UPPFÖLJNINGSRAPPORT 1, 2015 Diarienummer: DN PS140012 Preliminär rapport till RK 2015-03-16 Nämnd: Driftnämnd Psykiatri Period: januari s 2015 Kort sammanfattning Förvaltningen redovisar personalkostnader som totalt sett är ginellt lägre jämfört med föregående år och samma period, efter att hänsyn tagits till utfallet för lönerevision mellan åren. Den största orsaken till detta trendbrott är mängden vakanser med tillhörande problem såsom återbesättning inom både öppen- och heldygnsvård för flertalet personalkategorier. För heldygnsvården har detta, sammantaget med hög vårdtyngd hos patienterna och hög sjukfrånvaro hos medarbetarna, drivit upp kostnaderna för timanställda samt för mer- och övertid. För öppenvården har rekryteringsproblemen medfört en minskning i produktion. Fler läkare har kunnat rekryteras till vuxenpsykiatrin vilket inneburit att behovet av hyrläkare har varit betydligt lägre i år jämfört med 2014. Kostnaderna för köpt rättspsykiatrisk vård är betydligt lägre än 2014 vilket har sin förklaring i att patienter tagits hem och nu vårdas i egen regi. Inom vårdvalsverksamheten har intäkterna minskat på grund av att tomma episoder från 2014 nu genererar avdrag 2015. Som en konsekvens av den ansträngda personalsituationen har även möjligheterna att uppnå tillgänglighetsmålen påverkats negativt. Periodens resultat Budgetavvikelsen efter tre månader är -3,8 mkr vilket kan jämföras med motsvarande period 2014 då avvikelsen var -5,7 mkr, men orsakerna till avvikelserna är inte jämförbara. Årets avvikelse beror till största delen på ett intäktstapp i vårdvalet (-5,4 mkr). Föregående år låg denna intäkt i paritet med budget. Avvikelsen 2014 bestod till största delen av avvikelser för personalkostnader -2,5 mkr (2015, ±0) och hyrläkare -3,4 mkr (2015, -0,9 mkr). När det gäller köpt vård har det restriktiva förhållningssättet till delfinansiering av behandlingshemsplaceringar genererat en total kostnadsminskning mellan åren på 3 mkr (3,3 mkr 2014 och 0,3 mkr 2015). Även den köpta rättspsykiatriska vården visar samma utveckling med en kostnadsminskning på 1,3 mkr (8,1 mkr 2014 jämfört med 6,8 mkr 2015) men denna kostnadsminskning genererar i sin tur ökade kostnader i egenregin då dessa patienter numer vårdas inom Psykiatrin Halland. Prognos Den totala avvikelsen för 2015 prognosticeras till -7 mkr. I beräkningen finns förväntade ramtillskott för satsningarna inom psykosvård, missbruksvård och PRIO. Den största orsaken till intäktsavvikelsen återfinns i vårdvalsverksamheten och beror på att tomma episoder ifrån 2014 genererar stora avdrag på årets utbetalningar och att det är osäkert hur länge detta kommer att pågå och i vilken omfattning det kommer att påverka, (-7 mkr). 1
Köpt rättspsykiatrisk vård prognosticeras hålla en konstant nivå under resten av året då antalet patienter inte fluktuerar nämnvärt, (+7,5 mkr). Uppdraget som innefattar all övrig psykiatriverksamhet prognosticeras generera ett underskott som totalt sett inte beskriver alla de problem som verksamheterna i förvaltningen möter i form av problem med rekryteringar som i sin tur bland annat leder till intäktsbortfall från både patienter och projektpartners, höga kostnader för övertid, högre sjuklönekostnader men också ökade kostnader för bemanningspersonal. Underskottet inom uppdraget återfinns främst inom heldygnsvården vilket kompenseras av överskott inom uppdraget för köpt rättspsykiatrisk vård. Idag vårdas