HALVÅRSRAPPORT GÄLLANDE EXTERN MEDBEDÖMNING AV AVSLUTNINGSRUTINER I SAMORDNINGSTEAMEN I NORRA VÄSTMANLAND 2015-06-30 av Marita Mossberg
Sammanfattning Mitt uppdrag under detta år handlar om deltagarnas avslutningsprocess hos teamen en avslutning som kan ske tidigt eller efter flera års deltagande i verksamheten. Min uppgift är att försöka få fram: - kriterier för när det är dags att avsluta deltagandet i verksamheten - hur ett överlämnande bör ske till andra aktörer efter att en deltagare har fullföljt tiden i teamets verksamhet samt vilken dokumentation som behövs i ett sådant läge - hur man ska förankra bryggan över till nästa aktivitet. För att få veta mer om berördas syn på dessa punkter så har jag gjort intervjuer under första halvåret 2015 med handläggare på Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen och Socialförvaltningen. Dessutom har jag intervjuat personalen i de tre teamen, dels om hur det fungerar idag och dels hur de ser på ovanstående punkter. Mina förslag till uppföljnings- och avslutningsdokument har sedan skickats på remiss till alla jag pratat med och en revidering har gjorts efter inkomna synpunkter. Den första punkten i mitt uppdrag var att ta fram kriterier när det är dags att avsluta deltagandet i teamets verksamhet. Jag har sammanställt de kriterier som jag tycker kan vara av vikt för ett sådant ställningstagande i ett uppföljningsdokument (se bilaga 5) som är tänkt att teamets personal ska fylla i tillsammans med deltagaren. Tanken är att dokumentet ska vara ett underlag vid uppföljningsmötena var tredje månad och att man utifrån detta lättare ska kunna bedöma om någon utveckling har skett. Dokumentet ska även tjäna som underlag för en planering av vad som behöver hända under kommande tre månader. Den andra punkten handlade om hur ett överlämnande ska ske till andra aktörer efter att en deltagare har fullföljt tiden i teamets verksamhet samt vilken dokumentation som behövs i ett sådant läge. Mitt förslag är att: 1. Teamet bör kontakta handläggaren helst en månad innan avslutningsmötet och tala om att det drar ihop sig till avslut och inte en förlängning så att handläggaren har tid på sig att ordna det som krävs för nästa steg för att undvika glapp i processen. Om avslutet beror på något problem som kanske kan lösas så att deltagaren kan fortsätta i verksamheten så bör man ha ett möte kring detta snabbt istället för att detta kommer upp på avslutningsmötet. 2. Avslutningsmöte ska alltid hållas om det inte finns mycket speciella skäl. Till mötet ska personer kallas som kan ha betydelse för den fortsatta planeringen och som kan ta över direkt så det inte blir något glapp till nästa steg. En ny kontaktperson bör utses som deltagaren kan vända sig till vid problem då nästa steg startar så att han/hon kan känna sig trygg. 3. Skriftlig slutdokumentation ska lämnas i alla möjliga fall.
Jag har även utformat ett överlämnandedokument (bilaga 6) som deltagaren ska fylla i tillsammans med teamets personal. Tanken är att kortfattat beskriva vad som hänt under tiden hos teamet på områden som känns viktiga. Dokumentet ska även användas som en planering av nästa steg i processen där det ska framgå när detta steg ska starta samt vem som ansvarar för att det blir av. Därmed är förhoppningen att glapp ska kunna undvikas i möjligaste mån, vilket var den tredje punkten som mitt uppdrag handlade om. Jag har uppfattat det som om styrelsen för Norra Västmanlands Samordningsförbund gärna såg att det blev likartade avslutningsrutiner i alla tre samordningsteamen. De tre verksamhetsledarna för samordningsteamen har förklarat sig villiga att pröva mina förslag till rutiner under hösten 2015. Jag kommer att ha uppföljningar med de tre teamen två gånger under hösten - i oktober för att se att de kommit igång med rutinerna och i december för att höra hur det har fungerat.
