Uppföljande revision ISO 14001:2004 och EMAS,

2015-04-30 375000 1(16) Er referens Marianne Dalbro Kopia till SP Certifiering Box 857 501 15 BORÅS Göteborgs Universitet Box 100 405 30 GÖTEBORG Uppföljande revision ISO 14001:2004 och EMAS, 2015-04-28--2015-04- 29 Resultat Universitetets styrning och ledning resulterar i ständiga förbättringar. Omorganisation pågår dock och det är fortfarande oklart hur resurserna för miljöarbetet kommer att fördelas framöver. I tidningen Grönheter kan man läsa om växande studentengagemang genom GSSA, deltagande i konferens Unica Academic Footprint Workshop i Berlin, utnämning av månadens miljöprofil, ännu en planerad chefsutbildning i GUs miljöledningssystem samt cykelutmaningen för medarbetare. En universitetsövergripande "Verktygslåda" som stöd i hållbarhetsarbetet är under framtagande på Utbildningsvetenskapliga fakulteten. GU planerar för förbättringar inom samtliga betydande miljöaspekter. Avvikelsehanteringssystemet GURIA introducerades i mars. Samtliga intervjuade kände till systemet och ansåg sig komma att använda det och få nytta av det. Utbildningsvetenskapliga fakulteten Prefekter, pro-prefekter och miljöansvariga var väl medvetna om sitt ansvar i hållbarhetsarbetet. Viss osäkerhet rådde vad gäller dekanus' och fakultetskanslichefs ansvar i hållbarhetsarbetet efter omorganisationen. På IDPP kommer man att deltaga i kongress om hållbarhet inom utbildning och workshop är planerat för lärare om hållbar utveckling i utbildningar. Beslut har tagits om att installera solceller i B-huset. Konkreta aktiviteter har fastställts i aktivitetsplanen för flertalet mål. Intervjuade studenter sade sig inte ha introducerats i GUs hållbarhetsarbete under sin studietid. På IKI ingår numera hållbar utveckling som ett moment i samtliga utbildningar. Ordning och reda råder bland kemikalierna efter att en större utrensning har skett. Inköpsansvarig beskrev hur ett aktivt miljöhänsyn tas vid inköp. Aktiviteter för att nå miljömålen kan bli mer konkreta. PÅ IPKL har fokus lagts på att märka kurserna enligt kriterier för hållbart utveckling. Det är även ett prioriterat område att föra in hållbar utveckling i utbildningarna på ett tydligare sätt. Konkreta aktiviteter fastställda i aktivitetsplanen. Konstnärliga fakulteten HSM Miljöförbättringar på HSM har senaste året nåtts, exempelvis genom ökning i antalet elektroniska SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Postadress Besöksadress Tfn / Fax / E-post SP Box 857 501 15 Borås Västeråsen Brinellgatan 4 504 62 Borås 010-516 50 00 010-516 56 10 info@sp.se

2015-04-30 375000 2(16) möten och därav följande mindre resande. Begreppet hållbarhet har på institutionen primärt innebörden social hållbarhet och här är en anställd på institutionen mycket involverat i projektet El Systema, ett tvärkulturellt musikprojekt. Här kan ev. miljömässig hållbarhet förtydligas. Det samma gäller i utbildningarna. Sahlgrenska akademin Övergripande; Ny miljösamordnare men tidigare miljösamordnare finns kvar på 10 % för att stödja ny person vilket är positivt för överlämningen. Alla institutioner lämnar in aktivitetsplaner och lagefterlevnad via checklistor. Neurovetenskap och fysiologi: God ordning på miljöarbetet och medarbetare är alla införstådda med regler och rutiner. CPI: Har en mycket tydlig aktivitetsplan som kan ligga till grund för andra institutioner inom fakulteten. Delar lokaler med andra fakulteter som kan ge vissa problem vid ansvarsfördelningen. Biomedicin: Ny miljöansvarig på plats. God ordning på avfallshantering, riskavfall. Har lämnat in en återkoppling av miljöarbetet som behöver kompletteras. Aktivitetsplanen behöver bli tydligare för att kunna följas upp. Odontologi: Tydligt arbete med miljöarbetet, mycket bra arbete med kemikalier och risker. Riskhantering ingår i alla kurser med avseende på innehåll i material men även rena kemikalier. Revisionen resulterade i följande antal avvikelser/förbättringsmöjligheter Standard Större avvikelser Mindre avvikelser Förbättringsmöjligheter SS-EN ISO 14001:2004 21 6 EMAS, EG Förordning nr 1221/2009 Totala antalet: 0 21 6 Intrycket från genomförd revision är att ledningssystemet stödjer strategin, att vara världsledande bland universiteter inom hållbar utveckling. Interna revisioner har genomförts enligt plan på ett förtroendeingivande sätt, förutom på BMA programmet. (Avvikelse). Granskning enligt EMAS-förordningen visar att miljöutredningen (GUs Hållbarhetsredovisning) innehåller heltäckande relevanta uppgifter. Resultatet av granskningen har redovisats i separat rapport.

