Kvalitetsberättelse 2016 Oskarsro
Kvalitetsberättelse Oskarsro 2016 2 Innehållsförteckning Inledning...3 Om verksamheten och vår målgrupp...4 LEVA hela livet...4 Vår värdegrund...4 Vår organisation...5 Riskanalys...7 Uppföljning genom egenkontroll...9 Avvikelsehantering... 10 Synpunkter och klagomål... 11 Samverkan... 12 Personalens medverkan i kvalitetsarbetet... 15 Sammanställning och resultat... 17
Kvalitetsberättelse Oskarsro 2016 3 Inledning I augusti 2016 har en ny verksamhetschef tillrätt vid Oskarsro, samtliga dagsjuksköterskor har nyanställts under vår och höst, och administrationen har förändrats. En sjuksköterska har sedan hösten uppdraget som HSL- och utbildningsansvarig för verksamheten då tidigare HSL- ansvarig/tf verksamhetschef fått nya uppdrag inom annan verksamhet. Mycket arbete har under första halvåret ägnats åt att revidera och upprätta lokala rutiner för sjuksköterskornas arbete. Oskarsro beviljades medel för utökad grundbemanning efter ansökan genom Solna stad till Socialstyrelsen och dessa medel har använts till att utöka tjänstgöringsgrader samt till att nyanställa medarbetare. Temacoachens tjänstgöringsgrad har ökats till 75 procent och ett arbete med att besöka boende som sällan eller inte deltar vid de gemensamma aktiviteterna har inletts. Målet är att alla som vill ska få anpassade aktiviteter. En medarbetare anställts på 65 procent för att även hon kunna arbeta med aktiviteter/utevistelser. Hennes uppdrag har även varit att arbeta med trivsel i gemensamhetsutrymmen både inomhus och utomhus. Ytterligare två medarbetare har tjänstgjort på 92 procent vardera för att skapa mertid för kontaktmannen till utökad egen tid och utevistelser. Ytterligare ett mål har för oss varit att minska känslan av ensamhet. Medarbetarna som nyanställts har även varit behjälpliga med att följa boende till och från aktiviteterna som hålls i samlingssalen vilket lett till att fler boende deltagit i de gemensamma aktiviteterna. Rapporten nedan kommer att ge en beskrivning av hur vårt arbete med att systematiskt utveckla och säkra vår kvalitet har bedrivits under 2016. En beskrivning ges kring hur vi arbetat med våra verksamhetsmål, åtgärder som har vidtagits för att utveckla kvaliteten samt de resultat som har uppnåtts. I rapporten analyseras resultatet och avslutningsvis presenteras våra fokusområden för kommande år. Målen för 2016 finns formulerade i årets utvecklingsplan, i vårt ledningssystem LEVA och de har arbetats fram bland annat utifrån analyser av 2015 års resultat avseende verksamhetsuppföljning/avtalsuppföljning och resultat från 2015 års brukarundersökning.
Kvalitetsberättelse Oskarsro 2016 4 Om verksamheten och vår målgrupp Oskarsros vård- och omsorgsboende är beläget i Huvudsta och drivs sedan första mars 2013 av Temabo AB. Vår profilering är sång, musik och dans och boendet innefattar 34 lägenheter, fördelade över fem våningsplan. Boendet riktar sig till personer med demenssjukdom och till personer vilka av fysiska skäl är i behov av vård och omsorg dygnet runt och som beviljats det av sin biståndshandläggare. Tio lägenheter/platser är avsedda för personer med demenssjukdom och dessa platser är fördelade på två våningsplan. Övriga lägenheter är fördelade med åtta platser per våning. Varje våning har ett gemensamt kök, ett vardagsrum med en musikhörna. Fyra av våningarna har en stor balkong och våningen på markplan har en uteplats. Vi har en trädgård med ett lusthus och närområdet inbjuder till promenader och utevistelse. I husets hjärta finns en stor samlingssal där många av de gemensamma aktiviteterna genomförs. I anslutning till samlingssalen finns ett musikrum med instrument och en ljudanläggning där individuella profilaktiviteter genomförs. Oskarsro är beläget med gångavstånd till både Huvudsta centrum och till Solna Centrum som erbjuder shopping, bibliotek, restauranger och caféer. LEVA hela livet Genom Temabos vision Alla människor ska ha möjlighet att leva hela livet anger vi riktningen för våra mål och vi beskriver det framtida tillstånd som vi vill uppnå inom äldreomsorgen. Vår värdegrund En värdegrund är de gemensamma värderingar och etiska normer som beskriver hur vi ska bemöta varandra. I vår verksamhet utgår vi från en salutogen värdegrund vilket innebär att vi fokuserar på det som främjar meningsfullhet och välbefinnande. Utgångspunkten är att skapa en förtroendefull relation och tillvarata de värden som beaktar den äldres resurser och förmågor. Grunden för vårt värdegrundsarbete är den nationella värdegrunden för äldreomsorgen som finns beskriven i Socialtjänstlagen (5 kap 4 ). Den nationella värdegrunden betonar vikten av att äldre människor ska leva ett värdigt liv och uppleva välbefinnande. För att uppnå det ska vi som arbetar inom äldreomsorgen värna och respektera den enskildes rätt till privatliv och stödja honom eller henne att leva det liv som han/hon vill och kan. Vår värdegrund beskriver de förhållningssätt som våra medarbetare behöver ha för att tillvarata dessa värden i det dagliga arbetet. Värdegrundsarbetet har en central plats i vårt dagliga vård- och omsorgsarbete och är ständigt ett fokusområde för oss i vårt dagliga arbete.
