköpet såsom kostnaden för konstkonsulter och för konstnärsdatabasen. I samband med den löpande granskningen 2014 genomfördes och avrapporterades granskning av inköp av konst till Nya Karolinska Solna (NKS) till kulturförvaltningens ledning. Byggnationen av NKS genererar ett konstanslag på totalt 118 mnkr. Kulturförvaltningen gör bedömningen att all konst kommer att finnas på plats när NKS öppnar. Revisionen bedömer att arbetet med inköp av konst till NKS utförs enligt tidplan, det finns tydliga styrdokument med rutiner kring inköpen och dokumentationen är systematiskt ordnad. Samtliga gestaltningsuppdrag utannonseras öppet och transparent i konstnärsbasen varpå aktiva i branschen ges möjlighet att delta. Beskriven projektmodell synes fungera väl. Granskningen ger inte upphov till några rekommendationer. I arbetet med de strategiska investeringarna inom SLL har det framkommit ett behov av att förtydliga definitioner samt tydliggöra principer och beräkningsgrunder för konstanslag i samband med byggnationer. Revisionen bedömer att ekonomihandbokens anvisningar för beräkningen har förtydligats under året. Revisionen konstaterar att trafikorganisationen själv hanterar sitt konstinnehav och att detta inte, enligt praxis, ingår i kulturnämndens ansvarsområde. Lydelsen i kulturnämndens reglemente 4, exkluderar dock inte den delen av landstinget. En tydligare ansvarsfördelning bör skapas, särskilt inför kommande stora satsningar som planeras för inköp av konstnärliga gestaltningar inom utbygganden av tunnelbanan. Revisionen avser att översiktligt granska kulturnämndens arbete med beräkning av konstanslag i samband med den årliga granskningen under 2015. Att en viss procent av byggkostnaden ska 3 Byggnation av Nya Karolinska Solna genererar ett konstanslag på totalt 118 mnkr. Diskussioner förs även om konstanslag och uppdrag till förvaltningen för utbyggd tunnelbana gällande konst. 4 I kulturnämndens reglemente slås fast att kulturnämnden har tillsyn över landstingets konstbestånd. 4

Revisionskontoret 2015-03-19 avsättas för konstnärlig utsmyckning är också en indikator till nämndens delmål Konst och kultur i vården. Rekommendation: Kulturnämnden bör verka för en tydligare ansvarsfördelning för tillsyn av konst inom landstinget, särskilt inför kommande satsningar som planeras för inköp av konstnärliga gestaltningar inom utbygganden av tunnelbanan. 3.5 Jäv och jävsliknande förhållanden I granskningen inköp av konst till NKS konstaterades bl.a. att etablerade rutiner för att hantera jäv vid inköp av konst uppges finnas vid förvaltningen. Skriftliga rutiner saknas däremot. Vad gäller frågan om jäv kan konstateras att även om det finns lagstiftning på området, så finns det ibland ändå anledning att tydligt markera att frågan är aktuell i t.ex. interna riktlinjer eller rutiner. Syftet med sådana riktlinjer är dubbel; framförallt att undvika jävsförhållanden genom att göra ansvariga, såväl inom personalen som nämndledamöter, medveten om frågan, men också att utåt visa att frågan är uppmärksammad och omhändertagen. Revisionen uppmärksammar årligen vikten av att ledamöter i kulturnämnden noga överväger lämpligheten i att delta i ett beslut. Detta eftersom kulturnämnden har flera verksamhetsområden där frågor om jäv kan aktualiseras som beslut om ekonomiskt stöd till olika verksamheter och genomförandet av konstupphandingar. Revisonen har gått igenom nämndens protokoll för år 2014 i syfte att granska om någon notering gjorts om att ledamot har anmält jäv 5. Vid genomgången uppmärksammades att två personer anmält jäv vid mötet i november 2014, varpå dessa personer varken deltog i överläggningar eller beslut. Vid motsvarande granskning av 2013 års protokoll uppmärksammades ingen sådan notering. Revisionen vill framhålla vikten av att både ledamöter och tjänstemän kontinuerligt påminns om jävsreglernas räckvidd och bakgrunden till dem, i syfte att det blir naturligt att syna sig själv inför beslut och handläggning av olika ärenden. Detta är inte minst viktigt när det gäller det stora antal konstverk som köps in kontinuerligt till Nya Karolinska Solna, liksom i ärenden om bidrag och stöd. 3.6 Granskningar från delrapporterings-pm I delrapporterings-pm till förvaltningsledningen avrapporterades granskningar av ledningsnära kostnader och representation, utbetalning av bidrag, verksamhetsstöd och arvoden samt löneprocessen. I dessa delar anses kulturnämnden sammanfattningsvis ha tillräckliga rutiner för att säkerställa styrbarhet, säkerhet och effektivitet i verksamheten. 3.7 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer I tidigare rapporter har framförts ett antal rekommendationer avseende den interna styrningen och kontrollen. I bilaga 1 framgår hur rekommendationerna har hanterats. 3.8 Revisionens bedömning Fullmäktiges mål, delmål och direktiv för verksamheten är övergripande och beskrivande till sin karaktär, vilket leder till svårigheter att analysera måluppfyllelse, kvalitet, effekter m.m. Den översyn av målen för verksamheten som ska göras kan förhoppningsvis skapa bättre förutsättningar för sådana analyser. 5 13 februari, 13 mars, 2 april, 24 april, 22 maj, 25 september och 20 november 2014 5

