Den hållbara inköpsprocessen - Behov och insatser för att stärka de skånska kommunernas arbete. Innehåll Genomförande- intervjuer och workshop... 3 Behov för att uppnå en hållbar inköpsprocess... 5 Lösningar och insatser för en mer hållbar inköpsprocess.... 9 Bilaga 1 Intervjumaterial... 13
Inledning Under flera år har ett arbete pågått för att främja en miljöanpassad och hållbar inköpsprocess i Skåne. Det har inneburit många olika insatser som seminarier och utbildningar vilka genomförts både i olika projekt och nätverk. Syftet med insatserna har varit att stärka upphandlarens roll och funktion som drivkraft för hållbar utveckling och visa på möjligheterna att ta hänsyn till miljö- och socialaspekter så väl som ekonomisk hänsyn vid offentliga inköp. De senaste åren har arbetet utgått ifrån dessa två projekt: Skånska Implementerings LAB (SILABE) I detta projekt samverkade skånska kommunerna för att bättre ta till vara möjligheten att ställa energikrav i samband med upphandlingar. Genom stöd av både experter och kollegor inom den egna organisationen liksom från andra kommuner, har man utvecklat arbetet med energieffektivisering genom upphandling. Mer information och material finns här. HandlingsForum/MILOU2 Ett projekt som drivits i olika omgångar med målet att öka upphandlarnas kunskaper kring att ställa miljökrav vid upphandling. Olika aktiviteter har genomförts under åren utifrån de deltagande kommunernas intressen och behov. Läs mer om projektet här. Som ett led i det arbete som tidigare genomförts har Energikontoret Skåne i samarbete med Hållbar Utveckling Skåne fått i uppdrag av Länsstyrelsen Skåne att genomföra en intervjustudie och workshop. Uppdraget bygger vidare på tidigare genomförda projekt och syftar till att synliggöra vilka behov, svårigheter och möjligheter som finns i det fortsatta arbetet med främjandet av en hållbar inköpsprocess och vilka förutsättningar det finns för ett regionalt nätverk. Arbetet har genomförts under våren 2015 av Magnus Strand på Energikontoret Skåne och Katja Subrizi Wessling på Hållbar Utveckling Skåne. Uppdraget var beskrivet att genomföra en workshop på temat energieffektiviseringskrav inom offentlig upphandling för att skapa förutsättningar för att etablera ett regionalt upphandlingsnätverk. Detta skulle göras genom: - Kortintervjua nyckelaktörer för offentlig upphandling i Skåne för att undersöka hur de ser på det fortsatta arbetet med att ställa krav i upphandlingsprocessen. Med nyckelaktörer menas personer på kommuner, kommunförbundet Skåne, HUT Skåne, regionala statliga myndigheter och Region Skåne som arbetar med upphandling. Minst 10-20 personer. - Arrangera workshopen för att diskutera krav på energieffektivisering genom upphandling och undersök behovet och möjligheterna av att etablera ett upphandlingsnätverk. - Dokumentera workshopen för att få ett underlag till en ansökan om förstudie till ett upphandlingsnätverk. Genomförandet har utifrån uppdragets beskrivning breddats och utgångspunkten har istället för upphandling varit hela inköpsprocessen och istället för energieffektivisering varit ett brett hållbarhetsperspektiv där både miljö- och socialhänsyn ges utrymme. Syftet har varit att identifiera behov och prioritera insatser för vidareutveckling av arbetet mot en hållbar inköpsprocess. Dessutom har en viktig fråga varit att undersöka intresset och förutsättningarna för skapandet av ett regionalt upphandlingsnätverk med fokus på den hållbara inköpsprocessen. Denna sammanställning fungerar som dokumentation av genomförda intervjuer och workshop kring den hållbara inköpsprocessen. 2
