Servicenämnden handlingar

Servicenämnden handlingar 2018-02-05

Kallelse Sida Servicenämnden 2018-02-05 1(2) Box 153 301 05 Halmstad 035-13 70 00 direkt@halmstad.se Plats: Torsgatan 1 Sammanträdesdatum: 2018-02-05 Tid: 13:00 - ca 15:00 Ordförande: Maria Söderberg Sekreterare: Christel Rehmark Kallade: Maria Söderberg (MP), Ordförande Micael Nilsson (S), 1:e vice ordförande Anders Wikström (M) Cathrin Ljungberg (S) Staffan Svensson (C) Perihan Karagöz (S) Annette Nordén (KD) Simon Lindgren (M) Kemal Hadzalic (S) Eva Wetterlund-Cederholm (C) Tony Kok (S) [Övriga kallade]

Föredragningslista Sida Servicenämnden 2018-02-05 2(2) Ärenden Tid 1. SE 8762 Val av protokollsjusterare 2. SE 8763 Godkännande av dagordning 3. * SE 2018/00003 Verksamhetsberättelse 2017 4. SE 2018/00001 Delegationsbeslut 5. SE 2018/00007 Information - Miljödiplomering - Förvaltningschefen informerar * Personalföreträdare har rätt att delta vid behandling av ärendet

Tjänsteskrivelse Servicekontoret 2018-01-24 SE 2018/00003 Ärende SE 2018/00003 Beslutsinstans: Ärendets ursprung: Servicenämnden Servicekontoret Bokslut och verksamhetsredovisning 2017 Servicekontorets förslag till beslut 1. Servicenämnden godkänner Servicekontorets bokslut för verksamhetsåret 2017 inklusive personalredovisning, internkontroll samt verksamhetsredovisning 2017 med aktiviteter och nyckeltal. 2. Servicenämnden beslutar att begära ombudgetering av investeringsmedel med 15 122 tkr. 3. Servicenämnden beslutar att begära resultatbalansering av 118 tkr (driftmedel) för verksamhet 200. Sammanfattning av ärendet Bokslut 2017 är sammanställt enligt anvisningar från Stadskontoret och ärendet har beretts av personal på administrativ service, stab och ansvariga verksamhetschefer. Servicenämnden är ett serviceorgan för kommunens övriga nämnder i fråga om försäljning av stödfunktioner. Servicenämndens verksamheter redovisar sammanlagt en budgetavvikelse med + 1 864 tkr för verksamheterna 200-204. Investeringsanslaget visar på att överskott med 11 077 tkr. Ombudgetering begärs av 15 122 tkr till år 2018 med motiveringen att kunna genomföra de påbörjade projekt och investeringar som inte hunnits med år 2017. Ärendets beredning Utöver handläggaren har personalen på administrativ service, stab och verksamhetscheferna deltagit i handläggningen av ärendet. Ärendet faller inte inom ramen för MBL-förhandling. Beskrivning av ärendet Bakgrund Beslutsärenden i samband med Bokslut 2017 är resultatbalansering, ombudgetering och internkontroll. Verksamhetsredovisning med aktiviteter och nyckeltal, samt övrigt bokslutsmaterial är att betrakta som information, för att nämnden ska kunna ta beslut om resultatbalansering och ombudgetering. Bokslut Halmstads kommun, servicekontoret, Box 153, 301 05 Halmstad 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se Sida 1(3)

Tjänsteskrivelse Servicekontoret 2018-01-24 SE 2018/00003 2017 är sammanställt enligt anvisningar från Stadskontoret och enligt Lag (1997:614) om kommunal redovisning. Ärendet har beretts av handläggaren, samt av personal på administrativ service, stab och ansvariga verksamhetschefer. Årsredovisningen skall behandlas i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige under mars respektive april månad. Bokslutet skall redovisa rätt resultat för verksamhetsåret vilket är detsamma som att alla konton för drift och investeringar till väsentlig del innehåller bokföringsposter som tillhör årets verksamhet. Bokslutet skall redovisa en riktig ekonomisk ställning vilket är detsamma som att saldon på tillgångsoch skuldkonton består av faktiska, externa, fordringar eller skulder per den 31 december 2017. Analys och förslag Servicenämnden har under 2017 haft en nettoram, för samtliga verksamheter 200-204, på 23 676 tkr. Vid bokslut konstateras att intäkterna blev sammanlagt 559 867 tkr och kostnaderna 581 679 tkr, vilket ger oss ett nettoresultat på -21 812 tkr. Verksamheterna redovisar därmed en budgetavvikelse med 1 864 tkr. Enligt kommunens riktlinjer för ekonomistyrning innebär resultatbalansering att budgetmässiga övereller underskott i driftredovisningen förs över från bokslutsåret till kommande budgetår. Generellt gäller att underskott balanseras regelmässigt, om inte godtagbar motivering lämnats. Underskott balanseras inte om detta beror på omständigheter utanför nämndens kontroll. Verksamhet 200, Servicekontorets administration, Halmstad direkt, Service- och Valnämnd, redovisar vid bokslut en budgetavvikelse med +1 733 tkr. Förvaltningen föreslår att 118 tkr ska resultatbalanseras. Övriga verksamheter 202-204 är verksamheter med sluten redovisning, vilket innebär att både överoch underskott balanseras per automatik till kommande år. Servicenämndens totala investeringsanslag för år 2017 var 50 390 tkr. Efter årets slut konstateras att 39 313 tkr av medlen använts och därmed återstår 11 077 tkr vid bokslutet. Enligt kommunens riktlinjer för ekonomistyrning innebär ombudgetering att budgetmässiga över- och underskott i investeringsredovisningen förs regelmässigt över från bokslutsåret till kommande budgetår. Servicekontoret föreslår att servicenämnden begär ombudgetering av 15 122 tkr med motiveringen att kunna genomföra de påbörjade projekt och investeringar som inte hunnits med år 2017. Verksamhetsredovisning med aktiviteter och nyckeltal bifogas som information, för att upplysa att verksamheten uppnått de för verksamheten uppsatta verksamhetsmål som fastställdes i Verksamhetsplan 2017-2019. Beslutsunderlag 1. Verksamhetsberättelse 2017 Halmstads kommun, servicekontoret, Box 153, 301 05 Halmstad 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se Sida 2(3)

Tjänsteskrivelse Servicekontoret 2018-01-24 SE 2018/00003 Servicekontoret Carl Westman, förvaltningschef Handläggare, Christel Rehmark, Administrativ chef Halmstads kommun, servicekontoret, Box 153, 301 05 Halmstad 035-13 70 00 direkt@halmstad.se www.halmstad.se Sida 3(3)

Verksamhetsberättelse 2017 Servicenämnden Bokslut 2017 Verksamhetsberättelse 2017 1 Servicenämnden Halmstads kommun

Innehållsförteckning 1 Inledning... 3 2 Organisation... 5 3 Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål... 6 3.1 Sociala fonder... 6 3.2 Trygghet... 9 4 Målredovisning - nämndens verksamhetsmål... 10 4.1 Servicenämndens verksamheter ska vara konkurrenskraftiga och kännetecknas av bra service och gott bemötande (Ekonomisk hållbarhet)... 10 4.2 Servicekontoret ska verka för ökad miljömedvetenhet och främja miljövänliga lösningar. De tjänster och produkter som tillhandahålls ska där så är möjligt bidra till en minskad klimatpåverkan (Ekologisk hållbarhet)... 11 5 Prioriteringar... 13 6 Personalredovisning... 14 6.1 Kompetensförsörjning... 16 6.2 Ledarskap... 17 6.3 Sjukfrånvaro... 18 6.4 Hälsofrämjande och förebyggande insatser... 20 6.5 Organisatorisk och social arbetsmiljö... 21 6.6 Arbetsskador... 22 6.7 Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet... 22 6.8 Sammanfattande analys... 23 7 Ekonomisk redovisning... 24 8 Nyckeltal... 30 9 Väsentliga händelser... 32 10 Internkontroll... 33 10.1 Verksamhet... 33 10.2 Styrning... 34 10.3 Ekonomi... 35 10.4 Lagar, riktlinjer och planer... 37 10.5 HR/medarbetare... 38 Bilagor Bilaga 1: Servicekontoret sammanställning av SAM Verksamhetsberättelse 2017 2 Servicenämnden Halmstads kommun

