Datum: onsdag 14 mars 2018 Tid: 16:30-17:30 Plats: Västra Roten, kommunhuset, Lilla Edet Justeringsdag: Torsdagen den 22 mars 2018, kl 16.00 Paragrafer: 1-20 Utses att justera: Ulf Wetterlund (L) Underskrifter: Sekreterare Maria Olegård Ordförande Justerare Kjell Johansson (S) Ulf Wetterlund (L) Anslag/Bevis Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits via anslag. Organ Valnämnden Sammanträdesdatum 2018-03-14 Datum då anslaget sätts upp Datum då anslaget tas ner 2018-03-23 2018-04-16 Förvaringsplats för protokollet: Kommunledningsförvaltningen Underskrift: Maria Olegård 1
ande Kjell Johansson (S) Carl-Axel Carlstein (M) Göte Andersson (V) Michelle Winkel (L) Dan Petersson (C) Övriga närvarande Ersättare Harry Berglund (S) Peter Spjuth (V) Ulf Wetterlund (L) Lars-Erik Anderström (M) Ann-Christine Dymén (C) Tjänstemän Maria Olegård, administrativ chef/valsamordnare Marita Lövberg, administratör 2
Innehåll 1 Godkännande av dagordningen 2 Förtroendevalda som röstmottagare 3 Antal röstmottagare i vallokalerna vid de allmänna valen 2018 4 Förordnande av röstmottagare i vallokalerna vid de allmänna valen 2018 5 Arvode till röstmottagare vid de allmänna valen 2018 6 Vallokaler vid de allmänna valen 2018 7 Öppettider i vallokalerna vid de allmänna valen 2018 8 Förordnande av röstmottagare vid förtidsröstningen inför allmänna valen 2018 9 Lokaler och öppettider vid förtidsröstningen vid de allmänna valen 2018 10 Behörighet att hämta och lämna förtida röster på Posten vid de allmänna valen 2018 11 Ambulerande röstmottagare vid de allmänna valen 2018 12 Ordning och placering av valsedlar vid de allmänna valen 2018 13 Rättelse i röstlängd 14 Kostersättning på valdagen till röstmottagarna 15 Tjänstgöringsschema för valnämnden inför, på och efter valdagen 2018 16 i brådskande ärenden 17 Utseende av personuppgiftsombud för valnämnden 18 Utbildning av röstmottagare 19 Sammanträdestider för valnämnden 2018 20 Övrig information 2018/121 2018/99 2018/98 2018/97 2018/96 2018/95 2018/94 2018/93 2018/92 2018/91 2018/90 2018/89 2018/88 2018/87 2018/86 2018/85 2018/84 2018/83 3
1 Godkännande av dagordning Inga tillkommande eller utgående ärenden anmälda. Valnämnden fastställer utsänd dagordning. 4
2 Förtroendevalda som röstmottagare Dnr KS 2018/121 Vallagen har förändrats inför valet 2018. Vallagskommittén fann inte skäl att överväga några formella regler av jävskaraktär men tyckte att en befogad gräns är att en person som kandiderar på lista inte ska fungera som röstmottagare. Detta formaliserades inte och ledde således inte till något förbud. Det är därmed upp till respektive kommun att göra en bedömning av lämpligheten när det gäller förtroendevalda som röstmottagare. Länsstyrelsen ser att det kan finnas ett värde i att respektive valnämnd fattar ett formellt beslut, oavsett ställningstagande. Yrkande Kjell Johansson (S): Valnämnden beslutar att personer som kandiderar på lista får fungera som röstmottagare i valet 2018. Valnämnden beslutar att personer som kandiderar på lista får fungera som röstmottagare i valet 2018. 5
3 Antal röstmottagare i vallokalerna vid de allmänna valen 2018 Dnr KS 2018/99 Det ska finnas minst fyra röstmottagare för varje valdistrikt, varav en ordförande och en vice ordförande. Det måste finnas minst tre röstmottagare närvarande samtidigt i vallokalen vid röstmottagningen och en av dessa ska vara ordföranden eller vice ordföranden. I större distrikt kan man ta in fler röstmottagare för själva rösträkningen för att kunna genomföra den så snabbt och säkert som möjligt. Vid tidigare val har antalet röstmottagare per vallokal varit åtta stycken. Efter att Länsstyrelsen, efter önskemål från kommunen, fattat beslut om justerade valdistriktsgränser så är valdistrikten förhållandevis jämnstora. Det bör även utses några reserver i det fall någon röstmottagare får förhinder att delta. 1. Valnämnden beslutar att antalet röstmottagare i valdistrikten inklusive ordförande och vice ordförande ska vara åtta stycken vid valet 2018. 2. Valnämnden beslutar att antalet reserver totalt ska vara fem stycken. 6
