Gruppmöten: majoriteten kl. 16:30 i vänstra kammaren och oppositionen kl. 16:30 i Thomas Werthéns rum.

KALLELSE Datum Sida 2018-09-17 1 Sammanträde Nämnd: Barn- och utbildningsnämnden Tid: Tisdagen den 25 september 2018 kl. 17:00 Plats: Vänstra kammaren, Habo kommunhus Justerare: Helena Persson Förhandling enligt MBL 11/AML: Kommunal den 13 september kl. 13:30 i rum Fagerhult, kommunhuset, och övriga den 13 september kl. 08:00 i rum Fagerhult, kommunhuset. Gruppmöten: majoriteten kl. 16:30 i vänstra kammaren och oppositionen kl. 16:30 i Thomas Werthéns rum. Föredragningslista Ärende/Föredragande 1. Redovisning av elev- och föräldraenkät Besök av Ulla Gillblom, handläggare 2. Ekonomisk rapport tertial 2 och delårsbokslut Besök av Mona Ljunggren, ekonom Dnr BU17/84 3. Redovisning av systematiskt kvalitetsarbete 4. Granskningsrapport av upphandlingsprocessen BU18/121 5. Anmälningsärenden 6. Informationsärenden Nicklas Gustavsson Ordförande Marie Skarp Sekreterare

Enkätundersökning våren 2018 Förskolans föräldrar Föräldrar fritidshem Föräldrar åk 2 och 5 Föräldrar åk 8 Elever förskoleklass Elever åk 1-6 Elever åk 7-9 1. Stämmer inte alls 2. Stämmer ganska dåligt 3. Stämmer ganska bra 4. Stämmer helt 5. Vet ej Varje skola/förskola analyserar och arbetar vidare med sina resultat Samtliga enkätsvar finns här: http://www.habokommun.se/barn--utbildning/kvalitets--och-utvecklingsarbete/elev--ochforaldraenkater/ Det är ganska bra mäst bra men i bland kan det var inte helt dåligt men lite dåligt

2018 2018 2017 2016 Andel Andel Andel Andel Andel Andel Förskolans föräldrar (svarsfrekvens 2018 72%) Medel positiva negativa positiva negativa positiva negativa 1. Mitt barn trivs i förskolan 3,73 99 1 99 1 98 2 2. Jag får tillräcklig information om mitt barns utveckling 3,32 88 11 88 11 84 15 3. Jag kan rekommendera mitt barns förskola till mina vänner 3,64 94 5* 93 5 91 7 * 16 personer av 344 Grundskolan åk 2 och åk 5 föräldrar (svarsfrekvens 2018 54%) 1. Mitt barn trivs i skolan 3,51* 93 7 97 3 97 3 2. Mitt barn känner sig trygg i skolan 3,47* 93 7 3. Jag får den information av skolan som jag anser att jag behöver 3,81 95 5 94 5 92 7 4. Undervisningen håller hög kvalitet 3,40 90 3 94 6 93 3 5. Mitt barn tycker det är roligt att lära i skolan 3,31* 89 11 6. Jag kan rekommendera mitt barns skola till mina vänner 3,53 90 6 93 5 93 3 Grundskolan åk 8 föräldrar (svarsfrekvens 2018 53%) 1. Mitt barn trivs i skolan 3,45* 91 9 91 9 87 12 2. Mitt barn känner sig trygg i skolan 3,42* 90 10 3. Jag får den information av skolan som jag anser att jag behöver 3,17 87 12 79 18 79 17 4. Undervisningen håller hög kvalitet 3,11 84 8 72 24 82 15 5. Mitt barn tycker det är roligt att lära i skolan 2,94* 73 27 6. Jag kan rekommendera mitt barns skola till mina vänner 3,13 81 12 65 26 71 17 * Elever åk 1-6 svarar: trivsel 3,53, trygghet 3,61, tycker om att lära 3,59 * Elever åk 7-9 svarar: trivsel 3,4, trygghet 3,44, tycker om att lära 2,82 2017 svarsfrekvens föräldrar förskolan: 65%, åk 2 och 5: 72%, åk 8: 68%

Elevernas svar 2018 2017 Andel positiva Andel negativa Medel F-klass, 150 elever Jag trivs i skolan 3,55 91 8 Jag trivs i mitt klassrum 3,68 96 3 Det är lugnt i klassrummet när vi arbetar 3,11 81 18 Jag känner mig trygg i skolan 3,61 94 4 Jag tycker om att lära mig nya saker i förskoleklassen 3,65 94 6 Medel Andel positiva Andel negativa 2018 första gången förskoleklasser svarar på enkät Åk 1-6, 943 elever Jag trivs i skolan 3,53 93 6 3,59 95 3 Jag kan oftast arbeta i lugn och ro i klassrummet 3,13 81 17 3,14 82 17 Jag känner mig trygg i skolan 3,61 94 4 3,65 96 3 Vuxna i skolan gör mycket för att det inte ska finnas mobbning i skolan 3,59 90 6 3,58 90 6 I min skola respekterar vi varandras olikheter 3,65 91 5 Jag tycker om att lära mig nya saker i skolan 3,59 92 6 3,12* 78 17 Jag tar ansvar för mitt skolarbete 3,69 95 3 Åk 7-9, 375 elever Jag trivs i skolan 3,4 89 8 3,44 91 7 Jag kan oftast arbeta i lugn och ro i klassrummet 2,9 71 25 2,84 72 25 Jag känner mig trygg i skolan 3,44 91 6 3,55 92 6 Vuxna i skolan arbetar för att förhindra mobbning 2,97 61 20 2,91 59 23 I min skola respekterar vi varandras olikheter 2,84 63 29 Jag tycker om att lära mig nya saker i skolan 2,82 65 30 2,3* 43 52 Jag tar ansvar för mina studier 3,19 77 15 * Skolarbetet gör mig så nyfiken att jag får lust att lära mig mer

Antal inskrivna barn 2018-06-01 Bagaregatan 81 Furusjö 27 Nygatan 16 Brandstorp 17 Gullvivan 41 Slätten 96 Bränninge 76 Kyrkbyn 21 Solhöjden 96 Bäckgatan 38 Kärr 75 Fagerhult 36 Lagget 56 (inkl Rödån) Bagaregatan 10% Furusjö 4% Nygatan 2% Brandstorp 3% Gullvivan 5% Slätten 11% Bränninge 12% Kyrkbyn 5% Solhöjden 16% Bäckgatan 6% Kärr 12% Rödån 3% Fagerhult 3% Lagget 8% Förskola 2018 344 svar, 72% Personalen bemöter mitt barn på ett professionellt sätt 3,68 (3,68) Personalen bemöter mig som förälder på ett professionellt sätt 3,62 (3,61) Förskolan stimulerar mitt barns intresse att lära 3,7 Förskolan främjar lek och stimulerar kreativiteten hos mitt barn 3,71 Förskolan arbetar för att främja rörelse och fysisk aktivitet för mitt barn 3,61 (3,62) Förskolan främjar mitt barns förståelse för kulturell mångfald 3,48 (38% svarat vet ej ) Förskolan motverkar traditionella könsroller 3,37 (42% svarat vet ej ) Mitt barns behov och intressen påverkar förskolans verksamhet 3,25 Jag ges möjlighet att påverka verksamheten 3,1 Förskolans inomhusverksamhet är stimulerande 3,5 (3,56) Förskolans utomhusverksamhet är stimulerande 3,3 (3,43) Förskolan bidrar till att ge barnen goda kostvanor 3,48 (3,38) Rekommenderar mitt barns förskola: Bagaregatan 3,85 Brandstorp 3,33 Bränninge 3,44 Bäckgatan 3,62 Fagerhult 3,6 Furusjö 3,17 Gullvivan 3,88 Kyrkbyn 3,94 Kärr 3,7 Lagget 4 Nygatan 3,8 Slätten 3,49 Solhöjden 3,48 Rödån 4 Förskolans inomhusmiljö är av god kvalitet 3,32 (3,33) Förskolans utomhusmiljö är av god kvalitet 3,12 (3,25) siffror inom parentes = år 2017

Förskola Inomhusmiljö -miljö Utomhus Kommentarer Bagaregatan 3,79 3,71 Fin gård, jättenöjda, en avspärrad del av oklar anledning Brandstorp 2,78 3,33 Behöver få mer pengar till att uppdatera möblemang och inredning. Utomhus har det gjorts lite satsning med ny sandlåda, men det finns mycket mer roligt som kan göras. Belysning ute under all kritik. Belysning på gård och parkering tack! Tycker att Habo kommun ska satsa mer på Brandstorps förskola och fritids med inredning och även digitalt. Förskolor på landsbygden får INTE halka efter och komma i sista hand... skillnaden är stor vad gäller resurser, kom igen kommunen, bättre kan ni! Bränninge 3,34 3,08 Trånga lokaler med tanke på antal barn, ute är det slitet, många leriga gropar, kunde vara fler växter och buskar, exempelvis bärbuskar Bäckgatan 3,18 2,94 Sliten utomhusmiljö, behövs rejäl uppfräschning av väggar och möbler, behövs någonstans under tak (typ vindskydd) där barnen kan samlas ute även under sämre väder, Fagerhult 3,7 2 Är ju under ombyggnad, men förhoppningsvis blir det bra! Furusjö 2,92 2,75 Tycker gården är tillräcklig och skogen ligger rakt över gatan, renoveringsbehov! Gullvivan 3,59 2,59 Undermålig belysning utomhus, synd att gården är så liten, underlaget = lervälling, utomhusmiljön har blivit mycket bättre mot hur den var från starten och det är roligt att se att gården ska bli större! Positivt att det satsas! Det som finns ute är av bra kvalité men känns väldigt tomt jämfört med andra förskolor, en klätterställning t ex. Kyrkbyn 3,33 2,61 Utegården inget vidare! Gungorna går inte ens använda. Vi föräldrar hoppas verkligen Habo kommun gör något åt detta efter så många år! Kärr 2,9 2,82 Utomhusmiljön behöver fräschas upp. Lagget 3,35 3,43 Inne- och utemiljön kan bli bättre även om den är ok. Nygatan 3,4 3 Utegården är liten men man går ju ofta till andra lekplatser och får promenad på kuppen. Hoppas på expansion av egna gården. Lekplatserna i Habo borde snöröjas på något sätt under vintern för att underlätta åtkomst för lek. Slätten 3,22 2,63 Solhöjden 3,43 3,43 Utomhusmiljön behöver förbättras, mer stimulerande lekmöjligheter för de små. Inga riktiga gungor, lite dåligt. Liten gård. Tråkigt att kullen är borta, där tyckte mitt barn om att leka. Med tanke på att det är tillfälliga lokaler har pedagogerna verkligen gjort det bästa av Rödån 3,6 2,9 situationen!

