Kommentarer till internrevisionens rapport om inköp och avtalshantering

2017-10-20 DNR LIU-2017-02804 BESLUT 1(5) Kommentarer till internrevisionens rapport om inköp och avtalshantering Granskningen, identifierade brister och rekommendationer Internrevisionen har i revisionsrapport den 18 september 2017 granskat och lämnat rekommendationer till förbättringar avseende inköp och därtill anknuten avtalshantering vid Linköpings universitet (LiU). Syftet med granskningen har varit att undersöka att faktiska inköp hanterats inom ramen för gällande regelverk. Universitetsledningen noterar således att internrevisionens granskning berör inköpsprocessen i dess helhet, dvs hela kedjan från behovsanalys, upphandling, avtalstecknande, beställning, leverans, betalning till uppföljning. Internrevisionen konstaterar efter genomförd granskning att det finns såväl återkommande som enskilda brister, där den största systematiska bristen är att det för en stor del av granskade fakturor inte varit möjligt att avgöra om inköp gjorts från upphandlad leverantör eller genom annat avtal eller överenskommelse. Internrevision bedömer att det i stort finns ett tillräckligt regelverk med tydlig vägledning för frågorna vid universitet och bedömer att identifierade brister snarare förklaras av okunskap, felaktig praxis och svag uppföljning av regelefterlevnaden än ett otillräckligt regelverk. Internrevision lämnar följande rekommendationer: Säkerställ att universitetets regler och upphandlingspolicy efterlevs. Arbeta aktivt med att förbättra dokumentation och diarieföring i ärenden gällande upphandling och inköp. Säkerställ att för universitetet bindande avtal tecknas av behöriga personer. Ställ tydligare krav på leverantörer att hänvisa till avtal eller överenskommelser. Säkerställ att avtal som reglerar och förtydligar samarbete tecknas med samarbetspartners. Universitetsledningen delar bedömningen av de slutsatser internrevisionen kommit fram till i sin rapport och ansluter sig till de rekommendationer som görs. De åtgärder som föreslås inbegriper också ett arbete kring en god förvaltningskultur samt en översyn av vissa regler och rutiner. LINKÖPINGS UNIVERSITET UNIVERSITETSSTYRELSEN

LINKÖPINGS UNIVERSITET UNIVERSITETSSTYRELSEN 2017-10-20 DNR LIU-2017-02804 BESLUT 2(5) Hur det fungerar vid universitetet idag Upphandlingsverksamheten LiU har, vilket bekräftas i rapporten, ett tydligt lokalt regelverk kring inköp och avtalshantering samt därtill hörande vägledningar, information, checklistor, s k lathundar, blanketter och mallar. Vid LiU handhas den inledande delen av inköpsprocessen som avser upphandling fram till avtalstecknande och därtill hörande uppföljning, både på central och lokal nivå. Central nivå utgörs av Upphandlingsenheten vid universitetsförvaltningens Rättsavdelning och lokal nivå av institutioner och enheter. Det övergripande ansvaret för upphandlingsverksamheten har Upphandlingsenheten, som till sin hjälp har juridisk kompetens från Juristenheten. Upphandlingschefen ansvarar för att tydliga riktlinjer för upphandling och avrop finns, initierar och ansvarar för upphandling av lokala ramavtal, upphandlingar över tröskelvärdet samt universitetsövergripande upphandlingar. Upphandlingsenheten ansvarar dessutom för information till, och utbildning för, den lokala nivån; prefekter och s k inköpshandläggare. Enheten samordnar även kontakter med leverantörer och utgör universitetets kontakt med externa upphandlingsaktörer. Vid den lokala nivån är prefekten/bokslutsenhetschefen ytterst ansvarig för att alla inköp på institutionen/bokslutsenheten görs enligt gällande regler, men kan delegera handläggning av ett ärende till inköpshandläggaren. Prefekten har också ansvaret för att se till att alla anställda vid institutionen får information om reglerna för upphandling. Inköpshandläggaren genomför direktupphandlingar med värde över tre prisbasbelopp och förnyade konkurrensutsättningar samt informerar om regler och avtal i verksamheten och följer upp upphandling inom bokslutsenheten. De deltar också i gemensam information och fortbildning och ansvarar för kontakter med