Revisionskontoret 2015-03-19 Nämnden har åtgärdat flera av revisionens tidigare rekommendationer när det gäller den interna kontrollplanen. Förbättringsarbetet har inneburit både mer heltäckande riskbedömningar och att planen beslutas tidigare på verksamhetsåret. Inventeringstakten av landstingets konstbestånd sjunker. Endast ca 10 procent av beståndet inventerades under 2014, att jämföras med landstingsfullmäktige beslut att all konst ska inventeras varje år. Eftersom kulturnämnden utövar tillsyn över landstingets konst bör nämnden återrapportera rådande situation till landstingsfullmäktige, vilket revisionen rekommenderade redan i årsrapport 2013. Revisionen bedömer att arbetet med inköp av konst till NKS utförs enligt tidplan och att det finns tydliga styrdokument med rutiner kring inköpen samt att dokumentationen är systematiskt ordnad. Den interna styrningen och kontrollen bedöms, utifrån genomförd granskning, sammantaget vara tillräcklig. 4 Räkenskaper I detta avsnitt görs en bedömning av om kulturnämndens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Bedömningsmålen och bedömningskriterierna framgår av bilaga 2. 4.1 Årsbokslutet inklusive årsrapport (förvaltningsberättelse) Årsbokslutet är i allt väsentligt upprättad enligt god redovisningssed, enligt landstingets anvisningar och bedöms ge en rättvisande bild av årets resultat och ställning. 4.2 Interimsposter i redovisningen I föregående års avrapportering av årsbokslutet 2013 noterades att kulturnämnden hade ett antal äldre interimsskulder avseende erhållna bidrag för projekt. Kulturnämnden genomförde därför en prövning och återförde motsvarande 3,2 mnkr i årsbokslutet 2013. Kulturnämndens förnyade bedömning avseende 2014 är att någon ny upplösning inte kommer att ske av kvarvarande interimsskulder, på grund av en osäkerhet kring om reglering kommer att ske eller inte. Revisionen bedömer detta som rimligt. 4.3 Eget kapital Kulturnämndens egna kapital är förbrukat per 2014-12-31 till följd av årets negativa resultat. I likhet med tidigare år kommer den interkommunala ersättningen att regleras i samband med fullmäktiges beslut om årsbokslut. 4.4 Bokslutsprocessen Revisionen har granskat utbetalning av bidrag, ledningsnära kostnader, löneprocessen och betalning av leverantörsfakturor utan några noteringar. Bokslutsprocessen följer landstingets riktlinjer och gällande tidplaner har hållits. Det finns en tillfredsställande fördelning av roller och ansvar inom förvaltningen i samband med ekonomisk rapportering. 4.5 Uppföljning av tidigare lämnade rekommendationer I tidigare revisionsrapporter har framförts ett antal rekommendationer avseende räkenskaper. I bilaga 1 framgår hur rekommendationerna har hanterats. 6

