Kungälv Organisation och process för strategisk lokalförsörjning
Andreas Sjunnesson Lokalstrateg Sektor Samhälle och utveckling
Kungälvs strukturbild 2020
Vår utmaning 55 000 Utblick 50 000 Prognos 45 000 Folkmängd 40 000 35 000 30 000 1990 1993 1996 1999 2002 2005 2008 2011 2014 2017 2020 2023
Organisation och process för strategisk lokalförsörjning En förvaltning hur vi arbetar för ökad samsyn kring lokalresursfrågorna På väg mot en tillväxtportfölj lokalförsörjningsprocess med strategiskt förhållningssätt Ansvar, roller och processer i organisationen
Starten på vår förändringsresa 2011 ÖP2010 och PM-rapporterna En förvaltning 1.0 Förvaltningsgemensam lokalresursplaneringsprocess Förvaltningsgemensam kommunplaneringsprocess Projektarbetssätt
ÖP 2010 PM-rapporterna
Strategisk planering - PM-rapporterna I samband med ÖP 2010 sattes ambitiösa målsättningar om tillväxt upp. 400 nya bostäder per år 1000 nya invånare per år fram till 2020
Strategisk planering - PM-rapporterna Det behövs analyser av utbyggnadsstrategier och ekonomiska konsekvenser så att vi utnyttjar de investeringar vi gjort och att vi hanterar tröskelinvesteringar på ett klokt sätt.
Strategisk planering - PM-rapporterna Utifrån möjliga utbyggnadsalternativ för bostäder inom serviceortsområde, togs tre olika scenarier fram, vilka låg till grund för olika befolkningsprognoser. Rapporterna gav exempel på hur många barngrupper, klasser eller avdelningar som behövde tillföras OCH när kritiska gränser väntades passeras (=nya byggnader eller infrastrukturinvesteringar).
En förvaltning 1.0
Stödproce sser Utveckla Planera En förvaltning Huvudpro cesser Utveckla Planera Utveckla Planera Beredningar Vision X-politiskt program Styrkedjan Långsiktighet Strategiska förändringsmål Program Kungälv C STYRKEDJAN BEHOV AV FÖRÄNDRAD STYRNING? Program KYK Utveckla Planera KF KS FÖRVALTNINGSLEDN ING Styrgrupp - Kommun planering Portföljkontor (resurser) Program och projektkontor Program Marstrand Utveckla Planera Bolag Soltak Råd Utskott Årsplan Verksamhetsplan Business as usual Vardag Program Diseröd Utveckla Planera Förbund Progra m Kode Utveckla Planera Omvärldsförändringar Näringsliv Lagstiftning, lokal, regional, nationell, EU, globalisering Demografisk förändring Ej påverkbart för kommunen anpassning Förvaltningen Hur blev det? Enkät/synpkt/medbdialog Hur vill/tycker medborgare/brukare att våra tjänster ska utvecklas Vad ser våra medarbetare? Program Kärna Utveckla Planera R E S U L T A T / A N A L Y S Genomför Genomför Genomför Genomför Genomför Genomför Genomför Genomför a a a a a a a a Följa upp Följa upp Följa upp Följa upp Följa upp Följa upp Följa upp Följa upp
Gemensam lokalbehovsanalys
Lokalresursplanering och kommunplanering Syftet med lokalresursplanering är att vara aktiv i kommunplaneringen utifrån sektorernas lokalbehov. Vårt gemensamma uppdrag är att leverera kärnverksamhet och service till kommuninvånarna med god ekonomisk hushållning över tid av våra resurser. I en strukturerad process samordnas planering av lokalförsörjning med den strategiska ekonomiska och fysiska planeringen. Kärnverksamheternas nya lokalbehov formas av nuvarande och nya kommuninvånares behov utifrån sektorernas verksamhetsplaner.
Lokalresursplaneringen redovisar: Dokumentation av samtliga sektorers totala lokalinnehav = Lokalrevision. Lokalbehovsanalys som beskriver behoven enligt nedan: -Basfakta om sektorernas verksamhetsområden. -Sektorprognoser som visar underlag för behov av förändringar / avveckling / tillskott av lokaler. -Grunder och antaganden per berörda åldersklasser för sektorernas prognoser. -Hyreskostnader och sektorkostnader kopplade till de verksamheter som nu bedrivs i lokalerna.
