Tjänstedesign som verktyg för att samskapa nya vägar till innovation i kommuner Socialchefsdagarna 2018 Anna Löfgren Wilteus, Socialstyrelsen
Tänk om... Du kunde ta bort eller ändra på regler som skulle göra det lättare att förnya och utveckla din verksamhet, vilken regel ändrar du först? Tänk om... Du får ett tillskott på hela 100 miljoner förnyelse av kommunens äldreomsorg, vad skulle du göra då? Tänk om... Under en dag slutade lagar och regler att gälla, hur skulle du då kunna möta brukarnas behov, som du inte kan i vanliga fall?
Innovation enligt OECD An innovation is the implementation of a new or significantly improved product (good or service), or process, a new marketing method, or a new organisational method in business practices, workplace organisation or external relations.
Nytt, nyttigt, Alla 3 behövs för att det ska vara en innovation nyttiggjort
Nya produkter
Nya tjänster
Nya arbetssätt
Nya organisationsformer
Identifiera utmaningen Ta fram idéer Testa lösningar Utveckla, planera, lansera
Vad har Socialstyrelsen med innovation att göra?
Socialstyrelsen värnar hälsa, välfärd och allas lika tillgång till god vård och omsorg och för att klara detta behöver vi tänka nytt tillsammans
Socialstyrelsen följer upp, utvärderar, utreder och undersöker sammanställer, utvecklar och förmedlar kunskap tar fram normer baserade på lagstiftning och kunskap utför andra myndighetsuppgifter
En innovativ och samverkande statsförvaltning (Förvaltningspolitiska propositionen 2009/10:175) Verka för att forsknings- och utvecklingsarbete kommer till stånd (Instruktion för Socialstyrelsen) Redovisa de åtgärder som vidtagits för att främja innovation inom myndighetens ansvarsområde (Regleringsbrev för budgetåret 2018) Innovativ och effektiv myndighet (Socialstyrelsens strategiska färdplan 2017-2020)
Socialstyrelsens strategi för att främja innovation i vård och omsorg Vad behövs för att gå från idé till att lyckas nå verklig förnyelse i kommuner?
Många projekt blir som tomtebloss massor med bra idéer men det finns ingen grund för hur det ska implementeras och spridas vidare. Tillgång till data det är jätteutmanande att få fakta på om det faktiskt blir bättre för patienten. Utmaningen är att idéerna ofta blir hängande i luften och ingen orkar ta tillvara på dessa. När vi lämnar mötesrummet, springer alla vidare med sitt i vardagen. Jag vill gärna hitta ett sätt och en struktur för att ta tillvara på dessa idéer och se till att de förverkligas. Det finns kanske en viss rädsla också, en sorts beröringsskräck i offentlig sektor gentemot företag, mest på grund av att man inte vet vad som gäller. Man avstår att göra något nytt hellre än att riskera att göra fel. Ibland bollas vi mellan IVO, Läkemedelsverket och Socialstyrelsen någon säger det ligger nog mer på IVO, någon annan, det ligger mer på Läkemedelsverket osv, och så bollas vi runt. Man skickar saker med email istället för med post och tycker att man har digitaliserat ett flöde. Socialstyrelsen skulle kunna hjälpa till att skapa ett kreativt utrymme genom att ge kunskap och mandat om var gränser går och hur lagar och förordningar ska tolkas. Så här säger man i vård och omsorg om innovation Det saknas en nationell plattform och struktur som underlättar för företag och vårdverksamheter att mötas kring utveckling. Det är mycket tillfälligheter och ad hoclösningar som avgör. Om Socialstyrelsen tar på sig innovationströjan och säger att vården ska jobba med innovation så betyder det jättemycket