patienter i egen regi som tidigare vårdades externt och belastade uppdraget köpt rättspsykiatrisk vård, (-7,5 mkr). Fördjupad analys av förändring, avvikelser och planerade åtgärder Vuxenpsykiatrins heldygnsvård har ökat antalet vårdtillfällen med 4 % jämfört med 2014 och 7 % jämfört med 2013. Antalet vårddagar har ökat med 9 % jämfört med 2014. Detta har lett till en högre medelbeläggning jämfört med föregående år och är 94 % i år jämfört med 87 % under 2014. Den ökade vårdproduktionen tillsammans med hemtagningen av vårdtunga patienter har medfört ökade personalkostnader vilka står för större delen av underskottet i verksamheten. För att möta det befarade underskottet finns en åtgärdsplan som fastställdes i driftnämnden i ember 2014 och som utgör grund för anpassningsarbetet. Vårdval Halland Plus har stor påverkan på 2015 års utfall. Dels har vuxenpsykiatrins öppenvård anpassat sin bemanning till en mindre budgetram för den verksamhet som möter vårdvalspatienter, skillnaden är de 5 mkr som reducerades från ram genom ett extrabeslut under hösten 2014. Därefter uppdagades ett stort problem som visar på att intäkterna varit starkt missvisande under 2014 beroende på episoder som påbörjats, och som sedan genererat månatliga utbetalningar i upp till tolv månader, för att sedan generera stora avdrag då patienterna av olika anledningar inte fortsatt påbörjad episod (det är detta som kallas för tomma episoder ). Detta problem följer oss in i 2015 genom stora avdrag som egentligen hör hemma i utfallet 2014. Omfattningen är svår att prognosticera men med det senaste halvåret som facit verkar beslutet om en ramminskning för resterande psykiatriverksamhet, för att finansiera vårdvalet, vara ett beslut taget på felaktiga grunder. Vad har hänt sedan förra månadsrapporteringen? Problemet med tomma episoder i vårdvalet har totalt sett ökat i omfattning vilket gör att prognosavvikelsen har höjts med ytterligare -2 mkr, då tidigare prognos med nuvarande trend var för optimistisk. Överskottet för den köpta rättspsykiatriska vården prognosticeras bli ytterligare något bättre och har höjts med 0,5 mkr och den övriga psykiatriverksamheten har en ökad negativ prognosavvikelse på -0,5 mkr som indirekt beror på överskottet i köpt rättspsykiatrisk vård, då skillnaden mellan åren är hemtagningen av vårdtunga patienter som tidigare belastade just den köpta rättspsykiatriska vården. 2
Ekonomi Psykiatrin Halland Resultaträkning RESULTATRAPPORT (mkr) Ack utfall fg år Ack utfall i år Ack avv i år Prognosavv Prognos PER KONTOKLASS 201401-201412 201501-201503 201501-201512 201501-201512 3 - Summa Verksamhetens intäkter 528,7 127,2-6,0-6,7 526,0 4 - Kostnader för personal och förtroendevalda -383,0-98,5 0,1-3,8-383,2 5 - Kostnader för köpt verksamhet, inköp av material och varor samt bidrag -67,7-12,7 2,0 2,6-56,1 6 - Övriga verksamhetskostnader -54,9-13,4-0,4-0,5-52,7 Övriga verksamhetskostnader -38,4-9,0 0,5 1,4-40,4 7 - Summa Verksamhetens kostnader -544,0-133,6 2,1-0,3-532,4 8 - Intäkter och kostnader utanför verksamheten -0,5-0,1 0,0 0,0-0,6 PERIODENS RESULTAT/NETTOKOSTNAD -15,9-6,6-3,8-7,0-7,0 Resultat per uppdragsgrupp RESULTATRAPPORT (mkr) Ack utfall fg år Ack utfall i år Ack avv i år Prognosavv Prognos PER UPPDRAGSGRUPP 201401-201412 201501-201503 201501-201512 201501-201512 Psykiatriverksamhet -17,7-3,3-1,0-7,5-7,5 Rättspsykiatrisk vård 3,4 1,9 1,9 7,5 7,5 Vårdval -1,5-5,2-4,7-7,0-7,0 PERIODENS RESULTAT/NETTOKOSTNAD -15,9-6,6-3,8-7,0-7,0 3