1. Uppdraget Mitt uppdrag under detta år handlar om deltagarnas avslutningsprocess hos teamen en avslutning som kan ske tidigt eller efter flera års deltagande i verksamheten. Min uppgift är att försöka få fram: - kriterier för när det är dags att avsluta deltagandet i verksamheten - hur ett överlämnande bör ske till andra aktörer efter att en deltagare har fullföljt tiden i teamets verksamhet samt vilken dokumentation som behövs i ett sådant läge - hur man ska förankra bryggan över till nästa aktivitet. Jag har uppfattat det som om styrelsen för Norra Västmanlands Samordningsförbund gärna såg att det blev likartade avslutningsrutiner i alla tre samordningsteamen och arbetat utifrån detta. Tillvägagångssätt För att få veta mer om berördas syn på dessa punkter så har jag gjort intervjuer under första halvåret med handläggare på Försäkringskassan, Arbetsförmedlingen och Socialförvaltningen. Dessutom har jag intervjuat personalen i de tre teamen, dels om hur det fungerar idag och dels hur de ser på ovanstående punkter. En fråga, som jag ställt, har handlat om vilka kriterier som känns viktigast då ett beslut ska tas om att avsluta ett deltagande i förtid eller när deltagaren bedöms vara redo för nästa steg. Det har tidigare funnits en viss kritik från handläggare att teamen behållit deltagare för länge utan att någon utveckling har skett och därför känns frågan relevant. Det är givetvis ett mycket svårt ställningstagande att ta beslut om avslut eftersom vissa deltagare kan behöva en lång tid innan mognadsprocessen nått så långt att de vågar ta nästa steg. Det kändes dock nödvändigt att få fram vissa kriterier som kan tyda på att det är läge för avslut. En fundering från min sida var vilken information handläggarna behöver få från teamet när man börjar se ett avslut så att det blir ett gemensamt ställningstagande. En annan fråga gällde hur rutinerna för avslutning ska se ut. Behöver man alltid ha ett avslutningsmöte och vilka ska i så fall bjudas in till detta? Hur överlämnas ansvarsfrågan så att väntetid på nästa aktivitet inte uppstår? Det är viktigt att överlämnandet blir bra och känns tryggt för deltagaren så att denne inte tappar motivation och inte vågar ta nästa steg i sin utvecklingsprocess. Därför måste det finnas en planering som är förankrad hos deltagaren och som innebär att denne kommer igång med nästa steg inom kort tid så han/hon inte faller tillbaka i sysslolöshet. En tredje fråga var vilka behov som finns av skriftlig dokumentation efter avslut samt vad denna i så fall bör innehålla för att kännas nyttig som underlag för den fortsatta processen. Eftersom det kan vara fråga om mer än ett år som deltagarna finns hos samordningsteamen så
behöver man som handläggare få veta hur tiden har använts och vad teamets personal har uppmärksammat under denna tid. Intervjuer med handläggare på Försäkringskassan Jag träffade ca 20 handläggare som jag intervjuade i grupp på Försäkringskassan. Jag nådde därmed de flesta som arbetar mot de tre teamen. Handläggarna på Försäkringskassan tycker att ett år kan vara kort tid för en del deltagare. Därför bör man för vissa personer tänka längre tid redan från start än ett år. Men om man ser att det inte fungerar så anser de att man ska avsluta teamets verksamhet som åtgärd: - om det inte har skett någon utveckling d.v.s. att personen inte har tagit några steg närmare arbetsmarknaden. - om personen inte kommer och planen inte följs. - om närvarodelen i planen inte utvecklas utan man nöjer sig med miniminärvaro. - om personen bara väljer att vara med på utflykter och den typen av trevliga aktiviteter och inte är intresserad av några mer seriösa aktiviteter. Närvaron var ett viktigt kriterium för handläggarna. De ansåg att teamen borde slå larm och ha möte tidigare än vid tremånadersuppföljningen om personen inte kommer eller inte vill vara med på några aktiviteter. Om teamet ser att det inte fungerar och funderar på ett avslut så bör man först utreda om deltagaren kan vara intresserad av någon annan aktivitet som finns hos teamet eller som teamet kan hjälpa till att anordna? Då kan man ändra planeringen i ett tidigare skede och inte vänta till uppföljningsmötet. Handläggarna ansåg att ett avslutningsmöte alltid bör hållas där man tar med de aktörer som man bedömt att personen behöver få fortsatt hjälp från t.ex. vården, kommunen, Arbetsförmedlingen inte bara den remitterande instansen. På det sättet kan man göra en fortsatt plan där det framgår vem som ansvarar för att olika åtgärder blir gjorda och därigenom förbättra bryggan från teamets verksamhet till nästa fas. Om en person avslutas för att den behöver medicinsk hjälp under en period så kan planen vara att denne ska återlämnas till teamet efter det att han/hon fått sin medicinska behandling. Om det är sysselsättning som behövs så bör biståndshandläggare från socialförvaltningen vara med även när personen inte har försörjningsstöd. Önskemål fanns från handläggarna att det ska finnas en skriftlig dokumentation som är kort och kärnfull. Man vill veta: - 2.
