Stadsledningskontoret PM / Rapport från EsMaker Avdelningen för välfärdsstyrning Sida 1 (15) [2018-01-22] Utvärdering kvalitetsutmärkelsen-17 deltagare Svarsfrekvens: 30 enheter av 36 Vi deltog i Kvalitetsutmärkelsen för första gången 19 63,3 för andra gången 7 23,3 vi har deltagit tre eller fler gånger 4 13,3 Vi deltog i klassen Förskola 5 16,7 Skola 0 0 Äldreomsorg 6 20 Socialtjänst samt stöd och service till personer med funktionsnedsättning 12 40 Andra verksamheter 7 23,3
Sida 2 (15) Hur fick du kännedom om Kvalitetsutmärkelsen? via intranät / stockholm.se 8 26,7 genom en annan verksamhet som deltagit 8 26,7 av överordnad chef 3 10 genom direktutskick via mail 1 3,3 annat 10 33,3 vet ej 0 0 annat varit examinator och arbetat länge i staden utförarmöte en kollega intern Chef i staden Vi har deltagit tidigare jobbat länge i staden En annan förskola i enheten har deltagit och vunnit tidigare. Deltagare i verksamheten Varit examinator
Sida 3 (15) Deltog ni i någon av de informationsträffar som hölls i februari? ja 21 70 nej 9 30 vet ej 0 0 I vilken grad gav informationsträffen er tillräcklig information inför deltagandet? 1 - I låg grad 0 0 2 0 0 3 2 9,5 4 11 52,4 5 - I mycket hög grad 8 38,1 Total 21 100 Kommentar Bra med förtydligande av frågorna och att det finns möjlighet att ställa egna frågor. Omöjligt att förstå omfattningen på en informationsträff. Den var jättebra och inspirerande. Bra info, men vi förstod inte hur stort projekt det skulle bli att vara med i tävlingen.
Sida 4 (15) Deltog ni i någon av de "skrivarstugor" som anordnades, den 30 mars och den 24 april? Ja 8 26,7 Nej 22 73,3 Vet ej 0 0 I vilken grad hjälpte "skrivarstugan" er i framtagandet av ert bedömningsunderlag? 1 - I låg grad 1 12,5 2 0 0 3 3 37,5 4 4 50 5 - I mycket hög grad 0 0 Total 8 100 Är det något annat ni tycker att vi bör tänka på när det gäller informationen eller något ytterligare stöd ni skulle vilja se inför 2018 års utmärkelse? Informationen på stockholm.se skulle behöva struktureras om för att man bättre ska hitta det man söker. Den är även delvis ouppdaterad. Nej, det fungerar bra med nuvarande information. nej Information innan eller under ceremonin ifall det i en klass inte kommer delas ut Kvalitetsutmärkelse. Annars sitter alla och väntar på något som inte kommer och känner sig snopna.
Sida 5 (15) Fler tillfällen med skrivarstuga Nej Tipsa om att börja bakifrån :-) Nej. Nej Nej, vi har fått bra info nej Upplevelsen är att det var många dagliga verksamheter som var med och tävlade, de borde ha en egen tävlings kategori till 2018 Nej Vad har deltagandet i Kvalitetsutmärkelsen gett er? Bra fart på kvalitetsarbetet här hemma Att vi förbättrat vårt arbete med planering, uppföljning och analys av verksamheten där våra kunder är i fokus. Egen utvärdering av verksamheten, återkopplingen från examinatorerna är värdefull. En fantastisk eftermiddag och kväll för våra medarbetare. Ett fördjupat arbete vad kvalité är i verksamheten samt gemenskap och sammanhållning En väldigt bra genomlysning av verksamheten Idéer från vinnande verksamheter i andra klasser. En övning i att beskriva det vi gör varje dag och på vilket sätt vi gör det. Hedersomnämnande! Stolthet och spridning i vår egen organisation och utanför Genomlysning av vår processor En skjuts framåt gällande verksamhetens kvalitetsutveckling. Jättebra feedback på vårt arbete och inspirerat flera medarbetare till att fortsätta jobba och utveckla det som vi redan har påbörjat. Struktur, samsyn, gemenskap och mycket mer En genomlysning av vår verksamhet. Gemenskap och utveckling Sammanhållning i arbetsgrupperna. Gett Målen i VP en tydligare betydelse och koppling till det vi faktiskt gör. En jätte rolig och trevlig prisceremoni. Större insikt om vår verksamhets styrkor och utvecklingsområden. Gemenskap i enheten. Stöd i att hålla gemensamt fokus. Arbetsglädje och stolthet bland medarbetarna. Att ha beskrivet och fått återkoppling på vårt kvalitetsarbete En genomlysning av verksamheten Struktur och systematik, framför allt inom uppföljning En bra återkoppling för att kunna utveckla verksamheten ytterligare Tid för reflektion om arbetet i verksamheten och möjlighet att titta på kvalitetsdelarna utifrån frågematerialet
