Vård- och omsorgsnämndens sammanträde serie A

-3, ON 2018-12-18 08:30 Kallelse till Vård- och omsorgsnämndens sammanträde serie A 2018-12-18 Kl. 08:30 cirka 16.30 i Domsalen

-2, ON 2018-12-18 08:30 OMRÖSTNINGAR LEDAMÖTER Närvaro Mona Modin Tjulin, S, ordförande JA NEJ JA NEJ JA NEJ Marianne Stålberg, S Mohammad Reza, S Gudrun Olsson, S Jenny Persson, MP Johan Flander, V Lise Hjemgaard Svensson, M Lars Eliasson, M Anders Granbom, C Magnus Rönnerfjäll, C, vice ordförande Mireya Melander, L Simon Teclehaimanot, S, ersättare Hans Söderberg, S, ersättare Ertugrul Genctürk, S, ersättare Anders Magnusson, S Ingela Jagne, MP, ersättare Stig Söderin, V, ersättare Iris Moritz, M, ersättare

-2, ON 2018-12-18 08:30 Anna Larsson, M, ersättare Inger Jonsson, C, ersättare Stig Andersson, KD, ersättare Stina Johnsson, L, ersättare

1, ON 2018-12-18 08:30 ON: 394/2... TJÄNSTESKRIVELSE 1 2018-12-14 Diarienr 394-2018 Handläggare Mona Jonsson Ekonomichef Förslag till Vård- och omsorgsnämnden Månadsuppföljning till och med november 2018 Vård- och omsorgsnämnden tilldelas varje år en ekonomisk budgetram för sin verksamhet. För att följa upp att verksamheten håller sin budget presenterar Vård- och omsorgsförvaltningen vid varje nämndsammanträde en uppföljning av det ekonomiska läget. Efter att nämnden godkänt månadsrapporten skickas den vidare till Kommunstyrelsen. Vård- och omsorgsförvaltningen har upprättat en månadsrapport till och med november 2018 som nämnden behöver ta ställning till. Det periodiserade resultatet per november är 8,3 miljoner kronor i underskott och 2017 var det periodiserade resultatet 6,6 miljoner kronor i överskott för samma period. Prognosen som förvaltningen lämnar per november är 7,0 miljoner kronor i underskott. Förslag till beslut Vård- och omsorgsnämndens månadsrapport till och med november 2018 godkänns. Underlag för beslut Vård- och omsorgsförvaltningens tjänsteskrivelse 2018-12-14 Månadsrapport till och med november 2018 Kommentarer till månadsrapport till och med november 2018 Besparingar per november 2018 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Lars Liljedahl Förvaltningschef Mona Jonsson Ekonomichef Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Ekonomichef Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

1, ON 2018-12-18 08:30 ON: 394/2... TJÄNSTESKRIVELSE 2 2018-12-14 Diarienr 394-2018 Månadsrapporten med tillhörande kommentarer och besparingar ska skickas med beslutet. Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

1, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: <Tjänsteskrivelse VOF 2018-12-14> TJÄNSTESKRIVELSE 1 2018-12-14 Diarienr 394-2018 Handläggare Mona Jonsson Ekonomichef Förslag till Vård- och omsorgsnämnden Månadsuppföljning till och med november 2018 Vård- och omsorgsnämnden tilldelas varje år en ekonomisk budgetram för sin verksamhet. För att följa upp att verksamheten håller sin budget presenterar Vård- och omsorgsförvaltningen vid varje nämndsammanträde en uppföljning av det ekonomiska läget. Efter att nämnden godkänt månadsrapporten skickas den vidare till Kommunstyrelsen. Vård- och omsorgsförvaltningen har upprättat en månadsrapport till och med november 2018 som nämnden behöver ta ställning till. Det periodiserade resultatet per november är 8,3 miljoner kronor i underskott och 2017 var det periodiserade resultatet 6,6 miljoner kronor i överskott för samma period. Prognosen som förvaltningen lämnar per november är 7,0 miljoner kronor i underskott. Förslag till beslut Vård- och omsorgsnämndens månadsrapport till och med november 2018 godkänns. Underlag för beslut Vård- och omsorgsförvaltningens tjänsteskrivelse 2018-12-14 Månadsrapport till och med november 2018 Kommentarer till månadsrapport till och med november 2018 Besparingar per november 2018 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Lars Liljedahl Förvaltningschef Mona Jonsson Ekonomichef Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Ekonomichef Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

1, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: <Tjänsteskrivelse VOF 2018-12-14> TJÄNSTESKRIVELSE 2 2018-12-14 Diarienr 394-2018 Månadsrapporten med tillhörande kommentarer och besparingar ska skickas med beslutet. Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

1, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: Månadsrapport till och med november 2018 Vård- och omsorgsnämnden Månadsrapport per november 2018

1, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: Månadsrapport till och med november 2018 Vård- och omsorgsnämndens verksamhet Biståndsbeslut (enligt SoL, LSS, HSL) Egen regi -Sektor Hemtjänst -Sektor Säbo (särskilt boende) -Sektor LSS -Sektor Förvaltningsövergripande (t.ex. daglig verksamhet, anhörigstöd teknik & service mm.) Stöd till både interna och externa verksamheter - Nattorganisation - Hälsofrämjande enheten (HFE) Externa utförare

1, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: Månadsrapport till och med november 2018 Ekonomiskt resultat Resultat januari-november, inklusive periodiseringar -8,3 mnkr 2018 6,6 mnkr 2017

1, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: Månadsrapport till och med november 2018 Prognos november per 2018 Vård- och omsorgsnämnden prognos: 7,0 mnkr i underskott Uppdragssidan: 12,5 mnkr i underskott Egen regi: 5,5 mnkr i överskott

1, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: Månadsrapport till och med november 2018 VON:s resultat per november, totalt underskott 8,3 mnkr Medborgarnas behov utifrån biståndsbeslut Egen regi Varav överskott 1,6 mnkr Varav underskott -9,9 mnkr

1, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: Månadsrapport till och med november 2018 Ekonomiskt resultat för medborgarnas totala biståndsbehov per november Verksamhet Periodbudget (mnkr) Jan-nov Periodiserat resultat (mnkr) Jan-nov Periodiserat resultat jämfört med budget Jan-nov Prognos för 2018 Periodiserat resultat jämfört med budget Jan- nov 2017 Intäkter -1395,3-1400,2 4,9 5,0-2,5 Äldreomsorg (hemtjänst och särskilt boende) LSS (boende, daglig verksamhet LASSärenden m.m.) Övrigt (mötesplatser, administration m.m.) 796,0 803,4-7,4-8,5-23,0 516,0 535,2-19,2-20,0-3,7 83,4 71,6 11,8 11,0 17,5 Totalt 0,0-9,9-12,5-11,7

1, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: Månadsrapport till och med november 2018 Ekonomiskt resultat för egen regi per november Sektor Periodbudget (mnkr) Jan-nov Periodiserat Resultat (mnkr) Jan- nov Periodiserat Resultat (mnkr) Jan- nov 2017 Prognos för 2018 Staben 0,0 1,1 2,8 0,5 Förvaltningsövergripande (t.ex. daglig verksamhet, anhörigstöd, teknik & service m.m.) -0,1-0,3-1,2 0,0 LSS-boende -0,7 0,9 7,3 2,0 Säbo (särskilt boende, korttidsboende) -0,5-5,6 1,3-3,5 Hemtjänst (inkl. boendestöd) -0,3 5,5 8,1 6,5 Totalt -1,6 1,6 18,3 5,5

1, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: Månadsrapport till och med november 2018 Ekonomiskt resultat för Vård- och omsorgsnämnden per november (i mnkr) Resultat Jan-nov Prognos Jan-dec Resultat Jan-dec Besparing 2018-8,3-7,0 38,0+10,0=48,0 2017 6,6 7,5 (nov) 0,1 2016 15,7 10,0 (nov) 14,2 15,2 2015-20,8-21,5 (nov) -15,2 (10,5) 15,2+10,3=25,3 2014-16,0 0,0 (aug) -15,2 32,4+10,0=42,4

1, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: Månadsrapport till och med november 2018 Sjukfrånvaro Vård- och omsorgsförvaltningen

1, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: Månadsrapport till och med november 2018 Sjukfrånvaro per sektor

1, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: Månadsrapport till och med november 2018 Korttidsfrånvaro dag 1-14 Vård- och omsorgsförv

1, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: Månadsrapport till och med november 2018 Korttidsfrånvaro dag 1-14 per sektor

1, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: Månadsrapport till och med november 2018 Antal långtidssjuka 60 dagar eller mer Varav 108 på heltid

1, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: Månadsrapport till och med november 2018 Sjukfrånvaro per yrkesgrupp jan-okt

1, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: Månadsrapport till och med november 2018 Övertid, timmar per månad

1, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: Månadsrapport till och med november 2018 Andel övertid av arbetad tid per sektor

1, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: Månadsrapport till och med november 2018 Andel timtid av arbetad tid

1, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: Månadsrapport till och med november 2018 Andel timtid av arbetad tid per sektor

1, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: Kommentarer till månadsrapport till och med november 2018 Månadsrapport per november 2018 Vård- och omsorgsnämnden Vård- och omsorgsnämndens periodiserade resultat per november är ett underskott med 8,3 miljoner kronor (mnkr). 2017 var det periodiserade resultatet ett överskott med 6,6 mnkr för samma period. Periodbudget Resultat Resultat 2018 (avvikelse mot Resultat Period- Resultat Prognos Resultat 2018 periodbudget) Prognos 2018 2017 budget 2018 2018 2017 Behov Jan-nov Jan-nov Jan-nov Jan-nov Jan-nov Egen regi Jan-nov Jan-nov Jan-nov Jan-nov Intäkter -1395,3-1400,2 4,9 5,0-2,5 Sektor hemtjänst -0,3 5,5 6,5 8,1 Äldreomsorg, hemsjukvård 796,0 803,4-7,4-8,5-23,0 Sektor Säbo -0,5-5,6-3,5 1,3 LSS 516,0 535,2-19,2-20,0-3,7 Sektor LSS (boende) -0,7 0,9 2,0 7,3 Övrigt 83,4 71,6 11,8 11,0 17,5 Sektor Förvaltningsövergripand -0,1-0,3 0,0-1,2 Staben Egen-regi 0,0 1,1 0,5 2,8 Summa -9,9-12,5-11,7 Summa -1,6 1,6 5,5 18,3 Totalt Resultat VoN per nov -8,3 Prognos per nov -7,0 Inom Vård- och omsorgsnämnden fördelas det ekonomiska resultatet på Behovssidan och Egen regi. Behovssidan redovisar ett underskott med 9,9 mnkr (11,7 mnkr i underskott för samma period 2017). Egen regi redovisar ett överskott med 1,6 mnkr (18,3 mnkr i överskott för samma period 2017). Prognosen som förvaltningen lämnar är ett resultat på -7,0 mnkr per sista december. Prognosen baseras på att det inte blir några större behovsökningar av vård och omsorg under resten av året 2018. Vård- och omsorgsnämnden följer åtgärdsprogrammet och de planerade effektiviseringarna går enligt plan. Underskottet beror främst på ökade behov inom personlig assistans och nya behov av elevhemsplatser på annan ort. Uppföljning av de planerade besparingarna finns i en separat bilaga. Sjukfrånvaron per september var 8,3 procent (i september 2017 var den 8,3 procent). Målet är att nämndens totala sjukfrånvaro ska vara högst 8,0 procent under 2018. 2018 jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec Total sjukfrånvaro 9,0 10,5 9,6 7,9 8,3 7,2 6,0 7,0 8,3 Korttidssjukfrånvaro dag 1-14 4,0 5,5 4,2 2,6 3,1 2,7 2,5 2,8 4,0 Långtidssjukfrånvaro dag 60-41,7 37,0 44,3 53,9 50,3 50,9 46,4 40,5 34,2 2017 jan feb mar apr maj jun jul aug sep okt nov dec Total sjukfrånvaro 10,0 10,3 9,6 8,6 8,6 7,7 6,9 7,2 8,3 8,5 8,7 9,0 Korttidssjukfrånvaro dag 1-14 4,0 4,5 3,7 2,9 3,0 2,6 2,4 2,6 3,5 3,5 3,0 3,3 Långtidssjukfrånvaro dag 60-45,6 41,0 44,6 50,1 52,2 57,4 50,1 50,7 47,1 42,8 48,1 44,5 Vård- och omsorgsförvaltningen Mona Jonsson, ekonomichef, 2018-12-14

2, ON 2018-12-18 08:30 ON: 1088/2... TJÄNSTESKRIVELSE 1 2018-12-06 Diarienr 1088-2018 Handläggare Mona Jonsson Ekonomichef Förslag till Vård- och omsorgsnämnden Vård- och omsorgsnämndens detaljbudget för 2019 Kommunfullmäktige fastställde den 22 november 2018 en budgetram på 1 512 miljoner kronor för Vård- och omsorgsnämnden år 2019. Vård- och omsorgsförvaltningen har utifrån denna budgetram tagit fram ett förslag till detaljbudget som visar budgetens fördelning mellan nämndens olika verksamheter. Förslag till beslut Vård- och omsorgsförvaltningens förslag till detaljbudget för år 2019 fastställs. Underlag för beslut Vård- och omsorgsförvaltningens tjänsteskrivelse 2018-12-06 Vård- och omsorgsnämndens detaljbudget för 2019 Bakgrund Kommunfullmäktige fastställde i november 2018 en budgetram på 1 512 miljoner kronor (mnkr) för Vård- och omsorgsnämnden år 2019. År 2018 var nämndens budgetram 1 407 mnkr. Nedan redovisas hur Vård- och omsorgsnämndens budgetram har förändrats från år 2018 till år 2019. Uppräkning av löner: 33 mnkr Uppräkning av övriga kostnader: 2 mnkr Demografi (fler äldre): 21 mnkr Äskanden till följd av lagändringar: 15 mnkr Verksamhetsförändringar: 47 mnkr Besparingar: -13 mnkr Vård- och omsorgsförvaltningen har utifrån budgetramen 2019 utarbetat ett förslag till detaljbudget som visar budgetens fördelning mellan nämndens olika verksamheter. Detaljbudgeten för 2019 baseras i grunden på resultatet för perioden januari-oktober 2018. Resultatet har räknats om till ett preliminärt helårsresultat som har räknats upp med 2,4 procent. Därefter har förvaltningen gjort justeringar mellan olika verksamheters uppskattade behov inför 2019. I förslaget till detaljbudget finns det beskrivet vilka förändringar som förvaltningen har gjort jämfört med prognosen för resultatet år 2018. Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

2, ON 2018-12-18 08:30 ON: 1088/2... TJÄNSTESKRIVELSE 2 2018-12-06 Diarienr 1088-2018 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Lars Liljedahl Förvaltningschef Mona Jonsson Ekonomichef Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Ekonomichef Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

2, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: <Tjänsteskrivelse VOF 2018-12-06> TJÄNSTESKRIVELSE 1 2018-12-06 Diarienr 1088-2018 Handläggare Mona Jonsson Ekonomichef Förslag till Vård- och omsorgsnämnden Vård- och omsorgsnämndens detaljbudget för 2019 Kommunfullmäktige fastställde den 22 november 2018 en budgetram på 1 512 miljoner kronor för Vård- och omsorgsnämnden år 2019. Vård- och omsorgsförvaltningen har utifrån denna budgetram tagit fram ett förslag till detaljbudget som visar budgetens fördelning mellan nämndens olika verksamheter. Förslag till beslut Vård- och omsorgsförvaltningens förslag till detaljbudget för år 2019 fastställs. Underlag för beslut Vård- och omsorgsförvaltningens tjänsteskrivelse 2018-12-06 Vård- och omsorgsnämndens detaljbudget för 2019 Bakgrund Kommunfullmäktige fastställde i november 2018 en budgetram på 1 512 miljoner kronor (mnkr) för Vård- och omsorgsnämnden år 2019. År 2018 var nämndens budgetram 1 407 mnkr. Nedan redovisas hur Vård- och omsorgsnämndens budgetram har förändrats från år 2018 till år 2019. Uppräkning av löner: 33 mnkr Uppräkning av övriga kostnader: 2 mnkr Demografi (fler äldre): 21 mnkr Äskanden till följd av lagändringar: 15 mnkr Verksamhetsförändringar: 47 mnkr Besparingar: -13 mnkr Vård- och omsorgsförvaltningen har utifrån budgetramen 2019 utarbetat ett förslag till detaljbudget som visar budgetens fördelning mellan nämndens olika verksamheter. Detaljbudgeten för 2019 baseras i grunden på resultatet för perioden januari-oktober 2018. Resultatet har räknats om till ett preliminärt helårsresultat som har räknats upp med 2,4 procent. Därefter har förvaltningen gjort justeringar mellan olika verksamheters uppskattade behov inför 2019. I förslaget till detaljbudget finns det beskrivet vilka förändringar som förvaltningen har gjort jämfört med prognosen för resultatet år 2018. Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

2, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: <Tjänsteskrivelse VOF 2018-12-06> TJÄNSTESKRIVELSE 2 2018-12-06 Diarienr 1088-2018 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Lars Liljedahl Förvaltningschef Mona Jonsson Ekonomichef Beslutet skickas till Kommunstyrelsen Ekonomichef Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

2, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: Vård- och omsorgsnämndens detaljbudget för 2019 Vård- och omsorgsnämndens detaljbudget för 2019 Resursfördelningen visas i miljoner kronor (mnkr). Utgångspunkter Vård- och omsorgsnämndens detaljbudget för 2019 baseras i grunden på resultatet för perioden januari-oktober 2018. Resultatet/utfallet har räknats om till ett preliminärt helårsresultat (en prognos) som räknats upp med 2,4 procent i enlighet med Kommunfullmäktiges ramtilldelning. Därefter har det gjorts justeringar mellan olika verksamheters uppskattade behov inför 2019. I kolumnen "Kommentar till förändring för 2019 års budget" nedan beskrivs vilka förändringar som gjorts jämfört med prognosen för resultatet 2018. Detaljbudget Budget 2018 Prognos helår 2018 Budget 2019 Kommentar till förändring för 2019 års budget (jämfört med prognosen för resultatet år 2018) Intäkter Intäkter - bland annat avgifter från medborgare och fortlöpande statsbidrag Statsbidrag -85,8-80,7-79,9 Intäkter p.g.a. nya avgifter för wifi på särskilda boenden, ökade intäkter för minskade hyressubventioner. I prognosen för 2018 ingår intäkter från sanktioner som är engångsbelopp och räknas bort i budgeten för 2019 (totalt 2,5 mnkr). Avser stimulansmedel för Prio (överenskommelse mellan staten och Sveriges kommuner och landsting om psykisk hälsa). -19,8-19,7-0,7 Omdisponering ram -3,6-2,8-2,9 Avser intäkt som tidigare ingick i budgetram, (Område HR (personalavdelningen) och Ekonomi & Finans). Kommunbidrag (nämndens budgetram) -1407-1418,8-1512 Ökad budgetram p.g.a. verksamhetsförändringar jämfört med 2018 inklusive effektiviseringar. LSS-buffert från centralbuffert -6-6,0-7,8 Summa totala intäkter -1522,2-1528,0-1603,3 Kostnader Hemtjänst, hemsjukvård, särskilt boende m.m. Dygnsersättning (särskilt boende) 338,2 342,0 356,7 Förändringen avser årlig uppräkning. Den totala beläggningen på boendeplatser är precis som 2018 beräknad till 98 procent. Ökad kostnad för boendet Skogsbruksvägen 133. Helårseffekt av kostnader för SoL-boende på Västervik och ökad kostnad för SOLboende i Lit. Korttidsboende 33,8 33,2 32,0 Planeringen är att minska antalet korttidsboenden, eftersom planen är att fler medborgare ska få stöd av Trygghetsteamet istället för plats på korttidsboende. Nivåersättningar (hemtjänst, omvårdnad) 265,6 276,9 277,3 Minskade kostnader för boendestöd genom effektivisering. Tillämpning av hemsjukvårdsavtalet med Regionen ger ökade intäkter eller minskade kostnader. Minskade kostnader p.g.a. införande av välfärdsteknik. Nattorganisation 34,7 34,3 35,1 Förändringen avser endast årlig uppräkning. Hälsofrämjande enheten 24,9 26,2 26,8 Effektiviserig genom geografisk placering av arbetsterapeuter och fysioterapeuter. Ökade kostnader för ökat behov inom LSS. Servicetjänster (hemtjänst) 15,7 15,2 15,6 Förändringen avser endast årlig uppräkning. Legitimerad personal och beredskapsorganisation 45,5 43,7 40,8 Tillämpning av hemsjukvårdsavtalet med Regionen ger ökade intäkter eller minskade kostnader. Minskade kostnader för legitimerad personal. Lokalhyror 71,2 68,0 71,0 Ökande hyreskostnader för SoL-boende på Västervik och modulhusent Lit. Betalningsansvar (till Region Jämtland Härjedalen för 2,0 0,0 3,0 medicinskt färdigbehandlade personer) Befogenhetslagen 2,5 Nya insatser utifrån befogenhetslagen, t.ex. tjänsten "digital guide", servicetjänster, matdistribution och säkerhetsbesök i hemmet. Demensteamet 2,3 2,2 2,3 Förändringen avser endast årlig uppräkning. Övrigt (bl.a. anhörigverksamhet, tekniska hjälpmedel, 34,5 35,2 36,0 Förändringen avser endast årlig uppräkning. dagverksamhet för äldre) Summa hemtjänst, hemsjukvård, särskilt boende m.m. 868,4 876,9 899,1 LSS-verksamhet Boende 349,8 358,4 377,4 Vid framförallt nya beslut kommer det att bli en förskjutning från LSS-bostad till SoLboendestöd, vilket kommer att leda till minskade kostnader för personal. Under 2019 kommer det att bli ökade kostnader för nya personer på LSS-bostäder. Det har tillkommit 20 personer under 2018 som det blir helårseffekt för 2019. Under 2019 planerar vi för 10 nya personer. Effektiviseringar som planeras är att minska dagtäckning när medborgare flyttat till LSS-bostad för äldre samt semesterresor med personal endast vartannat år. Elevhem och korttidsvistelse 26,0 29,8 40,2 Kostnader för start av korttidsboende inom LSS, nytt 7-dagars elevhem samt köp av elevhemsplatser. Personlig assistans 82,6 89,2 96,4 Förändringen avser ökade kostnader till följd av förändrad lagtolkning av Försäkringskassan. Övriga LSS-insatser (bl.a. daglig verksamhet, habiliteringsteamet och avlösning) 104,5 107,4 104,3 Kostnader för nya lokaler till nya grupper inom daglig verksamhet. Minskade kostnader för biståndsbeslut som följer rättspraxis. Summa LSS-verksamhet 562,9 584,8 618,3 Övriga verksamheter Öppen verksamhet (bl.a. mötesplatser) 11,2 9,7 9,9 Förändringen avser endast årlig uppräkning. Ledning/administration, Enheten för ledningsstöd och Uppdragsenheten 43,1 38,7 40,4 Fördelning av kostnaderna är 40 procent lönekostnader och 60 procent verksamhetskostnader (datalicenser för verksamhetssystem, lokalhyror, OH för köp från Serviceförvaltningen, larm och bevakning, resekostnader, utbildningskostnader m.m.). Inför 2019 är det 2 nya tjänster: 1 administratör för avgifter och 1 handläggare. Myndighetsenheten 21,3 20,0 21,5 Förändringen avser endast årlig uppräkning. Vård- och omsorgsnämnden 1,5 1,2 1,5 Förändringen avser endast årlig uppräkning. Summa övriga verksamheter 77,1 69,6 73,3 Utvecklingsområden från 2016 Hälsofrämjande arbetsplatser 1,0 0,8 0,5 Hälsofrämjande kommun 2,9 1 0,5 Utvecklingsprojekt 1,1 0,7 1,0 Avser utvecklingsmedel som verksamheterna kan söka för olika utvecklingsprojekt. Summa utvecklingsområden från 2016 5,0 2,5 2,0 Övrigt Ökad kostnad till Serviceförvaltningen 6,4 6,4 6,5 Förändringen avser endast årlig uppräkning. Oförutsett 1,2 0,0 2,9 Kompetensgruppen 1,2 1,2 1,2 Förändringen avser endast årlig uppräkning. Summa övrigt 8,8 1,2 10,6 Budgeterat överskott 0,0 Summa totala kostnader 1522,2 1535,0 1603,3 Totalt (intäkter - kostnader) 0,0 7,0 0,0

3, ON 2018-12-18 08:30 ON: 1777/2... TJÄNSTESKRIVELSE 1 2018-12-06 Diarienr 1777-2018 Handläggare Åsa Trolle Enhetschef Förslag till Vård- och omsorgsnämnden Yttrande över förslag till digitaliseringsstrategi för Östersunds kommun år 2018 2022 IT-enheten har tagit fram ett förslag till digitaliseringsstrategi för Östersunds kommun som de nu vill att Vård- och omsorgsnämnden ska yttra sig över. IT-enheten vill ha nämndens yttrande senast den 31 december. Digitaliseringsstrategin kommer att ersätta den vision och e-strategi för Östersunds kommun som fastställdes av Kommunstyrelsen i februari 2015. Förslag till beslut Vård- och omsorgsnämnden antar förvaltningens förslag daterat den 6 december 2018 till sitt yttrande över Digitaliseringsstrategi Östersunds kommun 2018 2022. Underlag för beslut Vård- och omsorgsförvaltningens tjänsteskrivelse 2018-12-06 Digitaliseringsstrategi för Östersunds kommun år 2018 2022 Bakgrund IT-enheten har tagit fram ett förslag till strategi för hur kommunens digitaliseringsarbete ska utvecklas under perioden 2018 2022. Vård- och omsorgsnämnden har tillsammans med övriga nämnder och styrelser getts möjlighet att lämna synpunkter på den föreslagna strategin. Remissvaren kommer att arbetas in i det slutliga förslaget som sedan går till Kommunfullmäktige för beslut under 2019. Yttrande Ett antal strategiska utvecklingsområden har identifierats i strategin och Vård- och omsorgsnämnden instämmer i att just dessa utvecklingsområden är särskilt viktiga. Nämnden lämnar sina synpunkter i kursiv stil under respektive utvecklingsområde nedan. Öka ledningens och medarbetarnas digitala kompetens Den digitala kompetensen måste öka hos både ledning och medarbetare. Här krävs flexibilitet, lyhördhet och tid utifrån verksamheternas skiftande digitala bakgrund och mognad. Från utbildarens sida måste det finnas en pedagogisk kunskap som gör att mottagarna lättare kan ta till sig det som Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

3, ON 2018-12-18 08:30 ON: 1777/2... TJÄNSTESKRIVELSE 2 Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se 2018-12-06 Diarienr 1777-2018 förmedlas. Det är även viktigt med en tydlig plan som omfattar alla delar av organisationen. Anpassa kommunens processer till ett digitalt arbetssätt Processer och arbetssätt måste anpassas för att bli mer digitala och fungera mot en allt mer digitaliserad omvärld. Det är viktigt att anpassningen av kommunens processer alltid sker med utgångspunkt i medborgarnas behov. Vård- och omsorgsnämnden vill särskilt belysa vikten av att alla medborgare på ett enkelt sätt ska kunna ta del av beslutsprotokoll och/eller andra styrande dokument. I ett demokratiperspektiv är det viktigt att vi gör anpassningar som passar alla medborgare även de som inte är särskilt digitala idag. Det måste finnas en tydlighet och medvetenhet i hela organisationen så att alla medarbetare förstår vikten och värdet av digitalisering. Skapa infrastruktur för digitalisering Kommunen måste ha en väl utbyggd infrastruktur för att möta medborgarnas och verksamheternas krav kopplat till digitalisering. Här vill Vård- och omsorgsnämnden poängtera att kommunen även måste ta hänsyn till de medborgare som inte är digitala. I rapporten Pensionärer och internet 2014, av Olle Finndahl från 2015, menar man att det är betydligt fler pensionärerna som har tillgång till internet än som verkligen använder det. Detta kan i sig grunda sig i äldres (över 65 år) attityder gentemot ny teknik. Ny teknik anses inte tjäna ett användbart syfte, som i sin tur beror på att utvecklare inte har tagit hänsyn till dem. Statistiska Centralbyråns befolkningsprognos visar att andelen äldre människor (över 65 år) förväntas öka med 30 procent mellan åren 2010 och 2050. Det betyder att cirka 25 procent av befolkningen kommer att vara 65 år eller äldre år 2050 (Folkhälsomyndigheten, 2014). En undersökning som Kantar Sifo gjorde 2017 visar dessutom att var fjärde synskadad medlem i Synskadades Riksförbund aldrig har använt internet. Det behöver därför finnas en infrastruktur som tar hand om dessa medborgare också. En motsatt trend är att fler och fler kliver av digitaliseringståget och väljer bort framförallt sociala medier, men även andra digitala delar. Sist men inte minst är det viktigt att ta hänsyn till både de hårda och de mjuka infrastrukturdelarna. Den hårda infrastrukturen handlar framförallt om att alla arbetsplatser behöver en stabil och snabb internetuppkoppling. Mjuk infrastruktur kan handla om till exempel kommunikation via textmed-

3, ON 2018-12-18 08:30 ON: 1777/2... TJÄNSTESKRIVELSE 3 2018-12-06 Diarienr 1777-2018 delanden (sms), fotodelnings- och multimediaappar (exempelvis Snapchat) samt ändamålsenliga och kompatibla verksamhetssystem/programvaror som kan prata med varandra. Det är viktigt att infrastrukturen är under ständig utveckling/anpassning utifrån både omvärldsfaktorer och medborgares olika behov. Öka säkerheten vid digital informationshantering I takt med att allt fler tjänster erbjuds digitalt höjs också kraven på säkerhet i de system och tjänster som Östersunds kommun använder. De system Östersunds kommun använder måste därför vara anpassade till de krav verksamheten ställer både på säkerhet och på effektivitet. Idag är inte e-posten ett säkert alternativ till kommunikation. Det behövs i första hand arbetas med säkerheten vad gäller de grundsystem som används i kommunen. Säkerheten behöver även tillgodoses ur ett medborgarperspektiv, exempelvis genom att ha Journal på nätet. Det är viktigt att medarbetarnas eventuellt ökade arbetsbelastning tas i beaktande när IT-säkerheten ska förbättras. Öka publiceringen av öppna data Med den ökade digitaliseringen kommer också större möjligheter att publicera öppna data (PSI-data). Vård- och omsorgsnämnden håller med om att detta är en angelägen utvecklingsmöjlighet. En ökad tillgång till öppna data är eftersträvansvärd och önskvärd. Samtidigt behöver medborgares enskilda data vara så skyddade att de aldrig kan komma i orätta händer. Detta handlar ytterst om lagstiftning, men sannolikt även om lokala avvägningar där integritet och öppenhet är två storheter som behöver balanseras. Övriga synpunkter Det är viktigt att tänka på den digitala skillnaden mellan till exempel en 25- åring och en 75-åring. Synsättet är olika, och om information ska vara tillgänglig så måste den presenteras på ett sådant sätt att alla hittar den och förstår den. Blir det för krångligt kommer 75-åringen troligen att logga ut. Generellt saknar strategin kopplingar till medborgarbehovet, vilket behöver lyftas fram på ett tydligare sätt. Digitaliseringens utgångspunkt är att effektivisera och underlätta för verksamheterna. Utvecklingen av digitala tjänster, och arbetet med att säkerställa IT-säkerheten, måste ske i samverkan mellan tjänstepersoner med sakkunskap inom IT och baspersonal med sakkunskap om kommunens olika verksamheter. Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

3, ON 2018-12-18 08:30 ON: 1777/2... TJÄNSTESKRIVELSE 4 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 2018-12-06 Diarienr 1777-2018 Lars Liljedahl Vård- och omsorgschef Åsa Trolle Enhetschef Teknik och service Beslutet skickas till Projektledare på IT-enheten Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

3, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: <Tjänsteskrivelse VOF 2018-12-06> TJÄNSTESKRIVELSE 1 2018-12-06 Diarienr 1777-2018 Handläggare Åsa Trolle Enhetschef Förslag till Vård- och omsorgsnämnden Yttrande över förslag till digitaliseringsstrategi för Östersunds kommun år 2018 2022 IT-enheten har tagit fram ett förslag till digitaliseringsstrategi för Östersunds kommun som de nu vill att Vård- och omsorgsnämnden ska yttra sig över. IT-enheten vill ha nämndens yttrande senast den 31 december. Digitaliseringsstrategin kommer att ersätta den vision och e-strategi för Östersunds kommun som fastställdes av Kommunstyrelsen i februari 2015. Förslag till beslut Vård- och omsorgsnämnden antar förvaltningens förslag daterat den 6 december 2018 till sitt yttrande över Digitaliseringsstrategi Östersunds kommun 2018 2022. Underlag för beslut Vård- och omsorgsförvaltningens tjänsteskrivelse 2018-12-06 Digitaliseringsstrategi för Östersunds kommun år 2018 2022 Bakgrund IT-enheten har tagit fram ett förslag till strategi för hur kommunens digitaliseringsarbete ska utvecklas under perioden 2018 2022. Vård- och omsorgsnämnden har tillsammans med övriga nämnder och styrelser getts möjlighet att lämna synpunkter på den föreslagna strategin. Remissvaren kommer att arbetas in i det slutliga förslaget som sedan går till Kommunfullmäktige för beslut under 2019. Yttrande Ett antal strategiska utvecklingsområden har identifierats i strategin och Vård- och omsorgsnämnden instämmer i att just dessa utvecklingsområden är särskilt viktiga. Nämnden lämnar sina synpunkter i kursiv stil under respektive utvecklingsområde nedan. Öka ledningens och medarbetarnas digitala kompetens Den digitala kompetensen måste öka hos både ledning och medarbetare. Här krävs flexibilitet, lyhördhet och tid utifrån verksamheternas skiftande digitala bakgrund och mognad. Från utbildarens sida måste det finnas en pedagogisk kunskap som gör att mottagarna lättare kan ta till sig det som Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

3, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: <Tjänsteskrivelse VOF 2018-12-06> TJÄNSTESKRIVELSE 2 Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se 2018-12-06 Diarienr 1777-2018 förmedlas. Det är även viktigt med en tydlig plan som omfattar alla delar av organisationen. Anpassa kommunens processer till ett digitalt arbetssätt Processer och arbetssätt måste anpassas för att bli mer digitala och fungera mot en allt mer digitaliserad omvärld. Det är viktigt att anpassningen av kommunens processer alltid sker med utgångspunkt i medborgarnas behov. Vård- och omsorgsnämnden vill särskilt belysa vikten av att alla medborgare på ett enkelt sätt ska kunna ta del av beslutsprotokoll och/eller andra styrande dokument. I ett demokratiperspektiv är det viktigt att vi gör anpassningar som passar alla medborgare även de som inte är särskilt digitala idag. Det måste finnas en tydlighet och medvetenhet i hela organisationen så att alla medarbetare förstår vikten och värdet av digitalisering. Skapa infrastruktur för digitalisering Kommunen måste ha en väl utbyggd infrastruktur för att möta medborgarnas och verksamheternas krav kopplat till digitalisering. Här vill Vård- och omsorgsnämnden poängtera att kommunen även måste ta hänsyn till de medborgare som inte är digitala. I rapporten Pensionärer och internet 2014, av Olle Finndahl från 2015, menar man att det är betydligt fler pensionärerna som har tillgång till internet än som verkligen använder det. Detta kan i sig grunda sig i äldres (över 65 år) attityder gentemot ny teknik. Ny teknik anses inte tjäna ett användbart syfte, som i sin tur beror på att utvecklare inte har tagit hänsyn till dem. Statistiska Centralbyråns befolkningsprognos visar att andelen äldre människor (över 65 år) förväntas öka med 30 procent mellan åren 2010 och 2050. Det betyder att cirka 25 procent av befolkningen kommer att vara 65 år eller äldre år 2050 (Folkhälsomyndigheten, 2014). En undersökning som Kantar Sifo gjorde 2017 visar dessutom att var fjärde synskadad medlem i Synskadades Riksförbund aldrig har använt internet. Det behöver därför finnas en infrastruktur som tar hand om dessa medborgare också. En motsatt trend är att fler och fler kliver av digitaliseringståget och väljer bort framförallt sociala medier, men även andra digitala delar. Sist men inte minst är det viktigt att ta hänsyn till både de hårda och de mjuka infrastrukturdelarna. Den hårda infrastrukturen handlar framförallt om att alla arbetsplatser behöver en stabil och snabb internetuppkoppling. Mjuk infrastruktur kan handla om till exempel kommunikation via textmed-

3, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: <Tjänsteskrivelse VOF 2018-12-06> TJÄNSTESKRIVELSE 3 2018-12-06 Diarienr 1777-2018 delanden (sms), fotodelnings- och multimediaappar (exempelvis Snapchat) samt ändamålsenliga och kompatibla verksamhetssystem/programvaror som kan prata med varandra. Det är viktigt att infrastrukturen är under ständig utveckling/anpassning utifrån både omvärldsfaktorer och medborgares olika behov. Öka säkerheten vid digital informationshantering I takt med att allt fler tjänster erbjuds digitalt höjs också kraven på säkerhet i de system och tjänster som Östersunds kommun använder. De system Östersunds kommun använder måste därför vara anpassade till de krav verksamheten ställer både på säkerhet och på effektivitet. Idag är inte e-posten ett säkert alternativ till kommunikation. Det behövs i första hand arbetas med säkerheten vad gäller de grundsystem som används i kommunen. Säkerheten behöver även tillgodoses ur ett medborgarperspektiv, exempelvis genom att ha Journal på nätet. Det är viktigt att medarbetarnas eventuellt ökade arbetsbelastning tas i beaktande när IT-säkerheten ska förbättras. Öka publiceringen av öppna data Med den ökade digitaliseringen kommer också större möjligheter att publicera öppna data (PSI-data). Vård- och omsorgsnämnden håller med om att detta är en angelägen utvecklingsmöjlighet. En ökad tillgång till öppna data är eftersträvansvärd och önskvärd. Samtidigt behöver medborgares enskilda data vara så skyddade att de aldrig kan komma i orätta händer. Detta handlar ytterst om lagstiftning, men sannolikt även om lokala avvägningar där integritet och öppenhet är två storheter som behöver balanseras. Övriga synpunkter Det är viktigt att tänka på den digitala skillnaden mellan till exempel en 25- åring och en 75-åring. Synsättet är olika, och om information ska vara tillgänglig så måste den presenteras på ett sådant sätt att alla hittar den och förstår den. Blir det för krångligt kommer 75-åringen troligen att logga ut. Generellt saknar strategin kopplingar till medborgarbehovet, vilket behöver lyftas fram på ett tydligare sätt. Digitaliseringens utgångspunkt är att effektivisera och underlätta för verksamheterna. Utvecklingen av digitala tjänster, och arbetet med att säkerställa IT-säkerheten, måste ske i samverkan mellan tjänstepersoner med sakkunskap inom IT och baspersonal med sakkunskap om kommunens olika verksamheter. Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

3, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: <Tjänsteskrivelse VOF 2018-12-06> TJÄNSTESKRIVELSE 4 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 2018-12-06 Diarienr 1777-2018 Lars Liljedahl Vård- och omsorgschef Åsa Trolle Enhetschef Teknik och service Beslutet skickas till Projektledare på IT-enheten Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

3, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: Digitaliseringsstrategi för Östersunds kommun år 2018-2022 Program Strategi Policy Riktlinje Digitaliseringsstrategi 2018 2022

3, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: Digitaliseringsstrategi för Östersunds kommun år 2018-2022 Sida 2 Dokumentnamn: Digitaliseringsstrategi 2018 2022 Berörd verksamhet: Östersunds kommun Fastställd av: Kommunfullmäktige 2018-mm-dd,, dnr xxx-20xx Dokumentansvarig: It-chef Gäller från: 2019-01-01 Gäller till: 2022-12-31 Sammanfattning Samhället blir allt mer digitaliserat och medborgarnas förväntningar på digitala tjänster ökar. Det ställs också ökade krav på digitalisering hos kommunerna från regering och riksdag. För att klara omställningen måste Östersunds kommun öka takten i digitaliseringsarbetet. I detta dokument presenteras en strategi för hur kommunens digitaliseringsarbete ska utvecklas under perioden 2018 2022. Följande strategiska utvecklingsområden har identifierats: Öka ledningens och medarbetarnas digitala kompetens Den digitala kompetensen måste öka hos både ledning och medarbetare. Anpassa kommunens processer till ett digitalt arbetssätt Processer och arbetssätt måste anpassas för att bli mer digitala och fungera mot en allt mer digitaliserad omvärld. Skapa infrastruktur för digitalisering Kommunen måste ha en väl utbyggd infrastruktur för att möta medborgarnas och verksamheternas krav kopplat till digitalisering. Öka säkerheten vid digital informationshantering I takt med att allt fler tjänster erbjuds digitalt höjs också kraven på säkerhet i de system och tjänster Östersunds kommun använder. De system Östersunds kommun använder måste därför vara anpassade till de krav verksamheten ställer både på säkerhet och effektivitet. Öka publiceringen av öppna data Genom den ökade digitaliseringen kommer också större möjligheter att publicera öppna data (PSI-data).

3, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: Digitaliseringsstrategi för Östersunds kommun år 2018-2022 Sida 3 1. Inledning 1.1 Varför behövs en digitaliseringsstrategi? I omvärlden sker en förändring där allt fler digitala tjänster erbjuds kommunens medborgare. Det kommer också ökade krav på digitalisering hos kommunerna från regering och riksdag, här kan särskilt men inte uteslutande nämnas För ett hållbart digitaliserat Sverige en digitaliseringsstrategi och Nationell digitaliseringsstrategi för skolväsendet som båda presenterades av regeringen under 2017. Digitalisering är därför inte ett val utan något som är nödvändigt för att Östersunds kommun ska kunna agera i takt med den omvärld som kommunen verkar i och leva upp till de krav som medborgarna ställer på kommunen. Digitalisering är en fråga som samtliga verksamheter inom Östersunds kommun måste hantera. Digitalisering handlar om förändrade arbetssätt men involverar också nya eller förändrade it-stöd. I den senare delen krävs samverkan mellan verksamheterna och kommunens it-enhet. I arbetet med digitalisering är det viktigt att komma ihåg att det inte har något egenvärde att digitalisera. Värdet med digitalisering uppstår först när digitaliseringen används för att förverkliga de mål som verksamheterna har satt. Det kan handla om att göra vardagen enklare för de medborgare som har kontakt med kommunen, främja innovation och delaktighet eller höja kvalitet och effektivitet i verksamheten. För att digitaliseringen ska ge maximal nytta måste arbetet med digitalisering utgå från att processer ska digitaliseras från start till slut. Det krävs också att processernas utformning och möjligheten att automatisera hela eller delar av processerna ses över. Det kan handla både om att automatisera beräkningar och att automatisera beslut. Att bara omvandla analoga blanketter till e-tjänster men behålla samma manuella process bakom ger inte full effekt av digitaliseringen. Bättre är då att skapa e-tjänster där även beslutsfattandet kan automatiseras. Det avlastar våra medarbetare och höjer servicenivån mot medborgarna genom ökad konsekvens i handläggningen och snabbare beslut i ärenden. Denna strategi ersätter det tidigare dokumentet "Vision och e-strategi för Östersunds kommun" (KS 2014-02-25) som härmed upphör. 1.2 Syfte För att arbeta framgångsrikt med digitaliseringsfrågor behövs ett strukturerat och systematiskt arbetssätt. Syftet med denna strategi är att tydliggöra för chefer och medarbetare i Östersunds kommun vad som är kommunens prioriterade utvecklingsområden inom digitalisering de kommande åren, hur digitalisering ska användas för att nå de mål som kommunen 1 har fastställt och leva upp till de krav som medborgarna ställer på kommunen. 1.3 Metod Strategin har tagits fram av en arbetsgrupp bestående av representanter från it-enheten. Samtliga nämnder/styrelser och förvaltningar inom kommunen har fått tillfälle att lämna synpunkter och önskemål kring innehållet. En slutlig version har tagits fram av arbetsgruppen. 1 Med kommunen avses samtliga organ på både politisk- och tjänstemannanivå.

3, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: Digitaliseringsstrategi för Östersunds kommun år 2018-2022 Sida 4 1.4 Förtydliganden och avgränsningar Med digitalisering avses den förändring av processer och arbetssätt som innebär att information skapas, bearbetas, lagras och skickas digitalt. Digitalisering innebär att processer och arbetssätt förändras. I de fall processer och arbetssätt är oförändrade men hela eller delar av den information som behandlas överförs till ett digitalt format kallas det digitisering. Den här strategin har som mål att öka digitaliseringen inom Östersunds kommun men tar inte sikte på digitisering. 2. Strategiska utvecklingsområden Med utgångspunkt från den digitaliseringsstrategi som regeringen fastställde 2017 och de behov som verksamheterna beskrivit har nedanstående strategiområden identifierats: 2.1 Öka ledningens och medarbetarnas digitala kompetens och engagemang Att kompetensutveckla verksamheten är en förutsättning för att kunna arbeta med digitalisering på den nivå som nationella och regionala strategier eftersträvar. Om Östersunds kommun ska vara en attraktiv arbetsgivare behövs också löpande kompetensutveckling inom området. Kompetensutveckling kring digitalisering gäller hela verksamheten från kommunfullmäktige och nämnder/styrelser till medarbetare och medborgare. Att ledningen har en hög digital kompetens och aktivt arbetar med digitaliseringsfrågorna är en förutsättning för ett lyckat digitaliseringsarbete. Högsta ledningen och alla underliggande ledningsnivåer måste systematiskt arbeta med frågan och sin egen fortbildning inom området. Alla verksamheter måste på motsvarande sätt genomföra kompetenshöjande åtgärder för att öka medarbetarnas digitala kompetens. Genom att utbilda i digital kompetens skapas förståelse för digitalisering inom organisationen och det skapas förutsättningar för att medarbetarna ska bli mer förändringsbenägna. 2.2 Anpassa kommunens processer till ett digitalt arbetssätt Östersunds kommun ska arbeta processorienterat. Allt arbete med digitalisering bör därför utgå från berörda processer. Endast genom att sammanhållet se över hela processen och hur den kan förbättras kan Östersunds kommun dra full nytta av digitaliseringens möjligheter. Att arbetet med digitalisering utgår från verksamhetens processer innebär att alla processägare, processledare och processhandledare inom kommunen aktivt ska lyfta frågan om digitalisering vid framtagande eller revidering av processer inom kommunen. Digitaliseringen innebär i detta sammanhang att öka användningen av digital teknik inom verksamheten samt att se över vilken information som kan hanteras i digitalt format. Frågan om digitalisering ska omfatta hela processen från start till slut. Genom att anpassa organisationen efter teknikens möjligheter skapas goda förutsättningar för digitalisering och innovation. 2.3 Skapa infrastruktur för digitalisering Det ska finnas ändamålsenlig infrastruktur inom Östersunds kommun för att kunna använda digitala lösningar. Med infrastruktur avses den hårdvara som ska stötta användningen av digitala hjälpmedel. Det kan till exempel vara kablage, servrar, datorer, mobiltelefoner eller annat som krävs för att de digitala hjälpmedlen ska fungera och kunna användas på ett ändamålsenligt sätt.

3, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: Digitaliseringsstrategi för Östersunds kommun år 2018-2022 Sida 5 En ändamålsenlig infrastruktur är nödvändig för att uppnå kvalitet och för att stödja att data transporteras effektivt. Infrastrukturen påverkar även tempot i vidareutvecklingen. Infrastrukturen i kommunen ska utformas efter verksamheternas behov och uppdateras vid förändrade behov hos verksamheterna. Vid investering i infrastruktur ska hänsyn tas till befintlig miljö och nya investeringar ska maximera den totala nyttan för verksamheten. 2.4 Öka säkerheten vid digital informationshantering Vid arbetet med digitalisering är det av stor vikt att säkerheten bibehålls för att skapa trygghet och tillit till det digitala samhället bland medarbetare och medborgare. För att skydda kommunens information och bibehålla förtroendet för kommunens verksamhet måste en ändamålsenlig säkerhetsnivå hållas för den information som hanteras. Alla verksamheter inom kommunen ska därför bedriva ett aktivt och systematiskt informationssäkerhetsarbete, här ingår även att säkerställa att det finns erforderlig kontinuitetsplanering, samt att samtliga medarbetare har en tillräcklig kompetens inom området så att en säkerhetskultur främjas. Till stöd för säkerhetsarbetet ska det finnas säkra och väl genomarbetade processer som är kända i verksamheten. Dessutom ska de system som används eller upphandlas leva upp till de högt ställda kraven på säkerhet som Östersunds kommun har. 2.5 Systematiskt arbete för att säkerställa verksamhetsanpassade it-system Verksamhetsanpassade it-system är en förutsättning för ett lyckat digitaliseringsarbete. I det strategiska arbetet med digitalisering måste därför inköp, underhåll och anpassning av kommunens it-system vara en naturlig del. Kommunens it-system ska vara anpassade så att de aktivt underlättar för verksamheten att öka digitaliseringsgraden. Om behoven förändras ska systemen anpassas på ett sådant sätt att de nya behoven tillgodoses alternativt ska systemet bytas ut mot ett lämpligare system. Vid utveckling eller inköp av it-system ska förutsättningarna i befintlig it-miljö beaktas. Investeringar ska göras på ett sådant sätt att den totala nyttan av tidigare och framtida investeringar maximeras. 2.6 Öka publicering av öppna data (PSI-data) Östersunds kommun ska i sitt arbete och utifrån ett digitaliseringsperspektiv sträva efter att, där det är möjligt, tillgängliggöra kommunens data för externa användare genom s.k. öppna data. Begreppet "öppna data" innebär digital information som är fritt tillgänglig. Öppna data skapar förutsättningar för ökad insyn och stärker demokratin. Östersunds kommun ska därför aktivt arbeta med att öka publiceringen av öppna data. Informationen ska följa standarden för PSI-data. Öppna data ska hållas tillgängliga på ett sådant sätt att tröskeln för att använda den är låg, utan avgifter eller begränsande villkor.

3, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: Digitaliseringsstrategi för Östersunds kommun år 2018-2022 Sida 6 3. Ansvar och uppföljning 3.1 Ansvar och spridning Denna strategi har beslutats av Kommunfullmäktige. Det är it-enheten som har varit beredande och it-chef är dokumentansvarig. Det innebär att it-chef är ansvarig för att följa upp och revidera dokumentet. Varje chef är ansvarig för att implementera strategin i sin verksamhet och att dess innehåll är känt bland sina medarbetare. 3.2 Uppföljning Uppföljning av strategin sker årligen och ska vid behov rapporteras till kommunstyrelsen. Uppföljning görs genom utvärdering av beslutade indikatorer. Dokumentansvarig beslutar om vilka indikatorer som ska utvärderas, dock ska alltid nedanstående indikatorer finnas i uppföljningen: Genomförda åtgärder för ökad digital kompetens i politisk ledning, kommunledningsgruppen samt övriga ledningsgrupper inom kommunen Genomförda åtgärder för ökad digital kompetens hos medarbetarna Genomförda investeringar i digital infrastruktur Genomförda processförändringar för mer digitala processer 3.3 Relaterade dokument Följande styrdokument på nationell och lokal nivå har betydelse för digitaliseringsarbetet: Nationella styrdokument För ett hållbart digitaliserat Sverige en digitaliseringsstrategi Nationell digitaliseringsstrategi för skolväsendet Vision e-hälsa 2025 Regionala styrdokument Regional digital agenda 2015 2025, Region Jämtland Härjedalen Lokala styrdokument Informationssäkerhetspolicy Östersunds kommun Riktlinje för informationssäkerhet Östersunds kommun Riktlinje för it-säkerhet Östersunds kommun Bredbandsstrategi Östersunds kommun

4, ON 2018-12-18 08:30 ON: 1536/2... TJÄNSTESKRIVELSE 1 2018-10-01 Diarienr 1536-2018 Handläggare Hanna Hirvelä Nämndsekreterare Förslag till Vård- och omsorgsnämnden Uppdatering av riktlinjer för extraordinära bidrag till föreningar inom Vård- och omsorgsnämndens verksamhetsområde Vård- och omsorgsnämndens delar varje år ut bidrag till pensionärsföreningar och föreningar för personer med funktionsnedsättning. Nämnden satsar på hälsofrämjande och förebyggande insatser, och föreningsbidragen är en del av den satsningen. I november 2017 uppdaterade Vård- och omsorgsnämnden sina riktlinjer föreningsbidrag. Men då gjordes inga ändringar för de extraordinära bidragen. Vård- och omsorgsförvaltningen har nu sett över riktlinjerna för dessa bidrag och föreslår några ändringar. Förvaltningen har hämtat in synpunkter från kommunens pensionärsråd och tillgänglighetsråd. Ändringarna förtydligar vad de extraordinära bidragen ska gå till och vad föreningar ska uppfylla för att kunna få bidraget. Förslag till beslut 1. Vård- och omsorgsnämnden godkänner de uppdaterade riktlinjerna för bidrag till föreningar inom nämndens verksamhetsområde. 2. De uppdaterade riktlinjerna för bidrag till föreningar inom Vård- och omsorgsnämndens verksamhetsområde börjar gälla från och med den 1 januari 2019. Underlag för beslut Vård- och omsorgsförvaltningens tjänsteskrivelse 2018-10-01 Riktlinjer för bidrag till föreningar inom Vård- och omsorgsnämndens verksamhetsområde, 2018-12-11 Bakgrund Vård- och omsorgsnämnden har enligt reglementet ansvar för att fördela bidrag till föreningar och organisationer inom nämndens verksamhetsområde, det vill säga till pensionärsföreningar och föreningar för personer med funktionsnedsättning. Bidragen ska vara ett stöd till föreningar som riktar sig till kommunens invånare och som kompletterar nämndens egen verksamhet. Vård- och omsorgsnämnden satsar på hälsofrämjande och förebyggande insatser, och föreningsbidragen är en del av den satsningen. Föreningar som beviljas bidrag ordnar aktiviteter för personer inom nämndens målgrupper. Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

4, ON 2018-12-18 08:30 ON: 1536/2... TJÄNSTESKRIVELSE 2 2018-10-01 Diarienr 1536-2018 Sociala- och fysiska aktiviteter av olika slag förebygger ohälsa, vilket främjar personers självständighet och oberoende. Vård- och omsorgsnämnden beslutar årligen om fördelningen av föreningsbidrag inom ramen för de medel som fastställts i budgeten. De riktlinjer som används idag antogs av Vård- och omsorgsnämnden i november 2017. Omvärldsbevakning Vård- och omsorgsförvaltningen har tittat på hur andra kommuner hanterar bidrag som liknar nämndens extraordinära bidrag. Små kommuner har inget liknande bidrag, och de större kommuner som har det har ett maxbelopp på hur mycket som kan betalas ut. Förvaltningen har försökt plocka det bästa från olika kommuner och samtidigt tagit hänsyn till Vård- och omsorgsnämndens ekonomi och hälsofrämjande arbete. Förslag till nya riktlinjer för extraordinära bidrag Föreningar i Östersunds kommun kan få extraordinära bidrag till: Deltagande i specialligor, eller liknande idrottsarrangemang, för personer med funktionsnedsättning Extraordinära aktiviteter som inte återkommer med jämna mellanrum, och som inte ryms inom föreningens ordinarie verksamhet. Det är upp till Vård- och omsorgsnämnden att bedöma vilka aktiviteter som ska beviljas bidrag och inte. Nämnden bedömer även hur mycket bidrag de vill ge till olika aktiviteter. Östersunds kommun står som mest för 50 procent av kostnaden för aktiviteten. Det är dock möjligt att tillgodoräkna ideell arbetstid som en utgift. Föreningar bör ansöka om extraordinära bidrag elektroniskt via en e-tjänst på kommunens hemsida för att handläggningen ska gå så fort som möjligt. Ansökan ska ha kommit in till kommunen senast 3 månader innan aktiviteten/arrangemanget äger rum. Det är nödvändigt för att föreningen ska hinna få ett beslut innan aktiviteten/arrangemanget äger rum. Föreningar kan inte ansöka om extraordinära bidrag i efterskott. Synpunkter från pensionärsrådet och tillgänglighetrådet Kommunens pensionärsråd och tillgänglighetsråd har fått information om de föreslagna förändringarna i riktlinjerna kring de extraordinära bidragen. Råden hade inga synpunkter på förändringarna. Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

4, ON 2018-12-18 08:30 ON: 1536/2... TJÄNSTESKRIVELSE 3 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 2018-10-01 Diarienr 1536-2018 Lars Liljedahl, Förvaltningschef Hanna Hirvelä Nämndsekreterare Beslutet skickas till Kundcenter Föreningar som ansökte om bidrag 2018 De uppdaterade riktlinjerna för bidrag ska skickas med beslutet. Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

4, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: <Tjänsteskrivelse VOF 2018-10-01> TJÄNSTESKRIVELSE 1 2018-10-01 Diarienr 1536-2018 Handläggare Hanna Hirvelä Nämndsekreterare Förslag till Vård- och omsorgsnämnden Uppdatering av riktlinjer för extraordinära bidrag till föreningar inom Vård- och omsorgsnämndens verksamhetsområde Vård- och omsorgsnämndens delar varje år ut bidrag till pensionärsföreningar och föreningar för personer med funktionsnedsättning. Nämnden satsar på hälsofrämjande och förebyggande insatser, och föreningsbidragen är en del av den satsningen. I november 2017 uppdaterade Vård- och omsorgsnämnden sina riktlinjer föreningsbidrag. Men då gjordes inga ändringar för de extraordinära bidragen. Vård- och omsorgsförvaltningen har nu sett över riktlinjerna för dessa bidrag och föreslår några ändringar. Förvaltningen har hämtat in synpunkter från kommunens pensionärsråd och tillgänglighetsråd. Ändringarna förtydligar vad de extraordinära bidragen ska gå till och vad föreningar ska uppfylla för att kunna få bidraget. Förslag till beslut 1. Vård- och omsorgsnämnden godkänner de uppdaterade riktlinjerna för bidrag till föreningar inom nämndens verksamhetsområde. 2. De uppdaterade riktlinjerna för bidrag till föreningar inom Vård- och omsorgsnämndens verksamhetsområde börjar gälla från och med den 1 januari 2019. Underlag för beslut Vård- och omsorgsförvaltningens tjänsteskrivelse 2018-10-01 Riktlinjer för bidrag till föreningar inom Vård- och omsorgsnämndens verksamhetsområde, 2018-12-11 Bakgrund Vård- och omsorgsnämnden har enligt reglementet ansvar för att fördela bidrag till föreningar och organisationer inom nämndens verksamhetsområde, det vill säga till pensionärsföreningar och föreningar för personer med funktionsnedsättning. Bidragen ska vara ett stöd till föreningar som riktar sig till kommunens invånare och som kompletterar nämndens egen verksamhet. Vård- och omsorgsnämnden satsar på hälsofrämjande och förebyggande insatser, och föreningsbidragen är en del av den satsningen. Föreningar som beviljas bidrag ordnar aktiviteter för personer inom nämndens målgrupper. Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

4, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: <Tjänsteskrivelse VOF 2018-10-01> TJÄNSTESKRIVELSE 2 2018-10-01 Diarienr 1536-2018 Sociala- och fysiska aktiviteter av olika slag förebygger ohälsa, vilket främjar personers självständighet och oberoende. Vård- och omsorgsnämnden beslutar årligen om fördelningen av föreningsbidrag inom ramen för de medel som fastställts i budgeten. De riktlinjer som används idag antogs av Vård- och omsorgsnämnden i november 2017. Omvärldsbevakning Vård- och omsorgsförvaltningen har tittat på hur andra kommuner hanterar bidrag som liknar nämndens extraordinära bidrag. Små kommuner har inget liknande bidrag, och de större kommuner som har det har ett maxbelopp på hur mycket som kan betalas ut. Förvaltningen har försökt plocka det bästa från olika kommuner och samtidigt tagit hänsyn till Vård- och omsorgsnämndens ekonomi och hälsofrämjande arbete. Förslag till nya riktlinjer för extraordinära bidrag Föreningar i Östersunds kommun kan få extraordinära bidrag till: Deltagande i specialligor, eller liknande idrottsarrangemang, för personer med funktionsnedsättning Extraordinära aktiviteter som inte återkommer med jämna mellanrum, och som inte ryms inom föreningens ordinarie verksamhet. Det är upp till Vård- och omsorgsnämnden att bedöma vilka aktiviteter som ska beviljas bidrag och inte. Nämnden bedömer även hur mycket bidrag de vill ge till olika aktiviteter. Östersunds kommun står som mest för 50 procent av kostnaden för aktiviteten. Det är dock möjligt att tillgodoräkna ideell arbetstid som en utgift. Föreningar bör ansöka om extraordinära bidrag elektroniskt via en e-tjänst på kommunens hemsida för att handläggningen ska gå så fort som möjligt. Ansökan ska ha kommit in till kommunen senast 3 månader innan aktiviteten/arrangemanget äger rum. Det är nödvändigt för att föreningen ska hinna få ett beslut innan aktiviteten/arrangemanget äger rum. Föreningar kan inte ansöka om extraordinära bidrag i efterskott. Synpunkter från pensionärsrådet och tillgänglighetrådet Kommunens pensionärsråd och tillgänglighetsråd har fått information om de föreslagna förändringarna i riktlinjerna kring de extraordinära bidragen. Råden hade inga synpunkter på förändringarna. Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

4, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: <Tjänsteskrivelse VOF 2018-10-01> TJÄNSTESKRIVELSE 3 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 2018-10-01 Diarienr 1536-2018 Lars Liljedahl, Förvaltningschef Hanna Hirvelä Nämndsekreterare Beslutet skickas till Kundcenter Föreningar som ansökte om bidrag 2018 De uppdaterade riktlinjerna för bidrag ska skickas med beslutet. Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

4, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: 2018-12-11 Riktlinjer för bidrag till föreningar inom Vård-... Dokumentnamn: Riktlinjer för bidrag till föreningar inom Vård- och omsorgsnämndens verksamhetsområde Skapad av: Enheten för ledningsstöd, nämndsekreterare Hanna Hirvelä, 2018-12-11 Beslutad av: Vård- och omsorgsnämnden, 2018-XX-XX XX, dnr 1536-2018 Sida: 1 (5) Gäller från och med: År 2019 Riktlinjer för bidrag till föreningar inom Vård- och omsorgsnämndens verksamhetsområde 1. Riktlinjernas bakgrund och syfte 1.1 Bakgrund Vård- och omsorgsnämnden har enligt reglementet ansvar för att fördela bidrag till föreningar och organisationer inom nämndens verksamhetsområde, det vill säga till pensionärsföreningar och föreningar för personer med funktionsnedsättning. Bidragen ska vara ett stöd till föreningar som riktar sig till kommunens invånare och som kompletterar nämndens egen verksamhet. Vård- och omsorgsnämnden satsar på hälsofrämjande och förebyggande insatser, och föreningsbidragen är en del av den satsningen. Föreningar som beviljas bidrag anordnar aktiviteter för personer inom nämndens målgrupper. Sociala- och fysiska aktiviteter av olika slag förebygger ohälsa, vilket främjar människors självständighet och oberoende. Vård- och omsorgsnämnden beslutar årligen om fördelningen av föreningsbidrag inom ramen för de medel som har fastställts i budgeten. Kommunallagens likställighetsprincip Enligt kommunallagens andra kapitel ska alla beslut som en kommun/nämnd fattar ske utifrån att det finns ett allmänintresse att så görs. Ett beslut ska vara angeläget för alla medlemmar i kommunen eller åtminstone för det stora flertalet. Allmänintresset kan dock inte alltid mätas kvantitativt, utan hänsyn bör även tas till lämplighet, ändamålsenlighet med mera. Kommunallagens likställighetsprincip säger att kommuner ska behandla sina medlemmar lika, om det inte finns sakliga skäl för något annat. Att ge bidrag till föreningar endast beroende på ålder eller funktionsnedsättning kan tyckas bryta mot likställighetsprincipen. Praxis visar dock att nämnden har möjlighet att ge bidrag till föreningar som bedriver en öppen verksamhet där alla (inte bara medlemmar) kan delta. 1.2 Syfte Syftet med riktlinjerna är att klargöra vad som krävs för att beviljas bidrag av Vård- och omsorgsnämnden. Syftet är även att beskriva hur handläggningen av ansökningar går till. 2. Vem/vilka ska använda riktlinjerna? Riktlinjerna kan användas av föreningar som vill veta vad som krävs för att beviljas bidrag, hur man ansöker och hur handläggningen går till. De ska även användas av handläggare vid Kundcenter i samband med handläggning av ansökningar om föreningsbidrag.

4, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: 2018-12-11 Riktlinjer för bidrag till föreningar inom Vård-... Dokumentnamn: Riktlinjer för bidrag till föreningar inom Vård- och omsorgsnämndens verksamhetsområde Skapad av: Enheten för ledningsstöd, nämndsekreterare Hanna Hirvelä, 2018-12-11 Beslutad av: Vård- och omsorgsnämnden, 2018-XX-XX XX, dnr 1536-2018 Sida: 2 (5) Gäller från och med: År 2019 3. Beskrivning av riktlinjerna (vad förväntas man uppfylla/följa)? För att kunna få bidrag från Vård- och omsorgsnämnden ska en förening uppfylla följande krav: Bedriva sin huvudsakliga verksamhet inom Östersunds kommun. Tillhöra Vård- och omsorgsnämndens verksamhetsområde. Komplettera kommunens egen vård- och omsorgsverksamhet. Vara religiöst och partipolitiskt obunden. Bedriva en verksamhet som är öppen för alla som delar föreningens värderingar och vill följa dess stadgar. Vara uppbyggd enligt demokratiska principer och arbeta för jämställdhet och delaktighet. Inte bedriva en vinstgivande verksamhet. Ställa sina räkenskaper och revisionshandlingar till förfogande för granskning. Ha stadgar som är godkända av medlemmarna. Ha en styrelse och revisorer som är utsedda av medlemmarna. Det finns tre olika former av bidrag att söka: grundbidrag, verksamhetsbidrag och extraordinärt bidrag. Föreningar kan välja att endast söka grundbidrag, eller att söka grundbidrag tillsammans med verksamhetsbidrag och/eller extraordinärt bidrag. 3.1 Grundbidrag Syftet med grundbidraget är att möjliggöra för föreningar inom Vård- och omsorgsnämndens verksamhetsområde att bedriva en föreningsverksamhet. Bidraget är i första hand avsett för att användas till föreningars administrativa kostnader. Grundbidragets storlek fastställs av Vård- och omsorgsnämnden och är för närvarande 6 000 kronor per år för pensionärsföreningar och 12 000 kronor per år för föreningar för personer med funktionsnedsättning. Föreningar med fler än 600 medlemmar har rätt till dubbla grundbidrag. 3.2 Verksamhetsbidrag Syftet med verksamhetsbidraget är att uppmuntra olika former av hälsofrämjande och förebyggande aktiviteter. Vid bedömning av ansökningar prioriteras följande verksamheter: sociala aktiviteter för att bryta isolering och utanförskap aktiviteter för personer som inte är aktiva i någon förening särskilt riktade insatser till äldre och funktionsnedsatta med annan etnisk bakgrund än den svenska Verksamhetsbidrag kan antingen betalas ut till enstaka aktiviteter eller till återkommande aktiviteter under året. Verksamhetsbidraget omfattar tre olika typer av aktiviteter:

4, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: 2018-12-11 Riktlinjer för bidrag till föreningar inom Vård-... Dokumentnamn: Riktlinjer för bidrag till föreningar inom Vård- och omsorgsnämndens verksamhetsområde Skapad av: Enheten för ledningsstöd, nämndsekreterare Hanna Hirvelä, 2018-12-11 medlemsaktiviteter, öppna aktiviteter och hembesök i ordinärt boende. Beslutad av: Vård- och omsorgsnämnden, 2018-XX-XX XX, dnr 1536-2018 Sida: 3 (5) Gäller från och med: År 2019 Bidragens storlek beror på typen av aktivitet och vem aktiviteten riktar sig till se nedanstående tabell. Summa per tillfälle Maxbelopp/år Beskrivning Medlemsaktiviteter* 100 kronor 50 000 kronor T.ex. årsmöten, månadsmöten, fester, utflykter, boule, vattengymnastik eller stavgång. Öppna aktiviteter 330 kronor 30 000 kronor Aktiviteter för icke medlemmar. Föreningsrepresentants besök hos person som inte tar sig till Hembesök i ordinärt möten/aktiviteter (ej besök på 50 kronor 5 000 kronor boende särskilt boende). Gäller endast besök som är inplanerade i samförstånd med den enskilde. *Bidrag ges inte till styrelsemöten eller studiecirklar (bidrag fås då från studieförbund). 3.3 Extraordinärt bidrag Föreningar kan få extraordinära bidrag till: Deltagande i specialligor, eller liknande idrottsarrangemang, för personer med funktionsnedsättning. Extraordinära aktiviteter som inte återkommer med jämna mellanrum, och som inte ryms inom föreningens ordinarie verksamhet. Utifrån ovanstående kriterier avgör Vård- och omsorgsnämnden vilka aktiviteter/arrangemang som ska beviljas bidrag och inte. Nämnden bedömer även hur mycket bidrag den vill ge till olika aktiviteter. Östersunds kommun står som mest för 50 procent av kostnaden för aktiviteten. Föreningar får tillgodoräkna ideell arbetstid som en utgift. Då ska schablonbeloppen för ideell arbetstid inom LEADER-projekt användas. För åren 2014 2023 är det 50 kronor per timme för ungdomar mellan 13 och 15 år, och 220 kronor per timme för vuxna från 16 år. Definitionen av ideell arbetstid är att det är tid som föreningen själv skulle ha betalat en person för, om den hade möjlighet. Vård- och omsorgsnämnden bedömer vad den anser vara ideell arbetstid från fall till fall. 3.4 Ansökan om föreningsbidrag Ansökan om grund- och verksamhetsbidrag ska i första hand göras via en e-tjänst på kommunens hemsida (www.ostersund.se). Ansökan om bidrag till ett extraordinärt bidrag

4, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: 2018-12-11 Riktlinjer för bidrag till föreningar inom Vård-... Dokumentnamn: Riktlinjer för bidrag till föreningar inom Vård- och omsorgsnämndens verksamhetsområde Skapad av: Enheten för ledningsstöd, nämndsekreterare Hanna Hirvelä, 2018-12-11 Beslutad av: Vård- och omsorgsnämnden, 2018-XX-XX XX, dnr 1536-2018 Sida: 4 (5) Gäller från och med: År 2019 görs i en separat e-tjänst. I andra hand kan föreningar skicka in en skriftlig ansökan genom att skriva ut, och fylla i, en särskild blankett som finns på hemsidan. Både grundbidraget och verksamhetsbidraget söks vid ett tillfälle under året. Ansökan ska ha kommit in till kommunen senast den 30 april och gäller för föregående år. Ansökan om ett extraordinärt bidrag ska ske senast 3 månader innan aktiviteten/arrangemanget ska äga rum. Ansökan ska innehålla: En komplett ifylld ansökan om bidrag Ett justerat (undertecknat) protokoll från föreningens årsmöte där det framgår uppgifter om valda styrelseledamöter, kassör och revisorer (gäller vid ansökan om grundbidrag och verksamhetsbidrag) 3.5 Utgångspunkter vid handläggningen Vid handläggning av ansökningar om bidrag utgår Vård- och omsorgsnämnden från vilken verksamhet föreningarna bedriver. Pensionärsföreningar och föreningar för personer med funktionsnedsättning som bedriver en bred verksamhet för sin målgrupp kan få bidrag från Vård- och omsorgsnämnden. Renodlade idrottsföreningar och kulturföreningar faller i första hand inom ramen för Kultur- och fritidsnämndens verksamhetsområde. Föreningar som inte kan få bidrag från Kultur- och fritidsnämnden och som bedriver en verksamhet som är riktad till äldre eller funktionshindrade kan få verksamhetsbidrag från Vård- och omsorgsnämnden. Förutsättningen är att föreningens aktiviteter samlar minst tre personer som är över 65 år eller som har en funktionsnedsättning. Om den budget som Vård- och omsorgsnämnden har avsatt till föreningsbidrag inte räcker kommer alla föreningar att påverkas proportionerligt. Bidragsbeloppet för medlemsaktiviteter kommer i så fall att justeras ner så att de budgeterade pengarna räcker. 3.6 Utbetalning av föreningsbidrag Utbetalning av beviljat grundbidrag och verksamhetsbidrag för föregående år sker senast i juli. Bidrag till extraordinära aktiviteter betalas ut så snart som möjligt efter att ansökan har beviljats. 3.7 Återredovisning av bidrag för extraordinära aktiviteter Föreningar som har beviljats bidrag för extraordinära aktiviteter ska skicka in en särskild redovisning senast en månad efter att aktiviteten har avslutats. Redovisningen ska i första hand skickas in via en särskild e-tjänst på kommunens hemsida (www.ostersund.se). I andra hand kan föreningar skicka in en skriftlig redovisning genom att skriva ut, och fylla i, en särskild blankett som finns på hemsidan. 3.8 Uppföljning av beviljade bidrag De föreningsbidrag som betalas ut följs upp på flera olika sätt för att säkerställa att bidragen används i enlighet med Vård- och omsorgsnämndens riktlinjer. Föreningar som har beviljats

4, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: 2018-12-11 Riktlinjer för bidrag till föreningar inom Vård-... Dokumentnamn: Riktlinjer för bidrag till föreningar inom Vård- och omsorgsnämndens verksamhetsområde Skapad av: Enheten för ledningsstöd, nämndsekreterare Hanna Hirvelä, 2018-12-11 Beslutad av: Vård- och omsorgsnämnden, 2018-XX-XX XX, dnr 1536-2018 Sida: 5 (5) Gäller från och med: År 2019 bidrag ska ställa sina räkenskaper och revisionshandlingar till förfogande för granskning. Föreningar som lämnat felaktiga uppgifter kan bli återbetalningsskyldiga. Detsamma gäller om verksamheten inte bedrivs i enlighet med föreningens ansökan. En del av uppföljningen innebär att Kundcenters handläggare varje år gör fördjupade granskningar av 2 4 föreningars verksamhet. Dessa föreningar väljas ut för så kallade stickprovskontroller. Syftet med kontrollerna är att hjälpa och stötta föreningarna i deras verksamhet. En handläggare kommer då att besöka aktiviteter som de utvalda föreningarna anordnar regelbundet. Vid besöken kommer handläggaren att ställa ett antal frågor utifrån ett särskilt frågeformulär som är utformat för detta ändamål. Om det skulle visa sig att en aktivitet inte stämmer överens med ansökan kommer ytterligare ett besök att ske vid ett annat tillfälle. Vid allvarlig avvikelse utfärdas en varning från Vårdoch omsorgsnämnden. Vid upprepade eller allvarliga avvikelser kan föreningar bli återbetalningsskyldiga. 3.9 Återrapportering till Vård- och omsorgsnämnden Resultatet av uppföljningen som görs återrapporteras till Vård- och omsorgsnämnden en gång per år. Detta sker i samband med beslut om fördelning av bidrag. Då beskriver handläggare vid Kundcenter de granskningar som de har gjort, både genom de dokument som föreningarna har skickat in och genom de stickprovskontroller som har genomförts. 4. Uppföljning av riktlinjerna De här riktlinjerna ska ses över inför varje ny mandatperiod. Mindre justeringar i riktlinjerna görs vid behov. Handläggare vid Kundcenter föreslår ändringar till Vård- och omsorgsförvaltningen, som ser till att riktlinjerna uppdateras av Vård- och omsorgsnämnden.

5, ON 2018-12-18 08:30 ON: 1895/2... TJÄNSTESKRIVELSE 1 2018-12-03 Diarienr 01895-2018 Handläggare Hanna Hirvelä Nämndsekreterare Förslag till Vård- och omsorgsnämnden Ändring av sammanträdestider 2019 för Vård- och omsorgsnämnden I oktober fastställde Vård- och omsorgsnämnden datumen för sina sammanträden under 2019. Nu har förvaltningen upptäckt att sammanträdet den 25 september krockar med Socialchefsdagarna i Umeå. Vård- och omsorgsnämnden vill även ha ett gemensamt sammanträde med Social- och arbetsmarknadsnämnden under 2019. Det kan bli i september om båda nämnderna har sina möten den 23 september. Förslag till beslut Vård- och omsorgsnämnden ändrar datumet för sitt sammanträde i september 2019 från den 25 till den 23 september. Underlag för beslut Vård- och omsorgsförvaltningens tjänsteskrivelse 2018-12-03 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Lars Liljedahl Förvaltningschef Hanna Hirvelä Nämndsekreterare Beslutet skickas till Vård- och omsorgsförvaltningen Vård- och omsorgsnämndens ledamöter Webbansvarig kommunikatör Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

5, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: <Tjänsteskrivelse VOF 2018-12-03> TJÄNSTESKRIVELSE 1 2018-12-03 Diarienr 01895-2018 Handläggare Hanna Hirvelä Nämndsekreterare Förslag till Vård- och omsorgsnämnden Ändring av sammanträdestider 2019 för Vård- och omsorgsnämnden I oktober fastställde Vård- och omsorgsnämnden datumen för sina sammanträden under 2019. Nu har förvaltningen upptäckt att sammanträdet den 25 september krockar med Socialchefsdagarna i Umeå. Vård- och omsorgsnämnden vill även ha ett gemensamt sammanträde med Social- och arbetsmarknadsnämnden under 2019. Det kan bli i september om båda nämnderna har sina möten den 23 september. Förslag till beslut Vård- och omsorgsnämnden ändrar datumet för sitt sammanträde i september 2019 från den 25 till den 23 september. Underlag för beslut Vård- och omsorgsförvaltningens tjänsteskrivelse 2018-12-03 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Lars Liljedahl Förvaltningschef Hanna Hirvelä Nämndsekreterare Beslutet skickas till Vård- och omsorgsförvaltningen Vård- och omsorgsnämndens ledamöter Webbansvarig kommunikatör Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

6, ON 2018-12-18 08:30 ON: 1896/2... TJÄNSTESKRIVELSE 1 2018-12-03 Diarienr 01896-2018 Handläggare Ulrika Paulsson Förslag till Vård- och omsorgsnämnden Uppdatering av upphandlingsdokument för upphandling av hemtjänst och hemsjukvård enligt lagen om valfrihetssystem (LOV) Vård- och omsorgsnämnden behöver uppdatera upphandlingsdokument för valfrihetssystemet inom hemtjänst och hemsjukvård. Orsaken är förändrad lagstiftning som gäller tillståndspliktig verksamhet men också ökade krav på upphandling av samhällsviktig verksamhet. De viktigaste förändringarna innebär: Att leverantörer som utför hemtjänst enligt socialtjänstlagen behöver tillstånd från Inspektionen för vård och omsorg (IVO) för att få bedriva verksamhet. Lagen träder i kraft den 1 januari 2019. Att villkoren för hävning av avtal överensstämmer med ny lagstiftning om tillståndsplikt. Att villkoren för force majeur blir tydligare för leverantörer av personlig omvårdnad, delegerad hemsjukvård och hemsjukvård. Vård- och omsorgsnämnden behöver ta ställning till om upphandlingsdokumentet ska ändras enligt förvaltningens förslag. Förslag till beslut 1. Vård- och omsorgsnämnden godkänner förändringarna i upphandlingsdokument för utförare av hemtjänst och hemsjukvård, enligt lagen om valfrihetssystem. 2. Det nya upphandlingsdokumentet, enligt lagen om valfrihetssystem, för hemtjänst och hemsjukvård, gäller från och med den 1 januari 2019. 3. Vård- och omsorgsförvaltningen får ett uppdrag att teckna tillägg till kontrakt med nuvarande leverantörer. Motivering till beslutet: Förändrad lagstiftning gör att upphandlingsdokumentet behöver uppdateras. Underlag för beslut Vård- och omsorgsförvaltningens tjänsteskrivelse 2018-12-03 Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