Kvalitetsberättelse Oskarsro 2016 5 Vår organisation Verksamhetschef Vi har vid Oskarsro en verksamhetschef som har det övergripande ansvaret för verksamheten och för att ledningssystemet ska vara ändamålsenligt och anpassat till de lokala förutsättningarna. Detta i syfte att fortlöpande styra, följa upp, utveckla och förbättra kvaliteten samt att ansvara för att verksamhetens mål uppnås. Till verksamhetschefens uppgifter hör att planera, genomföra och följa upp vården och omsorgen utifrån krav på god kvalitet. Vidare att utveckla samverkansformer för den enskilde, se till att de rutiner och instruktioner som verksamheten behöver finns samt att sörja för att personalens kompetens upprätthålls genom löpande kompetensutveckling liksom att verka för en god rekryteringsprocess. HSL- och utbildningsansvarig sjuksköterska Vi har en HSL- ansvarig sjuksköterska vid Oskarsro som bistår verksamhetschefen i ansvaret att bedriva en säker och god hälso- och sjukvård. Uppdraget som HSL-ansvarig sjuksköterska med utbildningsansvar innefattar att fungera som verksamhetschefens stöd i utvecklingen av hälso- och sjukvården. I ansvaret ingår även planering, utveckling och samordning genom att leda kvalitetssäkringsarbetet inom hälso- och sjukvården, liksom att tillse att de lokala riktlinjerna följer lagar och förordningar. Vidare hör till HSL- ansvariges uppgift att uppmuntra och tillvara ta medarbetarnas kompetens och stimulera till utveckling. Leg. Sjuksköterskor Vi har utöver HSL- ansvarig sjuksköterska, sex stycken legitimerade sjuksköterskor. Sjuksköterskorna som tjänstgör på dagtid har omvårdnadsansvar för boende utifrån fördelningen att en ansvarar för demensvåningarna och övriga sjuksköterskor har omvårdnadsansvar för de boende på Oskarsros övriga tre våningar. I rollen som sjuksköterska ingår att planera, utföra, följa upp och förbättra hälso- och sjukvårdsinsatserna utifrån varje enskild boendes behov. Sjuksköterskan arbetsleder omvårdnadspersonalen, medverkar i det tvärprofessionella teamarbetet och säkerställer en trygg och säker vård för den enskilde. Sjuksköterskan instruerar omvårdnadspersonal både muntligt och skriftligt beträffande hälso- och sjukvårdsuppgifter och ansvarar för delegeringar. Leg. Arbetsterapeut Arbetsterapeuten ser till hela människan och de aktiviteter den boende vill och behöver klara av att utföra för att stärka/bibehålla sina funktioner. I rollen ingår även att göra ADL bedömningar och tillhandahålla hjälpmedel för att underlätta vardagen för den enskilde. Leg. Sjukgymnast/fysioterapeut Sjukgymnasten har till uppdrag att arbeta rehabiliterande och funktionsbevarande genom fysisk träning och stimulans. Både arbetsterapeuten och sjukgymnasten har ett handledande uppdrag gentemot våra medarbetare. Administrativt stöd/teamledare/kvalitetshandledare Vi har en undersköterska som även är team- och kvalitetshandledare. I hennes uppdrag ingår bland annat att bistå verksamhetschefen med administrativa uppgifter. I uppdraget ingår även att vara till stöd vid introduktion av nyanställda, vikarier och praktikanter genom att förmedla kunskap om omsorgspersonalens uppdrag och om verksamheten. Uppdraget innefattar även att bevaka, utveckla och revidera lokala instruktioner, sprida information och handleda så att rutiner följs. Teamledaren medverkar i kvalitetsforum och medverkar aktivt i vårt utvecklingsarbete. Teamledaren ansvarar även för den dagliga bemanningen.
Kvalitetsberättelse Oskarsro 2016 6 Omvårdnadspersonal Omvårdnadspersonalen vid Oskarsro är utbildade undersköterskor/vårdbiträden. En undersköterska är specialistutbildad inom området demens och en annan inom äldreomsorg. Omvårdnadspersonalen har i ansvar att planera, genomföra, dokumentera, följa upp och förbättra omvårdnaden utifrån varje enskild boendes enskilda behov och i enlighet med vår salutogena värdegrund. De ansvarar för att de boende ska känna sig trygga, kan påverka sin vardag och uppleva inflytande och delaktighet i sin vardag. Ett betydelsefullt uppdrag för omvårdnadspersonalen är kontaktmannaskapet. Inför detta uppdrag ingår att genomföra en obligatorisk utbildning. Kontaktmannen har huvudansvar för ett par boende och är den person som i första hand är den som hjälper/stödjer den boende då hon/han är i tjänst. För att säkerställa en god kontinuitet vid ordinarie kontaktmans frånvaro arbetar vi med vice kontaktmannaskap. Kontaktmannen upprättar och reviderar genomförandeplaner i samverkan med den boende/anhöriga och genomförandeplanerna följs upp minst var tredje månad. Omvårdnadspersonalen är även ansvariga för att arbeta utifrån vårt ledningssystem och för att samverka med boende, närstående liksom med övriga samverkanspartners. Temacoach På Oskarsro har vi en temacoach med uppdraget att bedriva och utveckla aktiviteter i stor, men främst utifrån vår profil, sång, musik och dans. Då alla boende inte deltar i de gemensamma aktiviteterna stödjer temacoachen kontaktmännen med att hitta det som är meningsfullt för den enskilde. Vår temacoach är högskoleutbildad inom musik. Ombudsroller Vi har ombudsroller inom områden som dokumentation, mat- och måltider, vård i livets slutskede, värdegrund, brand, hygien, trivsel och aktivitet, BPSD, handledare/ introduktion, Mobipen och larm. Under 2016 har arbete påbörjats med att upprätta lokala och specifika uppdragsbeskrivningar för dessa uppdrag. Ombuden ska lära ut, utveckla, förbättra kvaliteten samt följa upp egenkontroller inom respektive område. Tvärprofessionellt teamarbete I vår verksamhet har vi kontinuerliga teamforum där kontaktman, boendeansvarig sjuksköterska, sjukgymnast, arbetsterapeut träffas för information, planering samt uppföljning av vård- och omsorgsinsatser liksom att analysera inkomna synpunkter och avvikelser snabbt.