Personaluppföljning Genomsnittligt antal anställda 2015 Org Anst Förvaltning 201501 201502 201503 Totalt * * * * Psykiatri Halland 682 653 681 652 676 649 680 652 Totalt: 682 653 681 652 676 649 680 652 Aid Grupp * Administration-Ledning 51 50 HoS sjuksköterskor m fl 206 199 HoS undersköterskor m fl 150 141 Läkare 80 78 Medicinsk sekreterare 60 57 Rehab/Paramed 122 116 Teknisk personal 1 1 Övrig personal 11 11 Totalt: 680 652 2014 201401 201402 201403 Totalt * * * * Psykiatri Halland 687 654 690 656 694 660 690 656 Totalt: 687 654 690 656 694 660 690 656 Aid Grupp * Administration-Ledning 49 48 HoS sjuksköterskor m fl 214 206 HoS undersköterskor m fl 155 145 Läkare 77 74 Medicinsk sekreterare 61 56 Rehab/Paramed 123 115 Teknisk personal 1 1 Övrig personal 11 11 Totalt: 690 656 4
Kommentar: Antalet snittanställda har minskat 2015 men minskningen av snittanställningar omvandlat till heltider inte är fullt lika stor. Det indikerar att fler medarbetare har ökat sin sysselsättningsgrad något som är positivt ur ett jämställdhetsperspektiv. Det är små förändringar av antalet snittanställda mellan de två tidsperioderna dock är det glädjande att antalet läkare ökat. Svårigheter att rekrytera är en orsak till att antalet sjuksköterskor minskat inom heldygnsvården där det nu finns vakanta tjänster. I vuxenpsykiatrins öppenvård har bemanningen anpassats till effekterna av Vårdval Halland Plus, vilket inneburit en viss minskning av antalet medarbetare liksom viss förändring av kompetens med förskjutning mot fler psykologer. Jämfört med föregående år är bristen på kompetens särskilt utmärkande. Flera uppdrag och tjänster kan inte utföras/tillsättas till följd av att personer med efterfrågad kompetens saknas eller inte kan rekryteras till följd av Region Hallands löneläge i förhållande till andra arbetsgivare (t.ex. sjuksköterskor). Till följd av brist på sjuksköterskor har åtta vårdplatser tillfälligt reducerats under slutet av s. Det är oklart när dessa kan öppna igen. Sjukfrånvaro Sjukfrånvaro av den totala arbetstiden Sjukfrånvaro av total tid (tim) för samtliga anställda 2015: januari ruari Total tid: 214 463 Sjukfrånvaro: 14 911 (7 %). 2015-01 2015-02 Sjukfrånvaro Sjukfrånvaro 4 - Kostnader för personal och förtroendevalda -422 102-632 537 Summa: -422 102-632 537 2014: januari ruari Total tid: 221 039 Sjukfrånvaro: 12 097 (5,5 %). 2014-01 2014-02 Sjukfrånvaro Sjukfrånvaro 4 - Kostnader för personal och förtroendevalda -397 739-158 529 Summa: -397 739-158 529 5
Kort sjukfrånvaro, mellanlång- och långtidssjukfrånvaro 2015 Redovisningen avser sjukfrånvaro för månadsanställda Typ av tid 2015-01 2015-02 Total Tim % Tim % Tim % Sjukfrånvaro och sjukersättning tim 7 695 7,3 % 7 854 7,6 % Övrig tid 98 168 92,7 % 95 337 92,4 % 15 549 7,4 % 193 505 92,6 % Totalt: 105 863 100 % 103 191 100 % 209 054 100 % Sjukskrivningslängd Sjukfrånvaro tim Procentandel av sjukfrånvaro tid Kort (-14 dgr) 7 752 49,9 % Mellan (15-90 dgr) 2 954 19,0 % Lång (91- dgr) 4 843 31,1 % Totalt: 15 549 100 % Kön Sjukfrånvaro tim Procentandel av sjukfrånvaro tid K 13 034 8,3 % M 2 515 4,8 % Totalt: 15 549 7,4 % 2014 Redovisningen avser sjukfrånvaro för månadsanställda Typ av tid 2014-01 2014-02 Total Tim % Tim % Tim % Sjukfrånvaro och sjukersättning tim 5 828 5,3 % 6 268 6,1 % Övrig tid 104 863 94,7 % 97 224 93,9 % 12 097 5,6 % 202 086 94,4 % Totalt: 110 691 100 % 103 492 100 % 214 183 100 % Sjukskrivningslängd Sjukfrånvaro tim Procentandel av sjukfrånvaro tid Kort (-14 dgr) 5 110 42,2 % Mellan (15-90 dgr) 1 795 14,8 % Lång (91- dgr) 5 191 42,9 % Totalt: 12 097 100 % Kön Sjukfrånvaro tim Procentandel av sjukfrånvaro tid K 9 419 5,9 % M 2 678 5,0 % Totalt: 12 097 5,6 % 6