- vad som har hänt under tiden hos teamet, vilka aktiviteter som har genomförts, hur dessa fungerade. - om planeringen har följts - vilka faktorer man måste ta hänsyn till för att det ska fungera för personen fortsättningsvis - om det finns någon speciell egenskap hos personen som teamet uppmärksammat - anledningen till att man avslutar verksamheten i teamet varför kommer man inte längre med personen - bedömning av hur nära arbetsmarknaden deltagaren befinner sig vid avslutningen. Dokumentationen kan gärna vara i tabellform á la Sassam-utredningen. Intervju med handläggarna på Arbetsförmedlingen Jag lyckades enbart intervjua två handläggare på Arbetsförmedlingen i Fagersta. Arbetsförmedlingen i Hallstahammar ansåg att de inte hade något att komma med eftersom de inte haft några deltagare under lång tid och Arbetsförmedlingen i Sala svarade inte på min begäran om att få träffa handläggare trots flera påminnelser. Handläggarna på Arbetsförmedlingen i Fagersta (varav den ena arbetade halvtid hos teamet) ansåg att de kunder som remitteras från Arbetsförmedlingen ofta har en potential att klara arbetsmarknaden men inte är redo för alla krav ännu. De behöver växa i sig själva först och då är samordningsteamet en bra väg att gå. Eftersom ena handläggaren arbetar halvtid som arbetsförmedlare i teamet och halvtid i Arbetsförmedlingens klargör-grupp (där man utreder arbetsförmågan innan nästa fas startar) så finns inte så stort behov av möten. Eftersom hon arbetar med deltagarna under tiden i teamet så fortsätter hon oftast som deras handläggare vid Arbetsförmedlingen efter avslut hos teamet. Hon är oftast med på avslutningssamtalet som teamet har med deltagaren men de bukar kalla det fortsättningsmöte istället för avslutningsmöte. Om andra aktörer behöver vara med t.ex. Försäkringskassan eller läkare så kallas dessa. Båda handläggarna tyckte att det var viktigt att teamet inte släpper deltagaren förrän någon tar vid. Det kan vara socialförvaltningen, LSS-handläggare eller Försäkringskassan. Det får inte bli något glapp i den fortsatta processen. Ett möte med den blivande handläggaren borde alltid ske för att försäkra sig om detta, på samma sätt som man gör vid rehabiliteringssamverkan mellan Arbetsförmedlingen och Försäkringskassan. Dokumentationen är viktig och närvaro är ett sådant kriterium som det är betydelsefullt att det framgår, liksom vilka framsteg som gjorts och vad som fungerat sämre. Intervju med handläggare på Socialförvaltningen Jag träffade och intervjuade 16 handläggare vid fyra socialförvaltningar. Norberg fick jag ingen återkoppling från och Skinnskatteberg uteslöt jag efter att ha hört att det var Carina, som arbetar i FNS-teamet, som har hand om deltagarna därifrån och henne hoppades jag träffa 3.