Hinder och möjligheter för innovation 1. Behov av översikt och vägledning gällande hur olika typer av innovation inom vård, omsorg och offentlig sektor berörs av olika regleringar 2. Patienter, brukare och anhörigas behov behöver få en starkare röst inom vård och omsorg 3. Behov av långsiktigt stöd och resurser för att gå från projekt till breddinförande i hälso- och sjukvård och socialtjänst 4. Behov av nationell IT-infrastruktur som möjliggör interoperabilitet och samverkan 5. Behov av testmiljöer med snabb utvärderingsmöjlighet baserat på data samt aktuell evidens och stöd kring användning av e-hälsa och välfärdsteknik 6. Behov av omvärldsanalys och extern kompetens för att identifiera och lösa problem eller få in nya synsätt 7. Behov av systemsyn för att kunna navigera innovationssystemet och bedriva innovation samordnat
4 strategiska områden som främjar innovation:
1. Samordna och skapa mötesplatser
2. Stödja trygg och säker utveckling med hjälp av data och stöd kring regelverk
3. Bidra till långsiktiga förutsättningar och strukturer för innovation
4. Uppföljning och analys av innovation och innovationsförmåga
Jämförelseverktyg e-hälsa och välfärdsteknik
div.socialstyrelsen.se
Följ oss på LinkedIn och Facebook
Utvecklingsprojekt för att lära oss mer om hur Socialstyrelsen kan stötta kommuner i innovationsarbete
Fyra parter i projektet: Socialstyrelsen, Uppsala kommun, tjänstedesigners och forskare Tjänstedesign som verktyg för att samskapa nya vägar till innovation hur Socialstyrelsen i framtiden kan främja innovationsförmågan inom socialtjänsten
Jonas Gumbel, innovations- och förändringsledare, Uppsala kommun
Vilka utmaningar står Uppsala inför? Exempel på utmaningar för äldre- respektive omsorgsförvaltningen i framtiden Fram till år 2030 förväntas de allra äldsta, personer 80 år och äldre, att fördubblas Utmaning att bibehålla och rekrytera arbetskraft Begränsad budget trots behov av investeringar Förändrat uppdrag för kommunen med mer avancerad vård i hemmet Förändrad efterfrågan på boenden från brukarna Citat som lyfter/levandegör insikten
Tjänstedesign för innovation att ställa sig i brukarens skor för att hitta nya lösningar
Service design is all about making the service you deliver useful, usable, efficient, effective and desirable
Design Användarens upplevelse
Från varulogik till tjänstelogik olika syn på hur värde skapas Varulogik: värdet skapas internt i organisationen och distribueras sedan som färdig produkt till medborgaren Tjänstelogik: värdet skapas i interaktionen mellan myndighet och medborgare användarna ses som medskapande aktörer
Varför använda tjänstedesign inom offentlig sektor? Traditionellt Lösa problem åt medborgaren Lapptäcke av olika lösningar, brandsläckning Storskaliga tester direkt Stuprör svårt med samarbete Enkäter och fokusgrupper Rapport med text och figurer Tjänstedesign Hitta lösningar tillsammans Utgå från medborgarens behov Prototyp i liten skala smarta misslyckanden Samarbete över organisationsgränser Djupare kartläggning av verkliga behov Prototyp, visualisering av olika slag Källa: Design for public good, Design Council, UK, 2013
Tjänstedesign med inspiration från innovationsguiden
Frågeställning Vad främjar respektive hindrar innovationer som kan skapa trygghet i hemmet för äldre, personer med funktionsnedsättning samt multisjuka? Projektet drivs av Socialstyrelsen tillsammans med omsorgsförvaltningen och äldreförvaltningen i Uppsala kommun ihop med organisationsforskare. Vad skulle Socialstyrelsen kunna göra i framtiden för att undanröja hinder och främja innovation?
Trygg hemma
Trygg hemma
Trygg hemma
Tre loopar under 2018 Intervju Intervju Intervju Intervju Intervju Intervju Intervju HÄR ÄR VI NU! intervju intervju intervju intervju intervju intervju Intervju LOOP 1 LOOP 2 LOOP 3 PROJEKTLEVERANS 2019
Vi når mättnad Kvalitativ utvecklingsprocess Uppmuntrar till berättande Lyssnar efter vad som är viktigt för användaren Varför? Identifierar bakomliggande faktorer snarare än åsikter Fokuserar på de gemensamma nämnarna Använder olika respondenter i varje loop, ej permanent kundpanel/fokusgrupp
Vad är utmaningarna med utvecklingsarbete och innovation där du arbetar?
