Verksamhetsstödets interna organisation vid Högskolan i Skövde - ansvarsområden och uppgifter Organisationsbeskrivningen, som gäller från och med 2017-01-01, har fastställts av högskoledirektören 2017-01-20. Därmed ersätts tidigare version fastställd 2015-12-18. Dnr HS 2017/18
Innehållsförteckning 1. Inledning... 2 2. Högskoledirektören... 3 3. Avdelningen för forskningsstöd, samverkan och innovation... 4 4. Avdelningen för marknadsföring och kommunikation... 5 5. Avdelningen för utbildnings- och studentstöd... 6 6. Campusavdelningen... 8 7. Ekonomiavdelningen... 9 8. HR-avdelningen... 10 9. Högskolebiblioteket... 11 10. IT-avdelningen... 12 1
1. Inledning I detta dokument beskrivs ansvar och uppgifter för avdelningarna inom verksamhetsstödet vid Högskolan i Skövde (Högskolan). Varje avdelning inom verksamhetsstödet leds av en chef som är verksamhetskunnig inom avdelningens område. Vid behov kan även en biträdande chef för avdelningen utses av högskoledirektören. Allmänt gäller att varje avdelning ansvarar för regelskrivning och tidsbestämning av de administrativa processer och rutiner som ligger inom avdelningens ansvarsområde. Vidare har avdelningarna ett allmänt ansvar för omvärldsbevakning inom det egna området, liksom ansvar för information om och internutbildning i frågor som faller inom det egna ansvarsområdet. I detta ansvar ingår tillsyn och kontroll av att de nationella och lokala regelverk som ligger inom avdelningens ansvarsområde efterföljs. Beslut i administrativa frågor som rör avdelningens interna verksamhet och ligger inom ramen för dess budget, inklusive beslut som innebär rena arbetsledningsåtgärder, fattas för varje avdelning av respektive avdelningschef. Övriga beslut som faller inom avdelningarnas ansvarsområden fattas av avdelningschefen (efter delegation från högskoledirektören), högskoledirektören eller i vissa fall rektor. Vilken nivå som respektive beslut fattas på regleras av rektors beslutsordning (som ingår som en del i Arbetsordning vid Högskolan i Skövde) och högskoledirektörens delegationsordning. 2
2. Högskoledirektören Högskoledirektör Högskoledirektören (HD) är chef över Högskolans verksamhetsstöd. I uppdraget ingår att strategiskt samordna verksamhetsstödets stöd- och kontrollverksamheter med utbildning och forskning. Högskoledirektören har följande ansvarsområden och uppgifter: - strategisk planering av åtgärder som avser organisation, processer, ledning och utveckling inom verksamhetsstödet - övergripande ansvar för verksamhetsstödets kvalitetsarbete - chef för avdelningscheferna inom verksamhetsstödet - samordning av verksamhetsstödets omvärldsbevakning och omvärldsanalys - stöd till rektor med kontakter och förhandlingar inom och utom Högskolan 3
3. Avdelningen för forskningsstöd, samverkan och innovation Avdelningen för forskningsstöd, samverkan och innovation (AFSI) arbetar inom sitt verksamhetsområde med samordning, rådgivning, prognoser, analyser, utredningar, uppföljning, kommunikation och projektledning. I uppdraget ingår även att hålla regelbundna informations- och utbildningsinsatser inom verksamhetsområdet. Stöd i uppföljningar med koppling till Högskolans kvalitetssystem för forskning är en prioriterad uppgift för avdelningen. Ett Grants Office ska vara en stödfunktion för att fler bidragsansökningar ska leda till framgångsrika externt finansierade forskningsprojekt och ett ökat antal samverkansprojekt med privat och offentlig sektor. Avdelningen har följande ansvarsområden och uppgifter: Forskningsstöd - Bevaka och informera om utlysningar och finansiärspecifika villkor, samt proaktivt upplysa forskare om relevanta möjligheter till extern finansiering. - Avtalssamordning och uppföljning av externfinansierade forskningsprojekt. - Rådgivning till projektägare i ansökningsfas och projektgenomförande. Information om villkor för ansökningar och kontrakt med de större finansiärerna - Bevakning av samt