Ärende 5 Flexbuss i Karlskoga
Tjänsteskrivelse 1 (2) 2018-08-10 KS 2018.00081 Kommunstyrelsens ledningskontor Handläggare Hans Bergh-Nilsson Kommunstyrelsen Finansiering av gemensamt flexbussprojekt Karlskoga kommun och Region Örebro län Sammanfattning Karlskoga kommun och Region Örebro län har i gemensam avsiktsförklaring och samverkansavtal lagt fast förutsättningar för att genomföra ett gemensamt projekt med flextrafik i Karlskoga. Projektet ska pågå i tre år med trafikstart i september 2018, tilldelningsbeslut har meddelats till företaget Rudskoga Taxi AB. Förberedelser för trafikstarten pågår för fullt på alla berörda parter och gemensam projektorganisation är fastlagd för att leda och vårda projektet. Projektägare är Region Örebro län, som även ansvarat och genomfört den offentliga upphandling av entreprenör för flextrafiken i Karlskoga. De ekonomiska och praktiska förutsättningarna för genomförande av flextrafik i Karlskoga är klarlagda i gemensamt utförd förstudie för anropsstyrd trafik under år 2017. I projektet ingår även ett särskilt utbud av snabb skytteltrafik mellan Karlskoga busstation och större arbetsplatser för att underlätta arbetspendling med den regionala linjetrafiken till Karlskoga. Den nu aktuella frågan är att säkerställa finansiering i Karlskoga kommuns budget för genomförande av projektet. Beslutsunderlag Kommunstyrelsen ledningskontors tjänsteskrivelse den 10 augusti 2018 Gemensam avsiktsförklaring Anropstyrd trafik med mötesplatser i Karlskoga Samverkansvtal avseende projekt Flextrafik i Karlskoga Idestudie - Anropstyrd trafik med mötesplatser i Karlskoga Överväganden Utvecklingen av flextrafik, som kompletterande kollektivtrafik i Karlskoga, har gått tämligen snabbt genom den översyn av trafikomläggningen hösten 2016 som initierades av kommunstyrelsen. De gemensamma åtgärder och initiativ som tagits av Karlskoga kommun och Region Örebro län har banat väg för projektet som i sig är inriktat på att trafiken efter den treåriga projekttiden ska ingå i det ordinarie utbudet av kollektivtrafik. I gemensam avsiktsförklaring och samverkansavtal regleras att Karlskoga kommun skall vara ekonomiskt ansvarig för projektets kostnader under de första 18 månaderna av projektet. Motsvarande gäller för de avslutande 18 månaderna då det ekonomiska ansvaret övergår till Region Örebro län. Karlskoga kommuns kostnad för de första 18 månaderna uppgår till 3,9 mnkr. Finansiering för fyra månader 2018, 0,95 mnkr,
2 (2) 2018-08-10 KS 2018.00081 föreslås ske från kommunstyrelsens anslag för oförutsedda kostnader 2018. Kommunstyrelsens anslag för oförutsedda kostnader har per 10 augusti 2018 kvar 1,41 mnkr. Finansiering för 2019 och 2020 föreslås ske i kommande ordinarie budgetprocess där resterande kostnad, 2,95 mnkr, bör öronmärkas under kommunstyrelsens ledningskontor. Under och efter projektet kommer uppföljning av såväl praktiskt genomförande resandestatistik och ekonomi att göras så att ingångna avtal i gemensam avsiktsförklaring och samverkansavtal uppfyllts. Kommunstyrelsens ledningskontors förslag till beslut 1. Kommunstyrelsen förslås besluta att 3,9 mnkr avsätts i kommunens budget för att täcka beräknade kostnader för det gemensamma projektet med flextrafik i Karlskoga kommun under projektets 18 första månader från trafikstart i september 2018. 2. Finansiering av kostnader för fyra månader 2018 motsvarande 0,95 mnkr tas från kommunstyrelsens anslag för oförutsedda kostnader 2018. 3. Finansiering av kostnader för 2019 och 2020 motsvarande 2,95 mnkr sker i kommande ordinarie budgetprocess. Hans Bergh-Nilsson Kommunstrateg Expedieras till: Region Örebro län/länstrafiken Örebro Samtliga förvaltningar och nämnder i Karlskoga kommun
UTKAST 2018-02-15 Sida 1 av 6 Samarbetsavtal Flextrafik SAMVERKANSAVTAL AVSEENDE PROJEKT FLEXTRAFIK I KARLSKOGA
UTKAST 2018-02-15 Sida 2 av 6 Samarbetsavtal Flextrafik 1 Allmänt Parterna är överens om att utveckla Flextrafik i Karlskoga kommun (Karlskoga centralort). Parterna har undertecknat en avsiktsförklaring där gemensamma syften och mål är presenterade i dess huvuddrag. Samverkansavtalet (denna handling) ska reglera formerna för hur det gemensamma arbetet ska genomföras. 2 Ingångsvärden 2.1 Avtalspart Avtalspart i detta avtal är: Region Örebro län, organisationsnummer 232100-0164 Karlskoga kommun, organisationsnummer 212000-1991 2.2 Definitioner Gemensamt syfte och mål Identifierat syfte och mål där båda parter har en vilja och ambition att uppnå det önskade resultatet Eget syfte och mål Identifierat syfte och mål där den ena av parterna har en vilja och ambition att uppnå det önskade resultatet 2.3 Syftet med samverkansavtalet Syftet med samverkansarbetet mellan Region Örebro län och Karlskoga kommun redovisas dels som gemensamma syften/mål och dels som egna syften/mål. Gemensamma syften: att testa, utveckla och hitta formerna för Flextrafik i Karlskoga tätort. att gemensamt marknadsföra projektet av såväl flextrafik som övrig regional och lokal kollektivtrafik att fortlöpande utvärdera projektet med avsikten att etablera Flextrafik som en långsiktig del inom ramen för stadstrafiken i Karlskoga centralort. att skapa ett kvalitativt tillskott till befintlig kollektivtrafik (regionbussar och stadsbussar) att minska transporternas klimatpåverkan genom fossilfritt drivmedel