Genomförande- intervjuer och workshop Intervjustudie Det har totalt genomförts 12 stycken intervjuer med personer som arbetar i eller berörs av inköpsprocessen och då framförallt upphandling. Merparten av intervjuerna har gjorts över telefon men ett par intervjuer har varit möjliga att genomföra genom möten. Intervjuerna har tagit alltifrån 20 min till en timme och har utgått från förberedda intervjufrågor. Urvalet av de intervjuade har dels gjorts genom tidigare kontakter och kunskap om nyckelpersoner inom området och dels genom möjligheten att anmäla intresse att bli intervjuad vid anmälan till workshopen om den hållbara inköpsprocessen. Se Bilaga 1 för mer information om intervjufrågorna och vilka personer som intervjuats. Workshop om den hållbara inköpsprocessen För att identifiera och prioritera de insatser och åtgärder som behövs för att möta behoven och insatsområden anordnades en workshop i Malmö. Workshopen samlade 25 skånska nyckelpersoner inom området hållbar upphandling och inköpsprocesser från kommuner, kommunala bolag och regionala aktörer. Målsättningen med workshopen var att dagens diskussioner skulle identifiera behov och utveckla dessa till konkreta utvecklingsinsatser och lösningar för att stärka arbetet mot en hållbar inköpsprocess. Processen utgick från en modell- Lotusblomma (se nedan) som kan användas för att utveckla behov, lösningar och konkreta insatser i tre steg. Processen delades därför in i tre olika pass där man succesivt gick ner i detaljnivå och blev mer konkret. Pass 1 Behovsanalys- utse och prioritera behoven I detta pass identifierades behov och svårigheter som finns i arbetet med en hållbar inköpsprocess. Av de behov som framkom genomfördes en prioritering kring de fyra behov som ansågs var de viktigaste. Dessa placerades som den röda mitten i Lotusblomman och blev utgångspunkten för nästa pass. Pass 2 Vilka insatser och lösningar behövs? I detta pass utgick man från de fyra prioriterade behoven och diskuterade vilka insatser, lösningar och åtgärder (de blå fyrkanterna runt mitten) som är möjliga och önskvärda för att möta de identifierade behoven. Pass 3 Vidareutveckling av lösningar och projektidéer Den sista delen i processen prioriterades de insatser och åtgärder som framkom i pass 2 för att se vilka delar som är viktiga att börja arbeta med och vilka som kan utvecklas till projekt eller utvecklingsområden framöver. Behovsanalys i pass 1 resultat och röstning Identifierade behov under pass 1 på workshopen. De fyra första behoven Uppföljning, Samordning internt, Mer kommunikation med leverantörer och LCC-Utbildning och implementering valdes ut som de behov att vidareutveckla i pass 2. Vid röstningen fick varje deltagare 10 stycken röster var att fritt placera på de identifierade behoven och en speciell röst som skulle representera Naturen. 3
Behov Uppföljning Uppföljning mer kunskap och verktyg, Uppföljning samarbete mellan kommuner, Uppföljning controller- beställare, Uppföljning av avtal Var i inköpsprocessen Antal röster Upphandling/Avtal: 40 7 Samordning internt Annat 32 3 Mer kommunikation med leverantörer Marknad: 24 4 LCC- Utbildning och implementering Upphandling: 17 2 Delaktighet i inköpsprocess Miljöspecialist insyn i inköpsprocessen (komma in i rätt tid), Gemensamma policies- alla tar fram sina egna Nätverk Nätverk för miljö och sociala bitar Beställare-upphandlare Kommunikation mellan beställare och upphandlare Rätt ansvarsdelegering från politiker till beställare (t.ex. Livsmedelskrav det fungerar rätt så bra) Marknadsundersökningar Metod/Checklista för att hitta bästa på marknaden och Branschkunskap Annat 23 3 Annat 16 2 Behov/Marknad/ Upphandling: 22 0 Behov/Marknad 16 0 Behov som inte blev utvalda Kunskap om vad som finns på marknaden Marknaden - - Bättre beställningsprocess Beställning - - Beställarkompetens Beställning - - Mötesplats inköpsforum med olika specialister Annat - - Kommungemensamma upphandlingar- gå ihop för att få till en riktig förändring (t.ex. bort med klorblekt papper) Upphandling - - Hållbar upphandlingsprocess Upphandling - - Mindre företag kontra miljökrav Upphandling - - Träffar mellan politiker och förvaltningar Annat- Kommunikation - - behöver äga rum oftare Klarare och vassare lagstiftning Annat- Lagstiftning - - Prioriteringslistor Upphandling - - Naturröster 4