2015-04-30 375000 3(16) Styrkor och förbättringsområden Styrkor -stort engagemang för miljöfrågorna bland miljöansvariga och övrig personal -framtagning av universitetsövergripande "verktygslåda" -bra ordning bland avfall inklusive farligt avfall -mer konkreta aktivitetslistor på vissa ställen -riskbedömningar i Klara -bra med listor på kemskåpen som visar förvaringen av kemikalierna -planerad Weec konferens. Förbättringsområden -studentmedverkan på vissa områden -vissa chefers engagemang i hållbarhetsarbetet -studenters kunskap om hållbarhetsarbetet -mer konkreta aktivitetslistor på vissa ställen -tydligare uppföljning av miljöarbetet på vissa av institutionerna behövs -flera anser att arbetet blivit tyngre med miljöarbetet på institutionerna genom förändring av aktivitetslistorna. Rekommendation och villkor När företaget genomfört korrigerande åtgärder för de mindre avvikelserna skall övertygande dokumentation redovisas för SP Certifiering. Redovisningen måste ske inom 6 veckor, dvs senast 2015-06-10. Revisionsledaren rekommenderar att certifikat enligt SS-EN ISO 14001:2004, EMAS och EG Förordning nr 1221/2009 kvarstår, under förutsättning att avvikelserna åtgärdas med godkänt resultat. För nästa årliga miljöredovisning planerar vi in granskning av detta underlag under mars månad. Om ni skall ge ut annan miljöinformation, enligt EMAS förordningens bilaga III 3.5 ber vi er kontakta oss i god tid innan utgivning så att denna granskning kan planeras in. Uppdragets omfattning Certifikat Certifikatsnamn Standard/Kravdokument Revision/Aktivitet 3750 M Göteborgs universitet SS-EN ISO 14001:2004 Uppföljande revision 3750 E Göteborgs universitet EMAS, EG Förordning nr 1221/2009 Uppföljande revision

2015-04-30 375000 4(16) Revisions- /aktivitetsdatum Omfattning (dagar) Revisionslag 2015-04-28--2015-04-29 4 Birthe Nörgaard (revisionsledare) Lisbeth Stevik (revisor) Denna revision omfattar uppdraget enligt ovan. Revisionen har genomförts genom intervjuer med personal samt granskning av dokument. En revisorsdag innefattar förberedelser, revision, upprättande av rapport samt uppföljning av åtgärder mot eventuellt lämnade avvikelser. Revisionsplanen fastställdes vid det inledande mötet. Planen följdes under revisionen. Verksamheten på följande orter besöktes: Göteborg (Göteborgs Universitet, Vasaparken (Officiell besöksadress)). Universitetet företräddes vid revisionen av bl.a. miljöchef, miljösamordnare, miljörepresentanter, övriga medarbetare i verksamheten samt studenter. Revisionsresultatet (inkl. avvikelser och förbättringsförslag) presenterades för företaget vid det avslutande mötet. Revisionsrapporten återfinns på era sidor på SP System. Några förändringar i organisationen, som bedöms påverka certifikat, har inte konstaterats vid revisionen. Antal anställda är idag ca 6000 personer. Adress och verksamhetsuppgifter som finns inregistrerade på kundwebbplatsen SP System är korrekta. Planering av kommande revision Nästa revision är preliminärt bokad till november 2015. Avvikelser och förbättringsmöjligheter Uppföljning av avvikelser från föregående revision visar att dessa är tillfredsställande åtgärdade.

