Utvärderingsrapport för upphandling Dokumenthantering 2012 skrivare, MFP, programvaror och tjänster 1. Inledning Upphandling av ramavtal för Dokumenthantering 2012 skrivare, MFP, programvaror och tjänster annonserades den 26 september 2012. Upphandlingen genomförs med selektivt förfarande enligt LOU 4 kap. 1. De ekonomiskt mest fördelaktiga anbuden ska tilldelas ramavtal och högst sex ramavtal kommer att tecknas. Avrop från ramavtalet ska göras genom förnyad konkurrensutsättning. Vid ansökningstidens utgång den 5 november 2012 hade ansökningar om deltagande i upphandlingen kommit in från 11 företag. Beslut om urval, selektering, fattades den 5 februari 2013, se dnr 96-16-2012, och åtta företag bjöds in för anbudsgivning. Vid anbudstidens utgång den 12 mars 2013 inkom samtliga åtta inbjudna företag med anbud: Anbudsgivare Organisationsnummer Canon Svenska AB 556072-2224 Hewlett-Packard Sverige AB 556084-2139 Konica Minolta Business Solutions Sweden AB 556435-4479 Kyocera Document Solutions Nordic AB 556434-1260 Ricoh Sverige AB 556228-8851 Toshiba TEC Sverige AB 556091-2106 Xerox Sverige AB 556052-5171 Xlinc Nordic AB 556470-0309 2. Utvärderingsmodell Utvärderingsmodellen för upphandlingen innebär att antal poäng för uppfyllda bör-krav kommer att användas för att särskilja anbuden i första hand. Om fler än sex anbudsgivare har uppnått maximal poäng (16) kommer anbuden att särskiljas genom offererade priser för arkivbeständig utrustning. Med arkivbeständig utrustning avses maskiner som kan användas för arkivbeständiga utskrifter enligt Riksarkivets förordning, RA-FS 2006:4. Utvärderingspriser för maskinerna Arkiv MFP Liten, Arkiv MFP Mellan och Arkiv MFP Mellan Färg kommer att summeras och sedan delas med tre. Det på så sätt uppkomna priset används för att åtskilja anbuden. Lägre pris ger företräde vid lika poängantal för bör-krav. Om inte sex anbudsgivare uppnått maximal poäng, 16, fortsätter utvärderingen med Anbudsgivarna som fått 15 poäng. Anbudsgivare med lägre pris får företräde tills totalt högst sex leverantörer valts ut. Därefter kan, vid behov, urvalet fortsätta med de som har näst lägre poäng osv. tills högst sex anbudsgivare valts ut. 1(6)
Om fortfarande inte högst sex anbudsgivare valts ut kommer utskriftskostnad för typfunktionerna Arkiv MFP Liten, Arkiv MFP Mellan och Arkiv MFP Mellan Färg att användas. Offererad utskriftskostnad för år fyra summeras för de tre maskinerna samt divideras med tre. Den på så sätt uppkomna utskriftskostnaden kommer att användas för urval så att lägre pris ger företräde vid lika poäng för bör-krav. När utvärderingen är klar kommer de ekonomiskt mest fördelaktiga anbuden att antas. Högst sex (6) anbud kommer att antas. 