HELSINGFORS UNIVERSITET HANDBOK FÖR GRUPPMENTORSKAP Läsår 2014 2015 Författare: Eric Carver, Leena Itkonen och Heidi Layne Utvecklingsgruppen för en modell för gruppmentorskap år 2011 2012 (utöver författarna): Aino-Maija Evers, Taru Kivelä, Johanna Puustinen, Kirsi Pyhältö och Niina Tenhio. Samarbetsparter: Helsingfors universitets karriärservice, alumn- och donatorrelationer, Universitetspedagogiska forsknings- och utvecklingsenheten (YTY), Alexanderinstitutet, humanistiska fakulteten, beteendevetenskapliga fakulteten, statsvetenskapliga fakulteten och miljövetenskapliga institutionen (miljöcampuset i Lahtis). Översättare: Kristian Forsman (HY kielipalvelut)
Vad är gruppmentorskap? Mentorskap är en gammal och beprövad metod som har till syfte att förmedla en erfaren och äldre mentors erfarenhetsbaserade kunskap och vishet till en yngre, oerfaren och utvecklingsvillig aktör. Målet är att få den som ska handledas att bättre hantera sin arbetskarriär och yrkesinriktning samt andliga tillväxt. i Mentorskap som metod är i princip mycket enkel. Mentorskapet leds av en aktör som ställer frågor till mentorn. Aktörens frågor, intressen och mål bestämmer mentorskapets innehåll. Lärandet sker genom dialog mellan aktören och mentorn, en diskussion som är inriktad på ömsesidig förståelse och lärande. Det är fråga om en öppen och förtrolig interaktiv relation, där både mentorn och aktören lär av varandra. ii I gruppmentorskapet styr mentorn eller mentorsparet en liten aktörsgrupp. Aktörerna diskuterar vilka frågor de önskar koncentrera sig på under mentorskapet. Gruppen ska fastställa sina mål och verksamhetens innehåll tillsammans och verka som ett team som ansvarar för mentorskapet tillsammans, fast aktörerna även skulle ha egna olika mål med mentorskapet. I gruppmentorskapet får aktörerna kamratstöd förutom av mentorn även av varandra. iii I arbetslivet har mentorskap använts länge för bland annat överföring av tyst information och framför allt för att påskynda lärandet hos chefer och sakkunniga och stödja karriärutvecklingen. iv Mentorskapsprogram som riktar sig till studerande har å sin sida erbjudit perspektiv på karriärplaneringen och framtiden. v Helsingfors universitet vill genom gruppmentorskap stödja studerande att ta steget ut i arbetslivet eller att inleda påbyggnadsstudier. Mentorn hjälper på många sätt En mentor kan hjälpa en aktör på många olika sätt. Han eller hon kan vägleda aktören, fungera som dennes rollmodell. Mentorn kan vara en förstående lyssnare, sparrare eller tränare. Han eller hon kan vara aktörens kritiska vän som ger impuls att tänka på ett nytt sätt och ifrågasätta antaganden och inrotade tänkesätt. En mentor kan även fungera som brobyggare som vägleder aktören djupare in i arbetslivet och sakkunskap. vi En mentor är inte en arbetsförmedlare, sponsor, chef, arbetshandledare eller studiehandledare, inskolare, tutor, eller terapeut. Hans eller hennes uppgift är enbart att dela med sig av sina egna erfarenheter och kunskaper, inte fatta beslut å aktörens vägnar eller kraftfullt styra aktören i någon viss riktning. En mentor ska inte heller kritisera aktörens val, även om mentorn kunde få aktören att fundera över saker på ett nytt sätt. En aktör ansvarar själv för sitt eget lärande och för vad han eller hon senare i livet gör med de saker som han eller hon lärt sig. vii Mentorn var en vän, beskyddare, lärare och rådgivare för kungens son Ordet mentorskap kommer från mytologin i antikens Grekland. Kung Odysseus av Ithaka som gick i krig mot Troja lät sin vän Telemakhos Mentor ta hand om sin son. Mentorns uppgift var att fungera som Telemakhos beskyddare, lärare, vän och rådgivare för att sonen en dag skulle kunna efterträda sin far som kung av Ithika.