Fritidshem AL 139 st HA 71 st 329 föräldrar svarat = 64% (54% förra året) BR 65 st KR 40 st FA 30 st BR 6 st Trivsel och trygghet Mitt barn trivs på fritids 3,65 (3,61) Mitt barn känner sig trygg på fritids 3,6 3,72 3,74 Utveckling och lärande Fritidshemmet erbjuder en verksamhet som är meningsfull, intresseväckande och rolig 3,54 (3,5) Det finns en variation av arbetssätt, uttrycksformer och olika lärmiljöer på fritidshemmet 3,47 (3,46) Det ges utrymme för elevernas egen lek och initiativförmåga 3,62 (3,63) Fritidshemmet ger möjlighet till, och påverkar till allsidig rörelse/fysisk aktivitet 3,63 (3,57) Samverkan och inflytande Mitt barn möts med respekt av vuxna och blir lyssnad på 3,63 (3,56) Eleverna på fritids ges möjlighet att påverka och välja aktiviteter 3,46 (3,49) Jag får som vårdnadshavare information om fritidsverksamhetens mål 3,18 (3,24) Jag får som vh tillräcklig information om mitt barns utveckling 2,84 (2,99) Det finns möjlighet till inflytande i verksamheten 2,97 (3,07) 3,67 Miljö Personalen bidrar till, och skapar, en positiv atmosfär på fritidshemmet 3,64 (3,69) Det finns en bra balans med möjlighet till både aktivitet och vila 3,45 (3,52) Inomhusmiljön är av god kvalitet 3,43 Utomhusmiljön är av god kvalitet 3,5 Jag kan rekommendera mitt barns fritidshem till mina vänner 3,6 (3,71) (Siffror inom parentes = 2017) siffror i kursiv stil = elevernas svar

Fritids, 926 barn i åk 1-6 har svarat Trivsel och trygghet, medel 3,7 Jag trivs, jag är trygg, vuxna reagerar om någon är dum mot en annan, jag får hjälp om jag är ledsen, jag har någon att vara med, jag är rättvist behandlad av de vuxna Utveckling och lärande, medel 3,55 Lärarna vill lära oss mer om det vi är intresserade av och tycker är roligt, vi får mycket tid att leka och skapa, det finns mycket att göra, vi får vara ute i naturen ofta, det finns möjlighet att vila Bränningeskolan är bäst *** Jag vill ha keps inom hus Jag är inte nöjd med skolmaten för det blir alltid potatis Det är någon i vår klass som tar jättemycket papper och lägger det i toaletten. Det gör så att jag inte trivs så bra på toaletten. Tack för frågorna! Jag älskar min skola!!! Jag tycker det är lite läskigt när bilarna kommer! Jag tycker att det är mycket svordomar på skolan Snälla, kan lärarna bli roligare Kan vi ha MINDRE No snälla!!!!!!!!!! Dom som har adcd får inte hjälp med typ en asistent Jag gillar att jag lär mig Vi gör roliga saker på skolan och fritids. Jag kan känna att man kan bli utfryst om man vill te.x inte vill vara som alla andra kanske att man vill vara en hen eller liknande Lärarna lyssnar men ibland måste de ju säga till på skarpen och då får vi lyssna Man kan inte vila jätte mycket för det är väldigt skrikit. De är så roligt att vara på fritids. Alla fröknar är snälla

BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN 2018-09-11 MÅNADSRAPPORT AUGUSTI 2018 Riktpunkt augusti 66,67% Riktpunkt barnomsorgsavgifter 58,33% Budget 2018 Utfall 2018 Förbrukat % Avvikelse tkr TOTALT BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNING AVGIFTSINTÄKTER -12 395-7 842 63,3-422 ÖVRIGA INTÄKTER -25 931-17 688 68,2 400 TOTAL INTÄKT -38 326-25 530 66,6-22 PERSONALKOSTNADER 209 701 140 603 67,0-795 ÖVRIGA KOSTNADER 193 217 131 134 67,9-2 316 TOTAL KOSTNAD 402 918 271 737 67,4-3 112 NETTOKOSTNAD 364 592 246 207 67,5-3 134 4000 Barn/Utbildningsnämnd PERSONALKOSTNADER 340 172 50,5 55 ÖVRIGA KOSTNADER 325 10 2,9 207 TOTAL KOSTNAD 665 181 27,3 262 NETTOKOSTNAD 665 181 27,3 262 4011 Förvaltningskansli ÖVRIGA INTÄKTER -30-93 310,4 73 TOTAL INTÄKT -30-93 310,4 73 PERSONALKOSTNADER 4 914 3 279 66,7-2 ÖVRIGA KOSTNADER 2 708 1 695 62,6 110 TOTAL KOSTNAD 7 622 4 974 65,3 108 NETTOKOSTNAD 7 592 4 881 64,3 181 4110 Förskoleverksamhet AVGIFTSINTÄKTER -5 565-3 753 67,4 42 ÖVRIGA INTÄKTER -8 170-3 991 48,8-1 456 TOTAL INTÄKT -13 735-7 743 56,4-1 414 PERSONALKOSTNADER 64 718 42 608 65,8 540 ÖVRIGA KOSTNADER 50 923 37 579 73,8-3 629 TOTAL KOSTNAD 115 641 80 187 69,3-3 089 NETTOKOSTNAD 101 906 72 444 71,1-4 503 4120 Familjedaghem Sida 1

BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN 2018-09-11 MÅNADSRAPPORT AUGUSTI 2018 Riktpunkt augusti 66,67% Riktpunkt barnomsorgsavgifter 58,33% Budget 2018 Utfall 2018 Förbrukat % Avvikelse tkr ÖVRIGA INTÄKTER -100-69 69,0 2 TOTAL INTÄKT -100-69 69,0 2 ÖVRIGA KOSTNADER 2 000 1 149 57,5 184 TOTAL KOSTNAD 2 000 1 149 57,5 184 NETTOKOSTNAD 1 900 1 080 56,9 186 4130 Förskoleklass ÖVRIGA INTÄKTER -50-881 1 762,0 848 TOTAL INTÄKT -50-881 1 762,0 848 PERSONALKOSTNADER 6 281 4 243 67,5-55 ÖVRIGA KOSTNADER 2 921 1 696 58,1 251 TOTAL KOSTNAD 9 202 5 939 64,5 196 NETTOKOSTNAD 9 152 5 058 55,3 1 044 4190 Interkommunal barnomsorg AVGIFTSINTÄKTER ÖVRIGA INTÄKTER -1 901-888 46,7-380 TOTAL INTÄKT -1 901-888 46,7-379 ÖVRIGA KOSTNADER 6 828 4 274 62,6 278 TOTAL KOSTNAD 6 828 4 274 62,6 278 NETTOKOSTNAD 4 927 3 386 68,7-101 4210 Fritidshem AVGIFTSINTÄKTER -6 230-3 800 61,0-353 ÖVRIGA INTÄKTER -2 238-1 413 63,1-79 TOTAL INTÄKT -8 468-5 214 61,6-432 PERSONALKOSTNADER 22 904 13 471 58,8 1 799 ÖVRIGA KOSTNADER 4 961 3 401 68,6-93 TOTAL KOSTNAD 27 865 16 872 60,5 1 705 NETTOKOSTNAD 19 397 11 659 60,1 1 273 4310 Administration Sida 2

BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN 2018-09-11 MÅNADSRAPPORT AUGUSTI 2018 Riktpunkt augusti 66,67% Riktpunkt barnomsorgsavgifter 58,33% Budget 2018 Utfall 2018 Förbrukat % Avvikelse tkr PERSONALKOSTNADER 13 279 9 105 68,6-252 ÖVRIGA KOSTNADER 259 70 27,1 102 TOTAL KOSTNAD 13 538 9 175 67,8-149 NETTOKOSTNAD 13 538 9 175 67,8-149 4320 Lärarlöner ÖVRIGA INTÄKTER -7 573-5 950 78,6 901 TOTAL INTÄKT -7 573-5 950 78,6 901 PERSONALKOSTNADER 77 893 53 589 68,8-1 658 ÖVRIGA KOSTNADER 243 332 136,6-170 TOTAL KOSTNAD 78 136 53 920 69,0-1 827 NETTOKOSTNAD 70 563 47 970 68,0-926 4325 Personalfortbildning ÖVRIGA INTÄKTER -256 256 TOTAL INTÄKT -256 256 PERSONALKOSTNADER 118-118 ÖVRIGA KOSTNADER 873 1 021 117,0-439 TOTAL KOSTNAD 873 1 139 130,5-557 NETTOKOSTNAD 873 883 101,2-301 4330 Läromedel ÖVRIGA INTÄKTER -314 314 TOTAL INTÄKT -314 314 PERSONALKOSTNADER 224-224 ÖVRIGA KOSTNADER 2 245 1 470 65,5 27 TOTAL KOSTNAD 2 245 1 694 75,4-197 NETTOKOSTNAD 2 245 1 379 61,4 117 4340 Övrig verksamhet ÖVRIGA INTÄKTER -75 75 TOTAL INTÄKT -75 75 Sida 3

BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN 2018-09-11 MÅNADSRAPPORT AUGUSTI 2018 Riktpunkt augusti 66,67% Riktpunkt barnomsorgsavgifter 58,33% Budget 2018 Utfall 2018 Förbrukat % Avvikelse tkr PERSONALKOSTNADER 69-69 ÖVRIGA KOSTNADER 27 192 18 314 67,4-185 TOTAL KOSTNAD 27 192 18 384 67,6-255 NETTOKOSTNAD 27 192 18 308 67,3-180 4350 Inventarier, underhåll ÖVRIGA KOSTNADER 600 132 22,0 268 TOTAL KOSTNAD 600 132 22,0 268 NETTOKOSTNAD 600 132 22,0 268 4360 Särskola PERSONALKOSTNADER 1 019 383 37,6 296 ÖVRIGA KOSTNADER 9 117 5 517 60,5 561 TOTAL KOSTNAD 10 136 5 901 58,2 857 NETTOKOSTNAD 10 136 5 901 58,2 857 4371 Skolmåltider ÖVRIGA KOSTNADER 9 845 6 053 61,5 510 TOTAL KOSTNAD 9 845 6 053 61,5 510 NETTOKOSTNAD 9 845 6 053 61,5 510 4372 Elevvård ÖVRIGA INTÄKTER -875 875 TOTAL INTÄKT -875 875 PERSONALKOSTNADER 13 050 9 797 75,1-1 097 ÖVRIGA KOSTNADER 96 655 682,5-591 TOTAL KOSTNAD 13 146 10 452 79,5-1 688 NETTOKOSTNAD 13 146 9 578 72,9-813 4374 Skolskjutsar ÖVRIGA INTÄKTER -4 4 TOTAL INTÄKT -4 4 ÖVRIGA KOSTNADER 7 138 4 846 67,9-87 Sida 4

BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN 2018-09-11 MÅNADSRAPPORT AUGUSTI 2018 Riktpunkt augusti 66,67% Riktpunkt barnomsorgsavgifter 58,33% Budget 2018 Utfall 2018 Förbrukat % Avvikelse tkr TOTAL KOSTNAD 7 138 4 846 67,9-87 NETTOKOSTNAD 7 138 4 842 67,8-83 4376 Skolbibliotek ÖVRIGA INTÄKTER -8 8 TOTAL INTÄKT -8 8 PERSONALKOSTNADER 77 23 29,6 28 ÖVRIGA KOSTNADER 183 74 40,6 48 TOTAL KOSTNAD 260 97 37,4 76 NETTOKOSTNAD 260 89 34,2 84 4390 Interkommunal grundskola ÖVRIGA INTÄKTER -1 700-742 43,6-392 TOTAL INTÄKT -1 700-742 43,6-392 ÖVRIGA KOSTNADER 11 000 7 570 68,8-236 TOTAL KOSTNAD 11 000 7 570 68,8-236 NETTOKOSTNAD 9 300 6 828 73,4-628 4410 Gymnasieskola ÖVRIGA INTÄKTER -4 169-1 924 46,2-855 TOTAL INTÄKT -4 169-1 924 46,2-855 PERSONALKOSTNADER 537 70 13,1 288 ÖVRIGA KOSTNADER 50 563 32 764 64,8 946 TOTAL KOSTNAD 51 100 32 834 64,3 1 234 NETTOKOSTNAD 46 931 30 910 65,9 378 4500 Vuxenutbildning PERSONALKOSTNADER 58 40 68,9-1 ÖVRIGA KOSTNADER 1 747 1 273 72,9-109 TOTAL KOSTNAD 1 805 1 313 72,8-110 Sida 5

BARN- OCH UTBILDNINGSFÖRVALTNINGEN 2018-09-11 MÅNADSRAPPORT AUGUSTI 2018 Riktpunkt augusti 66,67% Riktpunkt barnomsorgsavgifter 58,33% Budget 2018 Utfall 2018 Förbrukat % Avvikelse tkr NETTOKOSTNAD 1 805 1 313 72,8-110 4910 Kommunal kulturskola AVGIFTSINTÄKTER -600-288 48,1-112 ÖVRIGA INTÄKTER -205 205 TOTAL INTÄKT -600-494 82,3 94 PERSONALKOSTNADER 4 630 3 412 73,7-325 ÖVRIGA KOSTNADER 1 451 1 237 85,2-269 TOTAL KOSTNAD 6 081 4 648 76,4-594 NETTOKOSTNAD 5 481 4 155 75,8-500 Sida 6

TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Sida 2018-09-10 BU17/84 1 Till Barn- och utbildningsnämnden Tertial II 2018 Förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden beslutar att godkänna barn- och utbildningsförvaltningens tertialrapport II. Ärendebeskrivning Barn- och utbildningsförvaltningen har tagit fram en rapport för det ekonomiska utfallet till och med den 31 augusti 2018 för barn- och utbildningsnämndens verksamheter. Det ekonomiska utfallet för perioden är 252 953 tkr. Enligt helårsprognosen beräknas utfallet för år 2018 bli 379 656 tkr, vilket innebär ett förväntat underskott motsvarande 4 961 tkr. Barn- och utbildningsnämnden Katarina Ståhlkrantz Barn- och utbildningschef Mona Ljunggren Förvaltningsekonom Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Postadress Besöksadress Telefon Fax E-post Box 211 Jönköpingsvägen 19 036-442 80 65 036-442 81 60 mona.ljunggren@habokommun.se 566 24 Habo Telefon (vx) Webb 036-442 80 00 www.habokommun.se

Bilaga 1 Drift Delårsbokslut 2018-08-31 (alla belopp i tkr om ej annat anges) Driftuppföljning t o m 2018-08-31 Nämnd: Barn- och utbildningsnämnd Område Rev helårs- Budget 2018 Utfall 1801-1808 %-förbr. Prognos helår Utfall Helår 2017 - Nämnd/administration 31 899 20 972 66 31 549 20 806 Barnomsorg 128 130 88 569 69 130 590 123 858 Skola 160 449 107 033 67 163 100 155 718 Gymnasie/Vuxenutbildning 48 736 32 224 66 48 936 44 361 Kulturskolan 5 481 4 155 76 5 481 4 971 - - Summa 374 695 252 953 67,5 379 656 349 714 Kommentarer till avvikelser Den totala avvikelsen i augusti borde ligga på 66,7 % Nämnden har sedan tertial 1 fått en tilläggsbudget på 2 250 tkr. Skillnaden mellan 2017 och 2018 vad gäller nämnd/administration avser överflyttad it-budget. Nämnd/administration Ett litet överskott beräknas Barnomsorg Ett underskott inom barnomsorgen trots tilläggsanslag på 2 250 tkr. Beror främst på ökade snittlöner men även på minskade statsbidrag gällande maxtaxa och mindre barngrupper.

Bilaga 1 Drift Skola I tertial ett såg det ut som att vi skulle få ett underskott vad gäller skolan på ca -1 000 tkr. I detta underskott fanns ett beräknat överskott på särskolan med 1 500 tkr. Ändrade priser på interkommunala särskoleplatser från hösten 2018 gör att vi inte kan räkna med något överskott längre. Gymnasie/Vuxenutbildning Gymnasiet ser ut att hålla budget men vuxenutbildningen kommer förmodligen inte att hålla sin budget.

Bilaga 1 Investering Delårsbokslut 2018-08-31 (alla belopp i tkr om ej annat anges) Investeringsuppföljning t o m 2018-08-31 Nämnd: Barn- och utbildningsnämnd Projektnr ID Benämning Rev. Budget (kr) Upparb. belopp 1808(kr) Ek livsl. (år)* Ber driftstart (mån)** Beräknad utg 2018 (kr)*** 41010 4607 Inventarier Hagabodaskolan 7-9 1300 1 023 15 2018-01-01 1 300 41013 4030 Inventarier till 70 barn 200-15 2019-01-01-41014 4450 Ombyggnad Fagerhults fsk 97 65 15 2018-09-01 97 41016 4607 Utrymningslarm Hagabodaskolan 400-15 2019-01-01-41017 4307 Klassuppsättning Bränningeskolan 100 10 15 2018-11-01 100 41018 4030 Ny förskola 2019 400-15 2019-01-01-41019 4207 Hälsofrämjande skola - skärmar 150-5 2018-09-01 150 41020 4010 Skoladministrativt system 600 36 10 2019-01-01 - * Ange den genomsnittliga ekonomiska livslängden ** Ange i vilken månad investeringen beräknas vara klar (t ex 201810, 201905) ***Ange den beräknade investeringsutgiften för 2018

Perspektiv Verksamhetsmål Nämndens mål Resultatindikator Mål 2018 Prognos Nås/Nås ej Kommentar Trygg och säker kommun I Habo kommun är barnen i centrum Medborgare Skapa ett mervärde genom mångfald och individens fria val En miljösmart och miljömedveten kommun Meningsfull fritid Mångsidigt näringsliv Ekonomi En sund ekonomi och ekonomistyrning. Verksamhet/Utveckling Medarbetare Serviceanda Kvalitet Föredöme som arbetsgivare

Perspektiv Verksamhetsmål Nämndens mål Resultatindikator Mål 2018 Prognos Nås/Nås ej Kommentar Trygg och säker kommun Dataskyddsförordningen implementeras i samarbete med andra aktörer. J/N Antal skadestånd kopplade till dataskyddsförordningen som utgår från Habo. Skadegörelsen på kommunens egendom ska minska. 0 20% Medborgare I Habo kommun är barnen i centrum Skapa ett mervärde genom mångfald och individens fria val Handlingsplan kopplad till skadegörelse? En miljösmart och miljömedveten kommun Samtliga mål avseende KLK i miljöprogrammet ska vara genomförda vid utgången av 2018 100% Meningsfull fritid Andel dataintrång/driftsavbrott med anledning av bristande IT-säkerhet 0 Mångsidigt näringsliv Ekonomi En sund ekonomi och ekonomistyrning. Budgetföljsamhet, resultat minst inom tilldelad ram J/N Inköp av varor och tjänster uppgår till 80% från 20% av leverantörerna. J/N Avtalstrohet 90% Ekonomisk rapport till KS varje månad, heltäckande rapport per tertial J/N Minst en genomgående analys av en nämndsverksamhet med rapport till KS. J/N

Utbildning genomförs riktad mot förtroendevalda och enhetschefer J/N Dialog/uppföljningsmöten i samband med tertialuppföljningar J/N Verksamhet/Utveckling Serviceanda Kvalitet Minst en process per enhet kvalitetssäkras J/N Ändamålsenligt systemstöd m a p systematiska arbetsmiljöarbetet. J/N Kvalitetssäkring av rehabprocess, tillbud och olycksfallsrutin samt introduktion för nyanställda J/N Den politiska ärendehanteringen ska hålla god kvalitet enligt upprättade mallar och rutiner. 100% Alla medarbetare i kommunen ska känna till och ta del av informationen på intranätet J/N Projektplan tas fram för utveckling av intranätet J/N Webbplatsen, habokommun.se, ska klarspråkssäkras. J/N Medarbetare Föredöme som arbetsgivare Andel av personalen som kan rekommendera KLK som arbetsplats till en vän eller bekant Minst 75% Sjukfrånvaro Max 3% Medarbetarsamtal chefmedarbetare (som resulterar i överenskommelsen mitt medarbetarskap grundat på Habo Kommuns beslutade värdegrund och innehållande bl. a. kompetensutvecklingsplan) hålls en gång per år. 100%

