Granskning av kompetensförsörjning

www.pwc.se Revisionsrapport Granskning av kompetensförsörjning Karin Magnusson Hanna Franck Larsson Mars 2017 Region Gävleborg

Innehåll Sammanfattning... 2 1. Inledning... 5 1.1. Bakgrund... 5 1.2. Revisionsfråga... 5 1.3. Kontrollmål... 5 1.4. Revisionskriterier... 5 1.5. Avgränsning... 5 1.6. Metod... 6 2. Iakttagelser och bedömning... 7 2.1. Organisation, struktur... 7 2.1.1. Iakttagelser... 7 2.1.2. Bedömning... 8 2.2. Förekomst av statistik och underlag... 8 2.2.1. Iakttagelser... 8 2.2.2. Bedömning... 10 2.3. Analyser och åtgärdsplaner... 10 2.3.1. Iakttagelser... 10 2.3.2. Bedömning... 12 2.4. Projekt/åtgärder... 13 2.4.1. Pågående projekt/åtgärder... 13 2.4.2. Iakttagelser... 15 2.4.3. Bedömning... 16 2.5. Stödsystem... 16 2.5.1. Iakttagelser... 16 2.5.2. Bedömning... 17 1

Sammanfattning Läkartätheten i Sverige är den fjärde högsta bland länder inom EU/ESF, och för sjuksköterskor ligger Sverige på femte plats. Trots ökad tillgång på läkare, barnmorskor och sjuksköterskor är hälso- och sjukvårdens efterfrågan på personal ännu större. I synnerhet är det sjuksköterskor och specialiserade läkare som behöver rekryteras. För att trygga den framtida personalförsörjningen ställs det krav på analyser av framtida behov samt åtgärder för att behålla och rekrytera personal. Utifrån genomförd risk och väsentlighetsanalys har Region Gävleborgs revisorer beslutat att granska huruvida Regionstyrelsen har kontroll över behovet av rekryteringar och andra åtgärder för att säkra den framtida bemanningen. Granskningen har besvarat följande revisionsfråga: Har Regionstyrelsen säkerställt att ändamålsenliga åtgärder vidtas för att skapa önskvärda förutsättningar vad gäller personalförsörjning? Vår sammanfattade bedömning är att Regionstyrelsen i begränsad utsträckning har säkerställt att ändamålsenliga åtgärder vidtas för att skapa önskvärda förutsättningar vad gäller personalförsörjning. Kompetensförsörjning är ett väsentligt område för Region Gävleborg att hantera då regionen står inför stora utmaningar framåt. Nationellt framgår en otillräcklig tillgång på kompetens som påverkar Region Gävleborgs förutsättningar. Vidare kvarstår interna strukturella utmaningar som risker att leda till bristfälliga data i beslutsunderlagen. Bedömningen av kontrollfrågorna görs på en fyrgradig skala: ej uppfyllt, i begränsad utsträckning, till övervägande del eller uppfyllt. Bedömningen av kontrollmålen ligger till grund för den sammanfattande bedömningen och svaret på revisionsfrågan. Finns en organisation/struktur för att hantera de åtgärder som behöver vidtas? Det finns en organisation inom Region Gävleborg som i huvudsak bör kunna hantera de åtgärder som behöver vidtas och det pågår ett arbete med att utarbeta en struktur för kompetensförsörjningsarbetet. Det finns brister i tydligheten avseende ansvar, roller och gränssnitt. Detta behöver klargöras samt kommuniceras till verksamheten. Det behöver bland annat tydliggöras vilket arbete som skall bedrivas av verksamheterna själva och vad som hanteras centralt inom Region Gävleborg. Utifrån genomförd granskning bedömer vi att kontrollmålet i begränsad utsträckning är uppfyllt. 2

