1(14) Plats och tid Ahlbäckssalen, onsdagen den 20 september 2017 kl 09:00 11.15 Beslutande Ledamöter Helena Andersson (S), Ordförande Vanja Larsson (V), 1:e vice ordförande Håkan Berggren (M) Anders Lindblom (C) Aulikki Gåsfors (S) Ersättare Per-Olov Långström (S) Anna-Lisa Eriksson (C) Barbro Lovang (MP) Michaela Söderlund (S) Övriga närvarande Justerare Anne Seppänen, förvaltningschef Marie Johansson, sekreterare Marie Larsdotter, bibliotekschef Helena Karlsson, ekonom Anders Lindblom Justeringens plats och tid Kulturkansliet, tisdag 2017-09-26 kl 12.00 Underskrifter Sekreterare Paragrafer 23-29 Marie Johansson Ordförande Helena Andersson Justerare Anders Lindblom ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Instans Datum då anslaget sätts upp 2017-09-27 Datum då anslaget tas ned 2017-10-25 Förvaringsplats för protokollet Kulturförvaltningen Underskrift Marie Johansson
2(14) Ärendelista 23 Dnr 2017/00009 Delegation och återrapportering... 3 24 Dnr 2017/00021 Budgetuppföljning 2017... 5 25 Dnr 2017/00047 Delårsbokslut 2017... 7 26 Dnr 2017/00038 Ekomuseum Bergslagen - revidering av besöksmål... 9 27 Dnr 2017/00022 Kulturbidrag... 10 28 Dnr 2017/00044 Risk och sårbarhetsanalys för Officeprogram och lagring av dokument i molntjänst... 11 29 Dnr 2017/00024 Meddelanden och rapporter... 13
3(14) 23 Dnr 2017/00009 Delegation och återrapportering beslutar Nämnden tackar för rapporteringen som läggs till handlingarna. Förvaltningschefens skrivelse om 1%-regeln skickas till KS. Ärendebeskrivning Överenskommelse skrivet med Anna Hellqvist/ Midéan ang. Skrivarkurs Sommarskriva under sommaren 2017. En skrivarkurs för ungdomar 12-16 år i Söderbärke och Smedjebacken 10-12 juli 2017. Dnr 2017.00035. Utställningsavtal skrivet mellan Galerie Nordenhake och MEKEN under perioden 6/6-29/8 2017. Dnr 2017.00036. Kontrakt skrivet med Junior Productions AB för arrangemanget Pelle Svanslös Meet & Greet och Maja Gräddnos under bokkalaset 2017-12- 09. Dnr 2017.00037. Kontrakt skrivet med Totalteatern, 2 föreställningar, typ tjej typ kille typ 2017-09-29. Dnr 2017.00039. Samarrangemangsavtal skrivet med Dalateatern med föreställningen Livet kom så plötsligt 2017-10-28. Dnr 2017.00042. Avtal skrivet med Smedjebackens vävstuga, Norrbärke vävstuga och Vävrumporna i Söderbärke för vävning av gardiner i myggtjäll till Gruvstugan på Flogberget. Dnr 2017.00043. Assistent Anna Johnsson har fått utökning på sin tjänst till heltid fr.o.m. 2017-08-01. Skolbibliotekarie Johanna Tallroth har anställts fr.o.m. 2017-12-01. Tekniker/formgivare Henrik Georg Fredberg har timanställts som säsongsarbetare på MEKEN. Mimmi Olsson har anställts som vikarierande biblioteksassistent under perioden 2017-09-01--2017-12-31.
4(14) Under sommaren har assistenterna Barbro Persson, Elisabeth Hedberg gått i pension och i september går assistent Eija Johansson och bibliotekarie Gunhild Wallenius i pension. 1%-regeln. Förvaltningschefen har skrivit en tjänsteskrivelse om att i samband med nybyggnationer och större om- eller tillbyggnationer i kommunkoncernens lokalbestånd ska 1 % av investeringsbudget för aktuellt objekt avsättas till konstnärlig gestaltning.
