Förvaltningsorganisation IT TEKNIK OCH SERVICE (T&S) KONTORET FÖR HÄLSA, VÅRD OCH OMSORG (HVK) Minnesanteckningar 2014-05-14 Siebel Expertanvändarträff SoL/LSS (alla utförare) Inledning och presentation av IT-förvaltningen Sabir Ghaderi hälsar alla välkomna och IT-förvaltningen presenterar sig själva. Supportorganisation och definition av Expertanvändare Visning av supportorganisationen och genomgång av expertanvändardefinition. Betoning av hur viktig rollen är samt att det är expertanvändaren som ska höra av sig till supporten. Det finns vissa undantag där slutanvändare behöver höra av sig till supporten på egen hand och inte gå via en expertanvändare. Det är i de fall där supportärendet handlar om problem med inloggning/lösenord. Eftersom lösenord är personliga så måste kontakten ske direkt med den berörde användaren men om lösenordet behöver ändras så skickar vi av säkerhetsskäl det nya lösenordet till närmaste chef. Information på webben gällande Siebel Visning av HVK:s webbplats för utförare: Viktig informationskanal! Genomgång av vad man hittar på sidan som till exempel; Guide & Tips och utbildningsfilmer, dokument för behörighetsbeställning och var man beställer dosor, releaseinformation, driftinformation och support. Info från HVK pågående arbeten Flexite, avvikelsehanteringssystem Jerk presenterar Flexite. Systemet planeras att vara i drift för HSL-personal i september. Utbildning kommer att hållas från mitten av augusti. Under senhösten kommer även SoL-/LSS-personal introduceras i systemet. Just nu tar man fram processer samt testar systemet. En pilot kommer att köras tillsammans med de utförare som också har deltagit i framtagandet av systemets processer. Revidering av SoL/LSS sökordsträdet HVK har nu reviderat sökordsträdet för SoL/LSS tillsammans med representanter från utförarsidan (interna och externa utförare) i enlighet med ICF. Man har även tittat på genomförandeplanen, finns ett förslag på att man ska ha en gemensam istället för flera olika.
Arbetsgruppen har i sin genomgång också tagit hänsyn till de synpunkter som användarna har haft på sökordsträdet. Syftet är att kunna underlätta dokumentationen genom att ha färre sökord samt bättre och tydligare hjälpfrastexter till varje enstaka sökord. Datum för när det nya sökordsträdet ska implementeras i systemet är ännu inte fastställd. Revidering av sökordsträdet för HSL kommer också att göras under året och troligtvis blir även detta i enlighet med ICF. Detta kan då underlätta kommunikationen mellan omvårdnadspersonal och HSL-personal genom att ICF erbjuder ett standardiserat språk och en struktur för att beskriva hälsa och hälsorelaterade tillstånd. Kravspecifikation journal HVK har samlat in synpunkter på journalmodulen från användarna (omvårdnadspersonal och HSL-personal) genom intervjuer, enkätundersökning samt de ärenden som har förmedlats till supporten. I insamlingen av dessa synpunkter har både privata som kommunala verksamheter varit representerade. Utifrån sammanställningen av dessa synpunkter har projektgruppen tillsammans med MAS/MAR arbetat vidare med en ny kravspecifikation för journalhanteringen i Siebel. Projektgruppen har i syfte att samla in bra och tydliga krav varit på studiebesök i andra kommuner och tittat på andra journalsystem. Rapporten/sammanställningen kan delas in i tre olika delar: 1. Utbildningsbrist/handhavandefel användarna har inte fått utbildning och/eller tillräckligt med utbildning i systemet. I vissa fall har utbildningen som har erbjudits inte uppfyllt verksamhetens/användarens behov. 2. Sakfel missuppfattningar om Siebel och vad den används till. Användarna har inte fått tillräckligt med information och i vissa fall har informationen som lämnats varit helt felaktigt. 3. Utvecklingsfrågor konstruktiv kritik och bra synpunkter på förbättringsområden i Siebel och i synnerhet journalmodulen. Ej verkställda beställningar HVK genomför nu ett omfattande arbete med att säkerställa att information om verkställighet på beställningar i Siebel är korrekt. Myndigheten (biståndshandläggarna) har arbetat intensivt med att se till att beställningar är korrekta från deras sida, vilket en del av er utförare redan märkt. Beställningarna ska dock även verkställas på utförarsidan. Att informationen i Siebel stämmer överens med verkligheten har stor betydelse ur flera aspekter.