Behov för att uppnå en hållbar inköpsprocess Inköpsprocessen beskrivs schematiskt i bilden ovan och har fungerat som utgångspunkt både i de genomförda intervjuerna och workshopen. Den beskriver de centrala delarna i inköpsprocessen och de övergripande och externa faktorer som påverkar och är viktiga förutsättningar för arbetet i inköpsprocessens olika delar. Nedan listas de behov som framkommit i intervjuerna och workshopen. Uppföljning Uppföljning har varit en fråga som återkommit i samtliga intervjuer och det var även ett behov som fick mycket utrymme på workshopen. Det upplevs vara väldigt svårt och resurskrävande att genomföra uppföljningar av upphandlingar och avtal. Det är något som generellt är väldigt bristfälligt i de olika organisationerna. Flera beskriver det som en resursfråga, men inte enbart då man även efterfrågar fler verktyg för hur man kan genomföra uppföljningar. Resurskrävande följa upp hela leverantörskedjor och samtliga leverantörer En effekt av svårigheten att följa upp är att det blir svårt att ställa krav som innefattar hela eller flera delar av leverantörskedjan då är väldigt resurskrävande att följa upp hela vägen. Ytterligare en försvårande förutsättning är att kommunen inom flera områden har väldigt många leverantörer vilket gör att enbart antalet göra det svårt att följa upp. Uppföljning blir därför ofta bristfällig. En av de intervjuade beskriver det som, Vi arbetar inte med uppföljningar, det krävs för mkt resurser. Svårt för alla men speciellt för mindre kommuner. Avtalstrohet En fråga som återkommit vid flera intervjuer är svårigheten att följa upp hur avtal följs vid inköp och beställningar. En anledning till att detta är svårt är att det i de flesta kommuner är långt ut i organisationen som beställningar görs och det är dessutom många som har funktionen beställare. Det gör det svårt att kommunicera ut nya avtal och riktlinjer. Rutiner för beställning och hantering av fakturor skiljer sig ofta från olika förvaltningar och avdelningar men även från person till person. Ett exempel från Malmö Stad där det finns omkring 22 000 potentiella beställare, det gör 5
att det är omöjligt att följa kedjan från upphandling avtal beställning leverans. En av de intervjuade förklarar svårigheten så här, Avtalstrohet är väldigt svårt att följa upp. Det är många personer som konterar fakturor och köper in, vilket görs på många olika sett. Gör att det är svårt att följa upp. En tänkbar lösning som omnämns är att införa e-handelssystem för att på så sätt kunna styra att man handlar inom avtal och att det möjliggör även smidigare uppföljning. En annan väg i rätt riktning menar några skulle vara att få leverantörskataloger som enbart innehåller det som ingår i avtalen men det krävs en viss storlek på avtalet för att detta ska vara möjligt. Verifikation och leverantörsförsäkran En förutsättning som försvårar är att man har svårt att kontrollera hur leverantören uppfyller ställda krav. Det finns exempel på leverantörer som inte räknar med att bli kontrollerade och hanterar leverantörsförsäkran därefter, Vid upphandlingar kryssar alla ja i kraven i förfrågningsunderlaget- finns det ingen uppföljning blir det svårt. Jag har en känsla av att det fuskas lite med leverantörsförsäkran ibland En viktig fråga angående leverantörsförsäkran är hur mycket värde det finns i sådana. Flera intervjuade nämner att man försöker undvika dessa för att man är osäker på kvaliteten och istället försöker efterfråga mer tekniska rapporter eller labb-resultat när det exempelvis gäller produktinnehåll av olika ämnen. Här nämns det vid en intervju att det finns stor potential för samordningsvinster vid en samordnad leverantörsuppföljning mellan flera kommuner. Som förslag nämns de områden där det finns ett fåtal leverantörer och där det skulle vara möjligt att utgå från krav som är vanligt förekommande kommuner, exempelvis miljöstyrningsrådets baskrav. Samordnad leverantörsuppföljning vore bra, utifrån