Finns statistik och underlag avseende personalstruktur, personalomsättning och kompetenser? Utifrån genomförd granskning kan vi konstatera att det finns brister i statistik och underlag avseende personalstruktur i beslutsstödet Cyklop. Statistiken avseende personalomsättning avser endast personer som påbörjar eller avslutar sin anställning inom Region Gävleborg och ger ingen bild över den interna rörligheten. Vi kan också konstatera att den befintliga statistiken inte används i någon större utsträckning då det finns viss tveksamhet kring trovärdigheten i underlaget. Det är väsentligt att det befintliga underlagets korrekthet säkerställs och att möjligheterna att komplettera statistiken undersöks. Utifrån genomförd granskning bedömer vi att kontrollmålet ej är uppfyllt. Finns analyser och åtgärdsplaner kopplat till uppgifter av personalstrukturen? På verksamhetsnivå finns en bild över vilka åtgärder som behöver utföras för att säkra den framtida kompetensförsörjningen men dessa är inte dokumenterade. På regionövergripande nivå finns en marknads- och rekryteringsplan med fastställda aktiviteter, vilken utgör en bilaga till den ännu ej fastställda strategiska kompetensförsörjningsplanen. Vi har noterat att kopplingen mellan det arbete som bedrivs centralt och det arbete som bedrivs av verksamheterna behöver tydliggöras. Det behöver även tydliggöras kring ansvar och roller i arbetet med aktiviteter, analyser av behov, upprättande av åtgärdsplaner etc. Utifrån genomförd granskning bedömer vi att kontrollmålet i begränsad utsträckning är uppfyllt. Bedrivs några särskilda projekt med anledning av situationen? (vilka åtgärder har vidtagits?) Det pågår ett flertal projekt och åtgärder inom Region Gävleborg på såväl övergripande nivå som verksamhetsnivå vilket vi ser som positivt. Vi finner det väsentligt att kopplingen mellan det övergripande, centrala arbetet och de projekt som bedrivs på verksamhetsnivå tydliggörs. En åtgärd som gjorts är satsningen på utbildningstjänster. De intervjuade ifrån verksamheten upplever inte att det framtida kompetensförsörjningsbehovet överensstämmer med den gjorda prioriteringen av utbildningstjänster. Kontrollmålet bedöms som i begränsad utsträckning är uppfyllt. Finns stödsystem för att ge stöd i arbetet med en framtida bemanningsplanering samt behov av framtida rekryteringar? Det saknas vid granskningstillfället en samlad bild av den nuvarande situationen utifrån framtida behov som kan ge stöd i arbetet med den framtida bemanningsplaneringen och 3

behov av framtida rekryteringar. Det finns vissa lokala, upprättade mallar för verksamhetsområden och vårdenheter men inget systematiskt arbete inom Region Gävleborg. Vi bedömer det som väsentligt att Region Gävleborg i de kommande kompetensförsörjningsplanerna ser över utformningen för att kunna skapa en sådan bild och därifrån göra korrekta prioriteringar av aktiviteter/åtgärder. Vi bedömer att kontrollmålet ej är uppfyllt. 4

1. Inledning 1.1. Bakgrund Läkartätheten i Sverige är den fjärde högsta bland länder inom EU/ESF, och för sjuksköterskor ligger Sverige på femte plats. Trots ökad tillgång på läkare, barnmorskor och sjuksköterskor är hälso- och sjukvårdens efterfrågan på personal ännu större. I synnerhet är det sjuksköterskor och specialiserade läkare som behöver rekryteras. För att trygga den framtida personalförsörjningen ställs det krav på analyser av framtida behov samt åtgärder för att behålla och rekrytera personal. Utifrån genomförd risk och väsentlighetsanalys har Region Gävleborgs revisorer beslutat att granska huruvida Regionstyrelsen har kontroll över behovet av rekryteringar och andra åtgärder för att säkra den framtida bemanningen. 1.2. Revisionsfråga Har Regionstyrelsen säkerställt att ändamålsenliga åtgärder vidtas för att skapa önskvärda förutsättningar vad gäller personalförsörjning? 1.3. Kontrollmål För att besvara revisionsfrågan har granskningen utgått från följande kontrollmål: Finns statistik och underlag avseende personalstruktur, personalomsättning och kompetenser? Finns analyser och åtgärdsplaner kopplat till uppgifter av personalstrukturen? Bedrivs några särskilda projekt med anledning av situationen? (vilka åtgärder har vidtagits?) Finns en organisation/struktur för att hantera de åtgärder som behöver vidtas? Finns stödsystem för att ge stöd i arbetet med en framtida bemanningsplanering samt behov av framtida rekryteringar? 1.4. Revisionskriterier För att besvara revisionsfrågan har granskningen utgått från följande revisionskriterier: Kommunallagen kap. 7 Socialstyrelsens föreskrifter för arbetsgivare till hälso- och sjukvårdspersonal 1.5. Avgränsning Granskningen avgränsas till att omfatta de yrkesgrupper där Region Gävleborg har en brist. Primärvård och specialistvård omfattas av granskningen. 5

1.6. Metod Granskningen har bestått av dokumentstudier, genomgång av befintlig statistik och intervjuer med HR-direktör, kompetensförsörjningsstrateg, HR-strateger, representanter ifrån HR, representanter ifrån yrkesgrupper, verksamhetschefer och vårdenhetschefer. Samtliga intervjuade har givits möjlighet att faktakontrollera rapporten. 6