5(14) 24 Dnr 2017/00021 Budgetuppföljning 2017 beslutar Nämnden godkänner budgetuppföljningen för juni och juli som läggs till handlingarna. Ärendebeskrivning Juni Periodbud. Utfall Avvikelse Budget, Helår Prognos, Helår Avvikelse Intäkt. - 850-829 -21-1 700-1 700 0 Kostn. 5 624 6 204-580 11 247 11 247 0 Netto 4 774 5 375-602 9 547 9 547 0 Juli Periodbud. Utfall Avvikelse Budget, Helår Prognos, Avvikelse Helår Intäkt. - 992-964 -28-1 700-1 700 0 Kostn. 6 561 7 142-581 11 247 11 247 0 Netto 5 569 6 178-609 9 547 9 547 0 Uppföljning: Periodens utfall visar ett underskott på -609 tkr. Underskottet beror till största delen av ej periodiserade intäkter och kostnader bland annat studieförbundskostnader, ekomuseum som ej periodiserats samt AMS bidrag. Kostnader för program samt guider sommartid belastar budgeten mer men hämtas igen under resten av året. Prognosen för helår är att hålla budget. Vidtagna/Planerade åtgärder och effekter av dessa: Eftersom vi för närvarande ser ut att hålla vår budget för 2017 så har vi inte vidtagit eller planerat några särskilda åtgärder. Hot/Möjligheter Inget öppethållande i Flogberget kommer att ge minskade intäkter. Pensionsavgångar under hösten ger organisationsförändringar.
6(14) Biblioteksresultat t o m juli Antal besök: 2017 = 33.663 2016 = 33.484 Antal utlån: 2017 = 32.725 2016 = 33.979
7(14) 25 Dnr 2017/00047 Delårsbokslut 2017 beslutar Nämnden godkänner delårsbokslutet och protokollsutdrag skickas till ekonomikontoret och kommunstyrelsen. Ärendebeskrivning Utfall jan-aug Budget jan-aug Utfall 2016 jan-aug Prognos helår 2017 Budget helår 2017 Totalt för nämnden, mkr Intäkter Kommunbidrag 6,3 6,3 5,9 9,5 9,5 Övriga interna intäkter 0,8 0,8 0,9 1,3 1,3 Externa intäkter 0,3 0,3 0,3 0,4 0,4 Summa intäkter 7,4 7,4 7,1 11,2 11,2 Kostnader Löner och PO -4,3-4,0-3,7-6,1-6,1 Hyra -1,3-1,3-1,3-1,9-1,9 Kapitalkostnader -0,1-0,1-0,1-0,1-0,1 Övriga kostnader -2,2-2,0-2,0-3,1-3,1 Summa kostnader -7,9-7,4-7,1-11,2-11,2 Resultat -0,5 0,0 0,2 0,0 0,0 Självfinansieringsgrad 14% 15% 17% 15% 15% augusti Periodbud. Utfall Avvikelse Budget, Helår Prognos, Avvikelse Helår Intäkt. - 1 133-1 198 65-1 700-1 700 0 Kostn. 7 498 8 096-598 11 247 11 247 0 Netto 6 365 6 897-533 9 547 9 547 0 Ekonomisk analys Periodens underskott på -533 tkr beror på personalkostnader, kostnader för
8(14) program, guider samt studieförbund som är högre än budget för perioden men förväntas balanseras innan årets slut. Under sommaren har även visnings- och caféverksamheten vid Flogberget legat nere på grund av ett ras som upptäcktes i december 2016. Raset ska åtgärdas och verksamheten beräknas fortsätta igen under 2018. Detta har även medfört att intäkterna från de kulturhistoriska besöksmålen är lägre än föregående år. Entréer till MEKEN:s sommarutställning ligger i nivå med förväntat resultat. Periodens händelser Inställda arrangemang vid Flogberget på grund av raset blev ett tråkigt beslut att ta då besök vid Flogbergets gruva har varit populära. Pensionsavgångar på biblioteksavdelningen och s prioriteringar kring rekrytering påverkar verksamheten. Under hösten implementeras även ett nytt bibliotekssystem då det gamla faller ut tiden. Utökade öppettider på biblioteket i Smedjebacken har jobbats fram och träder i kraft från januari 2018. Måluppfyllelse Kulturförvaltningens tre huvudområden: bibliotek, MEKEN och kulturhistoriska miljöer har en viktig roll som mötesplats, vilket går att avläsa i besöksstatistiken. Barnverksamheten på biblioteket och MEKEN har bibehållen attraktionskraft. Antalet besökare till Lokstallet och den industrihistoriska utställningen lockade för andra sommaren i rad stor publik. Prognos för året kommer att hålla given budgetram 2017.