några grundkrav som många använder. Det finns ingen mening att alla följer upp inom vissa produktkategorier Identifierade behov från workshopen: - Uppföljning- mer kunskap och verktyg - Uppföljning av avtal - Uppföljningssamarbete mellan kommuner Upphandling- Kunskap, kravställning Vid flera intervjuer framkom att det behövs fortsatt mer kunskap kring vilka krav man kan ställa för att ta hänsyn till miljö-, sociala aspekter vid upphandlingar. Det omnämns av flera att f.d. miljöstyrningsrådets mallar med baskrav är till stor hjälp då man kan plocka in skrivningar därifrån i upphandlingen. Vid en intervju nämns att det vore bra med en databank där krav kan samlas för specifika upphandlingar där det finns tydliga miljökrav som kan användas. Det skulle kunna fungera som ett stöd till mindre kommuner men som på dock kan ha svårigheter att följa upp dessa krav. På samma sätt funderar en annan av de intervjuade om det vore möjligt att utveckla upphandlingsverktygen (ex. Tendsign) så att skrivningarna finns med redan i verktyget. En sådan databas finns genom konkurrensverkets kriteriebiblitotek (f.d. miljöstyrningsrådet), men frågan är om denna inte används eller möter de behov som efterfrågas vad gäller sammanställning av olika krav i en databas. 6
Det verkar vara svårt att veta hur långt man ska ställa krav. LOU i sig omnämns som en begränsning i vissa fall då man skulle vilja gå längre. Vilket kan vara möjligt men det gäller att hitta omvägar som ex. vid främjande av lokalt producerade livsmedel. En annan aspekt av det är att mer detaljerade och striktare krav kan innebära svårigheter att få mindre företag att svara på upphandlingen. Vid en intervju framkom det även att det genom öppnare krav möjliggör kreativa och annorlunda lösningar från branschen som inte är möjlig om man i förfrågningsunderlaget har väldigt detaljerade krav. Huruvida detta möjliggör att man fortfarande kan säkerställa tydliga och långtgående hänsyn till miljön i upphandling var oklart. Samverkan och erfarenhetsutbyte kring kravställan är viktigt, Viktigt med erfarenhetsutbyte kring vilka miljökrav man kan ställa och andra specifika frågor för vissa upphandlingar. Genom gemensamma krav kan man få större tyngd och även större förståelse från bransch. En annan aspekt är att kompetensen kring vissa specifika frågor ofta är bristfällig i upphandlingsarbetet men att den kan finnas i den egna organisationen. Det är dock ofta som denna inte kommer till användning. Finns även mkt kompetens inom de enskilda organisationerna som inte alltid utnyttjas. Det finns en svårighet att internt kommunicera kring upphandlingar och att i tidiga skeden få in personer från olika områden i arbetet vilket beskrivs mer i ett kommande avsnitt. Identifierade behov från workshopen: - Mindre företag kontra miljökrav. (vissa miljökrav leder till att mindre företag inte kan ge anbud) - Prioriteringslistor - LCC - Utbildning och implementering - Bättre beställningsprocess - Beställarkompetens Kommunikation internt och externt En av de frågor som gavs mycket utrymme under workshopen var den interna samordningen kring hur man inom organisationen arbetar i inköpsprocessen och med upphandling och vilka personer och funktioner som involveras i arbetet. Dålig kommunikation mellan förvaltningar i upphandling Ett behov som lyfts fram är att det interna samarbetet mellan förvaltningar behöver stärkas i inköpsprocessen och vid upphandlingar. De expertkunskaper (ex. kring kemikalier) som behövs i vissa frågor kan finnas internt på kommunen men på en annan förvaltning och de inkluderas därför inte i arbetet. Det finns en dålig dialog mellan funktioner i organisationen och man vet inte heller vem som sitter på funktionerna eller vem i organisationen man kan få hjälp ifrån. Flera diskuterar att det vore bra med en blandad grupp från olika förvaltningar i en kommun som deltar i upphandlingar. Kommunicera upphandling i organisationen hos ledning och ute bland verksamheter En svårighet i arbetet är att nå ut till beställaren, det finns en inbyggd svårighet i att det exempelvis i Malmö Stad finns 22 000 beställare. Det gör det omöjligt att följa upp men också svårt att kommunicera ut riktlinjer och avtal. 7