Medarbetarenkätens resultat för trivsel ska vara hög och stressen låg Antal väsentliga anmärkningar i samband med skyddsronden 0 Andel anställda, avseende utsatta befattningar, som upplever att de har stöd somarbetsgivaren 100%

Perspektiv Verksamhetsmål Nämndens mål Resultatindikator Mål 2018 Prognos Nås/Nås ej Kommentar Trygg och säker kommun Vid detaljplanering ska trygghetsaspekten alltid beaktas betr GC-vägar, offentliga platser (etc). 100% Medborgare I Habo kommun är barnen i centrum Skapa ett mervärde genom mångfald och individens fria val En miljösmart och miljömedveten kommun Vid detaljplanering ska alltid barnperspektivet beaktas 100% Meningsfull fritid Mångsidigt näringsliv Ekonomi En sund ekonomi och ekonomistyrning. Budgetföljsamhet 100% Avgiftstäckningsgraden för detaljplaner ska öka (id 2903) Utgångsvärde Verksamhet/Utveckling Serviceanda Öka kommunikation/information med/till medborgarna; Antal Öppet Hus-tillfällen, Bygglov 2 Kvalitet Andel mycket nöjda eller nöjda kunder inom bygglovshandläggning, totalt Utgångsvärde Medarbetare Föredöme som arbetsgivare Medarbetarenkät - Personalomsättning 0 Sjukfrånvaro 6,80% Övertid, total för nämnden 30 tim

Perspektiv Verksamhetsmål Nämndens mål Resultatindikator Mål 2018 Prognos Nås/Nås ej Kommentar Trygg och säker kommun Plats på förskola önskat placeringsdatum (U11401) 100% Nås Under förutsättning att antalet barn med önskat placeringsdat um efter 2018-10-01 inte överstiger förvaltningens prognos. Medborgare Väntetid i antal dagar för de barn som inte fått plats på önskat placeringsdatum (U11402) 0 Nås Under förutsättning att antalet barn med önskat placeringsdat um efter 2018-10-01 inte överstiger förvaltningens prognos. I Habo kommun är barnen i centrum Barn per årsarbetare i förskolan (N11102) 5,0 Nås ej 5,4 (2017) Skapa ett mervärde genom mångfald och individens fria val En miljösmart och miljömedveten kommun Meningsfull fritid Mångsidigt näringsliv Ekonomi En sund ekonomi och ekonomistyrning. Kostnad per betygspoäng i åk 9 (U15406) 305 Nås ej 347 (2017) Verksamhet/Utveckling Serviceanda Kvalitet Kostnad fsk tkr/inskrivet barn (N11008) 140 Nås ej 152 (2017)

Vilket resultat når elever i åk 6 i kommunen? (N15543) 100 Nås delvis 85 (2017) Vilket resultat når elever i åk 3 i kommunen i de nationella proven? (N15474) 100 Nås delvis 81 (2017) Andel behöriga till något nationellt program på gymnasiet (N15428) 100 Nås delvis 89 (2017) Andel elever som fullföljer gymnasieutbildningen i kommunen (U17461 100 Nås ej 76 (2017) Medarbetare Föredöme som arbetsgivare

Perspektiv Verksamhetsmål Nämndens mål Resultatindikator Mål 2018 Prognos Nås/Nås ej Kommentar Trygg och säker kommun Öka simkunnigheten i åk 2 80% I Habo kommun är barnen i centrum Medborgare Skapa ett mervärde genom mångfald och individens fria val En miljösmart och miljömedveten kommun Meningsfull fritid Öka antalet lån/invånare 5,8 Öka antalet nya mer öppet -taggar 1000 Mångsidigt näringsliv Ekonomi En sund ekonomi och ekonomistyrning. Kommunens/nämndens investeringar överstiger ej summan av avskrivninger och årets resultat. 100% Kommunen/nämnden har varje år ett resultat på minst 2% av skatter och statsbidrag. 4% Budgetföljsamhet 100% Bibehålla samarbetet med externa partners för att undvika kostnadsökningar för drift och underhåll av friluftsanläggningar 100% Serviceanda Andel som får svar på e-post inom två dagar 100% Verksamhet/Utveckling Kvalitet Andel som tar kontakt med kommunen via telefon som får ett direkt svar på en enkel fråga 100%

Medarbetare Föredöme som arbetsgivare Medarbetarenkät - Personalomsättning < 10 % Sjukfrånvaro 3% Övertid/mertid F o K < 600 tim.

Perspektiv Verksamhetsmål Nämndens mål Resultatindikator Mål 2018 Prognos Nås/Nås ej Kommentar Trygg och säker kommun I Habo kommun är barnen i centrum Tillsyn av förskolor - andel 50% Medborgare Skapa ett mervärde genom mångfald och individens fria val En miljösmart och miljömedveten kommun Miljöprogrammet - antal genomförda åtgärder 100% Meningsfull fritid Mångsidigt näringsliv Tillsynsplaner - uppfyllnadsgraden 100% Ekonomi En sund ekonomi och ekonomistyrning. Budgetföljsamhet 100% Fakturerade årsavgifter 30 april 100% Kostnadstäckningsgrad Miljöskydd 50% Kostnadstäckningsgrad Hälsoskydd 30% Serviceanda Kostnadstäckningsgrad Livsmedel 70% Ärendebalans 0 Medverka i forum där näringsliv och företag utgör målgruppen - antal tillfällen 10 Verksamhet/Utveckling Webbplatsen genomgången områdesvis av ansvariga avseende innehåll och klarspråk 2 gånger per år Andel som får svar på e-post inom två dagar 100% 96%

Andel som tar kontakt med kommunen via telefon som får ett direkt svar på en enkel fråga 80% Kvalitet Alla mallar för vanligt förekommande beslut ska vara reviderade och omgjorda utifrån klarspråk 33% Årlig genomgång av fastställda rutiner andel genomgångna 33% Medarbetare Föredöme som arbetsgivare Frisknärvaro > 97 % Personalomsättning < 10 % Övertid/mertid, totalt för nämnden Max 100 tim. Hälso- och arbetsmiljöprofil andel som har genomfört kartläggningen vid ett tillfälle 80% Medarbetarenkät; följs upp vart annat år 2017:års resultat ingångs-värde

Perspektiv Verksamhetsmål Nämndens mål Resultatindikator Mål 2018 Prognos Nås/Nås ej Kommentar Trygg och säker kommun Personalkontinuitet, antal personal som en hemtjänsttagare möter under 14 dagar (U21401) 15 Brukarbedömning hemtjänst äldreomsorg - trygghet, andel (%) (U21505) 90 Brukarbedömning särskilt boende äldreomsorg - trygghet, andel (%) (U23521) 90 Medborgare I Habo kommun är barnen i centrum Skapa ett mervärde genom mångfald och individens fria val Anställda utrikes födda inom omsorg om äldre och funktionshindrade, balanstal (N20217) >1 En miljösmart och miljömedveten kommun Andel elbilar 10% Meningsfull fritid Tas upp i genomförandeplaner när aktivitet ingår i biståndet/insatsen. 100% Mångsidigt näringsliv Ekonomi En sund ekonomi och ekonomistyrning. Budgetföljsamhet 100% Kostnad särskilt boende äldreomsorg tkr/brukare (N23009) 825 Kostnad hemtjänst äldreomsorg tkr/brukare (N21010) 325 Verksamhet/Utveckling Serviceanda Andelen tid hos brukare av den totala arbetade tiden Mäta uppfyllelse av servicedeklarationer 65% 100% Kvalitet

Brukarbedömning särskilt boende - äldreomsorg (U23471) 84% Brukarbedömning hemtjänst äldreomsorg - helhetssyn, andel (%) (U21468) Minst 90% Andel nöjda brukare inom funktionshinderomsorgen Brukarbedömning individ- och familjeomsorg totalt - helhetssyn, andel (%) (U30452) Minst 80% Andel ungdomar som inte blivit aktuella inom ett år efter avslutad insats/utredning (U33400) 86% Medarbetare Föredöme som arbetsgivare Medarbetarenkät - Personalomsättning < 10 % Sjukfrånvaro 7,50% Övertid/mertid F o K 9000 Mäta andelen nöjda studenter och praktikanter 100% Andel chefer som har personalansvar för max 30 medarbetare (t.v.) 100% Mäta uppfyllelse av servicedeklarationer Brukarbedömning särskilt boende - äldreomsorg (U23471) 84% Brukarbedömning hemtjänst äldreomsorg - helhetssyn, andel (%) (U21468) Minst 90% Andel nöjda brukare inom funktionshinderomsorgen

Brukarbedömning individ- och familjeomsorg totalt - helhetssyn, andel (%) (U30452) Minst 80% Andel ungdomar som inte blivit aktuella inom ett år efter avslutad insats/utredning (U33400) 86% Medarbetarenkät - Personalomsättning < 10 % Sjukfrånvaro 7,50% Övertid/mertid F o K 9000 Mäta andelen nöjda studenter och praktikanter 100% Andel chefer som har personalansvar för max 30 medarbetare (t.v.) 100%

Perspektiv Verksamhetsmål Nämndens mål Resultatindikator Mål 2018 Prognos Nås/Nås ej Kommentar Trygg och säker kommun Andel skolor/förskolor med kamera övervakning 1/år I Habo kommun är barnen i centrum Antal incidenter relaterade till Habo Kosts uppdrag 0 Medborgare Skapa ett mervärde genom mångfald och individens fria val En miljösmart och miljömedveten kommun Meningsfull fritid Mångsidigt näringsliv Antal åldersanpassade lekplatser per år Ingångsvärde 2017 Ekonomi En sund ekonomi och ekonomistyrning. Budgetföljsamhet 100% Serviceanda Andel minskat antal leverantörer 10% Andel som får svar på e-post inom två dagar 95% Verksamhet/Utveckling Andel som tar kontakt med kommunen via telefon som får ett direkt svar på en enkel fråga 60% Kvalitet Medarbetare Föredöme som arbetsgivare Medarbetarenkät - Personalomsättning < 10 % Sjukfrånvaro Max 9,8% Övertid/Mertid Max 3 454 tim

