Manual Verkställa beställningar i Procapita 1
Innehåll Introduktion... 3 Ansvar... 3 Logga in... 3 Aktuellt... 4 Verkställa... 4 Att tänka på... 8 Övrig information... 8 Datum för när olika insatskategorier ska verkställas... 9 Avbryta en verkställighet trots pågående beslut... 9 Avsluta verkställighet och beslut... 10 2
Introduktion Procapita är det datasystem som Vård- och omsorgsnämnden och Produktionsförvaltningen valt att använda för dokumentation av insatser enligt Socialtjänstlagen (SoL), Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) och Hälso- och sjukvårdslagen (HSL). De som använder systemet är bland annat biståndshandläggare, avgiftshandläggare, enhetschefer, sjuksköterskor och vårdpersonal. Privata utförare använder systemet endast för att ta emot och verkställa beställningar samt har tillgång till meddelandefunktionen. Beroende på vilken verksamhet och yrkeskår man tillhör så tilldelas man en viss roll i systemet. Det är rollen och organisationstillhörigheten som avgör vilka delar i Procapita man har tillgång till och var man får lov att läsa och/eller dokumentera. Utifrån utredningens insatser och beslut gör biståndshandläggaren en beställning till utföraren. Utförare som ska verkställa beställningen har rollen Enhetschef i Procapita. Biståndshandläggaren anger vilken utförare som ska ha beställningen. Enhetschefen ska verkställa beställningen med det datum man planerar att insatserna ska starta. Ansvar Som användare i Procapita följer ett stort ansvar att endast gå in på kunder som man har anledning att läsa och dokumentera på. Det är olagligt att läsa information som man inte behöver för att utföra sitt arbete och det finns rutiner centralt att kontrollera loggarna, det vill säga vad och när en specifik användare har läst på olika kunder. Att det är möjligt att läsa information om en kund betyder alltså inte att det är tillåtet! All statistik som rör SoL, LSS och HSL tas ur Procapita och det är viktigt uppgifterna stämmer så vi kan lita på dem. Logga in Klicka på Procapitaikonen Då kommer det upp en dialogruta som heter Anslut mot TSS-server Fyll i Användarnamn och Lösenord 3
Aktuellt Du kommer alltid först in via Navigeringslistan i bilden Aktuellt I bilden aktuellt finns rubriker som visar vad som är aktuellt för dig idag, exempelvis vilka meddelanden du fått, vilka bevakningar som är aktuella, vilka nya beställningar som inkommit och om du jobbar i kommunen om det finns ny dokumentation på någon av dina kunder. Verkställa Som enhetschef bör du dagligen titta efter inkomna beställningar i Procapita. Verkställ med det datum när ni planerar att starta insatsen. Gör så här: Börja med att öppna navigeringslista Kunder Tryck på knappen <Aktuellt> Ett nytt fönster öppnas med bilden Aktuellt Markera Beställningar att verkställa, högerklicka och trycka på <Filter> för att se om du har inkomna beställningar 4
Välj den enhet/utförare du vill se inkomna beställningar på, och tryck <OK>. Du ser endast de utförare du har behörighet att se i Procapita. Har du flera utförarroller i Procapita får du växla mellan dem. Fyll inte i datum. Då ser du vilka beställningar som finns. Du måste slå på filter för att se dina beställningar Du högerklickar på beställningen och väljer Visa beställningstext för att titta från vilket datum beställningen gäller och kan också skriva ut beställningen därifrån. Är beställningen skapad i Lifecare väljer du Utredningsinfo från Lifecare Du väljer Gå till Verkställighet (lov) för att verkställa. En ruta kommer upp byt organisation om den är fel (gäller larm- och nattbeställning) Tryck <OK> 5
Om beställningen gäller en ny kund och verkställigheten startar vid ett senare datum än vad som är beställt MÅSTE du ändra datum på verkställigheten. Det görs vid Verkställd from. Om beställningen gäller en omprövning eller återansökan ska du INTE ändra datum Spara I och med att du sparar har du verkställt beställningen och är klar. Hemtjänst, boendestöd och boenden ska placera resurs (arbetslag eller boende) och fortsätter enligt nedan. Resurs för hemtjänst och boendestöd är tätort, landsbygd eller glesbygd. Resurs för boende är rum. Tryck på fliken Insatser. Där syns de beviljade insatserna och detaljerna Saknas det detalj på insatsen kan du lägga till en genom att markera datumet under insatsen och sedan trycka på knappen <Ny detalj>. Gäller insatsen boende eller korttidsboende skriver du en 1:a under kvantitet. Spara. Tryck på fliken Placering Markera de insatser som ska ha en resurs med en bock 6
Välj Arbetslag respektive Boende, välj Typ av resurs samt Resurs och tryck på pilen. Inom hemtjänst väljer du om kunden bor i tätort, landsbyg eller glesbygd. Vet du inte det kan du titta i personbilden på kunden Hägerklicka till höger om sista fliken och välj <Person>, klicka sedan på fliken Verkställighet Spara 7