upphandlingschefen i samband med större upphandlingar och upphandling av lokala ramavtal för hela LiU. Rollen som inköpshandläggare är vanligtvis kombinerat med en annan huvudsyssla och många gånger finns ingen särskild tid avsatt för uppgiften. Upphandlingsenheten samlar in statistik från övriga delar av universitetet över vilka upphandlingar som genomförs vid lokal nivå i internt uppföljningssyfte, men också för att leverera statistik vidare externt. Inköpshandläggare ska i en särskilt excel-fil årligen rapportera in förenklade upphandlingar, direktupphandlingar med ett värde över ett halvt prisbasbelopp samt förnyade konkurrensutsättningar. Vid upphandlingsenheten finns i dagsläget resurser motsvarande en heltid avsatta för att arbeta med uppföljning och statistik. Denna uppföljning av upphandlingsverksamheten är, vid sidan av den samordning som löpande sker genom inköpshandläggarnas nätverk, en del av den nödvändiga analysen för

LINKÖPINGS UNIVERSITET UNIVERSITETSSTYRELSEN 2017-10-20 DNR LIU-2017-02804 BESLUT 3(5) samordning av universitetets samlade behov i syfte att t ex undvika överlappande direktupphandlingar. Dock bör påpekas att då uppföljningen sker i efterhand så kan dess resultat främst användas i lärdomssyfte inte för att genomföra en samordning i stunden inom ramen för den löpande verksamheten. Således finns därmed en risk för att lagstridiga direktupphandlingar genomförs och bristande affärsmässighet. Ansvarsfördelningen vid upphandling och avrop samt vem som har rätt att fatta beslut i dessa ärenden finns tydligt reglerad i delegationsordningen för upphandling och avrop (dnr LiU-2016-01855). Trots tydligt lokalt regelverk samt tillgängliga vägledningar och information kan konstateras att lagstiftningen kring offentlig upphandling är både omfattande och komplex, vilket leder till utmaningar vid tillämpning framförallt vid lokal nivå. Allt sedan ikraftträdandet av lagen om offentlig upphandling (LOU) har området utvecklats till ett särskilt rättsområde. Att genomföra offentliga upphandlingar ställer krav på specialistkompetens en kompetens som är svår att upprätthålla om denna arbetsuppgift ska genomföras sporadiskt, och som en del i en annan huvudsaklig syssla. Fakturahanteringen Det finns även riktlinjer hur fakturahanteringen ska gå till. Attestordningen vid LiU har reviderats 2016 i syfte att tydliggöra ansvar för mottagningsattestanter och beslutsattestanter för ekonomiska transaktioner för att i förlängningen säkerställa att avtal, leveranser och fakturor är korrekta och att ett affärsmässigt förhållningssätt präglar universitetets kontakter med kunder och leverantörer. Innehållet på en faktura är även styrt av bokföringslagen och andra lagar såsom mervärdsskattelagen. Dessutom finns interna regler och riktlinjer för fakturahanteringen på LiU. En första kontroll avseende fakturans korrekthet sker av ekonomiadministratörer samt även i ekonomisystemet vid mottagandet av fakturan. Komplettering av nödvändig information på fakturan görs av ekonomiadministratör och/eller mottagningsattestant. Beslutsattestanten har det övergripande ansvaret för transaktionen vilket innebär att med attesten intyga att utgiften är relevant för LiU:s verksamhet, att samtliga kontrollmoment har vidtagits samt att verifikationen är konterad på rätt konto och att den belastar den verksamhet som har ianspråktagit resurserna. Internrevisionens granskning visar att granskade fakturor i stort sett var kompletta avseende fakturainformation och att det utifrån stickproven inte finns skäl att tro att ofullständiga fakturor släpps igenom. Dock visar rapporten att det finns bristfällig information i underlagen inom konto 5711 forskningstjänster, som bedöms ha en relativt hög risk för brister och fel. Större brister finns explicit kring hänvisning till upphandling och avtal, där man ska förvänta sig hänvisning. Brister finns även kring