4. vid team-intervjun istället. Det blev alltså Fagersta, Sala, Hallstahammar och Surahammar som jag fick synpunkter från. Handläggare hos Socialförvaltningen i Fagersta Handläggarna i Fagersta berättade att det inte regel med avslutningsmöten och att skriftlig dokumentation nästan inte förekommer. Vissa enklare ärenden kan kanske avslutas utan möte t.ex. om allt är planerat och klart och personen redan påbörjat nästa steg men generellt vore det bra att ha ett möte, inte minst för klientens skull, så man sätter punkt för åtgärden och alla är med på nästa steg och fortsatt planering. Bästa modellen vore att handläggaren i god tid, 2-3 månader innan, får reda på att det drar ihop sig till avslut och vad som är tänkt att hända efteråt, för då finns det tid att sy ihop nästa åtgärd och säkra att det inte blir något glapp. Det optimala vore om alla parter, som är inblandade och som kommer att behöva vara inblandade i framtiden, finns med på mötet så att alla drar åt samma håll. Mycket önskvärt vore att någon från psykiatriska kliniken är med på mötet i de fall deltagaren har kontakt med dem. Det måste finnas en tydlig planering av vem som tar över ansvaret och när detta ska ske så att deltagaren inte känner sig övergiven. Främsta kriteriet för avslut är när utvecklingen stannar upp och inget händer. När personen inte följer den uppgjorda planeringen och kanske över huvud taget inte kommer. Om sådant händer måste en snabb återkoppling ske till handläggaren. Det vore önskvärt med en tydlig skriftlig slutdokumentation där man kan se på vilka områden personen har utvecklats t.ex. socialt eller medicinskt. Handläggare hos Socialförvaltningen i Hallstahammar I Hallstahammar svarade handläggarna på frågan hur avslutningsrutinerna fungerar idag att ibland är det avslutningsmöten och ibland får man skriftlig dokumentation men det är ingen regel. Ofta kommer man oförberedd till något som man tror är ett uppföljningsmöte medan teamet är inne på att avsluta personen. Det fungerar inte bra och det verkar fortfarande vara kommunikationen som brister. Om det drar ihop sig till ett avslut så vill handläggarna få veta detta i förväg, helst en månad före avslutningsmötet. Det är viktigt att teamet då berättar vilka åtgärder som det finns behov av att koppla på så att det finns tid att förbereda. Handläggarna är även intresserade av att få veta om något annat händer t.ex. om deltagaren tänker ansöka om aktivitets- eller sjukersättning. Om det är kontakt med vården som det finns behov av så bör teamet hjälpa till att förmedla kontakten eftersom det är stor risk att deltagaren inte klarar detta på egen hand. Teamets personal har ju under en lång tid träffat personen mer än vad handläggaren har gjort och de bör därför vara mest lämpade som stöd för personen vid denna kontakt. Detta kan hjälpa till att förankra bryggan över till nästa steg.
5. Avslutningsrutinen bör enligt handläggarnas önskemål se ut så här: 1. Teamet kontaktar handläggaren helst en månad innan avslutningsmötet och talar om att det drar ihop sig till avslut och inte förlängning. Det kan finnas problem som kan lösas så att deltagaren kan fortsätta i verksamheten och då bör man ha ett möte kring detta snabbare istället för att detta kommer upp på avslutningsmötet. 2. Man vill alltid ha ett avslutningsmöte. Till mötet ska personer kallas som kan ha betydelse för den fortsatta planeringen och som kan ta över direkt så det inte blir något glapp. 3. Skriftlig slutdokumentation ska alltid lämnas. Dokumentationen ska beskriva vad man har gjort, vad som har fungerat, vad som inte har fungerat och varför det inte har fungerat. En utvecklingskurva vore bra samt en beskrivning av närvaron. Ett tydligt dokument som kan användas som underlag vid kontakt med andra myndigheter eller vården. Kriterier för avslut kan t.ex. vara att deltagaren själv säger att verksamheten inte passar henne/honom. Då bör man snabbt ha ett möte för att reda ut om något kan förändras eller vad deltagaren istället vill göra. Ett annat kriterium kan vara att deltagaren inte kommer till verksamheten. Efter tredje kallelsen bör handläggaren kontaktas via mail/telefon. Handläggare hos Socialförvaltningen i Sala Handläggarna i Sala ansåg att ett viktigt kriterium för avslut är att utveckling inte har skett hos personen. Man borde försöka få fram mätbara kriterier för att fastslå detta. ORS kunde kanske användas i större omfattning än nu. Det värsta som kan hända vid avslut är att man sitter med personen i knät igen utan att något har hänt på ett år. Om man har studerat en person under ett år så borde man ha förutsättningar att bättre kunna se vilka behov som personen har och som man måste samverka kring. Teamet bör se till att de personer som är bäst lämpade att hjälpa personen kopplas in så att det inte blir något glapp utan nästa åtgärd tar vid där teamet slutar. Psykiatrin borde t.ex. vara med vid alla avstämningsmöten där deltagaren är aktuell hos dem för personalen på psykiatrin träffar kanske personen t.o.m. oftare än teamet. Teamet borde också kunna föreslå andra ekonomiska möjligheter för personen än försörjningsstöd när de ser att detta är aktuellt t.ex. aktivitetsersättning/sjukpenning. Många av deltagarna har ångest för att sluta hos teamet och behöver stöttning av t.ex. personliga ombud, dessa gör ett bra jobb med detta. De bör därför kunna kopplas in vid avslut. Det är viktigt att man bjuder in rätt personer vid avslutningsmötet så att deltagaren inte känner sig utsparkad utan hjälp.