2015-04-30 375000 5(16) AvvikelseId: BN1 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.1 Beskrivning: Miljöaspektbedömningar/uppdateringar skedde tidigare på fakultetsnivå vilket inte längre verkar vara fallet. Efter omorganisationen bedöms detta ha fallit mellan stolarna då man på institutionerna inte kände till att ansvaret eventuellt ligger på dem. Det bedöms ej vara säkerställt att miljöaspekterna uppdateras vid förändringar. Standardkrav efterlevs ej. AvvikelseId: BN2 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.1 Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Konstnärliga Fakulteten, Storgatan 43) Beskrivning: Miljöaspektförteckningen på konstnärliga fakultetens hemsida är daterad 2010. Uppdatering behöver göras. Det visade sig vara oklart vem som ansvarar för detta. Innan omorganisationen låg ansvaret på fakultetsnivå. Man sade sig inte veta om ansvaret har flyttats till institutionsnivå. Standardkrav efterlevs ej.

2015-04-30 375000 6(16) AvvikelseId: BN3 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.2 Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Konstnärliga Fakulteten, Storgatan 43) Beskrivning: HSM "Gamla" säkerhetsdatablad (från 2000) i pärm på verkstaden påträffades vid revisionen. Enligt uppgift har endast en person access till KLARA. Man bedömer därför att pappersutgåvor på SDB måste finnas. Det rekommenderas att samtlig verkstadspersonal (3 st.) får inloggning till KLARA. Man borde därefter kunna ta bort pärmen och slippa hålla den uppdaterad. Enligt uppgift kommer inga studenter i verkstaden. Efterlevnad av lagkrav på aktuella säkerhetsdatablad nära där kemikalienanvänds bedöms ej vara säkerställd. AvvikelseId: BN4 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.1 Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Konstnärliga Fakulteten, Storgatan 43) Beskrivning: HSM Prefekt sedan sommaren 2014 har inte gått chefsutbildning i miljöledningssystemet och har ej heller introducerats i miljöledningssystemet. Egna rutiner och standardkrav efterlevs ej.

2015-04-30 375000 7(16) AvvikelseId: BN5 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.1 Beskrivning: Under revisionen kom det fram att ansvar i miljöledningssystemet för dekanus och fakultetskanslichef är otydligt. Prefekter och pro-prefekter verkade vara införstådda med sina ansvarsområden. I praktiken verkar dekanus' ansvar vara delegerat till prefekt/pro-prefekt. Är det så det är tänkt? Dekanus ingår ej längre i miljöberedningen. Är det tänkt så? Ansvar och befogenheter i miljöledningssystemet behöver förtydligas. Standardkrav efterlevs ej. AvvikelseId: BN6 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.2 Beskrivning: IDPP Av 6 intervjuade studenter som har läst 3-4 terminer på linjen förskola till 3 klass, sade sig inga av dem känna till GUs hållbarhetsarbete. Man ansåg inte att man hade fått någon introduktion i hållbarhetsarbetet och man upplever inte, att kurser har innehållit inslag av hållbar utveckling. Man visste dock att man förväntas "sortera skräp" samt "släcka ljuset efter sig". Utbildningsbehov bedöms föreligga. Egna rutiner och standardkrav efterlevs ej.

2015-04-30 375000 8(16) AvvikelseId: BN7 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.2 Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Konstnärliga Fakulteten, Storgatan 43) Beskrivning: HSM Det bedöms ej vara säkerställd att studenter får introduktion i universitetets och den egna institutionens arbete med hållbar utveckling. Standardkrav efterlevs ej. AvvikelseId: BN8 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.3 Beskrivning: Miljöberedningens mötesprotokoll är ej upplagda på hemsidan sedan maj 2014. Mötena har dock hållits, oftare än enligt plan. Intern kommunikation i miljöarbetet bedöms ej vara säkerställd. Standardkrav efterlevs ej. AvvikelseId: BN9 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.3 Beskrivning: IDPP Aktivitetslistor för 2015 är inte upplagda på hemsidan. Intern kommunikation av miljömål och aktivitetslistor bedöms ej vara säkerställd. Standardkrav efterlevs ej.

2015-04-30 375000 9(16) AvvikelseId: BN10 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.4 Beskrivning: IKI Inloggning i KLARA ligger kvar som "Mat, hälsa, miljö", som inte finns längre. Inloggningen ska, enligt uppgift, heta IKI. Detta kan leda till att åtkomst till KLARA inte är säkerställd. Standardkrav efterlevs ej. AvvikelseId: BN11 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.5 Beskrivning: Från fakultetens hemsida finns inga länkar till institutionerna. Man får, enligt uppgift, gå "bakvägen". Det verkar dock inte vara självklart hur detta ska gå till. Det bedöms ej vara säkerställt att det går att ta fram nödvändig dokumentation vid behov. Dokumentstyrning ej säkerställd. AvvikelseId: BN12 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.6 Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Konstnärliga Fakulteten, Storgatan 43) Beskrivning: HSM Det är ej säkerställd att relevanta miljökrav kommuniceras till leverantörer som ligger utanför avtal. Standardkrav efterlevs ej.