LINKÖPINGS UNIVERSITET UNIVERSITETSSTYRELSEN 2017-10-20 DNR LIU-2017-02804 BESLUT 4(5) kompletterande information för att kunna säkerställa fakturans rimlighet och giltighet. Särskilda brister visas i kontakterna med bl a Region Östergötland och samarbetspartners i forskningsprojekt/andra universitet. Vidare visas brister i bokföringen där kostnader inte redovisas där de uppstår, vilket får konsekvensen att redovisningen inte speglar den bedrivna verksamheten. Det sker vissa stickprov på hur efterlevnaden ser ut, men det kan finnas behov av att utveckla den interna kontrollen av fakturahanteringen. Åtgärder Rektor gör bedömningen att internrevisionens förslag till åtgärder bör genomföras. Därutöver avser rektor att initiera ytterligare åtgärder, som dels inbegriper en översyn av vissa regler och rutiner, dels kunskapshöjande insatser, i syfte att säkerställa en god förvaltningskultur vid universitetet. Rektor avser att genomföra följande åtgärder: Arbeta aktivt med att säkerställa god förvaltningskultur inom alla nivåer i organisationen med fokus på att understryka nyttan och nödvändigheten av regelefterlevnad inom det granskade området. Utvärdera behov av att centralisera förenklade upphandlingar, undantagsbeslut enligt LOU samt annonsering av förhandsinsyn till den centrala upphandlingsenheten i syfte att säkerställa regelefterlevnad, säkra kvalitet och åstadkomma effektivt utnyttjande av befintliga resurser och kompetens. Utvärdera behov av skärpta rutiner för samordning inför direktupphandlingar i syfte att säkerställa att överlappande upphandlingar inte sker vid olika delar av organisationen. Utvärdera uppdrag, funktioner och befogenheter inom inköpsprocessen med särskild vikt vid inköpshandläggarens roll i syfte att säkerställa effektivt resursutnyttjande och reell möjlighet till att utföra aktuella uppdrag. Analysera möjligheten till utveckling av inköpssystemet så att möjlighet finns att se den aggregerade inköpsnivån hos specifika leverantörer i syfte att identifiera behov av ramavtal och genomföra uppföljning och behov av återkoppling på enskild leverantörsnivå. Utvärdera behov av kunskapshöjande åtgärder för att säkerställa kunskap inom hela organisationen inom områdena: - delegationsordning och krav på dokumenthantering vid upphandlings- och avtalsärenden, - krav på innehåll på fakturor, - syftet med rättvisande redovisning och nödvändigheten av att kostnader bokförs där de uppstår,

LINKÖPINGS UNIVERSITET UNIVERSITETSSTYRELSEN 2017-10-20 DNR LIU-2017-02804 BESLUT 5(5) Genomföra en särskild genomlysning avseende gränssnittet mellan universitetet och Region Östergötland i den aspekt som framkommer i internrevisions rapport. Utvärdera behov av ökad uppföljning avseende fakturahanteringen. Beslut Universitetsstyrelsen beslutar att med beaktande av vad som redovisats i ärendet ovan uppdra till rektor att genomföra lämpliga åtgärder. Beslut i detta ärende har fattats av universitetsstyrelsen vid dess sammanträde denna dag. I beslutet har deltagit ordföranden Lena Sommestad, universitetets rektor Helen Dannetun och övriga ledamöterna, Kristina Alsér, Linn Lama Davidsson, Jan-Håkan Hansson, Kjell Åke Hansson, Claes-Fredrik Helgesson, Dan Jangblad, Jacob Larsson, Linnea Michel, Ulrika Unell, Kerstin Wigzell, och Birgitta Öberg. Vidare har närvarit prorektor Roger Klinth, suppleanten Fredrik Lindeberg, personalföreträdarna Eva- Lisa Holm Granath och Gabriel Thott, styrelsens sekreterare Jenny Ljung, t.f. revisionschefen Mattias Pettersson, universitetsdirektören Kent Waltersson samt planerings- och ekonomidirektören Agneta Frode Blomberg och chefsjuristen Christina Helmér, de sistnämnda föredragande. Lena Sommestad Agneta Frode Blomberg Christina Helmér

2017-09-18 Dnr LiU-2017-02804 REVISIONSRAPPORT Inköp och avtalshantering LINKÖPINGS UNIVERSITET

Innehåll Dnr LiU-2017-02804 2(9) SAMMANFATTNING. 3 1 Bakgrund... 4 2 Riskbedömning... 4 3 Syfte och avgränsning... 4 4 Metod... 4 4.1 Urvalsprocess för granskade fakturor...4 5 Granskningens resultat... 5 5.1 Regelverk, process och policy i korthet... 5 5.2 Iakttagelser substansgranskning... 5 5.3 Noteringar från översiktlig genomgång... 7 5.4 Fördjupad granskning av enskilda fakturor... 8 6 Internrevisionens slutsats och rekommendation... 8 LINKÖPINGS UNIVERSITET 2