Då det gäller dokumentation så används den inte som man borde kunna använda den. Den borde innehålla information om vilka styrkor och svagheter som teamet sett hos personen, vilka aktiviteter som fungerat och vilka som inte gjort det samt i så fall varför. Ett sådant underlag skulle personen kunna ta med sig till Arbetsförmedlingen eller läkaren för att få bättre hjälp med nästa steg. Som det är nu så läser handläggarna knappt den dokumentation som de får i efterhand. Handläggare hos Socialförvaltningen i Surahammar Handläggarna i Surahammar tycker att HS-teamet har blivit bättre på att signalera tidigt när det inte fungerar med en deltagare. Det är viktigt att man rapporterar tidigt om personen hela tiden har hinder för att komma till teamet, det kan vara ett tecken på att andra åtgärder bör kopplas in. Handläggarna tycker i sin tur att de har blivit bättre på att se vilka som kan passa in i teamet men ibland är det för mycket som händer runt personen så denne inte kan fokusera på sitt deltagande. Kan man hitta personer som trivs och passar in så ger det ofta bra resultat. Uppföljningsmötena brukar vara bra och det är en fördel att problem som man inte kände till, t.ex. ett missbruk, kommer upp på bordet så att relevanta åtgärder kan kopplas in. Avslutningsmöte hålls alltid och föregås av mail. Orsak till avslut är oftast att det behöver vidtas något annat innan teamet kan arbeta med deltagaren. Det är därför viktigt att teamet kallar in de personer som behövs för fortsatta åtgärder t.ex. Försäkringskassan om det finns en sjukhistorik. Beroende på hur den fortsatta planen är så bör teamet styra vilka som ska vara med. Skriftlig dokumentation är viktig för handläggarna. De vill veta hur närvaron sett ut, vad har hänt hos teamet, vad har teamets personal sett under tiden personen varit där, hur fungerar personen socialt m.m. Handläggarna tycker att det vore bra med en strukturerad kortfattad information. HS-teamet Teamets personal tycker att det kan vara dags att ge upp teamet som åtgärd då man ser att det inte går framåt för deltagaren. Det kan bero på att det är svårt att samarbeta med deltagaren att denne inte är med på noterna. Det kan också bero på att han/hon känner en uppgivenhet eller känner sig tvingad att delta mot sin vilja. Deltagaren kan också må för dåligt för att orka jobba med sig själv eller så känner han/hon att det är svårt att klara av förväntningarna på utveckling. I båda fallen kan dålig närvaro vara ett sätt att bli uppmärksam på att något är fel. Vissa kan vara så klara att man ser att de inte behöver teamets insatser längre utan kan gå direkt till nästa steg men många har trots det svårt att släppa tryggheten och våga ta steget ut i nästa fas. Där måste man peppa och motivera personen att tordas ta nästa steg. Då det gäller avslutningsrutinerna så är teamets mål att ha ett avslutningsmöte men ibland går det inte eftersom deltagaren inte dyker upp, personen börjar jobba eller flyttar i dessa fall har man inget avslutningsmöte. 6.