2. Iakttagelser och bedömning 2.1. Organisation, struktur Finns en organisation/struktur för att hantera de åtgärder som behöver vidtas? 2.1.1. Iakttagelser Region Gävleborg har en HR-direktör. HR-direktören ingår i koncernledningen och ansvarar för det övergripande, strategiska HR-arbetet inom Region Gävleborg. HR-direktören har en ledningsgrupp. I denna ingår sedan 2012 en kompetensförsörjningsstrateg. Kompetensförsörjningsstrategens uppdrag innefattar bland annat att på regionövergripande nivå utforma strategier för hur Region Gävleborg skall hantera kommande utmaningar avseende kompetensförsörjning och bemanning. Varje division har en egen HR-strateg. HR-strategen ingår i respektive divisions ledningsgrupp samt i HR-direktörens ledningsgrupp. HR-strategen ansvarar för att fånga upp verksamhetens signaler kring behov och brister inom personalområdet. HR-strategen ansvarar även för att sammanställa den divisionsövergripande bemanningsplanen samt att kommunicera befintliga planer till divisionerna. Inom Region Gävleborgs förvaltning för lednings- och verksamhetsstöd (LOV) finns en HR-avdelning. HR-avdelningen ska stödja och bistå koncernledning, divisioner och förvaltningar inom HR-området. På HR-avdelningen arbetar bland annat HR-specialister med olika ansvarsområden. Ett ansvarsområde är exempel är rekrytering där uppdraget bland annat består i att samordna Region Gävleborgs marknads- och rekryteringsplan. Andra uppdrag som hanteras är exempelvis lagar och avtal, bemanningsplanering, statistik och uppföljning. HR-avdelningen omfattar också HR-partners vilka stöttar verksamhetscheferna och vårdenhetscheferna i HR-frågor. Ansvaret för bemanning av och rekrytering till verksamheterna åligger dock verksamhetschefen och vårdenhetschefen. Varje chef har en utsedd HRpartner som ska vara deras stöd. Vid genomförda intervjuer har det framkommit att det finns oklarheter kring roller och ansvar dvs vilken roll och vilken nivå inom Region Gävleborg som ska hantera olika frågor avseende kompetensförsörjning. Det gäller exempelvis gränsdragningen mellan HRstrateg och kompetensförsörjningsstrateg men även gränsdragningen mellan verksamheten och HR-avdelningens ansvar. Vid genomförda intervjuer framkommer också att verksamhetsföreträdare upplever att det är otydligt vad HR-avdelningen kan bistå med i arbetet med kompetensförsörjning, vilken information eller modeller som finns upprättade inom Region Gävleborg etc. Det framkommer även att det finns oklarheter inom HR-avdelningen kring hur de ska hantera brister eller andra iakttagelser som noteras i samband med utförda uppdrag och som utgör väsentlig information för andra inom organisationen. 7

Det pågår dock ett arbete som leds av kompetensförsörjningsstrategen tillsammans med HR-konsulter/specialister som skall tydliggöra processen och rollerna avseende kompetensförsörjningsarbetet inom Region Gävleborg. Arbetet påbörjades i slutet av hösten 2016 och den första delen förväntas vara klar under första kvartalet 2017. Arbetet med att tydliggöra strukturen utgår enligt kompetensförsörjningsstrategen ifrån Svensk Standard SS 627040:2009 Ledningssystem för kompetensförsörjning Krav. 2.1.2. Bedömning Det finns i huvudsak en organisation inom Region Gävleborg som bör kunna hantera de åtgärder som behöver vidtas men vi har noterat att det finns ett behov av att tydliggöra strukturen utifrån ansvar, roller och gränssnitt. Vi har noterat det råder en osäkerhet mellan rollerna om gränssnitt och ansvarsområden. Vi har även noterat att det finns en Inom Region Gävleborg pågår ett arbete med att utarbeta en struktur för kompetensförsörjningsarbetet och vi ser det som väsentligt att i samband med detta tydliggöra roller och ansvar samt att strukturen kommuniceras. Det behöver även tydliggöras vilket arbete som skall bedrivas av verksamheterna själva och vad som hanteras centralt inom Region Gävleborg. Vi bedömer utifrån detta att kontrollmålet i begränsad utsträckning är uppfyllt. 2.2. Förekomst av statistik och underlag Finns statistik och underlag avseende personalstruktur, personalomsättning och kompetenser? 2.2.1. Iakttagelser Inom Region Gävleborg upprättas bemanningsplaner från vårdenhetsnivå till divisionsnivå. Bemanningsplanerna utarbetas av ansvarig chef tillsammans med ekonomerna och utgör grunden för årets personalbudget. Bemanningsplanerna upprättas i en färdig excelmall och läses sedan in i ett planeringsverktyg. I granskningen framhålls att bemanningsplanerna finns upprättade för i stort sett alla verksamheter inom hälso- och sjukvården. De verksamhetsområden som har ingått i granskningen har haft upprättade bemanningsplaner. Vid intervjuer har framkommit att ett problem med bemanningsplanerna är att de i hög grad grundar sig på föregående år och tilldelad budget, än speglar verksamhetens faktiska behov. Utöver underlag i form av bemanningsplanerna finns statistik avseende personalstruktur och personalomsättning samlat i systemet Cyklop. Cyklop skall utgöra ett beslutsstöd för verksamheten och som hämtar sitt data automatiskt ur personalsystemet PersonecP. I Cyklop återfinns statistik inom följande områden Lönekostnader Lönestatistik 8