Kommentar: Sjukfrånvaron har sedan usti 2014 ökat kant. Under 2014 vidtogs åtgärder för att analysera och åtgärda den längsta sjukfrånvaron (> 91 dagar). Arbetet fortsätter genom aktiviteter för att reducera frånvaron i denna grupp. Det finns idag en god kunskap om orsaker till den långa frånvaron. Den korta och medellånga frånvaron har däremot ökat. Redan under somen 2014 och därefter under hösten var uppfattningen att många drabbades av olika infektioner och förkylningar. Samtidigt hade medarbetare upplevt en hög arbetsbelastning somen 2014 som fortsatte under hela hösten och vintern. Många har drabbats av förkylningar, influensa och även vinterkräksjuka men detta kan inte förklara den kraftiga ökningen av ohälsa. De interna granskningar som gjorts i syfte att få grepp om orsaker till ohälsan ger inte någon entydig bild varför företagshälsovården kommer att bistå förvaltningen i arbetet med att analysera orsaker och lämpliga åtgärder. En faktor som kan bidra är den upplevda tunga arbetsbelastningen i såväl öppen- som slutenvård där brist på personal har medfört att befintlig personal arbetat mycket övertid och mertid samt haft begränsade möjligheter att vara lediga för återhämtning. Ur ett jämställdhetsperspektiv är det särskilt allvarligt att det är inom kvinnogruppen sjukfrånvaron ökar. Tidsanvändning Arbetad tid avser närvarotid för alla anställda samt studier med lön 2015: januari och ruari Tim: 164 245 2015-01 2015-02 401 - Tidlön -16 467 555-16 106 788 411 - Intjänande av semester -2 659 848-2 669 903 412 - Sjuklön -422 102-632 537 419 - Övriga kostnader ej arbetad tid -323 097-431 221 Summa: -19 872 601-19 840 449 2014: januari och ruari Tim: 175 471 2014-01 2014-02 401 - Tidlön -16 241 924-16 483 340 411 - Intjänande av semester -2 535 048-2 612 540 412 - Sjuklön -397 739-158 529 419 - Övriga kostnader ej arbetad tid -279 373-476 139 Summa: -19 454 084-19 730 548 7
Timavlönade 201501 201502 Totalt Tim % Tim % Tim % LAGSTADGAD LEDIGHET 67 1,5 % 66 1,4 % 133 1,4 % NÄRVARO 4 566 98,5 % 4 726 97,6 % 9 292 98,0 % SJUKFRÅNVARO 52 1,1 % 52 0,6 % Totalt: 4 633 100 % 4 844 100 % 9 477 100 % NÄRVARO SEMESTER SJUKFRÅNVARO ÖVRIG LEDIGHET/KOMP 201401 201402 Totalt Tim % Tim % Tim % 3 487 95,8 % 3 840 95,3 % 7 327 95,5 % 97 2,7 % 157 3,9 % 254 3,3 % 24 0,6 % 5 0,1 % 28 0,4 % 33 0,9 % 30 0,7 % 62 0,8 % Totalt: 3 641 100 % 4 031 100 % 7 672 100 % Kommentar: Den arbetade tiden minskar i takt med att sjukfrånvaron ökar. Det ses såväl i utfall av tid som i kostnader för lön respektive sjuklön. Sjukfrånvaro liksom vård av barn är oplanerad frånvaro som ofta löses med anställning av timavlönade, mertid eller övertid. En ökning av timavlönade ses också. I jämförelse med föregående år är det svårare att anställa personal med timlön. I stort sett är det endast möjligt inom gruppen skötare och också här blir det allt svårare att kunna rekrytera vid behov. För övriga yrkesgrupper saknas i princip möjligheten att använda timavlönade för tillfälliga vakanser. Inhyrd personal Kostnaderna för bemanningsläkare har minskat, från 3,7 mkr jan-s 2014 till 1,7 mkr jan-s 2015. Det beror framför allt på att fler läkare anställts