Lokalresursplaneringen redovisar: Nyckeltal utifrån redovisade hyres- och verksamhetskostnader tas fram. Nyckeltalen används som grund vid prissättning för föreslagna lokalförändringar och nya lokalbehov, inom investeringsplanens tidsram för drift- och investeringsbudget. Underlagen ger bl a samlad information tillbaka till sektorerna och för arbetet med underhållsplaneringen.
Kommunplanering Utvecklade processer för: Lokalresursplanering Infrastruktur Inventarier Investeringsplanering It Bostadsförsörjning Befolkningsprognos Kommunplanering Översiktsplanering Produktionsplan
Lokalbehovsanalys Lokalbehovsanalys Befolkningsprognos Verkligt antal bosatta i ålder 0-16 år Inskrivna i verksamheter Planerat byggande Lokalrevision Reinvesteringsbehov Verkligheten
Investeringsplan Investeringsplan Kommunens samlade investeringsbehov sammanställs i investeringsplanen. Prioriteringar mot given ram. Tidssättningar. Drift och verksamhetskostnader.
Produktionsplan Produktionsplan Projekten tidsätts och resurssätts med personella resurser i produktionsplanen.
Projektarbetssätt
Årshjul och projekt
Exempel
Kongahälla förskola Planering/exploatering drivande Inhyrning 3 avdelningar Utemiljö på gård och i angränsande park Förankring i verksamhet saknades
Nordtag Behov av förskola och LSS-boende Samordning med exploatering Val av plats som kan möta behoven Detaljplan där verksamhetsbehoven lyfts i tidigt skede och prioriteras
LRP IP Effekt 60-70% PP
Samordning av processer fungerar ibland!
Projekt och program kräver styrning och resursplanering
Växtvärk kräver prioriteringar! 54 000 52 000 50 000 48 000 46 000 2013-2023 44 000 2014-2024 2015-2025 42 000 40 000 2013 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025
En förvaltning 2.0 och portföljstyrning
En förvaltning 2.0 Tydliggörande av organisationen: 3 sektorer Portföljstyrning och utvecklad projektmodell
En organisation två uppdrag Attraktiv kommun som växer genom en aktiv och hållbar samhällsutveckling Attraktiv kommun som levererar samhällsservice med efterfrågad kvalitet, i tid och till optimal kostnad
Portföljstyrning Portföljstyrningsprocessen är ett verktyg för konkretisering av politiska intentioner och omsättning av dessa till konkreta projekt. Processen skapar förutsättningar för att systematiskt styra och följa upp de ingående projekten för att säkerställa att de tillsammans på bästa sätt skapar förutsättningar för att generera konkret nytta för kommunen, dess medborgare och medarbetare, i linje med den strategiska inriktningens intentioner. Portföljstyrningen är därför en central del i styrningen av förvaltningens verksamhet
Portfölj Tillväxt Portföljstyrgrupp (KPL styrgrupp) Portfölj Tillväxt Portfölj Social hållbarhet Projektstyrgrupper Programstyrgrupp Programstyrgrupp Kongahälla Stora Exploat. Kärnverksamhet Infra Privata DP Program Kungälv Program Marstrand Nyanlända Boende Projekt Projekt Projekt Projekt Projekt Uppdrag Uppdrag Projekt
Portföljstyrning 1. På fyraårsbasis etableras en övergripande inriktning och strategi 2. Årligen görs en prioritering och planering kring vilka initiativ som ska startas mot strategin 3. Löpande under året följs uppdrag, projekt och program upp av definierade styrgrupper 4. Tertialvis sker nödvändiga omprioriteringar för att nå uppsatta mål. Arbetet föregås av en konsekvensanalys inför ändringsbeslutet. 5. Årligen sker en mer omfattande utvärdering av vilka effekter och nyttor som realiseras genom de genomförda och pågående initiativen.