Vid en intervju diskuteras att det behövs hårdare tydligare styrning och sätta hårdare förväntningar ute i verksamheterna då det ofta upplevs som svårt att arbeta med morötter. Det ger inte effekt. Ett annat sätt skulle vara att det finns en viss andel godkända beställare som får krav på sig hur de ska attestera fakturor för att på så sätt kunna ha möjlighet att kommunicera ut avtal och riktlinjer. En annan aspekt av frågan är att man måste förändra synen på upphandlingen och dess status i organisationen. I många avseenden så ses upphandling som en service bland flera och man ser inte hur strategiskt viktigt verktyg det kan vara. Alla har behovet att höja upphandlingens status i organisationen. Pratar man inte med ledningen så svårt att få till utveckling och resurser. Som en av de intervjuade uppfattar det, Ledningen ser inte hur viktigt det är, man ser enbart kostnader och inte möjligheterna Vid en intervju omnämns att det borde genomföras någon insats med fokus på just de kommunala ledningsgrupperna för att de ska förstå möjligheterna med att strategiskt arbeta med hållbara inköp. För att komma bortifrån fokuset på upphandlingens ekonomiska aspekter och visa att det är möjligt att göra en god affär som är hållbar. Samverkansformer med andra kommuner Det nämns många olika områden och frågor där det skulle kunna finnas möjligheter och potential till att samarbeta mellan kommuner. Vikten av samverkan sammanfattas vid en intervju som, Samverkan i olika former är enda möjligheten- det går inte att komma framåt som enskild kommun. Det nämns flera olika områden för möjligt samverkan, - Samverkan kring kravställning. MSR finns med tillräckliga krav på många områden, genom gemensamma krav kan man få en större tyngd och även förståelse i branschen. - Samordna leverantörsuppföljning mellan kommuner - Samverka i upphandling och uppföljning- En gemensam pott mellan kommuner resurser där man kan hämta resurser till upphandling och uppföljning där en kommun kan vara ansvarig för upphandling och en kan ha huvudansvaret för uppföljningen. Exempel på tidigare samarbeten har byggt på frivillighet men det fungerar dåligt i praktiken. Man är positiv inledningsvis men har svårt att göra jobbet och bidra i arbetet vid senare skede. - Utbildning och informationsinsatser ger inte så mycket det behöver vara mer handfast och inte bara kring upphandling utan även kring avtal och uppföljning. Det behövs mycket erfarenhetsutbyte kring vilka miljökrav man kan ställa och mötesplatser där frågor kring specifika upphandlingar kan diskuteras. Identifierade behov från workshopen: - Uppföljning controller- beställare - Träffar mellan politiker och förvaltningar behöver äga rum oftare - Samordning internt - Inköpsforum, en mötesplats med olika specialister från olika organisationer kan träffas - Kommungemensamma upphandlingar- gå ihop för att få till en riktig förändring 8
Marknadsundersökningar och leverantörsdialog Ett annat behov som lyfts fram av flera är svårigheten att genomföra marknadsundersökningar och ha mer dialog med olika branscher och leverantörer. Många branscher är inte på banan En av de intervjuade upplever det som att många branscher inte är på banan och de är ovana vid uppföljning och vissa är även ovana att det ställs miljökrav. Det är även flera som upplever att det generellt finns brister i underlagen vid upphandlingar och att det ofta är fel i de anbud som leverantörer lämnar. Flera är inne på spåret att en leverantörsutbildning vore bra med utgångspunkt i hur man lämnar anbud. En annan vanligt förekommande svårighet vid kravställan vid vissa upphandlingar är att många leverantörer inte har koll på vad deras produkter innehåller. Mer dialog med leverantörer är