Personalstruktur Sjukfrånvaro Tid och bemanning Egna årsanställda 1 Statistiken i Cyklop är styrt efter organisationstillhörighet. Verksamhetschefer och vårdenhetschefer har behörigheter att titta på sin egen verksamhet i Cyklop men de kan endast se personal som har sin grundanställning inom deras enhet/verksamhetsområde. I Cyklop kan rapporter hämtas som visar antal årsanställda per yrkeskategori (läkare, sjuksköterska, undersköterska, barnmorska etc.) från divisionsnivå till vårdenhetsnivå. Det sker en systematisk uppföljning av viss statistik genom de månadsrapporter som hämtas på uppdrag av HR-direktören. Månadsrapporterna omfattar förändringar i antal årsanställda, arbetad tid, bemanningstal, frånvaro m.m. Månadsrapporterna presenteras för HSL. Det sker beställningar hos HR-partner avseende statistik och underlag ifrån Cyklop av verksamheterna, men i varierande omfattning. Det har vid genomförda intervjuer noterats att det finns en negativ uppfattning om kvaliteten på statistiken i Cyklop. Dels upplever verksamhetsföreträdare att den inte ge en rättvisande bild eftersom den till exempel inte innefattar läkare under utbildning (t.ex. ATläkare). Dels upplevs inte systemet som användarvänligt. Det framhålls även i granskningen att statistiken i Cyklop inte ger en tillförlitlig bild av personalomsättningen. Systemet omfattar enbart personer som påbörjar eller avslutar sin tillsvidareanställning inom Region Gävleborg. Det går därmed inte att följa den interna rörligheten på ett tillförlitligt sätt. Ansvaret för att säkerställa att statistiken i Cyklop är tillförlitlig och utvecklas utifrån verksamhetens önskemål är enligt de intervjuade oklart. Nationell och länsövergripande statistik I granskningen framkommer att Region Gävleborg använder sig statistik ifrån kommunoch landstingsdatabasen kolada för att göra jämförelser med andra landsting bland annat avseende personaltäthet och antal årsarbetstimmar. Per november 2016 fanns enligt HR-direktören ungefär 110 vakanta tjänster inom regionen utifrån ett önskemål om bemanning. Samtidigt visar jämförelser i kolada att regionen ligger bra till i jämförelser med andra landsting avseende personaltäthet och antal årsarbetstimmar. 1 Inom regionen används begreppet årsanställda och faktiskt arbetad tid dels för att planera budget men även för att beskriva och jämföra personalsammansättningen. Dessa begrepp skall användas enhetligt inom regionen. 9

Andra dokument som innehåller underlag och statistik som har används och utgjort underlag för en övergripande analyser är bland annat Vägval för framtiden utmaningar för det kommunala uppdraget mot år 2025 (Sveriges kommuner och landsting) Hälso- och sjukvården till 2030 om sjukvårdens samlade resursbehov på längre sikt (Sveriges kommuner och landsting) Nationella planeringsstödet 2015 tillgång och efterfrågan på vissa personalgrupper inom hälso- och sjukvård samt tandvård (Socialstyrelsen) Kompetensindex 2013 2023 Vård- och omsorgssektorn Kompetensindex 2013 2023 är utarbetad på beställning av kompetensforum Gävleborg och skall utgöra ett underlag för att bedöma arbetslivets kompetensbehov i Gävleborg på både kort och lång sikt. 2.2.2. Bedömning Utifrån genomförd granskning kan vi konstatera att det finns statistik och underlag avseende personalstruktur i beslutsstödet Cyklop, men den befintliga statistiken används inte i någon större utsträckning och det finns viss tveksamhet kring trovärdigheten i underlaget. Vi ser det som väsentligt att underlagets korrekthet säkerställs och att möjligheterna att komplettera statistiken med av verksamheten efterfrågade uppgifter undersöks. Statistiken avseende personalomsättning avser endast personer som påbörjar eller avslutar sin anställning inom Region Gävleborg. Det bör ses över möjligheterna att även kunna följa den interna rörligheten för att kunna se vilket faktiskt behov av olika kompetenser och yrkesgrupper som finns inom organisationen. Det pågår även ett arbete med framtagande av underlag och statistik kring kompetenser inom Region Gävleborg vilket vi ser som positivt. Vi bedömer att kontrollmålet ej är uppfyllt. 2.3. Analyser och åtgärdsplaner Finns analyser och åtgärdsplaner kopplat till uppgifter av personalstrukturen? 2.3.1. Iakttagelser Det pågår ett arbete med att ta fram en övergripande strategisk kompetensförsörjningsplan för Region Gävleborg för 2016-2017 men den är inte fastställd vid genomförandet av granskningen. Det utkast som tagits del av i granskningen, Strategisk kompetensförsörjningsplan 2016-2017 strategiska åtgärder för att stärka vår förmåga till kompetensförsörjning har upprättats av kompetensförsörjningsstrategen och skall fastställas av regiondirektören. Kompetensförsörjningsplanen inleds med en analys av utmaningar inom kompetensförsörjningen på nationell nivå samt regional och lokal nivå. Analysen grundar sig på dokumenten som nämnts i kapitlet ovan (se 3.1.1.2 Nationell och länsövergripande statistik). 10