1 Inledning Läsanvisningar Utfall för målen anges enligt följande: Prognosen är att målet kommer att nås Prognosen är osäker Prognosen är att målet inte kommer att nås Status för aktiviteter anges enligt följande: Pågående, slutdatum har passerats Startdatum ännu inte nått Pågående Avslutad Inte påbörjad 2017 var lite av "vattnets år" för kommunens verksamheter - alla var engagerade i Tall Ships races under sommaren och resten av året kämpade vi med låga grundvattennivåer och bevattningsförbud. För servicekontorets del var 2017 ett speciellt händelserikt år. Det är givetvis svårt att summera allt men nedan följer ett axplock som vi vill lyfta fram: FM-service blev till FM-service, kommunens samlade tekniska service, slet sig igenom sitt första tuffa år. I två år till ska vi fila på detaljerna för att få allt att fungera på bästa sätt. Sen kör vi på som en professionell aktör som står sig väl i konkurrens med marknadens alternativ. Vi har redan sett mängder av möjligheter och det kommer bli bra men det är en resa att göra tillsammans för våra medarbetare, chefer och kunder. Under året firade för övrigt städpoolen inom FM-service tioårsjubileum. Matiga utmärkelser Måltidsservice stoltserade med nya utmärkelser; Hovgårdskolans restaurang kom med i White guide junior 2017, Hallands Matakademi utnämnde Pålsbo servicecenter till Hallands Bästa seniorrestaurang 2017 och vi är i skrivande stund semifinalister i Arlas Guldko. Vi gav ut en ny bok - Våra goda måltider inom skola och förskola i Halmstads kommun och tog hem mathanteringen vid äldreboendena på Patrikshill och Andersberg. I samarbete med vår största grossist minskade vi matsvinnet, fick användning för varor med kort hållbarhet och sänkte kostnaderna för kommunen. Utvecklingsprogram med Microsoft IT-service jobbade för fullt med att stödja kunderna i deras digitaliseringsarbete och att effektivisera den egna verksamheten. Under året lade man bland annat mycket krut på att klara de tuffare kraven som kommer i ny datalagstiftning och att med omsorg välja nytt verksamhetssystem som klarar av en ökad Verksamhetsberättelse 2017 3 Servicenämnden Halmstads kommun

komplexitet och flexibilitet av utrustning och ärenden. Dessutom erbjöd Microsoft oss att som första kommun i Sverige ingå i ett utvalt utvecklingsprogram tillsammans med cirka 500 andra mycket större organisationer i världen. Ny mark för Halmstad direkt Halmstad direkt blev utsett till Sveriges bästa kontaktcenter av de som använder Brights kundundersökning. Man bröt även ny mark inom rekryteringsområdet där man testade speeddating med de sökande. Den spännande rekryteringsmodellen uppmärksammades nationellt och vi höll föredrag om den på konferenser och nätverksträffar. Kommuntransport upphandlade och omformade Kommuntransport genomförde en stor entreprenadupphandling som tog mycket kraft och som framledes ger positiva effekter för kommunens ekonomi. Vi beslöt också att omforma verkstaden de kommande åren. Det arbetet återkommer vi till. Organisering för ökad innovation Servicekontoret som helhet testade att organisera verksamheten på ett sätt som stödjer ökad innovation. Som ett komplement till den traditionella hierarkiska modellen formade vi tvärgrupper bestående av de mest lämpade för att jobba med utveckling inom hälsa- och arbetsmiljö, kompetensförsörjning samt miljö- och säkerhet. Vi kommer fortsätta med detta och vässa det ännu mer nästa år. 2018 Till sist, 2018 blir ett fokusår kring digitalisering i egna och andras verksamheter. Dessutom ansvarar servicekontoret på uppdrag av valnämnden för genomförande av höstens val till kommun, region och riksdag. Vi lär ha fullt upp med andra ord. Verksamhetsberättelse 2017 4 Servicenämnden Halmstads kommun

2 Organisation Uppdrag Nämndens uppdrag enligt 2 i reglementet: Servicenämnden skall mot ersättning tillhandahålla beställande nämnder och bolag kompetens och tjänster i egen regi, genom intraprenad eller genom upphandlad verksamhet i fråga om: arbetsplats- och fastighetsservice- måltidstjänster IT-tjänster och digital utveckling fordons-, åkeri- och logistiktjänster kontaktcentertjänster annat som kommunen bestämmer. Därutöver svarar servicenämnden för valnämndens kansli. Servicenämnden skall bedriva ett internt effektiviseringsarbete samt i samverkan med de beställande nämnderna genomföra förändringar i syfte att skapa effektiviseringar för dessa och/eller genomföra förändringar för att skapa kommunövergripande nytta. Organisation Inom ramen för kommunchefens uppdrag att effektivisera driften i kommunen med totalt 100 mnkr samordnades kommunens tekniska drift från sex förvaltningar till en. Uppdraget är att under en period på tre år att skapa en FM-organisation och hitta positiva ekonomiska effekter för hela Halmstads kommun. 2017 startades därför med en stor omorganisation där städservice utökades med cirka 80 medarbetare och blev FM-service. Serviceuppdraget omfattar nu även vaktmästartjänster, grönyteskötsel och fastighetsservice för kommunens fastigheter. Vi testade att organisera förvaltningens verksamheter på ett sätt som stödjer ökad innovation. Som ett komplement till den traditionella hierarkiska modellen formade vi tvärgrupper bestående av de mest lämpade för att jobba med utveckling inom hälsa- och arbetsmiljö, kompetensförsörjning samt miljö och säkerhet. Miljö- och säkerhetsgruppen delades tillfälligt under året upp i två delar, en miljögrupp och en säkerhetsgrupp för att kunna lägga extra fokus på områdena. I figuren ovan är tvärgrupperna i orange färg. Resultatet är så här långt mycket bra och beskrivs i olika delar av verksamhetsberättelsen. Verksamhetsberättelse 2017 5 Servicenämnden Halmstads kommun