Perspektiv Verksamhetsmål Nämndens mål Resultatindikator Mål 2018 Prognos Nås/Nås ej Kommentar Trygg och säker kommun Personalkontinuitet, antal personal som en hemtjänsttagare möter under 14 dagar 17 st I Habo kommun är barnen i centrum Plats på förskola önskat placeringsdatum 100% Medborgare Väntetid i antal dagar för de barn som inte fått plats på förskolan på önskat datum Barn per årsarbetare i förskolan 5,5 0 Skapa ett mervärde genom mångfald och individens fria val En miljösmart och miljömedveten kommun Meningsfull fritid Hushållsavfall som samlats in för materialåtervinning 41% Mångsidigt näringsliv Ekonomi En sund ekonomi och ekonomistyrning. Kommunens/nämndens investeringar överstiger ej summan av avskrivninger och årets resultat. 100% Kommunen/nämnden har varje år ett resultat på minst 2% av skatter och statsbidrag. 4% Budgetföljsamhet 100% Upphandling 1) Det ska finnas upphandlingsavtal inom de områden där varor/tjänster köps mest frekvent, 80/20 regeln 2) Förvaltningarna ska hålla sig till de upphandlade avtalen Mätning 2017 Kostnad per betygspoäng i åk 9 310 Kostnad särskilt boende äldreomsorg, tkr/brukare 835 tkr

Kostnad förskola, tkr/inskrivet barn 145 tkr Serviceanda Kostnad hemtjänst äldreomsorg, tkr/brukare 350 tkr Andel som får svar på e-post inom två dagar 95% Verksamhet/Utveckling Andel som tar kontakt med kommunen via telefon som får ett direkt svar på en enkel fråga 60% Kvalitet Vilka kvalitetsaspekter finns inom särskilt boende? 80% Andel ungdomar som inte kommit tillbaka inom ett år efter avslutad insats/utredning 84% Vilket resultat når elever i åk 6 i kommunen? 82% Vilket resultat når elever i åk 3 i kommunen i de nationella proven? 85% Andel behöriga till något nationellt program på gymnasiet 90% Andel elever som fullföljer gymansieutbildningen i kommunen 83% Medarbetare Föredöme som arbetsgivare Medarbetarenkät 2017: resultat utgångsvärde Personalomsättning <10% Sjukfrånvaro 7%

Barn- och elevavstämning 2018 Augusti - redovisad septembermöte Snitt Snitt Diff utfall Budget Jan Feb Mars Apr Maj Juni Budget Juli Aug Sep Okt Nov Dec Budget Utfall Helår Förskola 955 948 953 968 993 1001 1001 898 889 889 889 901 909 912 927 938-11 Fritidshem 828 810 810 810 799 799 799 933 894 894 894 894 894 894 881 849 31 Skola 1882 1877 1877 1877 1876 1876 1876 1986 1922 1922 1922 1922 1922 1922 1 934 1 899 35 Gymnasie 427 420 420 420 420 420 420 443 457 457 457 457 457 457 435 439-4 Siffran osäker Förskola Snitt vt Över/-underinskrivna 7 2-13 -38-46 -46-22,33 9 9 9-3 -11-14 Fritidshem Över/-underinskrivna 18 18 18 29 29 29 23,5 39 39 39 39 39 39 Grundskola Över/-underinskrivna 5 5 5 6 6 6 5,5 64 64 64 64 64 64

TJÄNSTESKRIVELSE Datum Dnr Sida 2018-09-05 BU18/121 1 Till Barn- och utbildningsnämnden Granskningsrapport av upphandlingsprocessen Förslag till beslut Barn- och utbildningsnämnden beslutar att ge barn- och utbildningsförvaltningen i uppdrag att genomföra de i granskningsrapporten föreslagna åtgärderna. Ärendebeskrivning En granskning av upphandlingsprocessen inom kommunstyrelsen och nämnderna i Habo kommun har genomförts av Deloitte AB. Den sammanfattande bedömningen efter granskningen är att kommunstyrelsen och nämnderna delvis har en ändamålsenlig organisation för att genomföra upphandlingar. Deloitte AB lämnar i sin granskningsrapport följande rekommendationer som berör barn- och utbildningsnämndens verksamhetsområde: - För samtliga medarbetare tydliggöra vikten av att noterade avvikelser från avtalsvillkoren snarast möjligt rapporteras till upphandlingscontrollern. - Se över rutinerna för dokumentation av genomförda upphandlingar och säkerställa att det finns underlag för samtliga upphandlingar. - Tillse att LOU efterlevs. - Tydligt ange i sin delegationsordning vilka beloppsgränser som gäller för beslut om inköp och upphandling. Barn- och utbildningsförvaltningen föreslår att barn- och utbildningsnämnden uppdrar till förvaltningen att genomföra de åtgärder rekommenderas i granskningsrapporten. Barn- och utbildningsnämnden Katarina Ståhlkrantz Barn- och utbildningschef Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen Postadress Besöksadress Telefon Fax E-post Box 211 Jönköpingsvägen 19 036-442 80 40 036-442 81 60 katarina.stahlkrantz@habokommun.se 566 24 Habo Telefon (vx) Webb 036-442 80 00 www.habokommun.se

Upphandlingsprocessen Innehåll Upphandlingsprocessen Habo kommun Augusti 2018 Fredric Gyllensten och Revsul Dedic 00

Upphandlingsprocessen Innehåll Innehåll Innehåll 1 Sammanfattning 2 1. Inledning 4 2. Granskningsresultat 6 3. Stickprov 13 Bilagor 20 1

Upphandlingsprocessen Sammanfattning Sammanfattning Deloitte AB har av de förtroendevalda revisorerna i Habo kommun fått uppdraget att genomföra en granskning avseende upphandlingsprocessen inom kommunstyrelsen och nämnderna. Revisionsfråga Har kommunstyrelsen och nämnderna en ändamålsenlig organisation för att genomföra upphandlingar? Svar på revisionsfråga Vår sammanfattande bedömning är att kommunstyrelsen och nämnderna delvis har en ändamålsenlig organisation för att genomföra upphandlingar. Iakttagelser Barn- och utbildningsnämnden i sin delegationsordning inte angivit några beloppsgränser för beslut om inköp eller upphandling. Det finns ingen särskild plats för upphandlingsfrågor på kommunens intranät, utan den huvudsakliga informationsspridningen avseende inköps- och upphandlingsfrågor sker genom e-post. Det dröjer ofta lång tid (månader) innan upphandlingskontrollern informeras om eventuella villkorsavvikelser i inköpta varor eller tjänster. Socialförvaltningen genomför inga rutinmässiga kontroller avseende leverantörernas efterlevnad av avtalsvillkor. De beloppsgränser för direktupphandling som anges i kommunens policy och riktlinjer för upphandling överensstämmer inte med aktuellt belopp enligt LOU. Den kontroll avseende överskridande av direktupphandlingsgränsen som är under implementering är manuell och genomförs inte på samtliga inköp. Vi noterar avvikelser i 16 av 40 stickprov inom Habo kommuns verksamhetsområden (varav 5 avser kommunledningskontoret, 4 avser socialförvaltningen, 2 avser barn- och utbildningsförvaltningen och 5 avser tekniska förvaltningen). Rekommendationer Kommunstyrelsen och nämnderna rekommenderas: För samtliga medarbetare tydliggöra vikten av att noterade avvikelser från avtalsvillkor snarast möjligt rapporteras till upphandlingscontrollern. Se över rutinerna för dokumentation av genomförda upphandlingar och säkerställa att det finns underlag för samtliga upphandlingar. Tillse att LOU efterlevs. Kommunstyrelsen rekommenderas: Överväga att skapa en egen plats på kommunens intranät för inköps- och upphandlingsfrågor. 2

Upphandlingsprocessen Sammanfattning Säkerställa att nu gällande beloppsgräns för direktupphandling anges i kommunens policy och riktlinjer för upphandling. Se över möjligheten att öka kontrollen över att summan av flera mindre inköp inte överstiger direktupphandlingsgränsen. Socialnämnden rekommenderas: Säkerställa att uppföljning av levererade varor och tjänster gentemot avtalsvillkor genomförs. Barn- och utbildningsnämnden rekommenderas: Tydligt ange i sin delegationsordning vilka beloppsgränser som gäller för beslut om inköp och upphandling. Jönköping den 15 augusti 2018 DELOITTE AB Fredric Gyllensten Revsul Dedic Granskningsledare Verksamhetskonsult 3

Upphandlingsprocessen Inledning 1. Inledning Bakgrund Myndigheter måste följa vissa bestämmelser vid inköp för att på bästa sätt hushålla med skattemedlen och ta tillvara på konkurrensen på marknaden. Dessa inköp regleras genom upphandlingslagstiftningen. Habo kommun hanterar ett stort antal upphandlingar. Ett antal personer inom kommunen gör avrop från ramavtal och är på olika sätt involverade i upphandlingsprocessen. Det finns en osäkerhet för hur väl processen fungerar. Syfte och avgränsning Granskningens syfte är undersöka om kommunstyrelsen och nämnderna i Habo kommun har en ändamålsenlig organisation för att genomföra upphandlingar. Granskningen har begränsats till upphandlingar som gjorts inom Habo kommun under 2017 och 2018. Revisionsfråga Har kommunstyrelsen och nämnderna en ändamålsenlig organisation för att genomföra upphandlingar? Underliggande frågeställningar Hur ser ansvarsfördelningen ut avseende upphandling inom nämnderna? Hur förmedlas upphandlingskompetens ut i verksamheterna? Hur följer nämnderna upp att levererade varor och tjänster överensstämmer med avtalade priser och villkor? Efterlevs bestämmelserna i LOU och kommunens regler vid upphandling? Metod och granskningsinriktning Granskningen har genomförts genom dokumentstudier samt genom intervjuer med följande befattningshavare: Inköps- och upphandlingscontroller, kommunledningskontoret Barn- och utbildningschef Socialchef Teknisk chef. Granskningen har delats in i följande sju faser: Planering av intervjuer. Samla fakta/underlag genom intervjuer och dokumentgranskning. Genomgång, sammanställning och analys av insamlat material. Vid behov komplettering med mer material. Framtagning av viktiga iakttagelser och rekommendationer samt svar på revisionsfråga. Rapportskrivning inkl. sakavstämning. 4

