Närvarande Mattias Thorwid Dennis Forslund August Naij Jennifer Davidsson Thomas Sahleström Philip Sundström Johan Backlund Lisa Andersson Sara Kafi Alexander Lyckebo Ordförande Vice Ordförande Kassör Utbildningsbevakningssamordnare Alumn PR/ informationsansvarig Arbetsmarknadskontakt Arbetsmiljökvalitetsansvarig Sekreterare Utlåningsansvarig 1 Inledande formalia 1.1 Mötet öppnas Mattias Thorwid förklarar mötet öppnat klockan 18:14 den 7/10-14 i E244. 1.2 Mötets behörighet 10 styrelsemedlemmar närvarande. Mötet anses behörigt. 1.3 Val av mötesordförande Till mötesordförande väljs Mattias Thorwid. 1.4 Val av mötessekreterare Till mötessekreterare väljs Sara Kafi. 1.5 Val av protokolljusterare Till justerare väljs Philip Sundström och Sara Kafi. 1.6 Adjungeringar Inga adjungeringar. 1.7 Föregående protokoll Inga föregående protokoll hanteras. 1.8 Fastställande av dagordning Dagordningen godkänns.
2 Information 2.1 Information från styrelsen Mattias Thorwid har varit på SMART, närvarat på OrdFrad samt varit mötesordförande på första sektionsmötet. Ytterligare har han skrivit kallelse och skrivit möteshandlingar till sektionsmötet. Utöver detta har han även deltagit på både M-JET och på möte i mötesformalia med kåren och de andra i sektionsstyrelsen. Dennis Forslund har bland annat deltagit på SMART, sektionsmöte 1 och på OrdFrad. På M-JET har han suttit i receptionen. För att göra reklam för sektionen har han kollat upp hur mycket det kostar med USB-stickor och kondomer. Han har även hjälpt till med stadgar. August Naij varit på sektionsmöte 1 och SMART. Som kassör har han betalat räkningar, satt in pengar på banken och räknat pengar i kassa. Under M-JET vaktade han montrarna i ljusgården natten innan mässan. Jennifer Davidsson har tillsatt fler programrådsrepresentanter. Hon har också varit på möten angående programråd, NSI och sektionstillskottet. För närvarande arbetar hon med att ta fram årets lärare. Thomas Sahleström har varit med på M-JET och arbetar även med att planera festen för de delaktiga i M-JET. Han har också renskrivit anteckningar från SMART, varit med på SMART, ombokat resor kring SMART. Han har även varit med på sektionsmöte 1. Philip Sundström varit på SMART, fixat mail-listor till Pi, uppdaterat hemsidan, kollat mer på utskottet till PR och deltagit på M-JET. Johan Backlund deltagit sektionsmöte, varit på smart samt både deltagit & anordnat M- JET. Lisa Andersson varit på SMART, gått på skyddsrond och agerat som företagsvärd på M- JET. Möten hon deltagit på är programrådsmötet, NSI, amka lunchmöte, samt sektionsmöte 1. Sara Kafi har deltagit på sektionsmöte 1, blivit invald till sekreterare, samt varit företagsvärd under M-JET. Alexander Lyckebo har blivit invald som utlåningsansvarig. Han har följt upp detta genom att boka för maskinen för undersökning och även fått överlämning av nycklarna tillsammans med annat viktigt. Övrigt har han varit chaufför på M-JET och assisterat lite i XP-M.
3 Diskussion 3.1 M-JET åsikter och tack till projektledare Johan ska prata med projektgruppen för M-JET angående en tack-gåva för deras arbete. Flera upplevde att det var bristande information för företagsvärdar och chaufförer angående vad som erbjuds dem för deras engagemang. 3.2 M-JET framtid Måste hitta en ny projektledare för att låta projektet leva vidare. Börja affischera under lp2 för att hitta en i tid till sektionsmöte 4. Överens om att det är ett bra projekt som borde fortsätta. 3.3 SMART-utvärdering, SMART VT-15 datum Måste tas reda på när alla skolor har sina tentaperioder. Philip berättade för resterande styrelsemedlemmar lite vad som hände under SMART och vad de lärt sig. Bland annat har andra styrelser TV-apparater med rullande reklam, ett utskott för deras hemsida, mobil-applikation för röstning vid sektionsmöten Mattias ska kolla upp mer ingående hur röstsystemet fungerar och hur man kan få tag i det. Johan har fått ett mail från Linköpings styrelse angående tips om alkoholfria aktiviteter. Bland annat har de anordnat en cykelkväll med inslag av lek. De hade även förslagslådor för event som utnyttjades vid köer. August föreslog att lägga ned lite mer pengar på en avtackning för de som engagerat sig inom sektionen under SMART. Enligt honom borde man ge ansvaret till några personer som ska planera. Thomas har fått reda på att Linköping har en årlig alumn-tidning, samt två träffar för alumner per år där ca 20-30 personer närvarar. De har även ett mentorsprogram där en student kan få kontakt med en alumn i arbetslivet. Lisa har kikat på potentiella sektionslokaler istället för Julius. Dennis har en idé om att utveckla SMART årligen genom att exempelvis samla in utvärderingar för att undvika att det blir likt föregående år. Generellt sett var det samma upplägg i år som föregående år. Diskussionspass och föreläsningar var givande för alla.