3 Målredovisning - verksamhetsmål utifrån kommunfullmäktiges mål 3.1 Sociala fonder 3.1.1 Konkretiserat mål 1: Kommunen ska vara en attraktiv arbetsplats. 3.1.1.1 Servicekontoret ska vara en socialt ansvarstagande verksamhet och en attraktiv arbetsgivare (Social hållbarhet) Kommentar Arbetet med en god kultur och positivt arbetsklimat, delaktighet i arbetsgrupper och stöd för chefer pågår ständigt. Vi är uppdaterade med rätt och modern arbetsrelaterad utrustning, utbildar medarbetarna så vi har rätt person på rätt plats och ger dem rätt förutsättningar att göra ett bra jobb. Tidig återgång vid sjukdom är i fokus och vi samverkar med företagshälsovård, sjukvård och fackliga organisationer med detta. Sjukskrivna medarbetare uppmuntras att arbeta med anpassade uppgifter och med stöd av kollegor och vikarier. Sjukfrånvaron har minskat, den beskrivs i personalredovisningen. Måltidsservice och FM-service arbetar för att kunna erbjuda kombitjänster för att öka medarbetarnas sysselsättningsgrad. Utbildning behövs och ett hinder på vägen är att vissa medarbetare hellre vill utveckla sin spetskompetens än att lära sig nya områden. Måltidsservice ser att det finns större möjlighet att öka sysselsättningsgraden för deltidsanställda om vi får ta över ansvaret för matsalarna. Mätetal Utfall Målvärde Andel nöjda medarbetare enligt medarbetarindex (År) 82 80 Andel verksamhet som bedrivs i egen regi. (År) 84 60 Total sjukfrånvarotid av ordinarie arbetstid (%) 5 4,9 Andel nöjda medarbetare enligt medarbetarindex (År) Nästa mätning görs i februari 2018. Utfallet är från 2016. Andel verksamhet som bedrivs i egen regi. (År) FM-service: 99% Måltidsservice: 100%. Vi har alla kök i egen regi. Inga restauranger är upphandlade. IT-service: Mindre än 80%. Framförallt är det i IT-service support där vi tar extern hjälp. Utöver det handlar det framförallt om tjänster vi köper och specialistkompetenser. Halmstad direkt: 100% Kommuntransport: 40% (avser åkeriet) Verksamhetsberättelse 2017 6 Servicenämnden Halmstads kommun

Total sjukfrånvarotid av ordinarie arbetstid (%) Målet för sjukfrånvaro, 4,9 %, sattes efter delårsbokslut 2016. Utfallet var då 5 % och planen var att sänka sjukfrånvaron med minst en tiondels procentenhet. I årsredovisningen för 2016 var sjukfrånvaron 5,1 %, minskningen till 2017 motsvarar förväntningarna. Korttidsfrånvaron är 1,9 %, samma låga nivå som 2016. Aktiviteter Utveckla arbetet med strategisk kompetensförsörjning Utveckla arbetet med hälsofrämjande, förebyggande och rehabiliterande aktiviteter Utveckla arbetet enligt ändringar i diskrimineringslagen: fortlöpande arbeta och dokumentera aktiva åtgärder Dokumentera planerade åtgärder i arbetsmiljön för 2017 utifrån riskanalyser hösten 2016 Validera social kompetens på FM (NY) Kommentar Förvaltningens kompetensförsörjningsgrupp har till uppdrag att utveckla och likrikta servicekontorets operativa arbete kring kompetensförsörjning så att det blir effektivare och i högre grad bidrar till att vi når våra mål inom området. Gruppen har samlat impulser från omvärlden, bland annat i en konferens om medarbetarupplevelse. Introduktion för nyanställda och rekryteringsutbildning för nya chefer genomfördes av gruppen under året. Förvaltningens hälso- och arbetsmiljögrupp arbetar med de frågor inom området som kan förenklas och förbättras med samverkan och likriktning av rutiner. Omvärldsbevakning, nya rutiner och föreläsningar är exempel på gruppens aktiviteter. Centrala hälsofrämjande medel fördelas av gruppen utifrån ansökningar och till olika aktiviteter. Hälso- och arbetsmiljögruppens arbete beskrivs mer detaljerat i avsnittet om hälsofrämjande åtgärder. Frågor om diskriminering har lagts till i den årliga skyddsrondsmallen i arbetsmiljösystemet KIA. Utbildningar och fortsatt arbete planeras för 2018. Verksamhetsberättelse 2017 7 Servicenämnden Halmstads kommun

3.1.2 Konkretiserat mål 7: Halmstad ska vara en bra livsplats för äldre. 3.1.2.1 Servicekontoret ska bidra till de äldres goda livskvalitet genom en bra och näringsrik måltidsupplevelse Kommentar Vi ser att vi levererar god mat och bra service som skapar en helhetsupplevelse av måltiden. Det gäller både vardagar och de festliga dagar vi kallar guldkant. Vi serverar både traditionell husmanskost och nya rätter för att skapa nyfikenhet. Pålsbo seniorrestaurang utsågs till Hallands bästa seniorrestaurang 2017 och Harplinge äldreboende är med som semifinalister i Arla Guldko. Mätetal Utfall Målvärde Andelen mat lagad från grunden [År] 95% 94% Andelen nöjda (mat-)kunder inom äldreomsorgen [År] 78% 83% NKI för mat levererad till eget boende. [År] 92% 95% Andelen mat lagad från grunden [År] Mat lagad från grunden har ökat med en procentenhet till 95%. Andelen nöjda (mat-)kunder inom äldreomsorgen [År] Socialstyrelsens årliga enkät undersöker kundnöjdhet för gästerna på äldreboenden. Andelen nöjda kunder är enligt 2017 års undersökning 78 %, en minskning från föregående års resultat 83 %. Definitionen av nöjd kund är svaren att maten "alltid" eller "oftast" smakar bra. Vi har i dagsläget ingen förklaring till det försämrade resultatet. Vi jobbar för att komma närmare våra gäster och börjar införa fadderverksamhet under 2018. Det innebär att en person från köket ska följa med upp till avdelningen då och då för att få en bättre dialog med gäster och kunder. NKI för mat levererad till eget boende. [År] Äldre som beställer enportionsmat till sitt hem har fått en enkät från hemvårdsförvaltningen. 132 personer svarade. Av dem svarade 122 personer, 92 %, att de alltid eller oftast är nöjda med maten. Aktiviteter Projektet Guldkant. Kommentar Guldkantsprojektet är genomfört och är uppskattat både bland gäster och våra medarbetare. Innehållet har justerats något för att skapa nyheter för 2018. Verksamhetsberättelse 2017 8 Servicenämnden Halmstads kommun

3.2 Trygghet 3.2.1 Konkretiserat mål 9: Kommunens verksamhet ska vara fossilbränslefri år 2025. Mätetal Utfall Målvärde Andel förnybart bränsle tankat i fordon under 3,5 ton 38% Ökning Andel förnybart bränsle tankat i fordon under 3,5 ton Vi har tankat med förnybart innehåll Tertial 2-2015 förnybar andel 30,4% Tertial 2-2016 förnybar andel 35,68 % Tertial 2-2017 förnybar andel 37,78 % Andelen förnybart bränsle ökar kontinuerligt. Aktiviteter Kommentar Sammandrag miljöredovisning 2017 kördes 6759 mil med en miljöbelastning av 43837 kg/co2 2016 kördes 6955 mil med en miljöbelastning av Miljöredovisning samordnad varudistribution. 44786 kg/co2 Basår 2013 Slutsats: Då godsmängden ökat under samma period gör Kommuntransport bedömningen att då vi kört färre mil så har samordningen av godset ökat och därmed miljöbelastningen per transporterat kg. Fordonsbokslutet redovisas i tre delar: Allmänt, ekonomi samt miljö. Redovisa fordonsbokslut för HK [Tertial] Fordonsbokslutet publiceras löpande per tertial i efterskott. Översyn av fordonsriktlinjer Översyn av fordonsriktlinjer har påbörjats 2017. Utreda möjligheten att mäta andelen förnybart bränsle i fordon med en vikt över 3,5 ton 2018 kommer vi att börja mäta andel förnybart bränsle i fordon med vikt över 3,5 ton. Vi kommer börja med det egna åkeriet och därefter succesivt med övriga verksamheter i kommunen. Verksamhetsberättelse 2017 9 Servicenämnden Halmstads kommun