Upphandlingsprocessen Inledning Presentation av granskning till revisorer. Godkänd rapport skickas till berörda nämnder & revisorer. Kvalitetssäkring Kvalitetssäkring har skett genom Deloittes interna kvalitetssäkringssystem. Rapporten har även kvalitetssäkrats av de intervjuade personerna. Dokumentationsplikt En upphandlande myndighet ska dokumentera genomförandet av en upphandling. Dokumentationen ska vara tillräcklig för att motivera myndighetens beslut under upphandlingens samtliga skeden. (12 kap 14 LOU). Definitioner Direktupphandling Vid direktupphandling görs ett undantag från upphandlingslagstiftningens krav på annonsering och öppen konkurrens. Den vanligast förekommande situationen då direktupphandling används är då det som ska köpas har ett värde som understiger direktupphandlingsgränsen. Direktupphandling kan också användas om det finns synnerliga skäl och om kriterierna för att få tillämpa ett förhandlat förfarande utan föregående annonsering är uppfyllda. Direktupphandlingsgränsen för varor och tjänster år 2017 var 534890 kronor enligt LOU och 993368 kronor enligt LUF/LUFS (19 kap 7 LOU). Den 1 januari år 2018 höjdes beloppsgränsen till 586907 kr enligt LOU och 1092436 kr enligt LUF/LUFS. Dock är det inte enbart det aktuella köpet som räknas, utan även andra köp av samma slag som genomförts under räkenskapsåret. Beloppsgränsen justeras vartannat år. Sedan den 1 juli 2014 finns krav på att organisationen har riktlinjer för direktupphandling och krav på dokumentation för direktupphandlingar som överstiger 100000 kronor. (19 kap 30 LOU). 5

Upphandlingsprocessen Granskningsresultat 2. Granskningsresultat Utifrån genomförda intervjuer och granskat material har en övergripande beskrivning av upphandlingsprocessen inom Habo kommun gjorts nedan. De iakttagelser som framkommit till följd av intervjuer och dokumentstudier redogörs under den rubrik som ansetts mest lämplig. Hur ser ansvarsfördelningen ut avseende upphandling inom nämnderna? Ansvarsfördelning inom Habo kommun Fullmäktige i Habo kommun antog i december 2008 en särskild policy och riktlinjer för upphandling. Syftet med policyn är att bl.a. att minska kommunens kostnader för inköp av varor och tjänster och samtidigt bibehålla hög kvalitet. Av policyn framgår att kommunstyrelsen, genom sin ledningsfunktion, ska leda och samordna kommunövergripande inköps- och upphandlingsfrågor. Kommunstyrelsen har enligt sitt reglemente även i uppgift att övervaka att nämnderna följer fullmäktiges fastställda riktlinjer och program (såsom policy och riktlinjer för upphandling), samt att förvaltningen sköts lagligt (exempelvis i enlighet med LOU) och ekonomiskt. dock en inköps- och upphandlingscontroller som arbetar heltid med att leda och samordna Habos upphandlingsprocesser samt kontrollera att upphandlingarna genomförs på ett korrekt sätt. Varje nämnd ansvarar enligt fullmäktiges upphandlingspolicy för upphandlingar inom sina egna verksamhetsområden. Nämnderna ansvarar även enligt respektive reglemente för att verksamheterna bedrivs i enlighet med de riktlinjer som fullmäktige beslutat om samt de föreskrifter som finns i lagar och förordningar. Inom varje förvaltning finns ett antal särskilt utsedda och certifierade beställare som samordnar och genomför inköp för sin enhet utifrån gällande ramavtal. Varje förvaltning har även ett antal individer med delegation att genomföra direktupphandlingar. Totalt finns 24 medarbetare och chefer i kommunen med rätt att göra direktupphandlingar. Figur 1 nedan illustrerar Habo kommuns organisation för inköp och upphandlingar. Habo kommun har ingen egen upphandlingsenhet utan har istället avtalat med Jönköpings kommun om möjlighet att delta i de ramavtalsupphandlingar som Jönköping genomför för egen del. Inom ekonomiavdelningen vid Habos kommunledningskontor finns 6

Upphandlingsprocessen Granskningsresultat Figur 1. Upphandlingsorganisation i Habo kommun Ekonomiavd. Direktupphandlare Upphandlingscontroller Socialförvaltningen Direktupphandlare KLK Jkpg upphandlingsenhet Tekniska förvaltningen Barn-och utbildningsförvaltningen Direktupphandlare Tabell 1. Konkurrensutsättning av direktupphandling i Habo kommun Belopp Konkurrensutsättning < 5000 kr Direktupphandling via Tendsign ej nödvändigt. 5001 kr 25000 kr Begär anbud från minst 2 leverantörer. 25001 kr 75000 kr Begär anbud från minst 3 leverantörer. Om 3 presumtiva leverantörer ej finns skall upphandlingen annonseras i Tendsign. 75001 kr 250000 kr Upphandlingen skall annonseras i Tendsign. > 250000 kr Kontakta upphandlingscontroller. Källa: Habo kommun Cert. beställare Cert. beställare Cert. beställare Respektive förvaltning har skapat sina egna inköps- och upphandlingsorganisationer utifrån förutsättningarna ovan. Nedan beskrivs upphandlingsorganisationerna inom kommunens tre största förvaltningar. Källa: Habo kommun Kommunledningskontorets upphandlingscontroller har fastställt ett antal beloppsgränser för konkurrensutsättning av mindre inköp och direktupphandlingar som gäller för samtliga medarbetare i kommunen. Beloppsgränserna finns tillgängliga i kommunens direktupphandlingsmodul i verksamhetssystemet Tendsign tillsammans med detaljerade riktlinjer som upphandlaren ska ta hänsyn till. Socialförvaltningen Socialförvaltningen har tre administratörer som är delaktiga i inköps- och upphandlingsprocessen, men det råder delade meningar om dessa medarbetares behörigheter. Från socialförvaltningen framhålls att samtliga tre har rätt att genomföra direktupphandlingar, medan det från kommunledningskontoret framhålls att endast en är direktupphandlare medan övriga två är certifierade beställare. 7

Upphandlingsprocessen Granskningsresultat Enligt socialnämndens delegationsordning (reviderad år 2017) gäller följande beloppsgränser avseende ingående av avtal för inköp av varor och tjänster: Tabell 2. Beloppsgränser för tecknande av avtal: SOC Belopp Beslutsfattare < 10 PBB Socialchef (< 455000 kr) > 10 PBB Socialnämnden (> 455000 kr) Källa: Delegationsordning, SN Barn- och utbildningsförvaltningen Barn- och utbildningsförvaltningen har särskilt utsedda intendenter på varje skola som självständigt får göra inköp eller upphandla upp till 100 tkr. Intendenterna får även genomföra inköp och upphandling upp till 250 tkr med stöd av kommunledningskontorets upphandlingscontroller. Totalt finns 10 intendenter inom barn- och utbildningsförvaltningen. Inga särskilda beloppsgränser för inköp eller upphandling finns fastställda i barn- och utbildningsnämndens delegationsordning. Det framgår endast att barn- och utbildningschefen har delegation att underteckna avtal i nämndens namn. Tekniska förvaltningen Inom tekniska förvaltningen har fyra enhetschefer rätt att genomföra upphandlingar under direktupphandlingsgränsen. Förvaltningschefen och fastighetschefen får genomföra upphandlingar över beloppsgränsen för direktupphandling, dock maximalt upp till 25 prisbasbelopp under förutsättning att upphandlingen avser entreprenad rörande bygg- och anläggningsarbeten. Upphandlingar över 25 prisbasbelopp ska beslutas av kommunstyrelsens arbetsutskott. Enligt kommunstyrelsens delegationsordning (reviderad år 2016) gäller följande beloppsgränser för tekniska förvaltningen avseende ingående av avtal för inköp av varor och tjänster: Tabell 3. Beloppsgränser för tecknande av avtal: TF Verksamhet Befattning < 25 PBB Teknisk chef (< 1137500 kr) > 25 PBB KS AU (> 1137500 kr) Källa: Delegationsordning, KS Bedömning Vi noterar att barn- och utbildningsnämnden i sin delegationsordning inte angivit några beloppsgränser för beslut om inköp eller upphandling, utan endast delegerat beslutsrätten till förvaltningschefen. Detta innebär att förvaltningschefen har rätt att teckna avtal oavsett hur stort belopp avtalet omfattar. I detta finns en risk att avtalsfrågor som kan vara av principiell beskaffenhet inte presenteras för nämnden. Rekommendation Barn- och utbildningsnämnden rekommenderas att i sin delegationsordning tydligt ange vilka beloppsgränser som gäller för beslut om inköp och upphandling. 8

Upphandlingsprocessen Granskningsresultat Hur förmedlas upphandlingskompetens ut i verksamheterna? För att kunna genomföra upphandlingar eller inköp i Habo kommun krävs systembehörighet till kommunens upphandlingsmodul i Tendsign. Direktupphandlare och beställare har olika nivåer på sina behörigheter. Beställarna får sin behörighet att genomföra inköp efter att ha genomgått en särskild utbildning som hålls av upphandlingscontrollern. Efter denna utbildning kan medarbetaren genom sin inloggningsprofil genomföra beställningar från kommunens befintliga avtal, men har ej rätt att upphandla nya leverantörer. Direktupphandlare utses bland de certifierade beställarna. I dagsläget finns ingen plats på kommunens intranät för information om upphandlings- och inköpsfrågor. Under intervjuerna framkom att information huvudsakligen sprids genom att upphandlingscontrollern skickar e-post till förvaltningscheferna, som i sin tur vidarebefordrar informationen till sina medarbetare. Bedömning Kommunens huvudsakliga informationsspridning avseende upphandling och inköp sker i dagsläget genom e-post. I detta finns risk att medarbetare och chefer missar viktig information kring kommande upphandlingar eller förändringar i regelverk som har direkt påverkan på deras verksamheter. Vår uppfattning är att även kommunens intranät kan nyttjas som för delgivning av information, exempelvis genom att upphandlingscontrollern får en egen flik där information och meddelanden kan läggas upp. I samband med intervjuerna framhölls att det förekommer att beställare lånar varandras användarkonto och genomför beställningar i varandras namn. Detta medför att upphandlingscontrollern inte har möjlighet att följa upp vilka beställare som faktiskt genomför inköpen. Vidare framkom att beställare och direktupphandlare som avslutar sina tjänster hos kommunen i vissa fall lämnar över sina systembehörigheter direkt till efterträdarna, utan att dessa genomgått upphandlingscontrollerns utbildning. Rekommendation Kommunstyrelsen rekommenderas överväga att skapa en egen plats på kommunens intranät för inköps- och upphandlingsfrågor. Habo kommun har en särskild avtalsdatabas där samtliga upphandlade leverantörer listas. Alla kommunens medarbetare har tillgång till databasen och kan därigenom erhålla information om vilka avtal som finns. 9