Mentorskap gynnar bägge parter Undersökningar visar att aktörerna har klar nytta av mentorskap. En mentor kan med hjälp av sin egen erfarenhet vägleda en aktör i övervägandet av karriäralternativ. En mentor vet mer om potentiella arbetsmöjligheter, arbetsgivare och arbetsuppgifter än aktörerna. Han eller hon känner förhållandena och människorna inom sitt eget område. Mentorskapet stärker aktörernas yrkesidentitet och stärker tron på att de klarar sig i arbetslivet. Tron på den egna framtiden förstärks under mentorskapet och planerna klarnar. viii Mentorskapet kan även hjälpa en aktör att identifiera och utveckla sitt eget kunnande, sina mål och möjligheter. Aktörer utvidgar även sina egna nätverk och får feedback på och stöd för sina val. En givande och intressant erfarenhet! Gav perspektiv på den egna (arbets)livssituationen och vart karriär stigen har fört mig efter att jag för 12 år sedan lämnade min pro graduavhandling och universitetet. (Mentor 2012 2013) Som mentor ville jag ge tillbaka någonting till mitt eget universitet och vetenskapssamfundet. Studierna vid Helsingfors universitet har lämnat ett sådant oförglömligt socialt minne hos mig som jag också vill upprätthålla. Jag anser att processen var tämligen dubbelriktad, dvs. jag upplevde inte att jag enbart var den som gav utan jag lärde mig själv också, fick erfarenheter och intressanta kontakter. I processen lärde man sig på sätt och vis även om sig själv och sin egen karriär. (Mentor 2012 2013) Mentorer å sin sida får under mentorskapet nya idéer och tankar av aktörerna. Efter Jag lärde mig om mig själv och mina styrkor. Jag fick ett bredare perspektiv på hur jag på mentorskapet förmår mentorer ofta att också bästa sätt kunde uppnå mina mål. (Aktör analysera bättre sin egen karriär och fundera 2012 2013) över sina egna framtidsplaner ur ett nytt perspektiv. Att vara mentor är en värdefull erfarenhet och mentorer har haft äkta glädje av att hjälpa. ix Samtidigt får de direkt kontakt med studerandena och dagens universitetsstudier. Mentorskapet kan även utveckla en mentors interaktions- och ledarskapsfärdigheter och lära ut en ny arbetsmetod. Erfarenheten av mentorskap ger vägkost för att leda kunnande, vilket kan vara till nytta i arbetslivet till exempel vid utvecklandet av anställdas kunnande och utvecklingssamtal. Mentorskapsgruppens verksamhet Utgångspunkten för mentorskap finns alltid i aktörernas målsättning. Vid gruppmentorskap bestämmer varje aktör sina mål redan i ansökningsskedet. Varför vill jag delta i mentorskap? Vad förväntar jag mig av det? Vem skulle jag vilja ha som min mentor? Loggbok som stöd för aktörernas lärande De aktörer som valts ut för programmet gör under mentorskapet anteckningar i sin egen loggbok. Loggboken är ett verktyg som har planerats att stödja respektive aktörs lärande och att målen uppnås. I loggboken finns uppgifter som anknyter till såväl utvärdering av mentorskapsprocessen som planering av framtiden och karriären. Loggboken kan även användas för att ge impuls till gemensamt arbete, eftersom en del av uppgifterna gäller hela gruppen och dess mål. Universitetspedagogiska forsknings- och utvecklingsenheten undersöker gruppmentorskap med hjälp av loggböckerna. Aktörerna får naturligtvis själv bestämma om de överlämnar sina