Dnr LiU-2017-02804 3(9) Styrelse och rektor : Inköp och avtalshantering SAMMANFATTNING Internrevisionen (IR) har i enlighet med fastställd revisionsplan för 2016 granskat inköp och avtalshantering vid universitetet. Granskningen syftar till att undersöka att faktiska inköp hanterats inom ramen för gällande regelverk samt vid behov ge förslag till förbättringar. Granskningen är utförd i överensstämmelse med Internationella riktlinjer för yrkesmässig internrevision. Granskningens resultat Internrevisionens granskning av universitetets inköp och avtalshantering visar att det finns såväl återkommande som enskilda brister. Den största systematiska bristen enligt IR:s bedömning är att det för en stor del av granskade fakturor inte varit möjligt att avgöra om inköp gjorts från upphandlad leverantör eller genom annat avtal eller överenskommelse. Granskningen visar att det finns brister i dokumentation och diarieföring inom området. Det innebär bland annat att det varit svårt att bedöma om pris, kvantitet och kvalitet stämmer enligt överenskommelse. Vidare menar IR att kontroll av fakturor inte konsekvent görs i den omfattning man kan förvänta sig. IR menar att konsekvensen som följer av identifierade brister är en förhöjd risk för bristande affärsmässighet, skadestånd och oegentligheter. IR bedömer att det i stort finns ett tillräckligt regelverk med tydlig vägledning för frågorna vid universitetet. IR bedömer att identifierade brister snarare förklaras av okunskap, felaktig praxis och svag uppföljning av regelefterlevnaden än ett otillräckligt regelverk. Internrevisionen lämnar efter genomförd granskning följande rekommendationer: Säkerställ att universitetets regler och upphandlingspolicy efterlevs Arbeta aktivt med att förbättra dokumentation och diarieföring i ärenden gällande upphandling och inköp. Säkerställ att för universitetet bindande avtal tecknas av behöriga personer Ställ tydligare krav på leverantörer att hänvisa till avtal eller överenskommelser Säkerställ att avtal som reglerar och förtydligar samarbete tecknas med samarbetspartners LINKÖPINGS UNIVERSITET 3

1 Bakgrund Dnr LiU-2017-02804 4(9) Internrevisionen (IR) har i enlighet med fastställd revisionsplan för 2016 granskat inköp och avtalshantering vid universitetet. Linköpings universitet är en decentraliserad organisation där möjligheten att göra inköp är delegerad ut i organisationen. Under 2016 gjordes inköp av varor och tjänster för nästan 900 miljoner kronor från uppskattningsvis fler än 2500 leverantörer. LiU har en central upphandlingsenhet som genomför större upphandlingar, informerar om regelverk och tecknar avtal med leverantörer. Vid varje institution finns inköpshandläggare som assisterar vid inköp. Varje inköp godkänns av överordnad chef i enlighet med attestordningen. 2 Riskbedömning Med tanke på omfattning av inköp i verksamheten samt att inköp görs inom alla delar av organisationen bedömer IR att det finns risk för att inköp i vissa fall inte görs enhetligt eller enligt rådande regelverk. Det finns därför en uppenbar risk att kontroll och uppföljning försvåras. I värsta fall finns även risk för bristande affärsmässighet, risk för skadestånd samt risk för oegentligheter. 3 Syfte och avgränsning Granskningen syftar till att undersöka att faktiska inköp hanterats inom ramen för gällande regelverk. Huvudparten av granskningen är en substansgranskning där faktiska fakturor och deras hantering granskats och bedömts av IR. Granskningen innefattar inte en bedömning av upphandlingsprocessen, organisering av stödverksamheten eller det interna regelverket gällandes inköp och upphandling. IR har tidigare granskat processer och organisering av upphandlingsarbete år 2008 och 2012. 4 Metod Utvalda fakturor från konto 5711 (forskningstjänster) har granskats och bedömts huruvida: Fakturainformationen är komplett Inköp görs från upphandlad leverantör eller annat avtal eller överenskommelse Kvaliteten på fakturaunderlag är tillräcklig för kontroll av fakturans rimlighet och giltighet Pris och kvalitet överensstämmer med avtal/överenskommelse Inköp inte görs på ett otillbörligt sätt. Fakturorna har tagits fram genom systemet Palette. Kontroll mot ramavtal har gjorts i systemet Proceedo. Avtal och andra fakturaunderlag har letats fram i dokument- och ärendehanteringssystemet LiU-dok. Slutligen har frågor ställts till institutioner där utvalda fakturor hört hemma. Berörda vid universitetsförvaltningen har fått möjlighet till faktagranskning av rapporten. Granskningen är utförd i överensstämmelse med Internationella riktlinjer för yrkesmässig internrevision. 