Brukarnytta starkaste drivkraften för innovation Att få vara delaktig i att göra livet bättre för någon annan skapar stolthet och stärker yrkesrollen Gemensam drivkraft i att ge brukarna bättre livskvalitet Frihet och egenmakt för brukaren är viktigt att uppnå Tekniska lösningar ses som ett nytt sätt att nå det målet Brukarperspektivet ger nya idéer och kan bidra till mer positiv syn på sitt yrke Stolthet över lyckade projekt ger energi Behov Känna att jobbet är meningsfullt och värdefullt Sätta ord på vad man gör för att lyfta fram värdet av det man gör Uppföljning/utvärdering ett sätt att visa på professionalism i yrket Det blir bra så länge man har de äldres bästa i åtanke och man ser att det blir rätt för dem man är till för
Innovationsarbete kräver resurser Brukaren måste alltid komma i första hand, innovationsarbete prioriteras bort Vård och omsorg bedrivs dygnet runt, året runt. Personalens dagar är fyllda av patient- och brukarmöten, det finns ingen tid att innovera på arbetstid Underbemanning gör det svårt att vara borta För att kunna bedriva utveckling i verksamheten behöver tid frigöras i praktiken, dvs någon tar över de dagliga arbetsuppgifterna Viljan är inte det som hindrar, om man ska få jobba med sin idé måste det prioriteras dvs något annat tas bort Strukturer saknas för att underlätta igångsättande och hitta finansiering till projekt Nån annan måste träffa patienten för att det ska gå Behov Frigjord tid i praktiken ta in vikarier för den som ska arbeta med innovation Hjälp med schemaläggning
Struktur för förvaltning, inte för förändring Struktur för innovation saknas, verksamheten är strukturerad för att upprätthålla nuvarande verksamhet Strukturer på arbetsplatser är skapade för att förvalta verksamheten, inte utmana och förändra Innovationsarbete är större än en metod, det krävs processer och strukturer för att driva arbetet hela vägen från utmaning till införd innovation Det behövs strukturer för att kartlägga vilka som berörs av utmaningen/idéer samt se till att de blir delaktiga i innovationsarbetet Den som vill förändra får lägga mycket tid och energi på att övertyga och få med sig andra. Ett personligt nätverk behövs för att genomdriva innovation Förbättringsarbete borde vara en självklar del av arbetet Behov Utrymme och struktur krävs för att lyckas med innovation Tidig delaktighet skapar ägarskap som underlättar införandet Förankrat syfte med innovationsarbetet vad ska vi åstadkomma tillsammans, för vem skapar vi värde brukaren, medarbetaren, organisationen och samhället? Plan för test och genomförande och utvärdering av resultat Kultur behövs som tillåter och uppmuntrar och efterfrågar att prova nytt, utvärdera och göra bättre och bättre
Eldsjälen måste själv hitta bränsle till sin låga Förändring och innovation är beroende av enskilda personers engagemang Den som brinner för något får lägga kraft och energi på att själv skapa sina förutsättningar Personligt engagemang krävs för att orka hålla i Mycket hänger på stöd från chefen Behöver hämta kraft, energi och argument från andra kollegor, nätverk eller chefen Eldsjälen behöver stöd från personer med mandat, till exempel MASar, chefer högre upp, jurister eller experter Om man inte får stöd känner man sig som en ensam pelikan i öknen Behov Utrymme och stöd för eldsjälen att driva eller delta i innovationsarbetet så att hen inte behöver kämpa ensam
Chefen som trädgårdsmästare utan vatten blommar inga frön Chefen måste bereda väg och lägga grunden Utan stöd i form av förtroende, utrymme, resurser och förankring uppåt och bland kollegor går det inte att driva innovation i mål - idetta arbete är chefen oumbärlig Chefer behöver uppmuntra till ifrågasättande av nuläget, och utmanande av regler och begränsningar Viktigt att visa tillit till de som vill och bjuda in till delaktighet både i prioriteringar om vad som ska göras, och i införande hur, samt uppmuntra förbättringsarbete Att utmana nuläget tar tid Behov Praktiskt skapa förutsättningar för att utveckla och genomföra saker Skapa förutsättningar och strukturer för delaktighet i innovationsarbete Lyfta upp och ta till vara personers drivkraft för att skapa stolthet i vardags- och förändringsarbete. Tillit till medarbetares förmåga Chefer måste tänka i möjligheter för att ta bort hinder