4 Förordnande av röstmottagare i vallokalerna vid de allmänna valen 2018 Dnr KS 2018/98 Vem som helst kan arbeta som röstmottagare. Ett rimligt krav är dock att personen är över 18 år. Någon övre gräns får inte sättas, det ska alltid ske en individuell bedömning av röstmottagarens lämplighet. De flesta röstmottagare bor i den kommun de får uppdrag av, men detta är inget krav. Det är bra om kommunen har en så bred rekryteringsbas som möjligt (med hänsyn till t.ex. ålder, kön och etnicitet) när röstmottagare utses. Endast den som fått utbildning som krävs för uppdraget får förordnas som röstmottagare. Det innebär att det är obligatoriskt med utbildning av alla röstmottagare. Hur utbildningen organiseras och vad som innefattas i kravet på en utbildning som krävs för uppdraget kan kommunen fatta beslut om. Förordnar kommunen röstmottagarna innan de fått utbildning ska beslutet villkoras med att förordnandet förutsätter att röstmottagarna genomgått den obligatoriska utbildningen. 1. Valnämnden uppdrar åt ordföranden att utse röstmottagare samt ordförande och vice ordförande i respektive valdistrikt. 2. Valnämnden uppdrar åt valsamordnaren att genomföra den obligatoriska utbildningen för röstmottagarna. 7
5 Arvode till röstmottagare vid de allmänna valen 2018 Dnr KS 2018/97 Timarvode utbetalas till röstmottagare i enlighet med kommunens bestämmelser om arvoden och ersättningar till förtroendevalda. Maxgränsen för ersättningen per dag tas bort avseende valdagen. Sammanträdesersättningen för 2018 är 177 kronor/timma och för första timman utbetalas dubbel ersättning. Ordförande och vice ordförande i valdistrikten erhåller utöver timarvode ett fast arvode på 1000 kronor respektive 700 kronor. I det fasta arvodet ingår inläsning av anvisningar, hämtning av röstlängd och iordningställande av vallokalen före och efter valdagen. Det bör även finnas några reserver i det fall någon röstmottagare får förhinder att delta. Dessa arvoderas med 177 kr/timma i maximalt 8 timmar och utgör en extraresurs i något valdistrikt. Om de får ersätta en röstmottagare som fått förhinder utgår ersättning som för röstmottagare. Arvode utgår med 177 kronor/timma vid utbildningstillfällena inför respektive val. 1. Valnämnden fastställer arvodet till röstmottagare till 177 kronor per timma och för första timman utbetalas dubbel ersättning. Maxgränsen för ersättningen per dag tas bort avseende valdagen. 2. Valnämnden fastställer ett fast arvode till ordförande och vice ordförande i valdistrikten, utöver timarvodet, till 1000 kronor respektive 700 kronor. 3. Valnämnden fastställer arvodet till reserverna till 177 kronor/timma i maximalt 8 timmar. 4. Valnämnden fastställer arvodet till 177 kronor/timma vid utbildningstillfället. 8
6 Vallokaler vid de allmänna valen 2018 Dnr KS 2018/96 Varje valdistrikt ska ha en vallokal. I den vallokalen kan de som hör till distriktet rösta. Valnämnden i varje kommun bestämmer vilken lokal som är mest lämpad att vara vallokal för respektive distrikt. Ofta är det samma vallokal, val efter val, men det kan finnas skäl att se över vilka lokaler som är mest lämpliga. En lokal för röstmottagning får inte ha anknytning till en viss politisk sammanslutning och den bör inte ha sådan anknytning till en viss religiös sammanslutning eller ett visst företag som kan påverka väljaren i samband med röstningen. Alla vallokaler ska vara tillgängliga. Kommunernas möjlighet till dispens har tagits bort. Följande lokaler föreslås som vallokaler 2018: Valdistrikt Göta Lilla Edet Södra Lilla Edet Norra Lödöse-Tunge Nygård-Prässebo Västerlanda Hjärtum-Utby Ström Vallokal Ryrsjöskolan Folkets hus (lilla salongen) Folkets hus (stora salongen) Lödöse Museum Alegården Västerlanda Bygdegård Hjärtumsgården Strömsskolan (skolrestaurangen) Valnämnden fastställer ovanstående vallokaler vid de allmänna valen 2018 9
