Styrning av e-förvaltning. Uppsala Universitet

Relevanta dokument
Modellbeskrivning e-förvaltning. Uppsala Universitet

Organisation och roller

Årsprocess e-förvaltning

Årsprocess e-förvaltning

UFV 2014/1186. Arbetssätt Projektplan. Fastställd av universitetsdirektören Reviderad

Process för intern styrning och kontroll

Projekthandbok. för administrativa utvecklingsprojekt vid Uppsala universitet

Förnya e-förvaltningsplan. Uppsala Universitet

Universitetsgemensam ITverksamhet

Universitetsgemensam förvaltningsmodell IT-avdelningen, Stockholms universitet

Beslut om ändring i arbetsordningen (STY ) för Tullverket

Projekthandbok. för administrativa utvecklingsprojekt vid Uppsala universitet

Mittuniversitetets riktlinjer för systemförvaltning

Ledningssystem för Informationssäkerhet

Projekthandbok. administrativa utvecklingsprojekt

Överbibliotekariens uppgifter och beslutanderätter UFV 2011/1902

Kvalitetsdialoger för utbildning på grundnivå och avancerad nivå

Bilaga 2 Regler och riktlinjer för budget och uppföljning

Rutin för hantering av styrande dokument vid Uppsala universitet

Ledningsgrupper, råd och andra organ CBH

Uppgifter och beslutanderätter till avdelningschefer vid universitetsförvaltningen

Ledningssystem för Informationssäkerhet

Chefen för UU Innovations uppgifter och beslutanderätter

Avsiktsförklaring. om etablering av. Akademin för smart specialisering

APPENDIX e 2. Dekanus beslutar ge Svenskt NMRcentrum följande uppdrag:

Riktlinjer för säkerhetsarbetet vid Uppsala universitet

Universitetsdirektörens delegationsordning

Processen för verksamhetsplanering och uppföljning

Projekthandbok. Riktlinjer och förhållningssätt

System- och objektförvaltning - roller

Överlämning från projekt till e-förvaltning. Uppsala universitets e-förvaltningsmodell

1(6) Instruktion för kommunchefen. Styrdokument

Handlingsplan för samverkan

Figuren nedan visar de parter som ingår i DiVA-konsortiet och lokala intressenter:

Riktlinjer för säkerhetsarbetet vid Uppsala universitet

UFV 2015/475. Uppdrag om att utforma en modell för systematisk utbildningsutvärdering. universitet. Direktiv. Beslutade av rektor

Mandat- och årshjul Underlag för Politisk planeringsberedningen

Rekommendation till kommunerna om gemensam finansiering av ett mer samlat system för kunskapsstyrning i socialtjänstens verksamheter

Projektplan delprojekt e-rekrytering

Policy för verksamhet- och ekonomistyrning

Riktlinjer för informationssäkerhet

STRATEGISKA RÅD VID UMEÅ UNIVERSITET

Projektplan: Administrativa roller

Pilotprojekt för en gemensam serviceorganisation för Engelska parken och universitetsförvaltningen

Effektiv vård (SOU 2016:2)

Arbetsplan Hälso- och sjukvårdsnämndens beredning för behovsstyrning

Xxxx Multiprojekt, organisation

26 Samverkansavtal för Almi Företagspartner Stockholm Sörmland AB

REGLER FÖR UMEÅ UNIVERSITETS ÖVERGRIPANDE FORSKNINGS- INFRASTRUKTURER

Projekt för översyn av det administrativa stödet till den nya utbildningsorganisationen

Samverkansavtal mellan Uppsala kommun och Tryggare Uppsala län

Riktlinjer för egendomsskydd

BESLUT 1(5) UFV 2011/134. Modell för fördelning av statsanslag från konsistoriet till områdesnämnderna vid Uppsala universitet

Kvalitetsutveckling inom universitetsförvaltningen vid Uppsala universitet

Instruktion för Sveriges riksbank Bilaga 2

<.Å..D k."05,5(

Inför Karolinska Institutets fördjupade riskanalyser 2012

Årlig granskning av fullmäktigeberedningarna Revisionspromemoria. LANDSTINGETS REVISORER Revisionskontoret