specialiserad rådgivning i ansökningsfas och projektgenomförande för EU-projekt och större forskningsprogram, innefattande att stötta med administrativa rutiner i hela processen, från ansökan till rapportering. - Stöd till utvärdering av forskning. - Administration och systemansvar för ansökningssystemet Prisma som hanterar forskningsansökningar till VR, Forte och Formas. - Samordna och genomföra utbildningar och informationsträffar relaterade till extern finansiering, projektledning och projektgenomförande. - Ge relevant information baserad på kontinuerlig finansiärsbevakning och information om centrala stödfunktioners stöd till externfinansiering. - Utveckla och uppdatera extern forskningsinformation på Högskolans webb - Stödja målgruppsanpassad forskningskommunikation riktad mot forskningsfinansiärer och forskningspartners i syfte att öka externfinansieringen av forskningen. - Bidra till spridning av populärvetenskaplig information om Högskolans forskning, i syfte att stärka Högskolans varumärke. Samverkans- och innovationsområdet - Stöd för att identifiera intellektuella tillgångar, samt för kunskapsöverföring och nyttiggörande av sådana tillgångar hos projektpartners eller uppdragsgivare. 4
- Hänvisning till lämpliga innovationsaktörer för kommersialisering och nyttiggörande av forskningsresultat. - Upparbeta kontakter och nätverk med andra innovationsaktörer såsom näringsliv, science parks, innovationskontor, Västra Götalandsregionen, kommuner och Skaraborgs kommunalförbund m fl. - Samordna, administrera, och ge stöd i frågor avseende uppdragsutbildning. - Samordna, administrera och ansvara för högskoleövergripande samverkansaktiviteter såsom partnerprogram och mentorprogram. - Samordna, administrera, utveckla och ge stöd i frågor som rör Högskolans alumner. - Koordinera event som mässor, större konferenser, akademisk högtid och andra ceremonier. 4. Avdelningen för marknadsföring och kommunikation Avdelningen för marknadsföring och kommunikation (AMK) tillhandahåller expertkompetens i kommunikations- och marknadsföringsfrågor och ansvarar för utveckling av Högskolans övergripande strategier inom dessa områden. Avdelningen har följande ansvarsområden och uppgifter: - stöd i framtagning av Högskolans kommunikationsstrategier - huvudredaktörskap för www.his.se och Medarbetarportalen - Högskolans varumärkesarbete - innehållsproduktion till sociala medier, Högskolans webbplatser och media - nationell och internationell marknadsföring mot presumtiva studenter främst genom digital marknadskommunikation. Arbetet med marknadsföringen av program koordineras och planeras vid avdelningen i samråd med övrig verksamhet vid Högskolan. - utifrån exponeringsstrategier utarbeta marknadsplaner för rekrytering av studenter så väl nationellt som internationellt - mediakontakter och Högskolans pressrum på www.his.se ansvarar för omvärldsbevakning i media - utbildning och stöd till chefer inom kommunikation och presshantering - Högskolans grafiska profil - produktion av trycksaker - att samordna och kvalitetssäkra upphandlande tjänster inom foto, film, digitalt tryck och original 5
5. Avdelningen för utbildnings- och studentstöd Avdelningen för utbildnings- och studentstöd (US) ansvarar för och samordnar utbildnings- och forskarutbildningsadministration samt studentstöd. I avdelningens uppdrag ingår också att, via International Office, koordinera och utveckla Högskolans internationaliseringsverksamhet. Avdelningen har följande ansvarsområden och uppgifter: Allmänt - personskadeförsäkringar för studenter - driftavtal för de system där avdelningen är systemägare - utbildning i studieadministrativa system och rutiner - beredning av ärenden rörande sista anmälningsdatum för kurser och program - beredning av ärende n rörande överenskommelse med Universitets- och högskolerådet (UHR) om antagningstjänst och licenstjänst för användande av NyAsystemet - beredning av ärenden rörande