2015-04-30 375000 10(16) AvvikelseId: LSt1 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.3 Beskrivning: Avser inst biomedicin. Observation: Återkoppling av verksamhetens aktiviteter visar brister. Vid samtal med prefekt så har inte uppföljningen/återkopplingen gått via prefekten. Detta är en avvikelse därför att: Återkoppling av miljöarbetet har inte gjorts fullt ut av institutionen. AvvikelseId: LSt2 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.6 Beskrivning: BMA programmet, biomedicin Observation: i verksamheten finns kemikalier men det finns inga uppgifter om vem som inventerar kemikalierna. Kemikalierna finns inte upplagda i Klara. Detta är en avvikelse därför att: Följer inte egna krav eller lagkrav. AvvikelseId: LSt3 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.6 Beskrivning: BMA-program- inst för biomedicin Observation: Riskbedömningar för olika laborationer för studenter görs men det finns inte någon dokumentation som styrker detta. Risk finns för att viktiga moment inte blir riskbedömda. Detta är en avvikelse därför att: Verksamheten behöver säkerställa att det finns en säker miljö och bra miljö för studenterna.

2015-04-30 375000 11(16) AvvikelseId: LSt4 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.6 Beskrivning: Avser avd klinisk neurovet och rehab, medicinaregatan 11 Observation: Riskbedömningar i Klara är gjorda men de är inte godkända. Personal känner inte till hur det går till att godkänna riskbedömningarna. Detta är en avvikelse därför att: Följer inte egna krav. AvvikelseId: LSt5 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.7 Beskrivning: Observation: I kulvert finns ett rum som förvarar större mängder av kem. Det finns anslaget att dörren måste vara låst. Dörren är öppen. Detta är en avvikelse därför att: Risk att obehöriga kommer åt kem som kan utgöra risker. AvvikelseId: LSt6 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.5.2 Beskrivning: Hittades vid CPI men avser inte verksamheten direkt Observation: Det går inte se att den delen av verksamheten som ligger i gemensamma lokaler på CPI har gått igenom lagar och andra krav och kontroll ev efterlevnad. Här finns magnetkamera, röntgenutrustning, gaser mm. Detta är en avvikelse därför att: Osäkerhet om lagefterlevnad gåtts igenom.

2015-04-30 375000 12(16) AvvikelseId: LSt7 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.5.2 Beskrivning: Avser institutionen biomedicin. Observation: Genomgång av lagar och andra krav gjordes senast i februari 2014. Fakultetens miljösamordnare ber att få in resultatet från utvärderingen av lagar och andra krav. Sammanställningen görs av miljösamordnare. Här har biomedicin skickat in resultatet från februari 2014 men genomgången skulle göras första kvartalet och avsåg bedömning för hela 2014. Detta är en avvikelse därför att: Följer inte egna krav. AvvikelseId: LSt8 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.5.4 Beskrivning: Avser flera inst. inom SA (ej odontologi) Observation: Det är inte säkerställt hur redovisande dokumentation sparas. Vid revisionen var det svårt att hitta dokument som visade att revision var genomförd, återkopplad, avvikelser släckta, uppföljning av miljöaspekter. Detta är en avvikelse därför att: Verksamheten behöver säkerställa att redovisande dokumentation inte försvinner tex vid personalbyten AvvikelseId: LSt9 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.5.5 Beskrivning: Avser BMA programmet. Observation: Enligt revisionsprogrammet skulle verksamheten internrevideras i november. Denna blev inte av. Detta är en avvikelse därför att: Följer inte revisionsprogrammet.