Kvalitetsberättelse Oskarsro 2016 7 Riskanalys I Enlighet med Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd, ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (SOSFS 2011:9) är riskanalys en beprövad metod för att tillämpa ett förebyggande förhållningssätt. Vid riskanalys görs en kartläggning av hur verksamheten fungerar i praktiken. Vi identifierar risker och brister, analyserar bakomliggande orsaker och tillämpar ett förebyggande förhållningssätt för att minimera att risker ska inträffa igen. Riskanalysen ger oss kunskap om vilka åtgärder som behövs för att öka kaviteten och säkerheten. Analysen bidrar också till en ökad riskmedvetenhet hos våra medarbetare till att "tänka efter före". Vår utgångspunkt är att se skeenden utifrån ett systemperspektiv. Det betyder att vi utgår från att det är brister i våra rutiner och arbetssätt som i de allra flesta fall är den grundläggande orsaken till felhändelser i verksamheten. Med ett systemperspektiv lägger vi inte skulden för en händelse på den enskilda individen utan på hur våra processer kan förbättras. Vårt arbetssätt Varje medarbetare har ansvar att uppmärksamma risker, göra riskanalyser ensam eller i arbetsgrupp och kommunicera dem vidare till verksamhetsledning som ansvarar för vidare hantering. Medarbetaren kan identifiera både risker som är på individnivå och på gruppnivå och alla andra risker som kan förorsaka brister i vården- och omsorgen eller obehag för den boende eller för sig själva. Vid våra kvalitetsforum lyfts tänkbara risker som skulle kunna inträffa. Riskerna bedöms utifrån deras sannolikhet och allvarlighetsgrad, och de bakomliggande orsakerna till riskerna identifieras. Därefter utarbetas förslag till åtgärder som ska förhindra att riskerna inträffar, och beslutar om hur vi ska följa upp åtgärderna. Vid behov tar vi fram en handlingsplan med åtgärder och utsedd ansvarig som följs upp på fastställda uppföljningstillfällen. Verksamhetsledningen planerar för riskanalysarbetet systematiskt samt när behov uppstår. Verksamhetsledningen utser ansvarig för riskanalysen och handleder medarbetarna i vårt arbetssätt Under 2016 har vi genomfört nedanstående riskanalyser Varje fredag genomför vi en riskbedömning avseende bemanning över helgen. Genom denna riskbedömning säkrar vi även den delegerade personalen samt underlättar arbetet för helgpersonalen avseende bemanningen om akut sjukdom eller annat uppstår under helgen. Varje kontaktman genomför en riskbedömning utifrån en mall - Risker och brister i boendes hem. Om risker uppmärksammats, lämnas mallen till verksamhetschefen och/eller arbetsplatsombudet och åtgärder vidtas. Riskbedömningen revideras exempelvis då förändringar sker i den boendes hälsa, vilket kan påverka medarbetarens arbetsmiljö. Genomförda riskbedömningar har lett till att vi under 2017 kommer att revidera checklista/ informationsmaterialet, inför inflyttning. Vi genomför en årlig skyddsrond och till vår hjälp använder vi Prevents checklista för att säkra aktuella områden att riskbedöma. En handlingsplan upprättas och löpande vid ledningsmöten eller Skyddskommitté säkras att planerade åtgärder vidtagits. Vi genomför riskanalyser inför förändringar i verksamheten. Inför en schemaomläggning som påbörjades under våren genomfördes en riskbedömning och analys tillsammans med medarbetare, berörd facklig organisation samt personalavdelning. En handlingsplan upprättades och löpande vid ledningsmöten har vi säkerställs att planerade åtgärder vidtagits. Exempelvis har rutin för löpare
Kvalitetsberättelse Oskarsro 2016 8 upprättats i samband med detta. I vårt analysarbete under hösten 2016, inför planeringen av 2017 års verksamhetsplan genomfördes en riskanalys inom områdena, kvalitet, utbildning/utveckling, personal, ekonomi, IT, kommunikation, samverkan och säkerhet. Arbetet med att löpande arbeta med de planerade åtgärderna i handlingsplanen.