4 Målredovisning - nämndens verksamhetsmål 4.1 Servicenämndens verksamheter ska vara konkurrenskraftiga och kännetecknas av bra service och gott bemötande (Ekonomisk hållbarhet) Mätetal Utfall Målvärde NöjdKundIndex FM-service [År] Basår=2016 72 55 NöjdKundIndex IT-service [År] Basår=2016 98 55 NöjdKundIndex Måltidsservice [År] Basår=2016 87 55 NöjdKundIndex Kommuntransport [År] Basår=2016 66 55 NöjdkundIndex Halmstad direkt [År] 91% 90% NöjdKundIndex FM-service [År] Basår=2016 Fr.o.m. 2018 ersätts traditionell NKI-mätning med andra metoder för att säkerställa en god kundupplevelse eftersom svarsfrekvensen minskat gradvis flera år i rad och kvaliteten på svaren är dåliga. NöjdKundIndex IT-service [År] Basår=2016 Den mätning vi gjort under hösten går till så att vi automatiskt och slumpvis skickar ut en kort enkät till kunder efter att ett ärende stängts. På frågan "Vad är ditt helhetsintryck av IT-service" så svarar 98% att de är positiva eller mycket positiva. NöjdKundindex Måltidsservice [År] Basår=2016 Utöver socialstyrelsens mätning för äldreboenden och hemvårdsförvaltningens enkät till de som köper enportionsmat gör måltidsservice egna mätningar. Seniorrestaurang är för de som bor i ett servicehus och för allmänheten. Enkäten gjordes hösten 2017 och vi fick 184 svar. Av dem tycker 98% att maten smakar bra. Här ska vi arbeta mer med upplägg och det estetiska för att göra maten ännu mer tilltalande. Grundskolans gäster har svarat via vårt digitala verktyg. 2017 har vi fått in 703 000 svar. Av dem tycker 76% att maten smakar ok (31%) eller bra (45%). Snittet för måltidsservice på samtliga mätningar inklusive NKI är 87%. NöjdKundIndex Kommuntransport [År] Basår=2016 Senaste mätning gjord 2016 Verksamhetsberättelse 2017 10 Servicenämnden Halmstads kommun

Nöjdkundindex Halmstad direkt [År] Invånarnas upplevelse av bemötandet i kommunens kontaktcenter är på en fortsatt hög nivå. Aktiviteter Utreda ett större ansvarsområde för Halmstad Direkt Utreda övertagande av Matsalar Utvärdera behovsanpassad städning Etablering av redundant serverhall Kommentar Service- och bemötandeutbildningar har hållits för 8 olika grupper på Hemvårdsförvaltningen och Stadskontoret. Diskussioner har förts om samordnad reception med UAF för nyanlända. Delaktiga i utredningen om gemensam larmhantering i kommunen. Delaktiga i myndighetssamarbetsprojekt kring introduktion för nyanlända Mötesplats Halmstad Utreder ansvar för att ta över delar av samhällsföreningsdialogen Barn och ungdomsförvaltningen vill inte överlåta ansvaret för matsalarna till Måltidsservice. Vilket beror på att matsalarna idag fungerar som en aula då det oftast är den enda större samlingslokal som finns på skolan. Istället har frågan om vi kan få ett större inflytande över möblemang, fönsterputs och städning av matsalarna diskuterats. Under året har Måltidsservice gjort en satsning i grundskolornas matsalar för att lyfta de fysiska förutsättningarna genom att måla, köpa in dekorationer, gardiner och byta ut inredning med mera. Efter diskussion med arbetsmiljökonsulter på barnoch ungdomsförvaltningen och miljöförvaltningen är det inte möjligt att genomföra behovsanpassad städning. Anledningarna är bland annat att skolor och förskolor nyttjas i större utsträckning på grund av ökade elevantal samt att mycket undervisning numera i sker i paviljonger och där är möjligheterna till behovsanpassad städning minimal. Projektet har försenats av upphandlingar och val av lokal, men i övrigt löper det på enligt plan. Räddningstjänsten hjälper till med lokal på BAS, där vi tillsammans med Halmstads stadsnät kommer att placera Halmstads kommuns redundanta nod. Den tekniska lösningen är beslutad. 4.2 Servicekontoret ska verka för ökad miljömedvetenhet och främja miljövänliga lösningar. De tjänster och produkter som tillhandahålls ska där så är möjligt bidra till en minskad klimatpåverkan (Ekologisk hållbarhet) Kommentar Miljömedvetenheten inom förvaltningen är hög. Servicekontorets miljögrupp har organiserat arbetet för miljödiplomering och utbildningar inom området. Miljöansvariga och miljösamordnare har bidragit till servicekontorets miljöhandbok som är tillgänglig via kommunens intranät. Verksamhetsberättelse 2017 11 Servicenämnden Halmstads kommun

Vi arbetar aktivt med hållbarhetsfrågor. Tex har vi arbetat med är att minska vatten- och elförbrukningen, matsvinnet samt att öka andelen vegetarisk mat. Vi fortsätter att arbeta med giftfri miljö genom att se över våra kommande inköp och vilken utrustning vi ska använda. Mätetal Utfall Målvärde Minskad miljöpåverkan från kemikalieanvändning på Måltidsservice (År) Bas år 2016 0% -2% Andel vegetarisk mat som tillagas i grund- och gymnasieskola 9% 10% Minskad miljöpåverkan från kemikalieanvändning på Måltidsservice (År) Bas år 2016 Under 2017 har vi gått över till ett digitalt system för informationshantering av kemikalier (ichemestry). Uppföljningen av vilka typer av kemikalier som används försvåras lite då föregående kemikalier inte sparas. Av 27 kemikalier är 14 miljömärkta, det är samma andel som föregående år. Vi ser en trend att olika varumärken för köksmaskiner tar fram egna kemikalier. Om dessa inte används förbrukas garantin. Detta kan leda till att allt fler typer av kemikalier köps in och att det är svårt att ställa miljökrav. Eftersom organisationen växer kommer de totala inköpen öka kommande år, men vi arbetar för att minska mängden kemikalier per kök. Vi arbetar även med behovsanpassad städning i köken för att minska på kemikalieförbrukningen. Andel vegetarisk mat som tillagas i grund- och gymnasieskola Andelen vegetarisk mat som tillagas av den totala mängden är ca 9%. Orsaken till att vi inte har nått målet är att inte alla kök har ställt om för att öka det vegetariska. Det har varit olika hinder och motstånd såsom kapacitet i köksutrustning, servering i hemvister och medarbetares osäkerhet. Vi arbetar med dessa frågor i flera forum för att komma till rätta med det. Aktiviteter Utbilda och inspirera inom klimatsmart matlagning Miljödiplomera Servicekontorets verksamheter Undersöka möjligheter att mäta matsvinn inom äldreomsorgen. Kommentar Efterfrågan var stor, utbildningstillfällena fortgår i början av 2018 Servicekontoret är vid fastställandet av verksamhetsberättelsen för 2017 miljödiplomerat. Frågan är komplex då måltidsservice medarbetare inte är med vi serverings- och avdukningstillfället inom äldreomsorgen. Mätningar ligger i så fall på våra kunders vilja. Vi arbetar med Hemvårdsförvaltningen för att hitta möjligheter. Förhoppningsvis hittar vi metoder under 2018 och kan påbörja mätningar. Verksamhetsberättelse 2017 12 Servicenämnden Halmstads kommun