UTKAST 2018-02-15 Sida 3 av 6 Samarbetsavtal Flextrafik Gemensamma mål att öka det kollektiva resandet i Karlskoga kommun att erbjuda ett alternativt resesätt för den person som har svårt att nyttja ordinarie trafikutbud Eget syfte Region Örebro Region Örebro läns syften redovisas inom ramen för de gemensamma syftena Eget mål Region Örebro Region Örebro läns mål redovisas inom ramen för de gemensamma målen Eget syfte Karlskoga kommun att öka tillgängligheten till kollektivtrafiken Eget mål Karlskoga kommun att erbjuda en arbetsplatspendling till de större arbetsplatserna inom Karlskoga centralort där stadsbusstrafiken är begränsat. att tillhandahålla skolskjutstrafik för elever med särskilda behov verkar för att det fossilfria drivmedlet är biogas Redovisade syften och mål kommer att ligga till grund för det projektarbete och de dokument som upprättas i samband med projektets startande. 3 Arbetsform och tid för samverkan 3.1 Samarbetsform Parterna är överens om att samarbetsformen ska genomföras i projektform då det finns ett flertal parametrar som talar för projektformens fördelar. Parterna har beslutat att använda Region Örebros läns projektmodell PIRÖ 3.2 Tid för samverkansavtalet Samverkansavtalet ska gälla från det att det ingås till och med tre (3) månader efter att trafikavtalet upphört i syfte att genomföra avslutning av aktuellt projekt. Trafikavtalet är planerat att upphandlas på en period om tre (3) år. Samverkansavtalet tecknas därmed för perioden 2018-04-01 till 2021-12-31. I händelse av att trafikavtalet inte startar inom planerad tid kommer tiden för samverkansavtalet att justeras så att avslutning av projektet kan genomföras. 3.3 Roller och ansvar Att arbeta i projektform kväver arbetsstruktur samt behov av definierade roller med dess ansvar. Nedan redovisas parternas gemensamma organisationsstruktur för detta samarbete och projekt. Dokument i projektet kommer att tydliggöra rollerna ytterligare. 3.3.1 Projektägare Till projektägare utses representant ur Region Örebro län
UTKAST 2018-02-15 Sida 4 av 6 Samarbetsavtal Flextrafik 3.3.2 Styrgrupp I styrgruppen ingår representanter från båda parter 3.3.3 Projektledare Projektledare utses av Projektägaren 3.3.4 Projektmedlemmar I projektgruppen ingår representanter från båda parter 3.3.5 Övrigt Projektorganisationen i övrigt utformas i kommande projekt. 4 Åtaganden Inom ramen för de ingångsvärden som ligger till grund för projektet har nedan angivna ansvarsområen identifierats vid respektive part och kommer ligga till grund för projektets genomförande. 4.1 Parterna gemensamt Parterna ska gemensamt tillhandahålla personella resurser för projektorganisationens tillsättning och bemanning. Parterna ska gemensamt bekosta och genomföra kampanjer (reklam) för att marknadsföra Flextrafiken Parterna ska gemensamt svara för trafikavtalets kostnader avseende de gemensamma syften och mål som är redovisade. Parterna ska gemensamt, kvartalsvis och vid behov delta i samverkan med trafikutövaren. Parterna ska gemensamt ansvara för att det som redovisas som eget syfte och mål omhändertas inom ramen för projektet och i trafikavtalet. Kostnad särredovisas och belastar den enskilda parten. Initiering av egna syften och mål i projektet genomförs genom ett beställningsförfarande 4.2 Region Örebro Ansvarig för en bemannad beställningscentral, detta omfattar aktiviteter så som beställningsmottagning, fordonsdirigering och samordning. Ansvarig för tillhandahållandet av trafiktjänsten för Flextrafiken, med detta avses upphandling, avtalstecknande och avtalsuppföljning. Ansvarig för kundregister, Ansvarig för synpunktshantering (reklamationer). 4.3 Karlskoga kommun Ansvarig för lokalisering och utpekande av flexpunkter. Ansvarig för tillhandahållandet av flexpunktsutrustning (flexpunktsstolpar med tillhörande hållplatstopp ). Med tillhandahållande avses anskaffning, uppsättning och förvaltning. Tillhandhålla personella resurser för arbete med profilering och kampanj av Flextrafik.