under 2015. Medarbetarundersökning I arbetsmiljöplan 2015 har förvaltningen lagt in aktiviteter som är utifrån resultatet i medarbetarenkäten. De frågor som kommer hanteras förvaltningsövrgripande är frågor som avser enkätens resultat avseende utsatthet. Förvaltningens olika arbetsplatser har lämnat in sina respektive handlingsplaner på arbetsplatsnivå till personalavdelningen. Dessa kommer att följas löpande enligt den uppföljningsplan som förvaltningen fastsällde i samband med att det regiongenensamma resultatet redovisades. Uppföljningsplanen sträcker sig fram till och med usti 2016. 8
jan jan jan Vård Psykiatrin Halland Tillgänglighet enligt lagstadgad vårdgaranti Vuxenpsykiatri, 90 dagar (faktisk väntetid) 13 15 36 27 18 26 Nybesök >90dagar 61-90dagar 15-60dagar 0-14dagar 8 1 2 7 Behandling >90dagar 61-90dagar 0-60dagar 6 4 88 84 113 6 4 135 69 99 16 17 27 6 25 8 20 6 10 2 Utredning >90dagar 61-90dagar 0-60dagar 4 83 51 96 9
jan jan jan Psykiatrin Halland Barn- och ungdomspsykiatri, 30 dagar (faktisk väntetid) 5 1 6 Nybesök >30dagar -M, -P 0-30dagar -M, -P 8 2 5 Behandling >30dagar -M, -P 0-30dagar -M, -P 6 4 54 75 91 6 4 13 21 27 12 4 3 Utredning >30dagar -M, -P 0-30dagar -M, -P 6 4 20 28 15 Totalt antal utfärdade vårdgarantisedlar, nybesök, behandling/åtgärd För behandling jan S:a VPM Halmstad 3 1 4 VPM Kungsbacka 2 4 5 11 VPM Varberg 1 1 2 VPM Falkenberg 2 1 2 5 8 6 8 22 10
Produktion Psykiatrin Halland Vårdprestationer januari s 2015 Utfall Utfall Utfall % föränd % föränd 2013 2014 2015 2014-2015 2013-2015 Antal vårdtillfällen 567 580 596 3 % 5 % Antal vårddagar (exkl permissioner) 6 933 6 693 7 319 9 % 6 % Antal läkarbesök 5 191 5 619 5 522-2 % 6 % Dagsjukvård 962 733 580-21 % -40 % Antal sjukvårdande behandlingar 22 615 23 092 21 935-5 % -3 % Totalt antal besök 27 806 28 711 27 457-4 % -1 % Kvalitetsredovisning Kvalitetsarbete inom Psykiatrin Halland under första kvartalet Kunskapsstyrning: Riktlinjer har reviderats för att vara i linje med kunskapsbaserad vård. Detta kan exemplifieras med reviderade riktlinjer för ADHD inom vuxenpsykiatrin, arbete med depressionsriktlinjer och följsamhet till dessa inom BUP. Patientsäkerhet: - Riskbedömning och värdering av åtgärder för att upprätthålla rätt nivå och öppethållande i slutenvården samt tillgänglighet i öppenvården under somen har bedrivits. - Planering och säkerställande av patientsäkerhetsronder vid varje mottagning och vårdavdelning har tidssatts och genomförs under 2015. - Nationella patientsäkerhetssatsningen, alla enheter rapporterar utifrån uppställda riktlinjer för basala hygienrutiner och rätt klädd i jobbet. Åtgärder för att iaktta att alla enheter följer rekommendationer och uppställda krav. - Fortlöpande förbättringsarbete och planering för att minska vårdskador sker i styrgrupp för patientsäkerhet och kvalitet inom förvaltningen och resulterar i aktiviteter i verksamhetsområdena. - Psykiatri Halland har under ett år utvecklat ett ledningssystem för vårdkvalitet, vårdriktlinjer, informationssäkerhet, arbetsmiljö och miljö. Systemet bedöms vara klart för extern certifiering under hösten 2015. - PRIO-satsningen med dess tillhörande prestationskrav inom psykiatrin och i samverkan med Hallands kommuner genomförs och följs enligt plan. Avseende angivna kvalitetsindikatorer för uppföljning krävs ett arbete för att säkerställa utdata från befintliga system, före redovisning enligt nuvarande uppföljningsplan. 11