7 Öppettider i vallokalerna vid de allmänna valen 2018 Dnr KS 2018/95 Vallokalerna ska som huvudregel vara öppna mellan klockan 08.00 och 20.00. Kommunen får begränsa tiderna om väljarna ändå får goda möjligheter att rösta. Vallagen innehåller vissa minimikrav på öppethållande i vallokalen, klockan 09.00-13.00 samt klockan 17.00-20.00. Kommunen ska samråda med Länsstyrelsen om kommunen tänker begränsa öppethållandet i en vallokal. Kommunen ska vid samrådet kunna motivera att väljarna ändå får tillräckligt goda möjligheter att rösta trots begränsning. Valnämnden beslutar att samtliga vallokaler ska vara öppna mellan klockan 08.00 och 20.00 vid de allmänna valen 2018. et expedieras till Gruppledarna 10
8 Förordnande av röstmottagare vid förtidsröstningen inför allmänna valen 2018 Dnr KS 2018/94 I varje röstningslokal ska finnas så många röstmottagare som behövs för att röstmottagningen ska kunna genomföras, dock måste det alltid finnas två röstmottagare närvarande i röstningslokalen. Det innebär om det i lokalen inte är fler än två röstmottagare måste det finnas röstmottagare som kan byta av t ex vid lunchraster. Valnämnden uppdrar åt valsamordnaren att förordna tillräckligt antal röstmottagare för att säkerställa att förtidsröstningen genomförs på ett bra och säkert sätt. 11
9 Lokaler och öppettider vid förtidsröstningen vid de allmänna valen 2018 Dnr KS 2018/93 Förtidsröstningen startar 18 dagar före valdagen, d.v.s den 22 augusti. Det måste alltid i alla kommuner finnas minst en röstningslokal öppen varje dag som förtidsröstningen kan ske. Från valet 2018 gäller dessutom att det i alla kommuner måste finnas minst en röstningslokal öppen på valdagen den 9 september under samma tid som vallokalerna, dvs kl 08.00-20.00. Lokalerna ska vara så många till antalet och ha en sådan geografisk spridning att de kan klara av att ta emot det förväntade antalet förtidsröstande i området. I första hand bör användas lokaler där det redan bedrivs någon form av aktivitet och där många väljare passerar t ex bibliotek eller medborgarkontor. Alla röstningslokaler ska vara tillgängliga. Kommunens möjligheter till dispens har tagits bort från vallagen. Kommunen beslutar om vilka tider och vilka platser som förtidsröstningen kan ske. Augusti/september Kommunhuset/ Medborgarservice Lödöse Museum Onsdag 22 augusti Kl 10-16 - Torsdag 23 augusti Kl 10-16 - Fredag 24 augusti Kl 10-15 - Lördag 25 augusti Kl 10-14 - Söndag 26 augusti Kl 10-14 - Måndag 27 augusti Kl 10-17 - Tisdag 28 augusti Kl 10-16 Kl 15-19 Onsdag 29 augusti Kl 10-16 - Torsdag 30 augusti Kl 10-16 Kl 15-19 Fredag 31 augusti Kl 10-15 - Lördag 1 september Kl 10-14 - 12
Söndag 2 september Kl 10-14 - Måndag 3 september Kl 10-19 - Tisdag 4 september Kl 10-19 Kl 15-19 Onsdag 5 september Kl 10-19 - Torsdag 6 september Kl 10-19 Kl 15-19 Fredag 7 september Kl 10-19 - Lördag 8 september Kl 10-14 Kl 10-14 Söndag 9 september Kl 08-20 - Valnämnden fastställer ovanstående lokaler och öppettider för förtidsröstningen vid de allmänna valen 2018 et expedieras till Gruppledarna 13
10 Behörighet att hämta och lämna förtida röster på Posten vid de allmänna valen 2018 Dnr KS 2018/92 För att kunna hämta och lämna förtidsröster på Posten krävs ett beslut från valnämnden om vilka som får lov att göra det. Valnämnden bemyndigar att Maria Olegård, Marita Lövberg, Carolina Allvin Bromar, Jennie Mattsson, Ylva Laudon, Ingela Flodin, Anna-Carin Säll, Annika Mändlo och Erik Ander, var och en för sig, får hämta och lämna förtida röster på posten vid valet 2018. et expedieras till De valda Posten 14