UTKAST 2018-02-15 Sida 5 av 6 Samarbetsavtal Flextrafik 5 Resurser Med resurser avses personella-, materiella- och finansiella resurser. Parterna är överens om att dela på de kostnader avseende resurser som projektet kräver, enligt nedan angiven grundmodell. 5.1 Personella resurser Personella kostnader Vardera parten svarar för den egna personalens kostnader i projektorganisationen. Personalkostnad för de insatser som respektive part kommer att bidra med inom ramen för respektive parts Åtaganden bekostas av respektive organisation. Exempel på sådana åtaganden är utbyggnad av trafikerings-/ flexpunkter, beställningscentralens bemanning m.m. 5.2 Materiella resurser Bestående infrastrukturinvesteringar bekostas av egen organisation. Exempel på sådan är flexpunktsutrustning. 5.3 Finansiella resurser Kostnad för uppfyllnad av gemensamma syften och mål avseende trafiktjänsten (trafikavtalet) med tillhörande reklamkampanjer fördelas 50 procent mot vardera parten. Kostnad för egna syften och mål (trafikavtalet) med tillhörande reklamkampanjer belastar den part som initierat behovet. Parterna är överens om att: kostnader för projektet ska redovisas på ett öppet och transparant sätt kostnader som ska debiteras part faktureras av motparten Karlskoga kommun ansvarar för den första delen och Region Örebro län ansvarar för den andra delen av finansieringen av projektet i tid räknat ekonomisk slutavstämning ska göras i anslutning till projektets avslut 5.3.1 Fakturering och betalningsvillkor Fakturering mellan part sker två gånger per år (i februari och augusti) med betalning 30 dagar efter fakturadatum. Eventuell dröjmålsränta och påminnelseavgift betalas enligt gällande räntelag. 5.4 Andra samarbeten som har påverkan på projektet. 5.4.1 Stadsbusstrafiken Flextrafiken ska samordnas med befintlig stadsbusstrafik eller annan linjelagd kollektivtrafik i syfte att erhålla den mest effektiva kombinationslösningen. 6 Tvist Eventuell tvist ska hanteras genom förhandling mellan parterna.
UTKAST 2018-02-15 Sida 6 av 6 Samarbetsavtal Flextrafik 7 Underskrift Detta avtal har upprättats i två likalydande exemplar, varav parterna har tagit var sitt. Bindande avtal föreligger när båda parter undertecknat detta avtal. Underskrift av behörig avtalstecknare: Karlskoga kommun Ort, Datum Underskrift Namnförtydligande Region Örebro Ort Datum Underskrift Namnförtydligande
1 Gemensam avsiktsförklaring Anropsstyrd trafik med mötesplatser i Karlskoga Bakgrund I augusti 2016 genomfördes en omläggning av kollektivtrafiken i Västra länsdelen i Örebro län. Trafikomläggningen har som helhet medfört tätare trafik på Karlskogas stadsbusslinjer och regionala busslinjer och högre tillgänglighet och yttäckning. Effekterna av trafikomläggningen har undersökts i en gemensam översyn. Här framgår att behovet av att skapa en bättre tillgänglighet i de delar av staden som inte nås av den linjelagda kollektivtrafiken kvarstår. En åtgärd i översynen är att studera möjligheter att utveckla flextrafik i Karlskoga, vilket resulterat i en idéstudie om Anropstyrd kollektivtrafik i Karlskoga kommun (se bilaga). Gemensam avsiktsförklaring Region Örebro län och Karlskoga kommun tecknar denna gemensamma avsiktsförklaring som beskriver finansiering och genomförande av ett gemensamt projekt som baseras på ovan angivna idéstudie. Projektets utgångspunkter Projektets syfte är att testa, utveckla och hitta formerna för biogasdriven anropsstyrd flextrafik i Karlskoga tätort. Projektet syftar också till att utveckla och genomföra gemensamma marknadsföringsinsatser av såväl flextrafik som övrig regional och lokal kollektivtrafik Projektet ska pågå i tre år och utvärderas fortlöpande under projekttiden och efter projektets slut. Resultat och erfarenheter ska kunna ligga till grund för en eventuell fortsatt utveckling och beslut om införande av flextrafik som en del kollektivtrafiken i Karlskoga och den västra länsdelen. Den årliga kostnaden för projektet beräknas till 1,5-2 miljoner kronor. Intentionen är att kostnaderna delas lika, där Karlskoga kommun tar hela kostnaden för första hälften av projektet och Region Örebro den avslutande halvan.
2 Avsiktsförklaringens intentioner, parternas gemensamma och särskilda ansvar samt andra genomförandefrågor kommer att klargöras i ett samverkansavtal. Örebro / 2018 Karlskoga / 2018 Mats Gunnarsson Regionråd Region Örebro län Sven-Olov Axelsson Kommunstyrelsens ordförande Karlskoga kommun