Har du gjort rätt ska insatsmappen ändra färg från rött till gult. De insatser som saknas detalj (tid) förblir röda. Glöm inte att avsluta de insatser som inte omprövats! Fortsätt sedan med nästa beställning Tryck på knappen <Uppdatera> om du inte vill se beställningen du redan har verkställt Att tänka på Skriv in i anteckningar att du mottagit beställningen och när ni planerar att starta med insatsen. Eller varför ni eventuellt inte kan starta. Eller/och skriv detta i ett meddelande i Procapita och skicka till biståndshandläggaren. Verkställ endast de kunder som ska verkställas. Meddela systemansvarig om du råkat verkställa en kund som inte skulle ha verkställts. Meddela biståndshandläggaren om någon kund inte kan verkställas, så får han/hon ta bort beställningen. Avsluta de insatser som inte omprövats inom hemtjänst och boendestöd I beslutet anges i detalj vilka insatser som ska utföras och hur ofta. Beviljad tid per månad anges också där. I utredningen finns underlaget till beslutet. Enhetschefen kan skriva ut utredning, beslut och beställning via flikarna Verkställighet och Dokumentation. Övrig information Sedan 2004 lämnar kommunerna uppgifter om alla personer som har insatser via LSS till socialstyrelsen. From 1 oktober 2007 ska statistik om vilka personer som har insatser via socialtjänstlagen också lämnas. SCB ska ha statistik på personnivå två gånger per år och de vill veta vilka insatser en vårdtagare har samt hur länge en vårdtagare fått vänta på att få insatsen verkställd. Uppgifterna hämtas från Procapita av systemförvaltaren. 8
Från den 1 juli 2006 ska gynnande biståndsbeslut enligt socialtjänstlagen som inte verkställts inom 3 månader rapporteras till IVO, kommunens revisorer och kommunfullmäktige. From 1 juli 2008 ska även icke verkställda beslut enligt LSS rapporteras på samma sätt. Rapporteringen görs kvartalsvis och på individnivå. Uppgifterna hämtas från Procapita av chefen för respektive enhet på Socialförvaltningen. Socialstyrelsen vill få uppgifter om vilka beslut som inte är verkställda och sedan från vilket datum de blivit verkställda. Man räknar tre månader från dagen för beslutet. Kommunen kan i värsta fall få betala en sanktionsavgift för beslut som inte verkställts. Avgiften är mellan 10 000 kr och 1 miljon. När Enhetschefen verkställer ett beslut får avgiftshandläggarna signal om detta i Procapita via en modul som heter Verkställa avgifter verkställighet. Via den får avgiftshandläggarna även en signal när en insats blivit avslutad. Avgiftshandläggaren debiterar kunden utifrån från de datum som insatsen verkställts respektive avslutats. Datum för när olika insatskategorier ska verkställas Larm: verkställs det datum när kunden har fått larmet installerat hemma hos sig Hemtjänst, ledsagning, boendestöd, avlösning, personlig assistent: verkställs det datum man bestämmer med kunden att personalen ska komma dit första gången, d v s planerat startdatum. Korttidsboende, HVB, korttidsvistelse, korttidstillsyn: verkställs det datum när kunden flyttar in/kommer till verksamheten första gången. Växelvård: verkställs det datum man bestämmer med kunden att hen ska komma dit första gången, d v s planerat startdatum. Särskilt boende, LSS-boende: verkställs inte med kontraktsdatum utan den dag kunden flyttar in. Dagverksamhet, sysselsättning: verkställs det datum man bestämmer med kunden att hen ska komma dit första gången, d v s planerat startdatum. Det är inte när personalen gör hembesök hos kunden och inte när kunden gör studiebesök på enheten. Kontaktperson: verkställs det datum när det är klart vem som ska bli kontaktperson och man bestämt att de ska träffas, d v s planerat startdatum. Avbryta en verkställighet med pågående beslut Om en verkställighet avbryts trots att det finns pågående beslut, t ex att kontaktpersonen slutar, så ska det rapporteras till Socialstyrelsen om den avbrutna verkställigheten uppgår till 3 månader eller mer. I Procapita finns en funktion för att avbryta verkställigheten så att man får upp dessa på en lista över ej verkställda beslut, men den används inte i dagsläget. Utföraren får istället skicka ett meddelande i Procapita till biståndshandläggaren om vilken kund det gäller samt datum och orsak till att verkställigheten avbryts. 9
Biståndshandläggaren avslutar då verkställigheten och gör en ny beställning till utföraren från gällande beslut. Avsluta verkställighet och beslut Det är biståndshandläggaren som avslutar insatserna i Procapita förutom insatsen Trygghetslarm, som larmansvarig avslutar när trygghetslarmet återlämnas. Om en kund har pågående insatser t ex i hemmet och sedan får beslut på ett korttidsboende där beslutsperioden sammantaget är 3 månader eller längre måste biståndshandläggaren avsluta de beslut som avser insatser i hemmet (gäller inte trygghetslarmet). Annars tvingas utföraren att avbryta verkställigheten enligt ovan. Revisionshistorik Datum Namn Revisionsläge 2012-12-03 Godkänt dokument Marie Öhman A 2013-02-26 Godkänt dokument Marie Öhman B 2017-03-28 Godkänt dokument Marie Öhman C 10