4.1 Urvalsprocess för granskade fakturor IR valde att begränsa tidsperioden för urval till fakturor som bokförts i Palette under perioden 2015-08-01 till 2016-07-31. 1. Det första steget i urvalsprocessen var att gå igenom några fakturor från alla konton mellan 5511 och 5789 (65 konton) för bedömning om relevans för granskningen. 2. Åtta konton bedömdes vara mest intressanta efter en bedömning av risk för fel. Urvalet innefattade då nästan 11000 fakturor. 3. En översiktlig kontroll gjordes av en utvald faktura per leverantör per konto. Det innebar en översiktlig genomgång av nästan 2400 fakturor. 4. Utifrån materialet från genomgången av de åtta kontona gjorde IR bedömningen att kontot 5711 (Forskningstjänster) var mest relevant att granska vidare utifrån risk för brister och fel. 5. IR granskade minst en faktura per leverantör (Konto 5711) med gränsvärde på 5000 kr ex moms. Totalt granskades och bedömdes 183 fakturor utifrån uppställda kriterier. 6. Utifrån de 183 granskade och bedömda fakturorna valdes 25 fakturor ut där kontakt togs med berörd institution för ytterligare beslutsunderlag i granskningen. LINKÖPINGS UNIVERSITET 4

Dnr LiU-2017-02804 5(9) Internrevisionens val av konto 5711 (Forskningstjänster) baseras på en riskbedömning där IR genom stegen i urvalsprocessen bedömt att just konto 5711 har en relativt hög risk för brister och fel. 5 Granskningens resultat 5.1 Regelverk, process och policy i korthet 5.1.1 Regelverk Som statlig myndighet ska universitetet följa Lagen om offentlig upphandling (LOU). Enligt informationen på LiU:s hemsida om inköp och upphandling innebär det att alla anställda som ska köpa in något måste känna till att olika regler gäller för olika typer av inköp. Över tröskelvärde (1 234 000 kr) Öppen upphandling som sköts av Upphandlingsenheten Över 534 890 kr Förenklad upphandling Över 3 prisbasbelopp (pbb) Direktupphandling av inköpshandläggare Under 3 pbb Direktupphandling av beställare Över 0,5 pbb Gräns för diarieföring På universitetets hemsida finns information om regelverk, organisation och ansvar samt handledningar för upphandling, inköp och avrop. Lathund för inköp/upphandling finns som bilaga till rapporten. 5.1.2 Process för fakturahantering Kort om processen för fakturahantering: Faktura inkommer, skannas/läses in, verifieras och distribueras Konterare kontrollerar att faktura är formellt korrekt och konterar i normalfallet Utredning om fakturans syfte och giltighet. Dokumenteras med kommentarer i Palette. (Sedan 1/1 2017 i Raindance.) Går även att bifoga material. Attestant kontrollerar att utgiften är relevant och att diverse kontrollmoment gjorts och godkänner till sist utbetalning Det finns vissa skillnader i attestordning mellan hur det var i Palette och hur det är i Raindance. Bland annat finns det nu en tydlig mottagningsattestant och beslutsattestant. 5.1.3 Universitetets upphandlingspolicy Syfte Målsättningen med universitetets upphandling skall vara att utifrån verksamhetens behov och mål anskaffa varor och tjänster med rätt kvalitet, till rätt kostnad och enligt gällande bestämmelser med hänsyn till en hållbar utveckling. Ansvar Ansvaret för att förverkliga fastställd upphandlingspolicy åvilar respektive prefekt eller motsvarande. Vid varje upphandling, eller typ av upphandling, skall ansvarig för genomförandet vara utsedd. Metod Målsättningen skall uppnås genom att en upphandlingsmanual är tillgänglig för alla anställda. Vid all upphandling skall ansvarig tillvarata universitetets intressen och genomföra upphandling efter upprättad policy. Upphandling skall ske objektivt och med största möjliga affärsmässighet. Konkurrens skall utnyttjas och stimuleras långsiktigt. Samverkan skall ske på bästa sätt med kollegor inom universitetet, samt med kollegor och organisationer i övrigt. Uppföljning Det är institutions-/enhetsledningens ansvar att kontinuerligt följa upp kvalitet och rättsefterlevnad hos enhetens upphandlingsverksamhet. 5.2 Iakttagelser substansgranskning 5.2.1 Är fakturainformationen komplett? IR granskade 183 fakturor från konto 5711 utifrån om de var formellt kompletta. Fakturor ska innehålla: 1. Datum LINKÖPINGS UNIVERSITET 5