3. Obligatoriska krav En genomgång har gjorts av kravuppfyllnad avseende de obligatoriska kraven. Samtliga anbudsgivare uppfyller dessa krav, se underbilaga Ska-krav. Obligatoriskt är att anbudgivare ska tillhandahålla typfunktioner. Dessa är ett antal maskiner av olika typ som sammantaget kan täcka en verksamhets behov av utskriftsstöd. Syftet med typfunktionerna är att ge avropande kunder förutsättningar för effektivisering av utskriftsmiljön genom tillgång till utrustning som kan administreras på samma sätt, över tiden, som har samma gränssnitt för användarna och som möjliggör säkra utskrifter genom Pull print funktion (eller likvärdigt). Maskinerna ska fungera tillsammans i en Pull print miljö (eller likvärdig). Typfunktionerna förenklar även avropen för kunderna genom att tekniska och funktionella krav redan har ställts i ramavtalet. Typfunktionerna omfattar två skrivare och fyra multifunktionsprodukter (MFP). Tre av dessa MFP, maskinerna Arkiv MFP Liten, Arkiv MFP Mellan och Arkiv MFP Mellan Färg ska även klara kraven på arkivbeständiga utskrifter. Alla sex typfunktionerna ska vara fullt utrustade och körklara för att kunna avropas av kunder. Pris vid anskaffning och för innehav av maskinerna Arkiv MFP Liten, Arkiv MFP Mellan och Arkiv MFP Mellan Färg redovisas nedan. Pris används dels för utvärdering i upphandlingen, dels vid avrop. Pris avser takpriser för dessa typfunktioner och får inte överstigas under avtalstiden. Samtliga kostnader för inköp och innehav under totalt 4 år ingår i priserna. 2(6)
4. Pris Tabell 1 Jämförelse av utvärderingspriser för år 1-3 Jämförelse av utvärderingspriser för år 1-3 Utvärderingspriser Canon HP Konica Kyocera Ricoh Toshiba Xerox Xlinc Arkiv MFP Liten, Köppris 4 590 5 134 7 077 4 143 6 847 8 938 6 533 6 265 utskriftsvolym 5 000 Utskriftskostnad 36 mån 4 320 9 602 6 660 10 010 3 420 6 300 8 100 9 000 sid/mån, sv/v Utvärderingspris 0,0495 0,0819 0,0763 0,0786 0,0570 0,0847 0,0813 0,0848 Arkiv MFP Mellan, Köppris 4 590 21 589 7 270 4 933 7 820 9 980 6 533 15 025 utskriftsvolym 10 000 Utskriftskostnad 36 mån 10 800 11 468 12 960 9 450 6 840 9 000 16 200 18 000 sid/mån, sv/v Utvärderingspris 0,0427 0,0918 0,0562 0,0399 0,0407 0,0527 0,0631 0,0917 Arkiv MFP Mellan Färg, Köppris 6 921 18 461 9 324 6 098 10 216 15 000 12 000 17 889 utskriftsvolym 10 000 Utskriftskostnad 36 mån 20 016 26 560 21 600 21 514 12 600 18 000 19 296 18 000 sid/mån, färg Utvärderingspris 0,0748 0,1251 0,0859 0,0767 0,0634 0,0917 0,0869 0,1000 Summa utvärderingspris 0,1670 0,2988 0,2184 0,1952 0,1611 0,2291 0,2313 0,2765 Jämförelsepris 0,0557 0,0996 0,0728 0,0651 0,0537 0,0764 0,0771 0,0922 1=lägst pris 2 8 4 3 1 5 6 7 Utvärderingspris är summan av köppris och utskriftskostnad för 36 mån. dividerat med utskriftsvolym under 36 mån. Jämförelsepris är summan av utvärderingspriserna dividerat med 3 Tabell 2 Utskriftskostnader för år 4 Jämförelse av utskriftskostnad för år 4 Utskriftskostnad år 4 Canon HP Konica Kyocera Ricoh Toshiba Xerox Xlinc Arkiv MFP Liten 4 200 3 201 2 220 4 550 7 200 6 600 2 565 3 000 Arkiv MFP Mellan 9 600 3 823 4 320 5 838 14 400 13 200 5 130 6 000 Arkiv MFP Mellan Färg 19 440 8 853 7 200 12 927 41 280 20 160 6 110 6 000 Summa 33 240 15 877 13 740 23 315 62 880 39 960 13 805 15 000 Jämförelsepris 11 080 5 292 4 580 7 772 20 960 13 320 4 602 5 000 1=lägst pris 6 4 1 5 8 7 2 3 Jämförelsepris är summan av utskriftskostnaden dividerad med 3. 3(6)