5 Prioriteringar Under året har en mängd arbetsområden stått i fokus. Tre av de mer framträdande av olika skäl är: Skapandet av FM-service Ett enormt arbete för chefer, medarbetare, kunder, centrala resurser och stödfunktioner. Det första av tre år i omställningsprocessen har handlat mycket om att skapa förståelse för förändringen, bygga en gemensam arbetskultur och reda ut oklarheter av alla de slag. Kommande år kommer fokusera på effektivisering. Beslut om omställning av kommuntransports verkstad Efter politiskt nej till att bygga en gemensam verkstad ihop med UAN i kombination av bland annat en prognos om ändrade fordonstyper togs beslut om att påbörja omformandet av verkstaden till något annat de kommande åren. Vi får återkomma om exakt hur den ändrade verksamheten kan komma att se ut och tidsplan. IT-service fokusområden Under 2017 har IT-service tagit över ansvaret för kommunens e-tjänsteutveckling. I detta arbete har såväl internt arbete kring förvaltning och utveckling av e-tjänster, som nationella projekt som 'Får jag lov?' och 'Serverat' ingått. Detta är en verksamhet som kommer att utvecklas ytterligare framöver för att klara av att möta upp förvaltningarnas behov. IT-service har gjort två större förstudier under året med lyckat resultat vilket under 2018 kommer att leda till två större införandeprojekt. Det gäller vårt eget verksamhetssystem och serviceportal som ersätts av den marknadsledande plattformen inom IT Service Management. Detta kommer att leda till många förbättringar såväl för vår egen effektivitet som för medarbetarna i kommunen. Den andra förstudien gäller plattform för identitets- och behörighetshantering. Detta kommer att ge många vinster i form av ökad säkerhet, kvalitet, styrning, självservice och automation. Verksamhetsberättelse 2017 13 Servicenämnden Halmstads kommun

6 Personalredovisning Tillsvidare- och visstidsanställda Tillsvidare Årsarbetare Dec 2016 Dec 2017 Visstid tillsvidare visstid (%) visstid (%) FM-service 283 263,5 24 4 % 8 % Måltidsservice 240 213 6 2 % 3 % IT-service 53 53 1 4 % 2 % Halmstad direkt 37 37 0 9 % - Kommuntransport 22 22 0 11 % - Adm och övriga 13 12,5 0 9 % - Totalt 648 601 31 4 % 5 % Servicekontoret har fått förtroendet att överta flera olika uppdrag de senaste åren. Kökspersonal har förts över från barnoch ungdomsförvaltningen 2015, transportpersonal från teknik- och fritidsförvaltningen 2015, servicevägledare 2016 och FM-personal 2017. Totalt har antalet anställda ökat med 54 % på tre år, från 420 till 648. Andelen visstidsanställda inom FM- och måltidsservice var högre den 31 december 2017 än vid samma tidpunkt 2016. Föräldraledigheter, längre sjukfrånvaro, studieledigheter och ledighet för att prova andra jobb som alltid tillsätts med vikarier varierar mellan olika år. Några tjänster är osäkra på grund av korta uppdrag från kunder, till exempel tillfälliga paviljongbyggnader innan nya förskolor och skolor blir klara. FM-service besparingskrav fram till 2020 kan leda till vikariat under en utredningstid. Efter hand blir det möjligt att effektivisera tjänster genom minskad restid, samverkan i FM-team med mera. Ett projekt pågår också med säsongsanställda inom grönyteverksamheten som fått visstidsanställning ett år för att lära sig fler uppgifter inom FM-konceptet. Könsfördelning - tillsvidareanställda Kvinnor Män Totalt Dec 2016 Dec 2017 kvinnor (%) kvinnor (%) FM-service 182 101 283 91 % 64 % Måltidsservice 210 30 240 88 % 88 % IT-service 4 49 53 8 % 8 % Halmstad direkt 33 4 37 88 % 89 % Kommuntransport 2 20 22 11 % 9 % Adm och övriga 10 3 13 43 % 77 % Totalt 441 207 648 77 % 68 % De medarbetare som fördes över från andra förvaltningar i januari 2017 är till stor del män. För FMservice innebär det att man nu är på väg mot en jämn könsfördelning utifrån definitionen minst 40% av det underrepresenterade könet. Könsfördelning - visstidsanställda Kvinnor Män Totalt Dec 2016 kvinnor (%) Dec 2017 kvinnor (%) Totalt 16 15 31 55 % 52 % Verksamhetsberättelse 2017 14 Servicenämnden Halmstads kommun

Timavlönad personal 2016 2017 Antal timmar Årsarbetare Antal timmar Årsarbetare Totalt 86 395 44 92 812 47 Timanställning används i första hand till sjukfrånvaro och korta ledigheter men kan vara uppdrag upp till tre månader, till exempel vid tillfälliga beställningar från förvaltningarna. Timanställda omräknat till årsarbetare har ökat med 3 tjänster det vill säga 7%. Förvaltningens övriga anställda har ökat betydligt mer, med 20%. I tidigare delårs- och årsrapporter har antalet timmar varit felaktigt. Det är HR-service som har upptäckt att vissa timmar inte fördes över till statistikdatabasen. Siffrorna för 2016 har nu omräknats för att kunna jämföras med 2017. Genomsnittlig sysselsättningsgrad (tillsvidareanställda) 2016 2017 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt 89,4 % 98,4 % 91,5 % 90,6 % 97,2 % 92,7 % Den genomsnittliga sysselsättningsgraden för servicekontorets anställda har ökat, till stor del på grund av att andelen heltidsanställda har ökat. Nästan alla medarbetare som kom till FM-service den 1 januari 2017 har heltidsanställningar. Åldersfördelning - tillsvidareanställda Enhet -25 26-35 36-45 46-55 56-60 61 62 63 64 65 65 + Summa Totalt 16 67 154 218 120 19 15 17 11 6 5 648 Medelålder - tillsvidareanställda Enhet 2016 2017 Totalt 48 48 Antal tillsvidareanställda chefer fördelat per kön 2016 2017 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt 15 13 28 18 14 32 Förvaltningen som helhet har en jämn könsfördelning i chefsgruppen men flera verksamheter har en ojämn fördelning. Antalet chefer har ökat i ungefär samma utsträckning som personalökningarna för hela förvaltningen. Antal visstidsanställda chefer fördelat per kön 2016 2017 Kvinnor Män Totalt Kvinnor Män Totalt Totalt 0 0 0 0 0 0 Verksamhetsberättelse 2017 15 Servicenämnden Halmstads kommun

6.1 Kompetensförsörjning Pensionsavgångar per yrkesgrupp - tillsvidareanställda Yrkesfördelning 2017 2018 2019 2020 2021 Summa Andel Handl- och administratörsarb 1 1 1 3 Ledningsarbete 1 1 Hantverkare med mera 1 3 8 7 1 20 Städ, tvätt och renh. arb 4 1 4 4 15 28 Köks- och måltidsarbete 1 6 7 6 9 29 Totalt 6 11 20 18 26 81 12,5 % Andelen personer som fyller 65 år fram till 2022 är högre än föregående år. Det blir allt svårare att beräkna hur många som kommer att sluta vid en viss ålder. Ett längre och hållbart arbetsliv är en förutsättning i framtiden men olika faktorer påverkar. Det är till exempel intresse för arbetet, ekonomiska möjligheter och arbetsförmåga. Bristyrken per yrkesgrupp - tillsvidareanställda Yrkesfördelning Antal Kockar, köksmästare 45 Totalt 45 Det utbildas inte tillräckligt antal kockar, det finns en risk att några slutar om restaurangbranschen erbjuder högre löner. Rekryteringsbehovet de närmaste åren beräknas därför bli fler än de 11 tillsvidareanställda kockar/köksmästare som fyller 65 år före 2022. Fler kockar behövs också för att leverera måltidsservice till allt fler invånare i Halmstads kommun. Vilka strategier har förvaltningen/bolaget för att säkerställa att rätt kompetens finns i verksamheten nu och inom 2-5 år? På grund av den minskande tillgången på kökspersonal har måltidsservice startat ett validerings- och vidareutbildningsprojekt. Medarbetare utbildas till handledare och utvärderar köksbiträdens kompetens. De som uppfyller kraven för kockyrket får ett utbildningsbevis som är giltigt i hela restaurangbranschen. För att underlätta för nya timvikarier har måltidsservice också skapat en processgrupp. Med nya former för introduktion och handledning kan både medarbetare och verksamhet stärkas. Inom FM-verksamheten pågår ett arbete med utvidgat ansvarsområde och arbetsuppgifter. En kompetensinventering gjordes i början av året för att undersöka kompetens det vill säga kunskap vilja och förmåga inom våra FM-områden. Servicepersonal ska successivt lära sig de viktigaste uppgifterna inom fastighetsskötsel, vaktmästeri, grönyteskötsel och städning. Personal med spetskompetens handleder och utbildar, externa utbildningar köps in för bland annat elkompetens. IT-verksamheten kommer under de närmaste åren arbeta med kompetenshöjning för att allt mer möta behovet av verksamhetsutveckling i förvaltningarna. Verksamhetsberättelse 2017 16 Servicenämnden Halmstads kommun