Då avslutar man personen istället i samråd med handläggaren. Vid behov har man andra aktörer med vid avslutningsmötet men oftast har man redan i ett tidigare skede haft möten med de aktörer som ska ta vid och gjort en planering. Det är bra att vara överens om nästa steg i tid så att deltagaren hinner vänja sig och vågar släppa tryggheten. Ibland hoppas deltagaren ändå på en förlängning hos teamet, trots att det inte är realistiskt, och då är det svårare att få personen att acceptera att det är läge för nästa steg. Teamet har på egen hand tagit fram mallar för avslutning vid arbetsprövning samt avslutning hos teamet (se bilaga 1 och 2) FNS-teamet Teamets personal känner att de behöver bli lite tuffare mot deltagarna och inte ge chans efter chans innan avslut. När inte teamet har något mer att ge då är det dags att avsluta. Man får ha fingertoppskänsla. Deltagarna måste själva vilja vara hos teamet om det ska bli något resultat men vissa av dem blir rädda när kraven ökar lite och det är dags att gå vidare till något nytt. Teamet har alltid ett avslutningsmöte med deltagaren. Däremot är inte alltid handläggare med vid detta möte. Oftast har man redan vid föregående uppföljningsmöte flaggat för att det är dags för avslutning och gjort en plan vad som måste ske under tiden som är kvar. När personen skrivs ut så har denne ändå en möjlighet att hålla kontakten med teamet ca en månad medan han/hon startar upp nästa fas t.ex. studier. Det är en trygghet som teamet inte tycker tar så mycket av deras tid men som kan hjälpa till att få en hållbar lösning för deltagaren. Ibland tas kontakter även med andra aktörer än remitterande handläggare t.ex. om en person fått en diagnos i vuxen ålder och behöver ha kontakt med LSS eller någon annan. Teamet gör alltid en skriftlig slutdokumentation men det är mest Försäkringskassans handläggare som efterfrågar den, Socialförvaltningen vill ha den i speciella fall bara. I dokumentationen bör framgå vad som har gjorts, en sammanfattning av vad som kommit fram vid uppföljningstillfällena, vilken utveckling personen har haft och vilka hinder som finns samt hur planeringen framåt ser ut. Eftersom teamet löpande journalför vad som händer med deltagarna så är det ganska lätt att sammanställa vad som hänt. Sala-teamet Teamets personal tyckte att det var svårt att hitta avslutningskriterier eftersom en del personer kan vara med ganska länge utan att man ser någon utveckling och så plötsligt händer en massa. Man har dock som vana att vid uppföljningar ta upp frågan om deltagaren själv tror att fortsättning hos teamet skulle vara till nytta. Märker man att deltagaren själv inte tror på en utveckling så finns det ingen anledning att fortsätta. Teamet har inte alltid ett avslutningsmöte. Då deltagaren går i jobb eller studier så har man inget möte utan den planeringen sker vid ett tidigare uppföljningsmöte. Istället släpper man inte deltagaren under en period för att säkerställa att jobbet/studierna verkligen fungerar och 7.
om det gör det så avslutar man. Man har alltid kontakt med handläggaren vid avslut. Teamet ser till att det finns en ny kontaktperson som deltagaren kan vända sig till vid behov av stöd om problem skulle uppstå i den nya fasen t.ex. har Jobbcenter en person som tar över och blir kontaktperson efter överlämning från teamets arbetsförmedlare. Ibland händer det att man inte får tag på deltagaren vid avslut och då kontaktar man handläggaren istället. Uppföljningsmöten kan fungera som avslutningsmöten ibland. Teamet gör alltid en skriftlig dokumentation där det framgår vilket syfte som funnits med deltagaren, hur det sett ut under tiden hos teamet samt en fortsatt planering. Teamet har själva tagit fram mallar för uppföljningssamtal och avslutande samtal (se bilaga 3 och 4). Mina förslag till kriterier som kan vara av vikt för avslutning Efter att ha lyssnat på handläggarna och teamens personal så har jag kommit fram till några kriterier som kan vara av vikt för att avgöra om det är läge att avsluta teamet som åtgärd och istället undersöka om det finns någon annan insats som är bättre för deltagaren. Dessa kriterier är närvaro per vecka (antal timmar), vilka aktiviteter som har prövats, deltagarens eget driv och engagemang i aktiviteterna, vad aktiviteterna har lett vidare till, hur samspel och samverkan med andra har fungerat, deltagarens förmåga/strategi att hantera egna eventuella funktionsnedsättningar, upplevt mående enligt ORS (totalsumma), intresse för studier/arbete samt behov av samordning med andra aktörer. Dessa kriterier har jag strukturerat i en tabellform i ett uppföljningsdokument (se bilaga 5) och tanken är att deltagaren och de övriga vid uppföljningsmötena, som sker var tredje månad, lätt ska kunna se om någon utveckling har skett mellan gångerna man träffats. Tanken är också att dokumentet ska fungera som ett underlag för en planering av nästa tremånadersperiod. Vad behöver hända för att man ska se en utveckling och är deltagaren villig att fortsätta arbeta med sin rehabilitering? Det är därför viktigt att dokumentet fylls i tillsammans med deltagaren. Sker ingen utveckling och deltagaren inte visar något intresse för att arbeta med sin egen utveckling så bör avslut diskuteras istället för fortsatt planering. Dokumentet hade lite annan utformning från början men efter att ha varit på remiss hos handläggarna och teamens personal så har inkomna synpunkter fått påverka utformningen. Samtliga som jag har pratat med har varit positiva till dokumentet och jag har fått kommentarer som att uppföljningsmötena förmodligen kommer att bli bättre och att dokumentet underlättar att se vad som hänt under tiden hos teamet. Däremot kvarstår önskemålet från handläggarna att få snabbare återkoppling än efter tre månader om deltagaren inte kommer till verksamheten eller om denne framför en massa hinder för deltagande. 8.