Kvalitetsberättelse Oskarsro 2016 9 Uppföljning genom egenkontroll SOSFS 2011:9 5 kap. 2 Inom Temabo och Oskarsro har vi i vårt ledningssystem fastställda egenkontroller vilka vi anpassar lokalt och planerar in i vårt års hjul och verksamhetsplan. Egenkontrollerna utförs av VC, HSLansvarig sjuksköterska, Kvalitetshandledare och/eller medarbetare med särskilt uppdrag/ ombudsroll. Varje kontaktman genomför även egenkontroller avseende genomförandeplaner och dess innehåll utifrån fastställd mall. I de fall egenkontrollen påvisar förbättringsområden tar vi fram åtgärder och följer upp att de genomförs enligt plan. Åtgärder av större vikt förs in i vårt ledningssystem i form av utvecklande aktiviteter där vi har en struktur för att genomföra och följa upp arbetet samt presentera resultat med analys i Kvalitetsberättelsen. Under 2016 har bland annat egenkontroll avseende basala hygienrutiner genomförts utifrån genomförd riskanalys. Egenkontroller avseende följsamhet till balsa hygienrutiner genomförs nu varje månad med hjälp av en checklista. Kvalitetshandledare och hygienombud genomför stickprovskontrollerna och lämnar resultat till HSL-ansvarig sjuksköterska. Resultaten lyfts sedan vid kvalitetsforum och/eller APT. Vid kvalitetsforum planeras vidare åtgärder och eventuella handlingsplaner upprättas. Vid egenkontroll av genomförandeplaner framkom att medarbetares kunskaper avseende att upprätta/skriva en genomförandeplan är olika och vissa medarbetare har därför fått handledning och stöd i detta. Vid egenkontroll av nyckelhantering framkom att det fortfarande finns brister i att signera uttag och insättning. Nyckelrutiner har reviderats och gjorts kända för alla medarbetare och egenkontrollen utökats i frekvens med månatlig feedback till medarbetarna kring hur nyckelhanteringen skett per våning. Vi har granskat resultaten från 2016 års brukarundersökning och jämfört dem med 2015 års resultat. Vi har diskuterat resultaten med boende och vid boende/anhörigråd. Vi har påbörjat en handlingsplan i syfte att höja resultat inom vissa områden och kommer vid APT att tillsammans med personal arbeta vidare med denna handlingsplan. Resultaten från 2015års undersökning resulterade i ett förbättringsarbete kring, känslan av ensamhet, trivsamheten i våra gemensamhetsutrymmen liksom utevistelser. Vi hade den förmånen att få ansöka om, och beviljas medel från Socialstyrelsen för att utöka vår bemanning. Det har vi gjort genom att utöka tjänstgöringsgrader och nyanställa medarbetare i syfte att arbeta med dessa områden. I övrigt har egenkontrollen under året innefattat bland annat loggkontroller, dokumentation, livsmedelshygien och temperaturkontroller av mat, kylar och frysar. Egenkontrollen av temperatur kontrollerna visar att det fungerar olika bra per våning hos oss. Inför 2017 med de planerade uppdragsbeskrivningarna för ombudsroller med planen att utbilda fler kvalitetshandledare tänker vi oss att detta ska fungera tillfredställande på varje våning. Vi har även under 2016 genomfört egenkontroller av boendes larmfunktion, egna medel, brand och nattinsatser (Mobipen).
Kvalitetsberättelse Oskarsro 2016 10 Avvikelsehantering Rapporteringsskyldighet SOSFS 2011:5; SOSFS 2011:9 5 kap. 4,5 och 6 Vi förankrar rapporteringsskyldigheten kring missförhållanden eller risk för missförhållanden årligen för alla medarbetare. Den årliga påminnelsen planeras in i vårt års hjul och lyfts vid APT samt vid medarbetarsamtalen då utrymme för diskussioner finns. Alla nyanställda medarbetare tar del av information kring rapporteringsskyldigheten samt skriver under på att de tagit del av informationen och att de förstått den. Blanketten förvaras i varje medarbetares akt. Avvikelser under året Under 2016 har sammantaget 184 avvikelserapporter/synpunkter och klagomål inkommit och de allra flesta är skrivna av medarbetarna. Avvikelser som rör läkemedelshantering har i de flesta fall rört kvarglömd medicindos. Dessa avvikelser utreds omedelbart av sjuksköterskan som följer upp händelsen och informerar berörda medarbetare. Avvikelser som rör fall utreds alltid av sjukgymnast och arbetsterapeut i team med sjuksköterskan och avvikelserna lyfts i de teamforum vi har varje vecka då medarbetarna får information om eventuella förändringar i läkemedel eller arbetssätt. Avvikelser, synpunkter och klagomål analyseras vidare vid enhetens kvalitetsforum där verksamhetsledning, sjuksköterskor och teamledare/kvalitetshandledare deltar för att tillsammans diskutera eventuella mer övergripande förbättringsåtgärder. I januari 2016 har en skriftligt rapporterad händelse lett till utredning. Händelsen avsåg ett fönster inklusive fönsterkarm som ramlat ner inne boendes rum. En riksinventering av samtliga fönster genomfördes och nytt fönster installerades samma dag. I november 2016 har en utredning av avvikelse enligt HSL upprättats. Avvikelsen avsåg en förväxling av Apo- dosrullar mellan två boende. Utredningen har lett till en handlingsplan vilken bland annat innefattade kontroll av befintliga rutiner, delegeringar och utbildningsinsatser för personalen. Sammantaget har nedanstående avvikelser/ synpunkter och klagomål registrerats i vårt ledningssystem LEVA. o Felaktig läkemedelshantering 37 stycken o Brister i nutrition/vätsketillförsel 2 o Trycksår 4 o Fall 88 o Då medicintekniska produkter varit inblandade 2 o Brister i omsorgen 4 o Brister i informationsöverföringen 6 o Brister i tillsyn av boende 4 o Arbetsmiljö 2 o IT/Teknik 1 o Begäran om utredning och eventuell åtgärd vid klagomål (SDF) 1 o Städning 1 o Bemötande 2 o Bemanning 2 o Larm 3 o Annat - 25