2. Vem fakturan är ställd till 3. Specifikation Vad fakturan avser (ex. kvantitet, kvalitet och pris) 4. Belopp 5. Löpnummer/fakturanummer 6. Säljarens namn och adress 7. Pris ex moms 8. Säljarens momsregistreringsnummer 9. Momssats som gäller för varan/tjänsten Dnr LiU-2017-02804 6(9) I stort var alla fakturor kompletta. Den vanligaste bristen var att momsregistreringsnumret inte var utskrivet på fakturan. Den informationen går dock att härleda ur organisationsnummer. Gällande momssats var inte alltid utskriven men även där går det att räkna ut med hjälp av annan information på fakturan. Endast vid en faktura saknades adress. Granskningen visar att fakturorna i stort var kompletta och att det utifrån stickprovet inte finns skäl att tro att ofullständiga fakturor släpps igenom. 5.2.2 Görs inköp från upphandlade leverantörer eller genom annat avtal eller överenskommelse? IR granskade 183 fakturor från konto 5711 huruvida inköp gjorts från upphandlad leverantör eller annat avtal eller överenskommelse. IR kontrollerade om: Hänvisning till avtal fanns i fakturans specifikation, Bifogat avtal eller hänvisning till diarienummer fanns i utredningen i Palette Leverantörens namn fanns på lista med statliga/lokala ramavtal Det gjordes även en egen sökning i diariet om informationen i specifikationen var så specifik att den var sökbar. Resultat av genomgången visade: - 5 fakturor som avropade ett lokalt ramavtal. - 19 fakturor som kunde härledas till avtal slutna på institutionsnivå. - 1 faktura som var från en statligt upphandlad leverantör men det framgår inte om inköpet var gjort inom eller utanför ramavtalet. - 39 fakturor som IR bedömde att det inte var rimligt att kräva upphandling eller speciella avtal. Det gällde exempelvis publiceringsavgift i tidskrifter, etiska ansökningar, registerutdrag från specialistmyndigheter eller för seminarieföreläsare. - 119 fakturor saknade explicit hänvisning till upphandling eller avtal där IR bedömer att det var rimligt att förvänta sig det. Granskningen visar att det för en stor del av fakturorna inte är möjligt att utifrån informationen på fakturan eller i utredningen i fakturasystemet avgöra om inköp gjorts från upphandlad leverantör eller genom annat avtal eller överenskommelse. 5.2.3 Är kvaliteten på fakturaunderlag tillräcklig för kontroll av fakturans rimlighet och giltighet? IR granskade 183 fakturor från konto 5711 huruvida kvaliteten på fakturaunderlag är tillräcklig för kontroll av fakturans rimlighet och giltighet. IR bedömde om det framgick: Vilken tjänst som avses Vilken omfattning som avses Hur fakturans belopp relaterar till specificerad tjänst och omfattning Vilka kompletteringar som gjorts i utredning i Palette IR konstaterar att det för granskade fakturor finns stor variation i hur användbar fakturaunderlagen är för kontroll av enskilda fakturors rimlighet och giltighet. Det finns exempel på fakturor där allt är tydligt och det finns enskilda exempel på fakturor där IR bedömer att det är mycket svårt att avgöra vad som avses. Merparten av fakturorna har i fallande skala någon form av mindre brist eller otydlighet men som enligt IR:s bedömning går att utifrån erfarenhet, kunskap om området och kvalificerade gissningar bedöma rimlighet och giltighet. Några av de mest otydliga fakturorna valdes ut till den fördjupade granskningen av 25 fakturor. Utredningen som görs i fakturasystemet är ett hjälpmedel för beslutattestantens kontroll av fakturans rimlighet och giltighet innan godkännande. Informationen som läggs i fakturassystemet är även den av varierad användbarhet. Det finns flera exempel där ingen information kompletterats krångliga fakturor eller att man bara skrivit dit en punkt utan föregående text. Samtidigt finns även exempel på detaljerade utredningar med tydlig information och bifogade relevanta dokument. Ett kort OK är ett vanligt förekommande inlägg i LINKÖPINGS UNIVERSITET 6