Roller och ansvar inom Samordningsförbundet Stockholms stad

Verksamhetsavtal - primärkommunal samordning och utveckling

Handlingsplan sociala företag

Remiss Regional folkhälsomodell

Delegationsordning för Konstkåren

Revisionsrapport. Nerikes Brandkår. Granskning av ärendeberedning till Direktionen Anders Pålhed


Arbets- och beslutsordning. Styrelsen för forskning

Intern styrning och kontroll

Dnr 2007/748. Regler. för intendenturorganisationen vid Uppsala universitet. Fastställd av Rektor , Rev

Internkontrollplan 2019

Ekonomipolicyn definierar principerna för hanteringen av ekonomistyrning och redovisning i Skövde kommun.

Förslag till handlingsplan med anledning av utvärdering av Kommunal utveckling

Köpings kommun. Verkställighet och återrapportering av uppdrag givna av fullmäktige Förstudie. Advisory KPMG AB 8 september 2015 Antal sidor: 5

1. Bakgrund Uppdrag och organisation Ineras uppdrag Organisation för styrning och förankring... 4

Intendenturens organisation och ledning

Så ger verksamhetsplaneringen effekt i hela organisa4onen. Iter

Upprättande och förvaltning av regeldokument

~-J_-lJ Linda Lundberg ~ UPPSALA UNIVERSITET 1 (1) BESLUT UFV 2017/921

UFV 2015/1673. Gemensam service. Delprojektplan, Projekt Segerstedt. Fastställd av Therese Iveby Gardell

Revidering av Instruktion för kommundirektören i Eskilstuna kommun

STYRDOKUMENT Instruktion för kommundirektören i Eskilstuna kommun

Arbetsordning för universitetsbiblioteket vid Uppsala universitet

Nämndplan Hjälpmedelsnämnden

Program för lika villkor

Föreskrifter och riktlinjer för intern styrning och kontroll på Universitetskanslersämbetet

Reglemente för internkontroll

SOFINT Mari Grönlund STYRELSEN VERKSAMHETSPLAN 2014

Fem Fokus för ökad trygghet i Malmö

Uppdrag angående utveckling av styrmodell för administrativa utvecklingsprojekt

Beskrivning av den universitetsgemensamma projektverksamheten

KOMMUNAL FÖRFATTNINGSSAMLING Nr 005.6

Digisam Samordningssekretariatet för digitalisering, digitalt bevarande och tillgängliggörande av kulturarvet. Roll- och ansvarsfördelning

Etableringen av en sammanhållen struktur för kunskapsstyrning hälso- och sjukvård

Betänkandet SOU 2017:23 digital forvaltning.nu

INSTRUKTION FÖR ARBETSENHET HUMLAB

Ramverk för systemförvaltning

Regionalt stöd till struktur för kunskapsutveckling och samverkan inom socialtjänst/hälso- och sjukvård.

Riktlinjer för delegering av attesträtt

Riktlinjer för intern kontroll. Antagen av Kf 77/2017

Handlingsplan för Uppsala universitet - Campus Gotland,

Utvärdering av Norrbussamverkan

Transkript:

Styrning av e-förvaltning Uppsala Universitet

Innehåll 1 Inledning... 3 2 Struktur... 3 3 Ansvarsnivåer... 4 4 Styrning och uppföljning... 5 4.1 Styrning inom e-förvaltningsportfölj... 5 4.2 Styrning inom e-portfölj... 5 4.3 Styrning inom e-område... 7 2 (7)

