sid 1 (6) Tid och plats Fredag den 23 november 2018, kl. 10.00-12.00 Arnön, Karlstad CCC Tjänstgörande Justerare Monika Bubholz (MP), ordförande Hans Nilsson (HEL) (Eda) Per Lawén (S) (Forshaga) Tore Ingman (S) (Grums) Ulf Granhagen (S) (Kristinehamn) Gunilla Ingemyr (C) (Sunne) Rolf Emanuelsson (C) (Årjäng) Sten Fransson (S) (Arvika) Patrik Fornander (M) (Filipstad) Ann-Sofie Ronacher (S) (Hagfors) Ingegerd Welin Fogelberg (SiV) (Säffle), tjänstgör från 2 Ann-Sofie Ronacher (S) (Hagfors) Tid och plats för justering Karlstad den 10 december 2018 ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Nämnd Drift- och servicenämnden Sammanträdesdatum 2018-11-23 Datum då anslaget sätts upp 2018-12-10 Datum då anslaget tas ner 2019-01-03 Förvaringsplats för protokollet Underskrift
sid 2 (6) Övriga närvarande Viktoria Grännsjö, kommunikatör, Karlstads kommun Ann Otto Nemes, utvecklingsdirektör, Karlstads kommun Lotta Wahlén, IT-chef, Karlstads kommun Marie Edwinson, stadsjurist, Karlstads kommun Dan Tågmark, stadsjurist, Karlstads kommun Underskrifter Sekreterare Ordförande Justerare Viktoria Grännsjö Monika Bubholz Ann-Sofie Ronacher
sid 3 (6) 1 Uppdrag att tillhandahålla dokument- och ärendehanteringssytem Dnr DSN-2018-11 Dpl 01 Drift- och servicenämndens beslut 1. Drift- och servicenämnden åtar sig uppdraget att tillhandahålla dokument- och ärendehanteringssystem och tillhörande tjänster i form av förvaltning, drift och support till samverkande kommuner inom nämnden i enlighet med pågående upphandling. 2. Beslutet gäller under förutsättning att upphandlingen avslutas genom att kontrakt tecknas med en leverantör. 3. Åtagandet innebär att föreslagen finansieringsmodell ska tillämpas så länge inget annat överenskommits. 4. Åtagandet innebär att personuppgifter kommer att hanteras för samverkande kommuners räkning och nämnden blir därmed personuppgiftsbiträde till övriga deltagande parter. Sammanfattning av ärendet Nämnden beslutade i november 2016 att uppmana samverkande parter att fatta inriktningsbeslut om intresse för att delta i gemensam upphandling av nytt dokument- och ärendehanteringssystem. I april 2017 stod det klart att alla parter utom Hammarö, som då nyligen gjort en egen upphandling, ville vara med i fortsatt arbete. Parterna besöktes under våren och sommaren och en upphandlingsgrupp bildades som sedan deltagit i omvärldsbevakning och kravarbete. Parallellt deltog ekonomicheferna i arbetet med finansieringsmodell för samverkan. Två olika workshops har genomförts kring drift- och förvaltning. Parterna har under våren 2018 fått möjlighet att lämna synpunkter på framtagna krav och kriterier och därefter fått underlag för formellt beslut. Samtliga parter skulle senast i juni svara på om de utifrån inriktning på krav, kriterier och finansieringsmodell var fortsatt intresserade av att delta i upphandlingen. Filipstad, Torsby och Landstinget i Värmland valde att avstå medan övriga tretton parter valde att gå vidare och delta i upphandlingen och fortsätta samverkan inom området. Med hänsyn till nämndens reglemente behöver nämnden godta och acceptera det uppdrag som parterna lämnat genom särskilt beslut.
sid 4 (6) Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse den 18 november 2018
sid 5 (6) 2 Nämndens sammanträde 2019 Dnr DSN-2018-10 Dpl 00 Drift- och servicenämndens beslut Drifts- och servicenämnden sammanträder första gången 2019 den 31 januari klockan 10.00-12.00. Sammanfattning av ärendet Enligt samverkansavtal och reglemente ska drifts- och servicenämnden sammanträda minst fyra gånger per år. Kommunledningskontoret ger nu ett förslag på datum för nämndens första sammanträde år 2019. Beslutsunderlag Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse den 15 november 2018 Kommunledningskontorets tjänsteyttrande den 15 november 2018 Beslutet skickas till Samtliga parter i drift-och servicenämnden Kommunstyrelsen
sid 6 (6) Information Avtalshantering gymnasiesamverkan Dan Tågmark, stadsjurist Karlstads kommun, informerar. Redovisning av delegeringsbeslut Inget att redovisa. Information om förändringar av ledamöter och ersättare i nämnden Inget att redovisa. Pågående och eventuellt kommande samverkansområden inom nämnden Lotta Wahlén, IT-chef Karlstads kommun, informerar. Diskussion om nämndens arbetsformer Monica Bubholz, ordförande Drifts- och servicenämnden, informerar.