Organisationer kan inte samarbeta det gör människor Samarbete över gränser berikar, men bygger snarare på personliga relationer än upparbetade strukturer Samverkan mellan förvaltningar inom kommunen och aktörer utanför, t ex landsting och privata aktörer behövs för att kunna innovera. Det är ofta en förutsättning för nya lösningar Samverkan är dock inte smärtfritt, många kockar blir mer tungrott och ansvarsfördelning blir mer otydlig Många gånger är personliga kontakter och nätverk vägen fram för att få saker att hända eller få reda på vad som gäller Användarens behov Bygga relationer med andra utanför den egna organisationen Möjligheter att inspireras och samarbeta med andra Former för möten som främjar samverkan, både i den dagliga driften av verksamheten och innovationsarbetet Personliga kontakter och relationer gör att det går snabbare att komma framåt
Uppfinn inte hjulet på nytt Behov av att ta del av andras problem och lösningar för att visa att det går att göra saker på nya sätt Socialstyrelsen ses som en aktör som kan sprida erfarenheter och goda exempel Lärande mellan kommuner och mellan lokal, regional och nationell nivå behövs och efterfrågas Initiativ som är specifika för olika områden /situationer uppskattas, liksom att kunna ta del av problem och lösningar runt om i landet, samt ha dialog mellan olika nivåer Behov Inspireras av hur andra gjort för att se möjligheter och få egna idéer Någonstans att enkelt vända sig till när behov uppstår Behov av dialog med Socialstyrelsen och med andra aktörer på olika nivåer för att kunna ställa frågor och få idéer och nya perspektiv Behov av specifika satsningar riktade mot olika områden, till exempel vissa sjukdomstillstånd, verksamhetstyper, etiska dilemman etc Slippa uppfinna hjulet på nytt Ibland känns det som man bara vill ringa någon och fråga hur det egentligen är
Får jag lov? Att veta vad som gäller ger trygghet och handlingskraft och kan vara en möjlighet för mer innovation Regelverket är ständigt närvarande i det dagliga arbetet Falska sanningar om regelverk som inte är korrekta sprids vilket kan hindra innovation för att man inte tror att den nya lösningen är ok enligt reglerna Enklare att göra som man alltid har gjort än att ta reda på vad som skulle kunna göras. Svårt att veta vad som gäller vid införande av ny teknik vilken aktör ansvarar för vad? Etiska frågeställningar vid nytänk hur ska vi förhålla oss till övervakning med ny teknik, utöver det praktiska handhavandet? Behov Få hjälp med vad man får göra och inte Klargöranden, förtydliganden Tydlig, närvarande part att vända sig till för råd Vi vill göra det som är bäst för våra brukare, men det är krångligt Ingen vet och ingen kan svara: det känns som att lyfta på en sten och det är 3000 myror
GDPR och samtycke vad är nytt? De som inte kan lämna samtycke kan inte delta i innovationsprojekt trots behov. Molnet vad innebär det om servern ligger i tredje land? Anhöriga och boende behöver veta sina rättigheter kring användning av ny teknik! I den grå zonen vem har ansvar för patienten i gränserna mellan kommun och region? Olika myndigheter har olika syn på juridikens tillämpning tex Socialstyrelsen och datainspektionen Vi måste fortsätta att leva och vara pragmatiska! Vad är FoU och vad behöver upphandlas? Vilka möjligheter finns att INTE upphandla? Några exempel på kommentarer kring regelverket och innovationsprojekt Finns det andra sätt att uppnå rättssäkerhet än att myndighetsbeslut måste ligga till grund för insatser?
Om du fick drömma: hur skulle du då arbeta med förnyelse och innovation?
Tillsammans kan vi få goda idéer att växa!
Tack! Vi hörs! Anna Löfgren Wilteus Utredare med inriktning på innovation Socialstyrelsen 075-247 4331 anna.lofgren-wilteus@socialstyrelsen.se Jonas Gumbel Innovations- och förändringsledare Uppsala kommun 018-727 70 41 Jonas.Gumbel@uppsala.se
Mer information finns på: www.socialstyrelsen.se Prenumerera på vårt nyhetsbrev: www.socialstyrelsen.se/nyhetsbrev