Dnr LiU-2017-02804 7(9) fakturasystemet och som oftast räckt för ett godkännande av beslutsattestanten även vid relativt otydliga fakturor. 5.2.4 Stämmer pris, kvantitet, kvalitet och period med överenskommelse? IR avsåg att granska 183 fakturor från konto 5711 huruvida pris, kvantitet, kvalitet och period stämmer överens med avtal/överenskommelse. De fakturor som IR har granskat visar inga avvikelser mellan faktura och överenskommelse. Det är dock en mindre del av urvalet som kunnat granskas eftersom det för en stor del av fakturorna saknas avtal eller annan överenskommelse att jämföra mot. Granskningen visar att det för en stor del av fakturorna inte är möjligt att bedöma om pris, kvantitet, kvalitet eller motsvarande stämmer överens med överenskommelse. 5.2.5 Otillbörliga inköp? Utifrån de 183 granskade fakturorna från konto 5711 valdes 22 fakturor ut för kontroll av otillbörliga inköp. Fakturorna valdes ut då IR bedömde att det fanns s.k. red flags för bedrägerier, d.v.s. att det fanns en eller flera riskindikatorer för oegentligheter. IR kontrollerade genom bolagsregister huruvida leverantören har personkoppling till beställaren eller om inköp gjorts av egen eller närståendes firma. Granskningen visade inget otillbörligt inköp enligt uppställda kriterier. 5.3 Noteringar från översiktlig genomgång Vid den översiktliga genomgången av åtta utvalda konton (steg 3 i urvalsprocessen) noterades ett antal intressanta, principiella eller återkommande iakttagelser som redovisas nedan i urval i punktform: Språktjänster (språkgranskning, översättning, transkribering m.m.) LiU köper en stor mängd språktjänster från en mängd olika leverantörer. Inget ramavtal fanns under granskningen. IR valde slumpmässigt ut en leverantör för att se den totala omfattningen av inköp från en leverantör av språktjänst under 2016. Varje enskild faktura var på relativt lågt belopp men sammantaget för den utvalda leverantören fanns det 38 fakturor från 5 olika institutioner på sammanlagt 224 166 kr ex moms. Laboratorietjänster/produkter Det finns ramavtal inom området men IR fann bara ett fåtal fakturor som avropade befintligt avtal. Den stora majoriteten fakturor var från andra leverantörer. Regioner och landsting LiU köper en stor mängd tjänster från andra offentliga aktörer, speciellt sjukvårdspersonal. IR noterar att specifikationer och fakturaunderlag inte sällan ger bristfällig information. Denna tendens gäller inte minst kontakterna med Region Östergötland. Fel valuta inläst IR noterade flera fall där valutorna var olika på fakturan och i systemet. Det gällde speciellt om det skulle betalas i Euro eller Brittiska pund. När vi betalat för lite finns ofta en ytterligare faktura för att korrigera detta. IR har inte följt upp vad som hänt i de fall LiU betalat för mycket. Inläsningsfel av moms Vid en faktura fanns ett svagt streck över hela fakturan vilket fått konsekvensen att momsen lästes in som 750 kr istället för 18 750 kr. Exempel på att underleverantör fakturerar LiU direkt och hänvisar till avtal där de inte är en part i. Kostnadsredovisning I fakturasystemets utredningar finns det flera kommentarer av arten att ta det på ett allmänt konto som behöver aktivitet eller lägg kostnaden som driftsmedel där det finns medel kvar. Detta indikerar att kostnaden inte alltid tas där den uppkommer. Användning av konton Övrigt IR noterar att hopsamlingskonton ibland används lite slarvigt och att det inte är svårt att hitta fakturor som med stor sannolikhet borde konterats på ett mer specifikt konto. Oriktiga undantag Både i fakturasystemets utredningar och svar i den fördjupade granskningen av enskilda fakturor finns exempel på formuleringar som menar att externa forskningstjänster skulle vara undantaget från upphandlingsregler och avtalsskrivning. LINKÖPINGS UNIVERSITET 7