3.4 Mötesstruktur, mötesdagar, olika typer av möten Mattias berättade att andra styrelser har beslutsmöten och diskussionsmöten separerade. Förslag på att beslutsmöten ska ske på fredagar i expen medan diskussionsmöten ska hållas en annan dag. August föreslog att lunchmöten på expen inte är passande utan att det är bättre att ha särskilda lunchmöten andra dagar istället. Jennifer förtydligade att det är bäst om beslutsmöten ska vara fria från diskussioner. Johan föreslog fasta möten på tisdagar. August föreslog ett möte i veckan: varva med ett långt och ett kort varannan vecka. Styret kom överens om att diskussionsmötena ska ske på tisdagskvällar varannan vecka, och beslutsmötena under lunch varannan måndag. På fredagar närvarar så många som möjligt på expen. Nästa tisdag, 14/10-2014, hålls ett diskussionsmöte på kvällen. 3.5 Skyddsrond Lisa har varit på skyddsrond i A-huset. 3.6 Testamente August förklarade var testamente innebär. Ett testamente tillhör överlämningen och fungerar som en manual som innehåller exempelvis påbörjade projekt, hur olika saker ska utföras samt vad tidigare ansvarspost arbetat med. Mattias fastslog att alla ska strukturera upp ett dokument med bland annat saker, tips och checklistor som är relevanta för respektive post. Thomas gav förslaget att allt ska vara kort och informativt för att ingen viktig eller användbar information ska vara förlorad. 3.7 Hemsidan Mattias har skrivit ett dokument som Philip ska få. Dokumentet innehåller allt i den nuvarande hemsidan som Mattias tycker borde åtgärdas samt vad som är okej. Philip har träffat Filip Lanneld (föreågende PR) angående maskinteknologsektionens hemsida och fått en struktur över hur den nya hemsidan är uppbyggd för tillfället. Styret var överens om att man borde gå över den nya hemsidan som ligger under teknologkåren. Thomas ska kika på hur betalningen till fotografen för fotona inför hemsidan kan tas hand om.
3.8 Nolleperioden-utvärdering Mattias tog upp och diskuterade alla frågor i utvärderingen tillsammans med styret och skickade in svaren till NPG. 3.9 Sektionsmöte 2 Enligt Mattias måste sektionsmötet äga rum innan 31 oktober. Bland annat ska det skrivas reglemente till programföreningar och vara valberedning. En dagordning måste skickas ut inför mötet till medlemmarna. Genom diskussion kom styret fram till att lämpligast datum för sektionsmötet är tisdagen den 21/10-14 kl. 18:30. 3.10 Extranyckel Xp-M Dennis har pratat med ordförande för Xp-M och de har inga extranycklar att ge ut. Alexander flikade in att det är svårt att få tag på de ansvariga i föreningen för att komma och öppna. Styrelsen behöver alltså en nyckel för att kunna reparera maskinen när som helst. 4 Beslut 4.1 Sektionsmöte 2 Styrelsemötet beslutar att sektionsmöte 2 ska äga rum den 21/10-14 kl. 18:30. 4.2 Extranyckel Xp-M Styrelsemötet beslutar att August kvitterar ut och betalar för en ny nyckel till Xp-M. 5 Övrigt Lisa gick igenom de ombyggnadsplaner som finns när det kommer till mikrovågsugnar på campus. Antalet planeras att ökas till cirka 100 stycken. För närvarande finns det endast 2 mikroland. Dennis var på ordfrad och det fanns 3 saker som de ville skulle tas upp på styrelsemötet. Det första är att LS också vill ha tofs på sina hattar. Det andra är åsikter om fondpengar som går till tryck, vilket även kommer tas upp på KF nu på torsdag, exempelvis tryck på tröjor och dylikt. De ville även att alla i styrelsen ska gå på nästa KF, det vill säga 9/10-14. 6 Avslutande formalia 6.1 Nästa möte Nästa sammankomst, fredagen den 10/10-14, kl. 11:45 i Expen.