Kvalitetsberättelse Oskarsro 2016 11 Synpunkter och klagomål SOSFS 2011:9, 5 kap. 3, 7 kap 2 p 6 I vårt ledningssystem finns anvisningar om hur synpunkter och klagomål ska hanteras. Vid klagomål som rör allvarlig händelse skall alltid Temabos VD, samt uppdragsgivare informeras omgående. Klagomål kan framföras muntligen eller skriftligen via mejl eller på papper. Särskild blankett för synpunkter och klagomål finns för den som vill använda en sådan och för att kunna besvara ett klagomål är det viktigt att kontaktuppgifter till synpunktslämnaren finns angivna. Mottagandet av synpunkt/ klagomål bekräftas till avsändaren. Det sker genom att direkt kontakt, via mail eller telefon. Bekräftelsen skall dokumenteras och datum för återkoppling ska framgå. Klagomålet utreds och analyseras samt åtgärder sammanfattas i en handlingsplan som förankras hos berörda medarbetare. Verksamhetschefen informerar VD, samt uppdragsgivaren om denne bedömer att ärendet är allvarligt eller om det omfattas av andra särskilda omständigheter. Om synpunkten/klagomålet är allvarligt och berör HSL informeras även MAS. Återkoppling lämnas till den som lämnat klagomålet. Återkoppling till medarbetare sker i individuellt samtal, på kvalitetsforum och/eller teamforum. Målet är att alla ska lära sig av det inträffade samt att det inte upprepas igen. En slutrapport skrivs när handlingsplanen är åtgärdad och dialog har förts med den som framförde klagomålet. Slutrapporten och därtill hörande handlingar förvaras av verksamhetschef. Vid ärenden där uppdragsgivare samt VD varit informerade skickas även en slutrapport till dessa. Synpunkter och klagomål registreras månatligen i det datoriserade ledningssystemet för avvikelser, synpunkter och klagomål. Inkomna klagomål diskuteras på teamforum där avvikelsen inträffat samt vid våra kvalitetsforum. Handlingsplan upprättas beroende på arten av synpunkter. I vissa fall för en specifik avvikande händelse och i andra fall en plan för att bryta ett mönster eller trend som framkommer vid studie av avvikelsestatistiken. Under 2016 har 16 synpunkter/ klagomål registrerats i vårt ledningssystem. Synpunkterna har rört bemötande, att hörapparater varit borta, misstanke om att larmklocka inte fungerar, att medarbetare inte hittat diverse munspray och/eller salvor. Att handskar kastats på golvet och på städning m.m. De som lämnat synpunkter har fått återkoppling efter vidtagna åtgärder och vi har även bjudit in till gemensamma sittningar med anhöriga för att tillsammans finna lösningar och för att finnas till och för att lyssna. Synpunkts- och klagomålshantering är ett förbättringsområde för oss, då många synpunkter och klagomål hanteras direkt av medarbetarna och inte kommer ledningen till känna. Möjligheten ökar att se trender om ledningen får kännedom om fler synpunkter som medarbetarna hanterar direkt. Under 2017 kommer vi att, tillsammans med personalen gå igenom rutinen för synpunkts- och klagomålshantering och vid teamforumen löpande följa upp om medarbetare tagit mot synpunkter.
Kvalitetsberättelse Oskarsro 2016 12 Samverkan Intern samverkan Informationsöverföring/rapportering kväll/natt: Mellan kl. 20:50-21:00 sker muntlig överrapportering från kvällspersonalen från omvårdnadsvåning B, C och D till en nattmedarbetare genom att nattmedarbetaren går runt på våning B, C, D och tar rapport. Efter rapporten går kvällspersonalen ner och byter om och går hem. Kvällspersonal på demensvåningarna A1 och A2 stannar på respektive våning tills en nattpersonal kommer för rapport till A2 och nattsjuksköterskan till A1 samt bli avlösta. Nattsjuksköterskan rapporterar sedan till kollegorna på demensvåningen och omvårdnadsvåningen, på detta sätt lämnas inte demensvåningarna vid kvällsrapporten. Informationsöverföring/rapportering natt/morgon: Mellan kl.7:00 7:10, går den dagpersonalen som ska arbeta på våning B, C eller D går ombytta och klara till den våning de ska arbeta på för rapport, en nattmedarbetare går runt och ger rapport på B, C och D. Den nattpersonal som ansvarar för och A2 och nattsjuksköterskan A1 väntar tills dagpersonal och dagsjuksköterskan kommer till ombytta och klara till våningarna och rapporterar och löser av nattpersonalen. Verksamhetschef deltar vid denna informationsöverföring. Informationsöverföring/rapportering dag/ dag/ kväll Dagpersonal ger muntlig rapport till kvällspersonal som börjar arbeta klockan 15.00 och 16.00. Dagpersonal som arbetar till 16.00 ger rapport till de som börjar 15.00 och dagpersonal som arbetar till 17.00 ger rapport till den som börjar 16.00. I övrigt ansvarar medarbetare för att ta del av dokumentation i vårt dokumentationssystem Safedoc. Under sitt arbetspass skriver medarbetare löpande dokumentation i Safedoc. Om datorn/ systemet inte fungerar används blankett Journalhantering vid driftsstopp. Teamforum Ett forum som hålls varje tisdag då sjuksköterska, arbetsterapeut och sjukgymnast träffar medarbetarna per våning för avstämning. Arbetsteamet informerar, går igenom avvikelser, diskuterar och planerar för arbetet på det aktuella våningsplanet. Kvalitetsforum Ett månatligt forum där verksamhetschef, sjuksköterska, kvalitetshandledare och medarbetare med någon ombudroll deltar. Kvalitets- och utvecklingsfrågor står på agendan, avvikelser, synpunkter och klagomål diskuteras och analyseras. Planerande och beslutsfattande möten i lokala frågor. Verksamhetschefsmöten Temabo Verksamhetschef har deltagit vid månatliga möten tillsammans med verksamhetschefer från Temabos övriga verksamheter, Temabos VD, kvalitets utvecklare/mas och medarbetare från övriga administrativa och ekonomiska funktioner inom företaget. Information, kvalitet och utvecklingsfrågor står på agendan. Boende- och närståenderåd Genomförs fyra gånger per år. Deltar gör verksamhetschef, sjuksköterska, teamledare, temacoach, medarbetare, boende och/eller närstående. På agendan står boenderelaterade frågor för utveckling