Analysen visar ett antal utmaningar inom Gävleborg samt antalet årsanställda legitimerade läkare, sjuksköterskor och undersköterskor per landsting/region. De främsta utmaningarna för regionen är enligt analysen: Ökat behov i kombination med minskat ekonomiskt utrymme ställer krav på effektivitetshöjning och därigenom mer system- och processinriktat arbetssätt Avsaknaden av systematisk aggregering av kompetensbehov och kompetenstillgång riskerar bristfälliga data i beslutsunderlagen Nationell otillräcklig tillgång på kompetens Risk för framtida brist på omsorgspersonal och sjuksköterskor inom länet Stora pensionsavgångar Effektivare resursutnyttjande och behov av nya kompetenser (inte bara traditionella hälso- och sjukvårdskompetenser) Rekryteringsbasen tenderar att minska då färre klarar grundskolan Ökade krav och förväntningar på ledarskapsrollen Kompetensförsörjningsplanen innefattar en specifikation av pensionsavgångar per personalgrupp utifrån etiketter (läkare, överläkare, barnmorska, specialistsjuksköterskor m.fl.) men konkretiserar inte vilka etiketter som regionen har en faktisk brist inom. Statistiken kring pensionsavgångar är enligt planen hämtat ifrån regionens egen personalstatistik. I planen nämns även ett antal strategiska åtgärder som skall stärka regionens förmåga till kompetensförsörjning. Åtgärderna är indelade i Kompetensförsörjningssystem Attraktionskraft och rekryteringsstöd Praktiksamordning Utbildning och introduktion Beredning av föreslagna åtgärder är enligt planen gjord i HR-ledningsgruppen. När planen är fastställd ska HR-strategerna ansvarar för att kommunicera planen inom respektive förvaltnings-/divisionsledning. Den övergripande strategiska kompetensförsörjningsplanen beskriver att kompetensförsörjningsplaner på vårdenhets- respektive verksamhetsnivå ska utarbetas. De lokala planerna skall enligt HR-direktören vara mer långsiktiga än bemanningsplanerna och beskriva det gap som finns i verksamheten. Arbetet med framtagande av planer på enhetsnivå har inte inletts men skall påbörjas under 2017 enligt kompetensförsörjningsstrategen. I granskningen har noterats att det inom vissa verksamhetsområden finns lokala kompetensförsörjningsplaner sedan tidigare. Dessa har upprättats av respektive chef utifrån 11

verksamheternas behov. Någon närmare granskning av befintliga kompetensförsörjningsplaner har inte gjorts inom ramen för granskningen. I samband med granskningen har vi tagit del av, Marknadsförings- och rekryteringsplan 2016. Marknads- och rekryteringsplanen är en bilaga till kompetensförsörjningsplanen men har även funnits tidigare. Marknadsförings- och rekryteringsplan är på övergripande nivå och ansvaret för aktiviteterna åligger personal vid LOV. Ansvaret för att kommunicera planen i verksamheten och ansvara för respektive divisions åtaganden åligger HRstrategerna. Marknads- och rekryteringsplanen innefattar aktiviteter för vilka det specificeras syfte, målgrupp, ansvarig, kostnad m.m. Datum för respektive aktivitet samt anmärkningar efter genomförd aktivitet anges också. Planen skall skapa samordning av marknadsföringsoch rekryteringsaktiviteter för flertalet av de större yrkeskategorierna inom hälso- och sjukvården. I granskningen har noterats att det är en varierad kännedom i organisationen avseende marknadsförings- och rekryteringsplanen. Planen skall dock vara på en övergripande nivå och inte involvera verksamheterna enligt ansvariga för planen. Verksamhetsföreträdare önskar dock en tydligare koppling mellan aktiviteterna i planen och till verksamheternas situation och arbete med kompetensförsörjning. Vid intervjuer har framhållits att det överlag saknas en tydlig koppling mellan det arbete som bedrivs på central övergripande nivå med kompetensförsörjning och arbetet på divisions- och verksamhetsnivå. På verksamhets-/vårdenhetsnivå har pågår enligt intervjuer flera åtgärder för att stärka den framtida kompetensförsörjningen. Åtgärderna är i varierande grad dokumenterade. Samtliga av de granskade verksamhetsområdena arbetar med arbetsuppgiftsförskjutning och utbildning av ST-läkare som en del i arbetet med kompetensförsörjning. De analyser som utförs på verksamhets-/vårdenhetsnivå kring behov och bemanning fokuserar i hög grad på arbetsuppgiftsförskjutning och hur de kan använda befintlig kompetens mer effektivt. Analyserna är i låg grad dokumenterade. Det förs vid granskningstillfället inga strukturerade diskussioner där begreppet brist problematiseras utifrån vad verksamheten upplever som en brist kontra vad som faktiskt är en brist. 2.3.2. Bedömning Det har gjorts en regionövergripande analys i den ännu ej fastställda strategiska kompetensförsörjningsplanen. Analysen och planen är dock inte kommunicerad inom organisationen vilket vi anser är väsentligt att så görs när planen har fastställts. Vi rekommenderar en översyn av planens angivna giltighetstid då en stor del av analyserna sträcker sig över en längre period och att en stor del av tiden för den angivna giltighetstid har gått utan att planen fastställts. Förekomsten av dokumenterade åtgärdsplaner utifrån uppgifter om personalstrukturen finns i låg utsträckning inom verksamheten. På verksamhetsnivå finns en bild över vilka 12