6, ON 2018-12-18 08:30 ON: 1896/2... TJÄNSTESKRIVELSE 2 2018-12-03 Diarienr 01896-2018 Bakgrund Vård- och omsorgsnämnden i Östersunds kommun införde valfrihetssystem 2010. Systemet omfattade då servicetjänster och portionsmat. Den 1 januari 2014 utökades valfrihetssystemet till att även gälla hemtjänst och hemsjukvård. Sedan den förra uppdateringen av upphandlingsdokumentet gjordes har det kommit nya lagar och riktlinjer som påverkar innehållet i dokumentet. Nedan beskrivs vilka förändringar som gör att upphandlingsdokumentet nu behöver uppdateras. Tillståndspliktig verksamhet från 1 januari 2019 I juni 2018 antog Riksdagen propositionen Ökade tillståndskrav och särskilda regler för upphandling inom välfärden (prop. 2017/18:158). Riksdagen har beslutat att införa nya regler som gäller vilka verksamheter som behöver tillstånd samt vilka krav som ska gälla för att få behålla sitt tillstånd. Från den 1 januari 2019 behöver även följande verksamheter tillstånd från Inspektionen för vård och omsorg (IVO): Hemtjänst enligt socialtjänstlagen Ledsagarservice enligt LSS Biträde av kontaktperson enligt LSS Avlösarservice i hemmet enligt LSS Riksdagen har beslutat att alla nya ansökningar ska medföra en avgift, och regeringen har beslutat att beloppet kommer att vara 30 000 kronor för en ny ansökan och 21 000 kronor för att ansöka om att ändra i ett tillstånd. Avgifterna är inte momsbelagda. Det är leverantören som ansvarar för och bekostar sin ansökan om tillstånd. Det uppdaterade upphandlingsdokumentet ställer krav på leverantören att bifoga tillstånd från IVO i samband med ansökan om att få bli utförare. Klausulen som gäller hävning uppdateras också med anledning av den nya lagstiftningen som gäller tillståndsplikt. Samhällsviktig verksamhet Samhällsviktig verksamhet som bedrivs i offentlig regi är i hög grad beroende av externa leverantörer av varor, tjänster och byggentreprenader. Kommuner och landsting behöver därför beakta behovet av krisberedskap i sina upphandlingar. Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

6, ON 2018-12-18 08:30 ON: 1896/2... TJÄNSTESKRIVELSE 3 2018-12-03 Diarienr 01896-2018 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, Upphandlingsmyndigheten och Sveriges Kommuner och Landsting har därför tagit fram en vägledning till kommuner och landsting som upphandlar varor och tjänster till samhällsviktig verksamhet. Det finns allmänna rättsregler om force majeure. För att tydliggöra parternas ansvar är det lämpligt att man väljer att ta in en klausul avseende force majeure i avtalet. På detta sätt har myndigheten kontroll över vilka händelser som enligt avtalet ska utgöra force majeure. I offentlig upphandling utformas avtalsvillkoren av ena parten, vilket ställer ännu högre krav på tydlighet. Det uppdaterade upphandlingsdokumentet innehåller en tydligare beskrivning om när force majeure kan åberopas. Tillägg till kontrakt med nuvarande leverantörer Vård- och omsorgsnämnden behöver teckna tillägg till pågående kontrakt med samtliga leverantörer inom valfrihetssystemet, innan den 1 januari 2019. Ändringar i upphandlingsdokumentet Nuvarande lydelse - Tillägg 1.3.3 Tillståndspliktig verksamhet Från den 1 januari 2019 behöver leverantörer tillstånd från Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Ett avtal med kommunen förutsätter ett godkänt tillstånd från IVO. Den sökande svarar själv för att söka och bekosta tillståndet. Den sökande ska uppvisa godkänt tillstånd från Inspektionen från vård och omsorg, för att bedriva den verksamhet som de ansökt om. Tillstånd bifogas ansökan. Nuvarande lydelse 1.11.4 Extraordinära händelser och höjd beredskap Leverantören ska ingå i kommunens organisation för extraordinära händelser och vidtaga de åtgärder som följer av ledningsoch informationsplanen, bilaga 23.Det kan avse såväl katastrofer i fredstid, som höjd beredskap vid kriser och krigsfara respektive händelser vid enskild enhet. När extraordinär händelse inträffar ska leverantören snarast ta kontakt med vård- och omsorgsförvaltningens säkerhetssamordnare. Ny lydelse 1.11.4 Extraordinära händelser och höjd beredskap Leverantören ska ingå i kommunens organisation för extraordinära händelser och vidtaga de åtgärder som följer av lednings- och informationsplanen, bilaga 23.Det kan avse kris och katastrofer i fredstid, såväl som höjd beredskap vid kriser, krigsfara och krig respektive händelser vid enskild enhet. När extraordinär händelse inträffar ska leverantören snarast ta kontakt med vård- och omsorgsförvaltningens säkerhetssamordnare. Utförare av enbart servicetjänster, ledsagning och avlösning i hemmet omfattas inte av kravet. Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

6, ON 2018-12-18 08:30 ON: 1896/2... TJÄNSTESKRIVELSE 4 2018-12-03 Diarienr 01896-2018 Nuvarande lydelse 1.11.5 Befrielsegrund (Force majeure) Varje omständighet som part inte kan råda över såsom krig, mobilisering, arbetskonflikt och andra händelser som kan definieras som Force majeure utgör befrielsegrunder om de inträffar efter kontraktsdagen och kontraktets fullgörande därigenom förhindras. Giltig befrielsegrund föreligger inte: vid strejk, blockad eller annan form av arbetskonflikt till följd av att part inte fullgjort sina skyldigheter enligt lag eller kollektivavtal. Ny lydelse 1.11.5 Befrielsegrund (Force majeure) Befrielsegrund för leverantören gäller endast vid krig, om leverantörens ledningsorganisation påverkas i den omfattning att denne inte kan fullgöra avtalet. Utförare av enbart servicetjänster, ledsagning och avlösning i hemmet omfattas inte av kravet. vid händelser som kan hänföras till parternas organisation eller verksamhet såsom personalbrist, strömavbrott, brand, transportförsening, fel eller försening av leverans från annan leverantör eller därmed jämförliga förhållanden. Nuvarande lydelse 1.11.7 Sanktioner och hävning Vård- och omsorgsnämnden eller leverantör får häva ingånget kontrakt eller utkräva sanktioner, om motparten inte fullgör sina åtaganden, trots uppmaning om detta och kontraktsbrottet är av väsentlig betydelse. Hävning eller sanktioner kommer att utkrävas om inte leverantören lever upp till ställda kvalitetskrav och övriga krav på leverantören, enligt upphandlingsdokumentet, se bilaga utvärderingskriterier och sanktioner. Ny lydelse 1.11.7 Sanktioner och hävning Vård- och omsorgsnämnden eller leverantör får häva ingånget kontrakt eller utkräva sanktioner, om motparten inte fullgör sina åtaganden, trots uppmaning om detta och kontraktsbrottet är av väsentlig betydelse. Hävning eller sanktioner kommer att utkrävas om inte leverantören lever upp till ställda kvalitetskrav och övriga krav på leverantören, enligt upphandlingsdokumentet, se bilaga Utvärderingskriterier och sanktioner. Om IVO drar in leverantörens tillstånd att bedriva verksamhet häver kommunen avtalet omedelbart. När upphandlingsdokumentet träder i kraft Det nya upphandlingsdokumentet börjar gälla den 1 januari 2019. För befintliga leverantörer gäller också de nya kraven men så kallade övergångsbestämmelser hos IVO medger att leverantörer som redan bedriver en verksamhet får fortsätta bedriva den i väntan på beslut från IVO. Det gäller endast om leverantören ansökt om tillstånd hos IVO senast den 1 mars 2019. Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

6, ON 2018-12-18 08:30 ON: 1896/2... TJÄNSTESKRIVELSE 5 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 2018-12-03 Diarienr 01896-2018 Lars Liljedahl Förvaltningschef Ulrika Paulsson Handläggare Beslutet skickas till Alla utförare inom valfrihetssystemet för hemtjänst och hemsjukvård Hälsofrämjande enheten Nattorganisationen Myndighetsenheten Förvaltningssamverkansgruppen Tjänsteskrivelsen ska skickas med beslutet. Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

6, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: <Tjänsteskrivelse VOF 2018-12-03> TJÄNSTESKRIVELSE 1 2018-12-03 Diarienr 01896-2018 Handläggare Ulrika Paulsson Förslag till Vård- och omsorgsnämnden Uppdatering av upphandlingsdokument för upphandling av hemtjänst och hemsjukvård enligt lagen om valfrihetssystem (LOV) Vård- och omsorgsnämnden behöver uppdatera upphandlingsdokument för valfrihetssystemet inom hemtjänst och hemsjukvård. Orsaken är förändrad lagstiftning som gäller tillståndspliktig verksamhet men också ökade krav på upphandling av samhällsviktig verksamhet. De viktigaste förändringarna innebär: Att leverantörer som utför hemtjänst enligt socialtjänstlagen behöver tillstånd från Inspektionen för vård och omsorg (IVO) för att få bedriva verksamhet. Lagen träder i kraft den 1 januari 2019. Att villkoren för hävning av avtal överensstämmer med ny lagstiftning om tillståndsplikt. Att villkoren för force majeur blir tydligare för leverantörer av personlig omvårdnad, delegerad hemsjukvård och hemsjukvård. Vård- och omsorgsnämnden behöver ta ställning till om upphandlingsdokumentet ska ändras enligt förvaltningens förslag. Förslag till beslut 1. Vård- och omsorgsnämnden godkänner förändringarna i upphandlingsdokument för utförare av hemtjänst och hemsjukvård, enligt lagen om valfrihetssystem. 2. Det nya upphandlingsdokumentet, enligt lagen om valfrihetssystem, för hemtjänst och hemsjukvård, gäller från och med den 1 januari 2019. 3. Vård- och omsorgsförvaltningen får ett uppdrag att teckna tillägg till kontrakt med nuvarande leverantörer. Motivering till beslutet: Förändrad lagstiftning gör att upphandlingsdokumentet behöver uppdateras. Underlag för beslut Vård- och omsorgsförvaltningens tjänsteskrivelse 2018-12-03 Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

6, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: <Tjänsteskrivelse VOF 2018-12-03> TJÄNSTESKRIVELSE 2 2018-12-03 Diarienr 01896-2018 Bakgrund Vård- och omsorgsnämnden i Östersunds kommun införde valfrihetssystem 2010. Systemet omfattade då servicetjänster och portionsmat. Den 1 januari 2014 utökades valfrihetssystemet till att även gälla hemtjänst och hemsjukvård. Sedan den förra uppdateringen av upphandlingsdokumentet gjordes har det kommit nya lagar och riktlinjer som påverkar innehållet i dokumentet. Nedan beskrivs vilka förändringar som gör att upphandlingsdokumentet nu behöver uppdateras. Tillståndspliktig verksamhet från 1 januari 2019 I juni 2018 antog Riksdagen propositionen Ökade tillståndskrav och särskilda regler för upphandling inom välfärden (prop. 2017/18:158). Riksdagen har beslutat att införa nya regler som gäller vilka verksamheter som behöver tillstånd samt vilka krav som ska gälla för att få behålla sitt tillstånd. Från den 1 januari 2019 behöver även följande verksamheter tillstånd från Inspektionen för vård och omsorg (IVO): Hemtjänst enligt socialtjänstlagen Ledsagarservice enligt LSS Biträde av kontaktperson enligt LSS Avlösarservice i hemmet enligt LSS Riksdagen har beslutat att alla nya ansökningar ska medföra en avgift, och regeringen har beslutat att beloppet kommer att vara 30 000 kronor för en ny ansökan och 21 000 kronor för att ansöka om att ändra i ett tillstånd. Avgifterna är inte momsbelagda. Det är leverantören som ansvarar för och bekostar sin ansökan om tillstånd. Det uppdaterade upphandlingsdokumentet ställer krav på leverantören att bifoga tillstånd från IVO i samband med ansökan om att få bli utförare. Klausulen som gäller hävning uppdateras också med anledning av den nya lagstiftningen som gäller tillståndsplikt. Samhällsviktig verksamhet Samhällsviktig verksamhet som bedrivs i offentlig regi är i hög grad beroende av externa leverantörer av varor, tjänster och byggentreprenader. Kommuner och landsting behöver därför beakta behovet av krisberedskap i sina upphandlingar. Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

6, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: <Tjänsteskrivelse VOF 2018-12-03> TJÄNSTESKRIVELSE 3 2018-12-03 Diarienr 01896-2018 Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, Upphandlingsmyndigheten och Sveriges Kommuner och Landsting har därför tagit fram en vägledning till kommuner och landsting som upphandlar varor och tjänster till samhällsviktig verksamhet. Det finns allmänna rättsregler om force majeure. För att tydliggöra parternas ansvar är det lämpligt att man väljer att ta in en klausul avseende force majeure i avtalet. På detta sätt har myndigheten kontroll över vilka händelser som enligt avtalet ska utgöra force majeure. I offentlig upphandling utformas avtalsvillkoren av ena parten, vilket ställer ännu högre krav på tydlighet. Det uppdaterade upphandlingsdokumentet innehåller en tydligare beskrivning om när force majeure kan åberopas. Tillägg till kontrakt med nuvarande leverantörer Vård- och omsorgsnämnden behöver teckna tillägg till pågående kontrakt med samtliga leverantörer inom valfrihetssystemet, innan den 1 januari 2019. Ändringar i upphandlingsdokumentet Nuvarande lydelse - Tillägg 1.3.3 Tillståndspliktig verksamhet Från den 1 januari 2019 behöver leverantörer tillstånd från Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Ett avtal med kommunen förutsätter ett godkänt tillstånd från IVO. Den sökande svarar själv för att söka och bekosta tillståndet. Den sökande ska uppvisa godkänt tillstånd från Inspektionen från vård och omsorg, för att bedriva den verksamhet som de ansökt om. Tillstånd bifogas ansökan. Nuvarande lydelse 1.11.4 Extraordinära händelser och höjd beredskap Leverantören ska ingå i kommunens organisation för extraordinära händelser och vidtaga de åtgärder som följer av ledningsoch informationsplanen, bilaga 23.Det kan avse såväl katastrofer i fredstid, som höjd beredskap vid kriser och krigsfara respektive händelser vid enskild enhet. När extraordinär händelse inträffar ska leverantören snarast ta kontakt med vård- och omsorgsförvaltningens säkerhetssamordnare. Ny lydelse 1.11.4 Extraordinära händelser och höjd beredskap Leverantören ska ingå i kommunens organisation för extraordinära händelser och vidtaga de åtgärder som följer av lednings- och informationsplanen, bilaga 23.Det kan avse kris och katastrofer i fredstid, såväl som höjd beredskap vid kriser, krigsfara och krig respektive händelser vid enskild enhet. När extraordinär händelse inträffar ska leverantören snarast ta kontakt med vård- och omsorgsförvaltningens säkerhetssamordnare. Utförare av enbart servicetjänster, ledsagning och avlösning i hemmet omfattas inte av kravet. Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

6, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: <Tjänsteskrivelse VOF 2018-12-03> TJÄNSTESKRIVELSE 4 2018-12-03 Diarienr 01896-2018 Nuvarande lydelse 1.11.5 Befrielsegrund (Force majeure) Varje omständighet som part inte kan råda över såsom krig, mobilisering, arbetskonflikt och andra händelser som kan definieras som Force majeure utgör befrielsegrunder om de inträffar efter kontraktsdagen och kontraktets fullgörande därigenom förhindras. Giltig befrielsegrund föreligger inte: vid strejk, blockad eller annan form av arbetskonflikt till följd av att part inte fullgjort sina skyldigheter enligt lag eller kollektivavtal. Ny lydelse 1.11.5 Befrielsegrund (Force majeure) Befrielsegrund för leverantören gäller endast vid krig, om leverantörens ledningsorganisation påverkas i den omfattning att denne inte kan fullgöra avtalet. Utförare av enbart servicetjänster, ledsagning och avlösning i hemmet omfattas inte av kravet. vid händelser som kan hänföras till parternas organisation eller verksamhet såsom personalbrist, strömavbrott, brand, transportförsening, fel eller försening av leverans från annan leverantör eller därmed jämförliga förhållanden. Nuvarande lydelse 1.11.7 Sanktioner och hävning Vård- och omsorgsnämnden eller leverantör får häva ingånget kontrakt eller utkräva sanktioner, om motparten inte fullgör sina åtaganden, trots uppmaning om detta och kontraktsbrottet är av väsentlig betydelse. Hävning eller sanktioner kommer att utkrävas om inte leverantören lever upp till ställda kvalitetskrav och övriga krav på leverantören, enligt upphandlingsdokumentet, se bilaga utvärderingskriterier och sanktioner. Ny lydelse 1.11.7 Sanktioner och hävning Vård- och omsorgsnämnden eller leverantör får häva ingånget kontrakt eller utkräva sanktioner, om motparten inte fullgör sina åtaganden, trots uppmaning om detta och kontraktsbrottet är av väsentlig betydelse. Hävning eller sanktioner kommer att utkrävas om inte leverantören lever upp till ställda kvalitetskrav och övriga krav på leverantören, enligt upphandlingsdokumentet, se bilaga Utvärderingskriterier och sanktioner. Om IVO drar in leverantörens tillstånd att bedriva verksamhet häver kommunen avtalet omedelbart. När upphandlingsdokumentet träder i kraft Det nya upphandlingsdokumentet börjar gälla den 1 januari 2019. För befintliga leverantörer gäller också de nya kraven men så kallade övergångsbestämmelser hos IVO medger att leverantörer som redan bedriver en verksamhet får fortsätta bedriva den i väntan på beslut från IVO. Det gäller endast om leverantören ansökt om tillstånd hos IVO senast den 1 mars 2019. Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

6, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: <Tjänsteskrivelse VOF 2018-12-03> TJÄNSTESKRIVELSE 5 VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN 2018-12-03 Diarienr 01896-2018 Lars Liljedahl Förvaltningschef Ulrika Paulsson Handläggare Beslutet skickas till Alla utförare inom valfrihetssystemet för hemtjänst och hemsjukvård Hälsofrämjande enheten Nattorganisationen Myndighetsenheten Förvaltningssamverkansgruppen Tjänsteskrivelsen ska skickas med beslutet. Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

7, ON 2018-12-18 08:30 ON: 1894/2... TJÄNSTESKRIVELSE 1 2018-12-03 Diarienr 01894-2018 Handläggare Ulrika Paulsson Förslag till Vård- och omsorgsnämnden Bygga särskilt boende för äldre på Solliden Befolkningsprognoserna visar att antalet äldre personer över 85 år ökar i kommunen. Vård- och omsorgsnämnden beslutade den 16 november 2016 att anta ett program för bostadsplanering för åren 2016 2028. Bland strategierna i programmet ingår det att bygga 300 lägenheter inom särskilt boende för äldre, vilket nämnden bestämde skulle påbörjas snarast. 300 lägenheter täcker ändå inte behovet. Om en lika stor andel av befolkningen skulle ha behov av särskilt boende om 10 år, skulle kommunen behöva tillföra cirka 400 lägenheter till 2028. Men nämnden bedömer att det pågående hälsofrämjande arbetet bör minska behovet av särskilt boende. Vård- och omsorgsnämnden har sedan tidigare fått i uppdrag av Kommunstyrelsen att upphandla ett hyresavtal för särskilt boende. Upphandlingen pågår och kan som mest ge upp till 100 lägenheter inom särskilt boende. Då kvarstår behovet av minst 200 lägenheter, vilket går att lösa genom att kommunen bygger i egen regi på kommunal mark. Kommunfullmäktige har beslutat att avsätta 15 miljoner kronor i sin investeringsbudget för 2019. Pengarna ska användas till detaljprojektering av särskilt boende inom Sollidenområdet. Det återstår att avsätta pengar i investeringsbudgeten för att bygga husen. Förslag till beslut 1. Vård- och omsorgsnämnden föreslår att Kommunfullmäktige beslutar att kommunen ska bygga ett särskilt boende inom Sollidenområdet och avsätta medel i investeringsbudgeten för 2020 2023. 2. Vård- och omsorgsnämnden föreslår att Kommunstyrelsen ger Vård- och omsorgsnämnden i uppdrag att påbörja detaljprojekteringen av Sollidenområdet under 2019. Underlag för beslut Vård- och omsorgsförvaltningens tjänsteskrivelse 2018-12-03 Följebrev kostnadsbedömning, Solliden SÄBO, Sweco 2018-11-05 Ritningar, Sweco 2018-11-05 Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

7, ON 2018-12-18 08:30 ON: 1894/2... TJÄNSTESKRIVELSE 2 2018-12-03 Diarienr 01894-2018 Bakgrund Statistiska centralbyråns befolkningsprognoser för hela landet visar att gruppen som är 85 år och äldre kommer att öka med 50 procent mellan 2020 och 2050. Förvaltningen bedömer att det också gäller i Östersunds kommun. Även om Vård- och omsorgsnämndens hälsofrämjande åtgärder ger positiva effekter, kommer det att finnas ett stort och växande behov av särskilt boende under de kommande decennierna. Kommunen ansvarar för att inrätta särskilda boendeformer för service och omvårdnad för äldre människor som behöver särskilt stöd. I de fall kommunen inte kan verkställa besluten om särskilt boende riskerar kommunen att få betala höga viten. Befintliga särskilda boenden finns placerade inom hela kommunen och i alla stadsdelar, men är inte fördelade utifrån antalet äldre i de olika områdena. De tre senaste tillskotten byggdes i Torvalla. Vid medborgardialoger har det kommit fram att medborgarna vill fortsätta att bo i det område de tidigare bott. Antalet äldre som bor i de centrala delarna av kommunen är stort. Vård- och omsorgsnämnden bedömer därför att det är i de centrala delarna som det nu är lämpligt att bygga särskilt boende. Antalet lägenheter inom särskilt boende i Lit och Brunflo med omnejd motsvarar mer än väl efterfrågan. Hur ska behovet av särskilt boende lösas fram till 2028? För att möta behovet av särskilt boende från den växande andelen äldre behöver kommunen arbeta på flera olika plan: 1. Upphandling av hyresobjekt för särskilt boende Det finns behov av att bygga ett nytt boende i centrala Östersund, där kommunen inte disponerar mark i tillräcklig omfattning. Kommunstyrelsen har därför gett Vård- och omsorgsnämnden ett uppdrag att påbörja en upphandling som gäller hyra av fastighet som är anpassad för särskilt boende. 2. Kommunen bygger i egen regi, på kommunal mark Det upphandlade objektet kan som mest ge 100 lägenheter inom särskilt boende. Då kvarstår behovet av minst 200 lägenheter, vilket går att lösa genom att kommunen bygger i egen regi, på kommunal mark. Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

7, ON 2018-12-18 08:30 ON: 1894/2... TJÄNSTESKRIVELSE 3 2018-12-03 Diarienr 01894-2018 Val av tomt Vård- och omsorgsförvaltningen har under flera år samarbetat med Kommunledningsförvaltningen, Samhällsbyggnad och Teknisk förvaltning för att hitta lämpliga tomter att bygga särskilda boenden på. Flera av de tomter som har diskuterats har inte varit aktuella då de inte har legat centralt, eller det inte har varit möjligt att bygga ett stort antal lägenheter där. I de centrala stadsdelarna ökar antalet äldre. De äldre vill fortsätta att bo i det område där de redan bor. Det kom fram vid de medborgardialoger som Vård- och omsorgsnämnden har haft. Vård- och omsorgsförvaltningen har nu anvisats mark på Sollidenområdet som tillåter tillräckligt stora byggnader för att möta resterande behov av särskilt boende. Områdets struktur passar väl in för ändamålet och det finns befintliga lokaler och verksamheter som kan samnyttjas. Området kan erbjuda en stadsnära, bilfri miljö med god kollektivtrafik och möjlighet att bygga många lägenheter i högre hus. Kommunfullmäktige beslutade om medel i investeringsbudgeten för att genomföra en förstudie under 2018. Förstudien är nu slutförd och konsulterna har tagit fram en kostnadskalkyl för nyproduktion av totalt 192 lägenheter inom Sollidenområdet. Lägenheterna ska kunna vara färdiga innan 2028. Kommunfullmäktige har beslutat att avsätta 15 miljoner kronor i investeringsbudgeten för 2019 till detaljprojektering av ett särskilt boende inom Sollidenområdet. Beskrivning av Sollidenprojektet Uppförande av ett nytt särskilt boende skulle kunna gå till enligt följande: Nyproduktion av 96 lägenheter samt storkök och restaurang i hus 1 = etapp 1 i Swecos följebrev Nyproduktion av 96 lägenheter i hus 2 = etapp 3 i Swecos följebrev Renovering av 50 befintliga lägenheter inom de särskilda boendena Mobacka och Tallbacka = etapp 2 i Swecos följebrev För att göra det möjligt att renovera Tallbacka och Mobacka måste de som bor där (tillsammans med hela verksamheten) flytta till något av de nyproducerade husen. Kostnaden för renoveringen är en del av fastighetsunderhållet, men den ingår i bifogad kalkyl. Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

7, ON 2018-12-18 08:30 ON: 1894/2... TJÄNSTESKRIVELSE 4 2018-12-03 Diarienr 01894-2018 Hela projektet skapar även förutsättningar för att klara eventuella evakueringar eller utfasningar av andra särskilda boenden som har behov av mer omfattande renoveringar eller är kostsamma att driva. Andra särskilda boenden kan vid en utfasning användas för annan kommunal verksamhet, eller återlämnas till hyresvärden för att användas som vanliga bostäder. Bygga som ett sammanhållet projekt Med ett sammanhållet projekt menas att hus 1 och 2 blir färdiga inom en period av högst två år. Fördelar Säkra medborgarnas behov av särskilt boende Minskad totalkostnad för hela projektet på 10 30 miljoner kronor (mnkr) Möjliggöra evakuering av andra boenden som ska renoveras eller behöver fasas ut Alla markarbeten sker under en sammanhållen period Nackdelar Stora investeringar på kort tid Många lägenheter blir klara samtidigt, vilket eventuellt kan leda till överkapacitet Bygga i etapper Genom att bygga i etapper kan hus 1 färdigställas till 2022, medan hus 2 påbörjas först 2023 efter en ny avstämning av behovsutvecklingen. Att bygga i etapper, som är utsträckta över tid, är inget problem om bägge etapperna verkligen fullföljs enligt plan. Att bygga ett hus och sedan välja att stoppa processen bedöms bli både dyrare och ge sämre kvalitet. Fördelar Minskad risk för tillfällig överkapacitet av lägenheter Belastningen på investeringsbudgeten fördelas över fler år Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se Nackdelar Mark- och sprängningsarbeten kan inte genomföras i etapper Försämrad boendemiljö och arbetsmiljö under en längre tid Ökad totalkostnad för hela projektet (bedöms bli 10 30 mnkr dyrare) Minskad efterfrågan på lägenheter i befintliga boenden inom Solliden, på grund av byggarbetsplats och/eller orenoverade lägenheter Risk att hela projektet ej genomförs, vilket kan leda till brist på lägenheter inom särskilt boende Minskad möjlighet till renovering/utfasning av andra objekt

7, ON 2018-12-18 08:30 ON: 1894/2... TJÄNSTESKRIVELSE 5 2018-12-03 Diarienr 01894-2018 Kostnader för uppförandet Bifogad kalkyl ( Följebrev kostnadsbedömning ) bygger på att samtliga delprojekt blir genomförda, och att bygget av de två nya husen genomförs som ett sammanhållet projekt. Enligt kalkylen beräknas den totala kostnaden till 580 miljoner kronor. I den kostnaden ingår 192 nyproducerade lägenheter, restaurang, storkök, bisättningsrum, lokaler för mötesplats och daglig verksamhet samt renovering av Mobacka och Tallbacka. Den kalkylerade totalkostnaden beräknas stiga med 10 30 miljoner kronor om bygget delas upp i etapper. Kostnaden per nyproducerad lägenhet bedöms bli lägre än de senaste två särskilda boendena som kommunen har byggt. Det beror bland annat på: Att det byggs fler lägenheter på samma tomt i ett större samlat projekt (resurserna nyttjas effektivt under hela byggprocessen) Mindre lägenhetsyta Verksamheten som kommer att bedrivas i husen blir resurseffektiv, liksom driften av fastigheterna Samnyttjande av befintlig infrastruktur (exempelvis cykelvägar, sophantering, kollektivtrafik, elnät, vatten och avlopp med mera) inom området Samtliga kostnader presenteras i Följebrev kostnadsbedömning, Solliden SÄBO, Sweco 2018-11-05. Mervärden Sollidenprojektet utgår från de tre hållbarhetsdimensionerna: Bild från Östersunds översiktsplan 2040. De senaste särskilda boendena som kommunen byggde var två hus på Skogsbruksvägen i Torvalla. Sollidenprojektets mervärden jämfört med Skogsbruksvägen beskrivs i tabellen nedanför. Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

7, ON 2018-12-18 08:30 ON: 1894/2... TJÄNSTESKRIVELSE 6 2018-12-03 Diarienr 01894-2018 Sollidenprojektets mervärden jämfört med Skogsbruksvägen Social/miljömässig och ekonomisk hållbarhet Sweden Green Building Krav på miljöbyggnad enligt Council fastigheten uppnår miljöbyggnad guld Solceller, mycket trämaterial, termiskt klimat (komfortabelt inomhusklimat) med mera Fastigheten har ett läge med god tillgång till gång- och cykelvägar samt kollektivtrafik Social hållbarhet Ökad tillgänglighet Arbetslokaler för daglig verksamhet Mötesplats Restaurang Ekonomisk hållbarhet Sopsug Kostnadsbesparande utifrån personaleffektivitet och främjar god boende- och arbetsmiljö Resurseffektiv verksamhet och drift av fastigheterna Renovering av Mobacka och Nya krav som gäller samhällsviktig verksamhet Krav på förvaring av avlidna Arbetsmiljö/resurseffektivitet/ vårdhygien Tallbacka möjliggörs Nödvatten Reservkraft Kylrum/Bisättningsrum Kommunen har ansvar för att ta hand om de som avlider i ett särskilt boende. Kommunen ansvarar för att den avlidne transporteras och förvaras på ett betryggande sätt till dess att stoftet kan överlämnas till anhöriga för kistläggning. Fler äldre inom särskilt boende ökar behovet av kylrum. Grovtvättstuga enligt gällande hygienkrav Tvättstuga och förvaring av personalkläder enligt gällande hygienkrav Källarplan för logistik (varuleveranser, sjuktransporter, bårbilar med mera) Storkök Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

7, ON 2018-12-18 08:30 ON: 1894/2... TJÄNSTESKRIVELSE 7 2018-12-03 Diarienr 01894-2018 Vård- och omsorgsförvaltningens bedömning Sammanfattningsvis ser Vård- och omsorgsförvaltningen att Sollidenprojektet är nödvändigt då antalet äldre ökar kraftigt under de kommande åren. De mervärden som Sollidenprojektet ger, med bland annat en mötesplats för medborgare och arbetslokaler för daglig verksamhet, ligger helt i linje med Vård- och omsorgsnämndens hälsofrämjande strategier. Det hälsofrämjande arbetet är en förutsättning för att minska medborgarnas behov av särskilt boende. Vård- och omsorgsförvaltningen föreslår att det byggs 192 lägenheter i ett sammanhållet projekt på Solliden, och att befintliga boenden renoveras enligt förslag. Det skulle möta behovet av särskilt boende hos den växande andelen äldre medborgare på ett kostnadseffektivt sätt. Vård- och omsorgsnämnden behöver nu fatta ett beslut om att föreslå till Kommunfullmäktige att det ska byggas ett nytt särskilt boende inom Sollidenområdet, och att det ska avsättas medel i investeringsbudgeten för 2020 2023. VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Lars Liljedahl Förvaltningschef Ulrika Paulsson Handläggare Beslutet skickas till Kommunfullmäktige Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

7, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: <Tjänsteskrivelse VOF 2018-12-03> TJÄNSTESKRIVELSE 1 2018-12-03 Diarienr 01894-2018 Handläggare Ulrika Paulsson Förslag till Vård- och omsorgsnämnden Bygga särskilt boende för äldre på Solliden Befolkningsprognoserna visar att antalet äldre personer över 85 år ökar i kommunen. Vård- och omsorgsnämnden beslutade den 16 november 2016 att anta ett program för bostadsplanering för åren 2016 2028. Bland strategierna i programmet ingår det att bygga 300 lägenheter inom särskilt boende för äldre, vilket nämnden bestämde skulle påbörjas snarast. 300 lägenheter täcker ändå inte behovet. Om en lika stor andel av befolkningen skulle ha behov av särskilt boende om 10 år, skulle kommunen behöva tillföra cirka 400 lägenheter till 2028. Men nämnden bedömer att det pågående hälsofrämjande arbetet bör minska behovet av särskilt boende. Vård- och omsorgsnämnden har sedan tidigare fått i uppdrag av Kommunstyrelsen att upphandla ett hyresavtal för särskilt boende. Upphandlingen pågår och kan som mest ge upp till 100 lägenheter inom särskilt boende. Då kvarstår behovet av minst 200 lägenheter, vilket går att lösa genom att kommunen bygger i egen regi på kommunal mark. Kommunfullmäktige har beslutat att avsätta 15 miljoner kronor i sin investeringsbudget för 2019. Pengarna ska användas till detaljprojektering av särskilt boende inom Sollidenområdet. Det återstår att avsätta pengar i investeringsbudgeten för att bygga husen. Förslag till beslut 1. Vård- och omsorgsnämnden föreslår att Kommunfullmäktige beslutar att kommunen ska bygga ett särskilt boende inom Sollidenområdet och avsätta medel i investeringsbudgeten för 2020 2023. 2. Vård- och omsorgsnämnden föreslår att Kommunstyrelsen ger Vård- och omsorgsnämnden i uppdrag att påbörja detaljprojekteringen av Sollidenområdet under 2019. Underlag för beslut Vård- och omsorgsförvaltningens tjänsteskrivelse 2018-12-03 Följebrev kostnadsbedömning, Solliden SÄBO, Sweco 2018-11-05 Ritningar, Sweco 2018-11-05 Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

7, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: <Tjänsteskrivelse VOF 2018-12-03> TJÄNSTESKRIVELSE 2 2018-12-03 Diarienr 01894-2018 Bakgrund Statistiska centralbyråns befolkningsprognoser för hela landet visar att gruppen som är 85 år och äldre kommer att öka med 50 procent mellan 2020 och 2050. Förvaltningen bedömer att det också gäller i Östersunds kommun. Även om Vård- och omsorgsnämndens hälsofrämjande åtgärder ger positiva effekter, kommer det att finnas ett stort och växande behov av särskilt boende under de kommande decennierna. Kommunen ansvarar för att inrätta särskilda boendeformer för service och omvårdnad för äldre människor som behöver särskilt stöd. I de fall kommunen inte kan verkställa besluten om särskilt boende riskerar kommunen att få betala höga viten. Befintliga särskilda boenden finns placerade inom hela kommunen och i alla stadsdelar, men är inte fördelade utifrån antalet äldre i de olika områdena. De tre senaste tillskotten byggdes i Torvalla. Vid medborgardialoger har det kommit fram att medborgarna vill fortsätta att bo i det område de tidigare bott. Antalet äldre som bor i de centrala delarna av kommunen är stort. Vård- och omsorgsnämnden bedömer därför att det är i de centrala delarna som det nu är lämpligt att bygga särskilt boende. Antalet lägenheter inom särskilt boende i Lit och Brunflo med omnejd motsvarar mer än väl efterfrågan. Hur ska behovet av särskilt boende lösas fram till 2028? För att möta behovet av särskilt boende från den växande andelen äldre behöver kommunen arbeta på flera olika plan: 1. Upphandling av hyresobjekt för särskilt boende Det finns behov av att bygga ett nytt boende i centrala Östersund, där kommunen inte disponerar mark i tillräcklig omfattning. Kommunstyrelsen har därför gett Vård- och omsorgsnämnden ett uppdrag att påbörja en upphandling som gäller hyra av fastighet som är anpassad för särskilt boende. 2. Kommunen bygger i egen regi, på kommunal mark Det upphandlade objektet kan som mest ge 100 lägenheter inom särskilt boende. Då kvarstår behovet av minst 200 lägenheter, vilket går att lösa genom att kommunen bygger i egen regi, på kommunal mark. Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

7, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: <Tjänsteskrivelse VOF 2018-12-03> TJÄNSTESKRIVELSE 3 2018-12-03 Diarienr 01894-2018 Val av tomt Vård- och omsorgsförvaltningen har under flera år samarbetat med Kommunledningsförvaltningen, Samhällsbyggnad och Teknisk förvaltning för att hitta lämpliga tomter att bygga särskilda boenden på. Flera av de tomter som har diskuterats har inte varit aktuella då de inte har legat centralt, eller det inte har varit möjligt att bygga ett stort antal lägenheter där. I de centrala stadsdelarna ökar antalet äldre. De äldre vill fortsätta att bo i det område där de redan bor. Det kom fram vid de medborgardialoger som Vård- och omsorgsnämnden har haft. Vård- och omsorgsförvaltningen har nu anvisats mark på Sollidenområdet som tillåter tillräckligt stora byggnader för att möta resterande behov av särskilt boende. Områdets struktur passar väl in för ändamålet och det finns befintliga lokaler och verksamheter som kan samnyttjas. Området kan erbjuda en stadsnära, bilfri miljö med god kollektivtrafik och möjlighet att bygga många lägenheter i högre hus. Kommunfullmäktige beslutade om medel i investeringsbudgeten för att genomföra en förstudie under 2018. Förstudien är nu slutförd och konsulterna har tagit fram en kostnadskalkyl för nyproduktion av totalt 192 lägenheter inom Sollidenområdet. Lägenheterna ska kunna vara färdiga innan 2028. Kommunfullmäktige har beslutat att avsätta 15 miljoner kronor i investeringsbudgeten för 2019 till detaljprojektering av ett särskilt boende inom Sollidenområdet. Beskrivning av Sollidenprojektet Uppförande av ett nytt särskilt boende skulle kunna gå till enligt följande: Nyproduktion av 96 lägenheter samt storkök och restaurang i hus 1 = etapp 1 i Swecos följebrev Nyproduktion av 96 lägenheter i hus 2 = etapp 3 i Swecos följebrev Renovering av 50 befintliga lägenheter inom de särskilda boendena Mobacka och Tallbacka = etapp 2 i Swecos följebrev För att göra det möjligt att renovera Tallbacka och Mobacka måste de som bor där (tillsammans med hela verksamheten) flytta till något av de nyproducerade husen. Kostnaden för renoveringen är en del av fastighetsunderhållet, men den ingår i bifogad kalkyl. Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

7, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: <Tjänsteskrivelse VOF 2018-12-03> TJÄNSTESKRIVELSE 4 2018-12-03 Diarienr 01894-2018 Hela projektet skapar även förutsättningar för att klara eventuella evakueringar eller utfasningar av andra särskilda boenden som har behov av mer omfattande renoveringar eller är kostsamma att driva. Andra särskilda boenden kan vid en utfasning användas för annan kommunal verksamhet, eller återlämnas till hyresvärden för att användas som vanliga bostäder. Bygga som ett sammanhållet projekt Med ett sammanhållet projekt menas att hus 1 och 2 blir färdiga inom en period av högst två år. Fördelar Säkra medborgarnas behov av särskilt boende Minskad totalkostnad för hela projektet på 10 30 miljoner kronor (mnkr) Möjliggöra evakuering av andra boenden som ska renoveras eller behöver fasas ut Alla markarbeten sker under en sammanhållen period Nackdelar Stora investeringar på kort tid Många lägenheter blir klara samtidigt, vilket eventuellt kan leda till överkapacitet Bygga i etapper Genom att bygga i etapper kan hus 1 färdigställas till 2022, medan hus 2 påbörjas först 2023 efter en ny avstämning av behovsutvecklingen. Att bygga i etapper, som är utsträckta över tid, är inget problem om bägge etapperna verkligen fullföljs enligt plan. Att bygga ett hus och sedan välja att stoppa processen bedöms bli både dyrare och ge sämre kvalitet. Fördelar Minskad risk för tillfällig överkapacitet av lägenheter Belastningen på investeringsbudgeten fördelas över fler år Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se Nackdelar Mark- och sprängningsarbeten kan inte genomföras i etapper Försämrad boendemiljö och arbetsmiljö under en längre tid Ökad totalkostnad för hela projektet (bedöms bli 10 30 mnkr dyrare) Minskad efterfrågan på lägenheter i befintliga boenden inom Solliden, på grund av byggarbetsplats och/eller orenoverade lägenheter Risk att hela projektet ej genomförs, vilket kan leda till brist på lägenheter inom särskilt boende Minskad möjlighet till renovering/utfasning av andra objekt

7, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: <Tjänsteskrivelse VOF 2018-12-03> TJÄNSTESKRIVELSE 5 2018-12-03 Diarienr 01894-2018 Kostnader för uppförandet Bifogad kalkyl ( Följebrev kostnadsbedömning ) bygger på att samtliga delprojekt blir genomförda, och att bygget av de två nya husen genomförs som ett sammanhållet projekt. Enligt kalkylen beräknas den totala kostnaden till 580 miljoner kronor. I den kostnaden ingår 192 nyproducerade lägenheter, restaurang, storkök, bisättningsrum, lokaler för mötesplats och daglig verksamhet samt renovering av Mobacka och Tallbacka. Den kalkylerade totalkostnaden beräknas stiga med 10 30 miljoner kronor om bygget delas upp i etapper. Kostnaden per nyproducerad lägenhet bedöms bli lägre än de senaste två särskilda boendena som kommunen har byggt. Det beror bland annat på: Att det byggs fler lägenheter på samma tomt i ett större samlat projekt (resurserna nyttjas effektivt under hela byggprocessen) Mindre lägenhetsyta Verksamheten som kommer att bedrivas i husen blir resurseffektiv, liksom driften av fastigheterna Samnyttjande av befintlig infrastruktur (exempelvis cykelvägar, sophantering, kollektivtrafik, elnät, vatten och avlopp med mera) inom området Samtliga kostnader presenteras i Följebrev kostnadsbedömning, Solliden SÄBO, Sweco 2018-11-05. Mervärden Sollidenprojektet utgår från de tre hållbarhetsdimensionerna: Bild från Östersunds översiktsplan 2040. De senaste särskilda boendena som kommunen byggde var två hus på Skogsbruksvägen i Torvalla. Sollidenprojektets mervärden jämfört med Skogsbruksvägen beskrivs i tabellen nedanför. Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

7, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: <Tjänsteskrivelse VOF 2018-12-03> TJÄNSTESKRIVELSE 6 2018-12-03 Diarienr 01894-2018 Sollidenprojektets mervärden jämfört med Skogsbruksvägen Social/miljömässig och ekonomisk hållbarhet Sweden Green Building Krav på miljöbyggnad enligt Council fastigheten uppnår miljöbyggnad guld Solceller, mycket trämaterial, termiskt klimat (komfortabelt inomhusklimat) med mera Fastigheten har ett läge med god tillgång till gång- och cykelvägar samt kollektivtrafik Social hållbarhet Ökad tillgänglighet Arbetslokaler för daglig verksamhet Mötesplats Restaurang Ekonomisk hållbarhet Sopsug Kostnadsbesparande utifrån personaleffektivitet och främjar god boende- och arbetsmiljö Resurseffektiv verksamhet och drift av fastigheterna Renovering av Mobacka och Nya krav som gäller samhällsviktig verksamhet Krav på förvaring av avlidna Arbetsmiljö/resurseffektivitet/ vårdhygien Tallbacka möjliggörs Nödvatten Reservkraft Kylrum/Bisättningsrum Kommunen har ansvar för att ta hand om de som avlider i ett särskilt boende. Kommunen ansvarar för att den avlidne transporteras och förvaras på ett betryggande sätt till dess att stoftet kan överlämnas till anhöriga för kistläggning. Fler äldre inom särskilt boende ökar behovet av kylrum. Grovtvättstuga enligt gällande hygienkrav Tvättstuga och förvaring av personalkläder enligt gällande hygienkrav Källarplan för logistik (varuleveranser, sjuktransporter, bårbilar med mera) Storkök Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

7, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: <Tjänsteskrivelse VOF 2018-12-03> TJÄNSTESKRIVELSE 7 2018-12-03 Diarienr 01894-2018 Vård- och omsorgsförvaltningens bedömning Sammanfattningsvis ser Vård- och omsorgsförvaltningen att Sollidenprojektet är nödvändigt då antalet äldre ökar kraftigt under de kommande åren. De mervärden som Sollidenprojektet ger, med bland annat en mötesplats för medborgare och arbetslokaler för daglig verksamhet, ligger helt i linje med Vård- och omsorgsnämndens hälsofrämjande strategier. Det hälsofrämjande arbetet är en förutsättning för att minska medborgarnas behov av särskilt boende. Vård- och omsorgsförvaltningen föreslår att det byggs 192 lägenheter i ett sammanhållet projekt på Solliden, och att befintliga boenden renoveras enligt förslag. Det skulle möta behovet av särskilt boende hos den växande andelen äldre medborgare på ett kostnadseffektivt sätt. Vård- och omsorgsnämnden behöver nu fatta ett beslut om att föreslå till Kommunfullmäktige att det ska byggas ett nytt särskilt boende inom Sollidenområdet, och att det ska avsättas medel i investeringsbudgeten för 2020 2023. VÅRD- OCH OMSORGSFÖRVALTNINGEN Lars Liljedahl Förvaltningschef Ulrika Paulsson Handläggare Beslutet skickas till Kommunfullmäktige Östersunds kommun, 831 82 ÖSTERSUND telefonnummer 063-143000 www.ostersund.se

7, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: 2018-11-05 Följebrev kostnadsbedömning, Solliden SÄBO,...

7, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: 2018-11-05 Följebrev kostnadsbedömning, Solliden SÄBO,...

7, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: 2018-11-05 Följebrev kostnadsbedömning, Solliden SÄBO,...

7, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: 2018-11-05 Följebrev kostnadsbedömning, Solliden SÄBO,...

7, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: 2018-11-05 Följebrev kostnadsbedömning, Solliden SÄBO,...

7, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: 2018-11-05 Följebrev kostnadsbedömning, Solliden SÄBO,...

7, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: 2018-11-05 Följebrev kostnadsbedömning, Solliden SÄBO,...

7, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: 2018-11-05 Följebrev kostnadsbedömning, Solliden SÄBO,...

7, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: 2018-11-05 Följebrev kostnadsbedömning, Solliden SÄBO,...

7, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: 2018-11-05 Följebrev kostnadsbedömning, Solliden SÄBO,...

7, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: 2018-11-05 Ritningar, Sweco

7, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: 2018-11-05 Ritningar, Sweco

7, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: 2018-11-05 Ritningar, Sweco SOLLIDEN SÄBO MELLAN PARK OCH SKOG 2018-12-10 3

7, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: 2018-11-05 Ritningar, Sweco SOLLIDEN SÄBO MELLAN PARK OCH SKOG 2018-12-10 4

7, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: 2018-11-05 Ritningar, Sweco Plan 1 Garage Etapp 1 Hissar Etapp 3 Nödvatten Infart Kulvert

7, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: 2018-11-05 Ritningar, Sweco Plan 2 Storkök Personal Personal Hobbyrum, högtidsrum Restaurang Hobbyrum Orangeri

7, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: 2018-11-05 Ritningar, Sweco Plan 2 1/2 Bisättning

7, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: 2018-11-05 Ritningar, Sweco Plan 3-8

7, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: 2018-11-05 Ritningar, Sweco Våningsplan

7, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: 2018-11-05 Ritningar, Sweco

7, ON 2018-12-18 08:30 / Bilaga: 2018-11-05 Ritningar, Sweco