11 Ambulerande röstmottagare vid de allmänna valen 2018 Dnr KS 2018/91 Väljare som på grund av sjukdom, funktionsnedsättning, eller ålder inte själva kan ta sig till röstmottagningsställe får om de begär det lämna sina röster i bostaden till särskilt förordnade röstmottagare, ambulerande röstmottagare. Detta är möjligt under samma tid som förtidsröstningen får ske, dvs från och med 18 dagar före valdagen. Ambulerande röstmottagare kan t ex ersätta en indragen institutionsröstning. Kommunen ska tillhandahålla ambulerande röstmottagare. Kommunen bestämmer själv ambitionsnivån, t ex vilka tider som ambulerande röstmottagare ska vara tillgängliga. Antalet ambulerande röstmottagare måste också övervägas, omfattningen av de tidigare kommunala buden kan ge en fingervisning. Det behövs dessutom en beredskap på valdagen för att kunna skicka ambulerande röstmottagare. Samma regler som gäller vid röstmottagning i en röstningslokal för förtidsröstning ska tillämpas. d.v.s. minst två ambulerande röstmottagare ska alltid arbeta tillsammans hela tiden. Kommunen ska förordna ambulerande röstmottagare. Det kan röra sig om anställda eller tidigare anställa hos kommunen, men även andra personer som på grund av sina personliga egenskaper bedöms som lämpliga att anförtros en sådan uppgift. Ambulerande röstmottagare har samma status som övriga röstmottagare, vilket innebär att skyldigheten att utbilda även gäller dessa. Ambulerande röstmottagare behöver inte kontinuerligt vara på plats, utan tjänstgör bara när de efterfrågas. Av praktiska skäl är det lämpligt att man kommer överens om en tid när röstmottagningen ska ske hos väljaren. 1. Valnämnden beslutar att kommunen ska tillhandahålla ambulerande röstmottagare. 2. Valnämnden uppdrar åt valsamordnaren att förordna ambulerande röstmottagare. 3. Valnämnden beslutar att ambulerande röstmottagare ska finnas tillgängliga under perioden 3-9 september mellan kl 10-16. 15
12 Ordning och placering av valsedlar vid de allmänna valen 2018 Dnr KS 2018/90 Det är röstmottagarnas uppgift att se till att det är ordning bland alla valsedlar, både de valsedlar som röstmottagarna är skyldiga att lägga ut, och de valsedlar som partierna själva kommer med. Vallagen reglerar inte exakt hur valsedlarna ska ordnas, dvs om de ska läggas i valsedelställ eller på bord, inte heller i vilken ordning partierna ska ligga. Alla valsedlar ska med andra ord tillhandahållas på ett likformigt sätt, på en och samma plats. Valmyndigheten rekommenderar att valsedelställ alltid används för att säkerställa att valsedlarna presenteras på ett likvärdigt sätt. Det är kommunens valnämnd som ska fatta beslut om hur valsedlarna ska placeras. Valmyndigheten kan inte ge bindande instruktioner i frågan om i vilken ordning valsedlarna ska placeras, men föreslår att valsedlarna placeras i bokstavsordning. Valnämnden beslutar enligt Valmyndighetens förslag på hur valsedlarna kan placeras och presenteras. Förslaget bygger på placering i bokstavsordning. et expedieras till Gruppledarna 16
13 Rättelse i röstlängd Dnr KS 2018/89 De personer som anser sig felaktigt uteslutna ur röstlängden eller anser sina uppgifter felaktiga på röstkortet, ska senast 12 dagar innan valet ha begärt rättelse hos Länsstyrelsen. Länsstyrelsen beslutar om rättelse ska göras eller inte. I de fall beslut om rättelse fattas efter att röstlängden tryckts, måste kommunen föra in ändringen manuellt i det aktuella distriktens röstlängd. Länsstyrelsen skickar en kopia på beslutet till kommunen och ger oss i uppdrag att föra in rättelserna i röstlängden. Länsstyrelsens beslut måste föras in i röstlängden före valdagen eller senast på valdagens morgon eftersom de personer besluten gäller kan komma och rösta i vallokalen. Kommunen får inte överlåta åt röstmottagarna att göra rättelser i röstlängden. Valnämnden utser ordförande Kjell Johansson, valsamordnare Maria Olegård och administratör Marita Lövberg att föra in eventuella ändringar manuellt i berörda valdistrikts röstlängder. 17
14 Kostersättning på valdagen till röstmottagarna Dnr KS 2018/88 Valnämnden beslutade vid valen 2014 om en kostersättning på 100 kronor/röstmottagare. Kostersättningen ska avse lättare förtäring (t ex kaffe, dricka, frukt) i vallokalen under valdagen. Kostersättningen utbetalas till ordföranden i respektive valdistrikt efter uppvisande av kvitto. Valnämnden beslutar utbetala max 100 kronor per röstmottagare vid 2018 års val. Kostersättningen utbetalas till ordföranden i respektive valdistrikt efter inlämnade kvitto. et expedieras till Ordförande i respektive valdistrikt 18