åtgärder som behöver utföras för att säkra den framtida kompetensförsörjningen men dessa är inte dokumenterade. På regionövergripande nivå finns en marknads- och rekryteringsplan med fastställda aktiviteter. Vi bedömer att kopplingen mellan de definierade aktiviteterna i planen och verksamheten bör tydliggöras för att planen skall kunna utgöra ett bättre stöd för verksamheterna i deras lokala arbete med kompetensförsörjning. Vi bedömer även att ansvar och roller i arbetet med aktiviteter, analyser av behov, upprättande av åtgärdsplaner etc. behöver tydliggöras. Utifrån genomförd granskning bedömer vi att kontrollmålet i begränsad utsträckning är uppfyllt. 2.4. Projekt/åtgärder Bedrivs några särskilda projekt med anledning av situationen? (vilka åtgärder har vidtagits?) 2.4.1. Pågående projekt/åtgärder Det pågår ett flertal projekt/åtgärder inom Region Gävleborg för att stärka den framtida kompetensförsörjningen. I vår granskning har vi valt ut ett antal exempel pågående projekt som vi bedömer har haft koppling till granskningens kontrollmål. DUS-projektet (kompetensförsörjningsstöd) Projektet inleddes 2015 och löper till 2017-12-31. Syftet med projektet är att öka regionens förmåga att inventera kompetensbehov, registrera befintlig kompetens, identifiera kompetensgap, administrera kompetensutveckling/utbildning och hantera digitala utbildningar. Projektet skall svara för införandet av en gemensam digital lärplattform som hanterar dessa funktioner. Projektet har beställts av HR-direktören. Vid granskningstillfället har en digital lärplattform implementerats och tagits i drift, Kompetensportalen DUS. Portalen innefattade vid granskningstillfället endast regionövergripande utbildningar. Under 2017 fortsätter arbetet med att implementera användandet av kompetensportalen i verksamheterna. För det arbetet har ett nytt projektdirektiv utarbetats men inte fastställts. Kompetens- och resursoptimering I kompetensförsörjningsplanen anges en åtgärd vara att arbeta med kompetens- och resursoptimering; förskjutning av arbetsuppgifter mellan yrkeskategorier. Vid granskningstillfället är ett systematiskt regionövergripande arbete med arbetsuppgiftsförskjutning ännu inte påbörjat och vid intervjuer framkommer att saknas struktur för hur det övergripande arbetet skall bedrivas. Vi har i granskningen noterat att det på verksamhets-/vårdenhetsnivå bedrivs aktivt ett arbete med arbetsuppgiftsförskjutning mellan yrkesgrupper. Arbetet är dock inte systematiserat utan hänförs till ett behov utifrån att vissa kompetenser saknas eller är begränsade och därmed måste nya arbetssätt fram. Ett flertal verksamheterna har utvecklat nya 13