Alternativa IE-versioner Sabir berättar om vilka tekniska förutsättningar som gäller för Siebel, IE8 (Internet Explorer 8). Oracle har släppt en ny version av Siebel (Open UI) som fungerar med olika webbläsare och högre versioner. Det finns en del andra organisationer/företag inom andra branscher som har uppgraderat sina system till Open UI, men eftersom den nya versionen inte har funnits på marknaden så länge så har IT-förvaltningen (HVK) beslutat att vi väntar ett tag för att undslippa eventuella barnsjukdomar. Vi bevakar dock status på dessa uppgraderingar genom leverantören (Deloitte) samt genom direkt kommunikation med Oracle. I väntan på den nya versionen testar leverantören och Teknik & Service IE11 för att se om versionen kan fungera tillfredsställande så länge. Gallring och arkivering Än så länge har ingen gallring gjorts i Siebel men detta måste åtgärdas under 2014. En ny bevarande och gallringsplan är under framtagande. IT-förvaltningen avvaktar med att sätta upp bevarande- och gallringsreglerna i Siebel tills den nya bevarande och gallringsplanen är klar, detta då reglerna för detta måste vara i enlighet med planen. En annan aspekt på varför IT-förvaltingen avvaktar med uppsättning av bevarandeoch gallringsregler i Siebel är översynen av nämndorganisationerna som kan innebära förändringar i organisationsstrukturen i Siebel som då påverkar visibilitetsregler mm. Uppsala kommun har gjort en översyn av nämndorganisationen och ett nytt förslag till ny nämndorganisation har tagits fram och ska upp till kommunfullmäktige (9-10 juni) för beslut. HVK har tillsammans med Stadarkivet diskuterat olika altenativa lösningar för att kunna genomför gallringen i Siebel i väntan på ovan nämnda delar. Tidplan hösten 2014 Det pågår en hel del omorganisationer inom kommunen (översyn av nämnorganisation, IT-outsourcing) och internt på HVK som påverkar ITförvaltningens planering framåt. Med detta sagt så är nedanstående tidplan för hösten 2014 inte riktigt fastställt och eventuella omprioriteringar kan komma att ske. Boendemodul Utvecklingen av boendemodulen i Siebel är i slutfas, men det kvarstår ett antal detaljer för att färdigställa modulen inför lansering. Målet är att ha den i drift och införa den i verksamheten under hösten 2014. Journalmodulen kommer att ses över och utvecklas. Kravspecifikation på gång. ÄBIC hantering av behovsprövad biståndsbedömning. Mer information kommer.
Uppsättning av regler för gallring och arkivering i Siebel Integration till Prator Kommunikationssystem mellan kommun och landsting. Kommer att prioriteras till hösten. Information och visning av Release 4.2.12 Realeasen kommer att installeras den 21 maj då det är servicefönster. Installationen tar något längre tid och systemet kommer att vara nere under några timmar. Möjlighet att anpassa systemet med personliga inställningar Olika sätt att anpassa kolumner. Om inte inställningarna sparas, kontakta ToS. Sparade frågor; lägga till och ta bort. Frågestund och synpunkter/önskemål 1. Knappen Hämta personuppgifter borde vara grå till en början när man lägger upp en ny kund. Otydligt om man ska trycka på Ny eller Hämta personuppgifter. 2. Delade bilagor: för att kunna öppna en delad bilaga måste du gå till kund. Det går inte att öppna en bilaga efter sökning i journalöversikten. 3. Rättade anteckningar syns som standard i journalöversikten. Här måste man aktivt bocka ur valet för att de inte ska synas. Borde vara tvärtom. 4. Går det att flytta kunder mellan olika enheter? Kundens journal ska avslutas på den gamla enheten och sedan startas på den nya. 5. Kan man se kundens gamla journal om kunden flyttar? Nej, det är utskrift av den gamla journalen som gäller. 6. Hur avslutar man journal när det finns bilagor? Bilagorna måste skrivas ut för sig och läggas in kronologiskt. Genomförandeplanen ska ha kundens underskrift och därför redan finnas utskriven. 7. Hur ser man nyligen delade anteckningar? Gå till Journal -> Journalöversikt och sök efter delade anteckningar (Samtycke HSL). 8. Hur fungerar en driftstoppspärm? Vid systemstopp ska de senaste anteckningarna finnas utskrivna. Hos V&B får dessa inte vara äldre än 3 månader. En rutin för driftstopp ska finnas hos alla utförare. 9. Meddelandefunktion och inskanning av dokument: Meddelandefunktionen är inte testad i systemet och ska inte användas. Om man har använt meddelandefunktion måste man se över detta då det är dags för gallring och arkivering. Att skanna in dokument är inte säkert då dokumentet inte ligger på en säker lagringsplats. 10. Hur hittar man kunder som är avslutade? Kan man se om kunden har en avslutad journal? ToS publicerar guide i Guide & Tips. 11. Hur kan man se delningar under en viss tidsperiod utan att känna till när anteckningen delades? Man kan ställa om relevansen men det behövs rutiner för detta om funktionen ska användas. 12. För många klick! 13. Önskemål finns att all dokumentation ska vara integrerad i systemet.
14. Användarna vill kunna skriva ut på ett smidigare sätt. Idag är det för många steg för att få ut en utskrift. 15. Skillnader vid delning av genomförandeplan och anteckningar. Vid delning av genomförandeplan till biståndshandläggare ska man dela före signering och vid delning till HSL ska anteckningen signeras före delning. 16. Vad ska dokumenteras under respektive sökord? Finns det någon mall? 17. Kortkommandon i Siebel. Finns i Guide & Tips. Avslutning IT-förvaltningen tackar samtliga deltagare och påminner ännu en gång om hur viktig expertanvändarrollen är och att deras insats är direkt avgörande beträffande användaracceptansen för Siebel samt kompetenshöjning av slutanvändarna inom den egna verksamheten/organisationen. Deltagarna får i samband med publiceringen av minnesanteckningar också möjlighet till att lämna en utvärdering av expertanvändarträffen via ett webbformulär. Vi är tacksamma om så många som möjligt svarar på denna utvärdering som skickas ut i ett separat mejl.