Tabell 3 Totala kostnader för år 1-4 Priser år 1-4 Canon HP Konica Kyocera Ricoh Toshiba Xerox Xlinc Arkiv MFP Liten Köppris 4 590 5 134 7 077 4 143 6 847 8 938 6 533 6 265 Utskriftskostnad 36 mån 4 320 9 602 6 660 10 010 3 420 6 300 8 100 9 000 Utskriftskostnad år 4 4 200 3 201 2 220 4 550 7 200 6 600 2 565 3 000 Summa år 1-4 13 110 17 937 15 957 18 703 17 467 21 838 17 198 18 265 Arkiv MFP Mellan Köppris 4 590 21 589 7 270 4 933 7 820 9 980 6 533 15 025 Utskriftskostnad 36 mån 10 800 11 468 12 960 9 450 6 840 9 000 16 200 18 000 Utskriftskostnad år 4 9 600 3 823 4 320 5 838 14 400 13 200 5 130 6 000 Summa år 1-4 24 990 36 880 24 550 20 221 29 060 32 180 27 863 39 025 Arkiv MFP Mellan Färg Köppris 6 921 18 461 9 324 6 098 10 216 15 000 12 000 17 889 Utskriftskostnad 36 mån 20 016 26 560 21 600 21 514 12 600 18 000 19 296 18 000 Utskriftskostnad år 4 19 440 8 853 7 200 12 927 41 280 20 160 6 110 6 000 Summa år 1-4 46 377 53 874 38 124 40 539 64 096 53 160 37 406 41 889 Alla typfunkt. År 1-4 84 477 108 691 78 631 79 463 110 623 107 178 82 467 99 179 1 = lägst pris 4 7 1 2 8 6 3 5 5. Värdering av anbuden Sammanställning av värdering av anbuden framgår av underbilaga Bör-krav. Krav 3.2.6.3 på display på MFP Information på MFPs display bör vara utformad på likartat sätt så att den enkelt kan nyttjas av slutanvändare, utan särskilda utbildningsinsatser, och utan att påverkas av de skillnader avseende funktioner som kan finnas mellan olika typfunktioner. Likartat gränssnitt på display innebär att slutanvändare ska kunna förstå informationen oavsett vilken maskin man hämtar sin utskrift från. Utgångspunkt för värderingen är display på typfunktion 4 (MFP Mellan) och menybilderna för funktionerna kopiering respektive utskrift av dokument. För identiskt lika display, bortsett från de skillnader som betingas av maskinens förmåga (t.ex. avsaknad av hålslag), erhålls två (2) poäng. Om två av displayerna är identiska, bortsett från de skillnader som betingas av maskinens förmåga (t.ex. avsaknad av hålslag), erhålls en (1) poäng. I det följande redovisas hur detta krav uppfyllts utifrån inlämnat underlag i anbuden: Canon Svenska AB Kravet uppfylls helt och anbudsgivaren tilldelas 2 poäng. 4(6)
Hewlett-Packard AB Menybilder har redovisats för kopiering och utskrift. Bedömningen är att menybilderna för typfunktionerna 3, 4 och 5 skiljer sig från menybilderna för typfunktion 6 varför anbudsgivaren har tilldelats 1 poäng för delvis uppfyllt krav. Konica Minolta Menybilder för kopiering för typfunktioner har redovisats och dessa bedöms vara identiskt lika varför anbudsgivaren tilldelas 1 poäng för delvis uppfyllt krav. Kyocera Document Solutions Nordic AB Kravet