9. Mitt förslag till avslutningsrutiner Då det gäller avslutningsrutiner är mitt förslag ganska likt det som framkom hos handläggarna vid Socialförvaltningen i Hallstahammar d.v.s. 4. Teamet bör kontakta handläggaren helst en månad innan avslutningsmötet och tala om att det drar ihop sig till avslut och inte en förlängning så att handläggaren har tid på sig att ordna det som krävs för nästa steg för att undvika glapp i processen. Om avslutet beror på något problem, som kanske kan lösas så att deltagaren kan fortsätta i verksamheten, så bör man ha ett möte kring detta så snabbt som möjligt istället för att det kommer upp vid avslutningsmötet. 5. Avslutningsmöte ska alltid hållas om det inte finns mycket speciella skäl. Till mötet ska personer kallas som kan ha betydelse för den fortsatta planeringen och som kan ta över direkt så det inte blir något glapp till nästa steg. En ny kontaktperson bör utses som deltagaren kan vända sig till vid problem då nästa steg startar så att han/hon kan känna sig trygg. 6. Skriftlig slutdokumentation ska lämnas i alla möjliga fall. Mitt förslag om att avslutningsmöte och slutdokumentation alltid ska genomföras där det är möjligt har förankrats hos verksamhetsledarna för teamen och dessa är av samma uppfattning. Jag har ställt i ordning ett strukturerat överlämnandedokument (se bilaga 6) som det är meningen att teamets personal samt deltagaren ska fylla i tillsammans. Det blir en ganska kortfattad information, bara det viktigaste, helt i enlighet med önskemål från handläggarna. Dokumentet ska sedan användas för att säkerställa en fortsatt planering där frågor som Vad blir nästa steg? Vem ansvarar för att detta steg blir av? och Starttidpunkt för detta steg? ska fyllas i för att se till att glapp inte uppstår i processen. Även detta dokument har handläggare och teamens personal fått ha synpunkter på och dokumentet har reviderats efter att jag fått in sådana. Ingen har varit negativ till förslaget utan jag har fått många positiva kommentarer t.ex. Vi tycker att det här är både systematiskt och lättöverskådligt, samt lätt att anpassa utifrån individen. Grundidén är mycket bra, och vi tycker att det är en bra struktur. Vi tror att den kommer att vara till nytta både för teamen, för handläggarna och för deltagaren. Framför allt tycker vi att upplägget är bra när det blir så tydligt att det inte är något avslutningsdokument, utan ett överlämnande det handlar om. Det tydliggörs verkligen att förväntan är att något tar vid. Det kommer vara mycket svårare att bara släppa någon, med en sån här struktur. Det gillar vi! Vad händer nu? Verksamhetsledarna är beredda att testa formerna för avslutningsprocessen och de framtagna dokumenten under hösten 2015 med start den 1 september. Jag kommer att ha uppföljningar med alla tre teamen under oktober månad för att se att personalen kommit igång med rutinerna samt under december för att få veta hur det har gått och om något behöver förändras.