Upphandlingsprocessen Granskningsresultat Hur följer nämnderna upp att levererade varor och tjänster överensstämmer med avtalade priser och villkor? Det är respektive beställares ansvar att kontrollera att rätt vara eller tjänst erhålls och att avtalsvillkoren har efterlevts. I samband med intervjuerna framhölls att beställarna gör tillfredställande kontroller av varans kvalitet och kvantitet. Kontroll av att ramavtal finns samt att priset överensstämmer med avtalet framhölls dock vara sällsynt. Under intervjuerna framhölls att förvaltningscheferna informerat sina medarbetare om att de själva ansvarar för att kontrollera i Tendsign vilka leverantörer de får göra inköp ifrån. Vid avvikelser från leverantörens sida i beställd vara eller tjänst ska beställaren informera upphandlingscontrollern. Det framkom dock under intervjuerna att det ofta dröjer lång tid (ibland månader) innan beställaren informerar upphandlingskontrollern om eventuella villkorsavvikelser. Under intervjuerna framkom att barn- och utbildningsförvaltningen regelbundet följer upp avtalsefterlevnad kring skolmåltider genom enkäter. Vidare framkom att tekniska förvaltningen följer upp entreprenadavtal genom slutbesiktning, samt genom löpande kontroll av kollektivavtalsliknande villkor. Det framkom även att socialförvaltningen inte genomför några särskilda kvalitetskontroller av avtalsefterlevnad eller kontroller av fakturor gentemot avtalade priser. Istället utgår socialförvaltningen ifrån att upphandlingscontrollern och kommunledningskontorets ekonomiavdelning hanterar detta. Upphandlingscontrollern har nyligen införskaffat verksamhetssystemet InExchange, där manuell uppföljning av avtalstrohet är möjligt. Upphandlingscontrollern kan i detta system söka på bl.a. leverantörsnamn och verksamhetsår och få systemet att generera en graf där avtalstrohet visas i procent. Vid tidpunkten för våra intervjuer har dock InExchange ännu inte implementerats i kommunens upphandlingsarbete. Bedömning Vi noterar att det ofta dröjer en längre tid innan upphandlingscontrollern informeras om avvikelser från avtalade villkor i samband med att förvaltningarna genomför inköp. Det är i vår mening av stor vikt att upphandlingscontrollern, utifrån sin uppgift att leda, samordna och kontrollera upphandlingsarbetet, delges denna information så snart som möjligt. Detta så att controllern utifrån sin upphandlingskompetens kan föra dialog med leverantören och vid behov vidta åtgärder. Vidare noterar vi att det inom socialförvaltningen inte genomförs några rutinmässiga kontroller avseende leverantörernas efterlevnad av avtalsvillkor. Vår uppfattning är att kommunledningskontoret (upphandlingscontroller och ekonomiavdelning) kan stödja i detta arbete, men ansvaret för att kontrollerna genomförs ytterst ligger på den egna förvaltningen. Rekommendation Kommunstyrelsen och nämnderna rekommenderas för samtliga medarbetare tydliggöra vikten av att noterade avvikelser från avtalsvillkor snarast möjligt rapporteras till upphandlingscontrollern. Socialnämnden rekommenderas säkerställa att uppföljning av levererade varor och tjänster gentemot avtalsvillkor genomförs. 10

Upphandlingsprocessen Granskningsresultat Efterlevs bestämmelserna i LOU och kommunens regler vid upphandling? Habo kommun upphandlar till största delen varor, tjänster och byggentreprenader enligt LOU. Upphandlingar görs dock även med stöd av LUF/LUFS och LOV (lagen om valfrihetssystem (2008:962)). Kommunfullmäktige har i sin policy och riktlinjer för upphandling (fastställd i december 2008) formulerat att alla upphandlingar och inköp ska ske enligt LOU. Av policyn framgår att upphandling ska präglas av: Bidragande till god ekonomisk hushållning Miljöanpassad och resurssnål produktion av varor och tjänster Samordnade effektiva transporter Främjande av rättvisa och lika möjligheter genom att samarbeta med företag som har god affärsetik. I riktlinjerna fastställs att direktupphandling endast får användas om värdet av upphandlingen är lågt eller om synnerliga skäl föreligger. Riktlinjerna fastställer följande beloppsgränser för direktupphandling i kommunen: Tabell 4. Beloppsgränser för direktupphandling i Habo kommun Typ av kontrakt Byggentreprenader Varor Tjänster Beloppsgräns 13 PBB (533 000 kr) 5 PBB (205 000 kr) 5 PBB (205 000 kr) Källa: Policy och riktlinjer för upphandling, Habo kommun Reglerna om affärsmässighet och konkurrens gäller även vid direktupphandling. Enligt kommunens policy ska därför prisjämförelser även göras vid direktupphandling om möjligt. I samband med intervjuerna framkom att kommunen saknar rutiner som säkerställer att flera enstaka inköp inte överskrider beloppsgränsen för direktupphandling. Det framkom att upphandlingscontrollern kommer kunna genomföra s.k. spendanalyser i verksamhetssystemet InExchange när detta system implementerats. I en spend-analys fördelas varje fakturas belopp till olika typer av verksamheter och controllern kan på så sätt se ifall ett direktupphandlat område närmar sig beloppsgränsen. Spendanalysen genomförs slumpmässigt eller på förekommen anledning. Bedömning De beloppsgränser som anges i kommunens policy och riktlinjer för upphandling överensstämmer inte med aktuellt belopp enligt LOU. Prisbasbeloppet år 2018 är 45500 kr, vilket enligt kommunens policy skulle medföra en direktupphandlingsgräns på 591500 kr för byggentreprenader och 227500 kr för varor och tjänster. Direktupphandlingsgränsen uppgår dock enligt LOU till 28 % av det s.k. tröskelvärdet för varor och tjänster (2096097 kr år 2018), vilket innebär en direktupphandlingsgräns på 586907 kr. Av LOU:s 19 kap 7 framgår även att direktupphandlingsgränsen är densamma för varor och tjänster som för byggentreprenaden, trots olika tröskelvärden. Vi noterar att det i och med det kommande införandet av systemet InExchange kommer finnas viss kontroll avseende överskridande av direktupphandlingsgränsen. Samtidigt noterar vi dock att denna kontroll är manuell och inte genomförs på samtliga inköp. Arbetet 11

Upphandlingsprocessen Granskningsresultat med kontrollen är tidskrävande och det finns risk att leverantörer och varutyper inte kontrolleras. Rekommendation Kommunstyrelsen rekommenderas säkerställa att nu gällande beloppsgräns för direktupphandling anges i kommunens policy och riktlinjer för upphandling. Kommunstyrelsen rekommenderas se över möjligheten att öka kontrollen över att summan av flera mindre inköp inte överstiger direktupphandlingsgränsen. 12

Upphandlingsprocessen Stickprov 3. Stickprov Utifrån vår genomgång av erhållet material har vi identifierat ett antal trender och tendenser som vi vill belysa i följande avsnitt. Stickprovsgranskning Vi har granskat totalt 40 stickprov för att kontrollera att: upphandling skett fakturorna attesterats enligt upprättad attestordning avtalstecknarna har befogenheter att ingå avtal. Urval Stickprovsgranskningen är baserad på ett riktat urval av Habo kommuns totala inköp under 2017 och 2018. För de stickprov som avser år 2017 har vi därför utgått från 2016 års beloppsgräns för direktupphandling på 534 890 kr. I resterande stickprov (2018) har vi utgått från 2018 års beloppsgräns på 586 907 kr. Stickproven avser 40 unika leverantörer som tillsammans står för c:a 16 % och 12 % av kommunens totala inköpskostnad under 2017 respektive 2018. Våra stickprov har valts ut för att inkludera olika typer av varor och tjänster. En stor del av kommunens totala kostnadsmassa avser leverantörer där vi bedömt risken för avsteg från policy och lagstiftning som mindre. Dessa ingår inte i stickprovet och avser framförallt: fakturor från statliga myndigheter, landsting/regioner och andra kommuner samt kommunala bolag. Figur 2. Fördelning av granskade stickprov Resultat Fördelning antal stickprov 19 KLK BUF SOC TF Totalt 23 av 40 stickprov avser belopp som överstiger direktupphandlingsgränsen på 534 890 kr (20 stickprov) eller 586 907 kr (3 stickprov). Resterande 17 stickprov avser belopp under gränsen för direktupphandling. 6 7 8 leverantörer som fakturerat små belopp 13

Upphandlingsprocessen Stickprov Vi noterar avvikelser i 16 av 40 stickprov (40%) inom Habo kommuns verksamhetsområden. Fem av dessa avvikelser avser kommunledningskontoret, fyra avser socialförvaltningen, två avser barn- och utbildningsförvaltningen och fem avser tekniska förvaltningen. Figur 3. Resultat stickprovsgranskning Resultat stickprovsgranskning Sex avvikelser avser direktupphandling över beloppsgränserna där det inte finns något upprättat avtal med leverantören eller någon dokumentation som kan påvisa att konkurrensutsättning skett. Resterande tio avsteg avser direktupphandlingar över 100000 kr (men under 586907 kr alternativt 534890 kr) där dokumentation saknas. I 4 av 40 granskade stickprov bedömer vi att konkurrensutsättning ej genomförts då LOU inte är tillämpligt. Ett av dessa stickprov avser hyreskontrakt, vilket undantas från upphandling enligt 3 kap 19 LOU. Resterande tre avser utbetalning av bidrag till fristående skolor. 20 18 16 14 12 10 8 6 4 2 0 4 3 1 1 2 2 3 3 1 1 1 2 3 13 KLK SOC BUF TF LOU ej tillämpligt Otillåten upph > 100 tkr Otillåten upph > 586 tkr alt. 534 tkr Utan anmärkning 14

Upphandlingsprocessen Stickprov Kommunledningskontoret Vi noterar avvikelser i 5 av de 7 stickprov som avser kommunledningskontoret. Ett av avstegen avser direktupphandling över beloppsgränsen där det saknas dokumentation av ingånget avtal med leverantören samt dokumentation av att konkurrensutsättning genomförts. Stickprovet avser IT-utrustning. Upprättade avtal Upprättade avtal saknas i tre av fyra avvikande stickprov. I samtliga resterande stickprov finns avtal upprättade som signerats av behörig person. Attestering av fakturor Attest av behörig person för stickprovsgranskade fakturor är noterat i samtliga sex stickprov. De resterande fyra avstegen avser direktupphandling över 100000 kr (men under 534890 kr) där avtalskopia och dokumentation av upphandlingsförfarandet saknas. Stickproven avser köp av ITutrustning, licens och support för IT-mjukvara, annonsplatser i tidningar och media samt biobiljetter till personalen. Figur 4. Stickprovsgranskning inom kommunledningskontoret Resultat kommunledningskontoret 2 1 4 Otillåten upph > 586 alt. 534 tkr Otillåten upph > 100 tkr Utan anmärkning 15