15 Tjänstgöringsschema för valnämnden inför, på och efter valdagen 2018 Dnr KS 2018/87 Ordföranden brukar ta fram förslag på tjänstgöringsschema för valnämndens ledamöter inför, på och efter valdagen. Valnämnden uppdrar åt ordföranden att ta fram schema för valnämndens ledamöter inför, på och efter valdagen 2018. et expedieras till Kjell Johansson, valnämndens ordförande 19
16 i brådskande ärenden Dnr KS 2018/86 Om det uppkommer sådana situationer där ett beslut behöver fattas och som inte kan avvakta valnämndens nästa möte vore det bra om valnämndens ordförande får delegation att fatta beslut i brådskande ärenden. Dessa beslut anmäls som delegeringsbeslut till valnämndens nästkommande möte. Valnämnden delegerar till valnämndens ordförande att fatta beslut i brådskande ärenden. et expedieras till Valnämndens ordförande 20
17 Utseende av personuppgiftsombud för valnämnden Dnr KS 2018/85 Den som ansvarar för att personuppgifterna hanteras på lagligt sätt kallas personuppgiftsansvarig. Enligt lagen är det i en kommun de enskilda nämnderna som är personuppgiftsansvariga för de uppgifter som behandlas inom det egna ansvarsområdet. Den som helt eller delvis automatiskt behandlar personuppgifter skall anmäla alla behandlingar av personuppgifter som den gör till Datainspektionen. Anmälan skall vara skriftlig och göras innan behandlingen sker. Anmälan behöver dock inte göras om den personuppgiftsansvarige har utsett ett personuppgiftsombud. Ett beslut att utse personuppgiftsombud skall anmälas till Datainspektionen. Personuppgiftsombudets uppgift är att självständigt se till att den personuppgiftsansvarige behandlar personuppgifter på ett lagligt och korrekt sätt och i enlighet med god sed, samt påpeka eventuella brister för den personuppgiftsansvarige. Den personuppgiftsansvarige har således alltid det yttersta ansvaret för all behandling även om han har utsett ett ombud. Det är varje nämnd som skall utse och anmäla ett personuppgiftsombud till Datainspektionen. Det finns däremot inget som hindrar att samma person är ombud för flera nämnder eller att flera personer är ombud för samma nämnd Valnämnden utser nämndsamordnare Anna-Carin Säll till personuppgiftsombud för valnämnden. et expedieras till Datainspektionen Anna-Carin Säll, nämndsamordnare 21
18 Utbildning av röstmottagare Dnr KS 2018/84 Endast den röstmottagare som fått utbildning som krävs för uppdraget får förordnas som röstmottagare. Det innebär att det är obligatoriskt med utbildning av alla röstmottagare. Hur utbildningen organiseras och vad som innefattas i kravet på en utbildning som krävs för uppdraget kan kommunen fatta beslut om. Det är viktigt att följa upp att alla röstmottagare deltagit i utbildningen eller tillgodogjort sig den på annat sätt. Förordnar kommunen röstmottagare innan de fått utbildning ska beslutet villkoras med att förordnandet förutsätter att röstmottagarna genomgått den obligatoriska utbildningen. Ordförande och vice ordförande i valdistrikten ska ha tillräckliga kunskaper för att kunna lösa de eventuella problem som uppstår och tillräckliga kunskaper för att bedöma när valnämnden ska kontaktas om röstmottagarna inte kan lösa en fråga. Valnämnden uppdrar åt valsamordnaren att genomföra utbildning för röstmottagare både vid förtidsröstningen och för de som tjänstgör på valdagen. 22
19 Sammanträdestider för valnämnden 2018 Dnr KS 2018/83 Enligt vallagen ska valnämnden sammanträda onsdagen efter valdagen för att granska och räkna de röster som inte räknats i vallokalerna. Valnämnden ska därför sammanträda den 12 september. Valnämnden fastställer att nämnden ska sammanträda den 12 september 2018 kl 9.00. 23
20 Information Valsamordnaren informerar bl a om: Länsstyrelsens beslut om ny valdistriktsindelning. Länsstyrelsen beslut om valdistriktsindelning för Alingsås kommun och Lilla Edets kommun (enklaven). Länsstyrelsens utbildningsdag 19 april. Länsstyrelsens säkerhetsutbildning. Informationen antecknas till protokollet. 24