Kvalitetsberättelse Oskarsro 2016 13 på övergripande verksamhetsnivå. Vid två av dessa tillfällen bjuder vi även in till gemensamt fika per våning, innan rådet. Temabos kvalitetsdag och intranät Ett tillfälle för ledning och medarbetare att samverka och ta del av de goda exempel som presenteras från Temabos verksamheter. Berga kök Vi har en samverkan med kökschef vid Berga vård och omsorgsboende fyra gånger per år då han deltar vid kostråden. Verksamhetschef, teamledare, boende, ibland anhöriga och mat- och måltidombuden deltar vid dessa forum då diskuteras leverans, hantering, kvalitet samt servering av mat. Extern samverkan Läkarorganisationen Vi har samverkan med läkarorganisationen - regelbundna samverkansmöten med Legevisitten två gånger per termin där Solna MAS sammankallar. Vår uppdragsgivare (Solna stad) Samverkan sker med uppdragsgivare, Solna stad möten med verksamhetschefer äldreomsorg Solna, kvalitets utvecklare och MAS. Verksamhetschef deltar i av Solna stad anordnade samverkansmöten, med uppdragsgivaren vid årliga avtalsuppföljningar liksom löpande över året. Verksamhetschefen samverkar även med boendesamordnare och biståndshandläggare, avseende platser vid Oskarsro samt med biståndshandläggaren vid de uppföljningar som denne genomför. Vi tar alltid del av skriftlig information från biståndshandläggaren efter genomförd uppföljning. Vi genomför regelbundna avstämningsmöten med personer från fastighetsförvaltningen kring lokalfrågor och underhåll. Apotek En gång per år genomförs en apoteksgranskning. Verksamhetens läkemedelshantering granskas och därefter ger granskaren återkoppling och förslag på förbättringsåtgärder, vilket är värdefullt i vårt arbete med att kvalitetssäkra verksamheten. Oral Care och La Romania/Flexident Vi samverkar kring munhälsobedömningar samt kring råd om daglig munvård. Vid behov har tandhygienist och/eller tandläkare uppsökande verksamhet i boendes lägenheter. Företagen erbjuder även utbildning av omvårdnadspersonalen i munhälsovård. Västraskogens förskola Denna förskolas barn/elever, lärare tillsammans med vår temacoach anordnar ett Luciatåg för våra boende. Järva underhållsorkester Medlemmarna i denna orkester övar kvällstid i vår samlingssal och de anordnar en konsert för våra boende en gång per termin.
Kvalitetsberättelse Oskarsro 2016 14 Svenska kyrkan Anordnar gudstjänst i aulan två gånger i månaden.
Kvalitetsberättelse Oskarsro 2016 15 Personalens medverkan i kvalitetsarbetet SOSFS 2011:9, 6 kap. 3 I vårt ledningssystem LEVA arbetar vi med ett systematiskt förbättringsarbete utifrån de lagar, förordningar och avtal som styr vårt uppdrag. Namnet syftar till att ledningssystemet är levande och visualiserar sambandet mellan vår värdegrund, vision, mål och utvecklande aktiviteter. Ledningssystemet består av processer som leder till att utveckla vården och omsorgen för den enskilde. Alla medarbetare har via intranätet tillgång till vår huvudprocess, delprocesser, rutiner, policydokument och mallar. En central del i vårt kvalitetsarbete syftar till att arbeta med förebyggande insatser genom riskanalys, uppföljning, egenkontroll, avvikelsehantering samt med synpunkter och klagomål. Våra medarbetare är delaktiga i processen att analysera resultat och ta fram nya mål, rutiner eller arbetssätt. Det skapar en delaktighet inom verksamheten och att alla känner ett gemensamt ansvar för vårt kvalitetsarbete. För att säkerställa att våra medarbetare arbetar i enlighet med vårt ledningssystem, processer, rutiner och medverkar i kvalitetsarbetet, arbetar vi enlig nedanstående; Löpande kompetensutveckling Kompetensutveckling är en central del, och en förutsättning för medarbetares medverkan i kvalitetsarbetet. Med utökade kunskaper, information och utbildning kring nya metoder och rön stimuleras medarbetarna och engagemanget ökar. Medarbetarsamtalen Ett tillfälle mellan chef och medarbetare att samtala om verksamhetens mål, planera för framtida individuella utvecklingsområden och utvärdera kunskaper och det genomförda arbetet det gångna året. Samtalen är ett tillfälle för verksamhetschefen att inventera andra kunskaper och färdigheter som medarbetaren har och ta tillvara medarbetares idéer och engagemang. Vid medarbetarsamtalen talar vi även om vad som är ett professionellt förhållningssätt, liksom om bemötande. Bemötande är i övrigt ständigt i fokus hos oss och diskussioner kring bemötande börjar redan vid anställningsintervjun. Kvalitetsforum. En gång per månad träffas representanter för varje yrkesgrupp vid kvalitetsforum. Vid forumet dryftas idéer och tankar om hur kvalitetsarbetet ska säkras och utvecklas. Med deltagande från alla yrkeskategorier ges möjlighet till förbättrad samverkan och samförståelse. Ombudsroller Medarbetare med ansvar för ett specifikt område och de ombudsmöten som hålls för/med dessa visar också att medarbetare är aktivt delaktiga i det kvalitetsarbete vi bedriver vid Oskarsro. Vi har även värdegrundsinspiratörer vid Oskarsro. Under 2016 har inget ombudsmöte hållit vid Oskarsro. Inspiratörerna har endast deltagit vid de nätverksträffar som anordnas av Solna stad. Av de sju som utbildats finns i dag fyra kvar i tjänst. Deras uppdrag innebär hos oss att de ska, sprida sin kunskap och ditt engagemang till dina arbetskamrater, de ska föregå med gott exempel, vara ämneskunnig