Revisionskontoret 2015-03-19 4.6 Revisionens bedömning Årsbokslutet är i allt väsentligt upprättad enligt god redovisningssed, enligt landstingets anvisningar och bedöms ge en rättvisande bild av årets resultat och ställning. Räkenskaperna bedöms vara rättvisande. 7

RK 201405-0025 Bilaga 1 Sammanställning samt uppföljning av lämnade rekommendationer avseende tidigare år och innevarande år, Årsrapport 2014 Kulturnämnden Granskningsår Rekommendation Åtgärdat Kommentar Ja Delvis Nej 2010 (årsrapport) 2012 (årsrapport) 2013 (delårsrapport) 2013 (årsrapport) 2013 (årsrapport) Bidragshanteringen Nämnden bör regelbundet genomföra extern uppföljning av hur de bidragsmottagande verksamheterna motsvarar de förväntningar som låg till grund för nämndens beviljande av stöd. Bilaga till förvaltningsberättelsen Kulturnämnden bör utforma rutiner så att även belopp m.m. avseende upphandlingar av konst noteras i bilagan G till förvaltningsberättelsen 2013. Tydliggörande av innehållet i internkontrollplan Ledningen bör tydliggöra dels kontrollmoment rörande backup kopior av väsentliga ITsystem och dels hur ta dessa ska utföras. Ledningen bör vidare komplettera planen för intern kontroll med moment avseende identifiering och uppföljning av personalens eventuella bisysslor. Riskanalys Ledningen bör utarbeta en tydligare rutin och modell för arbetet med riskbedömning och den interna kontrollplanen. Av rutinen bör framgå att kommande interna kontrollplan beslutas i anslutning till att verksamhetsåret börjar. Även personal från respektive verksamhetsgren bör delta i riskbedömningen. Utformning av intern kontrollplan Ledningen bör tydligare beskriva de risker som tas med i den interna kontrollplanen. Likaså bör endast de risker som har fått ett högt värde i riskanalysen, eller som medför Någon extern uppföljning av att mottagare av ekonomiskt stöd lever upp till ställda premisser för utbetalat stöd har inte gjorts. Interna uppföljningar sker av utbetalade stöd. En intern bidragsöversyn påbörjades 2013. Arbetet med översynen har intensifierats under 2014 och fortgår under 2015. Revisionen anser att frågan om huruvida bidragsmottagare lever upp till krav/ förväntningar kopplade till mottagandet av aktuellt stöd är principiellt viktig. Översynen kommer att följas och rekommendationen kommer att följas upp under 2015. Upphandlingar av konstnärliga gestaltningar som genomförts i samarbete med bl.a. Locum AB redovisas numera i bilagan till förvaltningsberättelsen. Rekommendationen anses vara åtgärdad. Åtgärder har vidtagits med anledning av rekommendationen och planen för intern kontroll har kompletterats i enlighet med rekommendationen. Ett förbättringsarbete har pågått under 2014. Bl.a. har förvaltningen arbetat med utveckling av rutinerna för riskbedömning. Numera deltar personal från respektive verksamhetsgren i riskarbetet. Den interna kontrollplanen 2015 beslutades betydligt tidigare under verksamhetsåret i jämförelse med beslut om sådana planer tidigare år. Revisionen kommer att följa upp rekommendationen vid delåret 2015, bl.a. genom att ta del av rutinerna för riskbedömning. Ett förbättringsarbete har pågått under 2014. Riskanalysen för den interna kontrollplanen 2015 har utökats med en beskrivning av varje risk. Detta medför att det blir tydligt vad risken innebär och vilket scenario förvaltningen vill undvika. Revisionen kommer att följa upp rekommendationen vid delåret

Granskningsår Rekommendation Åtgärdat Kommentar Ja Delvis Nej 2013 (årsrapport) risk för förtroendeskada, föras över till planen för intern kontroll i syfte att koncentrera insatserna till dessa. Nämnden bör återrapportera till fullmäktige att beslutet rörande ansvaret för inventering av landstingets konst inte följs av ansvariga förvaltningar och nämnder. 2015. Någon återrapportering till fullmäktige har inte skett under 2014. Alternativa lösningar har diskuterats med landstingsstyrelsens förvaltning, men än så länge finns inga konkreta förslag på förändringar. En återrapportering till fullmäktige bör ske särskilt eftersom landstingets konstsamling ökar, både i antal och i ekonomiskt värde, inte minst med tanke på de stora investeringar som landstinget står inför när det gäller byggande av vårdlokaler, tunnelbaneutbyggnaden och inköp av ny konst till NKS.