utformning av examens- och kursbevis Antagning och examina - högskoleprovets planering och genomförande - handläggning av ärenden som rör anmälan, antagning, anstånd och studieuppehåll - registrering av studenter på program och kurser - handläggning av ärenden som rör tillgodoräknande och validering - handläggning av ärenden som rör examen, examensbevis och kursbevis - diarieföring och arkivering av studieadministrativa beslutsärenden - skyddsbehov av student (sekretesshantering) International Office - koordinering och administrering av avtals- och stipendiefrågor samt mobilitetsprogram - beredning av samarbetsavtal, återbetalningsärenden samt andra ärenden som rör internationalisering - utveckling av, samt stöd vid, samverkan med internationella partner 6
- stöd vid utveckling av internationalisering av utbildning - i samarbete med AMK arbeta med marknadsföring gentemot internationella partner - koordinering av rekrytering av avgiftsskyldiga studenter - koordinering av särskilda internationella projekt - stöd vid utveckling av internationalisering på hemmaplan samt genomförande av relaterade aktiviteter Studentstöd - studie-, karriär- och arbetsmarknadsvägledning (inklusive utlandsstudier och överenskommelse för individuell studiegång) - handläggning av ärenden rörande funktionshinder och likabehandling av studenter - stödjande samtal och förebyggande hälsovård för studenter - samordning av introduktionen av nya studenter - stöd i arbetet med krishantering Studieadministration - studieadministrativa processer samt insamling, granskning och rapportering av uppgifter till system där avdelningen är systemägare - sekreterar- och beredningsstöd till fakultetsnämnd och utbildningskommittéer - kvalificerad handläggning och utredningsstöd - beredning av utbildnings-, forsknings- och forskarutbildningsärenden - administrativ samordning av forskarutbildningen - beredning av styrdokument för utbildning, forskning och allmänna högskoleövergripande styrdokument - Studentservice (expedition), inklusive tentamensutlämning och administration av omprövning av betyg - arkivering av utbildningsplaner, kursplaner, originaltentamina och examensarbeten - schemaläggning och lokalbokning - tentamensadministration, inklusive arbetsledning och utbildning av skrivvakter - bostadsförmedling för studenter 7
6. Campusavdelningen Campusavdelningen (CA) ansvarar för fastighets- och lokalförsörjningsfrågor, miljöledning, teknisk-administrativ service, telefoni och reception, samt övergripande säkerhetsfrågor. Avdelningen har följande ansvarsområden och uppgifter: Fastighets- och lokalförsörjning - lokaler och lokalförsörjning samt högskolegemensam inredning och utrustning - upphandling och kontraktering av entreprenörer gällande restaurangverksamhet, lokalvård, bevakning, etc. - kontakt med fastighetsägare och kontrakterade entreprenörer under löpande avtalstid vad avser drifts- och underhållsfrågor - frågor kring säkerhet inklusive brandsäkerhet vad gäller lokaler, inredning och utrustning - arbets- och studiemiljöfrågor vad avser den fysiska miljön Miljöledning - utveckling och implementering av ett miljöledningssystem Teknisk-administrativ service - vaktmästeritjänster - underhåll, support och inköp av AV-utrustning till Högskolans allmänna salar - systematiskt brandskyddsarbete - skalskydd (larm, bevakning, nycklar och passerkortsystem) - miljöfraktionshantering - kopiering, utskrifter och inbindning till studenter och anställda - försäljning av profilprodukter, kontorsmaterial och kompendier till studenter Växel och reception - reception - ansvar för telefonitjänster - extern uthyrning av lokaler 8