Upphandlingsprocessen Stickprov Socialförvaltningen Vi noterar avvikelser i 4 av 6 stickprov inom socialförvaltningens verksamhetsområden. Ett av avstegen avser direktupphandling över beloppsgränsen där det saknas dokumentation av att upphandlingen konkurrensutsatts. Stickprovet avser personlig assistans. Övriga tre avsteg avser direktupphandling över 100000 kr (men under 586907 kr) där avtalskopia och dokumentation av upphandlingsförfarandet saknas. Stickproven avser HBV-placering samt personlig assistans. Upprättade avtal Avtalsdokumentation saknas i tre av fyra avvikande stickprov (i ett av dessa fall finns avtalskopia men där giltighetstiden gick ut i november 2016). I övriga stickprov finns avtal upprättade som signerats av behörig person. Attestering av fakturor Attest av behörig person för stickprovsgranskade fakturor är noterat i samtliga sex stickprov. Ett stickprov avser hemtjänst och har upphandlats inom ramen för LOV. Vi har i detta fall bedömt att konkurrensutsättning ej är tillämpligt. Figur 5. Stickprovsgranskning inom socialförvaltningen Resultat socialförvaltningen 2 1 3 Otillåten upph > 586 alt. 534 tkr Otillåten upph > 100 tkr Utan anmärkning 16

Upphandlingsprocessen Stickprov Barn- och utbildningsförvaltningen Vi noterar avvikelser i 2 av 8 stickprov inom barn- och utbildningsförvaltningens verksamhetsområden. Ett av avstegen avser direktupphandling över beloppsgränsen där det saknas dokumentation av att upphandlingen konkurrensutsatts. Stickprovet avser inhyrning av skolpsykolog. Av avtalet framgår att de totala kostnaderna för skolpsykologens tjänster uppskattas till 472500 kr (c:a 10 timmar per vecka under maximalt 35 veckor med timpris på 1350 kr). Av vår stickprovsgranskning framgår dock att kommunen totalt betalat 662334 kr till leverantören under 2017, vilket överstiger direktupphandlingsgränsen. Det andra avsteget avser direktupphandling över 100000 kr (men under 534890 kr) där avtalskopia och dokumentation av upphandlingsförfarandet saknas. Stickproven avser köp av konsultation till rektorer och skolledare. Tre stickprov avser utbetalning av bidrag till fristående förskola och gymnasieskolor. Utbetalning av bidrag omfattas inte av upphandlingsreglerna och vi har därför inte bedömt konkurrensutsättningen i dessa fall. Figur 6. Stickprovsgranskning inom barn- och utbildningsförvaltningen Upprättade avtal Avtalsdokumentation saknas i ett av två avvikande stickprov. I övriga stickprov finns avtal upprättade som signerats av behörig person. Attestering av fakturor Attest av behörig person är noterat för samtliga åtta stickprovsgranskade fakturor. Resultat barn-och utbildningsförvaltningen 3 Otillåten upph > 586 alt. 534 tkr Otillåten upph > 100 tkr LOU ej tillämpligt Utan anmärkning 1 3 1 17

Upphandlingsprocessen Stickprov Tekniska förvaltningen Vi har noterat avvikelser i 5 av 19 stickprov inom tekniska förvaltningens verksamhetsområden. Figur 7. Stickprovsgranskning inom tekniska förvaltningen Resultat tekniska kontoret Tre av fem avsteg avser direktupphandling över beloppsgränsen där det saknas avtal och/eller dokumentation av upphandlingsförfarandet. Avstegen avser luftarbete vid Hagabodaskolan, el-installation/underhåll samt golvslipning i idrottshall. 13 3 2 1 Två av fem avsteg avser direktupphandling över 100000 kr (men under 586907 alternativt 534890 kr) där avtal och/eller dokumentation av upphandlingsförfarandet saknas. Stickproven avser däckbyte och förvaring av bildäck samt apparatskåp till Hagenskolan. I 1 av 19 granskade stickprov bedömer vi att upphandling enligt LOU inte är tillämpligt och inköp har därför skett utan konkurrensutsättning. Stickprovet avser hyreskontrakt, vilket undantas från upphandling enligt 3 kap 19 LOU. Upprättade avtal Avtalsdokumentation saknas i 4 av de totalt 5 avvikande stickproven. I övriga stickprov finns avtal upprättade som signerats av behörig person. Attestering av fakturor I ett fall har vi inte erhållit någon faktura för det stickprov vi begärt. Resterande 18 stickprovsgranskade fakturor har attesterats av behörig person. Otillåten upph > 586 alt. 534 tkr Otillåten upph > 100 tkr LOU ej tillämpligt Utan anmärkning 18

Upphandlingsprocessen Stickprov Efterlevnad av upphandlingsreglerna Bedömning Vår bedömning är att det finns brister i kommunens efterlevnad av gällande upphandlingsregler. Av de granskade stickproven uppvisar 40 % avvikelser. Majoriteten av de avvikande stickproven saknar eller har bristfällig dokumentation av upphandlingens konkurrensutsättning. En stor del av avvikelserna är även kopplade till bristfällig dokumentation av ingångna avtal. Vi har noterat att de underlag vi erhållit för våra stickprov är relevanta och välsorterade. Rekommendation Kommunstyrelsen och nämnderna rekommenderas se över rutinerna för dokumentation av genomförda upphandlingar och säkerställa att det finns underlag för samtliga upphandlingar. Kommunstyrelsen och nämnderna rekommenderas tillse att LOU efterlevs. 19

Upphandlingsprocessen Bilagor Bilagor Bilaga 1 Stickprovssammanställning Habo kommun Behörig Konkurrensutsatt attestering av Nr Leverantör Förvaltning År Totalbelopp Finns avtal? upphandling? faktura? 1 Allt i Bygge AB Tekniska 2018 2306969 Ja Ja Ja 2 Wetterschakt AB Tekniska 2018 2236108 Ja Ja Ja 3 Sodexo AB BUN 2018 728104 Ja Ja Ja 4 Kottarna på Sjövik AB BUN 2018 551583 Beslut om bidrag E/T Ja 5 Tele 2 KLK 2018 512308 Nej Nej Ja 6 Partnergruppen SOC 2018 502392 Nej E/T Ja 7 Expandia Tekniska 2018 422625 Ja Ja Ja 8 ENKV Assistans AB SOC 2018 410170 Ja, men utdaterat Nej Ja 9 JRAB JR-företagen AB Tekniska 2018 223295 Ja Ja Ja 10 Dahl Karin (brukare) SOC 2018 219140 Nej Nej Ja 11 Mobilityguard KLK 2018 146163 Nej Nej Ja 12 Transab Tekniska 2018 136647 Ja Ja Ja 13 Jonsons Byggnads AB Tekniska 2017 14595684 Ja Nej Ja 14 Menigo Foodservice AB Tekniska 2017 7231617 Ja E/T Ja 15 Carlsteins Trafik AB BUN 2017 5500234 Ja Ja Ja 16 Atea Sverige AB KLK 2017 4991399 Ja Nej Ja 17 Guard Automation AB Tekniska 2017 4003125 Ja Ja Ja 18 K2 Comfort AB SOC 2017 3670205 Ja E/T Ja 19 Peab Anläggning AB Tekniska 2017 3104810 Ja Ja Ja 20

Upphandlingsprocessen Bilagor 20 Grönsakshuset Tekniska 2017 1852557 Ja E/T Ja 21 Kooperativet Olja SOC 2017 1765490 Ja Nej Ja 22 Pluskompetens Utbildning i Sverige AB BUN 2017 1722864 Beslut om bidrag E/T Ja 23 Jetluft AB Tekniska 2017 1695100 Ja E/T Ja 24 CM El AB Tekniska 2017 1576344 Nej E/T Nej 25 Procurator Ramtex AB KLK 2017 1483997 Ja E/T Ja 26 CareOnDemand Sociala Tjänster AB SOC 2017 1290335 Ja Ja Ja 27 Arla Foods AB Tekniska 2017 1140670 Ja E/T Ja 28 Ljud & Bildskolan LBS AB BUN 2017 1107214 Beslut om bidrag E/T Ja 29 Tengbomgruppen AB Tekniska 2017 823941 Ja E/T Ja 30 Cederbergs i Habo AB Tekniska (BUN) 2017 774 331 Ja E/T Ja 31 Psykolog Cristina von Schéele AB BUN 2017 662334 Ja Nej Ja 32 Sydsvensk Golvslipning AB Tekniska 2017 547125 Nej E/T Ja 33 Millers Buss AB BUN 2017 484688 Ja E/T Ja 34 Habo Bil o Motor AB Tekniska 2017 442482 Nej Nej Ja 35 Jobmeal Jönköping KLK 2017 422937 Ja E/T Ja 36 Leaducate AB BUN 2017 385000 Nej Nej Ja 37 Hall Media AB KLK 2017 334543 Nej Nej Ja 38 SF Bio AB KLK 2017 367385 Nej Nej Ja 39 Kabona AB Tekniska 2017 361097 Nej Nej Ja 40 PacsOn Paul Hall AB Tekniska 2017 355346 Ja E/T Ja 21

Upphandlingsprocessen Bilagor Deloitte refers to one or more of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, a UK private company limited by guarantee ( DTTL ), its network of member firms, and their related entities. DTTL and each of its member firms are legally separate and independent entities. DTTL (also referred to as Deloitte Global ) does not provide services to clients. Please see www.deloitte.com/about for a more detailed description of DTTL and its member firms. Deloitte provides audit, consulting, financial advisory, risk management, tax and related services to public and private clients spanning multiple industries. Deloitte serves four out of five Fortune Global 500 companies through a globally connected network of member firms in more than 150 countries bringing world-class capabilities, insights, and high-quality service to address clients most complex business challenges. To learn more about how Deloitte s approximately 225,000 professionals make an impact that matters, please connect with us on LinkedIn or Twitter. This communication contains general information only, and none of Deloitte Touche Tohmatsu Limited, its member firms, or their related entities (collectively, the Deloitte network ) is, by means of this communication, rendering professional advice or services. Before making any decision or taking any action that may affect your finances or your business, you should consult a qualified professional adviser. No entity in the Deloitte network shall be responsible for any loss whatsoever sustained by any person who relies on this communication. 2018 Deloitte AB 22