5.4 Fördjupad granskning av enskilda fakturor Dnr LiU-2017-02804 8(9) IR valde ut 25 fakturor som bedömdes vara intressanta för en fördjupad granskning. Kontakt togs med berörda institutioner och underlag begärdes in. Den fördjupade granskningen visade att: Det finns brister i dokumentation och diarieföring i samtliga fall. Avsteg från upphandlingsregler inte har motiverats och dokumenterats. Det i flera fall inte har tecknats avtal med samarbetspartners i forskningsprojekt som reglerar och förtydligar samarbetet. Som konsekvens har fakturor accepterats som är ospecificerade och otydliga och inte granskningsbara i efterhand. I flera fall, vid fyra olika institutioner, har beställare ingått avtal i universitetets namn istället för prefekten. Vid en institution hade det förfarandet muntligt godkänts av prefekten. I ett par fall har inte fakturornas giltighet kunnat styrkas trots fördjupad utredning och kontakt med berörda. Det finns indikation på att den nära kontakten mellan universitetet och regionen påverkar tydligheten i informationen på fakturorna på ett negativt sätt. Detta gäller även för fakturor på betydliga belopp. Det finns indikation på att nära kontakt med forskare vid andra universitet riskerar att påverka tydligheten i information vid fakturaärenden. Laboratorietjänster är återkommande problematiska med bristfällig dokumentation och följsamhet av upphandlingsregler. 6 Internrevisionens slutsats och rekommendation Internrevisionens granskning av universitetets inköp och avtalshantering visar att det finns såväl återkommande som enskilda brister. Den största systematiska bristen enligt IR:s bedömning är att det för en stor del av granskade fakturor inte varit möjligt att avgöra om inköp gjorts från upphandlad leverantör eller genom annat avtal eller överenskommelse. Granskningen visar att det finns brister i dokumentation och diarieföring inom området. Det innebär bland annat att det varit svårt att bedöma om pris, kvantitet och kvalitet stämmer enligt överenskommelse. Vidare menar IR att kontroll av fakturor inte konsekvent görs i den omfattning man kan förvänta sig. IR menar att konsekvensen som följer av identifierade brister är en förhöjd risk för bristande affärsmässighet, skadestånd och oegentligheter. IR bedömer att det i stort finns ett tillräckligt regelverk med tydlig vägledning för frågorna vid universitetet. IR bedömer att identifierade brister snarare förklaras av okunskap, felaktig praxis och svag uppföljning av regelefterlevnaden än ett otillräckligt regelverk. Internrevisionen lämnar efter genomförd granskning följande rekommendationer: Säkerställ att universitetets regler och upphandlingspolicy efterlevs Arbeta aktivt med att förbättra dokumentation och diarieföring i ärenden gällande upphandling och inköp. Säkerställ att för universitetet bindande avtal tecknas av behöriga personer Ställ tydligare krav på leverantörer att hänvisa till avtal eller överenskommelser Säkerställ att avtal som reglerar och förtydligar samarbete tecknas med samarbetspartners Leif Blomberg Internrevisionschef Mattias Pettersson Internrevisor LINKÖPINGS UNIVERSITET 8

Dnr LiU-2017-02804 Bilaga - Lathund inköp/upphandling Finns lokalt ramavtal eller lokalt leveransavtal? Ja Kontrollera avropsordning och beräkna värdet. Är avtalet rangordnat och är värdet under 134 400 kr? Ja Nej Beställ från det lokala avtalet. Kontakta inköpshandläggare. Nej Finns statligt ramavtal? Nej Beräkna värdet av behovet. Ja Kontrollera avropsordning och beräkna värdet. Är avtalet rangordnat och är värdet under 134 400 kr? Beräkna värdet Det är viktigt att värdet beräknas utifrån det tänkta avtalets totala löptid, inklusive eventuella förlängningar (exklusive moms). Hänsyn ska också tas till övriga institutioners och enheters liknande behov. Ja Nej Beställ från det statliga ramavtalet. Kontakta inköpshandläggare. Överstiger värdet 1.23 miljoner kr? Ja Kontakta upphandlingschef. Nej Överstiger värdet 134 400 kr? Ja Kontakta inköpshandläggare. Överstiger värdet 534 890 kr? Ja Inköpshandläggare gör förenklad upphandling. Nej Nej Gör direktupphandling. Inköpshandläggare gör direktupphandling. SG LINKÖPINGS UNIVERSITET