Kvalitetsberättelse Oskarsro 2016 16 vilket inte innebär att de själva behöver ha all kunskap och de ska handleda och se till att ny kunskap tillvaratas och sprids vidare. Vidare ska de delta i gemensamma nätverksträffar för att inhämta inspiration för vidare utveckling vid Oskarsro och i övrigt initiera och samordna arbetet kring värdegrundsarbetet tillsammans med ledning. APT Vid dessa möten påminner arbetsledningen löpande om verksamhetens mål och rutiner. Vid mötena finns även tid att gemensamt analysera exempelvis resultat från brukarundersökning och tillsammans planera för eventuella åtgärder eller ändrade arbetssätt. Reflektion I januari 2017 kommer tre medarbetare att utbildas till reflektionsledare och därefter kommer strukturerade forum för reflektion att hållas. Rehab, sjuksköterskor och temacoacher. Legitimerad HSL-personal har möte en gång per månad för kvalitetssäkring, samverkan, dokumentationsstöd, genomgång av lagar, författningar och riktlinjer för hälso- och sjukvården. Temacoach har möten med verksamhetschefen kontinuerligt för planering, avstämning kring aktiviteter och vårt tema. Teamforum. Teamforum stödjer arbetsgrupperna kontinuerligt med att arbeta med teamarbete, där alla yrkesgrupper ingår, kring boendes insatser. Syftet med teamforum är att förbättra arbetsmetoder och förhållningssätt kring den boende både medicinskt och socialt. Vårdplanering. Medarbetare deltar även vid vårdplaneringar med boende och närstående och deltar aktivt i vårt kvalitetsarbete även om det vid dessa forum ofta är det medicinska som står på agendan.
Kvalitetsberättelse Oskarsro 2016 17 Sammanställning och resultat Sammantaget har vårt förbättrings- och utvecklingsarbete vid Oskarso under 2016 fortlöpt väl utifrån årets verksamhetsplan, utvecklingsplan och mål satta utifrån 2015 års brukarundersökning. Vi har trots chefs- och sjuksköterskebyten samt omorganisationer i administrationen uppnått flera av de uppsatta målen, och delvis inom flera andra mål. Resultaten från 2016 års brukarundersökning visade dock generellt på lägre resultat inom flera områden vilket vi tar med oss till 2017 års arbete med att utveckla vår verksamhet. Utifrån årets verksamhetsuppföljning genomförd av kvalitets utvecklare från Solna stad har vi förbättringsområden som vi tar med till nästa år och utifrån den verksamhetsanalys vi genomförde under hösten 2016 med SWOT analyser och riskanalyser, har vi formulerat nya mål för 2017. Större utbildningssatsningar under 2016 I stort har vi genomfört de för året inplanerade utbildningssatsningar där Silviacertifieringen haft stort fokus. Inför Silviacertifieringen har alla medarbetare deltagit i en tre dagars utbildning (steg1). Därutöver har arbetsledare deltagit i ytterligare en endagars utbildning (steg 2). Till januari 2017 har vi planerat för att tre medarbetare ska gå steg 3 och bli reflektionsledare och fortsätta att arbetsplatsnära utveckla verksamhetens medarbetare. Tillförordnad verksamhetschef har tillsammans med tre undersköterskor deltagit i Metodstöd i implementering. Det förbättringsområde gruppen valde var användning av handskar och förkläden. Aktiviteter för implementeringsprocessen planerades och genomfördes och i dag följs följsamheten till basala hygienrutiner upp månatligen genom stickprovskontroller på varje våning. Resultaten lämnas till HSL- ansvarig sjuksköterska och återkoppling på resultaten ges vid APT och/eller löpande i det dagliga arbetet till medarbetarna. I övrigt har medarbetarna genomfört webb utbildningen äldre med diabetes och Nollvision enligt planering. En Lex Sarah anmälan från 2015 föranledde fokus på dessa utbildningar för personalen. Under första halvåret har brandutbildning genomförts på olika sätt för alla anställda och detta som ett resultat av incidenter som medarbetare rapporterat. Tre medarbetare har gått kontaktmannaskapsutbildningen som omfattade 1 hel- och en halvdag och en medarbetare har utbildats till kvalitetshandledare. Händelser av betydelse under året Kring den satsningen av utökad bemanning vi gjort för att förbättra resultaten kring känslan av ensamhet, trivsel i gemensamhetsutrymmen, och utevistelser utifrån resultat från 2015 års brukarundersökning har resultaten förbättrats kring känslan av ensamhet och möjligheten till att komma ut. Resultaten avseende trivseln i våra gemensamhetsutrymmen hade försämrats. Den satsning vi gjort tog först fart under senare delen av våren och därefter under senhösten och då enkäten var ute under våren kan 2016 års resultat inte ha påverkats av den satsning vi gjort. I arbetet med att förbättra trivseln i våra gemensamhetsutrymmen, inom- och utomhus har boende varit delaktiga både genom att exempelvis delta då blommor planerades ute och i blomlådorna och boende har varit med och bestämt vilka och placeringen av tavlor. Vidare har vi vid Boende- och anhörigråd inhämtat synpunkter på förbättringsområden avseende de gemensamma utrymmena, så detta arbete kommer att fortsätta. Medarbetarna har i större omfattning fått utökad tid för egen tid med de boende, fler boende har deltagit vid de gemensamma aktiviteterna och promenaderna i grupp har genomförts i större utsträckning under hösten än tidigare då vi haft en utökad bemanning.