2015-04-30 375000 13(16) AvvikelseId: BN13 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.1 Klassning: Förbättringsmöjligheter Beskrivning: IKI På IKI upplever man, att interesset från studenter att medverka i arbetet mot hållbar utveckling är dalande. På en institution för blivande lärare bör studenters medverken prioriteras högt. Det rekommenderas att man i sin aktivitetslista planerar in löpande aktiviterer för att öka studenternas engagemang, utöver hållbarhetsdagen som redan har planerats. Obligatorisk närvaro? AvvikelseId: BN14 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.1 Beskrivning: IKI Pro-prefekt har inte gått chefsutbildning i miljöledningssystemet. Pro-prefekten har ett stort ansvar i miljöarbetet och rekommenderas därför att deltaga i kommande chefsutbildning. I praktiken verkade pro-prefekten vara medveten om sitt ansvarsområde. AvvikelseId: BN15 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.4.2 Ort: Göteborg (Göteborgs Universitet, Konstnärliga Fakulteten, Storgatan 43) Beskrivning: HSM Anställd på HSM jobbar aktivt med projektet El Systema, ett tvärkulturellt musikprojekt med stort fokus på social hållbarhet. Det vore mycket bra för institutionens miljöarbete om yttre miljö synliggjordes på ett tydligare sätt i projektet. Diskussion om detta fördes på institutionen.

2015-04-30 375000 14(16) AvvikelseId: LSt10 Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.3 Klassning: Förbättringsmöjligheter Beskrivning: Avser odontologen En bra aktivitetslista är skriven och redovisad men den kan kompletteras med tider för uppföljning, vart verksamheten vill nå. Detta tex som ett av aktiviteterna är att kartlägga, här kan det göra en risk att det blir endast kartläggning men inte något som ger förbättring? AvvikelseId: LSt11 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.3.3 Beskrivning: För målet "Integrera hållbar utveckling i utbildningsprogram och kurser" så har många av institutionerna (3 av 4) redovisat kartläggning som aktivitet i aktivitetslistan. För att kunna nå målet inom 7 månader behöver det göras fler aktiviteter. 3 av 4 inst kommer ev. redovisa kartläggningen men på tex BMA programmet har detta arbetet inte påbörjats. Svar vid sammanställning och analys är att övriga institutioner hoppas vara klara med detta under 2015 men vid revisionen så visades inte den ambitionen. Fakulteten behöver visa vilka åtgärder som behöver vidtas för att målet kan nås. AvvikelseId: LSt12 Klassning: Förbättringsmöjligheter Kravdokument: SS-EN ISO 14001:2004, 4.5.3 Ort: Beskrivning: Det är en fördel att GURIA används vid avvikelser för internrevisionen. Det är svårt att vid besök på institutionerna att hitta vilka avvikelser som var som svaren skickas in till miljösamordnare men sparas inte på instutionen. Er certifiering är uppbyggd med hantering enligt "multisite" och med speciella regler vilka redovisas i SP INFOblad Multisite. Samtliga avvikelser från revisionen skall kommuniceras med övriga filialer. Resultatet av denna kommunikation skall framgå av de korrigerande åtgärderna.

2015-04-30 375000 15(16) Sammanställning över antal avvikelser och förbättringsmöjligheter Standard: SS-EN ISO 14001:2004 Kravnr Avvikelse id Större Mindre Förbättringsmöjligheter 4.3.1 BN1, BN2 2 4.3.2 BN3 1 4.3.3 LSt1, LSt10, LSt11 4.4.1 BN13, BN14, BN4, BN5 1 2 2 2 4.4.2 BN15, BN6, BN7 2 1 4.4.3 BN8, BN9 2 4.4.4 BN10 1 4.4.5 BN11 1 4.4.6 BN12, LSt2, LSt3, LSt4 4.4.7 LSt5 1 4.5.2 LSt6, LSt7 2 4.5.3 LSt12 1 4.5.4 LSt8 1 4.5.5 LSt9 1 Summa: 0 21 6 4 Standard: EMAS, EG Förordning nr 1221/2009 Kravnr Avvikelse id Större Mindre Förbättringsmöjligheter Summa: 0 0 0 Information Denna rapport kommer att granskas av SP Certifiering, som kan meddela avvikande bedömning. Med er inloggning till kundwebbplatsen SP System, via Logga in på www.sp.se, har ni tillgång till revisions- och certifieringsinformation så som offerter, revisionsplaner, rapporter, certifikat, certifikatsbilagor, statistik m.m som gäller er certifiering. Där finns också certifikatsmärken och faktablad. Rapportering av eventuella avvikelsers korrigerande åtgärder görs där, på sidan "Revisioner". Offentlig information om certifikat finns på www.sp.se samt på www.certifiering.nu. Rapport kan endast skapas och godkännas av namngiven revisionsledare med behörighet i kundwebbplatsen SP System och görs där tillgänglig i pdf-format.

2015-04-30 375000 16(16) SP Sveriges Tekniska Forskningsinstitut Certifiering Signature_1 Birthe Nörgaard