Sida 6 (15) Mycket bra grund för kvalitetssäkring av verksamheten. Ökad förmåga att utvärdera och analysera vår verksamhet och arbeta med förändring och utveckling. En insyn från utomstående i hur kvaliteten är på enheten och hur vi kan förändra/förbättra kvalitetsarbetet framöver. Mersmak Bra verksamhetsutveckling Planerar ni att delta igen, 2018? ja 18 60 nej 5 16,7 vet ej 7 23,3 Om ni inte tänker delta, vad är anledningen till att ni avstår? De två senaste åren har vi fått väldigt positiv feedback från "våra "examinatorer som, i princip, går ut på att vi på min enhet gör allting rätt. De förbättringar man pekar på är små detaljer som vi självklart jobbar vidare med. Vi misstänker därför att det inte är vårt kvalitetsarbete som ligger till grund för stadens ställningstagande, utan helt andra orsaker som gör att vi aldrig kan vinna stadens kvalitetsutmärkelse. Att tävlingen går ut mycket på det skrivna ordet och inte hur verksamheten verkligen är. Detta framkom i återkopplingen. Vi hade önskat förslag på hur själva verksamheten kunde bli bättre samt ta del av andras goda exempel mer. Nu kändes det som om den som skrev ett bäst bidrag vann, utefter en särskild mall. Avvakta och hinna med de föreslagna utvecklingsområdena med kvalitet. Känns inte aktuellt efter 3ggr. Vår verksamhet är under upphandling, så vi vet inte om vi driver den i november. Har förstått att det inte går att vinna med en så liten enhet så det känns trist att lägga tid på ett bidrag, vi känner oss klara med detta men har fått med oss mycket på vägen. Behöver arbeta mera med bidraget så att det vi faktiskt gör blir tydligare i bidraget. Kräver mycket tid och arbete och verksamheten behöver fokusera arbetet i andra delar el delar av det som presenteras i kvalitetsbidraget.
Sida 7 (15) I vilken grad tycker ni att de skriftliga anvisningarna kring deltagandet var tydliga? 1 - i låg grad 0 0 2 1 3,3 3 2 6,7 4 18 60 5 - i mycket hög grad 9 30 kommentar Upplägget är tydligt och informativt. Begreppet kund bör utvecklas. I vilken grad tycker ni att frågorna som ni skulle besvara var tydliga? 1 - i låg grad 0 0 2 0 0 3 4 13,3 4 18 60 5 - i mycket hög grad 8 26,7 kommentar Det var verkligen inte tydligt första gången vi tävlade, men efter att ha deltagit några gånger har vi hittat vårt sätt att tolka frågorna. Hjälptexten förtydligar de gånger det blir oklart eller svårt att applicera på verksamheten. en del frågor går in i varandra
Sida 8 (15) Här kan ni skriva eventuella synpunkter på anvisningar och frågeställningar. Anvisningarna och frågeställningar riktar sig väldigt mycket till stadens kärnverksamheter som har tydliga brukare, dvs. skola, barn- och äldreomsorg. Vissa frågeställningar skulle kunna omformuleras och anpassas så att det blir tydligare för samtliga verksamheter i staden. Egentligen så kanske anvisningar och frågor var ok men det var svårt att beskriva HUR vi arbetar utifrån olika parametrar och då blev det inte så enkelt att svara på frågorna. Det var svårt att dela uppledarskap och medarbetarskap så tydligt som anvisningarna angav. Upplevelsen var att "samma" fråga återkom i slutet. Har förstått med hjälp av återkopplingen vad det berodde på. Här kan ni skriva eventuella synpunkter/erfarenheter som ni vill föra fram från arbetet med att ta