1 Inledning Detta dokument är en beskrivning över strukturer och ansvarsfördelning för samverkan och styrning av e-förvaltning inom Uppsala universitet. I den första implementationen är en avgränsning gjord till Universitetsförvaltningen och dess arbetsordning och delegationsprinciper kopplat till beslut och budget. Dock styrs verksamhetsinnehållet med representation från övriga delar av universitetet där behov föreligger. 2 Struktur Nedanstående bild utgör strukturen för hur samverkan kring universitetets digitaliserade verksamhetsstöd sker. Syftet är att täcka in alla verksamheter i en struktur som möjliggör samverkan, prioritering, styrning och effektivt resursutnyttjande utifrån en helhetssyn. En väl strukturerarad förvaltningsverksamhet ger förutsättningar för ett ändamålsenligt stöd till universitetets olika verksamheter. e-förvaltningsportföljen är Universitetsförvaltningens samlade mängd uppdrag för e-förvaltning. e-portföljen är en gruppering av e-områden som stödjer liknande verksamhet. Dessa samordnas för att möjliggöra gemensamma prioriteringar och ett effektivt resursutnyttjande. e-området är en gruppering av IT-stöd och kunskapsstöd 1 som tillsammans utgör stödet till en avgränsad verksamhet. Uppdragen är årsbaserade och innehåller kontinuerlig vidareutveckling och underhåll som löpande behöver prioriteras för att uppnå verksamhetsnytta. 1 tex support, lathundar och utbildning 3 (7)

3 Ansvarsnivåer E-förvaltningsverksamheten är indelad i olika nivåer för att åstadkomma en struktur som gynnar samverkan mellan verksamhet och teknik. Strukturen är anpassad efter universitetets rådande arbetsordning och delegationsprinciper. Styrgrupp e-förvaltningsportfölj: Styrgupp e-portföljnivå: Styrgrupp e-områdesnivå: Utgörs av Universitetsdirektör (ordförande) samt UFVs avdelningschefer Styrgruppen ger inriktning till e-portföljerna utifrån universitetets mål och inriktning och verkar för ett ändamålsenligt digitaliserat verksamhetsstöd. Utgörs av avdelningschefer med verksamhetsansvar samt avdelningschef för IT-avdelningen. Styrgruppen kan utökas med representation från vetenskapsområden samt studerande- eller doktorandrepresentant. Styrgruppen sätter långsiktiga mål för e-portföljens ingående e- områden utifrån arbetsordning och mål i verksamhetsplaner samt verkar för god samverkan. Utgörs företrädesvis av enhetschefer från ingående verksamheter inklusive IT-avdelningen. Styrgruppen kan utökas med representation från vetenskapsområden samt studerande- eller doktorandrepresentant. Styrgruppen bereder e-förvaltningsplanens årsuppdrag inom givna budgetramar för beslut av avdelningschef. Vidare lämnar styrgruppen förslag om prioriterade åtgärder som behöver beaktas i UFVs verksamhetsplan samt behov av tillkommande resurser, tillfälliga respektive permanenta. 4 (7)

