STADSREVISIONEN www.stockholm.se/revision Nr 08 Februari 2010 DNR 368-10/2010 Granskningspromemoria 2009 STOCKHOLMS STADS PARKERINGS AB
Den kommunala revisionen är fullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och bolagsstyrelser. Stadsrevisionen i Stockholm granskar nämnders och styrelsers ansvarstagande för att genomföra verksamheten enligt fullmäktiges uppdrag. Stadsrevisionen omfattar både de förtroendevalda revisorerna och revisionskontoret. I årsrapporter för nämnder och granskningspromemorior för styrelser sammanfattar Stadsrevisionen det gångna årets synpunkter på verksamheten. Särskilda granskningar som sker under året publiceras löpande som revisionsrapporter och i vissa fall som promemorior. Publikationerna finns på Stadsrevisionens hemsida. De kan också beställas från revisionskontoret. STADSREVISIONEN Revisionskontoret www.stockholm.se/revision Besöksadress: Hantverkargatan 3 A, 1 tr Postadress: 105 35 Stockholm Telefon: 08-508 29 000 Fax: 08-508 29 399
STADSREVISIONEN INNEHÅLL Sid 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande...1 2 Redogörelse för granskningsresultatet...1 2.1 Särskild granskning... 1 2.1.1 ILS...1 2.1.2 Riskkontroll...3 2.1.3 Bevakningstjänster...4 2.2 Basgranskning... 4 2.2.1 Bolagets arbete med internkontroll...4 2.2.2 Bolagets ekonomiska prognoser...5 2.2.3 Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag...6
STADSREVISIONEN 1(6) 1 Redogörelse för granskningens planering och genomförande Årets granskningsinsats har planerats tillsammans med samtliga lekmannarevisorer vid ett planeringsmöte den 15 maj 2009. Vid planeringsmöte den 8 juni 2009 avseende Stockholm Parkering informerade lekmannarevisorn om det granskningsuppdrag han givit revisionskontoret. Den auktoriserade revisorn presenterade sin Granskningsplanerings-PM. I övrigt har informationsutbyte skett mellan samtliga involverade i revisions- och granskningsarbetet. Resultatet av granskningen av intern kontroll och delårsbokslutet per 2009-08-31 rapporterades vid ett gemensamt avstämningsmöte den 8 oktober 2009, där bolagets ledning deltog. Även representanter från Stockholms Stadshus AB närvarade vid mötet. Under granskningsåret har revisionskontoret sammanträffat med bolagets ledning i samband med information och avstämning av genomförda granskningar. Slutrevisionsmöte med bolagsledningen äger rum den 17 februari 2010. Årets granskning har enligt fastställd granskningsplanering omfattat bl a följande: ILS Riskkontroll Bevakningstjänster Denna granskningspromemoria har faktakontrollerats av bolaget. 2 Redogörelse för granskningsresultatet 2.1 Särskild granskning 2.1.1 ILS Stadens system för integrerad ledning och uppföljning av verksamhet och ekonomi (ILS) baseras på målstyrning. I enlighet med koncernstyrelsens beslut 2001-04-10 ska de övergripande ramarna och begreppen inom ILS även användas av stadens bolag. Sedan 2003 har stadens bolag arbetat i ett webbaserat program för ILS, ILS-webb, framtaget av Stockholms Stadshus AB. Under år 2008 har ILS-webb vidareutvecklats som uppföljningssystem för att gälla hela kommunkoncernen. Här anges fullmäktiges inriktningsmål och mål för verksamhetsområdet, ägardirektiv samt bolagens mål för verksamhetsområdet. Vidare anges indikatorer och aktiviteter kopplade till mål och ägardirektiv.