fram ert bedömningsunderlag. Att tänka på att arbetet börjar vid framtagandet av verksamhetens VP, är inte tänket rätt där är det svårt när bedömningsunderlaget ska tas fram. Platsbesöket hade inget värde. I återkopplingen framkom att vissa saker var otydliga i det skrivna bidraget men blev förtydligat under platsbesöket. Detta hjälpte dock inte i bidraget och då ser vi ingen nytta i ett platsbesök. Olika förvaltningar har olika strukturer och arbetssätt kring mål. Vissa mindre verksamheter kan få mål och enbart sätta egna aktiviteter, vilket gör att det kan bli svårare att beskriva. Det bör tas hänsyn till detta. Det borde framgå tydligare att verksamhetsplanen i hög grad är avgörande. I stadens Program för kvalitetsutveckling står det - "Det är angeläget att nämnder och bolagsstyrelser uppmuntrar verksamheterna att delta i stadens kvalitetsutmärkelse." Har ni fått något stöd från den egna förvaltningen i samband med ert deltagande i Kvalitetsutmärkelsen? I så fall på vilket sätt? Stöd från våra verksamhetscontrollers Positiv respons från ledning och fackliga organisationer. I övrigt har vi självständigt arbetat fram vårt bidrag, utan stöd från andra. Ja, läsning och diskussioner med controller från stadsdelsdirektörens stab. Avdelningschef och kollegor har läst och kommit med synpunkter. Nej tyvärr! Med uppmuntran Nej, då vi ligger utanför Stockholms stads geografiska gränser. Vi är en privat utförare så vi har inte räknat med något stöd förutom de skrivarstugor som vi haft möjlighet att gå på. Nu har det anställts en person som ska jobba med detta i vår förvaltning. Jag har som vinnare fått föreläsa för hela förvaltningens chefsgrupp som inspiration - det var hedrande och kul! Lite stöd av verksamhetscontroller, samt andra som tidigare har deltagit.
Sida 9 (15) Förvaltningens utredare på både Barn och ungdom och IoF Vuxna har erbjudit inspirationsträffar och stöd i skrivandet/feedback på det som vi har skrivit. Nej ingen uppmärksamhet. Ja, korrektur läsning och tips på formuleringar. Högre ledningen kände till Kvalitetsutmärkelsen men inte mer än till namnet. Det innebar att de inte riktigt förstod vad vi på enheten höll på med. Nu vet dom Ja, bland annat genom feedback på Verksamhetsplanen samt tävlingsbidraget. Ja, genom synpunkter och återkoppling. Nej Ja, från chef och verksamhetsconroller Stöd av närmaste chef och kollegor Vi är en privat verksamhet, så inget stöd från förvaltningen däremot stort stöd från företaget och ffa kvalitetsansvarig på företaget. Inte så mycket stöd i skrivprocessen Hur uppfattade ni platsbesöket? 1 - mycket negativt 0 0 2 1 3,3 3 3 10 4 8 26,7 5 - mycket positivt 18 60
Sida 10 (15) Hur uppfattade ni återföringsbesöket? 1 - mycket negativt 1 3,3 2 0 0 3 6 20 4 4 13,3 5 - mycket positivt 19 63,3 Skriv gärna om ni har några synpunkter på informationen inför platsbesök/återföringsbesök eller själva besöken. Mycket positivt och pedagogiskt Tydlig information om vad de ville se vid besöket. Återföringsbesöket var väldigt bra, strukturerat och tydligt! Lite förvånad att man ställde så få frågor inte gick runt och tittade eller ville ta del av dokument men sedan i återföringen så tog man upp helt nya saker Trevligt och proffsigt! Mycket välstrukturerat och tydlig återkoppling. Tydliga instruktioner och mycket trevliga och konstruktiva möten. Återföringsbesöket avbokades på grund av sjukdom Under återföringsbesöket upplevde vi att det till viss del var negativt att vi tävlade endast med en förskola och inte med hela enheten Det måste ibland vara svårt att göra en subjektiv bedömning av vissa aspekter av verksamheterna då dessa kan skilja sig vida åt i den kategori vi tävlar i, för att sedan föra intrycken vidare till en jury som i sin tur ska göra en bedömning.
