STADEN JAKOBSTAD Protokoll Sida 1 Måndagen den 28.5.2018 kl. 15.00 18.40 Plats Selecta, stadshuset Medlemmar Ordinarie Bjarne Kull, viceordförande, mötesordförande Kaj Nyman, kl. 16.30-18.40, ordförande 73 Bengt Ekman Kirsi Seppälä Diana Söderbacka Seija Östman Övriga närvarande Martin Slotte, OFGR-, GR-revisor, sekreterare, utstigen för jäv kl.17.10 17.50 73. Orsak: anställd av revisionssamfund. Christina Lind-Kangas fungerade som sekreterare kl. 17.10 17.50 73 PROTOKOLL 64 SAMMANTRÄDETS LAGENLIGA SAMMANKALLANDE OCH BESLUTFÖRHET Revisionsnämnden följer mötesbestämmelserna i förvaltningsstadgan. Enligt förvaltningsstadgan 65 fattar revisionsnämnden beslut utan föredragning av en tjänsteinnehavare på basis av ordförandens redogörelse. Kallelsen till mötet har skickats elektroniskt till nämndens medlemmar 22.5.2018. Revisionsnämnden är beslutför då minst fyra av nämndens medlemmar är närvarande. Ordförande: Revisionsnämnden konstateras vara lagenligt sammankallad och beslutsför. Beslut: Revisionsnämnden konstaterades vara lagenligt sammankallad och beslutsför. 65 VAL AV PROTOKOLLJUSTERARE Organets ordförande svarar enligt förvaltningsstadgan 139 för protokollföringen och innehållet i protokollet. Protokollet undertecknas av ordföranden och kontrasigneras av protokollföraren. Protokollet justeras på det sätt som organet beslutat.
STADEN JAKOBSTAD Protokoll Sida 2 Ordförande: Till protokolljusterare väljs Seija Östman och Diana Söderbacka Beslut: Till protokolljusterare valdes Seija Östman och Diana Söderbacka. 66 GODKÄNNANDE AV FÖREDRAGNINGSLISTAN Ordförande: Föredragningslistan godkänns. Beslut: Föredragningslistan ändrades så att övriga ärenden behandlas som 72 och val av revisionssamfund som 73. Den ändrade föredragningslistan godkändes. 67 ANMÄLNINGSÄRENDEN Inga anmälningsärenden. 68 REVISORNS RAPPORTERING Enligt stadens förvaltningsstadga 66 skall revisionsnämnden följa med hur revisorns revisionsplan utfaller. Enligt 71 i förvaltningsstadgan ska revisorerna rapportera hur revisionsplanen realiserats och vilka iakttagelser de gjort, på det sätt som revisionsnämnden bestämt. Revisor Martin Slotte redogör för granskningen av bokslutet Ordförande: Revisorns rapportering (inte offentlig) antecknas för kännedom. Beslut: Revisorns rapportering antecknades för kännedom. 69 LEDNINGENS BEKRÄFTELEBREV Enligt god revisionssed har stadens ledning i anslutning till bokslutet 2017 gett ledningens bekräftelsebrev till revisorn. Ordförande: Revisionsnämnden antecknar ledningens bekräftelsebrev för kännedom. Beslut: Ledningens bekräftelsebrev antecknades för kännedom. 70 REVISIONSBERÄTTELSEN 2017 Enligt kommunallagen skall revisorerna för varje räkenskapsperiod avge en berättelse till fullmäktige med en redogörelse för resultaten av revisionen. Berättelsen ska också innehålla ett uttalande om huruvida bokslutet bör godkännas och ansvarsfrihet beviljas en medlem i organet i fråga och den ledande
STADEN JAKOBSTAD Protokoll Sida 3 tjänsteinnehavaren inom organets uppgiftsområde (redovisningsskyldig). Ordförande: Revisionsnämnden antecknar revisionsberättelsen för kännedom och sänder den vidare till stadsfullmäktige. Beslut: Revisionsnämnden antecknade revisionsberättelsen för kännedom och beslöt sända den vidare till stadsfullmäktige. 71 UTVÄRDERINGSBERÄTTELSEN 2017 Revisionsnämnden 9.4.2018 29 Bilaga 29 Inte offentlig Revisionsnämnden skall enligt kommunallagen 121 bedöma huruvida de mål för verksamheten och ekonomin som fullmäktige satt upp har nåtts i kommunen och kommunkoncernen och huruvida verksamheten är ordnad på ett resultatrikt och ändamålsenligt sätt. Dessutom skall revisionsnämnden bedöma hur balanseringen av ekonomin utfallit under räkenskapsperioden samt den gällande ekonomiplanens tillräcklighet, om kommunens balansräkning visar underskott som saknar täckning. Revisionsnämnden lämnar för varje år fullmäktige en utvärderingsberättelse som innehåller resultaten av utvärderingen. Fullmäktige behandlar utvärderingsberättelsen i samband med bokslutet. Ordförande: Revisionsnämnder diskuterar utvärderingsberättelsen 2017 utgående från bifogade utkast (bilaga 29). Beslut: Revisionsnämnden diskuterade utvärderingsberättelsen Revisionsnämnden 23.4.2018 36 Bilaga 36 Inte offentlig Revisionsnämnden 7.5.2018 44 Bilaga 44 Inte offentlig
STADEN JAKOBSTAD Protokoll Sida 4 Revisionsnämnden 14.5.2018 50 Bilaga 50 Inte offentlig Revisionsnämnden 21.5.2018 56 Revisionsnämnden 25.5.2018 62 Revisionsnämnden 28.5.2018 68 Revisionsnämnden konstaterade att ärendet är slutbehandlat och att utvärderingsberättelsen efter att revisionsnämndens medlemmar har undertecknat den skickas till stadsfullmäktige. 72 ÖVRIGA ÄRENDEN Revisionsnämnden medlemmar skriver under utvärderingsberättelsen 1.6.2018 kl. 8.00 i fall utvärderingsberättelsen har översatts till finska före det.
STADEN JAKOBSTAD Protokoll Sida 5 73 VAL AV REVISIONSSAMFUND FÖR RÄKENSKAPSÅREN 2018 2019 MED MÖJLIGHET TILL OPTIONSÅR 2020 Bedömning av uppfyllande av absoluta krav och offertjämförelse: Bilaga 73 Anbudsförfrågan på revisionstjänster har varit publicerade på Hilma under tiden 10.1-19.2.2018. Anbud har inom utsatt tid lämnats av KPMG Oy, Julkispalvelu EY Oy och BDO Audiator Oy. KPMG:s anbud tas inte med i offertjämförelsen pga av att anbudet inte uppfyller språkkravet. Eftersom Julkispalvelu EY Oy hade den förmånligaste offerten enligt offertjämförelsen föreslår revisionsnämnden att stadsfullmäktige väljer Julkispalvelu EY Oy till leverantör av revisionstjänster för räkenskapsåren 2018 2019 med möjlighet till optionsår 2020. Ordförande: Revisionsnämnden föreslår att stadsfullmäktige väljer Julkispalvelu EY Oy till leverantör av revisionstjänster för räkenskapsåren 2018 2019 med möjlighet till optionsår 2020. Beslut: Revisionsnämnden godkände förslaget. Bjarne Kull Kaj Nyman Ordförande Ordförande 73 Martin Slotte Christina Lind-Kangas Sekreterare Sekreterare 73 Protokolljusterare: Seija Östman Diana Söderbacka