9(14) 26 Dnr 2017/00038 Ekomuseum Bergslagen - revidering av besöksmål beslutar Förslag från nämnden är att ta bort Schisshytteleden och lägga till Norrbärke Hembygdsgård med Kyrkogatan. Beslut tas när dialog genomförts med berörda parter. Ärendebeskrivning Styrelsen i Ekomuseum Bergslagen önskar att kommunerna tar fram förslag till vilka besöksmål i respektive kommun som ska ingå i Ekomuseum Bergslagen under den kommande perioden. Beslutsunderlag Bakgrund Under Ekomuseums 31-åriga verksamhet har det regelbundet skett en revidering av vilka besöksmål som ska ingå. Detta på grund av att en del besöksmål ibland upphör, andra kan vara aktuella att komma med. Dock har de flesta hängt med sedan start och kommer förhoppningsvis vara kvar länge än. Senast en revidering gjordes var 2008, nya informationsskyltar var sedan på plats 2009. Från start 1986 ingick 52 miljöer, senare blev det 49 och just nu ingår 61 plus tre i Surahammar. Kriterier Under 2016 och 2017 har ekomuseets centrala ekoråd, ledningsgrupp och styrelse tagit fram uppdaterade kriterier för besöksmålen och en mall för utvecklingsplaner. Dialog Förslag till vilka besöksmål som ska ingå, bör utformas i dialog med berörda, dvs. lokalt ekoråd, föreningar och fastighetsägare. Beslut och tidplan Varje stiftarkommun ger senast under november 2017 förslag på besöksmål i sin kommun. Beslut i Ekomuseum Bergslagens styrelse tas februari 2018. Arbetet med skyltar, guidebok, webb med mera kan starta 2018, med sikte på att vara klart under 2019
10(14) 27 Dnr 2017/00022 Kulturbidrag beslutar Nämnden beviljar FlogbergsSellskapets ansökan om projektstöd med 5 tkr till fortbildning av skådespelartruppen. Vanja Larsson och Anders Lindblom deltar inte i beslutet. Ärendebeskrivning FlogbergsSellskapet söker projektstöd till fortbildning av skådespelartruppen. Beslutsunderlag På grund av reparations- och säkerhetsarbeten vid Flogbergets besöksgruva under innevarande säsong kan FlogbergsSellskapet ej uppföra spel under innevarande år. Hålltiden måste utnyttjas för att höja kvaliteten på spelet men också på spelarna. För detta ändamål avser föreningen genomföra en kurs med syfte att öka professionaliteten, tillgängligheten och förnya spelet så att en geografisk och internationell spridning kan ske. En professionell regissör kommer att anlitas. Kostymering och andra tidsenliga kostymer och föremål införskaffas.
11(14) 28 Dnr 2017/00044 Risk och sårbarhetsanalys för Officeprogram och lagring av dokument i molntjänst beslutar Risk och sårbarhetsanalys (RSA) gällande Office-365 godkänns enligt upprättat förslag. Ärendebeskrivning Kommunstyrelsens förvaltning har genomfört en Risk och Sårbarhetsanalys (RSA) gällande nyttjandet av Microsoft Office-365 programvaror som tjänst, kallat O365. (Molntjänsten innehåller bl.a. Word, Excel, Outlook-epost och mappar för dokumentlagring samt kommunikations och samarbetstjänsten SKYPE. Molntjänsten levereras via Internet till kommunens datorer, mobiler och surfplattor. Analysen av molntjänsten påvisar att det är juridiskt möjligt för kommunen att använda dessa tjänster. Med anledning av att varje nämnd är personuppgiftsansvarig inom sin verksamhet åligger det respektive nämnd att godkänna den upprättade analysen innan molntjänsten O365 kan börja användas i den egna verksamheten. Molntjänsten skapar möjligheter till kostnadseffektivisering inom kommunkoncernen motsvarande 200-300 tkr årligen i form av besparingar i nuvarande system för e-post och fillagring. Dessutom gynnar användningen av molntjänsten kommunens effektivisering med stöd av digitalisering. Detta nya arbetssätt kräver utbildning bl.a. för att den som använder tjänsten ska ha kunskap om personuppgiftsbehandling och var man sparar känslig information. T.ex. att sekretesshandlingar ska hanteras i därför avsedda verksamhetssystem. Användandet av molntjänsten ställer även krav på att personuppgifter i form av att anställdas namn och ID för inloggning i O365 gallras då en anställd slutar sin tjänst hos kommunen. Säkerställandet av detta underlättas genom att information hämtas automatiskt från kommunens HR-system. Kopplingen med HR säkerställer också registerkvalité och riktighet i personuppgift vid molntjänstens utdelning till nämndens personal och uppdragstagare/förtroendevalda.