något som flera efterfrågar. Det är leverantörerna som är experter inom sina områden och en bra dialog kan därmed ge en bra bild kring vilka krav man kan ställa. Däremot är det ofta svårt att föra sådan dialog då man inte vill ge någon fördel och man är inom kommunen osäker på var man ska dra denna gräns. Samverkan kring kravställning Marknadsundersökningar är viktiga verktyg för att kunna känna av branscher och successivt ställa högre krav. Dialog med marknaden är bra där marknadsanalyser används för att ställa krav som är drivande och som även branscher anser är ok. Identifierade behov från workshopen: - Metod/cheklista för att hitta bästa på marknaden - Branschkunskap - Kunskap om vad som finns på marknaden - Mer kommunikation med leverantörer Lösningar och insatser för en mer hållbar inköpsprocess. I workshopen utgick man från fyra behov som ansågs mest prioriterade och utvecklade dessa för att se vilka lösningar som man bör arbeta vidare med och utveckla ytterligare. De behov som man utvecklade lösningar och insatser för var: Samordning internt, Uppföljning, Mer kommunikation med leverantörer och LCC- utbildning och implementering. Nedan listas de olika behoven och de åtgärder eller insatser som man i grupperna kom fram till. De insatser som är fetmarkerade var de insatser som prioriterade som viktigast och valde att utveckla ytterligare i workshopens sista del. Dessa har därför fler Samordning internt. Prioriterade insatser: Återkoppla till politiken o Projektledare återkopplar till politikerna o Återkoppla mål och dokument som går mot varandra- intressekonflikter o Identifiera var det finns behov av resurser 9
o Återkoppling på tjänstemannainitiativ Samordnad grupp med nyckelpersoner o Uppföljning o Förankrat på ledningsnivå o Ha en tillsatt projektledare o Få tilldelade resurser för arbetet- tid & pengar o Identifiera samarbetsytorna utifrån mål & syfte o Utbildning & kunskapsutbyte o Ta fram en kommunikationsplan Hitta bra referensgrupper o Inkludera hållbarhetsfolk i arbetet o Belöna referenspersoner för sitt deltagande o Kommunicera ut upphandlingsplan till förvaltningar för framförhållning Modell för tidsatta körschema för upphandling o Upphandlingsplan o Arbetsgrupp som inventerar nuläget och arbetar fram ett skissartat förslag Övriga, föreslagna insatser: - Utveckla kommunikationen mellan upphandlare och beställare - Lätt att beställa rätt (e-handel) - Utse inköpsråd med individer från högsta ledningen - Förslagslåda till referensgruppen för hållbara alternativ - Utse avtalsansvarig med uppföljningsansvar - Identifiera samarbetsytor - Tydligare kommunikation om fattade beslut kommunikationsplan - Bättre e-handelssystem - Konsekvenser om man beställer fel eller inte är avtalstrogna - Minska antalet beställare och öka kunskapen hos beställarna - Utbildning, kunskapsutbyte i gruppen m. nyckelpersoner Bättre förståelse för varandras roller - Utbildning i upphandlingsprocessen och beställning LOU, Miljö Uppföljning Prioriterade insatser: Identifiera de stora flödena- prioritering o Tydliggöra olika roller, vem är expert på vilket område för att kunna gå vidare o Arbeta inom tydliga och konkreta områden o o Vilka målsättningar bör prioriteras? Miljö/Ekonomi/Sociala/Politiken? Vilka områden kan vi göra största miljövinsterna? Bygg/livsmedel/drivmedel börja upphandla där prioriterat Redovisa mål och resurskonflikter politiskt 10