Vilka strategier har förvaltningen/bolaget för att säkerställa jämställdhets- och mångfaldsperspektivet i planering, genomförande och uppföljning av verksamheten? Servicekontoret har flera verksamheter med en stor andel medarbetare av ena könet men också en stor verksamhet med i stort sett jämn könsfördelning, FM-service. I den verksamheten är 64 % kvinnor och definitionen är minst 60/40. FM-service utvecklar team med gemensamt ansvar inom städning, vaktmästeri och fastighetsskötsel. Inom några yrkesområden är det svårt att hitta sökande av det underrepresenterade könet med rätt utbildning. Inom andra verksamheter rekryteras allt fler. Ett exempel är måltidsservice som anställer manliga kockar och köksmästare när kompetensen är rätt. Arbetstider varierar och där det är möjligt kan medarbetare vara med och planera sitt schema. Årsarbetstid kan erbjudas för att öka flexibiliteten. Vi undersöker möjligheten ha flextidsavtal för baspersonal. Servicekontoret har deltagit i nätverksmöten för kommunens arbete med jämställdhet. 6.2 Ledarskap Hur arbetar förvaltningen med att utveckla chefer? Under 2017 har alla chefer inom servicekontoret träffats för konferenser vid två tillfällen och frukostmöten vid tre tillfällen. Syftet har under konferensdagarna varit att utveckla servicekontoret utifrån "Vad vill vi bli kända för". Gruppen har också lärt sig kommunicera i ett digitalt verktyg (Microsoft Teams) där både filarkiv, konversationstrådar och chattfunktion finns. Frukostarna har använts för att få information om nuläget och att lära olika arbetsrutiner tillsammans. Naturliga nätverk skapas och förstärks av de gemensamma lokalerna. Under året har gemensamma kontorsytor skapats i större utsträckning och med positivt resultat, framför allt för nyanställda chefer. Alla chefer går eller har gått ledarutbildningen Utvecklande Ledarskap (UL) har möjlighet att gå de BAS-utbildningar som ges i kommunen. Servicekontorets kompetensförsörjningsgrupp har genomfört en kortversion av BAS-utbildningen Strategisk rekrytering. Vid behov finns samtalsstöd och coaching med chef eller överordnad chef, via företagshälsovård eller externa coacher. Verksamhetsberättelse 2017 17 Servicenämnden Halmstads kommun

6.3 Sjukfrånvaro Obligatorisk redovisning av sjukfrånvaron 2015 Totalt i % 2016 Totalt i % 2017 Totalt i % 1.Total sjukfrånvarotid i % av ordinarie arbetstid 5,9 % 5,1 % 5,0 % 2. Summa tid med långtidssjukfrånvaro (> 60 dagar) 55,6 % 45,5 % 46,1 % 3. Summa sjukfrånvarotid för kvinnor 6,8 % 5,9 % 5,6 % 4. Summa sjukfrånvarotid för män 3,2 % 2,9 % 3,8 % 5. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 29 år eller 1,3 % 3,3 % 3,7 % yngre 6. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 30-49 år 5,5 % 4,3 % 4,7 % 7. Summa sjukfrånvarotid i åldersgruppen 50 år eller äldre 7,0 % 6,2 % 5,4 % Den totala sjukfrånvaron är lägre än de två föregående åren. Frånvaron varierar under året med februari som sämsta månad, 6,8 % enligt figuren nedan. Sommarens låga siffror med 3,9 % i juli och 3,6 % i augusti förbättrade resultatet till 5,0 %. Variationerna mellan olika månader följer samma mönster i de fyra förvaltningar som fått redovisning för varje månad. (barnoch ungdomsförvaltningen, hemvårdsförvaltningen, socialförvaltningen och SE) Verksamhetsberättelse 2017 18 Servicenämnden Halmstads kommun

Sjukfrånvaron varierar mellan olika yrkesgrupper och åldrar. Lägst sjukfrånvaro har yngre medarbetare och män men sjukfrånvaron ökar i de grupperna. De yngre kvinnorna har en högre andel sjukfrånvaro men det är svårt att generalisera eftersom enstaka personer påverkar resultatet. Även sjukfrånvaron för medarbetare i åldersgruppen 30-49 år har ökat. Det är kvinnorna som har högst andel sjukfrånvaro i den åldersgruppen. Långa sjukfall har ökat från 2016 enligt tabellen nedan. Äldre män har en högre andel långtidsfrånvaro än kvinnor men av de under 50 år är det kvinnorna som har högre andel långtidsfrånvaro. Trots att flera grupper har högre frånvaro än tidigare är trenden för total sjukfrånvaro positiv. Frånvaron minskar för kvinnor och för medarbetare som är 50 år och äldre. En förklaring är att personer med hög sjukfrånvaro har gått i pension eller slutat av hälsoskäl. Insatser för att förkorta sjukskrivningar har lyckats men det är fortfarande de grupperna som har högst andel sjukfrånvaro i jämförelse med ordinarie tid. Män och kvinnor i gruppen 50 år eller äldre har ungefär lika stor andel sjukfrånvaro. Verksamhetsberättelse 2017 19 Servicenämnden Halmstads kommun

6.4 Hälsofrämjande och förebyggande insatser Inom ordinarie budget Verksamheterna beviljar individuellt stöd för hälsofrämjande aktiviteter i form av träning på arbetstid i vissa arbetsgrupper och via ekonomiskt stöd där det är svårt att gå ifrån för att träna. Behandlingar och hjälpmedel är andra exempel på insatser. Förvaltningens hälso- och arbetsmiljögrupp består av en representant per verksamhet. Fyra av dem har avsatt uppskattningsvis 10% av sin arbetstid för utredningar, studiebesök och träffar i gruppen. Samordnaren har under året arbetat uppskattningsvis 20% av arbetstiden för det gemensamma hälsoarbetet inom förvaltningen. Delar av gruppens omvärldsbevakning och planering för kommande aktiviteter har också finansierats inom verksamheternas budget. Hälso- och arbetsmiljögruppen ansvarar för utbildningar, deltar i samverkan med fackliga representanter, sjukvård och företagshälsovård för tidiga insatser i sjukskrivningar. Projektet med arbetsplatsambassadörer stöds av hälso- och arbetsmiljögruppen. En ambassadör ska verka för hälsosamma arbetsplatser och handleda personer som behöver en omstart i arbetslivet. Med centrala medel Under 2017 har hälsogruppen förfogat över de hälsofrämjande medel, 200 kr per anställd, som avsatts i central budget. Verksamheter och chefer har ansökt utifrån individuella och generella behov. De stora aktiviteterna har varit hälsoföreläsning för alla medarbetare i april workshop för chefer i maj dubbelbemanning för att förebygga eller förkorta sjukskrivning delar av gruppens omvärldsbevakning och planering för kommande aktiviteter uppstart av välgörenhets- och hälsoprojektet Spin of Hope beslut att starta ett projekt för korttidsfrånvaro under 2018. Företagshälsovårdens delaktighet i det hälsofrämjande arbetet Servicekontoret har ett aktivt samarbete med företagshälsovården. Grupp- och individutveckling, arbete med korttidsfrånvaro och omorganisation har varit stora teman under 2017. Hälsoprofilbedömningar är ett exempel på individuell insats som genomförts för en stor del av måltidsservice. Korttidsfrånvaron har hanterats på ett tidigt stadium via trepartsmöten chef-medarbetare-företagssköterska. Omorganisationen inom FM-service har stöttats av företagshälsovården via konferensdagar och workshops för chefer. Verksamhetsberättelse 2017 20 Servicenämnden Halmstads kommun