Kvalitetsberättelse Oskarsro 2016 18 Under december månad 2016 genomförde Solna Stad sin årliga verksamhetsuppföljning. Fokus för årets uppföljning var den utvecklingsplan som upprättats under året. Resultaten visar att vi har uppnått målen när det gäller följsamhet till vår mötesordning och att minnesanteckningar nu finns tillgängliga för alla. Mötesstrukturen är tydliggjord och översiktlig och alla minnesanteckningar finns nu även samlade i en mötespärm förutom i vår gemensamma mapp i datorn. Genomförandeplanerna har förtydligats, hur och när kommunikation med anhöriga ska ske finns dokumenterat. Uppföljningen visar att de granskade genomförandeplanerna håller en god kvalitet och att det framgår av genomförandeplanerna hur den enskilde vill ha hjälpen och vilka sociala aktiviteter hen önskar delta i. Kvalitetsdeklarationen används vid upprättande av genomförandeplanen enligt en mall och den enskildes önskemål om vad egentid ska användas till har framgått i de granskade journalerna. BPSD arbetet har tagit fart och sedan senhösten har fem skattningar genomförts i kvalitetsregistret. Samtliga skattningar har genomförts av hela teamet, vårdåtgärder har planerats, genomförts och dokumenterats. En uppföljning har genomförts med goda resultat. Vi fortsätter under 2017 att utbilda fler medarbetare till BPSD administratörer och hålla vid, vid det fina utvecklingsarbete som påbörjats under senhösten. Vi har förbättrat vårt systematiska förbättringsarbete genom egenkontroller och uppföljning. Avseende måltidssituationen har vår arbetsterapeut påbörjat ett arbete med att revidera rutiner för måltidssituationen och rutinerna har gjorts kända för personalen. Detta inför de observationer som under januari 2017 påbörjas och därmed har vi delvis nått målen avseende detta område. Vårt systematiska brandskyddsarbete Vid Oskarsro har vi tre utbildade brandombud/brandskyddskontrollanter. Dessa medarbetare deltar vid årliga brandutbildningar avsedda för denna roll/uppgift. Brandombuden genomför egenkontroller månatligen utifrån en checklista som lämnas till verksamhetschef. Har avvikelser identifierats rapporteras dessa till verksamhetschef. Vid ett tillfälle hade medarbetare möblerat om på en våning och blockerat en branddörr, vilket genast upptäcktes. En brandfilt saknades och ersattes och en branddörr behövde justeras då den inte stängdes av sig själv. Övriga medarbetare genomför brandutbildning utifrån fastställda bestämmelser. Under 2016 har TF verksamhetschef som nu avslutat sin tjänst arbetat mycket med intern brandutbildning utifrån rutiner och in rymningsplaner med alla medarbetare. Alla nyanställda får ta del av våra rutiner vid brand vid introduktionen. Vid inflyttning delas information till boende/närstående om brandskydd i egna hemmet. Vi informerar även om de rök- och levande ljusregler som gäller för verksamheten. Polisanmälningar under året En polisanmälan har gjorts under 2016 och anmälan avsåg misstanke om åverkan på två av våra dörrar inomhus. Ena dörren går till ett kontor och den andra dörren går till vårt läkemedelsrum. Polisanmälan har inte lett till någon utredning men en översyn av dörren och låset till läkemedelsrummet har gjorts och det går inte med säkerhet att säga att någon försökt bryta sig in. Under hösten 2016 deltog medarbetare i analys och målformulering inför upprättandet av 2017 års verksamhetsplan. Nedan följer målområden för året. Utöver dessa mål tillkommer förbättrings- och utvecklingsarbete utifrån genomförd brukarundersökning och den verksamhetsuppföljning som genomförts. o Vi bedriver en god och säker vård o Vi arbetar för att minska beteendemässiga och psykiska symtom vid demenssjukdom
Kvalitetsberättelse Oskarsro 2016 19 o Vi utvecklar vårt användande av Mobipen (nattinsatser) o Boende är delaktiga i planeringen, utförandet och i uppföljningen av sina insatser o Vi implementerar Silviahemmets vård filosofi i verksamheten o Vi utvecklar vårt arbete med vård i livets slut o Boende är nöjda med de aktiviteter som erbjuds på Oskarsro o Maten smakar bra och måltiden är en trivsam stund på dagen o Våra gemensamma utrymmen är trivsamma o Vi har ett gott samarbete med anhöriga o Vi har en god avvikelsehantering o Vårt anbud och avtal är levande i vår verksamhet o Vi har tydliga rutiner på Oskarsro o Medarbetare är delaktiga och har inflytande i verksamheten och dess mål o Medarbetarna vet vilka våra mål är för 2017 o Medarbetarna får löpande kompetensutveckling o Nyanställda upplever sig väl bemötta och tycker introduktionen varit bra o Vi bedriver ett systematiskt arbetsmiljöarbete Solna 2017-02-01 Jaana Keskisalo
Kvalitetsberättelse Oskarsro 2016 20 Versksamhetschef Oskarsro