funktioner som ett led i arbetsuppgiftsförskjutningen, exempelvis specialistundersköterska, specialistskötare. Inom division Primärvård, Medicin-Psykiatri bedrivs särskilda projekt med inriktning mot arbetsuppgiftsförskjutning inom två verksamhetsområden men arbetet är inte igång fullt ut. Inom verksamhetsområdet Vuxenpsykiatri pågår ett arbete med behovsstyrd bemanningsplanering (arbetet bedrivs inom befintlig budgetram). Arbetet inleddes med att verksamheten identifierade vårdbehoven som sedan skall ligga till grund för planeringen av verksamheten. Ett behovsplaneringsverktyg har utvecklats och ska pilottestas under våren 2017. Professionsmiljarden Region Gävleborg har erhållit statliga medel för att bland annat förbättra det administrativa stöder (inkl IT-stöd), utarbeta en effektivare arbetsfördelning och en ändamålsenlig planering för framtida kompetensförsörjning så att hälso- och sjukvårdens medarbetare kan få goda förutsättningar att utföra sitt arbete. En mer ändamålsenlig fördelning av arbetsuppgifter, ansvar och roller samt ett bättre stöd till långsiktiga kompetensförsörjningsplaner inom hälso och sjukvården. Nedan lyfts två exempel på arbetet som bedrivs på verksamhetsområdesnivå. Inom Laboratoriemedicin har en handlingsplan som beskriver vilka aktiviteter som pågår och kommer att startas inom ramen för professionsmiljarden och säkerställa kompetensbehovet framöver. Planen innehåller 11 aktivitetsmål som handlar om nyrekrytering, utbildning av befintlig personal och att hitta samverkan med andra aktörer. Inom kvinnosjukvården pågår ett projekt som benämns smarta inom ramen för professionsmiljarden. Projektet har fokuserat på ett antal flöden och processer och hur dessa kan utvecklas/effektiviseras. Bland annat har projektet lett till att medicinska sekreterarna sitter ute på avdelningarna för att öka närheten till verksamheten. Utbildning, praktik och introduktion Vid intervjuer med HR-direktör och kompetensförsörjningsstrateg framkommer att regionen satsat mycket pengar på forskning och utveckling samt praktik. En del av arbetet specificeras i kompetensförsörjningsplanen samt i regionens budget för 2016. Nedan nämns ett antal exempel som uppmärksammats i granskningen. I intervjuer har framkommit att Region Gävleborg har under 2016 satsat mycket på utbildning av befintlig personal. Två satsningar är att undersköterskor vidareutbildar sig till sjuksköterskor och att sjuksköterskor vidareutbildar sig till specialistsjuksköterskor. Under utbildningstiden erhåller de full lön ifrån Region Gävleborg. Totalt handlar den här satsningen om 50 utbildningstjänster vilket är ca 18,5 mnkr. En annan del av regionens strategi som framkommer i granskningen är satsning på utbildning av läkare i form av AT- och ST-tjänster. I intervjuer framhålls dock att finns ett större behov av AT- och ST-tjänster inom Region Gävleborg för att trygga den framtida kompetensförsörjningen än vad som finns vid granskningstillfället. Inom ett antal områ- 14

det framhålls det som väsentligt att se över antalet utbildningstjänster för att kunna säkra en framtida bemanning. I intervjuer framkommer även att fördelningen av utbildningstjänster upplevs av flera som otydlig. Det saknas enligt verksamhetsföreträdare en tydlig återkoppling till verksamheterna avseende den prioritering av tillgång på utbildningstjänsterna som gjorts. Verksamhetsföreträdare framhåller även att det krävs en översyn över det vårdutbud som finns inom regionen för att på sikt kunna säkra en bemanning inom exempelvis primärvården och att det återkopplas till verksamheten. Regionen har samarbete med Högskolan i Gävle där de erbjuder verksamhetsförlagd högskoleutbildning inom vården (VFU) för studenter vid sjuksköterskeprogrammet. Totalt handlar det om 5 600 studentveckor inom regionens verksamhet enligt kompetensförsörjningsstrategen. Regionen har även ett samarbete med gymnasieskolorna i länet för där de erbjuder APL (Arbetsplatsförlagt lärande) till elever som läser till undersköterska. Tanken är att detta även ska utvecklas ett samarbete med vuxenutbildningen för personer som läser till undersköterska. Region Gävleborg är med och finansierar ett projekt som löper under 2015 2017 som syftar till att utveckla yrkeshögskolan i Gävleborgs län. Yrkeshögskolan har en utbildning för medicinska sekreterare för vilka regionen erbjuder praktikplatser under utbildningen. Det rör sig om ca 35 individer per år. 2.4.2. Iakttagelser Det centrala strategiska arbetet framhålls vid intervjuer som mycket väsentligt för regionen för att säkra kompetensförsörjningen. En viktig del framhålls vara arbetet med att behålla den befintliga personalen och vara en attraktiv arbetsgivare. Detta anser man bland annat innebär att erbjuda kontinuerlig kompetensutveckling. En kurs- och kompetensportal är under uppbyggnad. För att behålla befintlig personal har en satsning gjorts bland annat på arbetsmiljö för att skapa en tydlig struktur och systematik kring regionens arbete med arbetsmiljöfrågor. Arbetet har utförts genom upprättande av handlingsplaner på enhetsnivå inom de områden som identifierats av enheterna som utvecklingsområden. Planerna ska sedan summeras i en regionövergripande handlingsplan. En närmare genomgång av planen har inte gjorts inom ramen för granskningen. Ett annat område som framhålls som väsentligt vid intervjuerna är ledarskap. Regionen har utarbetat en ledarskapsmodell som implementeras under slutet av 2016. Modellen skall bland annat tydliggöra vad det innebär att vara chef inom Region Gävleborg. En del i ledarskapsmodellen uppges vara utbildning till chefer varför chefsutbildningarna inom regionen har utvecklats. Modellen var dock inte införd vid granskningstillfället. En närmare genomgång av modellen har inte gjorts inom ramen för granskningen. Vid intervjuer har noterats att det pågår ett flertal projekt och åtgärder på verksamhetsnivå som syftar till att säkra kompetensförsörjningen. Flera av projektet är dock lokala och syftar till den särskilda verksamhetens behov. Projektet är främst inriktade på arbetsuppgiftsförskjutning och bättre användande av befintliga resurser. 15