STADSREVISIONEN 2(6) Syftet med granskningen är att bedöma om bolaget använder ILS i enlighet med gällande riktlinjer. Iakttagelser Fullmäktige har fastställt ett antal indikatorer utifrån fullmäktiges inriktningsmål och mål för verksamhetsområdet. Bolaget har beaktat dessa i sin planering i ILS och även i marknadsplanen och affärsplanen som har antagits av styrelsen. För den interna styrningen används ILS till viss del, den egentliga styrningen sker dock främst genom marknadsplanen och affärsplanen. I budgeten samt årsredovisning/tertialrapporter som redovisas till styrelsen kommenteras de uppgifter som lämnas i ILS. Hela ILS rapporteringen redovisas även som bilaga till dessa ärenden. I ILS-webb har bolaget konkretiserat fullmäktiges mål och ägardirektiven med egna mål samt även angivit egna indikatorer kopplade till dessa. Bolaget följer direktiven från koncernledningen att inom ramen för ILS rapportera de koncerngemensamma målen och att sätt mål eller aktiviteter för ägardirektiven. ILS har utvecklats väsentligt sedan styrelsen för Stockholm Stadshus AB år 2001 beslutade om tillämpningen av ILS. Synpunkter på förbättringar som bolaget har framfört angående ILS-webb är t ex att tidplanen behöver ses över så bolagen och nämnderna är i fas, beskrivning (förklaring) till indikatorerna borde komma tidigare samt att ägardirektiven kunde märkas ut tydligare. Bolagets tillämpning av ILS (inklusive ILS-webb) följer direktiven från moderbolaget Stockholms Stadshus AB. Bolaget har i relativt stor utsträckning formulerat egna indikatorer med årsmål till ägardirektiven. Revisionskontorets anser att bolagets tillämpning av ILS genom sin tertialvisa ILS-rapportering till styrelsen vid tertialuppföljningarna säkerställer att fullmäktiges mål genomsyrar bolagets verksamhet.
STADSREVISIONEN 3(6) 2.1.2 Riskkontroll Revisionskontoret har granskat Stockholm Parkering ABs hantering av verksamhetsrisker. Syftet med granskningen är att bedöma om bolaget arbetar med riskhanteringen på ett systematiskt sätt. Iakttagelser Bolagets styrelse har antagit olika policydokumentet som på ett eller annat sätt syftar till att säkra att bolaget uppnår sina mål, t ex säkerhetspolicy, krisberedskapspolicy samt policy för internkontroll. Alla policydokument ses över och omarbetas vid behov varje år. All personal vid bolaget intygar årligen skriftligt att man läst policydokumenten. Härutöver finns en rad planer som tydliggör bolagets prioriterade områden. En affärsplan och en marknadsplan finns framtagen. Dessa ses över kontinuerligt och uppdateras. Vid bolaget finns en tjänsteman som har till uppgift att samordna det samlade säkerhetsarbetet. Säkerhetsarbetet rapporteras löpande till ledningsgruppen. Bolaget har genomfört en s k SWOT-analys (oktober 2008) och denna följs kontinuerligt upp. Vid en SWOT-analys tydliggörs en organisations styrkor och svagheter samt hot och möjligheter. Viktiga mått och steg som bör genomföras enligt denna analys finns inskrivna i bolagets budget. Den av staden initierade Risk- och säkerhetsananlysen (RSA) är genomförd. SWOT-analysen är gjord tillsammans med konsult och har genomförts genom intervjuer med personal från olika verksamheter samt med ledningsgruppen. Styrelsen har fått information om resultatet genom muntlig föredragning av VD. Vid bolaget finns även en krisledningsgrupp vars kärna utgörs av ledningsgruppen. Krisledningsgruppen kompletteras med olika specialister beroende på krisens art och omfattning. Den senaste krisledningsövningen genomfördes i april 2008 med hjälp av brandförsvaret. Denna innehöll delarna förberedelse, genomförande och utvärdering och avsåg en brand i ett garage. Tidigare granskning av det systematiska brandskyddsarbetet har visat att bolaget bedriver detta i enlighet med gällande lagar och gällande föreskrifter från Statens räddningsverk.