loggböcker för att användas i forskningen. Loggböckerna undersöks så att uppgifterna om eller svaren från de som deltar i mentorskapet inte kommer till andras än forskarnas kännedom. Anonymiteten för deltagarna i undersökningen är alltså skyddad. Gruppens mål inskrivs i ett avtal om mentorskap Gruppmentorskapet inleds genom ett gemensamt möte med alla grupper där både mentorer och aktörer får information och stöd för att starta gruppernas verksamhet. Grupperna träffas första gången på ett gemensamt inledningsmöte. Varje grupp beslutar om sin mötestidtabell i samband med inledningsmötet. Grupperna för gruppmentorskap bör under programmet träffas ungefär en gång i månaden, minst fyra gånger. Varje mentorskapsgrupp planerar sin verksamhet tillsammans, och därför bör aktörerna öppet tala om sina egna mål för varandra och sin mentor direkt i början. En gemensam syn på gruppens mål bör skrivas in i ett avtal om mentorskap senast vid gruppens första möte. Det är också bra att återvända till de gemensamma målen under processen. Avtalet om mentorskap innehåller gruppens egen tidtabell och verksamhetens mål, innehåll och spelregler. Avtalet säkerställer att gruppens medlemmar har en gemensam syn på vad gruppen håller på med. Mentorskapets fallgropar Det satsas inte tillräckligt på introduktion och gruppbildning. Följden blir att man inte vågar tala öppet och inte litar på varandra. Oklarhet när det gäller målen eller verksamhetsprinciperna. Inget avtal om mentorskap har ingåtts. Det saknas en gemensam syn på vad man håller på med. Form framför innehåll. Man hakar upp sig på anvisningar och formaliteter i stället för innehållet vid mentorskapet. Aktörens passivitet, ovilja att ställa frågor och lära sig. Mentorn förhåller sig nedsättande eller ringaktande till aktörerna. Tillräckligt med tid har inte reserverats för mentorskapet. Alltför långa avstånd. Att arrangera möten blir besvärligt. (Källa: Lilia 2000, 35-39) Mentorskapsgruppen verkar konfidentiellt. Det är inte tillåtet att berätta för utomstående om gruppens diskussioner utan att man gemensamt har kommit överens om detta. Mentorns eller aktörens samtycke krävs för att en synvinkel, fråga eller bekymmer som denne har presenterat ska kunna förmedlas utanför gruppen. Planmässiga och dokumenterade möten Det är viktigt att ämnena för gruppens alla möten har planerats på förhand. På så sätt kan mentorn och aktörerna koncentrera sig på mötet, och den gemensamma tiden går inte åt till enbart småprat. Mötena är fria till formen, men planmässigheten säkerställer att man hinner med att behandla gemensamt överenskomna saker under gruppmentorskapet. Huvudansvaret för planeringen av vars och ens möten ligger hos aktörerna. Temana för första mötet planeras vid inledningsmötet. Varje aktör skriver, när han eller hon står på tur, en kort sammanställning av gruppens möte och överlämnar en mötespromemoria om mötets innehåll till gruppens övriga medlemmar och kontaktpersonen för gruppmentorskapsprogrammet vid fakulteten, institutionen eller fristående institution. Temat för följande mötesomgång kommer man överens om i förväg antingen vid föregående mötesomgång eller per e-post.