Sida 11 (15) Inför Kvalitetsutmärkelsen skulle ni ge underlag till boken om goda exempel som togs fram, med information om deltagande enheter. Boken delades sedan ut på Kvalitetsutmärkelsen den 28 november. Vad tycker du om boken och dess innehåll? dåligt 0 0 varken bra eller dåligt 2 6,7 bra 17 56,7 mycket bra 11 36,7 vet ej 0 0 Skriv gärna om det är något du saknar eller skulle vilja förändra i upplägget av boken. Hade inte uppfattat att underlaget skulle in till boken, så upplevelsen blev "ååå nej, jag orkar inte mer". Här vaknade högre ledningen och fick hybris, vilket medförde att det inte var i samråd med personalen texten togs fram, som vi velat. Hur fungerade processen kring att samla in material och fotografier från er till boken? dåligt 1 3,3 varken bra eller dåligt 2 6,7 bra 17 56,7 mycket bra 10 33,3 vet ej 0 0
Sida 12 (15) kommentar Det blev lite stressigt att hinna få in rätt bildmaterial. Hade varit bättre om den informationen kommit i samband med ansökan. Otroligt hjälpsamma personer räddade mig. Problemet bestod enbart om klant bakom tangenterna (dvs jag) Vad skulle du vilja läsa om i nästa års bok om goda exempel? Mer om hur staden arbetar med digitalisering av kärnverksamheterna. kanske själva processen Vet ej. Storys från verksamheten Vad är ditt samlade betyg av ceremonin? dåligt 0 0 varken bra eller dåligt 0 0 bra 5 16,7 mycket bra 25 83,3 vet ej 0 0 kommentar Men jmf med föregående år har det varit mer blandad underhållning Inspirerande, upplyftande och professionellt Kul att det satsas så mkt på kvällen! Lokalen är oslagbart pampig Lång, behövde inte vara så många uppträdanden... Trevligt Saknar "utställningarna".
Sida 13 (15) Årets storföreläsning i Blå Hallen var med med dansaren Tobias Karlsson, Allt är möjligt om att uppnå drömmen och vikten av att vara lycklig under resans gång." Vad tyckte du om föreläsningen? dåligt 0 0 varken bra eller dåligt 3 10 bra 3 10 mycket bra 21 70 jag var inte där 1 3,3 kommentar 2 6,7 kommentar Han hade en bra story men det blev lite för tramsigt när han sprang o satte sig i åhörares knän och var närgången. Ibland var skämten inte riktigt rumsrena. Vad är din bedömning av underhållningen? dåligt 0 0 varken bra eller dåligt 1 3,3 bra 7 23,3 mycket bra 20 66,7 vet ej 0 0 kommentar 2 6,7 kommentar hade varit kul med lite mer blandad musik
Sida 14 (15) Bra men det vore bra om det fanns något utrymme där man kunde sitta och prata också. Nu var det musik överallt Vad är din bedömning av efterföljande mingel och mat? dåligt 0 0 varken bra eller dåligt 2 6,7 bra 7 23,3 mycket bra 16 53,3 vet ej 1 3,3 kommentar 4 13,3 kommentar Musiken under minglet är för hög. Man får skrika till varandra. Fanns ingen plats att stå på nästan och svårt att prata med så hög ljudvolym. Roligt med DJ och dans efteråt Vet ej då vi inte deltar eftersom alla inte får plats. Bullrigt, svårt att prata. Övriga synpunkter på evenemanget den 28 november Det hade varit bra om ni på inbjudan haft en blänkare om att begränsa användandet av parfymer. En medarbetare var tvungen att avlägsna sig från stadshuset redan innan minglet pga starka parfymer. Välarrangerat! Fantastisk tillställning. Över förväntan. Om jag ska gnälla lite så hade borgarråden eller någon annan representant från staden kunnat nämna att man bjudit in privata utförare att delta i tävlingen och att man är positiv till det. Många tackade stadens medarbetare och det fina arbete som gjorts under året. Det stämmer bra men en kommentar hade kunnat vara till oss som är privata utförare. För övrigt så var det en fantastisk tillställning. Den vegetariska maten tog slut. En efterfest kunde föreslagits, det hela tog abrupt slut 20.15. Det hade varit trevligt med mat/mingel innan musiken drog igång, det var svårt att prata. När mat och mingel startade hade vi behov av att samlas och prata med varandra i teamet utifrån alla intryck. Det var svårt eftersom musikaktiviteterna var så hög volym. Jag tror att fler stannat längre om det varit lugn
Sida 15 (15) musik till en börja och bandet kommit igång en timme senare. Men sammanfattningsvis en mycket trevlig och upplyftande tillställning. Tycker att DJ borde bytas ut och att festen borde hålla på längre. Väldigt långa köer till kaffe och kaka. Toppen