Bilaga 2 BEDÖMNINGSMÅL OCH BEDÖMNINGSKRITERIER FÖR 2014 Ekonomiskt och verksamhetsmässigt resultat Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges mål samt följt de beslut, riktlinjer och föreskrifter som gäller för verksamheten. Verksamhetens resultat och resurser står i ett rimligt förhållande till varandra. Bedömningsmål: 1. Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges resultatkrav. 2. Nämnden/styrelsen har uppnått fullmäktiges mål för verksamheten och genomfört tilldelade uppdrag. 3. Nämndens/styrelsens verksamhet har bedrivits i enlighet med för verksamheten gällande lagar, föreskrifter, riktlinjer m.m. Bedömningskriterier: Tillfredsställande Bedömningsmålen bedöms i allt väsentligt vara uppfyllda. Avvikelser kan förekomma. Inte helt tillfredsställande Bedömningsmålen bedöms delvis vara uppfyllda. Det finns större avvikelser. Otillfredsställande Bedömningsmålen bedöms inte vara uppfyllda. Det finns allvarliga avvikelser som måste åtgärdas snarast. Intern styrning och kontroll Nämnden/styrelsen har ett ändamålsenligt och aktuellt system för styrning, ledning, uppföljning och kontroll som är tydligt och funktionellt. Det finns ett strukturerat arbetssätt med definierade processer och rutiner för att styra ekonomi och verksamhet. Verksamheten bedrivs på ett ändamålsenligt och säkert sätt i syfte att uppfylla fullmäktiges mål och efterleva lagar, föreskrifter m.m. Bedömningsmål: 1. Nämnden/styrelsen har i budget/verksamhetsplan fastställt ekonomiska och verksamhetsmässiga mål i linje med fullmäktiges mål och övriga uppdrag. Målen är mätbara/uppföljningsbara. 2. Nämnden/styrelsen följer kontinuerligt och systematiskt upp ekonomi, verksamhet och kvalitet, såväl för verksamhet i egen regi som för sådan som uppdragits åt annan att utföra, analyserar väsentliga avvikelser samt vidtar åtgärder vid behov. 3. Nämndens/styrelsens rapportering ger en rättvisande och tillförlitlig information om ekonomi, verksamhet och kvalitet. 4. Nämnden/styrelsen har fastställt en organisation med tydlig fördelning av ansvar och befogenheter. 5. Nämnden/styrelsen har ett ändamålsenligt och aktuellt system för intern styrning och kontroll. 6. Nämnden/styrelsen genomför årligen, i enlighet med Ägarpolicyn, en systematisk utvärdering av hur väl den interna styrningen och kontrollen fungerar. Bedömningskriterier Tillräcklig Bedömningsmålen bedöms i allt väsentligt vara uppfyllda. Brister kan förekomma. Inte helt tillräcklig Bedömningsmålen bedöms delvis vara uppfyllda. Det finns större brister. 1

Bilaga 2 Otillräcklig Bedömningsmålen bedöms inte vara uppfyllda. Det finns allvarliga brister som måste åtgärdas snarast. Räkenskaper Nämndens/styrelsens redovisning är upprättad i enlighet med lagstiftning och god redovisningssed så att räkenskaperna ger en rättvisande bild av resultat och ställning och kan ligga till grund för styrning, ledning, uppföljning och kontroll av den verksamhet som bedrivs. Bedömningsmål: 1. Nämndens/styrelsens räkenskaper är upprättade i enlighet med den kommunala redovisningslagen, god redovisningssed samt landstingets regler och anvisningar. 2. Nämndens/styrelsens delårsrapport och årsbokslut/årsredovisning ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Bedömningskriterier: Rättvisande Räkenskaperna uppfyller i allt väsentligt bedömningsmålen. Brister/förbättringsmöjligheter kan förekomma. Eventuella värderings-, klassificerings- och/eller upplysningsfel är inte av sådan karaktär att de väsentligen påverkar bilden av nämndens/styrelsens resultat och ställning. Inte rättvisande Räkenskaperna innehåller väsentliga brister i förhållande till bedömningsmålen. 2