Tips inför mentorskapsmöten Varje mentorskapsgrupp beslutar själv vilka teman och saker som ska behandlas vid mötena. Gruppens överenskomna mål ger verksamheten innehåll och form. Gruppen kan om den så vill utnyttja uppgifterna och frågorna i loggboken i diskussionerna. Under gruppmentorskapet kan man bland annat behandla följande frågor: 1. Frågor med anknytning till planeringen av aktörernas karriär: Hurdana förväntningar eller önskemål med anknytning till arbetet har aktörerna? Hurdana arbetsuppgifter intresserar? Hurdana arbetsmiljöer är trivsamma? När detta tema behandlas kan gruppen använda symboluppgiften i loggboken. Alla talar och alla lyssnar Innehållet i mentorskapet är en interaktiv dialog som styrs av teman och frågor som aktörerna är intresserade av. Trots att mötena planeras på förhand, framskrider själva diskussionen fritt genom aktörernas frågor. Mentorn är inte inledare eller lärare utan en debattör i gruppen. På ett lyckat möte talar och lyssnar alla och lär av varandra. 2. Övergång från studierna till arbetslivet Vilka saker har styrt aktörernas och mentorns studieval? Vad i universitetsstudierna intresserar en? Hur är det att övergå till arbetslivet? Hur kan man utnyttja det som man har lärt sig i studierna? Hurdana saker ska man studera i arbetet eller vid sidan av detta efter studierna? Mentorn kan ta upp sin egen karriärberättelse när detta tema behandlas. Kartuppgiften i loggboken lämpar sig också i anslutning till temat. Alla parter kan bearbeta sin egen karta under mötet och eventuellt komplettera den senare. 3. Möjligheter, utmaningar och utvecklingstrender i arbetslivet? Hur ser gruppmedlemmarna på arbetslivets utveckling för närvarande? Hurdana arbetsmöjligheter och framtidsutsikter finns inom ett område som intresserar aktörerna? Hurdana nätverk lönar det sig för aktörerna att försöka delta i? Hurdana kanaler och sätt för arbetssökning är effektiva? Hur kan man förbättra sin egen trivsel och ork i arbetet? Gruppen söker svar tillsammans Man måste komma ihåg att ingen har de rätta svaren på alla möjliga frågor. Det viktigaste är att aktörerna öppet berättar om saker som oroar dem och att aktörerna och mentorn tillsammans funderar över dessa i ljuset av sin egen erfarenhet. Mentorskapsgruppen kan om den vill använda t.ex. karriärservicens tjänster eller uppföljningsstudier om karriärer i Vi behandlade övergång till arbetslivet, att vara sakkunnig, färdigheter att söka arbete och frågor med anknytning till lön och arbetsplatsen. Temana beslutade vi i förväg för att kunna orientera oss i ämnet. (Aktör 2012-2013)
sitt eget arbete eller gemensamt organisera studiebesök till intressanta arbetsplatser. Mentorn kan även handleda aktörer att själva direkt kontakta sakkunniga i mentorns nätverk. De kan ha svar på frågor som intresserar aktörerna. Avslutning av gruppmentorskapet Gruppmentorskapet avslutas genom ett gemensamt tack- och avslutningsmöte där aktörer och mentorer får utvärdera behållningen av programmet och diskutera sina erfarenheter. Aktörerna och mentorerna har även möjlighet att lämna feedback på organisatörerna av gruppmentorskap och bistå utvecklingsarbetet av gruppmentorskap. Aktörerna kan om de vill fortsätta mötena sinsemellan och/eller med mentorn även efter att programmet har upphört, men beslutet om att fortsätta samarbetet måsta vara gemensamt. x Någon skyldighet att hålla kontakt finns inte. Aktörerna återlämnar sina loggböcker till organisatörerna av gruppmentorskapet efter avslutningsmötet. Varje aktör beslutar om han eller hon vill lämna sin loggbok för att användas i forskningen. Aktörers ansökan till mentorskapsprogrammet Till programmet söker man genom att fylla i en e- blankett. I samband med ansökan lämnar man även in förhandsuppgiften. Utöver person- och studieuppgifter ställs följande frågor på ansökningsblanketten, och det är önskvärt med motiverade och tydliga svar. Svaren är mycket viktiga eftersom valet av aktörer grundar sig på ansökningarna. 1. Vad vill du ha ut av mentorskapet? 2. Hurdana teman skulle du vilja ta upp under mentorskapet? 3. Vem skulle du vilja ha som mentor? (Om du har flera alternativ, rangordna dina önskemål). Förhandsuppgiften är en uppgift om hur man blir akademiskt sakkunnig och är en del av loggboken och ger aktören en försmak av vilka slags uppgifter som finns i loggboken. Jag mentor? du är i viss mån expert inom din bransch och du har en vilja att dela med dig av erfarenheter och kunskap om arbetslivet du är intresserad av att utvecklas professionellt och redo att lyssna på aktörernas behov. Som mentor får du: idéer till din egen yrkesmässiga utveckling ett nytt slags perspektiv på arbetslivet och nya idéer för arbetet du lär dig att leda kunnande, vilket kan vara till nytta i arbetslivet vid utvecklandet av de anställdas kunnande samt vid utvecklingssamtal möjlighet att lära känna studeranden som håller på att utexamineras få ny information om universitetsstudier och nya examensstrukturer kontakter till universitetet och andra mentorer. Stödtjänster för mentorskapet Mentorskapsprogrammet har byggts upp som ett samarbete mellan Helsingfors universitets karriärservice, fakulteter och läroämnen, universitetspedagogiska forskningsenheten och alumnverksamheten. Utvecklingschef Aino-Maija Evers, som organiserar mentorskapsprogram för Helsingfors universitets ledning, har också deltagit i utvecklingsarbetet av gruppmentorskap.
