2017 GEMENSAM PLATTFORM -ALL GYMNASIAL YRKESUTBILDNING FÖR VUXNA INOM GÖTEBORGSREGIONEN JOSEFIN GRAHN
Sammanfattning Resurseffektivitet och medborgarnytta kan uppnås genom att samla all yrkesutbildning för vuxna i Göteborgsregionen på ett och samma ställe och göra det möjligt för regionmedborgarna att ansöka till dessa utbildningar via ett system istället för flera. Idag uppstår frustration hos både potentiella sökande och personal då merarbete uppstår för samtliga inblandade i samband med divergerande ansökningsperioder, IKE-hantering, dubbelantagningar med mera. Även hanteringen av statliga och kommunala resurser kan främjas genom en tydligare överblick. Under 2018 avser GR, på uppdrag av Vuxenutbildningsnätverket, utreda och sjösätta en ny struktur och funktion för att möjliggöra de goda effekterna av en gemensam plattform för all gymnasial yrkesutbildning i Göteborgsregionen. Sökande till de yrkesutbildningar som erbjuds med start i januari 2019 ska ha möjlighet att hitta information om och ansöka till samtliga utbildningar på ett och samma ställe. Projektorganisation Beställare/projektägare Göteborgsregionens kommunalförbund (GR). Projektledare Josefin Grahn, GR. Styrgrupp Vuxenutbildningsnätverket inom Göteborgsregionens kommunalförbund. Referensgrupp/referenspersoner Berörda funktioner, så som t.ex. studie- och yrkesvägledare, antagningspersonal, administratörer, kommunikatörer, planeringsledare och rektorer, från GR:s medlemskommuner samt arbetsgrupp för vuxenutbildningssamverkan på GR. Utvecklingsledare Marcus Hallenberg, GR. Bakgrund Rörligheten i regionen är stor och medborgare förflyttar sig, arbetar, handlar och studerar över kommungränserna, redan i unga åldrar. Det är lätt att anta att den fria rörligheten även ska gälla studier inom vuxenutbildningen, inte minst då det är fritt att ansöka till utbildningar inom Yrkeshögskolan och akademiska utbildningar i hela landet. Idag kan invånarna i Göteborgsregionen ansöka till regionalt anordnade yrkesutbildningar och kommunalt anordnade dito. De senare erbjuds, som regel, i flera grannkommuner samt, i vissa fall, även i hemkommunen. Det innebär att ansökningar hanteras parallellt och utan hänsyn till varandra eller den sökandes ev. preferenser. Merarbete och förvirring uppstår t.ex. kring divergerande ansökningsperioder, IKEförfrågningar samt multipla kurs- och antagningsbesked. I de fall sökande blir antagna till flera utbildningar lämnar eleven i bästa fall återbud till någon av utbildningarna. I värsta fall uteblir hen från undervisningen. Då ska eleven kontaktas och ersättas med en reserv, som då inte fått möjlighet att starta utbildningen samtidigt som de andra i gruppen. Vissa utbildningar behöver dessutom läggas ut för efteranmälan för att säkerställa ett tillräckligt elevunderlag. Mycket av detta arbete kan undvikas genom en gemensam plattform för information och ansökan.
Under våren 2017 gjordes en första förstudie till detta projekt. I samband med de samtal som då fördes i respektive medlemskommun framfördes ytterligare problematik med dagens system där kommunernas respektive verksamheter påverkar oavsiktligt varandra negativt. T.ex. uppstår merarbete för grannkommunerna då en enskild kommun har marknadsföringskampanj med stor genomslagskraft. Resurser läggs på att bemöta och förklara de egna kommuninvånarna att utbildningarna i fråga enbart riktar sig till de som bor i den kommun som erbjuder dem. Likaså förefaller negativa IKE-beslut medföra liknande merarbete. Vissa kommuner har svårt att få tillräckligt elevunderlag till sina lokala utbildningar och ser samtidigt att kommuninvånarna i större utsträckning väljer att ansöka till det regionala utbudet. På så vis uppstår en onödig konkurrens mellan lokalt och regionalt anordnade utbildningar. Även om det är förhållandevis enkelt att hitta information om utbildningar i andra kommuner med hjälp av kommunernas olika webbsidor är det svårt att få en helhetsbild av utbudet i regionen. Med de förändringar som skett, kring medfinansieringskrav och ersättningsnivåer, i den regionala yrkesvuxförordningen finns det också skäl att överväga en annan struktur än den befintliga. Syfte, mål och resultat Syftet med detta projekt är uppnå ytterligare resurseffektivitet för de tretton kommunerna i Göteborgsregionen och erbjuda bättre service till regionmedborgarna. Projektmål Målet är att skapa en plattform för att samla och exponera all yrkesutbildning för vuxna, på gymnasial nivå, som erbjuds i Göteborgsregionen. Likaså att på ett ändamålsenligt sätt erbjuda möjlighet att samlat ansöka till och rangordna dessa utbildningar samt möjliggöra effektiv handläggning av ansökningarna i samband med antagningsarbetet. Effektmål Bättre förutsättningar för regionmedborgarna att kunna hitta och tillgodogöra sig information om möjligheterna att ansöka till de yrkesutbildningar för vuxna som erbjuds i Göteborgsregionen. Effektivare administration