6.5 Organisatorisk och social arbetsmiljö Hur har förvaltningen/bolaget arbetat med att implementera föreskriften i verksamheterna? Servicekontoret har haft mycket positiva resultat i medarbetarundersökningar och får goda vitsord av kunder men det finns alltid förbättringsmöjligheter. Den nya föreskriften har lett till att checklistan för årlig skyddsrond har kompletterats. De nya frågorna handlar om arbetsrotation, gemensamt ansvar i arbetsgruppen, raster och pauser, krav och positiv återkoppling. 1:a linjens chefer har intervjuats om sin arbetsmiljö under hösten 2017. Resultatet har sammanställts som frågor till överordnade chefer i ett workshopmaterial. Den organisatoriska arbetsmiljön stöds bland annat av ett nära ledarskap. Servicekontorets chefer har upp till cirka 30 medarbetare och nya chefer har anställts i samma takt som antalet medarbetare i förvaltningen har ökat. Alla verksamheter har arbetsledare, samordnare eller motsvarande för att öka stödet till medarbetarna. Chefer får utbildning inom konceptet Utvecklande Ledarskap (UL) och stöd i förändringsarbete. Trygghet nämns inte som ett särskilt område i föreskriften men det har betydelse för hur vi arbetar. Servicekontorets säkerhetsgrupp har under året identifierat tre områden där vi kan likrikta servicekontorets säkerhetsfrågor för alla medarbetare. Säkerhet, hot och våld samt kris. Inom respektive område kommer ett antal aktiviteter utföras för att säkerställa kvalitet på säkerhetsarbetet. Gruppen planerar även att göra stickkontroller på hur uppföljningen av områdena sköts i respektive verksamhet. Säkerhetsgruppens första prioritet är systematiskt brandskyddsarbete. Det innebär en uppdaterad brandskyddsorganisation, förslag på kompetenshöjande insatser och implementering av det nyligen centralt beslutade brandskyddssystemet brandkontroll.nu. Nästa prioritering är att undersöka möjligheterna för att kunna erbjuda personlarm till servicekontorets medarbetare som utför ensamarbete. En central upphandling är på gång under kommande år. Ledningen har beslutat att använda tjänstemobil som lösning tillsvidare för att öka tryggheten vid ensamarbete. Verksamhetsberättelse 2017 21 Servicenämnden Halmstads kommun

6.6 Arbetsskador Arbetsskador Typ av arbetsskada Antal 2015 Antal 2016 Antal 2017 Olycksfall 13 28 40 Färdolycksfall 4 7 10 Sjukdom 1 1 0 Totalt 18 36 50 Incidentrapporteringssystemet KIA används och antalet anmälda arbetsskador ökar. Vi bedömer inte att det totala antalet händelser är fler men chefer och medarbetare har blivit medvetna om hur de ska göra. Av de anmälda skadorna har 8 redovisats som halkolyckor utomhus, 7 som olyckor med fallande föremål. 4 olyckor har inneburit brännskador, även skärskador och klämskador förekommer. Årets händelserapportering utöver arbetsskador är 9 tillbud och 3 riskobservationer. De är värdefulla för det förebyggande arbetet och fortsatt registrering kommer att uppmuntras. Alla förvaltningar i Halmstads kommun kommer att börja använda KIA under 2018. Hittills har incidentrapporteringen testats av socialförvaltningen, servicekontoret och hemvårdsförvaltningen. 6.7 Årlig uppföljning av det systematiska arbetsmiljöarbetet Resultat av uppföljningen (sammanfattning) Uppföljningen av det systematiska arbetsmiljöarbetet har gjorts på verksamhetsnivå. Medverkande har varit chefer och skyddsombud. Resultatet av uppföljningen är bra. De flesta punkter som brister handlar om information. Förvaltningen har förteckningar över föreskrifter, skyddsombud och protokoll från samverkansmöten på intranät och i filarkiv. Medarbetarna behöver stöd för att hitta den informationen. Inventering av arbetsmiljörisker har gjorts dels via de händelser som rapporterats, dels via skyddsronder och konsekvensbedömningar vid förändring. Resultaten gör att nya lokala föreskrifter fastställs. I köksverksamheten förekommer till exempel brännskador av kokhett vatten. Enligt den nya föreskriften ska alla använda kockrock som skyddar och snabbt tas av om olyckan är framme. Nya frågemallar finns i arbetsmiljösystemet, även utifrån föreskriften om organisatorisk och social arbetsmiljö, utifrån diskriminering och tillgänglighet. Svaren är ganska positiva men det finns några felkällor i frågorna. En avstämning kommer att göras utifrån resultatet i medarbetarundersökning 2018. Chefers kunskaper om jämställdhet, diskriminering och kränkande särbehandling behöver uppdateras och utbildningar planeras under 2018. För brandskyddsarbetet behövs nya rutiner och ett nytt system ska användas. Servicekontorets säkerhetsgrupp planerar att allt ska vara på plats under 2018. Säkerhetsgruppen kommer också att föreslå utbildningar inom krisstöd för chefer. Verksamhetsberättelse 2017 22 Servicenämnden Halmstads kommun

6.8 Sammanfattande analys Totalt har antalet anställda ökat markant med 54 procent på tre år, från 420 till 648. Primärt genom övertagande av verksamhet från andra förvaltningar. Jämnare könsfördelning, primärt på grund av att merparten av de nykomna medarbetarna inom FM-service är män. Den genomsnittliga sysselsättningsgraden för servicekontorets anställda har ökat, till stor del på grund av att andelen heltidsanställda har ökat. Sjukfrånvaron totalt sett minskar i år igen. Vissa grupper av medarbetare kämpar fortfarande med sjukfrånvaron. Korttidsfrånvaron bibehålls på låga 1,9 procent. Arbetet med hälsofrämjande och förebyggande insatser samt organisatorisk och social arbetsmiljö har bedrivits framgångsrikt bland annat på grund av ny innovativ organisering med tvärgrupper inom specifika områden. Incidentrapporteringssystemet KIA används och antalet anmälda arbetsskador ökar. Vi bedömer inte att det totala antalet händelser är fler men både chefer och medarbetare har blivit mer medvetna om hur de ska göra. Verksamhetsberättelse 2017 23 Servicenämnden Halmstads kommun