uppfylls helt och anbudsgivaren tilldelas 2 poäng. Ricoh Sverige AB Kravet uppfylls helt och anbudsgivaren tilldelas 2 poäng. Toshiba TEC Sverige AB Kravet uppfylls helt och anbudsgivaren tilldelas 2 poäng. Xerox Sverige AB Menybilder för kopiering för typfunktioner har redovisats och dessa bedöms vara identiskt lika varför anbudsgivaren har tilldelats 1 poäng för delvis uppfyllt krav. Xlinc Nordic AB Menybilder för kopiering för typfunktioner har redovisats och dessa bedöms vara identiskt lika varför anbudsgivaren tilldelas 1 poäng för delvis uppfyllt krav. För de anbudsgivare som har uppnått full poäng 16 görs inte någon ytterligare prisjämförelse enligt förutsättningarna i utvärderingsmodellen: Anbudsgivare Jämförelsepris år 1-3 Canon Svenska AB 0,0557 Kyocera Document Solutions Nordic AB 0,0651 Ricoh Sverige AB 0,0537 Toshiba TEC Sverige AB 0,0764 Följande anbudsgivare har uppnått 15 poäng: Anbudsgivare Jämförelsepris år 1-3 Hewlett-Packard Sverige AB 0,0996 Konica Minolta Business Solutions Sweden AB 0,0728 Xerox Sverige AB 0,0771 Xlinc Nordic AB 0,0922 5(6)
Hewlett-Packard AB och Xlinc AB har högst jämförelsepris av de anbudsgivare som fått 15 poäng och går därmed inte vidare i utvärderingen. 6. Rekommendation om beslut Mot bakgrund av ovanstående rekommenderas Statens inköpscentral att anta anbud och teckna ramavtal med följande anbudsgivare: Anbudsgivare Organisationsnummer Canon Svenska AB 556072-2224 Konica Minolta Business Solutions Sweden AB 556435-4479 Kyocera Document Solutions Nordic AB 556434-1260 Ricoh Sverige AB 556228-8851 Toshiba TEC Sverige AB 556091-2106 Xerox Sverige AB 556052-5171 6(6)
Underbilaga Ska-krav, upphandling Dokumenthantering 2012 - Skrivare, MFP, program varor och tjänster, dnr 96-16-2012 CANON HP Konica MKYOCERA Ricoh Toshiba Xerox Xllnc 3.1.1. Acceptans av ramavtal JA JA JA JA JA JA JA JA 3.1.2. Acceptans av allmänna villkor JA JA JA JA JA JA JA JA 3.2.2.1. Fabriksny hårdvara JA JA JA JA JA JA JA JA 3.2.2.2. Drivrutiner JA JA JA JA JA JA JA JA 3.2.2.4. Gemensam drivrutin JA JA JA JA JA JA JA JA 3.2.2.5. Skrivarspråk JA JA JA JA JA JA JA JA 3.2.2.6. Nätverkskort JA JA JA JA JA JA JA JA 3.2.2.7. Låsning nätverkskort JA JA JA JA JA JA JA JA 3.2.3.1. Energiförbrukning JA JA JA JA JA JA JA JA 3.2.3.2. CE-märkning JA JA JA JA JA JA JA JA 3.2.3.3. Toner och bläck JA JA JA JA JA JA JA JA 3.2.4.1. Nåbarhet JA JA JA JA JA JA JA JA 3.2.6.2. Generella krav på typfunktion JA JA JA JA JA JA JA JA 3.2.6.4. Typfunktion 1 - Bordsskrivare JA JA JA JA JA JA JA JA 3.2.6.5. Typfunktion 2 - Kontorsskrivare JA JA JA JA JA JA JA JA 3.2.6.6. Typfunktion 3 - Liten MFP JA JA JA JA JA JA JA JA 3.2.6.7. Typfunktion 4 - Mellan MFP JA JA JA JA JA JA JA JA 3.2.6.8. Typfunktion 5 - MFP Mellan Färg JA JA JA JA JA JA JA JA 3.2.6.9. Typfunktion 6 - MFP Stor JA JA JA JA JA JA JA JA 3.2.7.1. Arkivbeständig utrustning JA JA JA JA JA JA JA JA 3.2.7.2. Arkivbeständig typfunktion JA JA JA JA JA JA