av ansökningarna till de utbildningsplatser som erbjuds i regionen, IKEförfrågningar, kurs- och antagningsbesked samt marknadsföring av utbudet. Ett möjligt resultat av att det blir lättare för regionmedborgarna att hitta samtliga sökbara utbildningar är att de utbildningar som idag har ett svagt söktryck kan få fler sökande. Söktrycket beror även på andra faktorer, så som kommunikation och utbudsplanering, men potentialen till högre söktryck främjas av att samla och tydliggöra informationen om utbudet i regionen. Omfattning och avgränsningar Projektet omfattar all gymnasial yrkesutbildning för vuxna i Göteborgsregionen, oavsett lärform. I det här skedet omfattas inte utbildningar inom Yrkeshögskolan eller folkhögskolan. Inte heller arbetsmarknadsutbildning, studiestartsstöd eller studieplikten omfattas av projektet. Metod och rapportering Arbetet delas in i fem olika faser; utredning, beslut, utveckling, implementering och utvärdering. Under de olika faserna sker ett flertal olika aktiviteter och löpande rapportering till styrgruppen. I utrednings-, utvecklings- och uppföljningsfaserna kommer referenspersonerna vara viktiga för att projektet ska kunna fortskrida enligt plan. Under utredningsfasen kommer referenspersonerna att vara avgörande för att kunna ringa in de specifika behoven, vilka möjliga alternativ som skulle kunna
vara aktuella samt för- och nackdelar med desamma. Även under utvecklingsfasen kommer referensgruppen att vara viktig för att lösningarna ska kunna skräddarsys utifrån behoven. I utvärderingsfasen är det referenspersonerna som kommer att kunna svara på hur väl resultatet stämmer överens med målbilden. Styrgruppen kommer att fatta beslut om vilken lösning som ska utvecklas och implementeras. Beroende på vilken lösning styrgruppen väljer att gå vidare med kan utvecklingsledaren själv få en operativ roll i utvecklingsfasen, eller kommer ett utvecklingsteam att behöva upphandlas för genomförandet. Utvecklingsledaren kommer också att behöva vara tillgänglig för arbete under utredningsfasen och i begränsad utsträckning under utvärderingsfasen. Projektledaren håller ihop arbetet och rapporterar till styrgruppen. Tidsplan Projekttiden beräknas löpa mellan 2018-01-02 och 2019-01-23, under förutsättning att tidplanen följs. Målet är att den nya strukturen ska tillämpas i samband med annonsering av januariutbudet 2019, som är ansökningsbart mellan den 2:a och 29:e oktober 2018. När ansöknings- och kampanjperioden är över tar antagningsarbetet vid och först i samband med detta och därefter kan resultatet utvärderas. Rapportering till styrgruppen sker i samband med vuxenutbildningsnätverkets möten, enligt nedan. 24 januari - 28 februari Lägesrapport utredningsfas 11 april Möjliga alternativ presenteras och diskuteras 16 maj Beslut go ahead slutgiltigt alternativ 13 juni Lägesrapport utvecklingsfas 22 augusti Lägesrapport utveckling/tester 17-19 sep. - 17 oktober Lägesrapport ansöknings-/kampanjperiod 5 december - 23 januari Slutrapport
Risker och möjligheter Skulle tidplanen förskjutas rekommenderas implementeringen att förflyttas till augustistarten 2018. Om förändringarna medför att funktionaliteten och användarvänligheten försämras kan varumärket tappa sin styrka och söktrycket försämras. Med en gemensam plattform för all yrkesutbildning i regionen skulle också de tillgängliga statliga och kommunala resurserna kunna användas på ett annat sätt än tidigare. Gränsdragningarna mellan lokalt anordnade och regionalt anordnade utbildningar kan komma att suddas ut och man kan istället komma att tala om lokalt eller regionalt finansierade utbildningsplatser, samtidigt som alla utbildningar kan komma att bli regionalt sökbara i mer eller mindre stor utsträckning. Ett behov som har framkommit under de samtal som hittills har genomförts med representanterna för Vuxenutbildningsnätverket är att man önskar utökad möjlighet till vägledning av de som ansöker till yrkesutbildningarna. En lösning som har diskuterats har varit en slags online-syv på GRvux.se, som skulle kunna vara en del av utvecklingen av servicen till regionmedborgarna under ansökningsperioderna. Det finns möjlighet att ytterligare utveckla servicen till regionmedborgarna och fördjupa samverkan med AF genom att lyfta in information och funktioner för uppdragsutbildning, arbetsmarknadsutbildning, studiestartsstöd, studieplikt och/eller genom att inkludera folkhögskoleutbildning samt yrkeshögskoleutbildning på sikt. Vid en större utbyggnad av användningsområdena kan det vara klokt att överväga en rebranding, så att varumärket kan förnyas, moderniseras och målgruppsanpassas utifrån de nya förutsättningarna. Budget & ekonomi Budgetposterna är som följer i listan nedan. Utrednings- och utvärderingsfas (projektledartid, resor, möteslokaler och referensgrupp) Utvecklings- och implementeringsfas (beror på lösningen, inkl. utökad marknadsföring, utbildning för användare med mera)