7. Ekonomiavdelningen Ekonomiavdelningen (EK) ansvarar för ekonomiadministrativa frågor samt frågor som rör budget, redovisning och upphandlingar. Avdelningen har följande ansvarsområden och uppgifter: - ekonomiadministrativa frågor - underlag för Högskolans ekonomistyrning - ansvar för Högskolans budgetprocess - sammanställning av likviditets-, resultat-, och investeringsbudgetar - stöd i budgetering och ekonomisk uppföljning för institutioner och avdelningar - systemägare för ekonomisystemet Agresso och e-handelssystemet Proceedo - finansiell redovisning till årsredovisningen - kontakt gentemot Riksrevisionen - ansvar för placering av donationsmedel - ansvar för högskoleövergripande upphandlingar - ansvar för e-handel 9
8. HR-avdelningen HR-avdelningen (HR) ansvarar för frågor inom HR-området (Human Resources), inklusive frågor som rör arbetsmiljö, friskvård, jämställdhet och mångfald. Avdelningen har följande ansvarsområden och uppgifter: - rekrytering av personal - högskolegemensam kompetensutveckling - ledarförsörjning och ledarutveckling - högskoleövergripande ansvar för jämställdhets- och mångfaldsfrågor - personaladministrativa frågor - löne- och reseadministrativa frågor - lönebildning - registrering av bisysslor - tecknande av avtal inom HR-området - personalstatistik - friskvård - högskolegemensamt ansvar för arbetsmiljöfrågor - ansvar för avtal och kontakt med företagshälsovård - stöd i rehabiliteringsfrågor - personrelaterade försäkringsärenden - pensionsfrågor - ansvar för personuppgiftslagen (PUL) - högskoleövergripande information till fackliga organisationer - fackliga förhandlingar 10
9. Högskolebiblioteket Högskolebiblioteket (BIB) är Högskolans centrala resurs för informations- och litteraturförsörjning. Högskolebiblioteket har följande ansvarsområden och uppgifter: - förvärv, katalogisering, hantering och tillgängliggörande av litteratur och informationsresurser för utbildning och forskning, såväl i tryckt som i elektronisk form - stöd och utbildning för studenter och personal i informationssökning och informationshantering - Studieverkstans verksamhet - administration av och stöd kring e-publiceringssystemet DiVA för synliggörande av Högskolans publiceringar - uttag av underlag för fördelning av anslag till institutionerna - utveckling av former för användning av bibliometriska analysmetoder - utveckling av tjänster som möjliggör ett effektivt och användarvänligt utnyttjande av elektroniska informationsresurser - samverkan inom det allmänna biblioteksväsendet enligt bibliotekslagen - i övrigt biblioteksservice inom Högskolan enligt bibliotekslagen 11
10. IT-avdelningen IT-avdelningen (IT) ansvarar för utveckling, drift och support av den gemensamma ITinfrastrukturen, samt utveckling, integration och förvaltning av flertalet av de systemlösningar som används på Högskolan. Avdelningen har följande ansvarsområden och uppgifter: IT-service - förvaltning, utveckling och underhåll av nätverk, servrar och arbetsstationer - IT-support gentemot studenter och anställda - samordning och inköp av IT-utrustning och programvaror - grundläggande IT-tjänster såsom tillgång till nätverk, e-post, lagring, utskriftsfunktioner och säkerhet. - licensfrågor - informationssäkerhet - samordning av behov, system, teknik och infrastruktur gällande IT-frågor - beskrivning av servicenivåer för IT-verksamheten - ramavtalsupphandlingar inom IT-området - användarsupport till personal och studenter inom nätbaserad utbildning - tekniskt stöd och utbildning gällande verktyg relaterade till nätbaserad utbildning - administration, utveckling och förvaltning av system, utrustning och lokaler för nätbaserad utbildning - administration, utveckling och förvaltning av system, utrustning och lokaler för e-möten och videokonferenser Systemutveckling - utveckling och underhåll av egenutvecklade system och tjänster - integrering mellan egenutvecklade och inköpta system - projektledning i samband med utveckling och införande av system - ansvar för utveckling, administration och underhåll av det studieadministrativa systemet Kursinfo - förvaltning av studieadministrativa system (egenutvecklade och inköpta) - framställning av studentrelaterad statistik 12