o o o o Fel inköp ständigt- tillbaka till upphandlingsunderlaget, hur ska det ändras? Är något fel i underlaget som måste rättas till vid nästa upphandling? Sälja sig Internt- bygga relationer och nätverka internt! Utbildning i inköp- kontinuerligt! Identifiera felen MEN fokus på vad som är bra- ge positiva exempel- kan göra på samma sätt ngn annanstans Övriga, föreslagna insatser: - Tätare kommunikation med leverantörer- i synnerhet i uppstart. Bli överens innan - Hitta nya avtalsområden - Avsätt tid och resurser för uppföljning i fält - Avtalscontroller- inköpsanalys program - Miljökrav följs upp av miljökunniga - Resurs- omvärldsbevakning LCC Prioriterade insatser: Samarbete Inköp & budget o Inköpsenhet med i budget-processen o Återkoppling från beställare o LCC-information i budgetprocessen o Uppföljning av de som inte följer avtalet o E-handel Framhäva goda exempel inspirera o Åker ut och träffar folk på plats o Politikerna beslutar om att goda exempel ska genomföras o Goda exempel kring avtal utvärdering ifrån brukare. T.ex. seminarier eller personliga besök Övriga, föreslagna insatser: - Utvärdering av LCC:s verkliga kostnad- inför ny upphandling - Genomsyra verksamheten uppifrån och ner - Långsiktighet - Metod för uppföljning - Metod för kravställande som är lika för alla delar i kommunen - Förståelse och kunskap om krav och uppföljning - Samverkan gällande uppföljning och leverantörskontroll- aktiv mellan alla kommuner i Sverige (Skåne) Mer kommunikation med leverantörer Prioriterade insatser: Dialog o Utbildning leverantörer (t.ex. att lämna anbud) Politiker behöver kunskap om upphandling o Nya mötesplatser och samarbetsformer 11
o o Identifiera leverantörer Ha koll på nya lösningar, innovativa lösningar, för att kunna ställa drivande krav (t.ex. Mässa) Gemensamma leverantörsdialoger med leverantörer tillsammans med andra kommuner Drivande krav- Vilka krav kan man ställa? Processer ska inte behöva avbrytas, helst inte överklagas Överkomma oron över att kommunicera med leverantörer o Utbilda om vad är ok och inte ok att göra? OBS Informationen ändrar sig hela tiden. (miljöspecialister ska också bjudas in) LOV och andra lagar Erfarenheter/lösningar o Erfarenhetsutbyte Överklagande upphandlingar, Visa lösningar Hur får man genom en livsmedelsupphandling? Lära av andra kommuner men ta inte deras underlag rakt av (Gamla sanningar) Övriga, föreslagna insatser: - Bjuda in till dialog gemensamt med andra kommuner o 1) Nya lösningar o 2) Uppföljningsdialoger - Marknadsundersökningar och statistik - Nya mötesplatser och samarbetsformer o Samarbeta med branschnätverk för att identifiera leverantörer o Mässa nya leverantörer, se lösningar in action - Lära av andra kommuner Men ta inte deras underlag/krav rakt av- utveckla - Utbildning- Leverantör (anbud) Beställare 12
Bilaga 1 Intervjumaterial Intervjuade personer Namn Yrkesroll Organisation Anneli Lindell Miljöstrateg i Inköp och Upphandling Helsingborgs Stad Mari-Louise Berg Miljöstrateg i Inköp och Upphandling Helsingborgs stad Katja Wessling Projektledare MILOU/Handlingsforum Hållbar Utveckling Skåne Ofelia Hendar Jurist Kommunförbundet Skåne Håkan Jönsson Upphandlare Kommunförbundet Skåne Hanna Savola Tillväxtexpert Länsstyrelsen Skåne Emma Johansson Hållbarhetskoordinator Malmö Stad Anna Löfström Miljöstrateg i upphandling Malmö Stad Gabriella Manieri Upphandlingschef Malmö Stad Sofia Arebom Strategisk Inköpare Region Skåne Johan Karlsvärd VD Renhållningen Kristianstad Robert Aradszky Upphandlingsstrateg Svedala kommun Intervjumaterial Pågående eller genomfört arbete kring hållbar inköpsprocess 1. Arbetar ni med hållbar/miljöanpassad inköpsprocess idag? Inom vilka områden? Hur är arbetet förankrat i er organisation? Svårigheter/behov i fortsatt arbete 2. Inom vilka områden i inköpsprocessen skulle du/din organisation behöva stöd eller insatser för att utveckla ert arbete mot en hållbar inköpsprocess: Områden där projekt eller utvecklingsarbete efterfrågas och intresse att delta i. 3. Vilka områden skulle du vilja se prioriterade i framtida projekt eller samverkan? Vilka möjligheter har er organisation att vara delaktiga i projekt eller samverkan för utveckling av inköpsprocessen? Nätverk/Samverkan/Erfarenhetsutbyte 4. Hur skulle ett erfarenhetsutbyte/samverkan med andra kommuner/aktörer i Skåne fungera för att det skulle ge dig och din organisation stöd i ert fortsatta arbete med hållbar inköpsprocess? Deltar ni idag i några befintliga nätverk eller samverkan med andra aktörer i Skåne? 13