7 Ekonomisk redovisning Verksamhetsberättelse 2017 24 Servicenämnden Halmstads kommun

Verksamhetsberättelse 2017 25 Servicenämnden Halmstads kommun

8 Nyckeltal Nyckeltal Servicekontorets kundnöjdhet Fr.o.m. 2018 ersätts traditionell NKI-mätning med andra metoder för att säkerställa en god kundupplevelse eftersom svarsfrekvensen minskat gradvis flera år i rad och kvaliteten på svaren är dåliga. Produktivitet Städ (avverkningsgrad m²/tim) Övermöblering, heltäckningsmattor och paviljonger gör att tillgänglighet minskar, innebär mer manuell städning. Produktivitet måltid (antal portioner per dag / årsarbetare) Utfall T3 2017 Utfall T3 2016 Utfall T3 2015 83% 73,2% 90% 267,1 316,3 314,1 81 113 96 Produktivitet IT (snittledtid per ärende) Produktiviteten blir sakta med säkert bättre, vilket framförallt beror på ett ökat 980 1 005 1 100 användande av självservice. Produktivitet Kommuntransport (beläggningsgrad på åkeriverksamheten) 89% 90% - Produktivitet Kommuntransport (beläggningsgrad verkstad) 68% 70% - IT: Andel felanmälningar som stängs (avhjälps) vid första samtalet (%) Antalet ärenden som avhjälps vid första samtalet ligger relativt stabilt, men på sikt kommer enklare ärenden som kan lösas direkt gradvis att sjunka då de 53% 67% 51% löses mer och mer genom självservice och automatisering. IT: % av tid tillgänglig hemsida (www.halmstad.se) Vi strävar efter 100% tillgänglighet vilket vi oftast uppnår utifrån de faktorer 99,98% 99,87% 99,93% som vi kan påverka. IT: Andel ärenden som avhjälps via självservice Andelen ökar i takt med att kunskapen om självservice stiger, samt att nya tjänster tillkommer efter hand. Ökningen består dock främst i att IT-service 8% 2% 1% egen personal använder självservice som ett arbetsverktyg. Antal genomförda IT-utvecklingsprojekt under perioden Värdet baserad på interna förbättringsprojekt av vår IT-miljö som visualiseras / 10 15 - hanterats som i vårt projektverktyg. %-andel matsvinn per portion som slängs från tallrik i grund- och gymnasieskolor (snitt för hela verksamheten) Kunderna slänger ca 6 % av det som de tar till sig på tallriken. En snittportion räknas till 400 gr. Detta motsvarar ca 17,4 g per portion. 6% 6,2% 6,2% Vi ser att våra kunder är mer medvetna nu. Vi kommer att arbeta för att minska tallriksvinnet ytterligare. Andel individuella utvecklingsplaner (mäts 2018) Nästa mätning är i februari 2018, värdet är från 2016. 79% 79% 78% Korttidsfrånvaro i % av ordinarie arbetstimmar. Statistik för korttidsfrånvaro beräknas för sjukfall som är längst 14 dagar. 1,9 1,9 - Andelen (%) sjuktimmar av det ordinarie antalet timmar anges. Andel ekologiskt producerade livsmedel Mätning till och med Q3. Väntar på leverantörsstatistik för Q4. Ökningen beror på BUF beställning på 40% för 2017. 38% 32% 30% Antal placerade i arbetsmarknadsåtgärder Statistik har lämnats från kommunens arbetsmarknadsenhet. 58 - - Samordningsgrad för samordnad varudistribution 71% 66% 65% Tillgänglighet Halmstad direkt 83% 1 68% 60% 1 Förbättring genom effektivare interna rutiner vid telefonihantering Verksamhetsberättelse 2017 30 Servicenämnden Halmstads kommun

Nyckeltal Utfall T3 Utfall Utfall 2017 T3 2016 T3 2015 Lösningsgrad Halmstad direkt 49% 48% 41% Nöjda förvaltningar till Halmstad direkt 75% 74% - Genomsnittlig städkostnad per m2, exkl. AO 213,7 - - Genomsnittlig total kostnad per grundskoleportion 34,56 33,79 33,06 Genomsnittskostnad per ärende (IT-service) För att nyckeltalet ska vara relevant behöver vi följa standard för hur man mäter kostnad per IT-ärende. Ur nuvarande verksamhetssystem får vi inte ut data som ger ett relevant värde, mycket på grund av arbetssättet i verktyget. 250 - - Under 2018 kommer vi att få stöd för att göra detta. Utfallet är ungefärligt utifrån första linjens hanterade ärenden. Genomsnittskostnad per mil för fordon <3,5 ton Avser tertial 2-2017 Milkostnaden i genomsnitt för kommunens bilar är 41,50 41,5 41,4 42,2 Andel lokalt producerade livsmedel Andelen lokalt producerat är ca 15% för 2017. Ingen förändring mot föregående år. 15% 15% 16% Verksamhetsberättelse 2017 31 Servicenämnden Halmstads kommun

9 Väsentliga händelser Väsentliga händelser för förvaltningen beskrivs i inledningen av verksamhetsberättelsen. Verksamhetsberättelse 2017 32 Servicenämnden Halmstads kommun

10 Internkontroll 10.1 Verksamhet 10.1.1 Uppföljning av servicegrad, kostnad och kvalitet av levererade produkter/tjänster Kontrollmoment Uppföljning av servicegrad, kostnad och kvalitet av levererade produkter/tjänster Senaste gemensamma kundundersökning för att undersökta upplevd kvalitet på produkter/tjänster genomfördes 2016. From 2018 ersätts traditionell NKI-mätning med andra metoder för att säkerställa en god kundupplevelse eftersom svarsfrekvensen minskat gradvis flera år i rad och kvaliteten på svaren är dåliga. NKI Städ: 72% (värde från 2016) NKI IT-service: 98% (värde från 2017) NKI Måltidsservice: 87% (värde från 2017) NKI Kommuntransport: 66% (värde från 2016) NKI Halmstad direkt 91% (värde från 2017) 10.1.2 Inventering av stöldbegärligt material/gods ske enligt rutin Kontrollmoment Att inventering finns och är uppdaterad En inventering finns löpande i IT-service verksamhetssystem. IT-service har inga fasta lager av varor. Kontrollinventeringar görs regelbundet, framförallt inför bokslut. 10.1.3 Säkerställa att vi begärt utdrag ur belastningsregistret på den personal som vistas i skolans/barnomsorgens lokaler och att säkerhetsklassning görs på relevant personal. Kontrollmoment Säkerställa att vi begärt utdrag ur belastningsregistret på den personal som vistas i skolans/barnomsorgens lokaler och att säkerhetsklassning gör på relevant personal Samtliga enheter begär utdrag från belastningsregistret vid nyrekrytering av personal som vistas i skolans/barnomsorgens lokaler Verksamhetsberättelse 2017 33 Servicenämnden Halmstads kommun

10.2 Styrning 10.2.1 Bedrivs verksamheten enligt den av servicenämnden fastställda verksamhetsplanen Kontrollmoment Agerar verksamheterna enligt nämndens fastställda mål? Uppföljning sker via måluppfyllelse av verksamhetsplanen. Totalt 4 st verksamhetsmål varav 2 st är uppnådda. Måluppfyllnaden = 50% Utav 14 st mätetal var 10 st uppnådda (71%) 10.2.2 Att delegationsordning för servicenämnden följs Kontrollmoment Att rätt person utför uppgift enligt delegationsordningen och att anmälan sker enligt delegation Dokumenterad rutinbeskrivning finns i beslutad delegationsordning. De delegationsärenden som enligt delegationsordningen ska anmälas till nästkommande nämnd har också anmälts till nämnden Verksamhetsberättelse 2017 34 Servicenämnden Halmstads kommun

10.3 Ekonomi 10.3.1 Kontroll av syfte och deltagare vid representation Kontrollmoment Representation När man konterar på representationskontot får man en påminnelse i Agresso om att man skall ange syfte och deltagare för representationen. Vid stickprov har enstaka avvikelser noterats. Syftet framgår i samtliga fall medan deltagarna på deltagarna inte alltid framgår. Det framgår dock i samtliga fall vilken avdelning /grupp som har deltagit. Kostnaden för representation för hela Servicekontoret uppgår till 112 tkr, vilket motsvarar 173 kr/anställd. Vi har kontrollerat följande verifikationer: Verksamhetsberättelse 2017 35 Servicenämnden Halmstads kommun