(Portfölj)Styrprocessen lilla hjulet stora hjulet Underlag från förvaltningen Underlag från förvaltningen
Portföljstyrning och LRP Övergången till portföljstyrning påverkar arbetet med lokalbehovsanalysen. Från lokalbehovsanalys som underlag till investeringsplan till lokalbehovsanalys som underlag till portföljplan. Arbetet kommer också att behöva bedrivas i två olika cykler kopplat till olika steg i portföljstyrningsprocessen: Lokalbehovsanalys som underlag för portföljinriktning (Etablera portföljinriktning) Lokalbehovsanalys som underlag för revidering av portföljinnehåll (Identifiera, utvärdera & välja UPP)
LRP som underlag för portföljinriktning. Var ska befolkningsökningen ske över tid och vilka blir konsekvenserna såväl kostnadsmässigt som intäktsmässigt är de centrala frågorna som ska balanseras med en marknadsbedömning. Det behövs analyser av utbyggnadsstrategier och ekonomiska konsekvenser så att vi utnyttjar de investeringar vi gjort och att vi hanterar tröskelinvesteringar på ett klokt sätt. Utgår från den årliga analysprocessen (beskriven nedan). Fokuserar extra på att beskriva behovstrappsteg i serviceorter (jfr PM-rapporter) Genomförs var 4:e år 8 + 8 år?
LRP som underlag för revidering av portföljinnehåll Huvudfokus är att identifiera tillkommande, förändrade och avgående behov. Ändringar i befolkningsprognos, resultat av bostadsbyggande, genomförandegrad i beslutade projekt, förändrade myndighetskrav och tillkommande politiska beslut är exempel på ingångsvärden som motiverar en reviderad behovsanalys. Behovsanalysen behöver fokusera på verksamhetsområdenas behov (fördelat på serviceorter där så är relevant): Årlig med inriktning 4+4 år Samlad beskrivning av behov. Uppdaterade konsekvensbeskrivningar. Analys av nyckeltal. Revidering behovslistor (investeringar/inventarier).
Utvecklad projektmodell Styrning Ledning Aktiviteter Tydliga TG Projektdirektiv och projektplan obligatoriska
Förvaltningsgemensam lokalgrupp Strategisk OCH Operativ Lokalbehovsanalys Samordning och prioritering över förvaltningsgränserna Lokalanpassningar Gemensamma lokaler Tomma lokaler
Lokalstrateg Lokalstrategen leder och samordnar den förvaltningsgemensamma lokalbehovsanalysen. Bryggar mellan lokalprocessen och tillväxtportföljen. Representerar och företräder lokalperspektivet förvaltningsövergripande. Lokalbehovsanalyser Leder och samordnar förvaltningsgemensam lokalgrupp Initierar och stödjer tidiga skeden lokalprojekt Styrgrupp verksamhetslokaler Företräder lokalperspektivet
Sektorsamordnare lokaler Sektorsamordnaren arbetar med interaktionen mellan verksamhet och lokal. Bryggar mellan sektor och fastighetsavdelning. Representerar hyresgästperspektivet. Lokalbehovsanalys Förvaltningsgemensam lokalgrupp Tidiga skeden lokalprojekt Mottagarrepresentant lokalprojekt Chefsstöd lokalfrågor inom respektive sektor De olika delarna av uppdraget korsbefruktar och stödjer varandra och bildar tillsammans en helhet där sektorsamordnaren kan verka för kommunens bästa med god verksamhetskännedom.
Exempel - Portföljinriktning Scenarion bostadsbyggande och underlag för val mellan olika handlingsalternativ Befolkningsutveckling? Behov av verksamhetslokaler? Behovstrappsteg? Riskbedömningar?
Exempel Revidering portföljinnehåll Ökad tillväxt i kustzonen till följd av VA-utbyggnad och nya detaljplaner? Scenarion för olika handlingsalternativ Tillkommande eller tidigarelagda behov av verksamhetslokaler? Konsekvensbeskrivningar
Exempel - Förskolor i stadskärnan Behov från central process Lokaliseringsutredning och förstudier i program med sektorsamordnare Startbeslut i portfölj
Småsaker som återstår Samordna portfölj med budgetarbete och politisk beslutsprocess Delegationsordning ÖP Förankring av processer och arbetssätt
Avslutning
Förvaltningsgemensam LRP-process! Planeringsunderlag med olika tidsperspektiv! Synliggjorda prioriteringar och konsekvenser!