STADSREVISIONEN 4(6) Enligt revisionskontoret arbetar bolaget med sin riskhantering på ett systematiskt sätt. Ansvar och roller inom säkerhetsområdet är definierade och kända av berörd personal inom bolaget. Bolaget har därigenom skapat goda förutsättningar för en god beredskap för att hantera såväl små som allvarliga störningar i verksamheten. 2.1.3 Bevakningstjänster Stockholm Parkering har kostnader när bevakningsföretag behöver åka ut på larm som har utlösts i bolagets anläggningar. Det är viktigt att bolaget kan kontrollera om bevakningsföretaget har åkt på larmet och att fakturor från bevakningsföretaget kontrolleras utifrån detta så att bolaget undviker onödiga kostnader. Iakttagelser Bolaget har avtal med Securitas avseende bevakningstjänster som avser två delar, en felanmälan samt en övervakningsdel (rondering). I detta avtal ingår att Securitas ska åka på brand- och inbrottslarm, vilket innebär att inga särskilda fakturor för detta ställs ut. Kostnaden för detta ingår i bolagets avtal med Securitas. De fakturor som ställs ut avser avtalet (fast kostnad som faktureras per månad) samt eventuella extra beställningar för bevakning. I avtalet ingår att Securitas har en bil särskilt avsedd för Parkeringsbolaget som bara ronderar för bolaget och som bolaget själva styr över. Kontroll har gjorts av två fakturor utan anmärkning. Revisionskontoret bedömer att bolaget har god intern kontroll avseende kostnader för bevakningstjänster. 2.2 Basgranskning 2.2.1 Bolagets arbete med internkontroll Styrelsen för Stockholm Parkering har fastställt en policy för intern kontroll. I policyn definieras att kontroller baseras på genomförda risk- och sårbarhetsanalyser men även processkontroller i verksamhetssystem skall ingå i det
STADSREVISIONEN 5(6) planerade kontrollarbetet. VD har fastlagt ett antal områden som ska ingå i den Interna kontrollplanen för 2009. I denna plan läggs fokus på uppföljning av genomförd SWOT-analys. En rapport om genomförda kontroller har behandlats av styrelsen 2009-12-17. Av rapporten framgår att en uppföljning av vissa prioriterade hotbilder i riskanalysen har genomförts. Dessa avser extern parkeringsövervakning och långsiktigt fastighetsunderhåll. Enligt revisionskontorets bedömning ingår väsentliga områden i bolagets internkontrollplan. Kontroller har genomförts i enlighet med internkontrollplanen och har avrapporterats till styrelsen. 2.2.2 Bolagets ekonomiska prognoser Revisionskontoret har granskat tertialrapporter och bokslut med inriktning på bolagets prognoser och resultat efter finansnetto. Av nedanstående tabeller framgår bl a kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens krav på resultat enligt budget 2009 och bolagets prognoser över resultat och investeringar. Årets fastställda avkastningskrav uppgick till 35 mnkr men justerades ned till 19,3 mnkr med anledning av ärendet Stimulans för Stockholm. Resultat efter finansnetto, 2009 (mnkr) Kf:s budget Bolagets Prognos Prognos Bokslut S-hus budget budget T1 T2 19,3 19,3 19,3 19,6 19,1 Tertialrapport 1 och 2 Av VDs kommentarer till tertialrapport 2 framgår att prognosen för året är något bättre än budget. Prognosen pekar på att målen enligt stimulanspaketet kommer att genomföras i sin helhet. Bokslut Årets resultat efter finansnetto uppgår till 19,1 mnkr, vilket är något sämre än budget. I resultatet ingår åtgärder enligt Stimulans för Stockholm med 13,6 mnkr.
STADSREVISIONEN 6(6) Investeringar (mnkr) Bolagets Prognos Prognos Bokslut budget T1 T2 148,1 167,3 134,7 147,7 Avvikelsen mot budget är endast 0,4 mnkr. Större avvikelser finns beträffande de olika projekten. T ex finns avvikelser avseende ändrad tidsplan för Högalidsgaraget och förseningar i byggprocessen av Vartoftagaraget. Enligt revisionskontorets bedömning får styrelsen bra information om bolagets ekonomi och verksamhet i de rapporter som lämnas i samband med tertialrapporter och bokslut. Fullmäktiges resultatkrav har uppnåtts. 2.2.3 Uppföljning av ägarnas direktiv och uppdrag Enligt kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens budget för år 2009 ska bolagsstyrelsen arbeta med ett antal bolagsspecifika ägardirektiv: att genomföra bolagets investeringsplan. Byggstart planeras för ett tiotal nya planeringsanläggningar. att behålla en försiktig prispolitik, men genomföra prisjusteringar med ett gott serviceutbud. att skapa effektiva och attraktiva infartsparkeringar med ett gott serviceutbud. att fortsätta kvalitetsarbetet inom bolaget, vilket bland annat innebär ökad trygghet och trivsel för bilisterna. Revisionskontorets bedömning och kommentar Enligt revisionskontorets sammanfattande bedömning arbetar bolaget aktivt med kommunfullmäktiges och koncernstyrelsens mål och ägardirektiv. Lars-Erik Örsing enhetschef Stefan Rydberg revisor