Som inspiration vid utvecklandet av en modell utgjorde ett minimentorskap som alumnerna i socialpsykologi vid Helsingfors universitet och ämnesorganisationen Status redan från första början utvecklade. Minimentorskap har prövats vid agrikultur-forstvetenskapliga institutionen under hösten 2010. En kontaktperson vid fakulteten, institutionen eller i läroämnet fungerar som direkt stöd för mentorgrupperna. Universitetets karriärservice ansvarar för de gemensamma evenemangen, och fungerar också som hjälp för fakulteterna, institutionerna och läroämnena i alla skeden. Alumnverksamheten är med som en länk till alumnerna och mentorerna. Universitetspedagogiska enheten YTY undersöker resultaten av mentorskapet genom de tidigare nämnda loggböckerna. Referenser Abramova, Anna: "Se työelämä tulee jotenki lähemmäs" Mentoroinnin merkitys työelämään siirtyvälle opiskelijalle Helsingin yliopisto. Valtiotieteellinen tiedekunta. Sosiaalipsykologian laitos. Pro gradu tutkielma. Toukokuu 2007. Dansky, Kathryn H. : The Effect of Group Mentoring on Career Outcomes Group & Organization Studies (1986-1998); Mar 1996; 21, 1; ProQuest pg. 5. Evers, Aino-Maija: Mentorointi Helsingin yliopistossa työssä kehittymisen ja urasuunnittelun välineenä teoksessa Mentoroinnin monet kasvot, Juusela, Tuulikki, Lilia, Tuula & Rinne, Jari. Yrityskirjat Oy. 2000, s. 98 103. Lilia, Tuula: Mentoroinnin teoriaa teoksessa Mentoroinnin monet kasvot, Juusela, Tuulikki, Lilia, Tuula & Rinne, Jari. Yrityskirjat Oy. 2000, s. 9 51. Nakari, Liisa, Porenne, Pertti, Mansukoski, Seppo ja Huhtala, Tauno: Mentorointi. Johdon ja asiantuntijoiden kehitysmenetelmä. 1998. Ritchie, Ann & Genoni, Paul: "Group mentoring and professionalism: a programme evaluation", Library Management, Vol. 23 Iss: 1/2, 2002, pp.68 78. Sarkki, Asta: Maatalous-metsätieteellisen tiedekunnan minimentorointiohjelma. Syksy 2010. i Nakari, Porenne, Mansukoski & Huhtala 1998, 6; Lilia 2000, 14; Abramova 2007, 3 6. ii Nakari, Porenne, Mansukoski & Huhtala 1998, 6 10; Lilia 2000, 14 15, 26 30; Abramova 2007, 6-10. iii Dansky 1996, 6-9, 11 12; Ritchie & Genoni 2002, 69 70; Abramova 2007, 9, 28; Sarkki 2010. iv Nakari, Porenne, Mansukoski & Huhtala 1998, 6, 11 12, Lilia 2000, 7-11.+ v Abramova 2007, 3-4, 11 12. vi Nakari, Porenne, Mansukoski & Huhtala 1998, 6-10, Lilia 2000, 26 30. vii Nakari, Porenne, Mansukoski & Huhtala 1998, 14 15, 26 27, 34; Lilia 2000, 26 30. viii Dansky 1996, 6-7; Evers 2000, 103, Abramova 2007, 11 14. ix Nakari, Porenne, Mansukoski & Huhtala 1998, 28 29; Lilia 2000, 33. x Esim- Nakari, Porenne, Mansukoski & Huhtala 1998, 17.