Ovanstående principer för bemanning rekommenderas. Det är möjligt att formellt delegera ansvaret. Varje nivå ska bestå av representanter från såväl verksamhet som IT. 4 Styrning och uppföljning 4.1 Styrning inom e-förvaltningsportfölj Utifrån universitetets och UFVs övergripande mål och universitetsförvaltningens prioriteringar ska styrgruppen för e-förvaltningsportföljen verka för ett ändamålsenligt digitaliserat verksamhetsstöd. Styrgruppen ska skapa en grund för en samlad styrning och uppföljning av e- förvaltningsverksamheten inom Universitetsförvaltningen. Styrgruppen ger e-portföljerna prioriteringar utifrån de långsiktiga och kortsiktiga målen i samband med VP-processen. Styrgruppen har möten utifrån viktiga avstämningspunkter i e-förvaltningens årshjul och därutöver utifrån behov. Föredragande i styrgruppen är ordförandena för varje ingående e-portfölj. Styrgrupp för e-förvaltningsportföljen ansvarar för: Fastställande av fördelning av budget inom e-förvaltningsportföljen för kommande förvaltningsår Beslut av långsiktiga mål för de olika e-portföljerna Projekt som bör lyftas ut och genomföras utanför e-förvaltningen under kommande förvaltningsår Omprioritering av budget och resurser under innevarande förvaltningsår Utöver detta kan styrgruppen komma att behandla Behov av prioritering mellan e-portföljer Behov av förändrad budget Vidareutveckling/projekt som berör fler e-portföljer Information om pågående aktiviteter och diskussion kring konsekvenser av större projekt Genomgång av vilka prioriteringar som gäller vid krishantering 4.2 Styrning inom e-portfölj Utifrån universitetets och UFVs övergripande mål och universitetsförvaltningens prioriteringar ska styrgruppen för varje e-portfölj verka för en god resursanvändning och ett ändamålsenligt verksamhetsstöd. E-portföljens styrgrupp får sina långsiktiga och kortsiktiga prioriteringar utifrån e-förvaltningsportföljens styrgrupp och VP-processen. Styrgruppen ansvar för att sätta långsiktiga mål på 3-5 år, samverka kring prioriteringar och budget samt diskutera verksamhetsinnehåll och tekniska ramar för de ingående e-områdena. Styrgruppen ska verka för och underlätta samarbete mellan e-områdena. Styrgruppen har möten tre gånger per år utifrån viktiga avstämningspunkter i e-förvaltningens årsprocess och därutöver utifrån behov. Föredragande är ordförande för varje ingående e-område. 5 (7)

Uppgifter inför kommande förvaltningsår: Beredning av långsiktiga mål för e-portföljens ingående e-områden (beslut på UFV e-förvaltningsportföljnivå) Dialog kring budgetfördelning till varje e-område Dialog kring resursfördelning inom e-portföljen Förankring av ingående e-områdens årsuppdrag Under innevarande förvaltningsår: Samordning av frågor som berör flera e-områden inom e-portföljen Förankring av avtal och serviceöverenskommelser 2 Återkoppling av säkerhetsanalysen 3 Återkoppling av kontinuitetsplanering 4 Information om pågående aktiviteter och diskussion kring konsekvenser av större projekt Diskussion kring eventuella omprioriteringar av - budget inom beslutade budgetramar för e-portföljen - tillgängliga resurser inom e-portföljen - åtgärder inom e-portföljen Beredning av frågor till UFV e-förvaltningsportfölj Behov av prioritering mellan e-portföljer Behov av förändrad budget för e-portföljen Vidareutveckling/projekt som berör fler e-portföljer Information om pågående aktiviteter och diskussion kring konsekvenser av större projekt Genomgång av vilka prioriteringar som gäller vid kriser 2 Överenskommelse för varje IT-stöd kring tillgänglighet och service 3 Egenkontroll i form av en nulägesbedömning av informationssäkerhet 4 Hur universitetet kan leverera tjänster även om produktionen är störd 6 (7)

4.3 Styrning inom e-område Varje e-område får den kort- och långsiktiga inriktningen från styrgruppen för den e-portfölj det tillhör. Styrgruppen för ett e-område består av två fasta roller som representerar verksamhet respektive IT. Därutöver kan styrgruppen utökas med representation från ytterligare avdelningar/enheter. Styrgruppen har beslutsmöten fyra ggr per år utifrån viktiga avstämningspunkter i e-förvaltningens årsprocess och därutöver vid behov. Föredragande i styrgruppen är e- förvaltningskoordinatorerna. Styrgruppens ansvar inför kommande förvaltningsår: Föredra e-förvaltningsplan för beslut av berörda avdelningschefer. Listning av större åtgärder för kommande år och beredning till budgetdialog och e-portfölj Stöd i bemanning och resurssäkring Styrgruppens ansvar under innevarande förvaltningsår: Uppföljning av åtgärder och budget enligt årsuppdraget Hantering av eventuella avvikelser och omprioriteringar Uppföljning av status på serviceöverenskommelser Uppföljning av utfallet av nulägesbedömningen av informationssäkerheten Uppföljning av kontinuitetsplanering Beredning av ärenden som ska lyftas till e-portfölj 7 (7)