12(14) föreslås att godkänna den upprättade Risk och Sårbarhetsanalysen med tillhörande risk-lista. Beslutsunderlag Bilaga: Risk- och sårbarhetsanalys MS-O365
13(14) 29 Dnr 2017/00024 Meddelanden och rapporter beslutar Nämnden tackar för informationen som läggs till handlingarna. Ärendebeskrivning Protokollsutdrag. Kommunfullmäktige 2017-06-19 31. Preliminär budget 2018. Preliminär budgetram 2018 för kulturnämnden är 9 940 tkr. Protokollsutdrag. Teknik- och fritidsutskottet 2017-06-15. Flogbergets gruva skrotning och säkring av berget efter gruvras. Beslut att Flogbergets gruva ska iordningsställas så att den kan ta emot besökare samt anslå 250 000 kr ur posten ospecificerade underhållsmedel 2017 och 250 000 kr från fastighetsunderhåll 2017. Ordföranden har beviljat bibliotekschef Marie Larsdotter som tillförordnad chef under nuvarande chef Anne Seppänens ledighet under sommaren 2017. Dnr 2017.00041 Flogbergets besöksgruvor hade stängt under sommaren på grund av ett omfattande ras. Återinvigningen är planerad att ske under vecka 27, d.v.s. i samband med Järnrutten 2018. Utställningen Artisk skinnberedning ett världskulturarv av Lotta Rahme, garvare, visades i Lokstallet 2-28 maj i samarbete med Björkströms skol och ABF. Totalt 399 personer besökte utställningen. Sommarutställningen på MEKEN av finsk samtidskonst Identitet/Identiteetti/Identity 18 juni-20 augusti hade 1480 besökare. Sammanlagt 120 personer deltog i Konstkollot 26-30 juni i Mediumverket och MEKEN. Utställningen Smedjebacken och järnet - en lång historia i Lokstallet höll öppet dagligen fr.o.m. 3 juli-13 augusti samt under augustifesten 17-20 augusti. Antalet besökare uppgick till 1795 besökare. Guidade visningar av Flatenbergs hytta, måndagar och onsdagar under juli månad, lockade 29 besökare.
14(14) Sommarens upplaga av Konst runt Barken, 12-15 juli, omfattade även visningar av Johan Ahlbäcks ateljé för 30 besökare. Johan Ahlbäckstiftelsen har erhållit projektbidrag, 75 tkr, från Riksantikvarieämbetet för utveckling av Ahlbäcks ateljé. Projektet kommer att ske i samverkan med Kulturförvaltningen och innehåller bl.a. framtagning av ett visningsmanus i samarbete med dramatikern Arne Andersson samt konst- och integrationskvällskurs på MEKEN i samverkan med Konst i Dalarna. Ett delmål är att varje grundskoleelev i Smedjebackens kommun ska ha besökt Ahlbäcks ateljé minst en gång under sin skolgång. Årets Ahlbäckdagar har temat Mångfald och integration i arbetslivet och äger rum 6-7 oktober på Folkets hus och MEKEN. Förvaltningschefen har av privata skäl ansökt om tjänstledighet med 20 % fr.o.m. 1/9 t.o.m. 31/12, vilket betyder att hon är ledig en dag per vecka.