JA JA 3.2.7.3. Förutsättningar för prissättning av arkivbeständig JA JA JA JA JA JA JA JA typfunktion 3.2.7.4. Pris för Arkiv MFP Liten JA JA JA JA JA JA JA JA 3.2.7.5. Pris för Arkiv MFP Mellan JA JA JA JA JA JA JA JA 3.2.7.6. Pris för Arkiv MFP Mellan Färg JA JA JA JA JA JA JA JA 3.2.7.7. Avropande kunders behov av arkivbeständig utrustning JA JA JA JA JA JA JA JA 3.3.1.1. Certifiering av hårdvara och programvara JA JA JA JA JA JA JA JA 3.3.2.1. Krav på service och underhåll JA JA JA JA JA JA JA JA 3.3.2.2. Servicenivå med högre servicegrad JA JA JA JA JA JA JA JA
CANON HP Konica MKYOCERA Ricoh Toshiba Xerox Xllnc 3.3.2.3. Servicenivå A- och B-funktionsgaranti JA JA JA JA JA JA JA JA 3.3.2.4. Servicenivå Standardgaranti (S-garanti) JA JA JA JA JA JA JA JA 3.3.3.2. Support JA JA JA JA JA JA JA JA 3.3.3.3. Övrigt kundstöd (support) JA JA JA JA JA JA JA JA 3.3.4.1. Autentisering JA JA JA JA JA JA JA JA 3.3.4.2. Säkerhetsprövning JA JA JA JA JA JA JA JA 3.3.5.1. Kundspecifik utbildning JA JA JA JA JA JA JA JA 3.3.5.3. Dokumentation JA JA JA JA JA JA JA JA 3.3.5.4. Webbplats för Ramavtalet JA JA JA JA JA JA JA JA
Underbilaga Bör-krav, utvärdering upphandling Dokumenthantering 2012 - skrivare, MFP, programvaror och tjänster, dnr 96-16-2012 Bör krav Utvärderingsmatris- Dokumenthantering 2012 - Skrivare, MFP, programvaror och tjänster Uppfylda krav ger följande poäng CANONHP Konica MKYOCERA Ricoh ToshibaXerox Xllnc Krav 3.1.3 Leasing m.m., 0 poäng 0 JA JA JA JA JA JA JA JA Krav 3.2.2.3 Drivrutiner Linux, Mac OS, 1 poäng 1 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA Krav 3.2.3.4 Kvicksilverfri display, 1 poäng 1 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA Krav 3.2.3.5 Retursystem för uttjänt förbrukningsmaterial, 1 poäng 1 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA Krav 3.2.5.1 Tillverkaroberoende programvara, 1 poäng 1 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA Krav 3.2.5.2 Programvara för cental printserverlösning, 1 poäng 1 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA Krav 3.2.5.3 Programvara för övervakning, 1 poäng 1 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA Krav 3.2.5.4 Programvara för loggning, 1 poäng 1 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA Krav 3.2.5.5 Programvara för Pull print eller likvärdig, 1 poäng 1 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA Krav 3.2.5.6 Programvara för skanning, 1 poäng 1 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA Krav 3.2.6.3 Krav på display- MFP, 2 poäng (helt), 1 poäng (delvis) 2 2 JA 1 JA 1 JA 2 JA 2 JA 2 JA 1 JA 1 JA Krav 3.3.2.5 Service av annan leverantör, 3 poäng 3 3 JA 3 JA 3 JA 3 JA 3 JA 3 JA 3 JA 3 JA Krav 3.3.3.4 En ingång för supportärende, 1 poäng 1 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA Krav 3.3.5.2 Utbildning service, 1 poäng 1 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA 1 JA Totalt poäng 16 16 15 15 16 16 16 15 15