Det har i granskningen noterats att åtgärderna och projekten som bedrivs på verksamhets- och vårdenhetsnivå i låg grad är dokumenterade och uppstår genom verksamhetens egna behov snarare än centrala direktiv. I intervjuerna har kännedomen om de övergripande projekten varierat samt om deras nytta för den dagliga verksamheten utifrån identifierade behov. 2.4.3. Bedömning Det pågår ett flertal projekt och åtgärder inom Region Gävleborg på såväl övergripande nivå som verksamhetsnivå vilket vi ser som positivt. Vi finner det väsentligt att kopplingen mellan det övergripande, centrala arbetet och de projekt som bedrivs på verksamhetsnivå ses över och tydliggörs. Det råder i verksamheten en tveksamhet kring kopplingen mellan prioriteringen av utbildningstjänster och det framtida kompetensförsörjningsbehovet varför vi bedömer att kopplingen mellan prioriteringen av utbildningstjänster och kompetensförsörjningsarbetet kan tydliggöras. En sådan koppling skulle underlätta för verksamheterna i deras lokala kompetensförsörjningsarbete. Vi bedömer att kontrollmålet i begränsad utsträckning är uppfyllt. 2.5. Stödsystem Finns stödsystem för att ge stöd i arbetet med en framtida bemanningsplanering samt behov av framtida rekryteringar? 2.5.1. Iakttagelser Vid genomförda intervjuer har framkommit att det i dagsläget saknas en bild av framtida bemanning och som även kan visa framtida behov av rekryteringar. Det pågår en översyn av strukturen för kompetensförsörjningsarbetet och en översyn av befintliga kompetenser inom Region Gävleborg. Kompetenserna ska samlas i en kurs- och kompetensportal som införs som en del i projektet DUS (Digitalt utvecklingsstöd, beskrivs i kapitel 3.3). En särskild kompetensmodul beräknas vara i drift under 2017. Vid granskningstillfället finns information av bemanningen per enhet i och med bemanningsplanerna. Bemanningsplanerna görs i Excel och läses sedan in i ett planeringsverktyg i Cyklop. I Cyklops rapporter aggregeras bemanningsplanerna per automatik avseende årsanställda och den arbetade tiden. I granskningen har framkommit att det finns ett behov i verksamheten av ett system där cheferna kan se sin bemanning på individnivå specificerat med kompetens, deltidsarbete, ersättare/vikarier, föräldraledighet, tjänstledighet etc. Det saknas ett system som möjliggör en sådan översikt. I verksamheterna har det dock upprättats olika modeller för att följa bemanningen utifrån kompetens, ledigheter etc. Det finns möjlighet att utläsa statistik per yrkesgrupp i Cyklop. I granskningen framkommer dock att Cyklop inte upplevs som ett stödsystem för arbetet med bemanningsplane- 16

ring eftersom verksamheterna bland annat upplever att väsentlig information saknas i Cyklop. Under början av 2017 har Region Gävleborg påbörjat en upphandling av ett nytt personalsystem. Upphandlingen innefattar även ett system för schemaläggning. 2.5.2. Bedömning Det saknas vid granskningstillfället en samlad bild av den nuvarande situationen utifrån framtida behov som kan ge stöd i arbetet med den framtida bemanningsplaneringen och behov av framtida rekryteringar. Det finns vissa lokala, upprättade mallar för verksamhetsområden och vårdenheter men inget systematiskt arbete inom Region Gävleborg. Vi bedömer det som väsentligt att Region Gävleborg i de kommande kompetensförsörjningsplanerna ser över utformningen för att kunna skapa en sådan bild och därifrån göra korrekta prioriteringar av aktiviteter/åtgärder. Vi bedömer att kontrollmålet ej är uppfyllt. 17